Штатное расписание относится к важным нормативным актам локального значения, раскрывающем информацию о составе, численности сотрудников рабочих специальностей и ИТР на предприятии, окладах и итоговом ежемесячном фонде заработной платы.
Для его составления используется форма Т-3. Наряду с другими нормативными актами, документ утверждается приказом руководителя и может составляться экономистами, бухгалтерами или сотрудниками отдела кадров. Выбор исполнителя определяется размером организации, объемами производства и количеством работающего персонала.
Скачать образец заполнения штатного расписания форма Т-3 можно скачать по ссылке в конце статьи.
Заполненная форма штатного расписания позволяет упорядочить информацию о количестве структурных подразделений, штатных единицах, их окладах, соответствующих отраслевым соглашениям и занимаемой должности. Информация о всех специальностях ИТР и рабочих предоставлена в Классификаторе профессий.
Необходимость оформления бланка
Штатное расписание относится к необходимым документам, которые в обязательном порядке предоставляются в Пенсионный фонд и ФСС. Заполнение бланка формы Т-3 позволяет четко регламентировать структурную схему организации, компании, количество сотрудников, наименование должностей с указанием оплаты, а также общий фонд заработной платы.
Штатное расписание необходимо для:
- создания точных сведений о занятых должностях и вакансиях в каждом структурном подразделении;
- упрощения учета и проверок;
- повышения эффективности кадровой работы;
- упрощения бухгалтерской системы распределения денежных средств;
- оптимизации финансовых затрат и рабочих нагрузок на сотрудников.
К числу обязательных кадровых документов также относятся:
- график отпусков Т-7 — .
Образец заполнения штатного расписания форма Т-3
Заполнение формы штатного расписания начинается с указания наименования предприятия, организации, компании в строгом соответствии с учредительной документацией, периода его действия и дату приказа об утверждения нормативного акта. Затем по порядку заполняются все столбцы утвержденной формы:
- структурные подразделения с кодами, которые присваиваются для более четкой структурной иерархии и удобного использования в делопроизводстве;
- должности ИТР и рабочих с отметкой уровня их квалификационного уровня;
- количество сотрудников, определяемое экономическими потребностями предприятия, организации;
- размеры окладов;
- надбавки в виде дополнительных выплат за особый характер труда, увеличенный объем работы, определяемые законодательством и руководством;
- итоговый ежемесячный ФЗП;
- примечания с отметками вакантных должностей, не подлежащих сокращению.
Внесение изменений в штатное расписания предусматривает издание соответствующего приказа за подписью руководителя предприятия.
Унифицированная форма штатного расписания (ШР) установлена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. До 01.01.2013 ее употребление было обязательным, однако сейчас каждый работодатель имеет право выбора: использовать унифицированный бланкТ-3 штатного расписания или разработать собственную модель документа.
Ответственным за ведение ШР может быть инспектор кадровой службы или иной сотрудник организации, на которого возложена обязанность по осуществлению кадрового делопроизводства. Чаще всего им становится лицо, занимающее должность секретаря или юрисконсульта компании. При отсутствии наемных сотрудников оформить форму Т-3 на себя может сам генеральный директор или индивидуальный предприниматель.
Штатное расписание на 2018 - 2019 год - бланк можно скачать бесплатно по следующей ссылке: скачать бесплатно в Excel бланк штатного расписания .
Где можно скачать бесплатно образец заполнения штатного расписания на 2018 - 2019 год
Образец заполнения формы Т-3 штатного расписания мы рассмотрим в данном разделе. Итак, бланк штатного расписания на 2018 - 2019 год включает в себя:
- Название организации, его заполняющей;
- Ее код по ОКПО.
- Присвоенный номер.
- Дату оформления.
- Реквизиты приказа компании, которым расписание введено.
- Общую численность персонала компании.
- Временной промежуток, на который рассчитано действие расписания. Как правило, он равняется 1 календарному году.
