Как организовать совещание и вести протокол. Протокол собрания трудового коллектива

Особенности протокола

Общее собрание работников созывается только для принятия важного решения, с целью разрешить имеющиеся разногласия, либо принудить работодателя к исполнению нормативных актов принятых на предприятии.

Собрание работников считается правомочным, если на нём присутствует более половины сотрудников предприятия. Конференция считается правомочной, если на ней присутствует не менее двух третей избранных делегатов - .

Требования могут быть выдвинуты только работниками или их представителями - ст. , ТК РФ.

За работодателем закрепляется обязанность предоставить работникам помещение для проведения общего собрания, кроме того работодатель не вправе препятствовать проведению общего собрания работников.

Важно! Препятствие в проведении собрания работников, в том числе не предоставление помещения для проведения собрания наказывается штрафом или дисциплинарным взысканием - .

Стороны должны предоставлять друг другу не позднее двух недель со дня получения соответствующего запроса имеющуюся у них информацию, необходимую для ведения коллективных переговоров - .

Международной организацией труда была принята специальная рекомендация МОТ №129 , согласно которой организация должна предоставлять своим сотрудникам следующую информацию:

Общие условия труда,
Условия приёма на работу, увольнения и перевода,
Перспективы обучения и продвижения по службе,
Правила техники безопасности,
Социальное обеспечение сотрудников,
Социально-бытовое обслуживание сотрудников и др.

Участники переговоров обязаны соблюдать соглашение о неразглашении охраняемой законом тайны. Более того ст. , УК РФ предусмотрена уголовная ответственность за разглашение коммерческой, государственной и служебной тайны.

Протокол общего собрания работников по сути является обычным протоколом и обязан содержать следующие сведения:

Дату, место и время его составления.
Общее число работников предприятия и фамилии присутствующих, в том числе и для определения присутствия необходимо количества участников общего собрания.
Краткие сведения об избрании председателя собрания и секретаря.
Повестка дня и её утверждение.
Тема собрания, либо её краткое содержание, если она оформлена отдельным документом, в последнем случае копия документа должна быть приложена к протоколу.
Решение общего собрания, а также количество проголосовавших «за» и «против» принятого решения. При решении нескольких вопросов решение по каждому из выдвинутых вопросов рассматриваются отдельно, и результаты голосования также фиксируются для каждого принятого решения отдельно.
Подпись секретаря и председателя собрания.

Согласно единый представительный орган, созданный первичными профсоюзными организациями предприятия, имеет право направить работодателю, или его представителю предложение о начале коллективных переговоров по подготовке, заключению или изменению коллективного договора от имени всех работников.

Согласно Требования, или их копии могут быть направлены в соответствующий государственный орган по урегулированию коллективных трудовых споров. В этом случае государственный орган по урегулированию коллективных трудовых споров обязан проверить получение требований или их копий другой стороной коллективного трудового спора.

Заполненный образец документа

Общество с ограниченной ответственностью «Баромир»

ПРОТОКОЛ № ___
общего собрания работников

г. ________________ «___»_____________ 20__г.

Всего работников организации -_____ человек

Присутствует на собрании - _____ человек (список прилагается).

Предложили: избрать председателем собрания ___________, секретарём - ___________.

ПОСТАНОВИЛИ:

Избрать председателем собрания ___________, секретарём - ___________.

СЛУШАЛИ:

Лаговазов К.М. - предложил утвердить повестку дня собрания об утверждении требований работодателю о невыполнении им коллективного договора в части положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 7 календарных дней.

ПОСТАНОВИЛИ:

Повестку дня утвердить.

ПОВЕСТКА ДНЯ

Об утверждении требований работодателю о выполнении им коллективного договора в части положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дня.

СЛУШАЛИ:

Выступила Фродорова Е.А., председатель ООО «Баромир», о нарушении работодателем положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дня. Иванов А.А предложил:

ВЫСТУПИЛИ:

1.Р.Р. Симонова, лаборант - предложила поддержать предложение председателя профсоюзного комитета Фродорова А.А.

2. М.М. Фролова, бухгалтер - предложила утвердить требования о выполнении условий коллективного договора, для чего до «__»_________ 20__ года издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дней на собрании работников.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.Утвердить требования о выполнении условий коллективного договора, для чего до «__»_________ 20__ года издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дней на собрании работников.

2. В случае отказа работодателя в удовлетворении выдвинутого требования или несообщения своего решения вступить в коллективный трудовой спор:

создать примирительную комиссию, уполномочив представлять интересы работников в примирительных процедурах председателя профкома Фродорова А.А., члена профкома Лаговазова И.И.

3. Предоставить право представителям работников участвовать во всех примирительных процедурах рассмотрения коллективного трудового спора, принимать решения по урегулированию коллективного трудового спора, заключать соглашения с правом подписи.

Председатель собрания

Протокол собрания трудового коллектива, образец которого будет рассмотрен в данной статье, является организационно-распорядительным документом, который фиксирует процесс обсуждения всех вопросов, стоящих на повестке дня. Как верно и без ошибок составить протокол?

Кто и когда составляет

Протокол общего собрания трудового коллектива (образец его представлен далее) ведется во время самого заседания. Если весь процесс записывается на диктофон, то составить протокол можно и после заседания.

Ведет протокол специально назначенное лицо или секретарь организации. Именно от его квалификации зависит правильность составления документа и качество вносимых записей. Для оформления используют фирменный бланк организации.

Для чего нужно собрание

Собрание коллектива необходимо для того, чтобы решить важные вопросы, возникшие в организации. Это касается существующих проблем, разрешения разногласий в коллективе, принуждения руководителя исполнять предписания внутренних локальных документов и т. д. Количество работников, которые должны присутствовать на собрании, варьируется от 50% до 70% от общего числа. Обязательное число присутствующих зависит от вопроса, который выносится на повестку дня. Итоговое решение принимается подавляющим большинством голосующих от половины. Такие собрания актуальны не только на производствах, но и, к примеру, в учебных заведениях.

Рассмотрим протокол собрания трудового коллектива школы (образец документа).

Оформление

Составляя протокол, уполномоченное лицо должно проследить, чтобы документ содержал обязательные сведения:

Дата, место, время заседания.
Основной вопрос, который стоит на повестке дня (например, протокол собрания трудового коллектива о награждении - образец далее).
Общее число всех работников организации и количество принимающих участие в собрании. Помимо этого, необходимо иметь общий список участников собрания, который оформляется отдельным документом.
Информация о председателе и делопроизводителе собрания, о его теме, вынесенной на повестку, выступавших работниках, вынесенных предписаниях.
Результат заседания, который устанавливается путем подсчета голосов.

Протокол должен быть заверен подписями председателя и секретаря. Также необходимо указать реквизиты всех задействованных работников с указанием должности каждого. Если на повестке несколько вопросов, то каждый из них обсуждается отдельно. По окончании заседания в протоколе должны быть отражены все вопросы и решение по ним.

Положения

Протокол собрания трудового коллектива, образец которого представлен в статье, является основной распорядительной бумагой коллективного управления и оформляется как документ, где указаны основные реквизиты организации.

