Необходимые кадровые документы с нуля для ооо. Кадровый учет с нуля пошагово

Кадровый учет должен вестись на любом предприятии в независимости от формы собственности и количества сотрудников. На ведение кадрового делопроизводства не влияет количество персонала. Ко всем организациям предъявляются одинаковые требования, основанные в первую очередь на Трудовом Кодексе РФ. Поэтому компании, только прошедшие регистрацию, должны хорошо ориентироваться в трудовом праве и квалифицированно вести делопроизводство.

Для чего он нужен

Ни одно, даже самое высоко технологичное предприятие не может обойтись без работников. Следовательно, их передвижение необходимо контролировать . Организация квалифицированного контроля над штатным составом предприятия – одна из основных задач руководителя.

Кадровый учет – это набор процедур, организационных моментов, связанных с мониторингом любых действий персонала предприятия. Такое делопроизводство позволяет четко регламентировать любые взаимоотношения между нанимателем и трудящимися организации .

Любое передвижение трудящихся внутри организации должно быть задокументировано. Штатное делопроизводство обеспечивает правовую регистрацию трудовых взаимоотношений между организацией и ее работниками.

Российское законодательство обязывает вести контроль персонала на каждом предприятии. В зависимости от количества штатных сотрудников в организации может работать один кадровик или целый отдел. Также количество менеджеров по персоналу зависит от специфики работы компании. Предприятия с вредными, опасными условиями труда, требуют более громоздкого учета, следовательно, кадровиков в штате будет больше.

Если не вдавятся в мелкие нюансы, обобщенно кадровый учет решает следующие задачи:

Каждая организация имеет право наделять сотрудников отдела по работе с персоналом определенными полномочиями. Функциональные обязанности могут отличаться в зависимости от количественного состава и особенностей деятельности компании.

Пошаговая инструкция организации учета с нуля

При организации предприятия перед его ответственными сотрудниками стоит сложная задача – налаживание рабочего процесса, вместе с ним и всего необходимого документооборота .

Это во многом зависит от квалификации персонала. Следовательно, на должность лица, ответственного за кадровый учет, должен назначаться человек хорошо знакомый с российским трудовым законодательством, имеющий опыт подобной работы.

На первоначальном этапе, совместно с руководителем компании нужно определиться со списком необязательной, но необходимой для работы, документации.

Перед составлением плана действий по организации документооборота, менеджер по персоналу или другое ответственное за работу со штатными единицами лицо, должен изучить действующую на данный момент нормативную базу и учредительные документы предприятия. Вся кадровая документация оформляется в соответствии с ними.

Пошаговая инструкция формирования кадрового учета с нуля имеет следующие этапы:

  1. Прием на работу руководителя. Этот пункт первый, потому что все правила трудового распорядка, контракты, штатное расписание и прочие обязательные документы должны подписываться ответственным лицом, которым является директор или уполномоченный им орган.
  2. Затем необходимо сформировать правила внутреннего распорядка.
  3. На третьем этапе комплектуется штатное расписание.
  4. В соответствии с российским законодательством оформляются образец трудового контракта.
  5. Перед приемом на работу персонала необходимо разработать согласие работника на предоставление персональных данных, а также положение об их защите.
  6. Официальное оформление работников, путем заключения контрактов.
  7. Разработка приказов о материальной ответственности, положений об охране труда и прочей документация.

После принятия в штат всех сотрудников, отдел кадров начинает работать в обычном режиме. Основное правило – любое событие, связанное с рабочими взаимоотношениями оформляется первичной документацией.

Правила составления, оформления, подписания документов регламентируются внутренними инструкциями предприятия . За все делопроизводство, связанное с личным составом, несет ответственность менеджер по персоналу либо другой сотрудник, на которого возлагаются функции по ведению кадрового документооборота.

Необходимые документы

Для организации штатного контроля необходимо ведение документации по учету персонала. Это совокупность приказов, служебных записок и прочего, фиксирующих все рабочие взаимоотношения внутри компании между администрацией и трудящимися.

Правовой контроль личного состава обеспечивает юридическое оформление и закрепление трудовых взаимоотношений между работодателем и персоналом.

Законодательно не запрещено оформление на предприятии внутренних документов для удобства работы со штатом. Их объем и оформление зависит от специфики работы учреждения.

