На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать с которым может разве что бухгалтерия. Как правило, на любом предприятии рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе документов, образовавшихся в деятельности предприятия. И в этом случае обычно существует две крайности – либо с каждым годом выделяется все больше и больше места под постоянно растущий объем бумаг, но при этом придерживаются принципа «ни одного документа в мусорную корзину» либо по окончании года максимальное количество документов просто уничтожается, поскольку руководитель и/или главный бухгалтер сочли их просто устаревшими. Ни один из вышеназванных подходов не отражает правильного и, главное, правомерного хранения кадровой документации организации. К сожалении. Какого-либо отдельного нормативного акта, регулирующего правила хранения только кадровой документации пока не издано, в связи с чем необходимо руководствоваться общими правилами и сроками хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации.

Обеспечение правильного хранения документа необходимо в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности организации, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель. Документы должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

Необходимо обратить внимание, что организация вправе заключить договор с архивом и впоследствии передавать на хранение в архив документы, образовавшиеся в процессе деятельности организации, срок хранения которых истек. В случае, если такой договор не заключен, то организация будет сдавать в архив только приказы по личному составу работников и ведомости начисления заработной платы.

Основным документом в области установления сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г., с изменениями от 27 октября 2003 г.) – далее по тексту «Перечень». Указанный перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

В указанном Перечне кадровой документации посвящено два раздела:

раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

Сроки хранения документов, указанные в Перечне распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т. е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т. е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом. Государственные, муниципальные организации – 10 лет. Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Определенные документы постоянного срока хранения по настоящему Перечню, необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов. В числе кадровых документов можно назвать следующие документы, подлежащие постоянному хранению:

личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания;

список (штатно-списочный состав) работников списки членов руководящих и исполнительных органов организации; ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также могут быть приглашены представители соответствующего архивного учреждения, если у организации имеются с ним договорные отношения.

В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководителя организации.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

Документы, сроки хранения которых определены Перечнем «постоянно», подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы или по решению негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.

Контроль за правильностью применения Перечня осуществляют Росархив, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, архивные учреждения.

Необходимо также отметить , что хранению подлежат подлинники документов организации. В случае утраты или повреждения подлинника документа организации хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа организации должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа организации и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом организации, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности – также главным бухгалтером общества.

Как правило, подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения организации.

Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.

Выдача документов сотрудникам организации (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с организацией) осуществляется под расписку с разрешения руководителя организации или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.

На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.

В таблице 1 приводятся сроки хранения основных документов по кадровому учету в организации.

Таблица 1

6.2. Передача документов в архив

Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.

Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи.

Экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения. Экспертизу ценности документов в организации осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия.

После того, как отобраны необходимые документы для их последующей передачи в архив, такие документы должны быть надлежаще оформлены. Оформление документов для архива организация может осуществить самостоятельно или обратиться за помощью в специальные организации. Но если документов, которые передаются в архив не очень много, то тогда смысла в посредниках нет.

Обычно предусматривается следующий порядок. Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 50. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись.

Обложки дел оформляются в соответствии с ГОСТ 17914-72. На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное название организации, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи, дела.

По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения:

в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор, территория и др., и в каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем;

из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись.

В заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в деле. Подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.

Внутренняя опись составляется к делам постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.).

Дела временного хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

На дела временного срока хранения составляется акт об уничтожении.

Архивные органы, учреждения проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

В случае реорганизации организации, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов организации могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов организации подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.

6.3. Порядок уничтожения кадровых документов в связи с истечением срока их хранения

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в организации создается экспертная комиссия (ЭК). Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей организации.

Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел организации за соответствующий год, утвержденной руководителем организации.

В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем организации.

Документация, имеющая срок хранения «постоянно», но не указанная в Перечне, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное, муниципальное хранение или уничтожается после минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» (ЭК) принимают ЭПК архивных органов, учреждений.

После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой «ЭПК», а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом, учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов, является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке.

Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте.

Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.

.

В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.

Основным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Статья 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает общую обязанность по обеспечению сохранности документов, в том числе документов по личному составу, для любого субъекта хозяйственной деятельности: государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов.

В соответствии со статьей 3 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

«Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению».

Под архивным документом понимается:

«материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства».

В свою очередь, под документом Архивного фонда Российской Федерации понимается:

«архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению».