Типовая форма протокола должна содержать следующую информацию:

полное наименование предприятия;
название документа;
дату формирования;
если протокол имеет распорядительный характер, указывается индекс;
место формирования;
поставленные на повестку дня вопросы;
подписи председателя и секретаря.

Также в протоколе могут быть указаны дополнительные сведения:

отметка об утверждении;
название подразделения;
пометка о приложениях;
вид голосования (открытое или тайное).

Основные особенности оформления подобных документов, соблюдение правил заполнения, указание дополнительных сведений, формулировок установлены трудовым законодательством, существующими управленческими ситуациями и деловыми оборотами.

Делопроизводство

На протяжении всего собрания делопроизводитель ведет общий протокол заседания, который должен быть пронумерован и прошит. Также на документе должна стоять подпись руководителя и штамп организации.

Подобные документы ведутся на протяжении всего года, подписываются председателем и секретарем собраний. При этом протоколы собраний формируются систематически, передаются на хранение на основании соответствующего акта и включаются в общую номенклатуру дел. Храниться протоколы заседаний должны все время существования организации.

Рассмотрим подробнее образец выписки из протокола собрания трудового коллектива.

Особенности

Любое действие коллективных трудовых споров, соглашение или разногласие, принимаемое в связи с рассмотрением спора, должно быть оформлено через протокол собрания трудового коллектива. Образец документа считается правомочным, если был составлен на собрании, на котором присутствовало более половины от общего числа всех работников организации либо не меньше 30% от числа избранных делегатов.

У рабочего коллектива могут быть свои представители на подобных собраниях:

профсоюзы;
объединения профсоюзов;
другие объединения, которые предусмотрены уставами межрегиональных профсоюзов;
иные объединения, которые избираются сотрудниками предприятий и не противоречат закону.

Интересы сотрудников представляет первичная профорганизация либо избранные представители. Если на повестке дня стоят вопросы о заключении, разрешении или изменении коллективного договора, а также о контроле за его исполнением, интересы сотрудников могут быть представлены профсоюзом.

Те сотрудники, которые уклоняются от участия в собрании, а также представители, которые отказываются предоставлять помещение для собрания, могут привлекаться к дисциплинарным взысканиям или административной ответственности.

Выше представлен протокол собрания трудового коллектива (образец документа), соответствующий нормам трудового права.

Не просто корявые, а ужасные. Такое ощущение что двоечники писали этот закон. Или люди далекие от банкротства.

Я для одного сайта делал обзор по изменениям, выложу его здесь.

Банкротство работодателя как инструмент борьбы с невыплатами зарплаты.

В период когда вся юридическая и неюридическая общественность бурно обсуждала будущее вступление с силу с 01 октября 2015 г. изменений к Федеральному закону «О несостоятельности (банкротстве)» № 127-ФЗ от 26.10.2002 г. (далее – Закон о банкротстве) о банкротстве граждан, тихо и без лишней помпы вступили в силу изменения к указанному Закону, касающиеся прав работников, перед которыми работодатель имеет задолженность по заработной плате.

Так сложилось, что до 29.09.2015 года, пока не вступили в силу изменения в Закон о банкротстве, работники были наиболее незащищенной категорией кредиторов в делах о банкротстве должников – юридических лиц.

По старой редакции Закона о банкротстве работники имели право только избрать представителя их законных интересов при проведении процедур, применяемых в деле о банкротстве, но какими-либо реальными рычагами воздействия на должника или арбитражного управляющего они не обладали. При этом размер задолженности перед работниками не имел никакого значения. Такому представителю отводилась роль «свадебного генерала» на собраниях кредиторов: представитель работников мог присутствовать на собраниях кредиторов без права голоса по вопросам повестки дня, знакомиться с копиями документов. Отсутствие представителя работников на собрании кредиторов (комитете кредиторов) не только не препятствовало его проведению, но и молчаливо одобрялось кредиторами, должником и арбитражным управляющим. А если нарушались интересы отдельного работника, например, по включению его требований во вторую очередь кредиторов, то работник самостоятельно пытался восстановить свои нарушенные права и законные интересы. Представитель работников мог участвовать только в урегулировании разногласий с арбитражным управляющим связанных с очередностью, составом и размером требований работников о выплате выходных пособий и об оплате труда лиц, работающих по трудовым договорам или общей суммы капитализированных платежей во внебюджетные фонды.

Нарушение прав работников должника начиналось практически сразу с того момента, когда должник принимал решение обратиться в суд с заявлением о банкротстве.

Закон о банкротстве предусматривает, что должник обязан приложить к заявлению о банкротстве копию протокола, в котором работники избрали своего представителя для участия в арбитражном процессе по банкротству работодателя. Но это требование обязательно только в случае, если такое собрание работников проводилось. Подвох заключается в том, что законодательно не установлена обязанность контролирующих должника лиц ставить в известность трудовой коллектив о том, что было принято решение о подаче в суд заявления о банкротстве. Таким образом, работники, не избравшие своего представителя до подачи заявления должника в суд, с самого начала исключались работодателем-должником из числа лиц, участвующих в арбитражном процессе. Наверно чтобы не мешали собственникам должника «реструктурировать» свой проблемный бизнес.

Тут надо указать еще на один нюанс, существовавший в старой редакции Закона о банкротстве: кредиторы по задолженности по заработной плате были работниками только до начала процедуры конкурсного производства, так как в соответствии со ст. 129 Закона о банкротстве последствием введения данной процедуры является уведомление работников о предстоящем расторжении трудовых договоров и увольнение работников. А теперь самое главное: понятие «бывший работник» старая редакция Закона о банкротстве не содержала! Таким образом, почти мифический представитель работников практически полностью исчезал из числа лиц, активно участвующих в процедуре банкротства должника.

Все это порождало большое количество нарушений прав работников-кредиторов при злоупотреблении правами должником или арбитражным управляющим, так как законодатель не предусмотрел право представителя работников на подачу в суд жалоб на действия (бездействие) арбитражного управляющего и заявления о привлечении к субсидиарной ответственности контролирующих должника лиц, если они причинили ущерб кредиторам.

Итак, рассмотрим какие новеллы внес законодатель в наш многострадальный Закон о банкротстве в части прав работников должника.

1. Законодатель уточнил состав кредиторов и признал, что кредиторами являются не только действующие, но и бывшие работники должника.

2. Уточнен состав задолженности перед работниками. Теперь в него включается задолженность по выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору. Фактически это вся задолженность работодателя перед работником.

3. Представителя работников могут избирать не только действующие работники, но и бывшие работники должника.

4. Задолженность по выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору, теперь является признаком несостоятельности (банкротства) и учитывается при рассмотрении обоснованности заявления должника о признании банкротом.

5. Установлен порядок определения задолженности по выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору:

Задолженность, возникшая на дату подачи в арбитражный суд заявления о признании должника банкротом, подлежит включению во вторую очередь реестра требований кредиторов;

Задолженность, возникшая после возбуждения дела о банкротстве, подлежит включению во вторую очередь текущих платежей.

6. Если должник оспаривает требования кредиторов-работников, то размер денежных обязательств, требований о выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору, определяется арбитражным судом в порядке, предусмотренном Законом о банкротстве. Ранее такие разногласия рассматривались в судах общей юрисдикции.

