Да, предприниматели не любят оформлять множество ненужных, на их взгляд, бумаг, но ведь кадровые документы — это предмет пристального внимания не только трудовой инспекции, но и МВД, Пенсионного фонда, ФСС. Многие кадровые документы проверяются в ходе налоговой проверки, ведь они относятся к первичке, которая подтверждает выполнение хозяйственных операций (выплата заработной платы, налоги, проч. расходы).
Полный состав кадровой документации, которая должна быть у ИП, определить достаточно сложно. Окончательный перечень зависит от сферы деятельности, условий труда и даже от желания самого работодателя.
Предлагаю вам главу из книги «Аудит кадровой документации своими силами».
Полный список кадровых документов
Теперь необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в любой организации. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе РФ. Например, обязательность заключения трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67 ТК РФ, оформления трудовых книжек – статьей 66 ТК РФ, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189 ТК РФ, графика отпусков – статьей 123 ТК РФ.
Итак, перед Вами таблица, в которой перечислены ВСЕ кадровые документы, которые упоминаются в каком-либо законе или подзаконном акте, содержащем нормы трудового права.
Таблица.1 Перечень кадровых документов
| № п/п |
Наименование кадрового документа |
Ссылка на законодательство | В каких случаях оформляется |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Правила внутреннего распорядка | Статья 189 Трудового кодекса РФ | |
| 2 | Штатное расписание | Во всех случаях – обязательно | |
| 3 | Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 | Во всех случаях – обязательно |
| 4 | Должностные инструкции по каждой должности | Единый тарифно-квалификационный справочник | Обязательны, если должностные обязанности не отрегулированы в трудовых договорах либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора |
| 5 | Положение о защите персональных данных работников | Статья 86 Трудового кодекса РФ | Во всех случаях – обязательно |
| 6 | Положение об оплате труда премировании работников | Раздел VI Трудового кодекса РФ | Обязательно, если вопросы оплаты труда не отрегулированы в трудовых договорах |
| 7 | Положение об аттестации работников | Статья 81 Трудового кодекса РФ | Обязательно, если эта процедура проводится |
| 8 | Инструкции по охране труда по должностям (профессиям) | Во всех случаях – обязательно | |
| 9 | Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) | Раздел X Трудового кодекса РФ | Во всех случаях – обязательно (с лиц, не достигших 18 лет при заключении трудового договора истребовать медицинскую справку) |
| 10 | График отпусков | Статья 123 ТК РФ | Во всех случаях – обязательно |
| 11 | Положение о коммерческой тайне | ФЗ «О коммерческой тайне» | Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан сохранять коммерческую тайну |
| 12 | Трудовой договор | Статьи 16, 56 и 67 ТК РФ | Во всех случаях – обязательно |
| 13 | Приказы директора по личному составу | ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 | Во всех случаях – обязательно |
| 14 | Личная карточка работника (форма Т-2) | Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 | Во всех случаях – обязательно |
| 15 | Трудовая книжка | Статья 66 ТК РФ | Обязательна, если работник оформлен по основному месту работы |
| 16 | Договор о полной материальной ответственности | Приложения № 2 и № 4 к Постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 | Обязательны при установлении полной материальной ответственности |
| 17 | Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда | Статья 91 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 | Во всех случаях – обязательно |
| 18 | График сменности (при наличии сменной работы) | Статья 103 ТК РФ | Обязательно – при наличии сменной работы |
| 19 | Коллективный договор | Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем |
Как видно из таблицы, необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах (не ТК РФ), например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.
Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, должностные инструкции. Многие виды кадровой документации необходимо вести по унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). Такие документы служат основанием для начисления зарплаты, и в этом случае уже можно говорить об их обязательности.
Нужно учесть, что все кадровые документы нужно регистрировать в специальных журналах (книгах) учета. К ним относятся журналы регистрации :
- приказов по личному составу,
- трудовых договоров,
- личных дел,
- выдачи командировочных удостоверений,
- справок и т.д.
Кроме обязательных для всех документов, есть документы, вести которые нужно только в определенных случаях. К таким документам, кроме перечисленных в таблице, можно также отнести:
- Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если рабочий день сотрудников не нормирован).
- Положение о премировании (когда вознаграждение работников за работу складывается не только из зарплаты, но и из премий).
- Положение об охране коммерческой тайны (когда в трудовом договоре прописана обязанность работника по хранению коммерческой тайны).
Полностью книгу вы можете скачать на моем сайте http://slavianna.ru
Которую они осуществляют. Состав бухгалтерских и кадровых документов для ИП в 2018 году зависит от вида бизнеса и условий труда. Федеральное законодательство обязывает ИП всю документацию вести правильно, так как это предмет особого внимания контролирующих органов.
Кадровые документы для ИП в 2017-2018 году
В настоящее время ИП уравнены в трудовых правоотношениях с предприятиями, в связи с чем им необходимо вести кадровые документы в полном объеме и оформлять их юридически грамотно. Если бизнесмен нанимает сотрудников, он обязан вести кадровый учет и использовать утвержденный перечень кадровых документов для ИП. Это позволит должным образом построить взаимоотношения с наемными работниками, свести к минимуму риски по трудовым спорам, а также исключить появление трудностей, связанных с проверками контролирующих органов.
