Он устанавливает правила выдачи и свидетельствования копий по запросам физических лиц.
- Рекомендации методические по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Основные правила
- Текст копии должен быть понятным.
- Исправлений, подчисток, приписок не должно быть.
- Оттиск штампа необходимо заверить печатью и подписью.
- Указать фамилию и инициалы заверяющего.
- Штамп должен немного «заезжать» на подпись и текст.
- Отметку о заверении делать на каждой странице, если их много – то по правилам заверения многостраничных копий (см.
Как заверить копию трудового договора образец
Наиболее распространенные цели использования копии договора:
- Получение ссуды или кредита в банке.
- Оформление документов на загранпаспорт или визу.
- Поступление на работу и оформление резюме.
- При судебных разбирательствах.
- Обращение в ФМС.
- При подсчете пенсии.
Причем важно учесть, в государственных учреждениях (ФМС, паспортный стол) можно обойтись официально заверенной копией трудового договора, а в Пенсионном фонде требуют оригинал, и для этой цели работодатель должен его предоставить. Порядок заверения копии трудовой книжки и трудового договора В обязательном порядке трудовой договор должен быть составлен в соответствии с нормативными актами и положениями Трудового кодекса РФ, а только потом его можно правильно заверить.
Как заверить трудовой договор
Обычная копия с документа – это простая бумажка. Если же она заверена надлежащим образом, то сразу обретает юридическую силу. Оригинал и заверенная копия: в чем разница? Первый документ является единственным в своем роде, т. е. существует только в одном экземпляре. Копия – это повтор оригинала, как говорят «один в один», без наличия «живой» печати и подписи.
Внимание
Последних может быть сколько угодно. При этом копия без удостоверительной надписи не имеет юридической силы. Оригинал документа всегда стоит хранить бережно, поскольку восстановить его порой трудно, в отличие от копий. Если случилось, что оригинал утерян, но имеется заверенная копия, то разрешается повторно проделать то же самое заверительное действие именно с ней.
Копия трудового договора заверенная работодателем
В некоторых организациях нередко копии документов, в частности трудовых книжек, справок, заверяются главным бухгалтером или специалистом отдела кадров. Тема «как правильно заверить копию трудовой книжки» будет рассмотрена в следующем разделе. Если законом предусмотрено обязательное нотариальное заверение, то, соответственно, сделать это вправе только данное лицо.
При этом нотариус свидетельствует только соответствие копии документа или выписки, но не имеет права подтверждать законность самого текста, полномочий подписавших лиц и пр. Паспорт, трудовая книжка Эти документы являются одними из самых главных в жизни любого гражданина, поэтому мы рассмотрим правила их заверения отдельно. К примеру, нотариально заверенная копия паспорта может вам потребоваться в налоговую инспекцию, в суд, в миграционную службу, для сделки и пр.
Как правильно заверить копию трудового договора?
Инфо
Кроме того многостраничные копии в обязательном порядке прошиваются и нумеруются. Реквизиты ставятся в соответствии с определенными правилами, которые прописаны в законодательстве. 2 Вы можете заверить копию самостоятельно, если являетесь руководителем организации или ее уполномоченным лицом. Однако эта возможность доступна только при условии, если законодательство не предусматривает для данного документа обязательного нотариального заверения.
3
Важно
Обязательным условием считается наличие слова «Верно» без двоеточия и других знаков препинания. Если же документ содержит несколько листов, то здесь же нужно указать количество этих листов. Один из допустимых вариантов выглядит так: «Копия на 3 листах верна».
Ниже указывается наименование должности лица, которое заверяет копию документа. Под должностью пишется дата, когда был совершен процесс заверки. Рядом ставится печать и подпись.
Как заверить копию трудового договора
Этот способ наиболее приемлем, когда страниц действительно много.У нотариуса Как выше было сказано, нотариус – специально уполномоченное лицо, одним из видов деятельности которого является свидетельствование соответствия копий подлинникам. Наверное, многих волнует цена вопроса, а именно сколько стоит заверить копию у нотариуса. Так, в первую очередь стоимость зависит от вида документа, региона и прочих факторов.
