Документирование - это создание документов.
Документирование управленческой деятельности (ДОУ) представляет систему операций, направленных на решение следующих задач:
1) создание документов, определение их формы и содержания;
2) обслуживание работников управления предприятия документированной информацией.
Делопроизводство - это особый вид управленческой деятельности, направленный на организацию и осуществление документационного обеспечения управления.
Для наведения порядка в работе с документами большое значение придается их систематизации и унификации.
Система документации - это совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Формирование систем и их официальное закрепление составляет основу систематизации.
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГС ДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
ГС ДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
Основная цель разработки – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления,
Предусмотрено, что в дальнейшем в развитие ГС ДОУ могут разрабатываться нормативные и методические документы по совершенствованию делопроизводства (ДОУ):
межотраслевые – Росархивом и Госстандартом;
отраслевые – министерствами и ведомствами;
территориальные – правительствами и администрациями субъектов РФ.
Таким образом, в настоящее время основы ДОУ регламентированы ГС ДОУ и локальными нормативно-методическими разработками, созданными на ее основе – Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утвержденной руководителем Государственной архивной службы по распоряжению правительства и зарегистрированной в Министерстве юстиции (1993 г.).
Поскольку в государственном аппарате продолжает сохраняться сформировавшийся еще в XIX в. командно-административный стиль управления, основанный на личной ответственности руководителей, то и система работы с документами в основе своей восходит к исполнительному делопроизводству. Естественно, что порядок работы с документами был по возможности упрощен технологически и адаптирован под новые реалии системы управления.
В целом понизились уровень и глубина регламентации делопроизводственных правил. Нормативный статус ГС ДОУ значительно ниже, чем нормативных актов XVIII и XIX вв., соответственно сама ГС ДОУ является по содержанию не законом, а скорее методическими рекомендациями. Только разделы, связанные с оформлением и хранением документов, имеют нормативный характер, но именно они продублированы в стандартах и правилах работы Государственной архивной службы.
Хотя учреждения в своей основе остались с той же административной структурой, изменив только наименования этих структур – департаментов на управления, а столов на отделы, значительно изменились функции руководителей и делопроизводственных служб в работе с документацией.
В ХХ в. канцеляриям полностью были оставлены только функции обработки всей поступающей и рассылаемой корреспонденции. Регистрация, контроль исполнения и хранение документов уже не являются прерогативой только этого подразделения, тем более сама канцелярия не исполняет никаких, даже самых срочных и секретных документов. Вместо этого за канцелярией в ГС ДОУ впервые попытались закрепить роль не только методического центра, но и информационного менеджера, ответственного за общее состояние работы с документами во всех подразделениях организации, в филиалах и подведомственных управленческих структурах.
Унификация документов - установление единого комплекса их видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления.
Унифицированная система документоведения (УСД) - система, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Работа по унификации включает:
разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедшие в УСД, а также их государственную регистрацию;
разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
В 1980-х гг. в нашей стране было разработано и утверждено 16 унифицированных систем документации общегосударственного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общегосударственных классификаторов технико-экономической информации.
Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
4. Группировка документов по отдельным признакам однородности
Документная информация, циркулирующая на предприятии, группируется по отдельным признакам однородности.
1. По порядку оформления документы подразделяются на:
общие (индивидуальные) документы - оформляются по усмотрению работников с учетом установленных правил и требований (заявления, служебные письма, протоколы, приказы и т.д.);
стандартные (трафаретные) - оформляются в определенной последовательности по строго обязательным правилам (доверенность, командировочное удостоверение и т.д.);
типовые - строго оформляются не только по форме, но и по содержанию (типовые договоры).
2. По содержанию документы могут быть:
простые - содержат информацию по одному вопросу, факту, событию, явлению;
сложные - отражают несколько вопросов, затрагивают несколько исполнителей, подразделений (положение, устав и т.д.).
3. По направленности движения документы подразделяют:
входящие - поступают в данное предприятие от других организаций, учреждений, предприятий, от лиц, не являющихся работниками данного предприятия;
исходящие - направляются из предприятия;
внутренние - оформляются и используются на самом предприятии.
4. По происхождению различают:
служебные документы (официальные) – затрагивают интересы предприятия, организации;
личные документы (заявления, письма, жалобы и т.д.) – касаются конкретного лица, являются именными.
5. По степени гласности документы бывают:
несекретные;
секретные, конфиденциальные;
для служебного пользования .
Для документов двух последних групп существуют особые правила использования и хранения.
6. По срокам исполнения документы подразделяются на:
срочные - устанавливается срок исполнения или действия (например, приказ, предписывающий лицу выполнить определенные действия к определенной дате). К ним также следует отнести документы с отметкой "срочно", телеграммы, телефонограммы, документы с определенным сроком действия (например, доверенности, командировочные удостоверения и т.д.). Срок исполнения документов может быть предопределен резолюцией руководителя, существующими предписаниями.
несрочные - должны исполняться в порядке общей очередности в минимально короткий срок.
7. По наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными.
