Достаточно большой пласт централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят (ОРД), предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т. п.).
На этом этапе в функции канцелярии входит выполнение таких операций, как (рис.3):
подготовка проекта внутреннего документа;
обеспечение согласования документа;
утверждение;
контроль исполнения документа;
подшивка копии в дело.
Рис. 3. Обработка внутренних документов
Проекты.внутренних, документов могут подготавливаться структурными подразделениями организации или секретарями руководства. Технология их дальнейшей обработки совершенно аналогична рассмотренной выше технологии обработки входящих документов.
Регистрационные формы и документы службы делопроизводства
Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.
Утверждение документов проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы. В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.
Перечень документов, подлежащих утверждению.
· Акты (проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.)
· Инструкции (должностные, по технике безопасности и т. д.)
· Отчеты (о производственной деятельности, о командировках и т. д.)
· Перечни (должностей, работников, документов и т. д.)
· Планы (производственные, развития, внедрения новой техники и т. д.)
· Положения (о структурном подразделении, премировании и т. д.)
· Программы (проведения работ, мероприятий, командировок)
· Структура и штатная численность
· Сметы (расходов, использования средств и т. д.)
· Перечень документов, на которых ставится печать
На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись. Подпись должна быть заверена печатью предприятия.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ, и текст был разборчивым.
· Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.).
· Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.
· Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).
· Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.).
· Заявки (на оборудование и т. д.).
· Заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).
· Командировочные и другие служебные удостоверения.
· Лицензии на право ведения какой-либо деятельности.
· Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
· Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).
· Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.).
· Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк, на отправку международной корреспонденции).
· Свидетельства об открытии представительств.
· Смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.).
· Совместные документы, подписанные руководителями предприятий.
· Спецификации (изделий, продукции и т. д.).
· Учредительные документы (устав, протокол и т. д.).
· Характеристики.
· Штатные расписания и изменения к ним.
· Перечень документов, не подлежащих регистрации.
В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом рода деятельности предприятия и доведен до секретарей-референтов, или лиц, ведущих журналы регистрации.
· Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
· Графики, наряды, заявки.
· Сводки и информация, присланные для сведения.
· Прейскуранты, прайс-листы.
· Технические условия.
· Нормы и нормативы расходов материалов.
· Поздравительные письма.
· Пригласительные билеты.
· Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).
· Формы статистической отчетности.
· Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".
· Объяснительные записки.
· Форма журнала регистрации входящих документов
Входящие документы включают корреспонденцию, поступающую от органов законодательной и исполнительной власти, служебную корреспонденцию, письма, заявления и обращения граждан.
Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу и номера дела, в которое подшивается документ.
Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.
Для контроля исполнения документов в журнале введена графа "Отметка об исполнении". Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.
Исполнителю документ передается под расписку в графе "Исполнитель".
Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.
На крупных предпритиях с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства и работу с документами обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от хаpактеpа выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категоpии: специалисты и технические исполнители .
Специалисты
- это pефеpенты, методисты, заведующий аpхивом, заведующий экспедицией, pедактоp, коppектоp.
Технические исполнители
- это секpетаpь-стеногpафист, делопpоизводитель, экспедитоp, куpьеp.
Основные функции, которые выполняет канцелярия на предприятии следующие:
1). Пpием и pегистpация (учет) документов
2). Распpеделение документов и доставка их исполнителям
3). Офоpмление и отпpавка исходящих документов
4). Стеногpафиpование и печатание документов
5). Контpоль за сpоками исполнения документов
6). Фоpмиpование дел и сдача их в аpхив
7). Организация хpанения и обеспечение использования документов , хpанящихся в аpхиве.
Вопросы для самопроверки.
1. В чем состоит различие централизованного документооборота организации от документооборота структурного подразделения?
2. Как обрабатываются секретарем входящие документы?
3. Как обрабатываются секретарем исходящие документы?
4. Как организован внутренний документооборот в организации?
5. Каков порядок регистрации документов секретарем?
6. Какие функции выполняет канцелярия во взаимодействии с секретарем?
Похожая информация.
Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.
