Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.
К указанным перечням документов относятся:
1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время - Росархив, ранее - Минкультуры России):
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182.
Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е - первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988;
2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом;
3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.
Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.
В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее в тексте - Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2008, N 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.
1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее - документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте - организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
1.3. Перечень состоит из 12 разделов:
- раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
- разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;
- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
- раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
- раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
- раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
- раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
- раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
1.4. Перечень имеет 4 графы.
В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.
В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
В графе N 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.
1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель , в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
Согласно законодательству Российской Федерации, коммерческие организации, как и государственные учреждения, должны обеспечивать сохранность архивных документов. Это особенно актуально для документов по личному составу, которые зачастую необходимы для подтверждения социальных прав граждан.
Существуют строгие предписания со стороны законодательства, которые предусматривают определение сроков хранения кадровых документов . Это требования заставляют кадровую службу любой компании преодолевать соблазн сохранения только самых важных и интересных документов. Но это лишь одна из крайностей. Существует обратное поведение, когда сотрудники кадрового отдела в страхе штрафных санкций со стороны проверяющих органов начинают складировать кадровые документы с истекшим сроком хранения.
Закон о сроках хранения кадровых документов
1. Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»
Вопросы, связанные с организацией хранения кадровых документов, их комплектования, учета и использования, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» . В п. 1 ст. 17 Закона установлена обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями.
Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Закона об архивном деле).
2. Специальные законы
Для разъяснения специфики хранения кадровых документов, не обозначенных в общем Перечне, необходимо ознакомиться с перечнями ведомственных структур и примерных номенклатур дел.
3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
Данный Перечень , утвержденный Минкультуры России 25.08.2010, является основным нормативным документом, который используется для определения сроков хранения, включая сроки хранения кадровых документов. Он также необходим при отборе на уничтожение.
Документ состоит из 12 разделов, которые отражают основные направления деятельности организаций и включают документы, образующиеся при документировании типовых (одинаковых для большинства организаций) управленческих функций – вне зависимости от функциональной специфики компании, ее размера и формы собственности.
Наиболее общие наименования видов документов располагаются в Перечне по степени значимости вопросов. Статьи имеют единую сквозную нумерацию. В конце документа приводятся указания по применению Перечня.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения документов, указанные в Перечне, применимы ко всем организациям, независимо от того, поступают ли документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет. Но существует ряд различий.
Временные сроки хранения кадровых документов являются общими для всех организаций.
Постоянные сроки хранения используются теми государственными и муниципальными организациями, которые признаны . Документы таких компаний поступают на хранение в архивы в установленном порядке.
Организации, не являющиеся источниками комплектования, хранят документы постоянного срока у себя, вплоть до момента ликвидации организации.
Некоторые документы (нормативно-правового и имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях независимо от формы собственности, если их документы не поступают в государственные или муниципальные архивы. Это обусловлено законодательством и пролонгированной практической значимостью этих документов.
Что значит пометка до минования надобности?
Эта отметка означает, что документ имеет только практическое значение. Поэтому срок его хранения определяется организацией самостоятельно. Однако он не может быть меньше одного года.
Что значит пометка ЭПК?
ЭПК – экспертно-проверочная комиссия – в Перечне появляется у некоторых видов документов. Это значит, что часть такой документации может иметь научно-историческое значение и в предписанном порядке должна быть передана в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Эта отметка применяется в организациях всех форм собственности, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Кроме того, негосударственные организации сами могут осуществлять постоянное хранение своих документов.
Снятие отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня.
В соответствии с п. 3.1 Указаний по применению Перечня для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение необходимо создание экспертной комиссии. В ее состав обычно входят наиболее квалифицированные специалисты из основных структурных отделов во главе с одним из руководящих работников компании. Членом экспертной комиссии также становится представитель архивного учреждения (для организаций, являющиеся источниками комплектования) по предварительному согласованию с ним.
Совместно с архивной и делопроизводственной службой экспертные комиссии определяют порядок отбора документов на хранение и уничтожение, а также организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением. Экспертиза ценности – понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ (п. 16 ст. 3 Закона об архивном деле).
Можно ли сократить или увеличить сроки хранения?
Согласно п. 2.11 Указаний по применению Перечня, снижение установленных Перечнем сроков хранения запрещается. Увеличение сроков хранения кадровых документов возможно в тех случаях, когда это обусловлено специфическими особенностями деятельности организаций.
Можно ли в отдельных случаях уничтожать документы раньше истечения сроков хранения?
Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные и муниципальные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность в установленном законом порядке (п. 3.11 Указаний по применению Перечня).
Какая ответственность предусмотрена за нарушение правил сроков хранения кадровых документов?
