Ввод нового кассового аппарата в эксплуатацию оформляют актом о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (форма № КМ-1).
Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении её в организацию (форма № КМ-2).
Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3).
Акт о возврате денег по неиспользованным кассовым чекам составляют тогда, когда приходится возвращать покупателям деньги из операционной кассы. Это происходит, если:
§ покупатель вернул товар, приобретенный в день покупки;
§ кассовый чек пробит ошибочно.
Пример:
Покупательница приобретает плащ в секции "Одежда" универмага ЗАО "Весна". Стоимость товара - 4550 руб. Кассир секции ошибочно пробивает чек на сумму 5550 руб. Чтобы исправить ошибку, кассир должен:
1. Пробить новый чек на правильную сумму - 4550 руб. и отдать его покупательнице.
2. На сумму 5550 руб. составить акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам по форме № КМ-3.
3. Приложить ошибочно выбитый чек на сумму 5550 руб, наклеенный на лист бумаги, к акту по форме № КМ-3 и сдать эти документы в бухгалтерию универмага.
Возвращенные кассовые чеки и утвержденный руководителем акт по форме № КМ-3 наклеивают на лист бумаги и сдают старшему кассиру, который прикладывает этот лист к тому приходному кассовому ордеру, которым оформляет получение выручки за день.
Обратите внимание: из-за того что деньги покупателю возвращают из операционной кассы, в учете выручка за день отражается за минусом выданных покупателю денег. А суммы, выплаченные покупателям по неиспользованным кассовым чекам, кассир вписывает в графу 15 Журнала кассира-операциониста.
Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4).
По каждой ККМ ведут отдельный журнал. В нем отражаются показания счётчиков. На каждую смену кассира-операциониста отводится 1 строка. Он и заполняет Журнал. Все листы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписями руководителя, главного бухгалтера, налогового инспектора, зарегистрировавшего ККМ, а также печатью фирмы.
Пример
ООО "Невада" торгует в розницу продуктами питания и имеет 1 кассовый аппарат.
На нем работает кассир-операционист Степанова И.Б. Показания денежного счетчика "Невады" за 3 апреля равны:
§ на начало дня - 161 050 руб.;
§ на конец дня - 190 532 руб.
Таким образом, сумма выручки за день составила:
190 532 - 161 050 = 29 482 руб.
Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5).
В журнале учитывают наличные деньги, полученные продавцом, официантом или приемщиком заказов. Аналогичен форме КМ-4.
Справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6).
В справке-отчёте указываются выводится сумма выручка по ККМ. Отчет составляют в конце рабочего дня (смены) и сдают старшему кассиру вместе с выручкой. Подписывают старший кассир, кассир и руководитель.
Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма № КМ-7).
Этот документ оформляют, если фирма использует несколько контрольно-кассовых машин. Его ежедневно в одном экземпляре заполняет старший кассир, а подписывают старший кассир и руководитель.
Данные о выручке каждого отдела или секции должны быть подтверждены подписями заведующих отделами (секциями).
Является унифицированной. Она введена Госкомстатом 25.12.1998 в Постановлении № 132 , которым утверждены первичные формы кассовых документов для учета операций с применением кассовых аппаратов. О том, когда применяется форма, является ли она обязательной, расскажем в этой статье. Скачать бланк формы КМ-1 вы сможете ниже.
Для чего нужна КМ-1?
Однако налоговики изменили свой подход и в Письме от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@ разъяснили, что применение унифицированных форм (№ КМ-1 - № КМ-9) не является обязательным. Такой вывод обоснован тем, что Постановление об утверждении данных унифицированных форм не следует относить к законодательству о применении контрольно-кассовой техники, в связи с чем и указанные унифицированные формы не обязательны для применения.
Таким образом, компании и предприниматели могут при желании разработать и утвердить собственные формы акта для фиксации показателей счетчиков ККМ при обнулении. Если же такой потребности нет, то можно продолжать пользоваться унифицированной формой.
Официальная форма КМ-1 состоит из нескольких частей.
Во вводной части указываются сведения о компании (предпринимателе), которой принадлежит ККМ (наименование, адрес, номер телефона, обособленное структурное подразделение, ИНН, ОКПО, вид деятельности по ОКДП), сведения о кассовом аппарате (номер, марка, модель и т.д.), наименование прикладной программы.
- показатели контрольных счетчиков;
- показатели главного и секционного суммирующих денежных счетчиков;
- основания составления акта (ввод в эксплуатацию или инвентаризация);
- сведения о представителе налогового органа, участвующего в оформлении акта;
- сведения о членах комиссии (ФИО, должность), подписавших данный акт.
Все организации при использовании в работе ККТ обязаны пользоваться унифицированными формами документов (Постановление №132). Поскольку все эти формы рассчитаны на организации, частным предпринимателям следует их немного подкорректировать, таким образом, чтобы они соответствовали специфике работы.