Например, заверение копии паспорта колеблется от 100 рублей и выше, копии Устава – от 500 руб. Если закон не обязывает вас получать удостоверение копии у нотариуса, то данная процедура не является обязательной. В целом процесс заверения документов «копия верна» сравнительно недолгий, если в конторе нет очереди, но лучше, конечно, заранее записаться на прием.
Казалось бы, скопировать документ и поставить на него соответствующий штамп — это так просто. Что может быть сложного? Оказывается, и на это есть свои правила! Давайте разберемся, какие трудности могут вас ожидать и рассмотрим образец, как заверять документы «копия верна». Зачем это нужно? Представим, что вы собрались брать кредит в банке. Практически в любом случае данная организация потребует от вас предоставить копию документа о трудовой деятельности, чтобы убедиться в вашей платежеспособности. Или вы решили стать индивидуальным предпринимателем, тогда вам понадобится нотариально заверенная копия паспорта. Таким образом, и в первом, и во втором случае вам потребуются надлежащим образом оформленные копии документов. Таких ситуаций в пример можно привести очень много. Единственное, что их объединяет – бумаги должны быть заверены в соответствии с правилами канцелярии.
Трудовая книжка является достаточно важным документом, ведь там содержится вся необходимая информация о стаже и опыте работы человека. Эти сведения нужны как для успешного трудоустройства на новое место работы, так и для подведения итогов трудовой карьеры – пенсии. Именно поэтому следует сделать хотя бы одну копию трудовой книжки и трудового договора, который в любой момент может понадобиться. Как заверить копию трудового договора и для чего это нужно, расскажем в статье. Случаи, при которых нужен трудовой договор Работодателю заверение копии трудового договора, как правило, не требуется. Но с этой просьбой может обратиться сотрудник. Только правильно заверенный трудовой договор имеет реальную юридическую силу и может быть использован в жизни человека.
Как правильно заверить трудовой договор копию пример
Чтобы заверить трудовой договор, следует обратиться к работодателю, нотариусу или уполномоченному лицу, имеющему права на проведение подобной процедуры. Примеры Предварительный просмотрСкачать образец (png, 63 кб) 2 Для заверки копии договора, нужно иметь при себе сам трудовой договор или его дубликат. Чтобы он имел силу, на нем должна стоять печать организации, в которой осуществляется деятельность на текущий момент. Следует отметить, что заверяются все страницы документа, как и в случае с заверкой трудовой книжки, если они предварительно не подшиваются. Это требуется помнить, поскольку возможно возникновение ситуаций, при которых понадобится повторное обращение к специалисту или уполномоченным лицам. Обращение к нотариусу предполагает оплату его услуг согласно прейскуранту.
Далее напишите должность сотрудника, заверяющего документ, поставьте подпись и расшифровку, указав фамилию и инициалы, а затем дату, где число, месяц и год укажите цифрами. Печать ставить не обязательно, хотя в большинстве организаций это принято. 6 На последней странице трудового договора поставьте пометку о том, что один экземпляр оригинала находится в организации, заверившей копию документа. В некоторых случаях принято указывать причину, в связи с которой заверяется трудовой договор.
7 Если копия договора имеет несколько страниц, скрепленных при помощи степлера, то заверьте каждую из них в отдельности, подписывая нижнюю часть каждого листа словом «Верно». В конце договора под подписью сторон укажите должность, поставьте подпись, ее расшифровку, включающую в себя фамилию и инициалы, а также дату.
Утеряны все трудовые договоры. Как работодателю можно их восстановить? Как правильно оформить дубликат трудового договора? Заключается ли трудовой договор заново? Работник обратился с просьбой заверить ему копию трудового договора. Как правильно эту копию заверить? Каких санкций ждать работодателю, не выдавшему на руки работнику экземпляра его трудового договора?
Утеряны все трудовые договоры. Как работодателю можно их восстановить?
В трудовом законодательстве напрямую не прописан порядок восстановления трудовых договоров. Поэтому работодатель может своими силами его разработать индивидуально для своей компании. К примеру, составить отдельный локальный нормативный акт, посвященный этому вопросу, внести соответствующую графу в Инструкцию по кадровому делопроизводству ().