Как упростить документооборот и заставить подчиненных ?
Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.
Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:
- сотрудниками, производящими информацию (руководитель, )
- сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)
Соответственно весь документопоток подразделяется на:
- входящий
- внутренний
- исходящий
Входящая документация
Верный пример схемы документооборота в организации:
Организация внутреннего документопотока
В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, акты.
Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:
- Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
- Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
- Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
- Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
- В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело
Исходящая документация
К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, ).
Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:
- Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
- Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
- В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе
Быстрый расчет объема документооборота
В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).
Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.
При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.
Итак, одной единицей учета является:
- оригинал документа
- копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
- документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)
Жалобы, и предложения считаются отдельно.
Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:
Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:
- a — количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
- b — количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
- c — количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов
Упрощение оборота документации
Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:
- Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
- Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
- Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.
«Подводные камни» электронного документооборота
Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.
Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:
- использовать современное ПО
- перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
- поэтапно систематизировать электронную информацию
При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.
Соблюдение правил движения документов
Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:
- составьте первичное положение и документов в организации
- пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
- отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
- за нарушение сроков сдачи документов
Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.
Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).
Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.
Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки () и до момента завершения исполнения (отправления).
Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.
Напишите свой вопрос в форму ниже
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Основные понятия документооборота
План
Введение
1. Сущность документооборота
2. Технология работы с документами
3. Обработка входящих документов
4. Обработка исходящих документов
5. Внутренний документооборот
6. Архивное хранение документов
Заключение
Список литературы
Введение
Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. Документы, с которыми ведется работа в организации (как созданные в ней, так и полученные из других источников), включаются в ее Документооборот. Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. При анализе документооборота организации применяются различные количественные и качественные оценки. Одним из основных показателей является объем документооборота - число документов, поступивших в организацию и разработанных ею за определенный период.
Информационно--документационное обеспечение деятельности любой организации является очень важной обслуживающей функцией. В крупных и средних организациях эти функции обычно выполняет специальное структурное подразделение, которое может иметь различные названия: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат.
В небольших компаниях эти функции, как правило, возложены на секретаря. Основным нормативным документом, определяющим работу по документационному обслуживанию организации, является инструкция по делопроизводству. Разрабатывается она на основе общегосударственных нормативных документов: Основных положений Государственной системы документационного обеспечения управления, Основных правил работы вневедомственных архивов, государственных стандартов на унифицированные системы документации, методических материалов архивных органов, ведомственных правил.
Цель работы: рассмотреть документооборот и его этапы.
Задачи работы:
Рассмотреть сущность документооборота;
Рассмотреть технологию работы с документами;
Рассмотреть обработку входящих документов;
Рассмотреть обработку исходящих документов;
Рассмотреть внутренний документооборот;
Рассмотреть архивное хранение документов.
1. Сущность документооборота
Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерском обслуживании с момента составления или поступления от других предприятий и организаций до передачи на хранение в архив после записей в учетные регистры. Основные этапы документооборота: составление и оформление документа; принятие документа бухгалтерией (учетным аппаратом); движение документов по отделам и рабочим местам бухгалтерии, его обработка и использование для учетных записей; передача документа на средства вычислительной техники (иной оргтехники) и их возвращение; передача документов в архив. Правильная организация документооборота требует составлений плана документооборота, который должен определить порядок оформления документов, поступление их в бухгалтерию, обработку, использование для записей в учетные регистры и передачу в архив.
План документооборота на каждом предприятии разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем. Требования главного бухгалтера относительно порядка составления и сдачи в бухгалтерию или на вычислительную установку и обработку документов являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия. На предприятии должно быть разработано положение об организации документооборота и график документооборота. Данное положение разрабатывается с учетом особенностей хозяйственной деятельности предприятия и утверждается его руководителем. Оно служит для упорядочения движения и обеспечения своевременного получения первичных документов для записей в бухгалтерском обслуживании. В нем указываются сроки предоставления документов, пути их движения, ответственные лица. В графике отражается перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, а также указываются конкретные исполнители, их взаимосвязь срок выполнения работ. Контроль за соблюдением графика документооборота на предприятии осуществляется главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера относительно порядка подачи в бухгалтерию или на вычислительное устройство необходимых документов и ведомостей является обязательными для всех подразделений и служб предприятия. Государственная система документационного обеспечения управления: основные положения. - М., 2001. - с. 32
Рис. 1. Взаимосвязи канцелярии и остальных подразделений организации
2. Т ехнология работы с документами
Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией (ОРД), а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (хотя в него может входить и ОРД).