На законодательном уровне требуется обязательное ведение следующих нормативных актов:

  • правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Они регламентируют оформление всех трудовых отношений внутри организации: прием и увольнение, заключение трудовых договоров, решение споров. Опираясь на него, формируются должностные обязанности трудящихся, их рабочий график с четко указанным временем работы и перерыва. Наличие правил обязательно по КЗОТу;
  • штатное расписание. Устанавливает численность персонала, отражает структуру предприятия. В нем перечислены все имеющиеся должности и соответствующие оклады и надбавки. Из штатного расписания можно получить информацию об имеющихся вакансиях. Расписание вступает в силу после подписания руководителем или уполномоченным им органом;
  • трудовой договор. Данный документ четко определяет все трудовые взаимоотношения между нанимателем и штатными единицами. В нем четко прописываются должностные обязанности работника, права и обязанности сторон и общие положения. Содержание трудового контракта должно полностью соответствовать требованиям ТК РФ ст. 56;
  • личные карточки. Данный документ отражает всю информацию о сотруднике. Его можно еще назвать личным делом. Четких законодательных установок о правилах ведения личных дел нет. Главное, что в карточку должна вноситься вся информация о передвижении, отпуске, поощрениях трудящегося и тому подобное. Дело формируется за счет анкетных данных, фотографий и копий сопроводительных документов;
  • приказы, связанные с приемом, увольнением или переводом на другую работу, предоставлением отпуска;
  • график отпусков. Составляется с учетом пожелания сотрудников, мнения профсоюзной организации и прав, имеющихся у отдельных категорий трудящихся;
  • табель учета рабочего времени. Оформляется для контроля за фактически отработанным временем каждого сотрудника. Особенно он актуален для работников с гибким графиком;
  • трудовые книжки. В них фиксируется общий рабочий стаж человека. В соответствии со ст. 66 ТК РФ, она должна предъявляется трудящимся при преступлении на работу. Трудовые книжки хранятся и заполняются в соответствии с Инструкцией, утвержденной Министерством Труда РФ;
  • приказы по охране труда;
  • положение о защите персональных данных. Данное требование закона очень часто нарушается работодателем. Обязательное наличие положения определено в федеральном законодательстве и трудовом кодексе.

К ведению, заполнению и хранению всей кадровой документации необходимо походить ответственно.

За отсутствие обязательных документов или их неправильное ведение предусмотрена административная ответственность. Сумма штрафа для юридических лиц может достигнуть 50 тысяч рублей.

Восстановление кадрового учета

Не всегда получается вести кадровую документацию надлежащим образом. Причин этому несколько:

  • отсутствие квалифицированного сотрудника по контролю за персоналом;
  • в организации не была сформирована кадровая служба, а сотрудник, которому дали в «нагрузку» кадровое делопроизводство, физически не справился с возложенными обязанностями;
  • руководство компании не уделяло данному отделу должного внимания и тому подобные причины.

Если кадровый учет в запущенном состоянии его можно восстановить. Чем более долгий период не велась нормальная работа, тем тяжелее это будет сделать. Для начала, нужно найти опытного, ответственного работника, хорошо знающего российское трудовое законодательство.

Восстановление проходит следующие этапы:

  1. Тщательное изучение имеющихся документов и сортировка их по подразделениям и хронологии. Анализ стоит начинать с уставной документации с момента открытия компании, затем следует проверить непосредственно кадровую документацию.
  2. Исследуется наличие обязательных для ведения учета документов.
  3. Проверка содержания имеющейся документации. Начинать следует с трудовых книжек. В них обязательно должна быть сделана запись о начале трудовых отношений.
  4. Проводится анализ соответствия содержимого штатного расписания, трудовых договоров и ведомостей по расчету заработной платы. Проводился ли расчет на основании табеля учета рабочего времени.
  5. Изучение правильного заполнения табелей. Есть ли все необходимые служебные записки на работы в праздничные или выходные дни, получено ли согласие от сотрудника, согласованы ли данные действия с профсоюзной организацией.
  6. Проверка графика отпусков и отражения его в табельном учете.
  7. Анализ штатного расписания. Любое изменение в профессиях, надбавках, вакансиях должно отражаться новым штатным расписанием.
  8. Приступаем к изучению наличия трудовых договоров, приказов и прочих документов.
  9. Составляем поэтапный план восстановления документов. Приступаем к восстановлению.

Работник, назначенный на такой сложный участок, должен после изучения состояния документации принять дела. На этом этапе он описывает, какие конкретно документы и в каком состоянии им приняты. Только после этого начинается восстановление.

Начинать следует с восстановления трудовых договоров . Бывает тяжело объяснить сотрудникам необходимость подписания контрактов, приказов «задним числом», еще тяжелее пригласить в компанию уже не работающего сотрудника для дооформления документов.

Хронология событий имеет важное значение в кадровом учете. Можно попробовать заключить трудовой контракт с текущей даты, и указать в нем фактическую дату приемки на работу. Но трудовая инспекция, такой документ не посчитает верно оформленным.