Заранее можно оговорить, что если в силу каких-либо причин произойдет утрата оригинала трудового договора, оформляется его дубликат (ГОСТ Р 7.0.8-2013).Одновременно необходимо указать, на основании каких документов происходит оформление и в какие сроки.
К слову, работодатель может определить такой порядок: утерянные оригиналы трудовых договоров можно восстановить на основании экземпляров, имеющихся на руках у работников. Таким образом, если это право работодателя будет прописано во внутренних нормативных актах компании, законным будет в течение трех рабочих дней с момента обнаружения утери затребовать у сотрудников их трудовые договоры. Работодатель, руководствуясь ими, составит дубликаты и возвратит экземпляры сотрудникам. Подобные действия должны быть ограничены определенными временными рамками. К примеру, работодатель или кадровик как его представитель обязуется все сделать в течение рабочей недели.
Внимание!
В трудовом законодательстве не прописаны сроки для составления дубликата трудового договора. Срок, следовательно, может быть любым, но в пределах разумного, а не растянут на долгие месяцы.
Работодатель может дополнительно занести свои экземпляры трудовых договоров в электронную базу. Тогда в локальном нормативном акте можно прописать, что бумажные дубликаты договоров будут составляться на основании электронных документов. Значит, не придется требовать у сотрудников их экземпляры, что поможет заметно снизить бумажную волокиту.
Как правильно оформить дубликат трудового договора?
Если оба экземпляра трудового договора утеряны, как правильно оформить его дубликаты?
Повторимся, что в законодательстве нет установленного порядка оформления дубликата трудового договора. Работодатель оставляет за собой право самостоятельно создать его, прописав в локальном нормативном акте.
При создании порядка оформления дубликатов кадровик не должен забывать про следующие обстоятельства:
По правилам, подлинник трудового договора в письменной форме заключается в двух экземплярах, на которых каждая из сторон ставит свою подпись (). Значит, и дубликаты утерянных документов тоже должны быть оформлены и скреплены подобным образом. Кроме того, работник обязательно должен расписаться на дубликате работодателя, заверив этой подписью получение своего экземпляра документа.
Внимание!
Сведения, указанные в дубликате, должны соответствовать содержанию утерянного подлинника трудового договора. Необходимые для составления трудового договора сведения и условия, прописаны в Трудового кодекса.
Работодатель может также воссоздать эти сведения и условия, руководствуясь приказами о приеме на работу, почерпнув их из трудовой книжки, личной карточки или других находящихся в наличии документов сотрудника.
Заключается ли трудовой договор заново?
В отделе кадров завода утерян трудовой договор с работником, сотрудник также не нашел свой экземпляр. Можно ли заключить трудовой договор заново, не оформляя его дубликат?
Ответ утвердительный. При отсутствии в законодательстве норм по восстановлению утраченных трудовых договоров, работодатель свободен в своих действиях при решении подобной проблемы. Даже если исчезли оба экземпляра, руководитель вполне может создать и оформить новый трудовой договор с работником, не прибегая к изготовлению дубликата, однако не забывая при этом про сведения и условия, которые были прописаны в утерянном первом документе (ст.57 ТК РФ).
Дату ставим фактическую, на момент заключения и подписания договора, а отдельным пунктом, выносим дату приема сотрудника на работу. Настоятельно рекомендуется включить в текст нового договора пометку о том, что заключен и подписан он взамен утраченного.
Работник, потерявший свой экземпляр, просит работодателя выдать ему копию трудового договора. Обязана ли компания удовлетворить просьбу сотрудника?
Законодательно установлено, что на документы, связанные с работой, работодатель обязан выдать работнику копии по его письменному заявлению (). Так как перечень этих бумаг открыт, работник имеет право истребовать копию трудового договора. Работодатель обязан совершенно бесплатно в течение трех рабочих дней предоставить сотруднику такую копию после подачи заявления.
Совет
Может так получиться, что в отделе кадров совершенно случайно, по недоразумению, взяли у работника деньги за изготовление копии трудового договора. Тотчас же верните ему сумму с извинениями.