Команда сайта Мир Бизнеса рекомендует всем читателям пройти Курс Ленивого Инвестора, на котором вы узнаете как навести порядок в личных финансах и научиться получать пассивный доход. Никаких заманух, только качественная информация от практикующего инвестора (от недвижимости до криптовалюты). Первая неделя обучения бесплатная! Регистрация на бесплатную неделю обучения
Перечень кадровых документов, необходимых ИП
Многие предприниматели хотят узнать, какие кадровые документы должны быть у ИП, и какие нужно заполнять учетные регистры по результатам коммерческой деятельности? Обязательные кадровые документы для ИП, независимо от выбранной :
- инструкции и положения об оплате за выполнение работы, защите индивидуальных данных, финансовом стимулировании, о выделении премии;
- табель учета времени работы;
- инструкции по ТБ и охране труда;
- журналы проведения медицинского осмотра, издания приказов, проведения инструктажей, выдачи справок сотрудникам;
- правила распорядка;
- приказы по персоналу, по ведению работы;
- карточки персонала, трудовые книжки;
- распределение отпусков, расписание штата;
- книга движения бланков, выдачи трудовых книжек;
- коллективный договор;
- договоры, описывающие трудовые отношения, о финансовой ответственности.
Важно! Предприятия и ИП должны правильно хранить документы, учитывая сроки, которые определенны федеральными законами и другими актами Российской Федерации.
Бухгалтерские документы ИП
ИП понимают, что за свои действия они будут отвечать всеми своими активами (не только товаром, но и личным имуществом). Именно поэтому необходимо тщательно оценивать возможные риски. Предпринимателей не принуждают создавать бухгалтерию в прямом ее понимании, но им в обязательном порядке нужно организовать документооборот и вести .
Документы налогового учета:
- налоговые декларации;
- книги приобретений;
- налоговые накладные;
- реестры;
- справки о текущем состоянии счетов;
- книги реализаций;
- книги учета финансовых операций;
- акты сверок.
Многие руководители понимают, что для успешного ведения бизнеса не достаточно иметь качественное и хорошо обученный персонал. Недопустимо работать без правильно организованного документооборота. Для этого собирается вся первичная документация и фиксируется в соответствующих учетных регистрах.
К бухгалтерским документам для ИП относят:
- счета-фактуры;
- приходные и расходные накладные;
- ведомости для накопления;
- акты приема-передачи;
- экономическая переписка;
- книги учета;
- оборотные ведомости;
- инвентарные перечни;
- учетная политика;
- отчеты о поступлении денежных средств;
- товарные чеки, банковские выписки;
- пояснительные записки и т. д.
Основным бухгалтерским документом ИП является книга учета, которая должна заполняться по установленным МФ правилам. В ней отражается не только прибыль, но и расходы бизнесмена (может заполняться в электронном виде). Формы книг и порядок их ведения утверждаются Министерством финансов. В них нужно прикреплять документы, подтверждающие финансовые операции. К такой документации относят: чеки, договора, накладные. Предприниматель может самостоятельно вести учет хозяйственных операций, принять на работу бухгалтера или пользоваться услугами аутсорсинговых организаций.
Совет! Все данные по поступлениям от бизнеса вписывайте в книгу последовательно и в соответствующем порядке заполняйте предусмотренные для этого графы. Итоговые данные книги прибыли и расходов являются основанием для формирования налоговых деклараций.
Сроки хранения кадровых и бухгалтерских документов
При ведении коммерческой деятельности у бизнесменов зачастую возникает вопрос: сколько хранить документы ИП? В соответствии с законодательством, юридические и физические лица обязаны обеспечить хранение своих документов в течение следующих сроков:
| Документы | |
| Документы, подлежащие регистрации | Постоянно |
| Бухгалтерская отчетность за квартал | |
| Первичная документация для учета | |
| Декларации налоговой службы | |
| Учетная политика, регистры, план счетов, переписка по бухгалтерскому учету | |
| ведомости в ФСС за квартал | |
| Договоры по оформлению трудовых отношений | |
| Книги кадровой документации, а также журналы и карточки | |
| Персональные документы сотрудников (подлинники) | до востребования, либо 75 лет (если не будут востребованы) |
| Книга учета прибыли и расходования средств для УСН | постоянно |
| Сертификаты и лицензии | |
| Отчетность бухгалтерии за месяц |
Заключение
Стоит помнить, что за неверное документирование грозит наказание. ИП могут быть привлечены к дисциплинарной, материальной, уголовной, гражданско-правовой и административной ответственности (в зависимости от характера нарушения). Поэтому, начиная коммерческую деятельность, ИП должны соблюдать все требования Федерального законодательства, в частности своевременно осуществлять регистрацию первичных документов и разносить полученные из них данные по регистрам учета.
Трудовой процесс любой организации включает в себя деятельность сотрудников и руководства: одни выполняют свои должностные обязанности, другие обеспечивают требуемые условия труда и приемлемую заработную плату. Для того чтобы трудовой процесс был структурированным и проходил в рамках, установленных законодательством, применяется кадровый учёт и организуется документооборот. Что же представляют собой эти понятия, можно ли самостоятельно организовать учёт кадров, не пользуясь услугами специализированных компаний, и как сделать это максимально эффективно.