7. Самая главная новелла – работники теперь наделены правом подачи заявления о банкротстве работодателя. Законодатель установил только одно условие для возникновения такого права – задолженность по оплате труда или выплате выходных пособий должна составлять более трех месяцев. При этом размер задолженности должен быть подтвержден решением суда, вступившим в законную силу. Однако размер этой задолженности законодатель прямо не ограничил, а только указал в Законе о банкротстве, что для возбуждения дела о банкротстве должника задолженность перед кредиторами должна составлять не менее трехсот тысяч рублей. Таким образом, имея на руках вступившее в силу решение суда о взыскании задолженности по оплате труда в размере более трехсот тысяч рублей, работник обращается в арбитражный суд с заявлением о банкротстве работодателя.

Какие неограниченные возможности это дает!!! Изменения в Закон о банкротстве от 29.12.2014 года, касающиеся запрета на выбор должником кандидатуры арбитражного управляющего или саморегулируемой организации арбитражных управляющих, казалось навсегда закрыли возможность должникам совершить «самострел» с «дружественным» арбитражным управляющим. Но, не прошло и года как «калитка» вновь приоткрылась: никто и ничто не мешает единоличному исполнительному органу (да, собственно, и участникам юридического лица) быть теми самыми кредиторами-работниками с требованиями по зарплате более трехсот тысяч рублей.

8. Новая редакция Закона о банкротстве предусмотрела процедуру созыва и проведения собрания работников, бывших работников должника и избрание представителя работников должника. Организация и проведение собрания работников, бывших работников должника осуществляются арбитражным управляющим. Данное собрание должно проводиться не позднее чем за пять рабочих дней до даты проведения собрания кредиторов. При этом собрание правомочно, если на нем присутствует более чем половина числа работников, бывших работников должника, известных на дату созыва такого собрания. Арбитражный управляющий обязан письменно уведомить всех известных работников должника о созыве собрания и опубликовать сообщение о собрании в Едином федеральном реестре сведений о банкротстве, а в случае если число работников более ста он обязан опубликовать сообщение о собрании в Едином федеральном реестре сведений о банкротстве и в официальном издании, определенном Правительством Российской Федерации (в настоящий момент таким изданием является еженедельное приложение к газете «КоммерсантЪ»).
Следует обратить внимание на несколько моментов:
- ни Закон о банкротстве, ни Трудовой кодекс, ни иные нормативные акты не регламентируют порядок созыва собрания работников до начала процедуры банкротства (кто инициирует, где проводится собрание, как извещают работников и тем более бывших работников, участвуют ли только работники, перед которыми есть задолженность или весь трудовой коллектив, кворум и т.п.).
- Закон о банкротстве не содержит указаний не конкретный перечень решений, которые может принять собрание работников. По умолчанию Закон дате право работникам и бывшим работникам принять следующие решения: избрание/прекращение полномочий представителя работников, размер вознаграждения. Могут ли работники принимать иные решения? Например, решение подать заявление о привлечении к субсидиарной ответственности контролирующих должника лиц.
- Так же из Закона о банкротстве явно не следует, что собрание работников должно проходить с той же периодичностью, что и собрание кредиторов должника.
- Не предусмотрена ответственность представителя работников за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей. Например, если представитель работников не присутствует на собраниях кредиторов, не обращается с заявлением о привлечении к субсидиарной ответственности контролирующих должника лиц.

9. Оплата услуг представителя должника осуществляется теперь за счет должника. Эта новелла позволит работникам более эффективно защищать свои права, выбирая в качестве своего представителя профессионального юриста или адвоката.

Мы настоятельно рекомендуют избирать представителя работников при обращении в суд с заявлением о банкротстве должника, так как имеется правовая неопределенность в следующем вопросе: может ли работник самостоятельно участвовать в арбитражном процессе по делу о банкротстве? Дело в том, что статья 34 Закона о банкротстве не упоминает работников и бывших работников в числе лиц, участвующих в деле о банкротстве должника, а статья 35 Закона предусматривает, что в арбитражном процессе по делу о банкротстве должника может участвовать только представитель работников должника. Работник, как самостоятельный субъект арбитражного процесса в Законе о банкротстве не предусмотрен , в связи с чем есть риск недопущения работника в процесс по рассмотрению обоснованности заявления о признании должника банкротом.

10. Представитель работников теперь имеет право на подачу заявления о привлечении контролирующего должника лица к субсидиарной ответственности в ходе конкурсного производства. Это хороший шанс работникам восстановить социальную справедливость, потрепав нервы бывшему директору или собственникам бизнеса.

11. Требования о выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору, включаются в реестр требований кредиторов арбитражным управляющим или реестродержателем по представлению арбитражного управляющего, а в случае оспаривания этих требований ― на основании судебного акта, устанавливающего состав и размер этих требований. Эта новелла, на наш взгляд дает более эффективную защиту прав работника и ограничивает произвол арбитражного управляющего по определению размера требований работника.

12. При санации должника теперь учитываются все требования о выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору.

13. Для целей подачи заявления о банкротстве работодателя работники, бывшие работники должника вправе объединить свои требования к должнику.

14. Если при рассмотрении обоснованности заявления кредитора-работника о ведении в отношении должника процедуры банкротства судом будет установлено отсутствие у должника средств, достаточных для погашения расходов при проведении процедуры банкротства, то эти расходы не могут быть возложены на заявителя-работника.

15. Изменен порядок удовлетворения требований работников-кредиторов, включенных во вторую очередь реестра требований кредиторов.

Требования кредиторов второй очереди подлежат пропорциональному удовлетворению в следующем порядке:

В первую очередь ― требования о выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору, в размере не более чем тридцать тысяч рублей за каждый месяц на каждого человека;

Во вторую очередь ― оставшиеся требования о выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору;

В третью очередь ― требования о выплате вознаграждений авторам результатов интеллектуальной деятельности.

16. Требования по выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору применяются также при банкротстве особых субъектов-должников: финансовых организаций, субъектов естественных монополий, крестьянского (фермерского) хозяйства.

Резюмируя выше изложенное можно сделать следующие выводы:

Вывод № 1. Предоставляя большой объем прав работникам должника, перед которыми имеется задолженность по выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору, законодатель дает им очень эффективный инструмент для погашения задолженности. И если еще недавно очень широко использовался термин «корпоративный шантаж», то можно смело говорить о появлении понятия «трудовой шантаж» - угроза банкротства работодателя по требованию работников с целью ускорения выплаты задолженности.

Вывод № 2. Изменения в Закон о банкротстве в отношении прав работников и бывших работников должника имеют серьезные пробелы и требуют законодательной доработки по следующим направлениям:

Определить размер задолженности перед работниками и бывшими работниками, при котором они имеют право на подачу заявления в банкротстве должника-работодателя. Сейчас этот размер приравнивается к общей норме о задолженности юридического лица в размере триста тысяч. По нашему мнению, для целей подачи заявления в суд и возбуждения дела о банкротстве размер следует изменить в меньшую сторону. Например, можно установить, что для целей возбуждения дела о банкротстве должника-работодателя размер задолженности должен быть больше либо равен оплате труда работника за три месяца, в соответствии с трудовым договором.