8. По стадии образования документы делят на следующие:
подлинник (оригинал) - это первый или единственный экземпляр официального документа;
копия - это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или их часть;
дубликат - это повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника;
выписка из официального документа – копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке;
отпуск - полная копия отосланных документов, подшитая в дело предприятия-отправителя, удостоверенная отметкой "Верно" и подписью лица, ответственного за делопроизводство.
9. По средствам фиксации : письменные, графические, фото-кинодокументы и т.д.
ЛЕКЦИЯ 3.
«УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ»
1. Классификация ОРД
2. Распорядительные документы
3. Стадии подготовки распорядительных документов
4. Организационные документы
1. Классификация ОРД
Унифицированная система ОРД включает около 30 видов документов, которые можно разделить следующим образом:
1. Организационные - положения, уставы, инструкции, правила, структура и штатная численность, штатное расписание.
2. Распорядительные - постановления, решения, приказы, указания, распоряжения.
3. Справочно-информационные - акты, докладные и объяснительные записки, заключения, письма, представления, протоколы, справки, телефонограммы, телеграммы и т.д.
4. Документы по личному составу - заявления, приказы по личному составу, характеристики, справки, личные карточки.
В составе ОРД также учитывают предложения, заявления, жалобы граждан.
Требования и оформление ОРД содержит ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система ОРД. Требования к оформлению документов».
2. Распорядительные документы
ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения (например, Постановление Правительства РФ «О государственных нормативных требованиях по охране труда в РФ». Постановлением является также заключительная часть протокола заседания коллегиального органа. Эти постановления включаются в протокол или прилагаются к нему, при необходимости могут оформляться как выписки из протокола.
РЕШЕНИЕ - правовой акт, принимаемый местными органами государственной власти и государственного управления, оформляющий результаты деятельности коллегиальных органов - коллегий министерств и ведомств, научных и др. советов и т.д. Например, Решение Законодательного собрания Ростовской области «О выборах в представительные органы местного самоуправления».
РАСПОРЯЖЕНИЕ – документ, издаваемый по указанию председателя коллегиального органа или самостоятельно в пределах предоставленных ему прав по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуждения. Распоряжение имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Распоряжения делятся на:
1) распоряжения общего, длительного действия ;
2) распоряжения разового (единовременного) случая , касающиеся конкретного узкого вопроса.
ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителями органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие отдельные сферы общественных отношений, и актом применения норм права.
Издается в следующих случаях:
по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей;
по вопросам утверждения положений, инструкций, правил;
по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия;
по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников.
Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.
3. Стадии подготовки распорядительных документов
1. Изучение существа вопроса.
1.1. Определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить.
1.2. Сбор необходимой информации по существу поставленного вопроса (для этого используются информационно-справочные документы - отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебная переписка).
2. Подготовка проекта документа - проводится одним или несколькими структурными подразделениями или отдельным должностным лицом.
3. Согласование документа .
4. Подписание документа .
Текст распорядительного документа состоит из 2-х частей:
констатирующая - введение в существо рассматриваемого вопроса (могут быть перечислены факты, события, дана оценка; иногда приводят пересказ акта вышестоящего органа - указывается вид акта, его автор, полное название (заголовок, номер и дата). Эта часть необязательна в ряде случаев;
распорядительная - излагается в повелительной форме (постановляет, решает, приказываю, предлагаю и т.д.)
В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указывается название коллегиального органа.
Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит «Приложение» после текста распорядительного документа самостоятельно не оформляется.
Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.
Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, - постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения можно вносить поправки и дополнения. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителями. Постановления и решения имеют 2 подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа.
4. Организационные документы
УСТАВ – это юридический акт, которым оформляется образование организаций и предприятий и определяется их структура, функции и правовое положение. Устав после его утверждения подлежит обязательной регистрации в органах; после регистрации вновь созданная организация может начать свою деятельность (например, Ветеринарный устав, Дисциплинарный устав).
Текст устава структурно разбивается на разделы:
общие положения (определяются задачи и цели создаваемой организации);
регламентация деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);
отчетность и ревизионная деятельность;
порядок ликвидации и ответственности по делам организации.
ПОЛОЖЕНИЕ – правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о ГАИ), структурного подразделения.
Положения разрабатываются индивидуальные и типовые:
индивидуальные – о всех отделах, о цехах, а также о других самостоятельных инженерно-технических или управленческих подразделениях, включенных в утвержденную схему организационной структуры управления предприятием;
типовые – о цехах основного производства, о структурных подразделениях.
В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Положение об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях).
Положения утверждаются в установленном порядке. Датой введения положения в действие является дата его утверждения, если в тексте не указана другая дата.
ИНСТРУКЦИЯ – организационно-распорядительный документ длительного действия, в котором определяются правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятий, их подразделений и должностных лиц. Например, «Должностная инструкция инспектора по контролю».
Все инструкции можно разделить на две основные группы:
инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие несколько исполнителей (подразделений или должностных лиц);
должностные инструкции, которые регламентируют деятельность одного должностного лица, принимающего участие в осуществлении одного или нескольких процессов.