Понятие кадрового учёта и документооборота
Каждая организация, нанимающая работников, вступает с ними в официальные трудовые отношения. Приём и увольнение, выплата заработной платы и уход в отпуск - всё это сопровождается оформлением документов. И они должны строго соответствовать законодательству.
Для упорядоченной работы компании необходимо вести учёт кадров
Крупные организации, где трудится большое количество человек, формирует для таких задач отдел кадров. Но кадровый учёт не менее важен и для предпринимателя индивидуального. ИП должен вести его в том случае, если нанимает работников. При этом не имеет значения, сколько человек трудится на него, главное, что они есть. ИП должен вести кадровый учёт и документооборот наравне с ООО и предприятиями других форм собственности.
Кадровый учёт - это учёт деятельности всех сотрудников, занимающих определённые должности в компании. Он необходим для организации законных и максимально эффективных трудовых отношений между работником и нанимателем.
Документооборот в сфере кадров - это оформление и движение документов, фиксирующих данные о сотрудниках и условиях их труда, в частности расчёт зарплат, формирование графика рабочего времени и т. д.
В зависимости от того, чем занимается компания, учёт будет иметь свои специфические черты. Но существуют формы, обязательные для всех сфер деятельности. Они регулируются нормативными актами нашей страны.
Документооборот в организации осуществляется в соответствии с нормативной базой
Таблица: законодательные акты о кадровом документообороте
и дата его утверждения
Другие нормативные акты
Помимо упомянутых законов, в сфере кадровой работы используются следующие:
- Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06.
- Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05.
- Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04.
- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
- Единый квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и служащих.
Организация кадрового учёта с нуля
ИП и ООО могут воспользоваться услугами аутсорсинговой компании, занимающейся кадровым делопроизводством. В том случае если руководство организации решает самостоятельно вести учёт, сначала назначается ответственное лицо или создаётся отдел кадров.
В организациях существует своя нормативная база, включающая в себя локальные нормативные акты
Кадровый учёт включает в себя:
Деятельность по учёту кадров начинается с целого комплекса мероприятий. Необходимо, не выходя за рамки законодательных норм, составить внутреннюю кадровую документацию предприятия, в частности штатное расписание и график рабочего времени. Сотрудников требуется официально трудоустроить, оформив приказы о приёме на работу и подписав трудовые соглашения. В трудовую книжку каждого вносятся записи (если книжки нет, то она заводится), оформляются личные карточки и другие необходимые документы.
Документооборот осуществляется на всех этапах функционирования организации, он включает в себя локальные нормативные акты, стандартизированные формы первичной учётной документации и производной, журналы и регистрационные книги и пр.
Что представляет собой локальная документация и как утверждается
К ним относятся разнообразные правила, положения, инструкции. Локальная документация применяется не единожды (в отличие, например, от приказов и распоряжений). Сам руководитель определяет, когда следует в неё вносить правки. ЛНА применяются не к конкретному сотруднику, а к коллективу в целом или отдельным его составляющим (например, к должности или подразделению).
Локальные акты - это документация многократного действия
К ЛНА относят:
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
- инструкцию о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ);
- правила охраны труда работников (ст. 212 ТК РФ).
- должностные инструкции;
- положение о структурном подразделении;
- структуру и штатную численность;
- штатное расписание ;
- график сменности, если есть в этом необходимость.
Все работники организации ознакомляются с подобными локальными актами. Вышеперечисленные документы должны быть доступны для контролирующих органов. Если какого-либо из них не окажется в ходе проверки, до сведения руководства доводится необходимость его создания. Если и в дальнейшем требуемая документация будет отсутствовать, то возможно наложение штрафа.
Законодательной базой не предусмотрен исчерпывающий перечень локальных актов. Процедура оформления ЛНА устанавливается внутренним приказом руководства. В процессе создания ЛНА могут быть задействованы разные специалисты. Это зависит от того, какие вопросы затрагиваются данными актами. Например, ответственный за кадры присутствует при создании правил распорядка организации, а руководитель отдела участвует в разработке должностных инструкций. После проработки всех особенностей создаваемого документа следует его согласование с другими существующими в организации подразделениями. Мнения и замечания специалистов подаются в письменном виде.
Законодательная база указывает чёткие требования к тому, как должны оформляться некоторые локальные акты. По отношению к остальным применяются такие же правила, как и к любым документам организационно-распорядительного плана. В связи с этим лучше обратиться к ГОСТу Р6.30–2003 .
Бланк ЛНА содержит следующего рода данные:
- название организации в соответствии с учредительными документами;
- наименование (положение, правила и т. д.);
- номер, дату и место утверждения;
- визу согласования, если документ согласовывается с вышестоящими организациями;
- специальную отметку, если есть приложения;
- визу утверждения руководителем;
- дату, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания.
Несколько слов о штатном расписании
Рассмотрим конкретный пример локального акта, а именно штатное расписание.
Штатное расписание - внутриорганизационный документ, фиксирующий данные о количестве трудоустроенных в организации, а также о занимаемых ими должностях. Он составляется по типовой форме Т-3 .
В этом документе должны фиксироваться подразделения организации (перечисляются по степени важности), должности и количество штатных единиц, размер зарплаты сотрудников. Прошивка, нумерация страниц, скрепление печатью - всё это необходимые требования к штатному расписанию. Утверждается данный вид ЛНА приказом руководителя и хранится в течение 3 лет после окончания действия. Если вносятся изменения в кадровый состав или размер зарплат, они отражаются в штатном расписании.