- Таблицу, в которой отображаются названия отделов, созданных в компании, названия должностей сотрудников, а также оклад и иные выплаты по каждой должности. Заработная плата всех указанных сотрудников складывается, и выводится одна общая цифра в целом по компании.
Образец заполнения штатного расписания по форме Т-3можно бесплатно скачать по следующей ссылке: скачать форму Т-3 штатного расписания .
Правила ведения штатного расписания
Штатное расписание по форме Т-3вводится в действие приказом гендиректора предприятия. О правилах его составления читайте в статье «Как выглядит приказ об утверждении штатного расписания? ». Как правило, ШР составляется на очередной календарный год, однако действующее законодательство не содержит обязанности работодателя утверждать его ежегодно. Поэтому изменения вносятся по мере необходимости. О том, как это сделать правильно, читайте в статье «Как правильно вносить изменения в штатное расписание? ». Измененный бланк штатного расписания также подлежит утверждению. Особенности изготовления такого приказа можно уточнить в материале «Как выглядит приказ об изменении штатного расписания? ».
Обязательность применения штатного расписания
В судебной практике встречается мнение, что трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя оформлять штатное расписание (решение Надымского горсуда ЯНАО от 18.09.2015 по делу № 12-190/2015). Однако отсутствие указанного документа может послужить доказательством того, что организация не вела финансово-хозяйственную деятельность (постановление АС Северо-западного округа от 04.10.2016 по делу № А42-8673/2015), что может привести к негативным последствиям для контрагентов. Поэтому ШР все-таки лучше иметь. Его наличие избавит от вопросов со стороны контрольных органов.
Кроме того, из ШР можно почерпнуть данные:
- о количественном составе организации;
- о качественном составе персонала компании;
- о заработной плате персонала.
Таким образом, форма штатного расписания компании устанавливается работодателем. Он может оперировать документом собственного образца или применять бланк штатного расписания Т-3. Практика использования последнего уже сложилась, чем объясняется его повсеместное употребление, несмотря на отмену обязательности такого употребления.
Каждое предприятие должно иметь такой кадровый документ, как штатное расписание. Типовая форма штатного расписания – Т-3, можно разработать собственный бланк с учетом обязательным реквизитов, установленных ст.9 ч.2 Федерального закона №402-ФЗ.
Скачать бланк унифицированной формы Т-3 и заполненный образец можно по ссылкам в конце статьи.
Документ не является локальным нормативным актом предприятия и работника при трудоустройстве с ним знакомить не нужно. Штатное расписание – это обязательный документ, содержащий структуру штатного состава предприятия. В нем прописывается количество штатных единицы, должности, подразделения.
Заполняет бланк Т-3 ответственный работник (бухгалтер, кадровый специалист), после чего документ утверждается приказом руководителя. Внесение изменений в расписание допускается на основании приказа об изменении.
Штатное расписание дает понять, сколько вакантных рабочих мест имеет организация на данный момент.
Образец заполнения
Бланк формы Т-3 содержит таблицу для указания штатных единиц.
В верхней части заполняют название организации, ОКПО, ставят номер расписания, дату его оформления, период, на который он составлен. Также после утверждения его приказом справа ставится номер и дата этого приказа и общее количество штатных единиц.
Заполнение таблицы формы Т-3:
1 и 2 – пишется наименование подразделения, согласно утвержденной структуры предприятия. Организации вправе устанавливать свои наименования подразделений, за исключением государственных учреждений, организаций с вредными и опасными условиями труда, которые должны пользоваться наименование подразделений, установленными общероссийским классификатором.
3 – рекомендуется указывать название должности, профессии, согласно ЕТКС (единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий) и ЕКС (единый квалификационный справочник). Причем важно, чтобы указанная должность в штатном расписании совпадало с должностей, указанной в .
4 – указывается количество работников для каждой должности, графа заполняется в зависимости от потребности организации. Если трудоустроено у работодателя меньше работников, чем установлено штатным расписанием, то работодатель должен подавать каждый месяц информацию о вакантных должностях в службу занятости.