Начинается инструкция разделом «Общая часть», где формулируется цель, для достижения которой разрабатывается данная инструкция, и указывается, что послужило основанием для ее создания.
За общей частью должны следовать разделы (один или несколько), в которых в логической последовательности излагается основное содержание, т.е. описывается порядок выполнения регламентируемого процесса. При этом по каждому этапу (операции) указывается:
что необходимо сделать (т.е. содержание работы);
кто должен выполнять эту работу (подразделение или должностное лицо);
срок выполнения работы;
какой документ при этом используется (с указанием количества экземпляров).
При необходимости в конце инструкции может быть выделен раздел, в котором определяются права и ответственность исполнителей, участвующих в выполнении работ.
Текст инструкции носит указующий характер с четкими формулировками типа «должен», «следует», «необходимо» и т.д.; излагается от третьего лица или в безличной форме.
Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения, если в тексте не указана другая дата.
ПРОТОКОЛ - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях и других формах работы коллегиальных органов.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной .
Вводная часть протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная – слова «председатель», «секретарь», «присутствовали». Переменная – инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих.
Фамилии членов коллегиальных органов и приглашенных располагают в алфавитном порядке.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Вопросы нужно располагать таким образом, чтобы наиболее важные и сложные из них стояли первыми.
Основная часть протокола строится по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» - отдельно по каждому вопросу повестки дня.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ прилагаться к протоколу.
Датой протокола является дата проведения заседания, а не дата оформления или подписания протокола.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Протоколы бывают:
краткой формы - указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения;
сокращенной формы - после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок доклада. Пункт повестки дня подчеркивается и под чертой печатают ФИО докладчиков и выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.
ЛЕКЦИЯ 4.
«ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ»
1. Документация по личному составу
2. Состав и последовательность расположения документов в личном деле
3. Доверенности, расписки
4. Трудовые книжки
1. Документация по личному составу
Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения, перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу .
К таким документам относятся:
приказы по личному составу;
заявления;
характеристики;
трудовые книжки;
личные карточки;
все документы, входящие в состав личного дела.
Документация по личному составу ведется с момента поступления трудящихся на предприятие. Она выделена в самостоятельную группу, что обусловлено ее исключительной важностью и рядом особенностей документирования.
В настоящее время разработана и применяется подсистема унифицированных форм документов по обеспечению кадрами органов государственного управления . Эта подсистема входит составной частью в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации и рекомендована для использования на всех уровнях управления.
В состав подсистемы входят унифицированные формы документов, обеспечивающие реализацию задач по приему, переводу, увольнению, поощрению, предоставлению отпусков, оформлению дисциплинарных взысканий, а также инструкция по применению унифицированных форм документов.
В учреждениях, где отсутствует отдел кадров, все операции, связанные с приемом, перемещением, расстановкой и увольнением сотрудников, выполняет руководитель.
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление , в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт .
Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме рукописным способом на бумаге формата А4.
Для заявления характерны следующие реквизиты:
подпись заявителя;
дата составления.
адресат (кому адресуется заявление);
заявитель (ФИО указывается полностью);
место проживания заявителя;
наименование вида документа (заявление);
В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также употреблять архаизмы и канцеляризмы типа «весьма убедительно», «прошу не отказать», «заранее Вам признателен» и т.п.
Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами, является основанием для издания приказа о приеме на работу . В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письменно (по указанному в заявлении адресу).
Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействий к нарушителям дисциплины и т.п. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий – записками.
Приказы по личному составу оформляют на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишутся слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении и т.д. В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты.
Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ и т.д.
Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать основание, в котором указываются документы, послужившие основанием для издания приказа.
Основным документом по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих (заполняется после издания приказа о приеме на работу конкретного гражданина). Форма карточки типовая (форма Т2), все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, гражданство, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке.
Заполняются личные карточки от руки или машинописным способом. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.
По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что дает возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью соответствующих технических средств.
В обязательном порядке проставляется дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляется дата и номер приказа и причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа.
Трудовой контракт – это договор, фиксирующий письменное соглашение между организацией и частным лицом об установлении трудовых отношений и регулирующих эти отношения.
Трудовой контракт составляется в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу. Один экземпляр договора хранится в организации, второй – у работника.
Реквизиты трудового контракта:
наименование вида документа;
регистрационный номер документа;
место составления;
Текст договора должен подробно указывать условия работы, оплату труда, права и обязанности работника, условия отдыха, социального страхования, дату начала и окончания работы. Контракт может содержать и другие условия (например, испытательный срок).
Трудовой контракт, подписанный руководителем организации и работником, хранится в личном деле работника.
Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография типового формуляра не имеет и составляется произвольно. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию рукописным способом на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу, на учебу. Форма изложения - повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.