Работник обратился с просьбой заверить ему копию трудового договора. Как правильно это сделать?
Законодательно установлен порядок заверения копий (), значит выданная сотруднику копия трудового договора должна быть заверена надлежащим образом ().
Для правильного закрепления бумажной копии необходимо в нижней части листа после всех внесенных сведений написать слово «Верно» (без кавычек и прочих знаков препинания), указать должность уполномоченного лица, заверившего копию, попросить его поставить подпись и расшифровку, проставить дату заверения документа ().
Стоит ли проставлять на копии договора печать, решает работодатель, но, для придания документу юридической значимости, копия скрепляется печатью.
На требование сотрудника выдать ему нотариально заверенную копию трудового договора работодатель вправе ответить отказом. По трудовому законодательству (ст. 62 ТК РФ) он вовсе не обязан выдавать такие документы, если, конечно, подобное не прописано в локальном нормативном акте. При наличии такой записи работодатель должен выполнить требование сотрудника, при этом оплатить услуги нотариуса из своего кармана (ст. 62 ТК РФ).
Каких санкций ждать работодателю, не выдавшему на руки работнику экземпляр трудового договора?
Сотрудника приняли на работу, он подписал два экземпляра трудового договора, после чего документы были переданы руководителю на согласование. Прошло некоторое время, но сотрудник так и не получил обратно свой экземпляр договора. Грозит ли это наказанием работодателю?
Трудовой договор оформляется в двух экземплярах. И если один документ находится на хранении у работодателя, то второй непременно передается на руки работнику ().
Нормы трудового законодательства обязательны к исполнению. Если работодатель нарушает существующее правило, вольно или невольно, он может подвергнуться административному наказанию (ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях).
За подобное правонарушение грозит штраф, для должностных лиц - в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб., организация, кроме штрафа от 30 тыс. до 50 тыс. руб., может быть подвергнута административному приостановлению деятельности на срок до 90 суток.
Должностное лицо, не передавшее сотруднику его экземпляр трудового договора и ранее совершавшее аналогичное правонарушение по данной статье, может быть подвергнуто дисквалификации на срок от года до трех лет.
Внимание!
Под совершением аналогичного правонарушения понимается не только повторная невыдача работнику его экземпляра договора, но и совершение иного нарушения трудового законодательства.
На сегодняшний день, при начислении пенсии для граждан РФ главным критерием служит наработанный стаж. Подтверждением наличия стажа на том или ином месте работы в классическом варианте выступает трудовая книжка. В случае ее утери – трудовой договор (ТД). Для уверенности, что необходимая документация не будет утеряна в Пенсионном Фонде и вам не учтется стаж в виде нескольких лет, лучше всего сделать копии ТД и книги. Перед тем как заверить копию трудового договора, ознакомьтесь с порядком осуществления данной процедуры.
Соответственно параграфу 66 ТК, основное свидетельство, подтверждающее факт осуществления трудовой деятельности гражданина трудовая содержится в трудовой книжке.
Там находится вся необходимая информация:
- организация (место службы, учебы, работы);
- даты начала и окончания вступления на должность;
- причины увольнения.
Обратите внимание! При отсутствии трудовой книги доказательством факта работы на определенном предприятии и стажа выступает соглашение между работодателем и сотрудником.
Когда нужна копия ТД?
Параграф 56 ТК гласит о том, что при оформлении на работу между предприятием и сотрудником должно быть заключено соглашение, в котором отображается информация об условиях работы, сведения о каждой из сторон, права и обязанности, которые накладываются на участников договора с учетом действующего трудового законодательства.
Важно!Если речь идет о копии документа, то юридической силой обладает только экземпляр, оформленный и заверенный по всем правилам.
Случаи, когда может понадобиться копия ТД:
- ссуда;
- кредит;
- загранпаспорт;
- виза;
- обращение в суд;
- ИФМС;
- для начисления пенсии.
Заверение копии ТД и книги
Интересуясь вопросом, как правильно заверить копию трудового договора, образец которого должен быть предоставлен при подписании документа во время трудоустройства (параграф 56,57 ТК), необходимо понимать, какие лица уполномочены для осуществления данной процедуры: собственник компании, главный бухгалтер, сотрудник кадрового отдела, директор фирмы.