5 – заработная плата для должности в месяц, для одинаковых наименование должностей устанавливается равная зарплата.
6-8 – стимулирующие и компенсационные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, которые выплачиваются в дополнение к заработной плате, указанной в гр.5. В данные графы включаются различные премии, доплаты, северные, надбавки за ученую степень и прочие. Районный коэффициент указывается именно здесь, а в не в гр.5.
9 – произведение количества штатных единиц на заработную плату, установленную для данной должности.
В строке «итого» пишется общее количество штатных единиц и общая сумма заработной платы, подлежащей выплате в месяц всем персоналу (месячный фонд оплаты труда).
Подписывает заполненный бланк штатного расписания Т-3 руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.
Штатное расписание – нормативный документ, в котором указываются данные о структурном составе, количестве вакансий, перечне должностей, необходимой квалификации сотрудников, размере окладов, надбавках за особые условия труда и прочие сведения о штате организации.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Необходимо для нормального формирования штата сотрудников и численности компании.
Что это за документ?
Это нормативный текст, на основании которого формируется структура, подразделения, утверждается численный состав компании, норматив заработной платы, зависящий от занимаемой должности.
Таблицу для составления можно разработать самостоятельно, исходя их потребностей компании, или бесплатно скачать готовый бланк в excel типовой формы.
Нормативная база
Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1 утверждена «Унифицированная форма первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» № Т-3, предназначенная для составления штатного расписания.
В ТК РФ нигде не указано, что организации обязаны составлять документ, но в оговаривается, что трудовые функции работника определяются по должности в соответствии со штатным расписанием.
Для чего нужно?
Выполняет несколько важных функций, позволяющих оптимизировать работу предприятия, структурировать работу всей организации и отдельных ее подразделений.
При наличии расписания всегда понятно, все ли вакансии заполнены, упрощается подбор персонала.
Достаточно удобный формат, выполняющий несколько задач одновременно, благодаря которому можно:
- легко отслеживать структуру компании;
- всегда иметь под рукой таблицу, где имеется общая численность вакансий, а также в разбивке по отделам и цехам;
- прослеживать систему материального вознаграждения;
- устанавливать размеры материального стимулирования;
- быстро отслеживать свободные вакансии.
Обязательно или нет?
В любом трудовом договоре, в том числе , при приеме сотрудника на работу указывается, что он принят согласно штатному расписанию.
Более того, при выездных проверках работники соцстраха и налоговой всегда запрашивают документ. Отсутствие такового зачастую расценивается как нарушение ТК РФ, за которое предприятие могут оштрафовать.
В любом случае во избежание проблем лучше оформлять штатное расписание.
Основания для составления
Основаниями для составления штатного расписания являются:
- создание новой организации;
- реорганизация предприятия в связи с расширением или сокращением производства.
Руководитель издает приказ о создании штатного расписания, с ним знакомятся главный бухгалтер и начальник отдела кадров, на основании приказа создается и подписывается новое ШР.
Отличие от штатной расстановки
Во многих предприятиях, наряду с основным расписанием, применяется так называемая рабочая форма — штатная расстановка.
Это упрощенная форма, где указаны список профессий и замещаемые должности.
В отличие от формы Т-3 носит оперативный характер, она динамично изменяется в зависимости от численных или качественных трансформаций и не требует отдельного приказа о его изменении или утверждении.
Обычно в должностной расстановке указываются сведения о конкретных работниках, занимающих ту или иную должность или статус вакансии (занята или свободна), в отличие от основного, показывающего только количество вакансий.
ШР не дает возможность понять, кто из сотрудников замещает какую должность и занята определенная вакансия или нет.
Документ не обязательный, но он достаточно удобен для оперативной кадровой работы, особенно в крупных компаниях, для оперативного контроля замещения вакансий его часто используют.
Штатное расписание в 2019 году
Когда и на какой период составляется и утверждается?
Документ по своей сути является плановым, а значит, предполагается, что обновляться он должен ежегодно.