В автобиографии обычно указывают:
число, месяц и год рождения, место рождения;
сведения о родителях (ФИО, место работы);
образование и специальность по образованию;
вид трудовой деятельности;
последнее место работы и должность;
награды и поощрения;
участие в общественной жизни;
семейное положение и состав семьи;
домашний адрес и телефон;
12 личную подпись.
В настоящее время при устройстве на работу оформляется резюме, которое является визитной карточкой работника. Резюме может быть кратким или полным, но необходимо, чтобы все было сформулировано достаточно четко и ясно. В отличие от автобиографии, где приводятся сведения биографического характера в хронологической последовательности, в резюме его автор может указать свои пожелания: на какую должность он претендует, сферу деятельности, в которой хотел бы себя реализовать и т.д.
В тексте резюме указывают персональные данные (дату рождения, семейное положение, состав семьи). Следующий пункт – образование. Необходимо указать учебное заведение, где получено образование, сроки обучения в нем, название полученной специальности. Если соискатель закончил несколько учебных заведений, то их указывают в хронологической последовательности. Следует назвать и законченные курсы, сроки обучения, новую специальность. Далее в резюме отмечается опыт работы (обычно в обратном хронологическом порядке): когда и в какой организации работал, занимаемая должность и должностные обязанности. В резюме можно указать, какими навыками владеет соискатель (знание компьютера, иностранных языков, водительские права и т.п.).
2. Состав и последовательность расположения документов в личном деле
На каждого сотрудника учреждения, организации, предприятия в отделе кадров заводится личное дело .
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о трудовой деятельности работника. Личные дела являются важным источником для изучения деятельности учреждений, организаций и предприятий.
В состав документов личного дела должны входить в порядке перечисления следующие документы:
1) внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
2) заявление о приеме на работу, направление или представление;
3) анкета или личный листок по учету кадров;
4) автобиография;
5) копии документов об образовании;
6) выписки из приказов (о приеме, перемещении, увольнении);
7) дополнение к личному листку по учету кадров;
8) дополнение к личному делу по учету поощрений;
9) справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.
Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного характера группируются отдельно от личных дел. Не помещаются в личное дело также выписки из приказов о наложении взысканий, о поощрениях, об изменении фамилии в связи с тем, что эти записи делают в дополнение к личному листку по учету кадров и в дополнение к личному делу по учету поощрений.
Личные листки по учету кадров , помещаемые в личное дело работника, представляют собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, семейном положении, пребывании за границей и др.
В «Дополнение к личному листку по учету кадров» заносятся сведения о прохождении службы работников организации: в первый раздел – сведения о перемещениях, увольнении (с указанием причин); во второй – данные об изменениях в образовании, семейном положении, о повышении квалификации сотрудника, награждениях и др. сведения.
При формировании личных дел учреждению разрешается изготовлять копии необходимых документов. Снимать копию можно только с подлинника. В нотариальных конторах имеются бланки для снятия копий с документов, касающихся личных прав и интересов граждан.
3. Доверенности, расписки
К документам по личному составу относят и такие документы личного характера, как доверенность и расписка .
Доверенность - документ, который организация или предприятие выдает должностным лицам на получение ими от поставщиков товароматериальных ценностей.
Доверенности оформляются на трафаретных бланках, подразделяются на официальные и личные .
Реквизиты официальной доверенности:
срок действия доверенности;
должность, ФИО лица, которому доверяется получить ценности;
серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности, наименование организации, в которой должны быть получены товароматериальные ценности, и документ, являющийся основанием;
перечень и количество товароматериальных ценностей;
образцы подписи получателя доверенности;
подписи руководителя организации и главного бухгалтера;
печать организации.
название вида документа;
полное наименование организации, выдавшей доверенность, и ее адрес;
дата выдачи доверенности;
Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.
Реквизиты личной доверенности:
название вида документа;
ФИО лица, выдавшего доверенность;
ФИО лица, которому выдана доверенность;
наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности;
подпись лица, выдавшего доверенность;
дата выдачи доверенности;
должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;
дата удостоверения подписи;
Для юридической полноценности документа следует указывать срок действия доверенности. В противном случае этот документ сохраняет силу в течение года со дня выдачи.
При получении денег или материальных ценностей по доверенности необходимо предъявить паспорт или заменяющий его документ.
Расписка - письменный документ, подтверждающий какое-либо совершившееся действие, чаще всего получение денег или материальных ценностей от учреждения или частного лица. Составляется расписка в произвольной форме, но должна включать следующие основные сведения:
наименование документа;
должность, ФИО лица, дающего расписку;
сумму денег или наименование материальных ценностей;
Полученную сумму в расписке указывают цифрами, а в скобках - прописью (словами). В этом документе категорически не допускается каких-либо исправлений или подчисток . Все свободные места между текстом и подписью перечеркивают. Составляют расписку в одном экземпляре и хранят наравне с денежными и ценными документами.
4. Трудовые книжки
Трудовая книжка - это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность рабочих и служащих. Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа. Порядок заполнения этого документа регламентируется КЗоТ и другими нормативными актами.