В свою очередь, заверение трудовой книжки осуществляется с помощью проставления печати на каждой заполненной странице документа с наличием подписи от руки с информацией:
- дата заверения;
- инициалы и полная расшифровка уполномоченного сотрудника, осуществившего данную процедуру.
Оформление копии
Первый способ оформления копии ТД предусматривает выполнение ряда действий:
- предоставить нотариусу оригинал и копию ТД;
- оплатить государственную пошлину за выполненную процедуру.
Второй способ заверить трудовой договор более доступный, ведь для этого необходимо обратиться к специалисту кадровой службы:
- предоставить копию ТД;
- удостовериться в наличии печати и подписи уполномоченного должностного лица.
Заявление о выдаче документов работодателем
Согласно параграфу 62 ТК, работник имеет право на подачу заявления с целью затребования документов, связанных с осуществлением его трудовой деятельности. При этом статья гласит о том, что сотрудник не обязан сообщать причины или цели для получения указанной в заявлении документации.
Предприятие должно выдать перечень документов не позднее 3 рабочих дней после получения заявления. При затребовании от организации ТД, обязательным условием служит не только надлежащее оформление, но и соблюдение всех правил заверения копии трудового договора.
Обязательные требования
Интересуясь, как правильно заверить копию трудового договора, нужно обратить внимание на обязательные пометки, которые свидетельствуют о соблюдении правильного оформления копии:
- наличие печати предприятия;
- наличие подписи уполномоченного лица с расшифровкой его имени;
- наличие даты заверения.
Какие ошибки допускают при оформлении копий документации?
Важно! В случае наличия ошибок в оформлении документа, копия не может иметь юридической силы.
В документе не должно быть перечисленных ниже моментов.
- Подписи и приписки, сделанные карандашом.
- Нечеткость в формулировке.
- Размытая подпись или текст.
- Печать неверного образца.
- Отсутствие необходимых реквизитов, подписей и уточнений, предусмотренных законом РФ.
Особые случаи
Если кроме трудового договора, вы нуждаетесь в заверении трудовой книги, учитывайте тот факт, что печать должна быть поставлена на каждой заполненной странице, в том числе на последнем развороте книги.
Копия ТД для обращения в банк
Обратите внимание!Порядок того, как заверить трудовой договор для банка или трудовую книгу, остается неизменным. Единственное условие, которое может измениться – срок действия копии.
При требовании банка предоставления выдержки из документов, с целью получения достоверной информации о размере оплаты труда или длительности трудовой деятельности на указанной должности, работник пишет специальное заявление на предприятие, опираясь на параграф 89 ТК.
Копия ТД для пенсионного фонда
Необходимость для предоставления копии ТД в ПФР (пенсионный фонд России) существует лишь в случае утери трудовой книги или вашего несогласия с размером рабочего стажа, на основании которого производится расчёт пенсии.
Срок действия заверенной копии ТД
Заверенная копия документа действительна в период от четырнадцати до тридцати дней. Если в исходную документацию были внесены поправки, срок действия копии аннулируется. То же самое происходит и после окончания периода в тридцать рабочих дней после осуществления заверения.
Как оформить дубликат трудовой книжки рассказывает консультант-юрист Елена Анатольевна Пономарева
Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.
Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?
Первая норма, к которой мы обратимся, - ст. 62 ТК РФ . В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой:Копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;
Выписки из трудовой книжки;
Справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;
Трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).
Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления - заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.
Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных» .
Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным. Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр., указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст. 62 ТК РФ , но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу № 33‑6331/2017 ).Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определения ВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33‑4430/2015 , Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33‑888/2015 ).
Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.
| Нормативный акт | Документ |
| Закон РФ от 19.04.1991 № 1032‑1 «О занятости населения в Российской Федерации» | Справка о среднем заработке за последние три месяца |
| Федеральный закон от 29.12.2006 № 255‑ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» | Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой |
| Статья 230 НК РФ | Справка о доходах физического лица по форме 2‑НДФЛ |
| Федеральный закон от 30.04.2008 № 56‑ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» | Сведения об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц |
| Федеральный закон от 01.04.1996 № 27‑ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» | Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже* |
Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, - документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.