Законом не установлены какие-либо конкретные сроки действия, периоды изменения или количество, в каждой организации такие вопросы регулируются самостоятельно, по мере необходимости.
Оформляется на определенную дату, утверждается и заверяется обычно каждый год на 1 января, впоследствии в течение года может редактироваться.
Если в течение года расписание неоднократно и существенно изменялось, то в начале следующего календарного года составляется новый, уточненный документ.
Форма, разделы и содержание
За основу чаще всего принимается форма Т-3, разработанная Госкомстатом, но компании вправе при необходимости добавлять свои графы и строки.
Состоит из трех разделов, каждый из которых несет свою информационную нагрузку:
- перечень структурных подразделений;
- названия должностей, профессий, специальностей, занятых в компании;
- размер и форма вознаграждений для каждой специальности или должности.
Правила и пошаговый алгоритм заполнения
Чтобы грамотно составить ШР государственной организации или коммерческой фирмы, следует воспользоваться бланком формы Т-3:
- В первую очередь, заполняется так называемая «шапка» унифицированной формы , где фиксируется название, код по ОКПО, другие данные. Обязательно нужно отметить дату составления и номер.
- Далее следует содержательная часть , представляющая собой таблицу с 10 пронумерованными графами. Заполнение всех обязательно.
- Наименование. Здесь записываются названия всех структурных единиц компании согласно иерархической структуре.
- Код. Руководитель предприятия присваивает каждому структурному подразделению уникальный код, отображаемый в этом пункте.
- В соответствии с данными классификатора профессий записывается код должности каждого сотрудника предприятия, его разряд, категория квалификации. Необходимо помнить, что точное название должности в расписании, договоре и трудовой книжке должно совпадать.
- Записывается общее число единиц по каждой из имеющихся должностей. Когда имеются единицы на половину ставки или иные неполные вакансии, их следует записывать дробными числами, в долях от полной ставки. Здесь же отмечаются вакантные и планируемые к введению должности.
- В зависимости от принятой схемы оплаты труда здесь записывается оклад , процент от выручки сотрудника, оговоренная доля от прибыли, то есть любая ежемесячная сумма, которая положена для определенной вакансии в рублях. Надо помнить, что размер ежемесячного денежного пособия не может быть ниже МРОТ, принятого в регионе.
- В графах 6, 7 и 8 записываются компенсационные надбавки , предусмотренные для определенных ситуаций стимулирующие и бонусные выплаты. Они бывают либо фиксированными, либо в процентах к ставке или окладу.
- Пункт 9 служит для суммирования показателей, занесенных в графах с пятой по восьмую. При фиксированных надбавках просто складываются все суммы и записывается общее количество в рублях, при процентном выражении, рассчитывается общее соотношение всех надбавок в процентах к окладу или ставке.
- Последняя графа служит для специальных пометок , комментариев и примечаний.
После заполнения всех пунктов нужно получить итоговую сумму по всем структурным подразделениям предприятия и отдельно по организации. Для этого в итоговой строке складываются показатели каждой графы.
Штатное расписание утверждают и подписывают начальник отдела кадров и главный бухгалтер. Ставить гербовую печать необязательно.
Порядок утверждения
Обсуждается и утверждается руководителями всех структурных подразделений предприятия, после чего его внимательно изучают кадровик и главный бухгалтер.
Визирование бумаги этими двумя лицами является решающим фактором для принятия.
После визирования руководитель организации издает приказ об утверждении нового ШР предприятия, и только после этого проставляется дата, присваивается номер.
Приказ подписывается лично руководителем либо замещающим его лицом, имеющим право подписывать соответствующие бумаги.
Права визирования всех важных бумаг, и этого в частности, прописываются в учредительных и уставных документах.
Приказ об утверждении (заполненный образец):
Кто подписывает?
Согласно Правилам заполнения формы Т-3, она должна быть заверена руководителем кадровой службы и главным бухгалтером организации на последнем листе.
Помимо этих двух должностей, допускаются подписи других работников, но в случае, если это предусмотрено, тогда в форму необходимо внести дополнение.