Установить, что к заявлению должника о банкротстве в обязательном порядке прикладывается протокол собрания работников и бывших работников, которым избирается представитель работников должника либо справка должника об отсутствии задолженности перед данной категорией кредиторов. Отсутствие протокола собрания работников или непроведение собрания работников перед подачей заявления должника о банкротстве, а также предоставление с суд недостоверных сведений об отсутствии задолженности по оплате труда и выпале выходных пособий, влечет для контролирующих должника лиц субсидиарную ответственность в размере непогашенных требований перед данной категорией кредиторов.

Регламентировать права работников, подавших заявление о банкротстве должника-работодателя при рассмотрении судом обоснованности данного заявления. Таким образом, дать возможность работнику реализовать свои процессуальные права, как заявителю в деле о банкротстве должника.

Если вы не знаете, как грамотно подготовить совещание, эта статья поможет разобраться в этапах его организации.

Вы узнаете:

Почему важна правильная организация совещания.
Какие есть виды совещаний в организации.
Как организовать подготовку к совещанию.
Как вести протокол совещания работников организации.
Как выходить из сложных ситуаций, возникающих в ходе совещания.
Какие ошибки не стоит допускать при организации и проведении совещания.
Как повысить эффективность проведения совещаний.

Почему важна правильная организация совещания

Служебные совещания следует использовать не в качестве разовых мероприятий, а как важнейший инструмент менеджмента.

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

Очень часто организационные вопросы смешивают с подготовкой к совещанию. Хотя в процессе организации вопросы решаются для совокупности совещаний, на более долгосрочную перспективу, полгода, год и т. д.

Часто организационным вопросам не уделяют нужного внимания. А ведь большинство проблем и недостатков совещаний появляются из-за непроработанных моментов на раннем этапе. Все потому, что руководителем было затрачено мало времени на правильную организацию дел.

Виды совещаний в организации

Через различные виды совещаний руководитель, управляющий фирмой или отделом, видящий в таких мероприятиях средства для взаимодействия с сотрудниками компании, должен найти правильные инструменты, чтобы организовать работу оптимально. Очень важно уметь делегировать полномочия. Так начальник снимет с себя лишние вопросы и поспособствует самоорганизации коллектива. Руководитель компании должен доверять проведение заседаний своим сотрудникам.

Совещания бывают нескольких форм. Это зависит от того, какие задачи необходимо решить. Основное требование к организатору подобного мероприятия - это выбор правильной формы.

1. Доклад.

Одна из самых удобных и популярных форм информирования - доклад. Удобен для обзора по основным моментам деятельности компании, часто используется отдельными работниками на первом или финальном этапе совещания.

Докладчик может освещать различный материал:

объяснять причины провального проекта;
подводить итоги завершающихся мероприятий;
рассказывать о следующем проекте;
знакомить коллег с новыми инструментами для дальнейшей работы;
рассказывать о проблемах, возникших в проекте.

Требования, предъявляемые к материалу:

важно соблюдать регламент (не более семи минут);
для большей наглядности следует применять визуальный материал (таблицы и так далее).

Доклады выступающих, которые подготовились заранее (изучили весь необходимый материал), выглядят наиболее наглядно и презентабельно. Также автор должен быть готов к обсуждению деталей, критике и дополнительным вопросам.

2. Обмен мнениями.

Более сложным видом совещания является обмен мнениями. Весь процесс базируется на поиске решений, возникающих обсуждениях и обмене информацией. Время выступления ограничено 2-3 минутами. Следует тщательно готовиться к совещанию: надо изложить не только свою позицию, но и привести веские аргументы в ее защиту. Во время мероприятия каждый из участников в порядке очередности делится своим мнением. Это позволяет рассмотреть полную картину более четко.

3. Обсуждение.

Форма совещания, которая сочетает в себе доклад и обмен мнениями, - обсуждение. В нем участвуют лишь те сотрудники, у кого возникли конкретные вопросы. В то время как обмен мнениями требует, чтобы высказывались все участники совещания. Бывают ситуации, когда при обсуждении некоторых моментов нужно провести детальный разбор вопроса, тогда возникает дискуссия.

4. Мозговой штурм.

Мозговой штурм - это еще одна совместная форма нахождения решений вопросов. Основная цель этого метода - генерирование идей, любых, даже самых невероятных. Главный признак - хаотичность при поиске ответов на вопросы. Наиболее часто применяется творческими людьми. У данного метода много нюансов, связанных с проведением, но это не мешает использовать его и на деловых совещаниях. Важно создать комфортную атмосферу в момент поиска идей для решения поставленных задач. Такая форма проведения совещаний нуждается в серьезной подготовке и правильном завершении мероприятия, чтобы весь хаос мыслей привел к продуктивному решению вопросов.

5. Планерка.

Форма совещаний, на которых основной задачей является планирование и контроль за исполнением распоряжений, - это планерка. Основная особенность - регулярное проведение, жесткие требования и постоянный отчет начальству о сделанной работе. Организатор - руководитель компании или предприятия. Еще одна близкая к планерке форма - мотивационное совещание. Его главная задача - обеспечить психологический настрой сотрудников для более продуктивной работы. В момент проведения подобных совещаний описываются вопросы и раздаются роли. Очень часто такие мероприятия опираются на нематериальную мотивацию работников.

Подготовка и организация совещания: 4 основных этапа

От качества подготовки на 90 % зависит успех проведенного заседания. Предварительная проработка вопросов поможет улучшить и структурировать любое, даже очень короткое совещание.

Для подготовки идеального мероприятия нужно:

определиться с целью совещания;
установить форму проведения, место и время;
определить количество участников;
выявить основные вопросы для обсуждения.

Можно значительно упростить задачу при подготовке совещаний с помощью регламента, в котором структурированно и четко будет отражен весь порядок проведения мероприятия.

В том случае, когда подготовкой совещания занимаются два и более человека, в компании издается приказ. В нем четко приписан план организации мероприятия и состав рабочей группы.

Подготовка совещаний состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Четко сформированная повестка дня.

После того как была определена основная цель совещания, прописывается повестка дня. Очень важно, чтобы цель имела логическую завершенность, однозначное толкование и была четко сформулирована. Для более детального обсуждения вопросов в документ следует включать только самые основные моменты, чтобы не перегружать совещание. Но данный пункт выполняют, к сожалению, очень редко. Из-за этого в повестке дня много ненужных нюансов, что мешает более досконально подходить к решению главных вопросов. Руководствуйтесь принципом - лучше меньше, да лучше. От второстепенных тем старайтесь уйти.

Чаще всего повестку дня составляют в письменном (печатном) виде. Да, можно проводить совещания и без предварительного ее оформления, но в этом случае подлежащие обсуждению моменты должны быть оговорены в устной форме и донесены до участников мероприятия. Стоит отметить, что с вопросами, подготовленными заранее, гораздо легче работать. Каждый может сосредоточиться на более важных вещах, которые нужно сделать. Повестка дня - это план проведения совещания. Мероприятия, которые проходят без него, не имеют логической структуры и часто сводятся к банальному обсуждению вопросов общего характера. У участников нет возможности сосредоточиться на главных моментах. Частое явление: один из присутствующих срочно запрашивает информацию у своих сотрудников, а остальные вынуждены ждать, теряя при этом драгоценное время. Совещания, которые проводятся без четкого плана, не приводят к решению важных вопросов и не являются эффективными. Время тратится впустую.