Порядок организации хранения документов зависит от статуса коммерческой организации. Важным отличительным признаком является включение конкретной организации в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (часть 2 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Включение коммерческих организаций в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим государственным или муниципальным архивом. В организациях (источниках комплектования) по истечении сроков хранения проводится совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертиза ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

После признания архивных документов коммерческих организаций (источников комплектования) документами Архивного фонда Российской Федерации их уничтожение не допускается, а их хранение может осуществляться коммерческой организацией самостоятельно либо они могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук (часть 3 статьи 21 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Те архивные документы, которые не были включены в состав документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документы, хранящиеся у организаций, не являющихся источниками комплектования, по истечении срока их хранения, установленного в нормативных правовых актах, подлежат экспертизе и могут быть уничтожены организацией либо постоянно хранятся в архиве организации в соответствии с ее внутренними правилами.

По вопросам, связанным с порядком организации комплектования архивных документов, обеспечения их сохранности, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение, порядком организации работы архива, коммерческие организации могут руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (часть 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 года №314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» на настоящий момент таким федеральным органом является Росархив.

Основным нормативным актом, определяющим перечень и сроки хранения управленческих, в том числе кадровых документов, образующихся в деятельности организаций, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года.

В пункте 1.4 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года предусмотрено, что он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Сроки хранения документов, данные в пункте 2.4 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в данном документе сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет) применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), то есть источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций (пункт 2.4.2 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержден Росархивом 6 октября 2000 года). Например, Устав организации, Учредительный договор, Положение о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, описи дел постоянного и временного хранения; личные дела, списки (штатно-списочный состав) работников, необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и (или) длительным практическим значением указанных документов.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню типовых управленческих документов следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и (или) необходимостью практического использования документов.

Таким образом, негосударственные организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения, но такие документы они должны хранить самостоятельно не менее 10 лет (пункт 2.4.2 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года).

Отметка «ЭПК», поставленная в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года к конкретным видам документов, предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, и означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» («ЭК») принимают экспертные комиссии архивных органов, учреждений. Данная отметка может быть использована и коммерческими организациями, не являющимися источниками комплектования, при решении вопроса о постоянном хранении своих документов.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов к документам с отметкой «ЭПК» относятся, например, личные дела работников, трудовые договоры, личные карточки работников, характеристики работников и другое.

С учетом пункта 2.9 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2006 году, начинается с 1 января 2007 года.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих документов, запрещено. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем типовых управленческих документов, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

При организации хранения документов в конкретной организации и регламентировании этого процесса в качестве справочных, методических документов могут использоваться также:

· Приказ Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

· ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411);

· Приказ Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;

Хранение кадровых документов несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Поскольку кадровые документы обладают высокой социальной значимостью (особенно документы, содержащие персональные данные), так как служат документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности, а также подтверждением трудового стажа работника. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, являются источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.

Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее.

Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:

Хранение документов в процессе их исполнения;

Хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. На данных папках содержится с надпись «На подпись», «Срочно» и другое, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Сразу отметим, что текущее хранение документов предполагает процедуру их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся).

Порядок организации текущего хранения личных дел следующий:

Ø личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;

Ø обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;

Ø текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.

Ø личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.

Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

Кроме того, технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.

Основанием последующего (архивного) хранения документов является экспертиза их ценности, и далее следует: оформление дел, составлении описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и сдача дел в архив организации.

Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.

В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно). Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002, организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами. Однако в небольших коммерческих организациях, как правило, архив в виде специального подразделения отсутствует. Обязанности архивариуса при этом совмещает секретарь или иное лицо, назначенное руководителем.

При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Как правило, для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах. Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Напомним, что правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года. Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулирует специальный нормативный акт - Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках». Так, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца данное лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Далее целесообразно привести выписку из «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения», утвержденным приказом Росархива от 6 октября 2000 года, касающуюся некоторых кадровых документов:

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов	Примечание
КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
	Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами	Постоянно
	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров
	Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников
	Записки, заменяющие приказы по личному составу	75 лет ЭПК	О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет
	Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и другое):
	а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания	Постоянно
	б) работников	75 лет ЭПК
	Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел	75 лет ЭПК
	Личные карточки работников (в том числе временных работников)	75 лет ЭПК
	Характеристики работников, не имеющих личных дел	75 лет ЭПК
	Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и другое) лиц, не принятых на работу
	Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования	Невостребованные - не менее 50 лет
	Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и другое), не вошедшие в состав личных дел
		Постоянно
		75 лет ЭПК
	Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности
	Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет		При отсутствии приказов - 50 лет
	Список (штатно - списочный состав) работников	Постоянно
			При отсутствии лицевых счетов - 50 лет
	а) членов руководящих и исполнительных органов организации	Постоянно
	б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий	Постоянно
	в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий	Постоянно
	г) работников
	д) прошедших аттестацию
	е) военнообязанных
	ж) кандидатов на выдвижение по должности
	з) получающих персональные ставки, оклады
	Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним
	Переписка об оформлении командировок		Для заграничных командировок - 10 лет ЭПК
	Переписка об учете призыва и отсрочки от призыва военнообязанных
	Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок		При отсутствии приказов - 50 лет ЭПК
	Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок
	Графики предоставления отпусков
	Карточки, указатели к приказам по личному составу
	Книги, журналы, карточки учета:		После увольнения
	а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников
	б) работников, направленных в командировки
	в) военнообязанных
	г) отпусков
	д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений
	е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним
	ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы
	з) выдачи командировочных удостоверений

Сроки хранения документов, данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года (графа №3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив организации.

