Для решения внутренних вопросов организации руководителю иногда приходится создавать комиссии. В задачи секретаря входит подготовка и оформление приказа о назначении комиссии. Как правильно составить приказ о назначении комиссии, читайте в статье.
Из статьи вы узнаете:
Приказ о назначении комиссии по уничтожению документов, приказ о назначении комиссии по проверке знаний - примеры приказов о назначении комиссии. Решать вопросы, входящие в компетенцию этих органов, руководитель не может. В этой ситуации он - заинтересованное лицо. Однако сами эти рабочие группы назначаются по его распоряжению. В задачу секретаря входит подготовка, составление и правильное оформление приказа о назначении комиссий.
Какова структура и содержание приказа о назначении комиссии
Форма приказа о назначении комиссии сходна с формой стандартного приказа.
В начале секретарь указывает название компании, номер и дату составления документа и вид деловой бумаги. Структура документа состоит из трех блоков: заголовок, констатирующая часть (преамбула) и распорядительная часть.
В тексте содержится, как минимум, два пункта: обоснование назначения рабочей группы и ее состав.
На практике таких пунктов может быть больше.
1.Обоснование (преамбула). В этом пункте секретарь в двух–трех предложениях объясняет причины назначения комиссии. Ссылайтесь на законодательные акты или нормативы:
В соответствии с Постановлением или Федеральным законом (номер и дата издания)...
Согласно нормам Трудового кодекса...
В соответствии с распоряжением Генерального директора (номер, название и дата)...
2.Состав. Этот пункт секретарь оформляет в виде списка. В нем указываются должности членов коллективного органа, их принадлежность к структурным подразделениям организации или ведомствам, фамилии и инициалы.
3. Инструкция для членов комиссии. В этом пункте секретарь указывает, какие конкретные задачи стоят перед членами:
Провести аттестацию сотрудников;
Проверить условия труда;
Провести специальную оценку условий труда;
Произвести списание основных средств и т.д.
Не описывайте задачу подробно. Детализацию и объяснение отдельных пунктов инструкции дают в приложении к приказу , а тексте делают на него ссылку. Сложную задачу можно разбить на подпункты и перечислить их в инструкции.
4. Сроки работы комиссии. Сроки работы определяет руководитель организации или устанавливаются законом. Секретарю нужно заранее получить ответ на этот вопрос у руководителя.
5.Ответственный за выполнение. Часто за исполнение распоряжения отвечает сам руководитель. В этом случае используйте формулировку: «Контроль за исполнением оставляю за собой».
Такова типовая схема документа . Секретарь добавляет в него дополнительные пункты по распоряжению руководителя. Не стоит детализировать текст, все дополнительные материалы (уточняющие инструкции, нормативные акты, списки и графики) лучше оформить в виде приложения к документу .
Кто входит в состав комиссии
Не существует единого стандартного списка участников комиссии, но есть ряд специалистов, которые входят в состав каждой такой группы. К ним относятся специалист по охране труда и представитель профсоюзного органа (или другой внутренней организационной структуры сотрудников). Председателем назначается руководящий сотрудник (начальник структурного подразделения, заместитель руководителя). Иногда обязательным членом становится представитель контролирующих органов.
Количество членов должно быть нечетным. Минимальный состав - 3 человека, оптимальный - 5 или 7.
Список членов приводится в первом пункте. Секретарь указывает должность участника, затем его принадлежность к ведомству или отделу, а потом - фамилию и инициалы.
Как составляются приказы о назначении комиссий разных типов
Приказ о назначении комиссии по охране труда
Инициатива организации проверки условий охраны труда исходит не от руководителя, а от государственных органов: министерств и ведомств. В обосновании (преамбуле) дайте ссылку на распоряжения этих структур. Например:
- В соответствии с Постановлением Минздравсоцразвития РФ от... комиссии по охране труда организовать работу...
- Согласно Приказу Минтруда РФ...
Основные задачи комитета по охране труда - обучение или аттестация работников по вопросам соблюдения требований по безопасности труда. Обратите внимание, что этот вид коллективного органа может работать в неполном составе. Единственное условие - действующих членов должно быть не менее трех человек.