Форма Т-3 чаще всего занимает не один лист, поэтому после его составления прошивается, а страницы нумеруются. При необходимости подписания каждого листа, внизу каждой страницы добавляется строка для подписи.
Ставится ли печать?
Заверять печатью документ не нужно.
Образец документа
Пример составленного штатного расписания:
Штатное расписание компании заполняется на типовом бланке формы Т-3, скачать бесплатно который можно на нашем сайте:
При заполнении формы необходимо соблюдать инструкцию и правила оформления, а именно:
- Наименования всех структурных подразделений записываются строго в соответствии с утвержденными. При этом любые коммерческие организации могут именовать свои подразделения по своему усмотрению, а государственные учреждения должны руководствоваться классификаторами, справочниками и другими документами нормативного характера.
- Кодируются структурные подразделения организацией самостоятельно , коды предназначены только для ведения документооборота и обозначения места подразделения в организации и особой роли не играют.
- Для определения наименования должностей рекомендовано руководствоваться классификаторами профессий и должностей, которые помимо самих названий содержат также их кодовые обозначения. Вакантные должности помечаются либо в примечаниях, либо сносятся вниз страницы.
- Количество штатных единиц утверждается в соответствии с потребностями компании и исходя из экономической целесообразности.
- Стоимостные показатели в соответствии с правилами ведения документооборота указываются в рублях с двумя десятичными знаками после запятой. Также в утверждаемом документе разрешено указывать оклад не в определенной сумме, а в неких границах, например: 5 000 – 7 000 рублей. Это позволяет оплачивать труд сотрудников, не уравнивая всех, а в соответствии со вкладом или квалификацией каждого.
- Все надбавки, премии, стимулирующие выплаты объединены в один подраздел , где обязательно делается пометка, за что именно установлена доплата.
Для ИП
По нормам трудового законодательства, организация любой формы собственности обязана иметь штатное расписание. Но прямого указания на его необходимость для ИП нет.
Вот и на практике далеко не у всех ИП есть документ. Чаще всего он составляется, если количество работников свыше трех.
Многие ИП и вовсе игнорируют его оформление. Однако составление документа при наличии нескольких наемных сотрудников желательно.
Для бюджетных учреждений
Бюджетные организации кроме государственного финансирования могут привлекать денежные средства из других источников, например — за предоставление платных услуг или различные субсидии на выполнение муниципального или государственного задания.
В таком случае оплата труда отдельным сотрудникам может происходить из разных источников. Поэтому некоторые организации практикуют формирование двух, а в некоторых случаях — трех штатных расписаний.
Однако законодательством такое разделение ШР на части не предусмотрено, предписано формировать единый документ по всем сотрудникам.
Сроки хранения в организации
При этом штрафы составляют:
- для должностного лица от одной до пяти тысяч рублей;
- индивидуального предпринимателя от одной до пяти тысяч рублей;
- для юридического лица от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.
Внесение изменений
Есть два способа изменения:
- замена самого документа, другими словами – создание нового, со следующим порядковым номером;
- изменение действующего путем исправления записи, добавления новой или удаления уже не действующей штатной единицы.
Все изменения подтверждаются приказами только после того, как был издан и подписан приказ о внесении изменений в штатное расписание. Тогда можно проводить исправления или корректировку.
В приказе необходимо указать основание внесения изменений.
Документ издается в свободной форме с обязательным указанием:
- названия компании;
- типа документа;
- даты и номера регистрации.
Визирование руководителем обязательно, кроме того приказ согласовывается с главным бухгалтером и начальником отдела кадров.
Пример приказа:
Причины и основания
Причин для изменений может быть несколько, среди них:
- изменение в составе сотрудников;
- формирование новых отделов;
- исключение старых должностей;
- введение новых штатных единиц.
Кроме того, в приказе на изменение могут быть указаны следующие причины:
- реорганизация компании или оптимизация деятельности;
- сокращение или увеличение штата.