Как лучше следует поставить вопросы для совещаний в повестке дня? Есть два совершенно противоположных варианта.

Позиция с первой точки зрения основана на том, что лучше расставлять вопросы в порядке их сложности и важности. Основные аргументы: сотрудники более активны в начале совещаний. Они полны энергии и легко концентрируются на сложных темах. Поэтому все самое важное нужно обсуждать в первые минуты мероприятия.

Вторая точка зрения утверждает, что для решения более сложных вопросов, которые требуют детальной проработки, лучше всего использовать время во второй трети собрания. Именно в этот момент физическая и умственная активность совещающихся находится на самом высоком уровне. В конце лучше решать самые простые и легкие дела, а в первые минуты мероприятия следует уделить внимание текущим проблемам.

Рекомендуется использовать второй вариант проведения совещаний, так как, начав с легких вопросов, вы задаете ритм ведения мероприятия. Это своеобразная разминка для сотрудников. Во время обсуждения простых вопросов они не устают и настраиваются на работу над более серьезными и важными проблемами. А в конце совещания, когда ослабевает внимание аудитории и основные пункты повестки пройдены, можно переходить к простым и интересным темам, не требующим напряжения и сосредоточенности. Последнюю треть мероприятия оставьте для организационных дел: обсуждения проведения корпоративных мероприятий, различных праздников или участия в выставках.

Наш мир динамичен и изменчив. Подготавливая информацию для совещания, углубленно изучив все детали и нюансы, можно несколько раз поменять план ведения мероприятия. Вопросы, которые казались актуальными несколько минут назад, переместятся на последнюю ступень. Утвержденную повестку не стоит рассматривать как нечто постоянное и незыблемое. Лучше всего в регламенте по проведению совещаний прописать пункт о корректировке повестки дня. Так будет гораздо проще подготавливать и осуществлять мероприятие.

Руководитель организации обязательно должен утвердить составленную повестку дня. Однако очень часто на практике применяют упрощенную форму. В ней отсутствует гриф утверждения. Существуют варианты, в которых ответственный исполнитель не должен расписываться. Это самые распространенные виды повесток.

В первой форме указаны сведения об участниках, месте и дате проведения совещания, имеется гриф утверждения, и она информативнее. Рекомендуется применять ее для наиболее важных мероприятий. А при проведении рабочих и оперативных совещаний после обсуждения с председателем повестку имеет право подписать и секретарь. Все нюансы заполнения повестки дня прописываются в регламенте (если в организации такой имеется).

Этап 2. Выбор участников совещания.

Определив цели и круг обсуждаемых вопросов совещания, переходим к согласованию кандидатур участников. Приглашать на заседание следует:

сотрудников, которые выполняют решения совещания;
специалистов, деятельность которых обязывает ознакомиться с информацией с данного мероприятия;
работников, которые владеют знаниями в области вопросов, вынесенных на совещание, из-за своих служебных функций;
сотрудников, имеющих решающее мнение.

Должны присутствовать специалисты с различными точками зрения, но вместе с этим им надо быть готовым к плодотворному сотрудничеству.

Именно число участников определяет продуктивность собрания. Психологи рекомендуют на внутреннем деловом совещании проводить обсуждение важных вопросов с группами людей от шести до девяти человек. С таким количеством легче работать. Люди не сливаются в массу, имеют свое мнение, из-за этого обеспечивается высокая продуктивность при обсуждении проблем. На практике совещания могут проводиться с большим или меньшим числом сотрудников. В каждом из подобных случаев есть свои плюсы и минусы.

В том случае если на совещание приглашено много людей (сотрудники других компаний, управляющие филиалов, дочерних организаций), тогда секретарем рассылаются извещения (приглашения) на мероприятие. В состав такого документа включены:

обращения;
просьбы о подтверждении участия в совещании;
предложение присоединиться к заседанию;
повестки дня;
сведения о времени, месте и дате проведения.

Крупными учреждениями перед совещанием по всем вопросам составляется справка. В ней указана цель и причина выбранных для обсуждения тем. К справке может прилагаться проект, направленный на решение.

Когда на совещание приглашено много людей (чаще всего это касается государственных организаций), к повестке дня прикладывают их список. В частных компаниях участников подобных мероприятий и приглашенных просто указывают в повестке дня.

Сотрудники, которые отвечают за организацию заседания, готовят и рассылают извещения (приглашения).

Тип документа, полученный участником, зависит от вида мероприятия. Это может быть:

повестка дня в той форме, которую применяют в организации;
оформленное на фирменном бланке предприятия извещение (приглашение) о проведении совещания.

Для того чтобы участники могли подготовиться, повестку следует отправить за некоторое время до назначенной даты (от трех до пяти дней). Важно приложить к ней все вопросы, вынесенные на обсуждение. Это информационные данные, проекты докладов, презентации и т. д. Сопроводительную документацию можно рассылать позже (за один или два дня до начала мероприятия). Нужно учитывать объем документов, подлежащих ознакомлению, и количество оставшегося времени. Важно понимать, что если человек не сможет изучить весь материал, он не будет продуктивно работать в ходе совещания.

Организаторы мероприятия должны поддерживать обратную связь, а не просто выслать повестки дня (приглашения) участникам. Нужно уточнить все нюансы: возможность присутствия, необходимость наличия технических средств и т. д.

Этап 3. Подготавливаем для совещания документы.

При подготовке пакета документов используйте размер шрифта 12 и более. Важные фрагменты стоит выделить курсивом, подчеркиванием или цветом. Не нужно применять большое количество шрифтов при формировании документа, достаточно использовать один или два стиля. Самые распространенные - Times New Roman и Arial.

Нужно правильно оформить все материалы, которые будут отправлены участникам совещания. Чтобы человек хорошо и быстро ориентировался в документе, подберите стиль написания и оформления. Важно использовать заголовки и подзаголовки, применять нумерацию и списки. Продумайте, как будут выделены таблицы, схемы и рисунки.

Очень важно, чтобы выбранный вами стиль, логика структуры и оформления документа не нарушались. Соблюдайте все правила при формировании материала в целом. Небольшие отступления допустимы, но нежелательны.

При выступлении участник может обращаться к письменному докладу. Напомним, наиболее длинный деловой документ - это доклад. И для успешной карьеры важно обладать навыками его составления. Внизу приведем некоторые полезные советы по написанию текста доклада. Основные критерии:

краткость - важно уметь выбирать главное (когда цель и содержание позволяют);
понятность (простые четкие формулировки);
логичность;
структурированность.

Доклад должен быть написан для определенной группы и содержать веские доводы, которым нельзя возразить. С помощью такого сообщения можно оказывать определенное влияние на людей, убеждать их в правильности ваших слов, менять их мнение, склонять к определенным действиям. Это и есть основные цели, преследуемые при написании доклада.

Выступающий вместе с сообщением может подготовить дополнительные материалы, которые пригодятся ему для оглашения своей точки зрения. «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать», - гласит русская пословица. Можно применять очень много наглядных средств, визуальную информацию легче усваивать. Сделайте не один большой график, а два маленьких - это гораздо удобнее. Используйте цветные иллюстрации и другие графические изображения. В современном мире это легко сделать с помощью простых программ на компьютере.