Штатное расписание заверяется печатью и подписью руководителя
Стоит учесть значение данного документа, т. к. он нередко помогает разобраться в ситуации, когда во время трудовой деятельности возникают разного рода недоразумения между сотрудником и руководством (например, в ходе судебных прений).
Трудовой кодекс нашей страны содержит статью (ст. 22), согласно которой все трудоустроенные должны быть ознакомлены под расписку с положениями локальных актов. Это касается всех документов, которые хоть в какой-то мере регламентируют их трудовую деятельность. В том случае если предполагаются в дальнейшем какие-либо изменения в условиях труда сотрудника, отдел кадров должен уведомить его об этом его заранее. Способы ознакомления работников с ЛНА не предусмотрены. Визы ознакомления на самом документе применяются, как правило, когда существует небольшой и постоянный штат сотрудников. В ином случае к ЛНА можно приложить лист ознакомления, а также оформить специальный журнал.
Все сотрудники должны удостоверить своей подписью ознакомление с локальными актами предприятия, если они касаются непосредственно их работы
Первичная кадровая документация
Формы первичной кадровой документации предприятия утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты». Они обязательны к составлению и хранению во всех организациях. Если их в компании нет, то на неё налагается штраф. Помимо этого, предусмотрена ответственность руководства в случае нарушения правил хранения документации (штраф до пятисот рублей).
Обязательными реквизитами первичного документа являются:
Таблица: первичные кадровые документы
| Наименование документа | Форма | Срок хранения | Примечание |
| Трудовой договор | Типовой бланк | 75 лет | Заключается в письменной форме с каждым работником. Подписывается обеими сторонами. Любое изменение в данном документе согласовывается с работником. |
| Трудовая книжка | При увольнении выдаётся работнику на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся 50 лет. | Должна быть на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней. | |
| Договор о полной материальной ответственности | Типовой бланк | 5 лет | Заключается с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности. |
| Приказ (распоряжение) о приёме работника на работу | Т-1 - для одного сотрудника Т-1а |
75 лет | Издаётся на основании трудового договора. Объявляется работнику под подпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы. |
| Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу | Т-5 - для одного сотрудника Т-5а - для нескольких сотрудников |
75 лет | Издаётся на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору). |
| Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику | Т-6 - для одного сотрудника Т-6а - для нескольких сотрудников |
5 лет | Издаётся на основании графика отпусков или заявления работника. |
| Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) | Т-8 - для одного сотрудника Т-8а - для нескольких сотрудников |
75 лет | |
| Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку | Т-9 | 5 лет | Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а) |
| Приказ (распоряжение) о поощрении работника | Т-11 - для одного сотрудника Т-11а - для нескольких сотрудников |
5 лет | Издаётся по инициативе работодателя. Является основанием для внесения соответствующей записи в личную карточку и трудовую книжку работника. |
| Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику | Т-60 | Для расчёта причитающихся сотруднику отпускных выплат. | |
| Записка-расчёт при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) | Т-61 | 5 лет при условии проведения проверки | Применяется для учёта и расчёта заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора. |
| Акт о приёме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключённому на время выполнения определённой работы | Т-73 | 5 лет при условии проведения проверки | Служит основанием для окончательного или поэтапного расчёта сумм к выплате. |
| Приказы по основной деятельности работника | 5 лет при условии проведения проверки | Издаются по мере необходимости. Не является нарушением законодательства факт оформления приказа в произвольной форме, если в нём содержится вся необходимая информация. |
Видео: документооборот для ИП и организаций
Вторичная документация
Помимо первичных документов, существуют и производные (вторичные), которые основаны на исходной информации первых. Эти документы выполняют следующие задачи:
Таблица: вторичная кадровая документация предприятия
| Наименование документа | Форма | Срок хранения | Примечание |
| Личная карточка работника | Т-2 | 75 лет | Содержит по возможности полные личные данные работника. |
| График отпусков | Т-7 | 1 год | Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. О времени начала отпуска работник должен быть извещён не позднее чем за две недели до его начала. |
| Табель учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда | Т-12 | 75 лет | Отражает фактически отработанное каждым работником. время |
| Табель учёта рабочего времени | Т-13 | 5 лет (при вредных условиях труда - 75 лет) | Служит основанием для начисления заработной платы. |
| Расчётно-платёжная ведомость | Т-49 | 5 лет при условии проведения проверки | Для расчёта и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае перечисления денег на банковские карточки составляется только расчётная ведомость. Другие формы - для выплат наличными. |
| Расчётная ведомость | Т-51 | ||
| Платёжная ведомость | Т-53 | ||
| Лицевой счёт | Т-54 Т-54а (СВТ) |
75 лет | Применяется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течение календарного года. |
| Регистрационные книги и журналы, | от 3 до 75 лет в зависимости от назначения |
Личная карточка работника
В перечень обязательных кадровых документов входит личная карточка унифицированной формы Т-2. Отдельные формы предусмотрены для государственных служащих (Т-2ГС) и научных работников (Т-4). Помимо этого, бывают карточки персонального учёта специалистов, военнообязанных и т. п., имеющие форму традиционных и электронных документов.