Поэтому во избежание наложения существенных штрафов оформление кадровой документации необходимо заниматься своевременно.

Нужен ли для малых организаций

На любом предприятии, даже имеющем в своем составе всего одного наемного сотрудника необходим контроль за персоналом. В независимости от формы налогообложения, вида деятельности или специфики производства должен присутствовать человек, отвечающий за полноту и правильность оформления учетной документации. Это требование российского трудового законодательства распространяется на индивидуальных предпринимателей (ИП) .

То есть, если в штате появляется наемный сотрудник, у индивидуального предпринимателя возникает необходимость в ведении кадрового учета. Если ИП, осуществляет свою деятельность самостоятельно, кадровый учет не нужен.

Руководитель вправе самостоятельно выбрать способ осуществления контроля:

  • собственными силами. Для этого нанимается специалист соответствующей квалификации;
  • привлечение сторонних организаций, предоставляющих услуги аутсорсинга;
  • использование платных интернет-сервисов.

За ненадлежащую регистрацию штатного состава ИП может понести как административную, так и уголовную ответственность .

Список обязательных для ведения документов одинаков как для индивидуального предпринимателя, так и для юридического лица.

Отличия появляются, когда ИП становиться работодателем впервые. Он обязан зарегистрироваться в территориальных органах:

  • в Пенсионном фонде в течение 30 дней с момента появления первого сотрудника;
  • в фонде социального страхования в течение 10 дней.

Неисполнение данного требования влечет за собой серьезные штрафные санкции со стороны проверяющих органов.

Программы, помогающие вести кадровый учет

Если в штате всего один наемный работник, кадровый учет не представляет ничего сложного. Законодательство не ограничивает штатную численность трудящихся у индивидуального предпринимателя . Поэтому с расширением бизнеса понадобится автоматизация рабочего процесса.

Предприниматель вправе самостоятельно выбирать специальную программу. В последнее время наибольшее распространение получило программное обеспечение «1С: Зарплата и Кадры» . Оно помогает автоматизировать не только кадровое делопроизводство, но и облегчает ведение бухгалтерии.

Кроме данной программы предприниматель может воспользоваться следующими платформами для автоматизации работы с персоналом :

  • Корс-Кадры;
  • Кадры Плюс;
  • Отдел Кадров;
  • Сотрудники предприятия и прочие.

Программ разработано множество. Одни платные, но позволяют использовать смотровые версии для ознакомления, другие совершенно бесплатны, но имеют ряд ограничений. Существуют некоторые программы в «облаке», использование которых, требует ежемесячной оплаты.

Стоит учесть, что ни одна программа не снимает ответственности за правильное оформление и заполнение документов . Программное обеспечение позволяет упростить работу и предоставляет шаблоны большинства необходимых документов.

Кадровый учет имеет большое значение для функционирования любой организации. Он позволяет четко отследить хронологию любых рабочих событий, защитить права, как сотрудников, так и администрации компании. Кадровая служба – это лицо предприятия, по работе, которой судят о деятельности компании в целом.

В данном видео наглядная и подробная инструкция о том, как пошагово организовать кадровый учет в организации.

Кадровые документы с нуля для ООО — это определенный перечень документов, которые должны оформляться на предприятии с момента его создания. О том, каков этот список, какие бумаги в него входят и как его оформить, расскажем в нашей статье.

Кадровые документы (учет) с нуля: виды

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

К кадровому учету принято относить следующее:

  1. Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
  2. Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
  3. Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
  4. Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
  5. Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.

Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:

  1. Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
  2. Устав ООО.
  3. Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
  4. Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
  5. Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
  6. Положения о создании филиалов, подразделений.
  7. Перечень аффилированных лиц.
  8. Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.

Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить.

Виды кадровой документации

Кадровую документацию принято делить на две группы:

  1. Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
  2. Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.

Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:

  1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
    • трудовой договор;
    • приложения к трудовому договору;
    • трудовая книжка;
    • личное дело сотрудника;
    • прочие документы.
  2. Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу - это какие приказы?»
  3. Внутренняя служебная переписка.
  4. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу» .
  5. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1

Список документов, относящихся к первой группе (регламентация трудовой деятельности):

  1. Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Подробнее о нем можно узнать из статьи «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек - скачать» .
  2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
  3. Положение о защите персональных данных (ст. 87, 88 ТК РФ).
  4. Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.
  5. Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек.
  6. Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.
  7. Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2

Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы:

  1. Трудовая книжка. О ее оформлении рассказывается в статье «Образец заполнения трудовой книжки в 2016 году» .
  2. Штатное расписание. О том, как его составить, можно узнать из статьи«Составляем штатное расписание для ООО в 2015 году (образец)» .
  3. Личные карточки на сотрудников по форме Т-2.
  4. График отпусков. О порядке их предоставления можно узнать из статьи «Порядок предоставления отпусков по Трудовому кодексу .
  5. Трудовые соглашения с приложениями к ним. О порядке заключения трудового договора рассказывается в статье .
  6. Распоряжения и приказы, а также документы, служащие их обоснованием, такие как докладные записки, акты и пр.