Этап 4. Подготовка помещения.

Следует заранее подготовить кабинет, где будет проводиться совещание: проветрить или включить систему кондиционирования, подготовить стулья и аккуратно их расставить, лучше принести большее количество, чем установленное число участников и приглашенных. Бывают ситуации, когда необходимо в срочном порядке дополнительно вызвать кого-нибудь из сотрудников. В этом случае у всех будут места.

Обязательно наличие письменных принадлежностей на столах - это карандаши, ручки, удобные блокноты, листы формата А4. Неплохой вариант - использовать канцтовары с фирменным лейблом.
Важно разместить на столах минеральную или обычную воду и стаканы. Количество должно быть больше, чем заявлено присутствующих. Стаканы на столе надо поставить на салфетки вверх дном.
Если панируется использование маркерных досок, предусмотрите наличие нескольких разноцветных маркеров. Подготовьте заранее специальный ластик, пропитанный жидкостью для удаления надписей.
Если будут использовать технику, установите ее заранее, ознакомьтесь с правилами эксплуатации и проверьте ее работоспособность. Обеспечьте возможность подключения ноутбука.
Есть случаи, когда требуется необычное оборудование. При проведении дегустации на пищевых предприятиях, например. Для таких совещаний необходимо подготовить одноразовую посуду для всех участников.
Если планируется использование слайдов, нужно заранее их принести, также разместите проекционный экран в таком месте, чтобы смотреть было удобно всем присутствующим на заседании людям.
Есть организации, в которых запрещено проносить на мероприятия мобильные телефоны. Предусмотрите возможность хранения такой техники у секретаря.

Мнение эксперта

Слишком большое количество участников снижает эффективность совещания

Людмила Корытова ,

директор «Оптово-розничная фирма «Хозторг», г. Архангельск

Каждый месяц в обязательном порядке я провожу деловое совещание. Но при остро встающих вопросах организуются незапланированные заседания. Например, если покупатель пожаловался на плохую доставку товара: проводится совещание по теме некачественной работы отдела транспорта. Начальника этой службы я вызываю к себе, и мы решаем все вопросы напрямую.

Я не собираю совещания, где присутствуют представители всех подразделений. Если людей много, сложно услышать каждого и заседание напоминает базар. Мероприятие я назначаю на утро (до десяти часов) или на вечер, это связано с тем, что у нас оптово-розничная сеть. По вечерам у сотрудников возникает меньше вопросов к начальникам отдела. Но чаще всего я собираю совещание с руководителями отделов или магазинов.

Как вести протокол совещания работников организации

Продуктивность работы после совещания зависит от того, как принятые решения будут выполнены. Это очень важный этап! Ответственные исполнители и сроки реализации заданий должны быть письменно оформлены. Для этого составляется специальный документ - протокол. Председателем в конце совещания подводится итог. Он объявляет, кто за что отвечает и рассказывает, как решить ту или иную проблему. В протоколе документально подтверждаются договоренности и формируется направление, в котором следует двигаться для достижения целей.

При завершении совещания протокол - это обязательный элемент. Именно в нем записаны все решения и ход оговоренных вопросов. Протокол - это документ, отражающий деятельность по совместному принятию решений группой работников или коллегиальным органом.

От того, как проводилось совещание, что за проблемы оговаривались, и прочих моментов зависит форма протокола. Существует два вида:

полный протокол, содержащий все записи выступлений на мероприятии (фиксируются все вопросы, принятые решения, замечания, выступления участников и так далее);
краткий протокол, в него заносятся тезисные записи по теме совещания и выступлений участников, фамилии, принятые решения (мелкие детали не указываются).

Какую форму протокола вести на мероприятии, выбирает руководитель компании.

Протокол - своеобразный конспект совещания. Сотрудники, не принимавшие в нем участие, могут узнать все подробности из этого документа. Протокол - это некая основа, которая пригодится для обсуждения других насущных вопросов, подлежащих решению при следующей встрече. При составлении документа очень важно включить в него такие факты:

список участников;
сроки решения вопросов;
план намеченных действий;
исполнители, которые отвечают за решение вопросов;
повестка дня и ее выполнение;
дату и время проведенного рабочего совещания;
принятые решения.

Все выступления участников совещания записывает на диктофон или конспектирует (стенографирует) секретарь совещания. Вносит эти данные в протокол тоже он. Самое главное профессиональное качество секретаря - умение слушать. В современном мире это недооцененная черта. Очень часто во время дискуссий несколько людей начинают говорить в одно время. В диалогах используется большое количество слов, но лишь малая часть из них несет действительно важную информацию, которую необходимо зафиксировать в протоколе совещания. Многие люди во время разговоров используют крылатые выражения или фразеологические обороты. Для того чтобы законспектировать важные моменты совещаний, нужно уметь концентрироваться, разбираться в бизнес-терминах и понимать суть внутренних процессов предприятия. Ниже приведен список рекомендаций для правильного ведения протокола совещаний:

улавливайте не только слова, но и идеи, и факты;
вслушивайтесь в высказывания о действиях: одобренных, выполненных и предполагаемых;
отмечайте слова, которые говорили бы о вероятных переменах;
если что-то не уловили или не поняли в ходе дискуссии о решении или предстоящем действии - не стесняйтесь уточнить у коллег;
подводите итоги перед тем, как перейти к следующему обсуждаемому пункту. В этом случае очень часто председатель просит озвучить проект решения и, если необходимо, делает поправки и корректировки (отметим, что если для организации совещания создавалась рабочая группа, то она должна готовить проект решения). Секретарь же только фиксирует принятые решения в проекте протокола.

Существуют определенные особенности при оформлении протокола. Когда совещание длится несколько дней, то числа указываются через тире (дата начала - дата завершения). Номер протокола - это порядковый номер заседания. Отсчет ведется с начала года.

Секретарь и председатель подписывают протокол. При необходимости нужно визировать документ. Проставляются визы на уровне записи выступления на левом поле.

Доклады, проекты, справки оформляются как приложения и подшиваются к документу. Весь представленный материал хранится вместе с протоколом.

Время, затраченное на подготовку протокола, зависит от вида совещания. Оно фиксируется в локальных нормативных актах организации. Оптимальное время для оформления протокола - несколько часов после заседания или на следующий день. В этот момент воспоминания о ходе совещания еще свежи в памяти у секретаря и председателя, и документ заполняется правильно, без неточностей.

Все участники мероприятия должны получить копию протокола. А для ответственных исполнителей, которые не присутствовали на совещании по конкретным вопросам, необходимо сделать выписку, включающую в себя точную информацию, требующуюся для выполнения поручений.

Локально нормативными актами организации определяются сроки рассылок копий документов участникам заседания и ответственным исполнителям, отсутствующим на мероприятии.

Мнение эксперта

Договоренности, достигнутые во время совещания, обязательно нужно фиксировать

Александр Шувалов ,

генеральный директор компании «Туле-центр», г. Москва

Бывают случаи, когда правильно организованное совещание с повесткой, конструктивными обсуждениями и следованием регламенту не приносит нужного результата. И получается, что организация не приходит к решению проблем, а остается на том же уровне, как и до проведения мероприятия. И причина вовсе не в безответственности или лени сотрудников. Все просто: дело в том, что договоренности, достигнутые во время совещания, не были зафиксированы.