Если до поступления на работу в данную организацию гражданин не имел трудового стажа, то трудовая книжка заводится впервые (не позднее недельного срока начала его работы); если же он работал, то обязан предоставить трудовую книжку администрации. Трудовая книжка заводится только один раз . Законом запрещается передача трудовых книжек в пользование другим лицам, запрещается также иметь несколько трудовых книжек. Это уголовно наказуемые правонарушения.
Трудовая книжка выдается работнику при увольнении под расписку. В случае утери трудовой книжки ее дубликат выдается по последнему месту работы.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
В том случае, если работник предварительно решает вопрос о переходе на другую работу, а также при оформлении на работу по совместительству, ему выдается заверенная выписка из его трудовой книжки (заверяется подписями руководителя, начальника отдела кадров и гербовой печатью учреждения).
Все записи в трудовой книжке следует производить в строгом соответствии с формулировками приказов по личному составу, на основании которых записи вносятся. В трудовой книжке нельзя допускать помарок, подчисток и других исправлений . Если все же возникает необходимость исправления записи, то эти исправления специально оговариваются и удостоверяются подписью и печатью.
В трудовую книжку вносятся:
сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность);
сведения о работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение).
В трудовую книжку вносятся также сведения о награждениях, поощрениях и т.д. Взыскания в трудовые книжки не записываются .
С каждой записью, вносимой в трудовую книжку, о назначении, перемещении, увольнении администрация обязана ознакомить владельца этой книжки.
В том случае, если трудовая книжка (особенно раздел «Сведения о работе») заполнена, выдается вкладыш, в котором продолжается ведение записей. На самой книжке делается надпись «Выдан вкладыш серия ______ № ________».
При увольнении все записи, вносимые в трудовую книжку, должны быть заверены подписью руководителя учреждения или специально уполномоченного лица и печатью.
Последняя запись организации заверяется подписью руководителя или установленного должностного лица и печатью.
ЛЕКЦИЯ 5.
«Служебная переписка»
1. Введение
2. Правила оформления служебных писем
3. Некоторые виды писем
4. Разновидности служебных писем
1. Введение
Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Посредством письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.
Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма.
Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает "код-молния". Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении.
Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах мира письма составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу, коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является компьютеризация.
Письмо - обобщенное название различных документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылаются по почте).
Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.
Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации .
Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. Функциональными системами документации являются те, которые в том или ином объеме присущи всем организациям, например бухгалтерская, отчетно-статистическая, организационная, внешнеторговая. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.
Однотипность решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили выделить ряд систем управленческой документации и сформулировать единый комплекс требований к ним.
С 1971 года в стране ведется планомерная работа по созданию классификаторов технико-экономической информации, входящих в Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации (ЕСККТЭСИ), как основы информационного обеспечения компьютерных технологий и Унифицированных систем документации (УСД) для оптимизации ввода и вывода информации из компьютерных информационных систем.
Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов – это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.
Основными принципами унификации документов являются:
Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;
Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;
Комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;
Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;
Стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);
Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;
Экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.
Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.
Трафарет – это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.
Анкета
– способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.
Таблица
– разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.
Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда (а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).
Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:
Безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья
Технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией
Экономии всех видов ресурсов.
Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую государственную систему стандартизацию – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.
Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:
Государственные стандарты (ГОСТ).
Отраслевые стандарты (ОСТ);
Республиканские стандарты (РСТ).
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
Разработку , которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:
Внедрение разработанных ОКТЭИ;
Ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;
Разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) .
Унифицированные системы документации – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.
В основе создания УСД лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.
Таким образом, унифицированные системы документации – это приведенные к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации. Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:
Единообразия построения форм документов;
Регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Унификация и стандартизация документов — основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы.
Основная цель унификации и стандартизации документации — создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.
Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом». В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).
Стандартизация - сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст - это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. Типовая форма - утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.
В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку дел постоянного хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.
Стандартизация - закрепление результатов унификации в нормативно-технических документах - стандартах. Стандартизация может проводиться на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.
Под унификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.
Разработка унифицированных форм документов включает следующие этапы:
- формирование объекта унификации - исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с табелем унифицированных форм документов отдела);
- анализ документов и обобщение результатов анализа;
- разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование альбома унифицированных форм документов отдела.
Основным методом унификации внешней формы документа - бланка могут быть:
- создание модели построения документов (формуляра-образца), устанавливающего размеры и принципиальное расположение основных реквизитов;
- разработка единого формуляра-образца для всех управленческих документов, принятого в организации.
Формуляр-образец представляет собой схему расположения всех реквизитов группы документов на листе бумаги стандартных форматов.
Методами формальной унификации документов являются:
- унификация структуры документов;
- создание общих синтаксических правил построения документов;
- унификация методов контро-ля информации в документах;
- унификация типов носителей и форматов документов.
Унификации могут подвергаться все создаваемые в отделе виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, хранящиеся в архиве Управления, и карты документов, полученные в процессе подготовки табеля унифицированных форм документов отдела, при этом для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.