Переименование должности
При переименовании должности любого из сотрудников организации необходимо:
- внести запись в соответствующую строку в графу 10 «Примечания»;
- убрать ненужные должности и внести новые и указать, на каком основании должность переименовывается, с какой даты и как будет называться в новой редакции.
Что-либо стирать или дописывать в остальных графах не нужно, достаточно записи в десятой графе.
Изменение оклада
Причин для изменения оклада сотрудникам фирмы множество: это может быть и повышение квалификации работника, и назначение персонального оклада.
В любом случае такое изменение необходимо указать в штатном расписании в том же порядке, как и при переименовании должности.
В связи с оптимизацией
В активно работающей компании нередки какие-либо изменения в расписании штата.
Причины различные:
- перераспределение обязанностей между сотрудниками;
- введение внутреннего совместительства;
- открытие новых производств или перепрофилирование старых;
- другие случаи, связанные с оптимизацией производства.
Все изменения требуют издания соответствующего приказа и закрепления в документе о структурных подразделениях и штатных единицах.
Введение новой должности
После нескольких лет работы большинство компаний расширяются, открываются новые филиалы.
Естественно, это требует увеличения численности сотрудников, добавления новых вакансий.
Для введения новой должности необходимо:
- выпустить приказ об изменениях в штате;
- внести изменения в записи;
- составить должностную инструкцию.
Упразднение (сокращение) ставки
Сокращение ставки предполагает исключение должностей, при этом работники, чьи должности сокращаются, подлежат увольнению.
Но поскольку при сокращении обязательным условием является предупреждение не позднее, чем за два месяца, то новое расписание начинает действовать только после окончания этого срока.
Составлением нового можно заняться заранее, тем более, что наличие нового, утвержденного штатного расписания может служить подтверждением законности увольнения сотрудников.
Изменение МРОТ
Если должностной оклад в ШР установлен в соответствии с МРОТ, то при любом изменении минимального размера оплаты труда штатное расписание тоже необходимо изменить.
Издается приказ в произвольной форме, где прописывается, на каком основании и каким сотрудникам изменяется заработная плата, затем вносятся изменения в само ШР. Процедура изменений прописана выше.
Как внести поправки?
При внесении любых изменений в расписание компания должна руководствоваться и , где указано, что внесение каких-либо поправок в трудовой договор возможно только по согласию сторон.
При этом уведомить сотрудников о том, что планируются изменения, организация обязана не позднее, чем за два месяца.
Существует определенная процедура внесения изменений, которую обязаны соблюдать все работодатели, первым этапом должно стать оформление служебной записки, содержащей основания для внесения изменений. Затем работодатель обязан предупредить в письменном виде всех сотрудников, которые подпадают под изменения.
Сотрудники имеют право либо согласиться с предлагаемыми нововведениями, подписав уведомление, либо отказаться.
В случае если изменяемые должности вакантны, соблюдение двухмесячного срока не требуется. Такие штатные единицы можно сокращать в любой момент.
Когда необходимо составление нового документа?
Никаких нормативов по периодичности составления нет, оно может быть утверждено единожды и действовать в течение длительного периода, если нет каких-либо серьезных изменений в составе организации.
При незначительных изменениях достаточно приказа и пометок в действующем расписании.
Выписка из документа
Каждый сотрудник может получить выписку из расписания, в которой будет отражена часть информации, которая относится к этому сотруднику, любые другие данные (о других работниках, подразделениях) для записи в выписке не допускаются.
Кому и в каких случаях требуется?
Выписка может потребоваться работнику организации для участия в торгах, а также для представления в:
- Пенсионный фонд;
- в налоговую или трудовую инспекцию;
- в Фонд соцстраха.
Для получения выписки необходимо подать заявление с просьбой, где указать, для каких целей выписка требуется.
Как составить?
Алгоритм составления выписки следующий:
- Полное и краткое название организации.
- Заголовок, где указывается дата составления и реквизиты приказа, которым утверждалось расписание.
- Период действия, обычно указывается следующим образом: «Вступило в действие с …».