Таким образом, алгоритм действий коммерческой организации, не являющейся государственным или муниципальным унитарным предприятием, по обеспечению хранения документов, в том числе кадровых документов является следующем:

Проверка требований нормативных правовых актов, установивших сроки хранения конкретных видов документов;

Хранение документов;

Для организаций - источников комплектования - по истечении сроков хранения проведение совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертизы ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации либо передача их на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей или в организацию Российской академии наук;

Архивные документы, которые не были включены в состав документов Архивного фонда Российской Федерации, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению либо хранению в архиве организации в соответствии с требованиями корпоративного законодательства (например, для акционерных обществ хранение документов регламентировано Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов» и Федеральным законом от 26 декабря 1995 №208-ФЗ «Об акционерных обществах») или локальными нормативными актами;

Для организаций, которые не являются источниками комплектования, по истечении временных сроков хранения архивные документы подлежат экспертизе и могут быть уничтожены либо хранится в архиве организации.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса кадровой службы и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, составление актов о выделении к уничтожению документов и передачу их в архив организации или на государственное хранение.

«Экспертиза ценности документов: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев».

(пункт 95 ГОСТ Р 51141-98).

Как правило, обязанность сдавать документы в государственные архивы, возложена на государственные и муниципальные организации. Однако некоторые негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие соглашения, также должны это делать.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия действует на основании утвержденного руководителем организации Положения о постоянно действующей экспертной комиссии. Для облегчения разработки собственного Положения о постоянно действующей экспертной комиссии можно воспользоваться «Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», утвержденным Приказом Росархива от 19 января 1995 года №2.

Основными задачами экспертной комиссии являются:

1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Экспертная комиссия является совещательным органом. Её решения утверждаются руководителем организации.

Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться, Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года №552 «Об утверждении положения об Архивном фонде Российской Федерации», приказами Федерального архивного агентства Российской Федерации, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел организации.

Экспертиза документов осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения экспертной комиссии.

Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Результатом работы экспертной комиссии является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

Постоянного хранения;

Долговременного хранения (свыше 10 лет);

Временного хранения (до 10 лет включительно);

Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, проводить полистный просмотр дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны храниться в архиве организации. Однако если документы имеют, скажем, историческую или научную ценность, то организация передает их в государственный или муниципальный архив. Конечно же, при условии, что с ними заключено соответствующее соглашение. Передача их осуществляется по описям.

Дела временного хранения (до 10 лет), как правило, в архив организации не передаются, а по истечении срока хранения уничтожаются.

Таким образом, по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются:

· описи дел постоянного хранения;

· описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

· описи дел по личному составу;

· акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи дел, составленные в результате деятельности экспертной комиссии, утверждаются руководителем организации.

(наименование организации)

(наименование структурного подразделения или общественной

организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения

(общественной организации)

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

ОПИСЬ № ___

__________________________________________________________________

по №_____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО

Наименование должности руководителя Протокол ЭК

службы делопроизводства организации структурного подразделения

Подпись Расшифровка подписи от _____________ №_______

После утверждения описей дел, составленных экспертной комиссией, организация может уничтожить документы с временными сроками хранения, срок хранения которых истек.

«Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению».

(пункт 98 ГОСТ Р 51141-98).

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации. Для организаций, сдающих документы на государственное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения экспертной комиссией учреждения государственной архивной службы.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Примерная форма акта о выделении документов (дел) к уничтожению:

Наименование организации

АКТ УТВЕРЖДАЮ

___________ № _______ Наименование должности

_____________________ руководителя организации

(место составления)

о выделении к уничтожению Подпись Расшифровка

документов, не подлежащих подписи

хранению Дата

На основании _____________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

__________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение документы фонда №_____________

(название

фонда)

Итого ______________________ ед. хр. за _____________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены по личному

составу

согласованы с ЭПК ________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от _______________ № _____________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от _________ № __________

Документы в количестве __________________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

весом ______ кг сданы в __________________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ № _______

Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения

в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями.

О формление дел и передача их на архивное хранение.

«Оформление дел: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами».

(пункт 73 ГОСТ Р 51141-98).

Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительных надписей, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Согласно положениям «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, оформление дел может быть полным или частичным в зависимости от сроков хранения. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также конфиденциальные документы подлежат полному оформлению.