Приказ о назначении комиссии по спецоценке условий труда
Проверка опасных и вредных факторов, влияющих на сотрудников и наносящих вред здоровью, называется специальной оценкой условий труда.
Спецоценка проводится на основании ТК и Федерального закона РФ №426-ФЗ «О специальной оценке условий труда». Для обоснования (в преамбуле) используйте ссылки на данные документы.
Цель работы комитета по спецоценке - определение наличия на предприятии вредных для здоровья сотрудников факторов. В тексте эту задачу укажите в качестве основной. Однако этого будет недостаточно. Далее задачу необходимо конкретизировать и разбить на отдельные подпункты. Например:
- утверждение графика работ по специальной оценке;
- составление перечня рабочих мест, подлежащих оценке;
- для председателя: контроль проведения проверки по спецоценке, организация заседаний коллективного органа.
Группа по спецоценке должна работать в полном составе.
Приказ о назначении комиссии по списанию основных средств
Технические приборы, машины, техника и оборудование - это основные средства предприятия.
Со временем часть технических средств изнашивается, однако списать оборудование без назначения рабочей группы нельзя. В задачи этого органа входит работа по установлению степени физического или морального износа основных средств.
Физический износ - это изменение технических характеристик оборудования, которое приводит к значительному снижению качества и количества изготавливаемых изделий. Основной критерий определения физического износа - целесообразность ремонта. Если ремонт оборудования обойдется дороже, чем покупка нового, то это факт физического износа.
Моральный износ применяется к компьютерной технике и связан с развитием технологий. Если устаревшее поколение компьютеров уже не справляется с решением текущих задач, то эта партия подлежит списанию и утилизации.
Не во всех вопросах руководитель предприятия компетентен. И это совершенно правильно, т.к. для этого он и нанимает на работу специалистов. Некоторых штатных специалистов руководитель со временем вносит в состав комиссии.
Комиссия, независимо от ее вида, - это коллектив, создаваемый руководителем предприятия для выполнения каких-либо функций на предприятии или для проведения мероприятий.
Рассмотрим подробно несколько видов комиссий и приказы, необходимые для их создания.
Аттестационная комиссия.
Данная комиссия детально изучает предоставленные ей материалы по штату предприятия и заслушивает отчеты о выполненной работе сотрудниками, которые проходят аттестацию. В состав комиссии обязательно входят председатель, заместитель председателя, секретарь, члены комиссии и представители профсоюзов. Согласно новому Порядку от Минздравсоцразвития по аттестации рабочих мест теперь не предусматривается организация аттестации руководителем аттестуемого предприятия. Провести аттестацию могут только лишь аттестующие организации. Руководитель аттестуемого предприятия вправе потребовать информацию о аккредитации у аттестующей организации. На заседании аттестационной комиссии обязательно присутствие руководителя того структурного подразделения, где работает аттестуемый сотрудник.
В ходе работы члены комиссии должны принять одно из следующих решений: либо аттестовать рабочее место, либо его оптимизировать, либо ликвидировать. Чтобы принять взвешенное решение, членам аттестационной комиссии необходимо будет провести комплексный технико-экономический анализ. На основе результатов аттестации и сертификации оборудования вышестоящими органами сертифицируется производственный объект.
Члены комиссии также дают сотрудникам рекомендации по повышению в должности и включению в резерв. Секретарь ведет протоколы заседаний в прошнурованной и отдельно пронумерованной книге. Все протоколы заседаний хранятся в отделе кадров. Все материалы, подготовленные аттестационной комиссией, служат базой для формирования резерва рабочих кадров и организации плановой работы.
Заседание комиссии не является правомочным, если на нем присутствует менее 2/3 членов комиссии.
Подготовительный этап аттестации рабочих мест (далее - АРМ) включает в себя следующие действия:
1. решение руководителя предприятия о проведении АРМ;
2. составление приказа о создании комиссии по АРМ;
3. формирование графика проведения заседаний и его утверждение.