Состав реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация - повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности, переменная информация, индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.
Формой представления унифицированного текста может быть: трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать различные формы представления, например, текст в форме трафарета и таблицы и др.
Итак, унифицированная система документации способствует:
- сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);
- широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки;
- упорядочению информационных потоков;
- сокращению количества документов;
- дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.
Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.
Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.
Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.
Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение.
Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов.
Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.
Таким образом, унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.
Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
Цель стандартизации и унификации документов добиться:
- рационализации процессов подготовки, исполнения, поиска документов;
ВВЕДЕНИЕ
1.2. Международный опыт в области стандартизации
1.3.Развитие отечественной стандартизации
ГЛАВА 2. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1 Унификация документов
2.2 Стандартизация документов
2.3 Унифицированные системы документации
2.4 Требования ГОСТ 6.30-2003
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Совершенствование системы управления общественным производством – всегда в центре внимания нашего государства. Достаточно напомнить, что современное производство характеризуется высокими темпами научно-технического прогресса. Увеличиваются его масштабы, усложняются хозяйственные связи. Все это требует постоянного улучшения деятельности аппарата управления, совершенствования его структуры, повышения технической оснащенности управленческого труда.
Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования – процесса создания, исполнения и оформления документов.
С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи – руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.
Понятие «документ» определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.
Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.
В повседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.
Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.
От правильной организации делопроизводства во многом зависит успех работы предприятия. Делопроизводство на предприятиях и в учреждениях ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), основные положения которой утверждены Постановлением Государственного комитета Совета Министров РФ.
Единая государственная система делопроизводства помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за использованием документов и группировки их в дела.
Научная организация делопроизводства и культура его ведения положительно влияют на всю хозяйственную деятельность предприятия. Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В нем не может быть места волоките и бюрократизму.
В современных условиях основная задача – обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора и обработки информации; расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.
Решение этой задачи должно обязательно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронно-вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой является документация.
Повышение эффективности управления производством неотделимо от совершенствования документационных процессов на всех уровнях управления, рационализации документооборота и научной организации делопроизводства.
Актуальность данной темы обусловлена тем, что на современном этапе в свете реформирования законодательства о стандартизации больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов, как одного из факторов повышения производительности управленческого труда. Этим обусловлен выбор темы нашего исследования: «Унификация и стандартизация документов».
Объект – управленческие документы.
Предмет – особенности унификации и стандартизации управленческих документов.
Цель – охарактеризовать особенности унификации и стандартизации управленческих документов.
1. Дать понятие стандартизации в целом, охарактеризовать объекты стандартизации;
2. Изучить международный и отечественный опыт в области стандартизации;
3. Изучить систему унификации и стандартизации документов;
4. Сделать заключение по работе.
ГЛАВА 1 СТАНДАРТИЗАЦИЯ В ЦЕЛОМ
1.1 Стандартизация: понятие, назначение, объекты
В 1993 г. принята новая редакция комплекса государственных основополагающих стандартов "Государственная система стандартизации Российской Федерации (ГСС)". Изменения и дополнения к ней в большей степени приближают организацию стандартизации в РФ к международным правилам и учитывают реалии рыночной экономики. В частности, введена новая категория нормативного документа - технический регламент, сформулировано правило по информации о нормативных документах. Эти нововведения весьма важны в плане присоединения России к Кодексу ГАТТ/ВТО по стандартизации. Полностью обновлены положения ГСС, касающиеся государственного контроля и надзора за соблюдением обязательных требований стандартов и правил сертификации. Соответствующие изменения внесены в терминологию, гармонизующие ее с рекомендациями ИСО/МЭК. Так, вместо употреблявшегося ранее у нас термина "утверждение" стандарта официально установлен термин "принятие" стандарта. По-новому сформулированы формы применения в России международных и региональных стандартов. Приближение правил отечественной стандартизации к международным отражено и в трактовке требований государственного стандарта (разделение их на обязательные для выполнения и рекомендательные). Исключены правила по установлению в стандартах требований к изготовителям о предоставлении гарантии. Следуя международному опыту, их относят к коммерческим, которые не подлежат стандартизации, а оговариваются в договорных отношениях. Однако практика подсказала, что все же нужны какие-то официальные документы, устанавливающие гарантийные обязательства. Поэтому согласно "Новым правилам продажи отдельных видов продовольственных и непродовольственных товаров" разрабатываются правила (обычно отраслевого характера), которые запрещают реализацию товара без инструкций, технических паспортов, гарантийных талонов и т.п. Особенно актуально соблюдение этих установлений для бытовой электро-радиотехники и других товаров долговременного пользования.
Приведенные примеры подчеркивают, что деятельность по стандартизации весьма динамична, она всегда соответствует изменениям, происходящим в различных сферах жизни общества, прежде всего в экономической, должна стремиться успевать и даже предвосхищать их, чтобы стандарты способствовали развитию, а не отставанию отечественного производства.