Полное оформление дел предусматривает:

· подшивку или переплет дела;

· нумерацию листов дела;

· составление листа-заверителя;

· составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

Лист - заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист - заверитель дела (заверительная запись) составляется по форме установленной «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

В которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист - заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист - заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и так далее), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме установленной «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411).

На обложке дела указываются:

Наименование организации;

Наименование структурного подразделения;

Индекс дела;

Архивный шифр дела;

Номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

Заголовок дела;

Крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела;

Количество листов в деле;

Срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «хранить постоянно»).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другие).

Крайние даты дела указываются арабскими цифрами.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и так далее), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после их завершения в делопроизводстве. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и так далее).

Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Главным архивным управлением Российской Федерации. По истечении установленных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту из архивов организаций и предприятий в государственные архивы.

Взаимодействие коммерческой организации и государственного архива может осуществляться на договорной основе. В договоре закрепляются принципы взаимоотношений сторон, их обязанности, ответственность и другое.

Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает не только соблюдение правил ведения, но и хранения кадровой документации, а также своевременную сдачу этой документации в архив.

Более подробно с вопросами, касающимися кадрового делопроизводства, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Кадровое делопроизводство».

Существуют разные сроки хранения в делопроизводстве документов определенного вида. Некоторые из них относятся к имеющим бессрочную информативную ценность, другие же теряют актуальность достаточно быстро. Так какие документы и как долго необходимо хранить? Каким способом они должны быть утилизированы? Все это предельно четко прописано в законодательстве.

Три типа сроков хранения

Перечень сроков хранения документов в делопроизводстве: временный (до 10 лет), долгосрочный (свыше 10 лет) и постоянный. Если говорить о делах долгосрочного и постоянного хранения, то они после своего завершения передаются в специальные отделы сроком на 2 года, а затем поступают в архив.

Влияет ли вид носителя на время хранения?

Тип носителя информации (бумажный или электронный) не влияет на период хранения. Важна та информация, которую он содержит. Дальнейшее использование того или иного дела определяет специальная экспертиза. Она классифицирует все документы, обозначает, могут ли они быть использованы в интересах (либо против) науки, государства, общества, отдельных лиц и т. д.

Зачем проводится экспертиза по определению ценности документов?

Без этой процедуры невозможно обойтись в сфере делопроизводства, будь это госархив, организация или предприятие.

Цели экспертизы - определить или изменить срок хранения документа; произвести отбор тех дел, которые подлежат утилизации как уже не несущие ценности или утратившие актуальность; обозначить срок сохранения документов, не имеющих исторической или научной ценности, но обладающих практическим значением. Также экспертиза должна определить, к какому типу ценности относится прочая документация: политической, научной, хозяйственной, культурной, производственной и т. д.

За информацией об укомплектовании, учете, хранении и дальнейшем назначении дел следует обратиться к Закону об архивном деле.

Итогом экспертизы должен стать перечень, содержащий 12 разделов документов, появившихся в результате функционирования госструктур, организаций, учреждений и иных компаний. Особое внимание обратим на бухгалтерские и кадровые дела, рассмотрев условия и сроки хранения документов на предприятиях. Слегка коснемся медицинских документов.

Медицинская документация

Бумаги медицинского назначения, как и другие информативно важные, имеют свои определенные сроки хранения документов в делопроизводстве медицинской организации. Этот период регламентирован нормативно-правовыми актами РФ и по разным категориям документов составляет от 1 года до 50 лет.

Бухгалтерская документация

Для документации, производимой бухгалтерскими отделами, применяются отдельные условия и сроки хранения документов в делопроизводстве. Первичной документации, балансам, данным учетных регистров, отчетов после обработки предписано храниться либо в специальном помещении, либо в закрытом шкафу - до того момента, как они будут переведены в архив организации. Бланки строгой отчетности должны находиться в металлических шкафах или сейфах. Главный бухгалтер назначает лицо, уполномоченное следить за этими вопросами.

Если данного типа документы утеряны, испорчены, нелегально переданы третьим лицам, то руководство организации должно в обязательном порядке сообщить об этом факте в правоохранительные органы. Уничтожение или изъятие документации должно происходить исключительно по требованиям, прописанным законодательством.

Период хранения бухгалтерских документов

Существующие нормы сроков хранения бухгалтерских дел:

• первичная документация, бланки - 3 года;
• кассовые документы, информация, касающаяся финансовых операций, - 5 лет;
• платежные и расчетные ведомости (если не имеется лицевого счета) - 75 лет.

Изымать дела по окончании периода хранения запрещено без проверки со стороны налоговых органов, а решение об уничтожении документов в делопроизводстве с истекшим сроком хранения должна принимать специально назначенная комиссия.

