Срок хранения бухгалтерских документов в организации. Сроки хранения различных бухгалтерских документов

Cроки хранения документов в организации в 2017 году таблица. Сроки хранения документов по Налоговому кодексу. Административные штрафы на должностных лиц за отсутствие первичных документов.

Cроки хранения документов в организации в 2017 году (таблица - ниже) установлены в Налоговом кодексе РФ , Федеральных законах от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ , от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ , в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 . Поговорим о них подробнее.

Почему сроки хранения документов в организации в 2017 году смотрит ИФНС

При выездной налоговой проверке обычно смотрят период, не превышающий три предыдущих года. Если же компания подала уточненную декларацию за более ранний период, смогут проверить и его. Об этом пункт 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Увеличенные сроки проверки предусмотрены также для спецрежимников при выполнении соглашения о разделе имущества, компаний, исключенных из реестра резидентов ОЭЗ в Калининградской области, участников инвестиционного регионального проекта.

Еще больше статей по налоговым проверкам доступно нашим подписчикам. Сейчас на подписку действует скидка !

Минимальный срок хранения первичных документов по Налоговому законодательству — четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23). Но чтобы не нарушить правила бухучета, их придется хранить пять лет, как того требует закон «О бухгалтерском учете» (в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, — такой же срок).

Из этого правила есть несколько исключений.

Амортизируемое имущество. Документы по основным средствам нужно хранить на протяжении периода амортизации плюс четыре года, а если объект продали — четыре года после продажи или учета убытка.

Дебиторская и кредиторская задолженность. Не только акты сверки, но и накладные, платежки, договора нужно хранить четыре года после того, как просроченную дебиторку учтут в расходах или кредиторку в доходах.

Обучение персонала за счет компании. Если компания оплатила учебу работников и отразила расходы в налоговом учете, документы нужно хранить четыре года после того, как обучение завершится.

Убытки . Предположим, ваша компания будет уменьшать текущую прибыль на убытки прошлых лет. В этом случае нужно обеспечить сохранность докуменов в течение всего периода, в котором вы учитываете убытки в расчете налоговой базы. Причем к этому сроку прибавьте еще четыре года. Ведь налоговики могут провести проверку уже после того, как ваша компания полностью спишет убытки. Более того, в Минфине России считают, что организации обязаны хранить бумаги даже в том случае, если убыточные периоды уже проверены налоговиками. Именно так сказано в письме этого ведомства от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278.

Исправление ошибок, перенос расходов (вычета). Если ошибка привела к переплате налога, уточненка необязательна (п. 1 ст. 54 НК РФ). Недочет можно исправить в текущем периоде, но для этого нужны документы прошлых лет период. Поэтому в данном случае нужно отсчитывать четыре года с того периода, в котором исправляли ошибку.

Аналогичным образом определяется срок хранения документов, когда расходы были списаны (вычет по НДС заявлен) не в том году, которым датируется первичка, а в течение последующих трех лет. Считайте четыре года с того момента, когда по данным старой первички посчитали налоги текущего периода.

Cроки хранения документов в организации в 2017 году нарушены: штрафы

Соблюдать сроки хранения документов в организации в 2017 году нужно по нескольком причинам.

Во-первых, расходы и вычеты НДС, не подтвержденные первичными документами, попросту снимут. А тогда придется доплачивать налоги, да еще с пенями и штрафами. В крайнем случае сумму налоговых обязательств установят расчетным методом.

Во-вторых, если первички нет, компании грозит налоговая ответственность по статье 120. А это штраф 10 000 или 30 000 руб. В-третьих, должностным лицам компании, директору и главбуху грозит штраф по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях: от 5000 до 10 000 руб. — за первичное нарушение, штраф от 10 000 руб. до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до двух лет — за второе и последующие нарушения в течение года.

Ниже представлены сроки хранения документов в организации в 2017 году. Таблица не только по документам для ИФНС, но по всем бумагам, которые составляются в компаниях.