В соответствие со ст. 27 Закона об архивном деле, юридические лица, а также уполномоченные лица и граждане, которые были признаны виновными в нарушении законодательства об архивном деле, несут административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность, предусмотренную законодательством РФ.
В ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов следует предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 100 до 300 руб. на граждан и от 300 до 500 руб. на должностных лиц.
Существует исключение, предусмотренное ст. 13.25 КоАП РФ, согласно которой неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа в размере от 2500 до 5000 руб. на должностных лиц и от 200 тыс. до 300 тыс. руб на юридических лиц.
Указания по применению Перечня
1. Общие положения
В случае совпадения функций организаций (организация, утверждающая либо согласовывающая документы, может быть одновременно "организацией-заказчиком" или "эксплуатационной организацией" - при применении ею в своей деятельности автоматизированных систем, созданных для нее другими организациями; организация может совмещать функции заказчика и утверждающей организации; эксплуатационная организация может стать организацией-заказчиком и т.п.) - сроки хранения типовых архивных документов устанавливаются по звену с большими сроками хранения документов. В перечнях документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, через "а", "б", "в", " .. " применяются все сроки хранения, указанные в звеньях настоящего Перечня .
1.5. Сроки хранения типовых архивных документов "по звеньям" установлены в Перечне на основе законодательства Российской Федерации, ранее изданных перечней типовых архивных документов, ведомственных (отраслевых) перечней документов 1950-2000-х гг., с учетом практики работы с документами в организациях, а также исходя из степени значимости документов для развития экономики и истории России, длительности жизненных циклов отраженных в них "объектов", жизненных циклов соответствующей документации, из прав собственности на объекты недвижимости и результаты научно-технической и интеллектуальной деятельности (РНТД).
1.6. Сроки хранения типовых архивных документов, не вошедших в данный Перечень или вновь возникших после его издания, устанавливаются специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела по представлению заинтересованных организаций.
2. Структура Перечня
2.1. Перечень составлен по видовому принципу, с учетом исторически сложившихся в стране направлений в сферах научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности, теории и практики их документирования, форм взаимосвязи между названными видами деятельности.
2.2. Перечень состоит из 13 разделов. В разделах 1-5 сгруппированы в основном типовые архивные документы о научно-исследовательской, научно-технической, научно-производственной и проектной деятельности; в разделах 6-12 - типовые архивные документы об учете, мониторинге природных ресурсов страны, производственно-технической, строительной и контрольно-надзорной деятельности; в разделе 13 - типовые архивные документы по автоматизированным системам различного назначения.
Первый раздел содержит типовые архивные документы о научно-исследовательской и научно-технической деятельности.
Второй - содержит типовые архивные документы о разработке и внедрении технологических процессов в разных отраслях экономики.
Третий - содержит типовые архивные документы о конструировании опытных и промышленных образцов изделий и внедрении их в производство.
Четвертый - содержит типовые архивные документы о градостроительном планировании развития территорий и поселений, проектировании объектов недвижимости, проектно-реставрационной деятельности и разработке проектов малых архитектурных форм.
Пятый - содержит типовые архивные документы о разработке, учете и охране объектов интеллектуальной собственности.
Шестой - содержит типовые архивные документы об учете и мониторинге природных ресурсов.
Седьмой - содержит типовые архивные документы о государственном учете, технической инвентаризации, строительстве, реконструкции, реставрации и ремонте объектов недвижимости.
Восьмой - содержит типовые архивные документы о комплексе вопросов, связанных с производством продукции (организацией, технологической подготовкой производства, изготовлением и контролем качества продукции), развитием производственной инфраструктуры, эксплуатацией, модернизацией, ремонтом изделий и оборудования, техническом контроле за оборудованием и экологическом контроле за производственными объектами.
Девятый - содержит типовые архивные документы о техническом надзоре за промышленной безопасностью производственных объектов и установок.
Десятый - содержит типовые архивные документы об аттестации, послепроизводственном контроле уровня, качества и безопасности продукции, выявлении, противодействии производству и реализации фальсифицированной продукции.
Одиннадцатый - содержит типовые архивные документы о технической регламентации, сертификации и метрологическом обеспечении производства.
Двенадцатый - содержит типовые архивные документы об организации мониторинга и экологического контроля за состоянием окружающей среды, охране окружающей среды, предотвращении и ликвидации последствий чрезвычайных экологических ситуаций и стихийных бедствий.
Тринадцатый - содержит типовые архивные документы об организации работ по проектированию, созданию, эксплуатации и модернизации автоматизированных систем (АС) и баз данных (БД).