Остановимся на втором действии. Приказ о создании аттестационной комиссии не является типовым документом и разрабатывается руководителем предприятия.
В шапке приказа о создании указывается полное либо сокращенное наименование фирмы, номер и дата составления, место (город) издания приказа, а также краткое его содержание.
В преамбуле приказа после слов «Во исполнении» или «В целях реализации» необходимо упомянуть следующие основные нормативные документы: ст. 212 ТК РФ, приказ Минздравсоцразвития РФ 342н от 26.04.11 г. Далее в преамбуле указывается номер и дата договора на поэтапное выполнение работ по АРМ.
В основной части текста после слов ПРИКАЗЫВАЮ:
В первом пункте необходимо произвести назначение комиссии (обязательно один из членов должен быть с аттестующей организации, наименование которой тоже необходимо указать);
Во втором пункте указывается председатель комиссии (один из членов комиссии аттестуемой организации);
В третьем пункте указывается аттестующая организация;
В четвертом пункте прописываются обязанности аттестующей фирмы;
В пятом пункте среди членов комиссии указывают лицо, ответственное за контроль исполнения всех пунктов приказа.
Заверяется приказ о создании комиссии подписями руководителя аттестуемой организации и членов комиссии.
На самом деле приказ о создании комиссии по АРМ может быть оформлен по-другому. Вышеописанная структура приказа носит рекомендательный характер (образец приказа о создании комиссии приведен ниже для скачивания).
Экспертная комиссия.
Это постоянно действующий совещательный орган при руководстве, который занимается экспертизой ценности документов, а также принимает решение по уничтожению, постоянному или временному хранению документов. Создается экспертная комиссия руководителем предприятия на основе приказа о создании экспертной комиссии. В составе постоянно действующей комиссии должно быть не менее трех сотрудников.
Перейдем к оформлению бланка приказа о создании экспертной комиссии для уничтожения документов.
В шапке прописывается полное (сверху) и сокращенное наименование организации, номер, дата и место издания приказа. Затем указывается обоснование формирования приказа (в нашем случае обоснованием служит уничтожение документов) и прописываются все члены экспертной комиссии (сначала указывается должность сотрудника, затем фамилия и инициалы).
Заверяется приказ визами руководителя предприятия и членов экспертной комиссии. Затем приказ отдается в отдел кадров.
Файлы для скачивания Размер
Что такое комиссия и каков ее статус в организации? Как создается комиссия, нюансы ее работы и как написать приказ о создании комиссии? Всегда ли можно писать в акте «Комиссией в составе…»? Все это и образец приказа – в статье!
Комиссия – это коллегиальный совещательный орган при руководителе организации. Коллегиальный, потому что состоит из нескольких человек, являющихся работниками организации. Совещательный, потому что не принимает никаких решений, но анализирует управленческую ситуацию и исходя из этого рекомендует руководителю, как поступить.
Комиссия всегда:
- создается приказом по основной деятельности на неопределенный или определенный срок;
- имеет так называемое правление – председательствующего и секретаря;
- постоянно действующие комиссии действуют на основании положения о самих себе: Положение об экспертной комиссии, Положение об инвентаризационной комиссии и т.д.
Приказ о создании комиссии
Приказ о создании комиссии – обычный . Готовится на специальном бланке приказов.
Правила составления текста
1. В констатирующую часть выносится причина создания комиссии:
В целях проведения экспертизы ценности документов…
Во исполнение приказа ПАО «Энергия бизнеса» от 23.04.2017 №4674, для проведения инвентаризации имущества Западно-Сибирского филиала…
2. В распорядительной части приказа в первом пункте приводится управленческое решение: создать комиссию, и тут же перечисляется ее состав, начиная с правления. Указываются должности работников-членов комиссии, их фамилии, имена и отчества, статус в комиссии (председательствующий, секретарь, член комиссии).