Оформляем документы с нуля

Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
  2. Изучить уставную документацию ООО.
  3. Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
  4. На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
  5. Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2016 году ».
  6. Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ» .
  7. Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек» .
  8. Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу» .

Особенности кадрового учета для микропредприятия

Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:

  1. Численность сотрудников — до 15 человек (ч. 2 ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
  2. Доход, полученный от всех видов деятельности такого предприятия, не превышает 120 млн руб. (п. 1 ч. 1.1. ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

ТК РФ дополнен гл. 48.1, которая содержит особенности регулирования труда субъектов малого предпринимательства, а также микропредприятий (закон «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям» от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Вступает она в законную силу 01.01.2017 .

Так, по условиям указанной главы, микропредприятия получат право отказаться от оформления следующих кадровых документов (ст. 309.2 закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ):

  1. Графика сменности.
  2. Положения об оплате труда.
  3. Правил внутреннего трудового распорядка.
  4. Положения о премировании.

При этом определенные условия, которые в иных организациях регулируются указанными локальными нормативно-правовыми актами, работодатель будет обязан внести в трудовой договор. С 01.01.2017 микропредприятия должны будут заключать трудовые договоры по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

Список документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

Некоторая кадровая и учетная документация может стать обязательной в ООО при наличии определенных условий, например:

  1. Коллективный договор. Может стать обязательным при наличии волеизъявления о его заключении хотя бы одной из сторон трудовых отношений. Статья «Коллективный договор - обязателен или нет?» /kadry/trudovoj_dogovor/kollektivnyj_dogovor_obyazatelen_ili_net/ поможет разобраться в этом вопросе.
  2. Положение о порядке премирования. Оно становится обязательным в том случае, если никакие иные акты, а также трудовой договор не содержат условий о порядке начисления премий и дополнительных выплат.
  3. График сменности. Становится обязательным, если организация работает по сменам. Подробнее об этом можно узнать из статьи «Что такое сменный график работы по ТК РФ».(/kadry/rabochee_vremya/chto_znachit_smennyj_grafik_raboty_po_tk_rf/).
  4. Положение о хранении коммерческой тайны. Его необходимо применять в том случае, если в трудовом соглашении с работником прописываются условия, а также перечень указаний, которые входят в коммерческую тайну.
  5. Документация, относящаяся к иностранным работникам, а также к правилам их приема. При наличии таких работников должны обязательно присутствовать следующие документы:
    • уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином (п. 8 ст. 13 закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25.07.2002 № 115-ФЗ);
    • трудовая книжка установленного образца (ч. 1 ст. 66 ТК РФ);
    • документы об образовании;
    • документы, подтверждающие законность нахождения такого лица на территории РФ;
    • документы, свидетельствующие о законности осуществления трудовой деятельности;
    • иные бумаги, необходимые в силу специфики деятельности предприятия.

Составление кадровых документов с нуля для ООО требует анализа учредительных документов, а также деятельности, которой организация собирается заниматься, и контингента работников, которых планируется нанимать. С 2017 года особую специфику приобретает кадровый учет на микропредприятиях.

Организация и ведение кадрового делопроизводства - прямая обязанность работников службы персонала. В ситуациях создания новой организации, преобразования старой или иных вариантов реорганизации, руководству и отделу кадров надо знать основные моменты работы: обучение и поиск сотрудников, прием, перевод и увольнение персонала, а также правила как архивного, так и оперативного хранения документов.

Грамотная организация кадрового делопроизводства как основа стабильности фирмы

В любой организации, независимо от формы собственности, есть персонал. Он отличается по численности и составу, по выполняемым функциям и уровню квалификации. Задача отдела кадров - сделать так, чтобы все вопросы и проблемы, связанные с сотрудниками предприятия, решались максимально оперативно и грамотно.

Стабильная работа организации напрямую зависит от ее сотрудников. Первейшая задача службы персонала - грамотный и своевременный подбор работников, ведение кадрового делопроизводства в соответствии с законом и своевременная сдача документов в архив. Это основа стабильной работы любого предприятия.

Подготовка персонала для работы с кадрами

Инструкция по кадровому делопроизводству четко указывает на необходимость иметь профессиональную подготовку специалистам по персоналу. Однако на практике часто возникает проблема с подготовкой работников нужного профиля.