В самом верху стандартного бланка личной карточки заносится наименование организации. В расположенной ниже таблице указываются следующие данные:
- дата составления;
- табельный номер работника;
- номер СНИЛС;
- алфавит (первая буква фамилии работника);
- характер работы;
- вид работы;
На каждого работника организации заводится личная карточка
Сама карточка включает в себя 11 разделов. К примеру, первый раздел содержит сведения общего характера:
- трудовой договор (номер, дата);
- ФИО работника;
- место его рождения;
- гражданство;
- знание иностранного языка;
- образование сотрудника;
- профессия;
- стаж работы;
- состоит ли в браке;
- состав семьи;
- данные паспорта;
- адрес места проживания (прописка и фактический адрес).
Личная карточка состоит из 11 разделов
Разработка и утверждение журналов и регистрационных книг
В сфере кадрового делопроизводства для регистрации документов используются специальные журналы (в некоторых случаях книги). Они необходимы для учёта движения всей документации и сохранности информации. В случае возникновения споров между нанимателем и работником они помогают решить многие вопросы (служат задокументированным доказательством того или иного факта).
Существуют следующие журналы (книги):
- регистрации заявлений ;
- регистрации уведомлений;
- регистрации представлений;
- регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу;
- учёта приёма, перемещения (перевода), увольнения работников;
- учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений;
- учёта выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
- учёта работников, выбывающих в служебные командировки;
- учёта входящей и исходящей корреспонденции;
- регистрации несчастных случаев на производстве и т. д.
По мере необходимости в организации могут быть и другие учётные документы.
Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции используются специальные журналы учёта
Журналы и книги могут вестись специалистами как в произвольной форме, так и в унифицированной. «Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них», например, соответствует стандарту. Утверждаются такие формы Постановлением Минтруда России, Приказом Минздравсоцразвития и Минэкономразвития России. Чаще всего кадровые журналы оформляются в виде таблицы. В таблицу заносятся данные такого рода:
Все требования к оформлению подчинены цели сохранения информации. Стоит обратить внимание, что журнал нумеруется, прошивается. На задней обложке надписывается, сколько пронумеровано и прошито листов, а также указывается ФИО руководителя. Надпись должна быть заверена печатью организации.
Видео: значение журналов регистрации
Программное обеспечение в кадровом документообороте
Для оптимизации работы кадровой службы в условиях усложнения документооборота используется программное обеспечение. Оно может быть базовым, включающим операционную систему, офисный пакет, средства работы в интернете и с электронной почтой и т. п. Стандартами являются версии программного обеспечения от Microsoft (Microsoft Windows в качестве операционной системы и Microsoft Office как пакет офисных приложений). Помимо этого, существуют специализированные программы, обеспечивающие работу службы кадров. Среди них наибольшей популярностью пользуется платформа 1С. Она позволяет:
- вести учёт нескольких предприятий в одной программе;
- учитывать рабочее время;
- учитывать движение сотрудников и вести статистику;
- вести личные карточки сотрудников;
- вести архив записей об увольнениях;
- организовывать кадровый резерв;
- вести формы штатного расписания и справочника должностей;
- легко выводить на печать любые отчёты.
- минимизирует количество всей существующей документации;
- сокращает затраты на осуществление документооборота;
- контролирует соблюдение законодательных норм;
- помогает улучшить показатель прохождения проверок со стороны ГИТ (Государственной Инспекции Труда);
- минимизирует материальные потери в случае трудовых споров.
- Издать приказ о проведении проверки, а также позаботиться о назначении исполняющих лиц. Не забудьте чётко определить цели аудита и сроки, в течение которых он будет осуществляться.
- После издания приказа определить этапы проведения кадрового аудита. Сначала выясняется, все ли предусмотренные законом документы есть в наличии. Второй этап подразумевает проведение экспертизы, цель которой - выявить соответствие всей документации законодательным нормам.
Для упрощения процесса ведения кадрового документооборота используется программное обеспечение
Часто используется и «СБиС: Электронный документооборот». В программе можно:
Руководство организации само должно решать, какой программой воспользоваться. Для этого следует ознакомиться с наиболее распространёнными и эффективными, чтобы сделать наилучший выбор.
Видео: обзор программы 1С
О кадровом аудите
Кадровый аудит - это оценивание работоспособности кадрового отдела, его части или ответственного лица, а также проверка документов на их соответствие требованиям закона.
На разных этапах функционирования организации может возникнуть необходимость проведения кадрового аудита (например, когда предполагается смена специалиста по кадрам). В общем и в целом аудит выполняет следующие задачи:
В определённых ситуациях возникает необходимость проведения кадрового аудита
Руководитель решает самостоятельно, прибегать или нет к услугам организаций, осуществляющих деятельность в этой сфере. Но многие предпочитают справляться своими силами, т. к. это позволяет сохранить конфиденциальность. Если вы решили провести аудит самостоятельно, вам предстоит:
Нередко организации пользуются не стандартизированными формами документации, а собственными (если это не противоречит законодательству). В таком случае эти формы утверждаются приказом. По итогам аудита составляется отчёт о результатах проверки . В него включают информацию об обнаруженных ошибках, предлагаются меры по их устранению. Также следует охарактеризовать, в каком состоянии находится кадровый учёт, какие риски существуют в данной организации или ИП.