В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?
В основном - или в течение трех рабочих дней со дня обращения за документом либо подачи заявления (копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справка о доходах физического лица, копии любой записи, содержащей персональные данные работника, и т. д.), или в день обращения (приказ об увольнении).Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.
Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ , в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33‑3912/2016 ).
Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?Так, сотрудник обратился к работодателю с письменным заявлением о выдаче документов, связанных с его работой, которое было зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции предприятия. Однако в установленный ст. 62 ТК РФ срок документы предоставлены не были. Работник обратился в суд и просил признать незаконным бездействие работодателя, обязать выдать надлежащим образом заверенные копии документов. Отказывая в удовлетворении требований, суд первой инстанции пришел к выводу об отсутствии подтверждения того факта, что работник в течение трех дней с момента подачи заявления явился к работодателю за копиями испрашиваемых документов. Апелляционный суд счел такое решение незаконным и отменил его. Доводы о том, что работник уклонялся от получения документов, не могут быть приняты во внимание, поскольку он ежедневно был на работе и каких‑либо причин, препятствующих вручению работодателем работнику испрашиваемых документов в установленный срок, не имелось (Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 11.05.2016 по делу № 33‑3359/2016 ).В КоАП РФ есть ст. 5.39 , согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1 000 до 3 000 руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.
Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.
Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека - супруга, ребенка, мать и т. п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:
Заявление, написанное работником;
Свой паспорт;
Доверенность.
Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.
Директору ООО «Ромашка»
И. И. Зеленову
от менеджера Т. Д. Красновой
Заявление
о выдаче документов, связанных с работой
На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:
- копию приказа о переводе на должность менеджера;
- копию трудового договора.
Краснова, 24.08.2017
Как правильно заверить копии документов для работника?
В оригинале выдаются работнику лишь трудовая книжка и некоторые виды справок. Например, справка о среднем заработке оформляется на бланке организации за подписью руководителя и с печатью организации. Остальные документы выдаются в копиях, которые должны быть надлежащим образом заверены.Согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2013 копией является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Копии документов выдаются на бланках организаций.Порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779‑X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ № 9779‑X ). В соответствии с данным порядком организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).
ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» регламентирует оформление записи на копии. Согласно п. 3.26 данного стандарта при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:
- заверительную надпись «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- личную подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату заверения.
Верно.
Инспектор службы кадров Левченко Т. С. Левченко
24.08.2017
Обратите внимание на то, что ГОСТ 6.30‑2003 скоро утратит силу. Оформляя документы после 01.07.2018, мы должны будем учитывать требования нового ГОСТ Р 7.0.97‑2016 . Правила заверения копий немного изменятся. В частности, если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №… за… год»), и заверяется печатью организации. При этом для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Отметим, что нельзя заверять копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа № 9779‑X ).
Кто может заверять копии?Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.
Как заверять копию документа на нескольких листах?Действительно, бывает копия документа на нескольких листах. В таком случае у работодателя есть два варианта: заверить каждый лист или же прошить и пронумеровать все листы копии и на последнем листе с обратной стороны проставить заверительную надпись (например, «Копия на 8 листах верна»).
Оформление выписки
Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, - штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т. п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.Выписка - это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью.
Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.
(ООО «Ромашка»)
Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у
Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.
Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017
Директор И. И. Зеленов
Выписка верна
Секретарь Белова О. Е. Белова
20.09.2017
Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)
Выписка
из трудовой книжки серии XХ № 211111
| Фамилия | Серов | ||||||
| Имя | Дмитрий | ||||||
| Отчество | Олегович | ||||||
| Дата рождения | 14.02.1990 | ||||||
| Образование | Среднее профессиональное | ||||||
| Профессия, специальность | техник | ||||||
| Дата заполнения | 11.05.2012 | ||||||
| №
записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с ограниченной | |||||
| ответственностью «Апрель» | |||||
| (ООО «Апрель») | |||||
| 1 | 11 | 05 | 2012 | Принят техником. | Приказ от 11.05.2017 |
| № 11 | |||||
| 2 | 04 | 09 | 2016 | Переведен на старшего техника. | Приказ от 04.09.2016 |
| № 60 | |||||
| Работает в ООО «Ромашка» в указанной должности в настоящее время. | |||||
Выписка верна.