Кадровое делопроизводство

Кадровая документация обладает большой социальной значимостью (в первую очередь это касается наличия персональных данных), поэтому их хранение определяется особыми правилами. Значительная их часть служит фактическим подтверждением прав работников на соцобеспечение (по старости, инвалидности и проч.), содержит информацию об их трудовом стаже и т. д. В связи с этим большинство кадровых документов относится к имеющим длительный или постоянный период хранения, используется в архивах, куда обращаются граждане за справочной информацией. Также они обладают археографической и биографической ценностью, служат источниками для статистических обзоров или исторических и социальных исследований.

Главное условие для хранения документации из отдела кадров - ограничение нелегального доступа к персональной информации о работниках, а также возможность быстрого поиска нужных дел.

В организации делопроизводства и сроков хранения документов кадровиков можно выделить два типа хранения: текущее и последующее. Первый тип делится на два подтипа: хранение документации в процессе исполнения и хранение исполненной документации.

Дела в период их исполнения находятся у того, кто ими занимается, в специальных папках с названиями (например, "Срочно", "На подпись"). Здесь же должны быть указаны телефон, фамилия, инициалы исполнителя. После они подшиваются и хранятся в соответствии с номенклатурой.

Приказы

Все приказы должны храниться в подлинниках, а их копии (по поощрениям, взысканиям, приему на работу, увольнении и т. д.) заносятся в личное дело работника. Оно помещается в пронумерованную папку, а его страницы должны быть прошиты. Обложка личного дела имеет свой порядковый номер. Текущее сроки хранения документов кадрового делопроизводства распространяется только на работающих в настоящее время сотрудников. После увольнения дело надо извлечь из папки и оформить на передачу в архив.

Условия хранения трудовых книжек работников, так же как и печатей, штампов, бланков документов, ключей от шкафов с документацией, подразумевают содержание их в сейфе начальника отдела кадров. Помимо этого, работнику кадрового отдела рекомендуется, выходя из своего кабинета, убирать все записи и документы в шкаф и выключать компьютер. По окончании рабочего дня необходимо поместить всю документацию в шкаф из металла и опечатать его. Ключ сдается начальнику отдела с росписью в соответствующем журнале. Все черновики и забракованные бланки уничтожаются, компьютеры отключаются от сети. Если работник получил на руки копию или выписку из документа, он должен оставить роспись об этом в журнале.

В архивный фонд попадают только те документы, чей срок хранения выше 10 лет. Они имеют социальную, экономическую, политическую, историческую и иную ценность. График, по которому происходит сдача документов в архив, утверждается руководителем или работодателем. Документы должны поступать сюда в виде подлинников. Если это невозможно, то заверяется и сдается их копия.

Регулирует срок и порядок хранения кадровой документации "Перечень типовых управленческих документов", утвержденный Росархивом. Сроки хранения документов в делопроизводстве и порядок хранения трудовых книжек утвержден в специальном нормативном акте - Постановлении Правительства РФ "О трудовых книжках".

Сроки хранения кадровой документации

Итак, в течение 5 лет хранятся:

• Документы (справки, информация, ведомости и т. д.), касающиеся наличия, комплектования или движения работников.
• Документы (списки, сведения, справки), касающиеся высвобождения или потребности в рабочем составе, создании рабочих мест, пола, возраста, профессиональной квалификации сотрудников.
• Переписка, касающаяся вопросов трудоустройства.
• Документы о переводе сотрудников на сокращенный рабочий день или неделю.
• Документы, касающиеся трудовых споров.
• Отчеты, касающиеся состояния и проверки работы с сотрудниками, хранятся на постоянной основе, а заявки (справки) о высвобождении и потребности работников - также в течение пяти лет.

На протяжении 3 лет хранятся:

• Документы (сведения, балансы рабочего времени, сведения, докладные записки), касающиеся учета рабочего времени.
• Акты (информации, характеристики, сообщения, справки и т. д.), в которых содержится информация о трудовой дисциплине.
• Акты (отчеты и иные сведения), касающиеся учета трудовых вкладышей и книжек.

Хранение сроком в один год касается табелей и журналов учета рабочего времени, а также графиков предоставления отпусков.

Личное дело и личная карточка сотрудника хранится в течение 75 лет, а если речь идет о данной документации на руководителей, работников с государственными наградами или званиями, членов исполнительных, руководящих или контрольных структур организации, то постоянно.

Штатное расписание организации и изменения к ним хранятся на постоянной основе, а штатные расстановки - в течение 75 лет.

Типовая должностная инструкция по месту утверждения и разработки хранится постоянно, персональная (в составе личных дел) - в течение 75 лет.

Остающийся у работодателя экземпляр трудового договора, подшивающийся в личное дело сотрудника, должен храниться в течение 75 лет, а потом сдаваться в архив. Если же личные дела не ведутся, то такие договора должны быть сформированы в отдельное дело на тех же условиях хранения.