Cроки хранения документов в организации в 2017 году (таблица)

Вид документа	Срок хранения
Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): а) сводная годовая (консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г) месячная	Не менее 10 лет Не менее 10 лет 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет) 1 год (при отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет)
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)	5 лет
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.)
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей	5 лет при условии проведения проверки
Счета-фактуры	4 года
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах	Не менее 10 лет
Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним	5 лет
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам	5 лет
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: а) годовые; б) квартальные	Не менее 10 лет 6 лет (при отсутствии годовых и нарастающим итогом за IV квартал — постоянно)
Налоговые декларации по всем видам налогов	5 лет
Таможенные декларации	5 лет при условии проведения проверки
Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование	Не менее 10 лет 6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты, а также годовые — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Сведения о доходах физических лиц	5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Реестры сведений о доходах физических лиц	50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН	Не менее 10 лет
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях	5 лет
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ: а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности; б) по трудовым договорам, договорам подряда в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям	5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года) 5 лет после истечения срока действия договора

Сроки хранения документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, а также в перечне «первички», утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Рассмотрим, какие бумаги нужно держать в архиве, а какие уже можно уничтожить. Приведем сроки хранения документов в таблице .

Сколько лет хранить документы по налогам и бух.учету

Компании и ИП должны хранить бухгалтерские и налоговые документы, которые подтверждают доходы, расходы и сумму исчисленного налога, должны 4 года. Такой срок установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Более длительный срок хранения – 5 лет – предусмотрен Перечнем для всей «первички» (п. 362).

Чтобы избежать недоразумений и претензий контролеров, лучше ориентироваться на более длительный срок.

В таблице ниже приведены отдельные документы, для которых установлены особые сроки хранения.

Таблица: Сроки хранения бухгалтерских документов в организации в 2017 году

Вид документа	Срок хранения
Регистры налогового учета, налоговые декларации, налоговые расчеты по авансовым платежам, справки по форме 2-НДФЛ и т. д	5 лет после окончания периода, за который они составлены
Договоры и соглашения по сделкам, первичные документы
Акты сверок
Документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды (расчет по взносам, больничные листы, платежные поручения на перечисление взносов)	В течение шести лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности
Кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты (например, расчетно-платежные ведомости по форме № Т-49)	В течение пяти лет после окончания года, в котором составлены данные документы. При отсутствии лицевых счетов по форме № Т-54 кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты, необходимо хранить 75 лет
Годовая бухгалтерская отчетность, бухгалтерская отчетность по МСФО	Постоянно, то есть в течение всего срока существования компании
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН
Учетная политика	5 лет после окончания года, в котором она использовалась для составления бухгалтерской отчетности
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.)	5 лет
Первичные документы, которые подтверждают понесенные убытки	Плательщики налога на прибыль обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Аналогичный срок предусмотрен для «упрощенцев» с объектом доходы минус расходы, для субъектов, применяющих ЕСХН. А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок
Документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества (например, договоры купли-продажи)	В течение четырех лет после окончания отчетного периода, в котором было завершено начисление амортизации в налоговом учете (в том числе в случае ликвидации или продажи
Документы, обосновывающие списание безнадежной дебиторской задолженности (например, договоры с контрагентами, платежные поручения)	В течение четырех лет после того периода, в котором дебиторская задолженность была признана безнадежной. Если течение срока исковой давности прерывалось и этот срок начался заново, то срок хранения документов продлевается

Как долго хранить кадровые документы

В 2016 году законодатели сократили срок хранения документов по личному составу (федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ). К ним относятся трудовые и гражданско-правовые договоры, личные карточки. А еще - невостребованные подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств, удостоверений.

Все эти бумаги, оформленные начиная с 2003 года, теперь можно хранить не 75 лет, как раньше, а 50 лет. А вот сроки хранения документов личного состава, оформленных раньше 2003 года, остались прежними - 75 лет.

Что касается иных кадровых бумаг, то их хранить можно значительно меньше. Мы привели сроки хранения документов в таблице ниже.