3. Порядок применения Перечня
3.1. Перечень применяется в практической работе экспертных органов организаций (экспертные комиссии - ЭК, центральные экспертные комиссии - ЦЭК), уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (экспертно-проверочные и методические комиссии), федеральных государственных архивов (экспертно-проверочные комиссии - ЭПК), специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти в области архивного дела (Центральная экспертно-проверочная комиссия - ЦЭПК). Перечень определяет состав, сроки хранения типовых архивных документов в организациях и предназначен для отбора и передачи их на постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы.
3.2. На постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы архивные документы отбираются на основании действующих нормативных правовых актов в области архивного дела (правил, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения), а также стандартов организаций.
Для отбора научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной документации, созданной после 1969 г., применяется поэтапный порядок отбора результатов научно-исследовательской, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций и предприятий.
3.2.1. На первом этапе выбирается проблематика/тематика исследований, проекты изделий промышленного производства, технологических процессов, градостроительные, землеустроительные и лесоустроительные проекты, проекты капитального строительства и AC/БД, программные комплексы и т.д., документация по которым, включая НТД, подлежит передаче на постоянное хранение. Конечным результатом работы на первом этапе является "Перечень проектов/объектов, проблем/тем, документация (НТД) по которым подлежит передаче на постоянное хранение", утвержденный ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
3.2.2. На втором этапе подвергаются экспертизе комплексы документов по "объектам", включенным в "Перечень проектов/объектов, проблем/тем..", подлежащие приему на постоянное хранение. Итогом этапа являются описи дел, документов, передаваемых в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы, утвержденные ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
3.2.3. НТД по проектам/объектам и проблемам, не включенным в "Перечень проектов/объектов, проблем/тем..", хранится в организациях до минования в ней практической надобности либо до ликвидации организации, в соответствии с п. 3.3.3. и п. 3.3.4. данного "Перечня".
3.3. В Перечне применена система цифровых и буквенных обозначений сроков хранения типовых архивных документов.
3.3.1. Отметка "Пост." (Постоянно), проставленная в Перечне , к конкретным видам архивных документов, означает, что эти документы подлежат передаче на постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы в установленном порядке.
Организации, являющиеся источниками комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов передают архивные документы с отметкой "Пост." в соответствующие архивы по истечении сроков их хранения в организациях, установленных законодательством Российской Федерации.
Организации, не являющиеся источниками комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов хранят архивные документы, имеющие отметку "Пост.", до ликвидации организации, после чего эти документы подлежат экспертизе ценности, отбору и передаче на постоянное хранение в установленном порядке.
3.3.2. Отметка "ЭПК", проставленная в Перечне к конкретным видам архивных документов означает, что часть таких документов, после истечения установленного срока временного хранения в организациях, подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, не являющимися источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.
3.3.3. Отметка "до минования надобности" означает, что архивные документы хранятся в организациях не менее 5-х лет.
3.3.4. Отметка "до ликвидации организации", проставленная в Перечне к конкретным видам архивных документов, означает, что эти документы хранятся в организации до ее ликвидации независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов. После ликвидации организации эти архивные документы подлежат экспертизе ценности, отбору и передаче на постоянное хранение в установленном порядке.
3.4. Сроки хранения НТД исчисляются с момента передачи ее на хранение в архив (СТД) организации. Сроки хранения других документов - с 1 января года, следующего за годом передачи их на хранение в архив (СТД) организации.
3.5. С утверждением данного Перечня действие 2-й части "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", утвержденного Главархивом СССР 15 августа 1988 года, с изменениями на 6 октября 2000 года прекращается. Наряду с настоящим Перечнем в необходимых случаях применяется "Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России", утвержденный Росархивом 25 февраля 1997 года. При отборе на постоянное хранение НТД, созданной до 1968 г., применяется "Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР", утвержденный Главархивом СССР 28 марта 1969 года.
Согласовано
Решение Центральной
экспертно-проверочной комиссии
По какой из статей Перечня типовых управленческих архивных документов правильно определить срок хранения таких документов, как: договоры коллективной материальной ответственности с приложенными листами ознакомления сотрудников, договоры о материальной ответственности материально ответственного лица, коллективные договоры, приказы руководства о наложении штрафов на сотрудников за те или иные недочеты в работе?
Ответ
Вы правы, для того чтобы определить сроки хранения указанных документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень) (приказ зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 № 18380).
Эксперт делится важной информацией о экспертизе ценности документов в материале по ссылке.
Говоря о сроках хранения договоров коллективной материальной ответственности, договоров о материальной ответственности материально-ответственных лиц, следует учитывать, что трудовое и гражданское законодательство Российской Федерации предусматривает полную или частичную материальную ответственность работников за ущерб работодателю, причиненный их неквалифицированными или предумышленными действиями во время исполнения служебных обязанностей. Материальная ответственность может быть как персональной, так и коллективной. В первом случае между работодателем и конкретным работником заключается договор о материальной ответственности, во втором случае - между работодателем и группой работников (например, бригадой) заключается договор о коллективной материальной ответственности. Перечень не содержит отдельных статей на договоры коллективной и индивидуальной материальной ответственности. Поэтому, говоря о сроках хранения вышеуказанных договоров, можно руководствоваться ст. 457 Перечня, определяющей сроки хранения договоров о материальной ответственности материально-ответственного лица.