Высшие и средне-специальные учебные заведения не выпускают специалистов столь узкой квалификации, как «кадровое делопроизводство». Обучение обычно происходит уже на месте либо на профильных курсах. Также возможна подготовка сотрудника непосредственно на рабочем месте методом наставничества.

Кадровое делопроизводство обучение специалистов предполагает следующими способами:

  • переобучение на базе второго высшего образования;
  • получение высшего образования смежного профиля, например, «документоведение», «юриспруденция», «управление персоналом», «защита информации»;
  • обучение на специализированных долгосрочных курсах (не менее трех месяцев), с последующей сдачей экзамена;
  • практическая работа с последующим регулярным повышением квалификации.

Нормативные документы, регламентирующие работу кадровых служб

Деятельность отдела персонала и общая организация кадрового делопроизводства очень сильно зависит от действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов. Эта особенность связана с нюансами работы с большим количеством персональных документов, которые часто являются конфиденциальными.

Делопроизводство в кадровой службе регламентируется следующими актами:

  • Конституция, Гражданский и Трудовой кодексы, а также частично Уголовный и Семейный;
  • законодательные акты по профилю организации в вопросах, касающихся работы с персоналом;
  • нормативные акты местного значения;
  • различные классификаторы, правила и инструкции федерального уровня;
  • внутренние нормативные документы, например, инструкция по кадровому делопроизводству;
  • приказы и распоряжения руководства.

Работники службы персонала обязаны неукоснительно соблюдать предписания нормативных актов и прежде всего Трудового кодекса.

Поиск и документальное оформление сотрудников

Ведение кадрового делопроизводства начинается с поиска и оформления персонала. Прежде всего, необходимо определиться с вариантами нахождения новых сотрудников. Среди них особо выделяются следующие:

  • агентства и бюро по трудоустройству;
  • занятости;
  • ярмарки вакансий;
  • учебные заведения;
  • доски объявлений о должностях и резюме на различных ресурсах;
  • другие организации;
  • знакомые и друзья.

Все варианты поиска сотрудников имеют свои достоинства и недостатки, работник отдела персонала должен максимально использовать все возможности, чтобы закрыть вакансию.

Когда претендент найден, с ним проводится собеседование. Желательно, чтобы его ход фиксировался документально: так легче принять взвешенное решение о найме либо отказе. В последнем случае человека письменно извещают о причине в течение пяти рабочих дней. Если претендент подходит на вакантную должность, то его следует зачислить. С этого начинается оформление на конкретного сотрудника.

  • заключение трудового контракта;
  • издание приказа о приеме;
  • нового сотрудника либо ее заведение;
  • оформление личной карточки;
  • если в организации принято - заведение личного дела;
  • ознакомление и подписание работником внутренних нормативных документов и инструкций.

Учетная документация по персоналу (личные карточки, штатное расписание)

Ведение кадрового делопроизводства предполагает обязательное оформление учетной документации, в частности, штатного расписания и личных карточек. Эти документы являются обязательными для организаций всех форм собственности.

Штатное расписание и численность должно быть актуальным и отвечать потребностям организации. В него вносят наименования всех должностей, количество ставок с указанием вакансий на данный период.

Личные карточки - это унифицированные документы, содержащие в себе краткие данные о трудовой деятельности работника и персональную информацию. Они подлежат строгому учету и специальным условиям хранения, в местах, предотвращающих их порчу и хищение.

Приказы по личному составу, отличия и особенности оформления

Общее делопроизводство в кадровой работе в основном выражается в приказах и распоряжениях руководства. Эти документы могут касаться как отдельных сотрудников, так и всего персонала в целом. Они отличаются по оформлению и особенностям введения в действие.

Большинство приказов и распоряжений, касающихся конкретных действий с сотрудником, имеют унифицированную форму. Они подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными лицами и ознакомлению сотрудником под расписку. Копии кадровых распоряжений хранятся в личном деле, а оригиналы в отдельных папках.

Журналы по кадровому делопроизводству, правила оформления и хранения

Для учета движения в кадровой службе предполагает ведение специализированных журналов. Это табличные документы многостраничного формата, чаще всего унифицированные. Обычно их заводят либо в больших тетрадях, либо приобретают готовые в специализированных магазинах.

Виды кадровых журналов:

  • регистрации входящей и исходящей документации, в том числе писем;
  • регистрации приказов;
  • регистрации прибытия и убытия сотрудников в служебных командировках;
  • регистрации заявлений, представлений, уведомлений, должностных и служебных записок;
  • регистрации бланков трудовых книжек, их вкладышей;
  • книги учета движений различных кадровых документов и т. д.