Вид документа	Сроки хранения
Коллективные договоры	Не менее 10 лет (присланные для сведения - до минования надобности)
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда - 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Документы о премировании	5 лет
Штатные расписания и изменения к ним	Постоянно
Личные дела	50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года
Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел
Личные карточки работников
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования (невостребованные - 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Графики предоставления отпусков	1 год после окончания его действия

Как считать сроки хранения документов, и когда они увеличиваются

Срок хранения документов надо отсчитывать с момента окончания периода, в котором организация использовала документ. А не с того дня, когда документ был оформлен.

Пример. Сотрудник уволился 20 марта 2017 года. До какой даты должна храниться его личная карточка?

Допустим, личная карточка была оформлена после 2003 года. Тогда хранить ее надо 50 лет. Отсчитывать срока надо с 1 января 2018 года. То есть хранить карточку компания должна до 31 декабря 2068 года.

Особое правило установлено для случая, когда в компании началась выездная проверка. Если на момент, когда налоговики начали такую ревизию, срок хранения документов не истек, компания должна обеспечить их сохранность в течение всей проверки. Такое мнение высказывают судьи (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2012 г. по делу № А33-5433/2011).

Допустим, срок хранения каких-то бумаг истекает в апреле 2017 года. Но в марте в компании началась выездная ревизия. Значит, пока проверка не кончится, уничтожать эти документы нельзя.

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения документов

Выше мы рассказали, какие документы нужно хранить, привели сроки хранения документов в таблице. Теперь поговорим о штрафах.

Если компания избавится от бумаг раньше положенного срока, то инспекторы могут снять расходы или вычеты НДС, поскольку они не подтверждены документами. В результате организации будут доначислены налоги, пени и штраф. Либо инспекторы могут определить суммы налогов к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ). А это также может привести к пеням и штрафам.

Кроме того, за отсутствие первичных документов налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Кстати, законом предусмотрены штрафы и за непредставление документов, чей срок хранения не истек. Для удобства мы представили их в таблице ниже.

Как избавиться от старых документов

Если срок хранения документов истек, их надо уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Оформить акт можно по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Образец посмотрите ниже.

Если у компании есть договор с организацией, которая перерабатывает ненужные документы, помимо акта придется оформить приемно-сдаточную накладную.

Если такого договора нет, то в акте надо указать способ утилизации бумаг. Как правило, организации используют обычный шредер.

Срок хранения документов в архиве организации напрямую зависит от вида документации. Одни документы хранятся временно и затем уничтожаются, для других предусмотрены длительные и даже постоянные сроки хранения. Подробнее в этом разберемся в данной статье.

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Свод сроков хранения также можно найти в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

О нюансах применения приказа № 558 читайте в статье .

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Вид документа	Срок хранения, лет (минимальный)
Документы по личному составу:
созданные до 2003 года
созданные с 01.01.2003
Эти сроки, в частности, касаются: личных дел работников; приказов по личному составу; трудовых договоров и др.
Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).
Подробнее об этом см. в статье .
Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)
Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)
Акты о профзаболеваниях, материалы расследований
Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)
Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ
Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания
См. статью .
Бухгалтерия и налоги
Годовая бухотчетность
Отчетность в ФСС:
годовая	Постоянно (пока фирма существует)
квартальная
Отчетность в ПФР:
сводная
сведения персучета
Сведения о доходах физлиц
Налоговые декларации и регистры
Учетная политика, включая приложения к ней
Бухгалтерская первичка и регистры
Кассовые документы
Подробнее см. материал .
Счета-фактуры
По ним читайте публикацию .

Нюансы исчисления сроков хранения

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале .

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 4 года с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2021.
3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 4 года с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2021.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

О том, как это сделать по всем правилам, читайте в статье .

Итоги

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.

Указом Президента РФ от 04.04.2016 № 151 руководство Федеральным архивным агентством передано из ведения Минкультуры России непосредственно Президенту РФ. В связи с этим закон об архивном деле в Российской Федерации дополнен новыми нормами. Эти нормы, в частности, касаются установления и исчисления сроков хранения архивных документов, а также сроков и условий хранения документов по личному составу, которые отражают трудовые отношения работника с работодателем. Комментируют изменения эксперты 1С.