Когда кассовый аппарат вводится в эксплуатацию (а также тогда, когда происходит инвентаризация кассы) нужно оформлять Акт о переводе показаний суммирующих денежные счетчики на нули. Это проходит по форме № КМ-1 (). Этот акт членам комиссии (с обязательным присутствием председателя комиссии) следует оформить в двух экземплярах. Один из экземпляров (контрольный) передают в организацию, занимающуюся обслуживанием и контролем ККТ. Второй оставляют индивидуальному предпринимателю.
В Акте фиксируют следующие показания:
- Контрольные счетчики, которые регистрируют количество переводов показаний.
- Главный суммирующий счетчик.
- Секционные суммирующие счетчики.
Когда Акт составлен, его обязательно должен подписать представитель организации, контролирующей ККТ и индивидуальный предприниматель.
Для каждого кассового аппарата открывают специальный Журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4. В этом журнале каждый день фиксируется приход и расход денежных средств. Этот журнал обязательно прошнуровывают, пронумеровывают и скрепляют подписями предпринимателя и налогового инспектора. В нём можно отследить учёт выручки, которая была получена с помощью ККТ.
Как уже говорилось, записи должны производиться ежедневно. Их вносят в хронологическом порядке. Помарки недопустимы. Любое исправление должно быть оговорено, а также заверено подписями предпринимателя и кассира-операциониста. Даже когда за день вообще не было выручки, записи всё равно делаются на основе Z-отчета.
В тех случаях, когда работа кассового аппарата осуществляется без кассира-операциониста, используется журнал для регистрации, оформленный по форме № КМ-5. Его также следует прошнуровать, пронумеровать и скрепить печатью и подписью частного предпринимателя. Существенной разницы между этими двумя журналами нет.
Форма КМ-1. Образец заполнения
Заполнение формы форма КМ-1 происходит при регистрации новой ККМ или замене фискальной памяти, когда обнуляются счетчики ККТ. Или при любом другом виде ремонта, когда пробитые на кассе суммы обнулены в ЦТО.
Если вы регистрируете новую кассу, то форму следует заполнять следующим образом.
- Строка “организация, адрес, номер телефона”. Сюда вписываются данные фирмы, достаточно одного названия или фамилии ИП.
- В поле “структурное подразделение” указывается название и адрес обособленного подразделения. Это в случае, если такое имеется и ККМ оформляется на него.
- В поле “ИНН” вписывается ИНН ИП или фирмы.
- В поле “номер производителя” вписывается заводской номер кассы. Его можно посмотреть либо на коробке, либо на корпусе самого аппарата.
- В поле “дата составления” вписывается дата регистрации ККМ в налоговом органе.
- Далее заполняем “показания главного суммирующего денежного счетчика”. Цифрами и прописью.
- На странице 2. Заполняем поле “Основание”. К примеру: Ввод в эксплуатацию, регистрация ККТ.
- И в самом низу должны расписаться Руководитель (ИП или генеральный директор) и главный бухгалтер.
Акт КМ-1 перестал быть обязательной для применения формой с середины 2016 года, а с 01.07.2017 и вовсе утратил свою значимость. О том, для каких еще целей он применялся и как заполнялся, читайте в нашей статье.
Сфера применения документа КМ-1
Форма КМ-1, представляющая собой акт о переводе на нули показаний суммирующих счетчиков и регистрации контрольных счетчиков ККМ, была необходима для работы с кассами, оснащенными ЭКЛЗ, и применялась в 2 ситуациях:
- при вводе в эксплуатацию новой ККМ;
- при проведении инвентаризации для оформления обнуления денежных счетчиков на ККМ (что требовало занесения в акт данных счетчиков до и после этой операции).
С помощью акта фиксировались показания:
- производящих регистрацию числа обнуления суммирующих счетчиков;
- контрольных счетчиков;
- секционных счетчиков, суммирующих денежные поступления;
- главного по суммированию счетчика.
Акт заполнялся в 2 идентичных экземплярах, один из которых передавался в бухгалтерию (этот акт и сейчас может потребоваться для предъявления в налоговую), а второй (контрольный) — в обслуживающую и контролирующую работу ККМ организацию.
Форма КМ-1 оказалась необязательной к применению после внесения в середине 2016 года изменений в закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Однако эта необязательность до 01.07.2017 (даты прекращения использования ККМ с ЭКЛЗ) сводилась к тому, что форму можно было заменить разработанной самостоятельно. С заменой касс с ЭКЛЗ онлайн-кассами необходимость в использовании КМ-1 отпала вообще.
Особенности заполнения «обнуляющего» акта
Акт КМ-1 составлялся в виде двустороннего документа, для заполнения которого создавалась специальная комиссия. В ее состав обязательно включался работник ФНС. Заполненный акт также подписывали руководитель, главный бухгалтер и кассиры хозяйствующего субъекта, использующего ККМ.
В шапке формы при заполнении графы с регистрационным номером ККМ указывался тот порядковый номер, под которым машина была зарегистрирована в налоговой инспекции.
О том, как регистрируются кассы нового образца, читайте в статье .