Все журналы должны быть в обязательном порядке прошиты и опечатаны, а листы пронумерованы. Хранить их следует отдельно от всех документов. Желательно в сейфе или специальном шкафу.

Особенности ведения и хранения личных дел

Ведение личных дел не является обязательным. Однако большинство организаций в той или иной форме собирают документы сотрудника. Конечно, в одной папке делать это удобнее.

Личное дело - это комплекс документированных персональных сведений о работнике, собранных и сформированных в определенном порядке. В него могут входить самые разные документы и копии:

  • копии приказов о работнике;
  • копии заявлений;
  • копии документов, удостоверяющих личность, подтверждающих квалификацию, образование, льготы и семейное положение;
  • анкета;
  • характеристики и отзывы;
  • справки и т. д.

Личные дела включают в себя персональную информацию, они должны храниться в стороне от других документов. Доступ к ним разрешен только строго ограниченному кругу должностных лиц. При увольнении персонала, личные дела сдаются на архивное хранение.

Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей

Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение - сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения.

На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя.

Делаются от руки, синей шариковой ручкой, четким и понятным почерком. Внимательно следите за актуальностью и достоверностью вносимых данных. Если необходимо исправить сведения, то их надо аккуратно зачеркнуть одной чертой и внести актуальную информацию. Данное действие обязательно подтверждается подписью руководителя и печатью.

Хранят трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их на руки работникам или третьим лицам без специального постановления ответственных органов.

Особенности оперативного и архивного хранения кадровых документов

Хранение кадровых документов определяется их особой значимостью. Они содержат персональные сведения и являются конфиденциальными. Такие данные не подлежат несанкционированному разглашению. В противном случае на работников кадровой службы и руководителя организации налагается штраф.

Для организации правильного хранения кадровых документов в службе кадров желательно иметь отдельное помещение. Вход в него должен быть один и обязательно оборудоваться металлической дверью с сигнализацией.

Сами документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Следует избегать доступа солнечного света и пыли, а также перепада температур и слишком большой влажности. Эти простые действия помогут сохранить персональные данные.

Кадровый учет в организации – это документальное оформление передвижения персонала и организации труда сотрудников на предприятии. Кадровый учет – это обязательное условие существования любой организации.

Порядок ведения кадрового учета на предприятии

Трудовой Кодекс обязывает работодателя оформлять с каждым сотрудником трудовой договор, издавать приказ о приеме на работу, выдавать справки при увольнении.

Кроме того, у работодателя имеется обязанность – заполнять трудовую книжку тем лицам, которые проработали у него свыше 5 дней. Невыполнение этих (да и не только) правил ведет к штрафам при проверках государственной трудовой инспекции. Получается, что правильное ведение кадрового учета на предприятии необходимо для того, чтобы не нарушать закон, избежать штрафов, не нарушать права работников. Не говоря уже о том, что управлять работниками намного проще, когда кадровый учет в порядке.

Кто отвечает за правильность и полноту ведения кадрового учета в организации?

Кто же должен отвечать за кадровый учет на предприятии? Ответ на этот вопрос весьма и весьма неоднозначен, поскольку зависит от того, сколько трудится человек в организации, какие вопросы решает бухгалтерия, юристы и так далее.

На самом деле, на любом более-менее крупном предприятии имеется специалист по кадрам или даже целый отдел. В менее крупных предприятиях кадровое делопроизводство ведет секретарь, бухгалтер, юрист (если таковой есть). Но чаще всего – бухгалтер. Уж бухгалтер всегда на предприятии имеется.

Вообще, в кадровом учете несколько участков работы. И вполне логично, если обязанности лиц, отвечающих за ведение кадрового делопроизводства, делятся по данным участкам.

Так, например, имеется лицо, ответственное за документальное оформление приема на работу. Этот человек оформляет приказы о приеме, составляет трудовой договор (обычно просто вносит данные вновь принятого, заполняя установленный шаблон), вносит запись в трудовую. Также имеется лицо, ответственное за ведение табеля учета рабочего времени. Отмечает явку, опоздания, собирает объяснительные и так далее.

Решать вопросы кадрового учета могут и специалисты по бухгалтерскому учету. Данные специалисты занимаются начислением и выплатой заработной платы работнику, предоставлением налоговых вычетов, сдачей отчетности в Пенсионный фонд, Фонд медицинского страхования, в Фонд социального страхования. Как правило, данные сотрудники выдают работнику . Кроме того, эти специалисты Юристы могут составлять для работников.

На предприятии может существовать должность рекрутера. Это специалист по найму персонала, первое звено в цепочке нахождения работников на вакансии.