Кроме того, действующая система стандартизации явно смещает приоритеты к оценке качества объектов стандартизации и методам их испытаний, что также согласуется с мировым опытом стандартизации и необходимо для обеспечения взаимопонимания между партнерами как в сфере техники и технологии, так и в конечном итоге в торгово-экономических связях.
Новая система стандартизации предоставляет возможность для широкого участия в процессе создания стандарта всех заинтересованных сторон. Это реализуется законным правом изготовителей продукции, потребителей, разработчиков проектов, представителей общественных организаций, отдельных специалистов участвовать в работе технических комитетов, которых в России уже несколько сотен.
Фонд стандартов, служащий базой для информационного обеспечения работ не только по стандартизации, но также и по сертификации, метрологии и управлению качеством, приобрел и межгосударственное значение для СНГ. Это содействует как развитию стандартизации в странах содружества, так и укреплению экономических связей между ними.
Стандартизация - это деятельность, направленная на разработку и установление требований, норм, правил, характеристик как обязательных для выполнения, так и рекомендуемых, обеспечивающая право потребителя на приобретение товаров надлежащего качества за приемлемую цену, а также право на безопасность и комфортность труда. Цель стандартизации - достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач. Основными результатами деятельности по стандартизации должны быть повышение степени соответствия продукта (услуги), процессов их функциональному назначению, устранение технических барьеров в международном товарообмене, содействие научно-техническому прогрессу и сотрудничеству в различных областях.
Унификация в широком смысле слова представляет собой "приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества". Под унификацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.
Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.
В качестве объекта унификации могут быть документы на любых видах носителей. Унификация может быть как самостоятельным направлением совершенствования документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации. И в этом случае стандартизация является нормативным закреплением результатов унификации. Объектом унификации может быть множество существующих или возможных элементов систем, между которыми существуют отношения заменяемости и взаимозаменяемости, обуславливающие возможность их унификации. Объектами унификации могут быть изделия, материалы, детали, документы, терминология и т.д. То есть предметом унификации, так же как и стандартизации, являются варианты повторяющихся ситуаций.
Под областью распространения унификации понимается совокупность систем, где применен результат унификации, унифицированный элемент, предназначенный для применения в нескольких системах
Нормативной базой для проведения унификации документов являются:
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
Межгосударственные и государственные стандарты РФ на унифицированные системы документации (УСД);
Типовые методические указания по проведению отраслевой /ведомственной/, республиканской унификации документов, используемых в автоматизированных системах управления;
Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в РФ;
Другие руководящие документы Госстандарта РФ;
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Большое значение для проведения унификации документов имеют также ГОСТы, входящие в Государственную систему стандартизации РФ.
Проведение унификации опирается на реализацию следующих принципов:
> унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца документов, а на его основе разработке конкретных форм документов;
> единообразие построения форм документов и правил построения и оформления, обеспечиваемое путем максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;
> комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения;
> информативность, т.е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач или их комплексов с заданной точностью, а также для придания документам юридической силы;
> группировка реквизитов в документах в соответствии с последовательностью их заполнения,
> обоснованное определение минимально допустимых площадей для размещения реквизитов;
> стабильность требований к документам, исходя из использования форм документов в течение достаточно длительного периода времени;
> экономичность за счет обоснованного включения документов в систему документации и широкого применения бланков;
> сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.
При проведении унификации примен. методы содержательной и формальной унификации. Содержательная связана с анализом содержания конкретных форм док-тов и их систем. Она осущ.на основе классификации док-тов по разл.признакам. К методам содержат.унификации относ.:
· установление ограничительных номенклатур действующих форм;
· создание типовых форм;
· построение единой модели док-тов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);
· унификация и стандартизация информац.элементов и используемых показателей.
Формальная унификация док-тов
Методами формальной унификации документов являются:
· унификация структуры документов;
· создание общих синтаксических правил построения документов;
· унификация методов контроля информации в документах;
· унификация типов носителей и форматов документов
В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные ДЕЙСТВИТЕЛЬНЫМИ потребностями управления, и состав документов организации может быть значительно сокращен. Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению.
Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбоме форм документов, применяемых в Деятельности организации.
Унификация текста документа - это выявление и отбор оптимально необходимого минимального количества информации.
Унификация текста управленческих документов рассматривается как организованная деятельность, направленная на повышение способности функционирования документа в сфере управления.
В результате унификации достигается сокращение временных и интеллектуальных затрат на составление документа, оптимизация их восприятия, обеспечивается применение типовых семантических конструкций и максимальная формализация информации при составлении текстов управленческих документов. Унификация текстов управленческих документов является одним из необходимых условий для внедрения автоматизированных систем ДОУ. Унификация текстов управленческих документов позволяет решать следующие задачи:
Упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;
Унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе государственных стандартов;
Сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;
Использовать унифицированные шаблоны текстов документов для автоматизированных систем делопроизводства;
Ускорить процессы принятия управленческих решений.
Этапы унификации текстов документов :
1) унификация структуры текстов - выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающих назначению документа;
2) унификация языковых средств выражения содержания в тексте документов;
3) разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы.