Организации и предприниматели обязаны хранить документы, касающиеся личного состава. Это следует из части 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Документы по личному составу представляют собой архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). К ним относится трудовой договор, график отпусков, трудовая книжка, табель учета рабочего времени, личная карточка сотрудника и т. д.

Закон № 125-ФЗ дополнен новыми нормами, регулирующими порядок хранения архивных документов во всех случаях, когда закон предусматривает такое хранение (Федеральный закон от 18.06.2017 № 127-ФЗ).

Определен порядок исчисления сроков хранения архивных документов

В новой статье 21.1, введенной Законом № 127-ФЗ, определено, что сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 Закона № 125-ФЗ.

Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Новые сроки и условия хранения документов по личному составу

Новая редакция статьи 22.1 Закона № 125-ФЗ дифференцировала сроки хранения документов по личному составу в зависимости от года, в котором они были завершены в делопроизводстве. Документы, законченные делопроизводством:

• до 01.01.2003 - хранятся 70 лет;
• после 01.01.2003 - хранятся 50 лет.

Указанные сроки не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых перечнями архивных документов установлены иные сроки хранения. Так, согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 58, характеристики работников, не вошедшие в состав личных дел, должны храниться 75 лет, а документы (справки, док-ладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.) - 5 лет.

По истечении срока хранения документы проходят экспертизу ценности документов.

БУХ.1С открыл канал в мессенджере Telegram. В этом канале мы ежедневно публикуем самые главные новости дня для бухгалтеров и пользователей программ 1С. Для того, чтобы стать подписчиком канала, необходимо установить мессенджер Telegram на ваш телефон или планшет и присоединиться к каналу: https://t.me/buhru (или набрать @buhru в строке поиска в Telegram).

Новости о налогах, бухучете и 1С - оперативно в вашем телефоне!

Правило о хранении документов по личному составу госслужащих осталось прежним - они хранятся в течение 75 лет после прекращения госслужбы с проведением экспертизы ценности документов после истечения срока их хранения.

Федеральный закон от 18.06.2017 № 127-ФЗ опубликован 18.06.2017 на официальном интернет-портале правовой информации . Основные положения действуют с 18.06.2017.

Напомним, что статья 22.1 была добавлена в Закон № 125-ФЗ Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ. Указанный закон определил с 13.03.2016 сроки хранения документов, которые теперь утратили силу.

До принятия Закона № 43-ФЗ положения Закона № 125-ФЗ не связывали срок хранения документов по личному составу с датой их создания. Поэтому срок хранения (независимо от даты создания) составлял 75 лет (пп. «б» п. 4 ст. 22 Закона № 125-ФЗ в предыдущей редакции, п. 19 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем. Из нашей статьи вы узнаете о продолжительности периода их хранения, а также об особенностях определения сроков хранения отдельных документов в различных ситуациях.

Зачем хранить бухгалтерские документы

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

• перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
• закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
• в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП» .

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Документ ООО «Ландшафтный дизайн»	Срок хранения согласно перечню, утвержденному приказом № 558
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности	В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор
Договоры и дополнительные соглашения к ним	В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня)
Доверенности на получение денег и ТМЦ	Не менее 5 лет
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат	Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75
Реестр сведений о доходах физлиц	Не менее 75 лет
Трудовые договоры и личные карточки работников	В течение 75 лет
Табели, журналы учета рабочего времени	Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)
Сведения о доходах физлиц	Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность	Постоянно*
Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов	Не менее 5 лет
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.	Не менее 5 лет
Карточки учета основных средств	Не менее 5 лет после ликвидации объекта
Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли	Не менее 5 лет
Отчетность в ФСС	Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 5 лет
Отчетность в Пенсионный фонд	Минимум 5 лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет
Индивидуальные сведения в ПФР на работников	Не менее 75 лет
Отчетность в статистику: - годовая; - полугодовая и квартальная; - единовременная; - месячная	Постоянно*. 5 лет или постоянно* при отсутствии годовых. Постоянно*. Год или постоянно* при отсутствии иной отчетности
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах	Не менее 5 лет

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Иные случаи увеличения срока хранения первички

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2018 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2032 года.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2018 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2022 года.

Итоги

Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).