Карточки учета, книги, журналы также имеют свои сроки сроки хранения документов в делопроизводстве:

• Прием, перемещение, увольнение сотрудников - 75 лет.
• Учет командировочных работников - 5 лет со дня увольнения.
• Учет военнообязанных - 3 года.
• Сведения об отпусках - 3 года.
• Личные дела, карточки, трудовые договора и соглашения - 75 лет.
• Выдача трудовых вкладышей и книжек - 50 лет.
• Выдача справок о зарплате (месте или стаже работы) - 3 года.
• выдача командировочных удостоверений - 5 лет.

Подытожив все вышесказанное, можно для удобства лицам, которым нужна информация в собранном виде, самостоятельно представить сроки хранения документов в делопроизводстве в таблице.

Что делать, если документ испорчен?

Такие документы подлежат восстановлению. К примеру, если испорчен табель рабочего времени (срок его хранения - семьдесят пять лет), то информацию о нем можно найти на компьютере бухгалтерского отдела. Выбрасывать испорченный табель нельзя, так как это будет самовольным уменьшением предписанных нормами сроков хранения, что может привести к наказанию руководства организации. Таким образом, любой документ, который пришел в негодность раньше истечения срока, должен быть восстановлен. Сейчас все организации пользуются программным обеспечением, в котором содержится необходимая для этого информация.

В заключение

Итак, сроки хранения в делопроизводстве зависят от типа и ценности документов. Значительная часть кадровой документации имеет повышенный срок хранения. Со стороны законодательства РФ имеются строгие предписанные нормы для этого. Также законом регулируется порядок и сроки хранения отдельных видов документов, а также утилизации документов: она должна происходить только после экспертизы и соответствующим образом.

Сроки хранения кадровых документов различаются в зависимости от важности конкретной формы. Какие требования предъявляются к срокам хранения отдельных видов кадровых документов и где они закрепляются, рассказано в нашей статье.

Чем регулируется срок хранения кадровых документов в организации

В ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ закреплена обязанность организаций всех форм собственности сохранять определенные документы в течение сроков, специально установленных в отдельных нормативных актах. Эта норма касается и документов по личному составу, входящих в состав кадровых документов. В ч. 3 ст. 6 закона № 125-ФЗ указано, что специально уполномоченный госорган утверждает перечень типовых документов, подлежащих хранению в архиве, с указанием сроков, на протяжении которых это хранение осуществляется.

Таким документом является приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Кадровые службы большинства компаний в своей деятельности по обеспечению сохранности кадровых документов руководствуются именно им.

В самой организации может быть разработан и утвержден локальный акт, который будет регламентировать процедуру хранения документов. Например, это может быть положение о хранении документов.

Руководство компании должно решить:

• передавать ли документы на хранение в специализированное архивное учреждение;
• организовать ли централизованное внутреннее хранение документов из всех отделов;
• поручить ли каждому структурному подразделению обеспечить сохранность документации.

Но какой бы способ хранения документов ни был избран, сроки хранения конкретных документов будут одинаковыми.

Сколько хранятся наиболее распространенные кадровые документы в организации (с учетом изменений 2016 года)

В определении сроков хранения кадровых документов помогут следующие разделы Перечня:

1. Раздел 1.2, куда включены штатное расписание, положение о структурных подразделениях, номенклатура должностей, должностные инструкции (все они хранятся постоянно) и др.
2. Раздел 7.1, где нашли отражение перечни профессий, коллективные договоры (хранятся постоянно), журналы учета рабочего времени (хранятся 5 лет) и др.
3. Раздел 7.2 «Нормирование труда, тарификация, оплата труда», где описаны нормы выработки (хранятся постоянно), документы о премировании (хранятся 5 лет) и др.
4. Раздел 7.3 «Охрана труда», куда включены документы об аттестации рабочих мест (хранятся 45 лет), акты расследований профзаболеваний (хранятся 75 лет), сведения об авариях (хранятся 5 лет) и др.
5. Раздел 8.1 «Прием, перемещение, увольнение работников», где упоминаются трудовые договоры, личные дела и личные карточки сотрудников (хранятся 75 лет) и др.
6. Раздел 8.2 «Установление квалификации работников»: аттестационные заключения, документы о присвоении классных чинов и специальных званий (хранятся 75 лет) и др.
7. Раздел 8.3 «Повышение квалификации», куда вошли документы о переподготовке, планы повышения квалификации (хранятся 5 лет) и др.
8. Раздел 8.4 «Награждение», куда включены документы о представлении к награждению различными типами наград, присвоении званий (хранятся 75 лет) и др.

Отдельные сроки хранения документов могут быть закреплены и в других нормативных актах. Так, абз. 6 ст. 230, абз. 2 ст. 230.1 ТК РФ обязывают работодателя сохранять 2-й экземпляр утвержденного им акта расследования несчастного случая (обычного, группового, тяжелого, со смертельным исходом) вместе с материалами расследования на протяжении 45 лет.