Если комиссия создается «навсегда», то для этого используется термин «постоянно действующая». Что касается даты начала работы, то если его не указать, то комиссия автоматически начнет работать в тот момент, как будет подписан приказ. Поэтому если комиссия создается с определенной даты, то нужно не забыть ее указать.
3. Третьим пунктом может идти решение об утверждении положения о комиссии, если оно уже разработано.
В следующих пунктах приказа уже могут следовать задания, которые получает комиссия. Последний пункт, традиционно, или возлагает контроль за исполнением приказа на кого-то из должностных лиц компании, или директор оставляет его за собой.
(образец, PDF)
Кстати, когда мы составляем акт, то не нужно начинать его словами «Комиссией в составе…», если никакой комиссии нет. Например, мы составляем акт об отсутствии работника на рабочем месте и приглашаем для этого трех человек. Если эти люди не являются официальным коллегиальным органом (если приказ о создании комиссии, положение о ней), то писать нужно «Мы, нижеподписавшиеся…». А вот если все они входят в состав комиссии по трудовой дисциплине, то к формулировке «Комиссией в составе…» никаких претензий нет.
Каждый документ имеет свой срок хранения, по его завершению проводится процедуры уничтожения. Функция по ее проведению накладывается на экспертную комиссию, которую назначает руководитель с помощью приказа.
Данная группа может быть создана для разового проведения ревизии документации, а также возможно формирование постоянно действующей группы.
Приказ о создании такой комиссии — это распорядительная бумага, утверждаемая руководителем, в которой определяется состав обозначенной группы и закрепляются за ней обязанности по уничтожению документов.
Образец приказа может быть составлен в свободном виде, без применения какого-либо типового бланка ввиду отсутствия такового.
Процедура уничтожения документации проводится после окончания календарного года, в котором завершился период, отведенный для обязательного хранения бумаги в архиве предприятия. Задача экспертной комиссии провести экспертизу имеющихся в организации бумаг, провести отбор документов, требующих утилизации.
Для грамотного проведения выборки необходимо знать, какие сроки хранения установлены для различной документации. Например, бухгалтерские бумаги, как правило, хранятся в архиве пять лет, многие кадровые бланки — 75 лет. Многие документы необходимы предприятию для правильного заполнения отчетности, могут быть запрошены контролирующими структурами, а потому необходимо знать, какую бумагу можно уничтожать, а какой нет.
В связи с указанными особенностями процедуру уничтожения издается приказ о создании комиссии, среди членов которой должны присутствовать лица, знающие установленные законом сроки и понимающие особенности документооборота в компании. Как правило, это бухгалтерские сотрудники, работники отдела делопроизводства, секретари.
Как оформить?
С целью уничтожения документов удобнее создавать группу, которая будет постоянно действовать для этого достаточно один раз утвердить приказ, в котором будут последовательно перечислены члены.
Для оформления берется фирменный бланк с реквизитами компании, в верхней части бумаги указывают, где составляется распоряжения, обозначают дату формирования, указывают название и заголовок бланка. Образец заголовка может быть таким — «о создании постоянно действующей экспертной комиссии», «о формировании постоянно действующей комиссии по экспертизе документов».
Распорядительная часть включает следующие распоряжения руководителя:
- создать экспертную группу лиц — в данном пункте указывают пофамильный состав данной группы;
- возложить на ее членов обязанности, связанные с экспертизой и направления бумаг для хранения или уничтожения;
- назначить определенного сотрудника организации ответственным лицом за исполнение приказа.
Распорядительный бланк регистрируют в журнале, присваивают ему регистрационный номер, который вносится в верхнюю часть приказа. Ниже представлен возможный пример оформления.
Члены комиссии по итогам проведенной экспертизы составляют акт об уничтожении, на основании которого документация передается в специализированные учреждения для утилизации.
Скачать образец
Образец приказа о создании экспертной группы по уничтожению документаци — .
Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос? |
издается в связи с созданием того органа, от результатов работы которого будет зависеть обоснованность выбытия непригодного для дальнейшего использования имущества. Что учесть при составлении такого приказа и как может выглядеть его образец, узнайте из нашего материала.