Начальник отдела кадров – тот человек, который осуществляет общее руководство отделом кадров. Такой сотрудник может составлять , а также, по запросу работника или правоохранительных органов, может предоставлять

Кроме того, следует отметить, что специалисты отдела кадров не принимают управленческих решений: они лишь документируют события в трудовой деятельности работника – прием, опоздание, прогул, увольнение.

Ответственность за ведение кадрового учета

В любом случае, кто бы не занимался ведением кадрового учета на предприятии, важно, чтобы этот человек (или несколько) вели этот учет правильно. Иначе у организации возникают правовые риски (принципиальный работник обратится в суд), финансовые риски (контролирующие органы при проверке выявят нарушения и произведут доначисление взносов вместе со штрафами или просто выпишут штраф).

Кроме того, любому предпринимателю необходимо осознавать социальную ответственность бизнеса. Это ответственность перед людьми, которым предоставлены рабочие места.

Например, статья 62 Трудового Кодекса Российской Федерации гарантирует работнику безвозмездное получение документов, связанных с работой, и их копий. Или, например, статья 94 Трудового Кодекса гарантирует разным категориям работников разную продолжительность работы (смены). Кроме того, статья 173 Трудового Кодекса предоставляет гарантии работникам, получающим высшее образование. Статья 114 Трудового Кодека гарантирует работнику предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска. Данные права являются гарантированными и неотъемлемыми правами работников. Однако работодатель сможет соблюдать эти права только лишь при правильном ведении кадрового учета в организации. Без грамотно организованного кадрового учета на предприятии, соблюдение прав работников становится крайне затруднительным, что ведет не только к потенциальной возможности нарушения прав работников, но и возможным правовым рискам при проведении проверок контролирующими органами.

Кадровый учет необходим на любом предприятии независимо от формы собственности, деятельности и количества сотрудников. Для его грамотного и квалифицированного ведения нужно хорошо ориентироваться в трудовом праве, отслеживать изменения в законодательстве и обладать навыками в сфере кадрового делопроизводства.

Что такое учет кадров и для чего он нужен?

Неотъемлемой частью деятельности каждой компании является кадровый учет. Он представляет собой регламентируемую законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации.

Кадровая деятельность подразумевает оформление:

  • приема сотрудников;
  • увольнения;
  • горизонтальных (перевод между подразделениями) и вертикальных (например, карьерный рост) передвижений;
  • командировок;
  • больничных листов;
  • табеля рабочего времени;
  • отпусков (любого вида - ежегодного, без содержания, по беременности и др.);
  • личных карточек на каждого сотрудника и т. д.

А также к учету кадров относится:

  • ведение воинского учета;
  • регламентация трудовых отношений;
  • создание и регистрация различных приказов и распоряжений (например, о приеме на работу, поощрении работника и т. п.);
  • организация труда и другие моменты.

Вся документация оформляется только согласно требуемым нормам и правилам. Некоторые формы унифицированы, другие устанавливаются на самом предприятии.

Грамотная организация кадрового учета решает многие проблемы и задачи компании. Конечно, нюансов существует тысячи, но есть основные моменты, которые применимы к каждому предприятию.

Как организовать и кому поручить ведение кадрового учета?

Способов организации учета несколько. Все зависит только от особенностей предприятия и от того, какой выбор сделает руководитель. Самые распространенные варианты:

Создать целый кадровый отдел, если в компании работает много народу

А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста. Достоинства этого способа в том, что работа организовывается руководителем так, как ему нравится и регулируется, и контролируется по его собственным принципам.

Минусы тоже существуют: трудно проверить профессионализм принимаемого специалиста, поэтому имеется риск, что на работу будет принят не совсем компетентный кадровик.

Придется тратить время и деньги на обучение или искать другого сотрудника.

Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.

Поручить кадровое дело бухгалтеру или хорошему секретарю

Плюсы: Это экономит время и деньги. То есть, нет необходимости подбирать кадровика, и отсутствуют расходы на ведение учета.

Недочеты: главная проблема при выборе такого способа - это то, что сотрудники выполняют дополнительную работу после основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному отсутствию необходимых документов. И, конечно, здесь важны профессиональные знания по теме кадрового учета. И если у того же секретаря они присутствуют, то риск осложнений в данном случае сводится к минимуму. И наоборот.

Доверить кадровый учет аутсорсинговой организации

Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора. Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.

Минусы: нужно выбрать хорошо зарекомендовавшую себя, серьезную компанию, а также необходимо наладить взаимодействие, создать концепцию работы со специалистами, которые будут трудиться вне офиса.
Руководителю осталось только выбрать наиболее удобный и подходящий для него способ ведения кадрового учета, взвесив все «за» и «против» каждого метода.