А в самом законе № 125-ФЗ с учетом внесенных в марте 2016 года изменений в ст. 22.1 указано, что документы по личному составу в организациях сохраняются не менее 50 лет, если они созданы после 2003 года, а все документы, оформленные ранее, — 75 лет.

Хотя Перечень и является нормативным актом, его применение не всегда оправданно. В ситуациях, когда срок хранения кадрового документа установлен на уровне закона, применяются именно нормы закона, а не Перечня. А коллизии встречаются.

Не знаете свои права?

Кто принимает решение о сохранении документов

Как только документы длительного хранения выходят из документооборота, они собираются, систематизируются, описываются и сдаются в архив. Обычно массовый сбор таких документов происходит в конце года во всех структурных подразделениях, в том числе в кадровой службе.

Если в организации действует положение о хранении документов, то в нем прописан и порядок передачи документов на хранение, и сроки хранения, а также указано лицо, ответственное за сбор и подготовку документов к передаче на хранение. Сотрудник, в чьи должностные обязанности входит организация процесса передачи документов, занимается сортировкой документов.

Значительно упрощает процесс наличие номенклатуры кадровых дел. Так, в форме номенклатуры, рекомендуемой Росархивом (решение коллегии Росархива от 06.02.2002), уже указан срок хранения каждого попавшего в нее документа. Остается только отобрать нужные бумаги и рассортировать их по группам.

Законом № 125-ФЗ предусмотрена необходимость определения сроков хранения тех или иных документов постоянно действующими экспертными комиссиями. В функции экспертной комиссии входит отбор документов:

• для хранения;
• уничтожения.

Также члены комиссии проводят экспертизу документов для установления их ценности.

В состав комиссии назначаются квалифицированные специалисты организации в сфере делопроизводства, один из представителей руководящего звена и представитель архивного учреждения.

Где и сколько хранятся кадровые документы после закрытия организации

Срок временного хранения документов по личному составу — не менее 50 лет. Но не всякая организация столько проработает. Во время хозяйственной деятельности отдельных компаний образуются документы, имеющие особую ценность, и срок хранения этих документов может во много раз превысить срок работы самой компании.

Логично, что после закрытия компании хранить документы будет некому, поэтому процесс передачи документов в архивное учреждение организуется до прекращения деятельности компании. Обычно эту обязанность возлагают на ликвидатора (ликвидационную комиссию) или конкурсного управляющего (если компания объявляется банкротом).

Эти лица должны воспользоваться действующим договором с архивным учреждением или заключить таковой. Но в архив не примут несистематизированные документы, так что их придется упорядочить и описать. Все переданные в архив документы находятся там до истечения сроков хранения.

ВАЖНО! Сроки хранения ряда документов, в том числе кадровых, устанавливаются на законодательном уровне. Большим подспорьем в работе по установлению сроков сотруднику кадровой службы служит Перечень, но его использование не отменяет обязанность отслеживать изменения в законодательстве относительно изменения правил документооборота.

При этом следует помнить, что при составлении перечня его разработчики руководствовались ценностью документов для государства и его представительских органов. А в интересах самой организации может понадобиться установить более длительный срок хранения, чем это предусмотрено перечнем, особенно когда речь идет об 1 или 3 годах.

Если же на документ ссылаются при рассмотрении спора в суде, то его уничтожение никак невозможно до окончания разбирательства, какими бы короткими ни были установленные сроки хранения.

Для юридического оформления трудовых отношений между работодателем и нанятыми сотрудниками в организациях используются кадровые документы. Составление и ведение такой документации является обязанностью работодателя; исключением являются только некоторые локальные нормативные акты для микропредприятий, которые вправе их не составлять (ст. 309.2 ТК РФ). Что входит в состав кадровой документации? Какой срок хранения тех или иных документов установлен законодательством? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Нормативная база

Хранение и оформление кадровых документов в РФ регламентируется такими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ;

• приложение к Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1;
• закон о персональных данных от 27.07.2006 г. №152;
• приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 г №558 (в ред. от 16.02.2016 г.);
• закон об архивном деле от 22.10.2004 г. №125-ФЗ;
• Указ Президента РФ от 04.04.2016 №151;
• Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Классификация кадровых документов

Основные виды кадровых документов можно разделить на две большие группы:

• предназначенные для учета личного состава рабочего персонала;
• связанные с управлением рабочим персоналом и организацией труда.

В зависимости от целевой принадлежности кадровая документация классифицируется следующим образом:

• копии и оригиналы документов, предъявленных сотрудниками при приеме на работу (паспорта гражданина РФ, трудовой книжки , документов об образовании, справки об отсутствии судимости и т.д.);
• документы, которые разрабатывает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений (к ним относятся локально-нормативные акты и документы по кадровым функциям).