- Содержательная часть, где обозначается полное количество сотрудников, затем таблица по форме Т-3, в которую вписаны только данные заявителя.
- Подписи. Подписывают исполнитель и начальник отдела кадров.
Образец:
Нюансы
Допускается ли округление штатных единиц?
Все штатные единицы заполняются в соответствии со ставкой, если в расписании обозначено, что должность определена в половину ставки, то округление до целого числа не допускается.
Как восстановить, если было утеряно или испорчено?
Для восстановления потребуется предпринять несколько шагов, а именно:
- Изучить все документы, имеющиеся на предприятии.
- Проверить наличие кадровых документов, их комплектность.
- Проанализировать содержание всех трудовых договоров, имеющихся в распоряжении кадровой службы.
- Проверить и проанализировать все трудовые книжки, находящиеся в кадрах.
- На основании анализа составить рабочую таблицу, куда внести всех сотрудников предприятия, их должности, другие имеющиеся данные.
- Систематизировать рабочую таблицу и на ее основании составить новое штатное расписание, утвердить его согласно правилам.
Как часто можно менять?
Как часто и на какой период, законодательство не называет, но, если учесть, что документ по своей сути является плановым, предполагается, что обновляться он должен ежегодно, вместе с другой учетной документацией.
Однако если никаких серьезных изменений в кадровой политике организации не происходит, то, оформленное единожды, может быть действительным не один год, достаточно будет оформить список изменений.
Как отразить почасовую оплату?
В графе 5 штатного расписания указывается норматив оплаты труда в час, затем в графе 10 делается примечание: «Почасовая оплата» и дается ссылка на положение, которое регулирует такой порядок вознаграждения.
Как отразить в документе полставки?
Половина ставки так и пишется — 0,5 ставки, четверть — 0,25 ставки.
Требуется ли для обособленного подразделения организации?
Составлять отдельное расписание для обособленного подразделения не требуется, так как оно содержит информацию обо всех структурных подразделениях.
Но законодательно иметь более одного норматива в компании не запрещено, поэтому если в уставе предприятия прописано, что представительство или филиал может иметь отдельный норматив, то он может быть утвержден руководителем обособленного подразделения.
Нужно ли оформлять, если нет сотрудников, один директор?
Штатным расписанием называется обязательный нормативный акт, который не содержит фамилии сотрудников организации. Цель этого документа - предоставить четко сформулированную конфигурацию предприятия.
А именно:
- Состав.
- Количество сотрудников.
- Сумма денежных средств, затраченная на выплаты.
Документ является локальным, т.е. внутренним документом работодателя. Бумага вступает в силу после того, как руководитель предприятия подпишет приказ об утверждении штатного расписания (ШР). Налоговая проверка или трудовая инспекция вправе потребовать этот документ. Его отсутствие является нарушением законодательства об охране труда.
Любая организация с начала своей деятельности обязана иметь определенные нормативные акты. Далее каждого нового сотрудника необходимо ознакомить с действующими документами предприятия. Сделать это следует до подписания трудового соглашения.
Штатное расписание (форма Т-3) формируется на предприятии либо с начала его деятельности, либо с начала текущего года. Руководитель утверждает документ соответствующим приказом. Текст приказа подтверждает факт вступления в силу действия штатного расписания. После того, как бумага была подписана уполномоченным лицом, ее регистрируют в соответствующем журнале. Это процесс сопровождается присвоением приказу регистрационного номера. Точный срок хранения приказа и расписания не регламентирован.
Приказ об изменении штатного расписания отменяет предыдущий документ с целью последующего утверждения нового.
Срок действия - на усмотрение распоряжения руководителя: от года и более. При смене структуры предприятия целесообразней внести изменения в ШР, чем утверждать новое. Работодатель подписывает приказ о внесении изменений в ШР, на основании которого проводятся необходимые корректировки. Если планируется расширение штата или наоборот, произошло массовое сокращение, следует составить новую форму Т-3.