Секретарь Белова О. Е. Белова
20.09.2017
Если работнику нужна копия всей книжки, делается копия с каждого разворота. В правом верхнем углу каждого листа проставляется слово «Копия». Внизу под надписями согласно ГОСТ Р 6.30‑2003 и Указу № 9779‑X делается заверяющая отметка. На последней странице на полях трудовой книжки пишут от руки: «Работает по настоящее время. (должность, ФИО, дата, подпись)». Под датой ставится печать организации или отдела кадров.
Подведем итог
Напомним работодателям основные правила выдачи копий документов.Во-первых, если запрашиваемые документы не связаны с трудовой деятельностью и не нужны для реализации каких‑либо прав работника, выдавать эти документы работодатель не обязан.
Во-вторых, если документ, запрашиваемый работником, содержит персональные данные, коммерческую или иную охраняемую законом тайну, нужно сделать выписку из него: копировать весь документ нельзя.
В-третьих, копии документов должны быть предоставлены работнику в течение трех рабочих дней с момента получения работодателем заявления с просьбой об этом.
Ну и конечно же, соблюдайте правила заверения копий.
«Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004‑ст.
Вам понадобится
- - ксерокс;
- - шило, нитки, игла;
- - степлер;
- - печать организации.
Инструкция
договора договора .
договора договора
договора , указывая, что копия верна.
договора
договора
Если копия договора договора
В случае возникновения затруднений, связанных с тем, чтобы договора обратитесь в кадровый, юридический или бухгалтерский отделы организации для получения подробных разъяснений.
Обратите внимание
Трудовой договор вступает в силу с момента его подписания обеими сторонами. Один экземпляр должен находиться у работодателя, другой – у работника. В случае нарушения работником срока начала работы, указанного в договоре, работодатель вправе аннулировать договор в одностороннем порядке.
На основании письменного заявления работник имеет право в трехдневный срок получить от работодателя заверенные надлежащим образом копии документов, к которым, помимо трудового договора, относятся справки об уплаченных страховых взносах, о заработной плате, приказы о переводе на другую работу и т.п.
Источники:
- Трудовой кодекс РФ Раздел III. Трудовой договор
- заверяем копию трудового договора
Заверенная копия документа может потребоваться в самых различных обстоятельствах: так, в банке при выдаче кредита могут потребовать копию паспорта; для оформления загранпаспорта нужна копия трудовой книжки; для постановки на учет в качестве безработного – копия приказа об увольнении. Как заверить копию документа и кто имеет право это делать?
Инструкция
Чаше всего выдачу заверенных копий производит . За нотариальным свидетельством верности копии должен лично, имея при этом при себе личности (лучше всего паспорт). Заверение копий по возможно только в том случае, если в доверенности специально оговорены такие полномочия, и она оформлена в полном соответствии с правилами.
Также предъявляется ряд требований и к оригиналам документов, с которых снимается копия. Они не должны иметь поправок и подчисток, записей карандашом, зачеркиваний, и так далее. Нотариус также может отказать в заверении копии, если печать на документе стерта или неразборчива. Если вам необходимо сделать заверенную копию документа, содержащего в себе несколько листов – листы копии обязательно должны быть пронумерованы и прошиты.
Если копия заверена правильно, то на ней должна стоять печать организации, штамп или надпись от руки «Копия верна», а также подпись, фамилия, имя, отчество и должность , заверившего документ. Если копия на нескольких листах и не прошита – заверяется каждый лист.
Источники:
- как заверяют копии документов
Закон предъявляет к заверке ксерокопии такие же требования, как и к заверке любой копии документа. Сущность заверенной копии состоит в том, что она обладает такой же юридической силой, какой обладает оригинал. Поэтому в данном аспекте правильная заверка копии будет означать придание ей юридической силы.