Видео: пошаговый алгоритм кадрового аудита
Организовать кадровое делопроизводство с нуля в ИП и ООО довольно непросто. Сначала необходимо ознакомиться с нормативной базой. Законодательством предусмотрен перечень обязательных кадровых документов, которые должны быть в наличии. Подразумевается, что они будут оформляться и храниться в соответствии с законодательными нормами. Нарушение этих норм ведёт к ответственности (чаще всего в виде штрафных санкций). У руководителя есть выбор: воспользоваться услугами компаний, специализирующихся в этом вопросе, либо организовать делопроизводство и кадровый учёт самостоятельно, надеясь лишь на свои силы и опыт кадровиков.
Похожие записи:
Похожие записи не найдены.
Вовремя и правильно составленная отчетность — необходимое условие для успеха любого, и малого, и среднего бизнеса. Итак, какие документы должны быть у ИП? Какая отчетность должна вестись им как работодателем? Во избежание проблем, самое важное - знать правильные ответы на все эти вопросы, а также быть способным предъявить все необходимые данные в свой срок и в корректном формате.
Начало бизнеса
В сравнении с различными трудностями предпринимательской деятельности, регистрация ИП является достаточно простой и быстрой процедурой. Это предполагает точное соблюдение правил, при выполнении которых желающий стать бизнесменом приобретает свой заветный статус в течение 3 дней. На первый взгляд кажется, что самое трудное позади, и вы можете спокойно начинать заниматься выбранным видом деятельности, но, разумеется, это только начало. Параллельно со статусом ИП вы возлагаете на себя ответственность за грамотность составления отчетности в указанные сроки, которая должна быть оформлена в пределах специфики вашего бизнеса.
Какие документы должны быть у ИП? Этот вопрос интересует многих. Список необходимых бумаг, которые обязан вести ИП, бывает определить довольно проблематично, так как он зависит от ряда факторов, таких как сфера деятельности вашего бизнеса, место регистрации организации, условия труда и т.д.
Перечень документов ИП
Ниже приведен перечень документов, которые необходимо иметь каждому индивидуальному предпринимателю:
Как бы там ни было, прежде чем приготовить полный список всех документов, нужно сразу четко определиться с тем, какой способ налогообложения вам наиболее удобен, а также планируется ли в вашей компании организация рабочих мест.
ИП без сотрудников и необходимые документы
Наиболее лояльный путь ведения своего дела — ИП без найма сотрудников. В подобной ситуации вы сами выступаете для себя хозяином по ведению дел. На фоне этого вы не обязаны каждый месяц платить заработную плату персоналу. Что не менее важно, нет необходимости вести дополнительную отчетность. Но все же полностью избежать ответственности перед государством не выйдет. Ведь налоговые обязательства выполнять придется.
Попав в предпринимательскую деятельность, вы сразу становитесь перед выбором: то ли осуществлять свою деятельность в стандартном, то ли остановиться на одном из подходящих налоговых режимов. Каждому из таких вариантов соответствует свой метод отчетности. Рассмотрим, какие документы должны быть у ИП при стандартном налоговом режиме.
Стандартный налоговый режим
В тех случаях, когда предприниматель останавливает свой выбор на стандартном налоговом режиме, он должен в указанный срок представлять в налоговые органы следующие документы:
Декларация в форме 3-НДФЛ:
- представляют в срок до 30 апреля;
- перечисление налога по итогам года осуществляется до 15 июля;
- заполнение и сдача декларации возможны в бумажном и в электронном виде.
ИНН ИП - основной документ, но что еще ему необходимо?
Декларация, имеющая форму 4-НДФЛ:
- предъявляется в том случае, если вы имели доходы от предпринимательской деятельности в течение года;
- сдается не позже 5 дней после завершения того месяца, когда были получены эти доходы.
Декларация по НДС:
- сдается до 25 числа, которое следует за истекшим кварталом;
- принимается на сдачу исключительно в виде электронного документа;
- оплата по налогу перечисляется каждый квартал.
Книга покупок НДС. Речь идет о примерах отражения записей по книгам продаж и счетам-фактурам, где отмечаются коды видов операций.
Так называемая книга по учету хозяйственных операций, расходов и доходов - КУДиР.
Документы, необходимые для ИП, зависят от многих нюансов. Налоговый режим по отчетности считается наиболее простым в понимании. Но он не всегда оказывается выгодным. Для упрощения деятельности малых предпринимателей законодательство Российской Федерации ввело различные налоговые режимы. Рассмотрим их ниже.
УСН
Наиболее распространенный и упрощенный из всех режимов — система налогообложения (УСН), заменяющая три налога сразу. УСН не обременяет предпринимателей необходимостью платить начисления по имуществу, НДС и НДФЛ. Прочие же налоги должны быть оплачены в порядке, предусмотренном для индивидуальных предпринимателей в рамках общего налогового режима.
Основными документами, которые обязаны вести бизнесмены на УСН, выступают налоговая декларация и КУДиР.
ЕСХН
Это отдельно разработанный налоговый режим исключительно для тех предпринимателей, которые связаны с сельскохозяйственной продукцией. В случае если ИП относят к категории Единого налога по сельскому хозяйству (ЕСХН), то он становится обязанным вести такие же документы, как и предприниматели при упрощенной системе налогообложения, а именно декларацию и КУДиР.