Помимо этого, документы кадрового учета различаются по типичным процедурам:

• прием на работу;
• оформление отпусков;
• оформление поощрений;
• оформление дисциплинарных взысканий .

Существует и такая классификация кадровой документации:

• обязательные документы (должны быть во всех организациях, нанимающих рабочий штат)
• факультативные документы (принимаются работодателем по его усмотрению).

Обязательные кадровые документы в организации перечислены в ТК РФ. Также к ним относятся формы первичной документации по учету труда и его оплаты, разработанные Госкомстатом.

Хранение документов по кадрам

Многие кадровые документы содержат персональные данные сотрудников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность – тогда вся ответственность ложится на руководителя. Все бумаги имеют разную степень значимости и для каждой из них установлены отдельные сроки хранения.

Юридическим лицам следует разработать положения, касающиеся сохранности документов по личному составу, и обеспечить для этого надлежащие условия. Для этих целей рекомендуется создать архив кадровых документов, его компетенцию надо урегулировать соответствующим положением. При этом следует руководствоваться Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. об организации архивов предприятий. Документы, подшитые в дела, должны находиться в специально оборудованных помещениях с оптимальным температурным режимом и достаточным количеством мест для хранения.

Организации имеют право не создавать у себя архивы для хранения бумаг, а передавать их на хранение в госархивы. Если правила хранения документации будут нарушены – руководству фирмы грозит административная ответственность и штраф в размере 300-500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ).

Сроки хранения

Сколько хранятся кадровые документы? В ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ указано, что сроки хранения архивных бумаг определяются перечнями документов, указанных в ст. 6 и 23 Закона №125-РФ, а также иными законами РФ.

В соответствии с новой редакцией ст. 22.1 Закона №125-ФЗ, сроки хранения документов будут зависеть от года, в котором они были составлены:

• если до 1 января 2003 года − 75 лет;
• если после 1 января 2003 года – 50 лет.

Указанные сроки не распространяются на документацию по личному составу, в отношении которой нормативными актами установлены иные сроки. При ликвидации субъекта экономической деятельности его документы по описи передаются правопреемнику, в государственный или муниципальный архив.

ИП и организации могут не хранить локальную документацию, составление которой не носит обязательный характер. К ней относятся различные положения (о персонале, о проведении аттестации, о структурных подразделениях).

Конкретные сроки хранения кадровых документов приведены далее:

• приказы о приеме на работу , переводе , увольнению и пр. – 50 лет (75 – если они закончены делопроизводством до 01.01.2003 г.);
• личные карточки и дела работников , трудовые договоры, штатное расписание – 50 (75) лет; по руководителям – постоянно;
• табель учета рабочего времени – 50 (75) лет;
• приказы о предоставлении ежегодных отпусков, направлении в командировки, взыскании с сотрудников – 5 лет;
• материалы аттестации рабочих мест – 45 лет, при наличии вредных и опасных условий - постоянно;
• правила трудового распорядка – 1 год;
• график отпусков – 1 год;
• документы (справки, ведомости, расчеты, списки) о высвобождении рабочих мест, о переводе работников на сокращенный рабочий день, о решении трудовых споров – 5 лет;
• документы об учете рабочего времени – 3 года;
• должностные инструкции типовые – 50 (75) лет;
• экземпляр трудового договора – 50 (75) лет;
• бумаги, подтверждающие получение сотрудником образования за счет компании – 4 года;
• договор о полной материальной ответственности – 5 лет;
• книга учета приказов о приеме персонала на работу и увольнении – 50 (75) лет.

Полный перечень сроков хранения приведен в Приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 г № 558.

Кадровая документация ИП

Кадровый документооборот индивидуального предпринимателя, нанимающего штат работников, практически ничем не отличается от документооборота организаций. Исключение составляют ИП, относящиеся к микропредприятиям. 3 июля 2016 года был принят закон № 348-ФЗ, дополнивший ТК РФ новой главой 48.1, в соответствии с которой, с 2017 года микропредприятия освобождаются от обязательной разработки внутренних нормативных актов, касающихся трудовых отношений – положений об оплате труда и премировании, правил трудового распорядка, графиков сменности и т.п. При найме работников достаточно заключать с ними договор, в котором будут прописаны все условия труда, оплаты и гарантии, обычно включаемые в локальные документы.

Рассмотрим, какие кадровые документы должны быть у ИП, ведущих деятельность на общих условиях. При оформлении сотрудников на работу им необходимо составлять:

• договор в двух экземплярах;
• приказ о приеме на работу;
• должностную инструкцию;
• штатное расписание;
• правила внутреннего распорядка;
• график отпусков;
• личные карточки рабочего персонала.

ИП обязательно должен вести табель рабочего времени по каждому нанятому работнику. Образец его заполнения можно найти здесь.