Основные аспекты составления приказа о комиссии по списанию материальных ценностей (цели, формирование состава, оформление протокола и др.)
Оформление приказа, устанавливающего состав и определяющего иные аспекты работы комиссии по списанию материальных ценностей (КСЦ), является одним из элементов многошаговой процедуры по списанию имущества фирмы. Данная процедура включает следующее:
- выявление материальных объектов, частично или полностью утративших потребительские свойства, в том числе в результате физического или морального износа, гибели или уничтожения и по иным причинам;
- признание имущества непригодным для дальнейшего использования в деятельности фирмы;
- оформление необходимых документов.
Приказ о КСЦ необходим для решения целого ряда организационных вопросов:
- определения количественного и структурного состава специалистов фирмы для формирования КСЦ;
- установление временных рамок работы КСЦ;
- детализация полномочий, ответственности и регламента работы членов КСЦ.
Приказ о КСЦ должен быть сформулирован таким образом, чтобы в результате работы комиссии была достигнута основная цель ее создания — принятие решения о списании имущества фирмы.
Приказ также может содержать регламент работы КСЦ, если алгоритм действий членов КСЦ при осуществлении ими своих функций не описан в ином локальном акте (например, в Положении о работе КСЦ).
Такой регламент в виде отдельного положения, в частности, может содержать детальное описание работы КСЦ, в том числе при:
- проведении осмотра подлежащего списанию имущества;
- изучении информации о свойствах и характеристиках этого имущества, содержащейся в технической, учетной и иной документации;
- вынесении заключения о возможности и (или) целесообразности (пригодности) дальнейшего использования имущества (в том числе о возможности восстановления или дальнейшего использования отдельных элементов: узлов, деталей, конструкций - подлежащего списанию имущества).
На нашем форуме можно обсудить любой сложный для вас момент, возникший в ходе ведения учета товарно-материальных ценностей. Например, можно узнать, как правильно списать непригодный для продажи товар.
Положением также необходимо предусмотреть следующее:
- правомочность решений КСЦ при определенном кворуме (к примеру, присутствие не менее 2/3 ее членов при принятии решения о списании);
- сроки рассмотрения КСЦ представленных ей документов по подлежащему списанию имуществу;
- ситуации, когда требуется приглашение экспертов или иных специалистов для определения пригодности (степени возможного использования) имущества;
- иные важные аспекты работы КСЦ.
В положении может также определяться срок, в течение которого КСЦ представляет на рассмотрение руководителю фирмы документ, содержащий выводы комиссии о дальнейшей судьбе тех или иных материальных ценностей. Если такое положение фирмой не разработано, необходимые аспекты работы КСЦ отражаются в приказе.
Как выглядит образец приказа о комиссии по списанию имущества
Списание материальных ценностей необходимо рассматривать как один из элементов учетно-контрольной системы обеспечения сохранности и эффективности использования имущества фирмы. Поэтому работу КСЦ разумнее организовать на постоянной основе, а регламент описать в отдельном положении.
С учетом данного подхода в приказе о КСЦ отсутствует необходимость отражения детализированного описания действий комиссии, и можно ограничиться следующей информацией, включающей:
- наименование фирмы;
- реквизиты приказа (наименование, номер и дата);
- указание на цель создания КСЦ, перечисление персонифицированной информации о ее членах;
- подпись руководителя.
Один из вариантов образца приказа о комиссии по списанию материальных ценностей вы можете увидеть на нашем сайте.
Периодичность оформления приказа о КСЦ законодательно не установлена, поэтому сделать это можно единожды, а потом пересматривать по мере необходимости.
По результатам работы КСЦ за указанный период руководством проводится оценка ее эффективности и формулируются определенные организационные выводы (о необходимости сокращения или расширения численности КСЦ, изменения структуры, корректировки регламента работы и др.).
Итоги
Комиссия по списанию материальных ценностей необходима для проведения комплекса мероприятий по оценке пригодности материальных ценностей фирмы и решения вопроса об их списании. Ее состав и полномочия устанавливаются специальным приказом.