Форма и содержание
Руководитель вправе самостоятельно разработать бланк документа, принимая во внимание деятельность предприятия и его потребности. Ранее принятые формы бланков с января 2013 года не являются обязательными. Большинство работодателей не знают, как составить штатное расписание, и поэтому в качестве бланка используют унифицированную форму № Т-3. Она удобна в заполнении и содержит все нужные данные. Бланк Т-3 и порядок его заполнения утвержден постановлением №1 Госкомстата РФ от 05.01.2004 года. В данном документе должны быть следующие составляющие:
- перечень структурных подразделений;
- код подразделения;
- должность, специальность, классификация;
- количество штатных единиц;
- должностные оклады;
- надбавки;
- фонд оплаты труда.
Обязанности по заполнению этой формы возлагаются на кадровиков. В отдельных случаях данная задача выполняется бухгалтером или руководителем предприятия. На основании вышеизложенного кадрового документа работодатель вправе разработать штатную расстановку. Ведется она в электронном виде в excel и позволяет фиксировать данные о замещении сотрудников.
Правила заполнения
В обязательном порядке в документе указывается полное название организации согласно учредительным документам. Также, помимо даты составления штатной расстановки, указывается дата вступления ее в силу и срок действия. В верхнем правом углу указывается количество штатных единиц на день составления документа.
В первой колонке указываются структурные подразделения организации, начиная с руководителя (администрации). Далее в свободной интерпретации, не отступая от общепринятых понятий. Это касается коммерческих организаций. Для госучреждений разница в заполнении документа в том, что они обязаны следовать требованиям общероссийских классификаторов и других нормативных документов. В дальнейшем это позволит вышедшим на пенсию работникам беспрепятственно воспользоваться полагающимися льготами. Код подразделения облегчает ведение документооборота и устанавливается каждой организацией самостоятельно.
Касаемо должностей в ШР, количества человек, занятых на производстве – здесь каждая организация исходит из личных потребностей и рентабельности предприятия.
В графе «тарифная ставка» все показатели указываются в рублях. В случае, когда сумма оклада не имеет точного значения, определяются возможные границы: от и до (15 000-20 000).
- Премии.
- Доплаты.
- Компенсационные пособия.
Размер надбавки указывается в рублевом исчислении, либо в процентах.
Следующая колонка суммирует предыдущие тарифные показатели и умножает их на количество штатных единиц. Получившаяся цифра - фонд оплаты труда (фот) за месяц.
Штатное расписание ИП не отличается от аналогичного документа для ООО или любой другой организации. Согласно Трудовому Кодексу РФ при заключении трудового договора работодатель обязан ознакомить потенциального работника со “штаткой”. Многие индивидуальные предприниматели не спешат составлять данный нормативный документ. Такое игнорирование грозит штрафом.
Согласно ст. 5.27 Кодекса об Административных правонарушениях, размер штрафа для должностного лица варьируется в пределах 1 000 руб. – 5 000 руб. Организации такое нарушение обойдется в сумму от 30 до 50 000 руб.
Когда и как вносить изменения
При незначительных изменениях достаточно поправки к расписанию. Прежде чем провести масштабное изменение ШР, работодатель обязан оповестить работников о предстоящем действии за два месяца. Таким образом, дата приказа о введении изменений и дата вступления изменений в силу отличаются. Основанием для проведения корректировки является необходимость:
- изменить тарифную ставку;
- сократить персонал;
- переименовать должность;
- изменить форму оплаты труда.
Так как любое перемены затрагивают интересы сотрудников, работодатель автоматически вносит изменения и в трудовые договора. Образец приказа об изменении штатного расписания можно скачать здесь.
Выписка
Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ, сотрудник любой организации, а также проверяющие органы могут запросить выписку из документа путем письменного запроса. Выписка из ШР оформляется по всем правилам и содержит конкретную информацию. Если головное предприятие имеет несколько подразделений, то после составления и утверждения штатрасписания для них формируется выписка. Отличие основного документа от выписки в том, что последняя перед наименованием помечается словом «выписка» и воспроизводит только необходимую часть документа.