Инструкция
Существует два способа надлежащей заверки копии: простой и . Для уточнения вопроса, какой именно способ заверки требуется в каждом конкретном случае, следует обратиться в тот орган или к тому лицу, которому предназначается копия.
Простой способ заверки осуществить может любая организация, любой орган, учреждение, в общем, любое физическое или юридическое лицо, выдавшее оригинал документа. Заверяет копии руководитель или, как правило, уполномоченное им лицо. Если этих субъектов к моменту необходимости заверки уже не существует, удостоверить копию сможет только нотариус.
Для простой заверки копии необходимо, чтобы она имела:
Надпись «Верно» под реквизитом «подпись»;
Должность лица, удостоверившего копию;
Подпись заверившего лица;
Расшифровку подписи заверившего лица;
Дата заверки;
Печать организации, заверившей копию.
Нотариальный способ заверки, а точнее нотариальное свидетельство копии документа, - процесс более сложный, да к тому же и не бесплатный. Зато такие ксерокопии примут где угодно, и они не имеют давности. Для того, чтобы копию у , вам необходимо будет госпошлину или оплату нотариуса, придти к нему с оригиналом документа и его копией, а также иметь документ, удостоверяющий . Без проверки вашей личности нотариус заверять ничего не будет.
Обратите внимание
В связи с большим распространением ксерокопий, да и вообще с большими объемами копирования документов, сейчас практически все юридические лица имеют специальные штампы и печати для заверки копий. Да и все делопроизводители знают порядок, поэтому проблем в основном не возникает.
Источники:
- заверенная ксерокопия
Трудовой договор представляет собой документ, заключенный между работодателем и работником.Он устанавливает определенные обязанности и отображает права обеих сторон. Копию любого вида договора , независимо от срока его действия, можно заверить. Необходимо руководствоваться набором определенных правил, которые дают возможность сделать это юридически грамотно.
Вам понадобится
- - трудовой договор (оригинал и копия);
- - ксерокс;
- - шило, нитки, игла;
- - степлер;
- - печать организации.
Инструкция
Ознакомьтесь с содержанием оригинала трудового договора , копию которого необходимо заверить. Проверьте правильность написания фамилии, имени, отчества сотрудника, с которым заключен договор, его паспортные данные и адрес, обратите внимание на наличие подписи директора и печати организации, которые должны являться обязательной и неотъемлемой частью трудового договора .
Используя ксерокс, сделайте копию всех страниц документа. Она должна быть односторонней и четкой. Если трудовой договор имеет несколько страниц, разложите их по порядку.
Возьмите шило, сложив все страницы документа вместе. С левой стороны копии договора , не касаясь текста, проделайте два отверстия, расположенные на небольшом расстоянии друг от друга. Прошейте все страницы нитками насквозь. На последней странице обратной стороны договора скрепите нитки между собой, оставив несколько сантиметров их концов свободными.
Наклейте небольшой квадратный листок белой бумаги на вытянутые концы ниток таким образом, чтобы они не были полностью скрыты. Скрепленные таким способом страницы документа избавят от необходимости заверять каждый лист договора , указывая, что копия верна.
Напишите на последней странице копии трудового договора , начиная с середины приклеенного к нитям листка, слово «Верно». Ниже укажите количество листов, содержащихся в документе, обозначив их цифрами, а затем прописью, заключив в скобки. Далее напишите должность сотрудника, заверяющего документ, поставьте подпись и расшифровку, указав фамилию и инициалы, а затем дату, где число, месяц и год укажите цифрами. Печать ставить не обязательно, хотя в большинстве организаций это принято.
На последней странице трудового договора поставьте пометку о том, что один экземпляр оригинала находится в организации, заверившей копию документа. В некоторых случаях принято указывать причину, в связи с которой заверяется трудовой договор.
Если копия договора имеет несколько страниц, скрепленных при помощи степлера, то заверьте каждую из них в отдельности, подписывая нижнюю часть каждого листа словом «Верно». В конце договора под подписью сторон укажите должность, поставьте подпись, ее расшифровку, включающую в себя фамилию и инициалы, а также дату.