ЕНВР
Если вы выбираете Единый налог на вмененный доход (ЕНВР), независимо от размеров вашего заработка вы станете оплачивать установленные 15% от вмененных доходов. Выбрав эту систему отчетности, из общего перечня документов нужно представлять:
ПСН
Очередной вид режима налогообложения — патентная система (ПСН). Патентная стоимость обычно зависит от типа деятельности предпринимателя. Но обязательным документом всегда выступает Книга учета доходов и патент на год для ИП.
Подробную информацию о различных налоговых режимах для ИП всегда можно прочитать на официальном сайте ФНС. Для этого нужно зайти в специальный раздел с информацией о документах по налогообложению, которые обязан представлять каждый бизнесмен, ведущий свою деятельность на территории России.
Документы индивидуального предпринимателя как работодателя
Когда бизнес невозможен без привлечения дополнительной рабочей силы, становится необходимым ведение дополнительных документов. Наем граждан на работу влечет за собой дополнительную ответственность и составление соответствующей отчетности.
Начав заниматься собственным бизнесом, вы попадаете под постоянный контроль Фонда социального страхования (ФСС) и, конечно же, Федеральной налоговой службы Российской Федерации (ФНС).
Каждый из этих органов ждет от индивидуального предпринимателя, являющегося работодателем, представления определенного перечня отдельных документов.
Федеральной налоговой службе требуются от ИП с наемными работниками данные по форме 2-НДФЛ до 1 апреля следующего года. Кроме того, необходимо сообщать количество работников до 20 января. В случаях закрытия предпринимательской деятельности информация о численности сотрудников подается до даты снятия с учета.
В Фонд социального страхования отправляют отчетность в формате 4-ФСС. Предоставление информации осуществляется в бумажном виде не позднее начала второй декады месяца. Кроме того, передача данных возможна в электронном виде.
Пенсионный фонд России требует информационный документ по форме РСВ-1. В нем необходимо указать данные в целом по предприятию и информацию индивидуального учета по каждому отдельному наемному работнику.
Выписка из ЕГРИП для ИП - также один из самых важных документов.
Какие кадровые бумаги должен иметь ИП?
Каждый предприниматель как работодатель обязан иметь следующие кадровые документы:
- договор в двух экземплярах;
- личные карточки своих работников по форме Т-2;
- штатное расписание с графиком оплачиваемых отпусков;
- должностную инструкцию;
- правила распорядка внутри предприятия.
Кроме того, для общего соблюдения кадровой системы требуется наличие таких отчетных документов, как штатное расписание, табель регистрации времени, проведенного на работе, график отпусков, расходная книга, а также книга по учету трудовых.
На самом деле оформление нового сотрудника на работу в частный бизнес не столь сложная процедура. Главное — это осуществлять полный документооборот и правильно вести кадровый учет. А своевременное заполнение всех форм по трудоустройству даст шанс избежать неприятных проблем с контролирующими государственными органами и самими сотрудниками.
Пользуясь вышеприведенным списком, всегда можно проверить, все ли документы имеются в наличии. Также это позволит понять, какие из них только предстоит получить. Опытные предприниматели отмечают, что следует даже завести для себя папку официальных документов индивидуального предпринимателя. Это непременно станет весьма удобным инструментом в ведении своего бизнеса и позволит контролировать любую ситуацию, что упростит взаимодействие с государственными органами. Кроме того оставит время на реализацию собственных новшеств как бизнесмена. Вот какие документы должны быть у ИП.
Бытует мнение, что отмена кадрового учёта для маленьких компаний и ИП позволяет совершенно не думать о нём. Однако это далеко не всегда верно. Некоторые предприниматели обязаны составлять целый ряд документов. В связи с этим важно тщательно разобраться в этом вопросе.
Если индивидуальный предприниматель принимает персонал, у него возникает обязанность ведения кадрового учёта. В тех случаях, когда вся деятельность осуществляется единолично ИП, никаких дополнительных документов оформлять не придётся.
Когда работников принимают в штат, следует в обязательном порядке оформить соответствующие документы. В 2019 году это необязательно должны быть правильно . Их можно заменить трудовым договором.
Как только трудовой договор подписан, у маленьких компаний, а также ИП возникает необходимость вести учёт. При этом важно следовать действующему законодательству. Несоблюдение его положений, а также отсутствие необходимых кадровых документов, грозит работодателю привлечением к ответственности, в том числе уголовной. В связи с этим трудовая инспекция вправе провести соответствующую проверку и запросить документы, которые должны обязательно вестись.
В процессе ведения кадрового учёта у предпринимателя возникают права и обязанности. Каждому предпринимателю важно знать, какие из них основные. Это поможет избежать целого ряда проблем, а также облегчить ведение учёта.
Среди прав можно выделить следующие:
- предприниматель может заключать как срочные трудовые договора, так и на неопределённый период;
- издавать приказы, которые основываются на подписанных соглашениях;
- заключать коллективные трудовые договора;
- обучать сотрудников основам охраны труда, после чего контролировать знания по этой теме.
Несмотря на то, что сегодня действует закон об упрощении кадровых документов, формулировки в нём достаточно размыты. Не стоит рассчитывать на полную отмену учёта, поэтому важно точно понимать обязанности предпринимателя в этой сфере:
Знать свои права и обязанности небольшим организациям и ИП мало. Гораздо важнее чётко соблюдать все условия.