Все решения и поручения, к которым пришли сотрудники во время мероприятия, просто повисли в воздухе. Да, найдутся читатели, которые нам возразят и расскажут, что они всю информацию записывают в ежедневники. Но знаете, уж очень много проблем возникает из-за того, что участник совещания не законспектировал нужную информацию. Очень часто после заседания сотрудники просто забывают многие из тех вопросов, что обсуждались на мероприятии.

Обязательным правилом проводимых совещаний для меня стало стенографирование. Секретарь компании прошел специальные курсы. И сегодня в нашем архиве находятся все стенограммы по проведенным совещаниям. Если в вашей организации нет секретаря, вы можете поручить протоколирование заседаний другому сотруднику. Или можете сами заполнять документ совещаний. С таким подходом все сотрудники будут информированы о сроках для решения вопросов и порученных им заданиях.

После завершения совещания обязательно следует в письменной форме напомнить про поручение работникам. Также можно применять электронные письма, записи в CRM-системе либо других программах, которые используются для планирования деятельности компании.

Организация проведения совещаний: 5 правил

Правило 1. Управляющий компанией должен выслушать точки зрения всех выступающих, проанализировать их и сформулировать свое решение по обсуждаемому вопросу.

Главная цель дискуссии - найти правильное решение. Поэтому руководителю, у которого уже есть устойчивое мнение по вопросу, вынесенному на обсуждение, не стоит его оглашать в самом начале мероприятия. Важно выслушать альтернативные варианты, чтобы прийти к консенсусу.

Если в начале совещания руководитель высказал свою точку зрения, сотрудники могут отреагировать по-разному. Некоторые, сориентировавшись в считанные секунды, согласятся с озвученным решением, применив другие слова. В данной ситуации задействованы тонкие психологические аспекты, которые достигают цели. Часть сотрудников посчитает своим долгом возразить, даже если разделяет точку зрения руководителя. А некоторые и вовсе никак не отреагируют, не найдя в себе сил и мужества для оглашения собственного мнения.

Опрометчиво озвучив свои соображения в начале совещания, руководитель окажется в сложной ситуации. Сам того не осознавая, он будет защищать свои взгляды. Так как не все начальники могут признавать, что заблуждались в своих суждениях, весь ход дальнейшего совещания может потерять смысл.

Правило 2. Умение слушать коллег - важная функция ведущего совещание.

Когда сотрудник излагает свою точку зрения, нужно удержаться от контраргументов. Так руководитель дает понять, что мнение работников имеет важное значение для вопросов, обсуждаемых на совещании.

Грубой ошибкой, допущенной во время дискуссии, является остановка или одергивание сотрудника, который, по мнению руководителя, излагает неверную мысль. Ошибочна и публичная похвала работника. Так возникает обстановка разногласий в коллективе. Через определенное время сотрудники во всем будут соглашаться с начальником.

Очень важно, чтобы руководитель поощрял самостоятельное мышление работников организации, даже когда их мнения не совпадают. В том случае, если он подвергает сомнению позицию участника совещания, правильным будет вынести ее на открытое обсуждение.

Когда руководитель замечает, что сотрудник, исходя из принципиальных соображений, не может отделить частное от общего, он предлагает ему тет-а-тет обсудить второстепенные моменты после проведения совещания. В более спокойной обстановке можно указать на ошибочное изложение вопроса, уход от основных тем в пользу второстепенных проблем. Ни в коем случае нельзя прибегать к оскорблениям, высказанным в адрес сотрудника.

Правило 3. Больше аргументированных высказываний - обширнее поле для поиска правильного решения.

Конечно, руководитель, который проводит совещание, имеет право отклонять те или иные аргументы сотрудников после того, как тщательно их проанализирует.

Не всегда во время совещания все приглашенные принимают участие в обсуждении. Руководитель не должен требовать от них предложений по тому или иному вопросу или порицать.

Причина такого отношения кроется в организации совещания и ходе обсуждения тем. Бывает, что руководитель неправильно поставил вопрос или плохо продумал речь, тем самым включил пассивное поведение у участников заседания.

Правило 4. Важно, чтобы руководитель прислушивался к мнению сотрудников , умел упорядочить аргументы, поддерживал интересные предложения и предлагал вернуться к их детальному обсуждению в будущем.

На все вопросы, которые возникают в ходе ведения совещания, участники должны получит ответ - это важный момент. Могут возникнуть непредвиденные ситуации, и ведущий должен быть к этому готов. Нельзя допускать нарушения плана мероприятия из-за неожиданной реакции сотрудников. Подведение совещания к успешному завершению - вот основная задача руководителя.

Правило 5. Когда все вопросы, вынесенные на совещание, обсуждены, руководитель должен успешно его закончить.

Исходя из собственного мнения, выводы по итогам совещания делает начальник. Нельзя формулировать заключения коллективно, прибегнув к помощи голосования.

Никакой роли не играет, сколько участников совещания одобрили какой-либо из аргументов. Есть вероятность, что предложение, высказанное только одним или несколькими работниками, и является для руководителя наиболее важным. Опираясь на это, он принимает итоговое решение.

Мнение эксперта

3 полезных правила проведения совещания

Александр Рагиня ,

исполнительный директор компании «КСК групп», г. Москва

Перед тем как приступить к проведению совещания, оглашаю основные цели и свои главные требования к каждому участнику. Опираюсь на три основных правила:

Пока сотрудник говорит, не высказывайте свою точку зрения. Главная ошибка - поддержка того или другого участника совещания. Важно, чтобы руководитель выслушал все мнения. При этом не нужно принимать ничью сторону. В случае критики от сотрудников во время выступления коллеги предлагаю озвучить их альтернативное мнение.
Применяйте информацию о психотипах людей. Во время совещания все участники играют определенные роли: вдохновитель, скептик, администратор, создатель. Определите психотип каждого участника совещания. Применяйте эти знания, чтобы распределить очередность выступления. Вдохновитель должен выступать в начале совещания. После него - создатель. Он внесет креативные предложения. Следом - администратор. Его рациональное мышление незаменимо. Последнее слово предоставьте скептику. Он проанализирует риски предложенных решений.
После оглашения решения дайте возможность участникам его обсудить. После того как все сотрудники поделятся идеями, расскажите, как на ваш взгляд следует решать проблему. Пусть участники еще десять минут подумают, выскажут замечания и обсудят способы действия, предложенные вами. После того как все мнения будут оглашены, принимайте решение.

Как выходить из сложных ситуаций во время совещания

Неприятности случаются даже на самых продуманных совещаниях. Конфликты и тупики во время обсуждений - явление нередкое. Но все неприятности можно уладить, не нужно выходить из себя и терять голову. Внимательно следите за ходом дискуссии, тогда причину будет легче найти.

Когда оратор выступает, старайтесь обращать внимание не только на то, что он говорит. Следите за жестами, мимикой и тем, как участник расставляет акценты в своих мыслях. Зафиксировав все нюансы во время выступления, вы легко сможете уладить любой конфликт.