Как видим, срок хранения указанных договоров будет индивидуальным для каждого сотрудника и будет зависеть от даты увольнения конкретного сотрудника. Поэтому при хранении указанных договоров очень важным становится учет уволенных сотрудников, которые являлись материально-ответственными лицами.
Подробнее о текущем хранении документов мы писали здесь.
Следует обратить внимание то, что в Перечне есть упоминание о сроке хранения такого документа, как Образцы подписей материально-ответственных лиц. Поэтому при заключении договоров с материально-ответственными лицами можно рекомендовать составлять этот документ, который, как правило, содержит следующие графы:
наименование должности материально-ответственного лица;
Ф.И.О. материально-ответственного лица;
основание (номер и дата договора):
образец подписи:
примечание (например, указывается дата увольнения материально-ответственного лица).
Срок хранения Образцов подписей материально-ответственных лиц определяется ст. 458 Перечня:
Читатель задает вопрос не только о сроках хранения договоров о коллективной материальной ответственности, но и о сроках хранения листов ознакомления сотрудников с указанными договорами. Еще раз поясним, что договор коллективной материальной ответственности заключается между работодателем и членами коллектива (в лице руководителя коллектива), а подписывается работодателем, руководителем коллектива, например, бригадиром, и членами коллектива. Поэтому подписи всех членов коллектива являются обязательными и входят в состав раздела договора «Подписи сторон». При подписании договора всеми членами коллектива необходимости в ознакомлении сотрудников с уже подписанным ими договором о коллективной материальной ответственности нет. Но если все-таки возникает необходимость определения сроков хранения каких-либо документов к договорам, то можно рекомендовать использовать ст. 455 Перечня.
Подробнее о сроках хранения документов мы написали в материале по ссылке.
Говоря о сроках хранения договоров коллективной материальной ответственности, следует учитывать, что Перечень определяет не только сроки хранения договоров коллективной материальной ответственности, но и сроки хранения переписки о ходе заключения коллективных договоров, документов и переписки о проверке выполнения условий коллективного договора [*] :
|
Коллективные договоры |
Пост. <**> (1) |
|||
|
Переписка о ходе заключения коллективных договоров |
||||
|
Документы (протоколы, анализы, справки, акты, отчеты) о проверке выполнения условий коллективного договора |
||||
|
Переписка о проверке выполнения условий коллективного договора |
||||
<**> Здесь и далее звездочки <**> означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
Срок хранения "до минования надобности" не может быть менее одного года.
Отметка "ЭПК" ("ЦЭК", "ЭК") означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".
Читайте подробнее о основных видах документов организации по этой ссылке.
Говоря о сроках хранения приказов руководства о наложении штрафов на сотрудников за те или иные недочеты в работе, хотелось бы пояснить, что штраф (от нем. Strafe — «наказание») — вид наказания; денежное взыскание, как правило, в пользу государства, назначаемое за совершение проступка. В законодательстве разных государств наряду с термином «штраф» используется также термин «денежное взыскание».Штрафы на работе противоречат трудовому законодательству. Штрафование за дисциплинарные проступки (опоздание на работу и т. п.) законодательством запрещено. Привлечь работника к материальной ответственности можно, только если он своими действиями причинил работодателю прямой ущерб.
Вы узнаете больше о исходящих документах , если перейдете в материал.
Но поскольку понятия штрафа нет в Трудовом кодексе РФ, есть мотивированное лишение премии за тот или иной проступок. Мотивированное лишение премии должно быть обосновано и понятно как работодателю, так и работнику, оформляется приказом в соответствии с положением о премировании. При определении сроков хранения таких приказов можно руководствоваться п. б ст. 19 Перечня. Кроме того, следует обратить внимание читателей на 20, 21 статьи Перечня, которые определяют сроки хранения проектов приказов и документов к ним, а также документов об их выполнении:
|
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: а) по основной (профильной) деятельности б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) в) по административно-хозяйственным вопросам |
Пост. <**> (1) 75 л. (2) ЭПК |
(1) Присланные для сведения - до минования надобности (2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках - 5 л. |
|
|
Проекты приказов, распоряжений; документы к ним |
|||
|
Документы (справки, доклады, отчеты, переписка) о выполнении приказов, распоряжений |
Подробнее о формировании дел мы писали здесь.
[*] Коллективный договор - «правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей» (ст. 40 ТК РФ).