Должностные функции кадрового работника

На кадровика накладываются в соответствии с инструкцией и трудовым соглашением следующие обязанности:

Это неполный перечень обязанностей кадрового работника, требования приведены примерные. Их может быть больше перечисленного (или меньше), но в общей сложности именно этими навыками и умениями надо обладать кадровому специалисту.

Кадровый учет: какие документы необходимы?

В норме на каждом предприятии необходимо наличие таких видов документов, касающихся личного состава:

  • распорядительные (приказы личные и производственные);
  • подтверждающие трудовую деятельность;
  • информационно-расчетные;
  • внутренняя переписка;
  • журналы контроля и регистрации.

Некоторые кадровые документы в обязательном порядке должны быть на предприятии. К ним относятся:
ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);

Все документы хранятся определенное количество лет. Регламентируются:

  • статьей или разделом Трудового кодекса;
  • постановлением Госкомстата;
  • Федеральным Законом и другими положениями.

Если чего-то (инструкции, приказа и т. д.) нет в наличии, то нужно будет данный факт исправить. Вообще, один из принципов работы кадровика - своевременность. Она очень облегчает трудовые будни и даже придает юридическую силу некоторым актам. Это на самом деле очень важно - не запускать текущие дела. Иначе они имеют обыкновение нарастать, как снежный ком.

Организация учета кадров: как вести, с чего начать?

Устроившись на новое место кадровиком для начала нужно провести ревизию обязательной документации. Если окажется (а так бывает), что некоторые важные бумаги из перечня отсутствуют, то их необходимо восстановить. За один день провести такую работу, конечно, не удастся.

Поэтому следует выделить наиважнейшие позиции и начать с них. Проверить на наличие и грамотность в оформлении (а если нужно исправить или составить новый документ): штатное расписание, график отпусков, трудовые договоры, приказы, записи в трудовых.

Завести журналы учета трудовых договоров, приказов по персоналу. Создать книгу регистрации трудовых книжек. Разобраться в личных карточках (Т-2). Провести работу с локальными нормативными актами.
Главное, вовремя оформлять все текущие документы. Работать, опираясь на Трудовой кодекс и правила делопроизводства. И не уничтожать бумаги по личному составу. Время их хранения утверждено Росархивом («Перечень…» от 06.10.2000).

Все документы учета нужны для прозрачности трудовых отношений. Кадровая система устанавливает нормы и принципы, которые обеспечивают стабильностью работников организации, а администрации создают удобные условия для управления персоналом.

Автоматизация учета - 1С: преимущества работы с программой

Вести кадровый учет, тем более в крупной компании - это невероятно ответственная и огромная по своему объему работа. А ведь здесь ошибки недопустимы! Но на сегодняшний день существует способ автоматизировать деятельность кадровиков, что позволяет значительно облегчить и упростить работу отдела, наладить деятельность, существенно снизив риск появления ошибок.

При помощи программы 1С можно вести учет согласно законодательным требованиям. В базе обеспечивается надежное хранение нужной информации по работникам. По мере ее накопления появляется возможность построения различных отчетов, которые могут помочь в анализе работы и разработке новых направлений. Например, отчеты могут быть такие:

  • показатель текучести кадров;
  • статистика по персоналу;
  • движение работников и т. п.

Программа помогает решать практически все проблемы и задачи учета кадров. Руководитель предприятия, благодаря 1С, имеет возможность получать сведения о положении дел в данном отделе, проводить анализ и принимать правильные управленческие решения. А также автоматизация позволяет синхронизировать деятельность нескольких служб компании (бухгалтерия, кадры, расчетный отдел), что улучшает эффективность работы, а также создает все условия для своевременных выплат зарплат.

Какие психологические могут понадобиться? Эта статья расскажет про все секреты тестов.

Чтобы провести налоговый аудит, прочтите статью: все секреты выбора специалиста по аудиту налогов.

Заключение

Итак, подведя итоги, можно отметить следующее:

  • Кадровый учет является важнейшей частью работы любого предприятия.
  • Для организации ведения учета есть несколько способов. Выбор за руководителем.
  • Должностные обязанности кадрового работника определяются инструкцией и трудовым договором.
  • Существует список документов, касающихся кадровой работы, которые обязательно должны присутствовать в каждой компании. И начинать свою трудовую деятельность в отделе кадров следует с проверки именно этих документов.
  • Вести учет гораздо проще, если он автоматизирован.

Кадровый учет - это стержень для нормальной и эффективной работы любого предприятия. Поэтому к его ведению нужно подойти со всей ответственностью.

Вконтакте