Обязательная документация по кадрам
Ведение учёта всегда предполагает оформление первичной документации. Без этого невозможно грамотно вести отношения между предпринимателем и его сотрудниками. Поэтому важно знать, какие кадровые документы должны быть у ИП в обязательном порядке. Не стоит относиться к этому требованию несерьёзно, ведь могут наступить неприятные последствия.
Для правильного ведения кадрового учета ИП придётся использовать три группы документов:
- Внутренние нормативные акты – это распорядок труда, инструкции, положения о премировании, графике работы, заработной плате и другие. Они помогают при необходимости доказать работодателю правоту в суде.
- Организационные. К таким относятся всевозможные журналы кадрового учёта. В них регистрируются различные документы – приказы, договора, командировочные удостоверения, трудовые книжки и другие. Также к этой группе относятся табель, график отпусков, .
- Учётные документы – трудовые договора и книжки, карточки работников, кадровые приказы, заявления, объяснительные записки и другие.
С одной стороны бухучёт ИП ведется в упрощённом виде. С другой стороны – кадровые документы для микробизнеса полностью не отменили. Может потребоваться формировать и другие соглашения.
Если предприниматель принимает на работу нового сотрудника, он как работодатель обязан заполнить соответствующие документы: приказ о приёме на работу, а также заполнить трудовую книжку. Их оформление осуществляется на основании российского законодательства.
Когда наёмные работники принимаются на должность к ИП, может сложиться две ситуации:
- Когда будущий сотрудник имеет на руках трудовую книжку, предприниматель должен заполнить её соответствующим образом.
- Если же сотрудник принят на работу впервые, предпринимателю придётся завести ему такой документ. Только после этого можно внести запись о приёме.
Важно правильно отражать соответствующие сведения в трудовой книжке: увольнение, приём на работу, перевод на другую должность должны обязательно указываться в ней.
Введение упрощенного кадрового учёта позволило ИП пользоваться типовой формой трудового договора как альтернативой традиционному документу. Получается, что в этом случае вести трудовые книжки не обязательно, от их оформления можно отказаться. Однако такая подмена нередко приводит к проблемам в случае подачи в суд.
Важно чётко определиться, какие именно документы использовать в учёте. После этого следует придерживаться выбранной стратегии.
Выше было рассказано о том, что существуют обязательные кадровые документы для ИП. Однако далеко не все прилагают максимум усилий для правильного ведения кадрового учёта.
В конечном итоге работодатель может столкнуться с тем, что придётся нести ответственность. Для ИП в 2019 году предусмотрены три группы наказаний: административные, уголовные, материальные.
Индивидуальным предпринимателям важно изучить все виды.
Административная ответственность предусмотрена в нескольких ситуациях:
- При необоснованном отказе от заключения коллективного соглашения штраф составит от трёх до пяти тысяч рублей.
- Неправильные сбор, хранение, а также применение сведений о работнике грозит штрафом. Заплатить придётся от 500 до 1 000 рублей.
- трудовых отношений соответствующей формы договором, а также уклонение от его заключения влечет наложение штрафа размером от 5 до 20 тысяч рублей. Повторное привлечение за такое нарушение приведет к увеличению денежного наказания. Придётся заплатить 30-40 тысяч рублей.
- Незаконное использование труда иностранцев, отказ от уведомления миграционной службы о приёме на работу таких граждан приводит к наложению штрафа. Его размер зависит от квалификации иностранного гражданина и места деятельности.
Уголовная ответственность также может наступить в нескольких случаях:
- увольнение беременной, а также женщины, у которой дети младше трёх лет. В этом случае придётся заплатить штраф до двухсот тысяч или отработать 180 часов;
- задержка заработной платы на срок более двух месяцев в корыстных или личных целях грозит наказанием в размере до 500 тысяч рублей.
Материальная ответственность наступает при задержке заработной платы. В этом случае придётся выплатить работнику просрочку, рассчитываемую исходя из ставки рефинансирования – 1/300 за каждый день.
Кадровый учёт ИП на аутсорсе
Нередко для ведения кадрового учёта предприниматели привлекают сторонние организации, предлагающие услуги аутсорсинга.
Причинами для этого служат:
- высокая стоимость найма компетентного кадрового сотрудника;
- отсутствие достаточных знаний по делопроизводству у штатного работника, на которого возложены дополнительные обязанности.
Привлечение ИП аутсорсера приводит к оптимизации расходов в сочетании с профессиональным ведением учёта. Благодаря материальной ответственности сторонних организаций, они гарантируют, что кадровые документы будут вестись исключительно в соответствии с законодательством.
Не стоит пренебрегать помощью аутсорсеров. Важно помнить: несмотря на то, что полный кадровый учёт для микропредприятий и ИП отменили, часть документов остаются обязательными. Грамотное составление их поможет не столкнуться с серьёзной ответственностью.
Современное законодательство содержит положения о том, что предприниматели могут не вести полный кадровый учёт. Однако отказаться полностью от него не получится. Между тем, нарушение правил учёта ведёт к серьезной ответственности. Поэтому важно понимать, какие документы необходимы, правильно и своевременно оформлять их.