Текст унифицированного управленческого документа должен быть ясным, информационно емким и убедительным. Ясность текста или отдельного предложения достигается логичностью и точностью. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, вводных слов и т.д.), а также от правильного выбора формы предложения (односоставное, двусоставное, сложное). Убедительность - одна из важнейших черт текста документа. Убедителен документ, содержащий аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия управленческого решения. Убедительность зависит от последовательности расположения смысловых компонентов, выражающих логическую зависимость между аргументом и следствием. Кроме того, деловой стиль требует специфических средств выражения модальности. Модальность выражает отношение автора к содержанию документов и достигается употреблением инфинитива, наклонения глагола, а в некоторых случаях - и собственным значением глагола. Выбор того или иного средства модальности зависит от конкретного содержания документа, но можно говорить и о типовых способах выражения модальности.
Унификация текстов документов проводится на основе выявления типовых, повторяющихся ситуаций и решений, установления точного соответствия между функциями документа (задачами) и формой представления информации. В ходе анализа текстов на каждый документ составляется карта, включающая реквизиты документа (вид документа, автор, корреспондент, адресат, индекс дела по номенклатуре) и аннотацию текста (краткое содержание, цель создания, структура). На основе анализа аннотации составляется модель текста унифицированной формы, в которой определяется, какая информация должна содержаться в документе.
Система документации - совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Система документации представляет собой комплекс взаимосвязанных документов, в которых последовательно отражаются деятельность определенной отрасли государственного управления, например, сельского хозяйства, культуры, далее - отдельные функции управления, например, планирование, финансирование, далее – уровень управления, определенный местом данного объекта в системе органов государственной власти: министерство, концерн, предприятие.
В отраслевых системах документации фиксируется производственная деятельность, присущая конкретной отрасли хозяйства, культуры, здравоохранения и т.д. Таких систем столько, сколько существует отраслей. При чем их количество в связи с интенсификацией технического развития, появлением новых отраслей постоянно увеличивается.
В функциональных системах отражаются важнейшие функции управления. Функциональные системы могут быть либо во всех учреждениях, либо в части из них, либо в отдельных.
В наст время действует 8 УСД:
1. Унифицированная система (УС) организационно-
распорядит документации (УС ОРД);
2. УС банковской документации;
3. УС финансовой, учетной и отчетной бух документации
бюджетных учрежедений и орг-ий;
4. УС отчетно-статистической документации;
5. УС учетной и отчетной бух документации предприятий;
6. УС документации по труду;
7. УС документации Пенсионного фонда РФ;
8. УС внешнеторговой документации.
Стадии разработки УСД (УФД)
УСД состоят из совокупности взаимосвязанных унифицированных
форм документов (УФД), обеспечивающих документированное представление данных
в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения;
нормативных и методических документов по их разработке, ведению и
применению.
Для общероссийской унифицированной формы документов
установлены следующие стадии разработки:
1-я стадия - организация разработки общероссийской Начинается с проведения головной организацией по разработке УСД предварительного исследования вопроса. В ходе этого исследования изучаются законодательные и нормативные документы, устанавливающие определенные нормы, которые должны найти отражение в формах унифицированных документов разрабатываемой УСД. Кроме законодательных и нормативных документов изучаются:
Отраслевые (ведомственные) номенклатуры и перечни;
Формы документов, используемых в традиционных условиях для решения задач, для которых предназначены разрабатываемые УФД.
Кроме того, определяется комплекс подсистем и задач, для которых предназначены разрабатываемые формы документов.
Результаты исследования служат базой для подготовки технического задания на разработку УСД. Содержание технического задания должно соответствовать ГОСТ Р 1.2-92 и включать следующие разделы: основание для разработки УСД; срок разработки; цели и задачи разработки УСД; характеристика объекта классификации; структура УСД и перечень основных требований, предъявляемых к ней; взаимосвязь с другими системами документации и нормативно-техническими документами; источники информации для разработки УФД; этапы работ и сроки их выполнения; дополнительные указания.
На этой же стадии головная организация подготавливает и представляет во Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) для согласования перечень организаций обязательного согласования и перечень организаций, которым будут направлены на отзыв проекты УФД.
Техническое задание подписывается головной организацией по разработке УСД, организациями-соисполнителями и согласовывается с организациями обязательного согласования и ВНИИКИ. Затем данный документ утверждается министерством (ведомством), ответственным за разработку УСД, и после этого рассылается организациям обязательного согласования, ВНИИКИ, соисполнителям.
2-я стадия - разработка первой редакции проекта общероссийской
унифицированной формы документов;
3-я стадия - разработка окончательной редакции проекта
общероссийской унифицированной формы документов;
4-я стадия - утверждение и регистрация общероссийской
унифицированной формы документов;
5-я стадия - тиражирование бланков форм документов.
Результатом унификации документов, закрепленным нормативно, является создание унифицированных форм документов. УФД представляет собой совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на категории:
1) общегосударственные;
2) отраслевые / ведомственные;