Когда обсуждение зашло в тупик, напомните сотрудникам о предмете дискуссии и целях совещания. Бывают случаи, когда подчиненные не поняли задачу обсуждения или вами была предоставлена неточная информация. Эту проблему следует исправить. Если некоторые аспекты себя исчерпают, уточните у участников, нужно ли продолжать обсуждение темы. Возможно, настал черед следующих вопросов, стоящих на повестке совещания. Перерыв - это одно из главных требований при проведении заседания. А вопросы, которые не были рассмотрены, можно обсудить позже или вынести на следующее совещание.

Не нужно заполнять возникшую паузу, если участники замолчали. Надо понять ее причину. Часто подобные ситуации являются следствием поведения руководителя или недостатка информации. Уточните у собравшихся сотрудников, нужны ли им пояснения. Современный метод, который часто используют в подобных ситуациях, - сторителлинг.

Иногда бывает, что группа не может сосредоточиться на определенном вопросе и уходит к другой теме. Вы должны показать, что настроены на общение и участникам можно озвучивать противоположные точки зрения. Дайте понять, что любое мнение играет важную роль. Похвалите участника, который выступит первым. Но, чтобы не потерять доверие коллектива, старайтесь следовать всем правилам.

Случается такое, что обсуждение стопорится на одной или двух темах. Задайте вопрос группе: есть ли другие мнения по этим вопросам. Уточните у сотрудников, понятна ли им цель совещания.

Если возник конфликт, доступно объясните, что не следует переносить эмоции в зал заседания. Еще раз огласите правила поведения во время совещаний. Все высказывания участников должны иметь отношение к поставленным вопросам, а не к отдельным сотрудникам. Сконцентрируйте внимание на важных моментах. Постарайтесь вернуть совещанию положительный тон. Дайте понять сотрудникам, что они не обсуждают предложения участников, а выдвигают новые идеи. Так можно уйти от нежелательной критики и реакции на нее. Пробные вопросы тоже помогут прекратить конфликт.

Ошибки, которые часто допускаются во время организации деловых совещаний

Когда формируется повестка дня, часто возникают ошибки. Основные из них:

отсутствует главная тема совещания (нет четких границ и соответствующего аналитического обеспечения);
суть обсуждаемой проблемы не разъясняется участникам;
в повестку дня включены вопросы, которые различаются по содержанию и объему, из-за чего мероприятие сводится к пререканиям и ругани между отдельными сотрудниками;
увеличивается число пассивных слушателей, неверно выбраны участники;
нет четкой структуры, участники отвлекаются на злободневные предметы, побочные темы, вопросы, которые возникают стихийно (не проработан план).

Определение продолжительности совещания. Основные ошибки:

не указано точное время продолжительности мероприятия;
совещание длится больше запланированного времени;
слишком длинное совещание;
нет перерывов;
нет ограничения для выступлений и докладов;
мысли изложены неясно, длинными формулировками.

Определение места проведения совещания. Основные ошибки:

плохо освещенное помещение, некомфортное и т. д.;
во время совещания приходят посетители, ведутся телефонные переговоры;
в кабинете начальника проводится слишком много совещаний.

Как повысить эффективность проведения совещаний

Используйте современные средства оповещения (почтовая рассылка, различные мессенджеры и т. д.). Это позволит уменьшить время, затраченное на организацию мероприятия. Применение готовых рассылок значительно оптимизирует временные затраты. От плановых совещаний можно отказаться.
Выберите правильных участников совещания. Откажитесь от принципа: «Пригласим всех заинтересованных». В большинстве случаев эффективнее провести личный разговор. Исходите из принципа - кто наиболее важен для решения поставленных вопросов.
Примите решение о необходимости в совещаниях. К плановым заседаниям готовятся по привычке - это расслабляет. Сотрудники более сосредоточенны, если их в любую секунду могут позвать на совещание.
Подготавливайтесь к заседанию. Не сообщайте о поставленных вопросах на самом совещании. Для более эффективного информирования воспользуйтесь электронной рассылкой материалов. Сотрудники самостоятельно подготовятся к мероприятию. Важно, чтобы все участники были осведомлены обо всех нюансах поставленных вопросов.
Примите решение о форме проведения совещания. Применяйте современные средства связи. Много времени иногда тратится просто на приглашение участников. В некоторых случаях стоит организовать телефонные конференции или использовать интернет - это может быть значительно эффективнее. Задайте себе вопрос: «Обязательно ли собирать участников вживую?».

Что нужно для оптимизации процесса совещания:

Пунктуальность - это должно быть первым требованием руководителя. Вводите штрафы и наказания за опоздания. Первым делом за задержку руководителей! «Рыба начинает гнить с головы!». Если один участник опоздал, он потратил драгоценное время остальных сотрудников, присутствующих на совещании.
Для правильного ведения протокола мероприятия введите должность «корпоративный секретарь» или «секретарь-референт» (допускается совместительство). Если возможности нанять отдельного сотрудника нет, то назначьте ответственного за протокол совещания. Все участники должны получить итоговый документ после завершения заседания.
Исключайте из участия в совещании сотрудников, которые не ознакомились с вопросами, вынесенными на повестку дня. Много времени займет объяснение всего материала нерадивому работнику - это нецелесообразно. Все принятые решение следует донести до исключенного участника персонально.
При проведении аудио или видеоконференции нужно следить за вниманием сотрудников. Персонально задавайте вопросы каждому участнику.
Применяйте методику поддержания на мероприятии рабочей остановки и психологической активизации участников.

Информация об экспертах

Людмила Корытова , директор ЗАО «Оптово-розничная фирма «Хозторг», г. Архангельск. ЗАО «Оптово-розничная фирма «Хозторг» имеет 45-летний стаж работы на рынке товаров хозяйственного назначения. Обладает материально-технической базой (складскими помещениями и магазинами). Ассортимент товаров — около 20 тыс. наименований. Торговая сеть «Хозторг» включает 26 магазинов, 19 из которых расположены в Архангельске, остальные — в Архангельской области. Выручка за 2006 год — 300 млн руб. В компании работают 230 человек.

Александр Шувалов , генеральный директор компании «Туле-центр», г. Москва. Александр Шувалов в 1993 году окончил Московский государственный институт международных отношений. Карьеру начал в Великобритании в компании Boeing. Получил степень МВА в Кембриджском университете. В 1998 году, вернувшись в Россию, в качестве антикризисного менеджера возглавил Саратовский жировой комбинат. С 1999-го - глава группы компаний Anhel GmbH. С 2008-го - руководитель направления национальных продаж текстильного холдинга «Новотекс». В 2009-2010 годах - исполнительный директор инвестиционного фонда Lloyds Banking Group (Лондон). «Туле-центр». Сфера деятельности: официальный дистрибьютор компании Thule в России. Форма организации: ООО. Месторасположение: Москва. Численность персонала: 100. Стаж генерального директора в должности: с 2010 года. Участие генерального директора в бизнесе: наемный менеджер.

Александр Рагиня , исполнительный директор компании «КСК групп», г. Москва. ООО «КСК групп». Сфера деятельности: комплексный консалтинг (юридический, налоговый и кадровый, привлечение финансирования, автоматизация бизнес-процессов, маркетинг). Численность персонала: 500. Позиция в рейтинге аудиторско-консалтинговых фирм России: 14-е место (в 2014 году; рейтинг компании «Эксперт РА»).