В крупных организациях обычно существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Оно может называться по-разному: управление делами, общий отдел и т. п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию возлагаются, например, на секретаря руководителя организации. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации.- М.: Экмос, 2000. - с. 41
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:
1. Входящие документы, поступившие в канцелярию из внешних организаций
2. Исходящие документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений для отправки во внешние организации
3. Внутренние документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений организации или от руководителя для рассылки внутри предприятия.
3. Обработка входящих документов
Для обработки входящих документов регламентированы следующие основные процедуры (рис. 2):
Экспедиционная обработка;
Регистрация;
Рассмотрение руководством и выдача резолюции;
Ознакомление в структурном подразделении или исполнение;
Контроль исполнения.
Контроль исполнения осуществляется сотрудниками канцелярии или секретарем организации и включает:
Постановку документов, ход исполнения которых надлежит отслеживать, на контроль;
Отслеживание хода исполнение и формирование отчетов для руководства;
Снятие исполненных документов с контроля.
Рис. 2. Порядок обработки входящих документов
Поступающие в организацию документы попадаю в структурное подразделение канцелярии - экспедицию. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
Под регистрацией входящих документов понимается фиксация факта получения документов путем присвоения им порядковых номеров к записи установленных сведений о «их в регистрационную ферму. Регистрируете» практически вся входящая корреспонденция, за исключением материалов информационно-справочного характера, присланных для ознакомления, а также газет, журналов, личных писем и поздравительных открыток, т. е, для многих документов регистрационный номер является обязательным реквизитом. Требования, которые должны всегда соблюдаться, это. однократная регистрация документа и дальнейший учет его перемещения по структурным подразделениям.
Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю или руководству.
По результатам рассмотрения поступивших документов выдается резолюция, включающая указания о порядке и характере их исполнения, об ответственном исполнителе и сроках исполнения. Сроки могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В некоторых организациях резолюция руководства оформляется как самостоятельный документ - поручение.
Рассмотренные документы направляются через канцелярию назначенному в резолюции ответственному исполнителю- начальнику департамента, управления или отдела, который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже, и т. д. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 2000. - с. 68
Ход исполнения некоторых входящих документов (порядка 10 % от общего объема поступающей корреспонденции) подлежит централизованному контролю. Это означает, что выданная руководителем резолюция по исполнению документа заносится сотрудником канцелярии в учетную карточку, т.е. документ ставится на контроль. Затем во время его исполнения в структурном, подразделении сотрудник канцелярии отслеживает состояние дел. Руководство получает от него информацию об исполнении контролируемых документов в форме разнообразных делопроизводственных отчетов.
Когда документ исполнен, его снимают с контроля - вносят в учетную карточку данные о результатах работы с документом и ссылку на номер дела, в которое помещается документ.
4. Обработка исходящих документов
Технология обработки исходящих документов включает следующие основные процедуры (рис. 3):
Разработку проекта документа в структурном подразделении;
Согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;
Утверждение документа руководством;
Регистрацию документа;
Экспедиционную обработку документа.
Проекты исходящих документов, готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.
Рис. 3. Порядок обработки исходящих документов
Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству.
Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руководителем и возвращается в канцелярию.
Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в канцелярии после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 2000. - с. 71
Экспедиционная обработка исходящих документов подразумевает проверку целостности вложений, правильности адресации, упаковку в конверты и отправку документов.
5. Внутренний документооборот
Достаточно большой пласт централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят (ОРД), предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т. п.). На этом этапе в функции канцелярии входит выполнение таких операций, как (рис.4):
Подготовка проекта внутреннего документа;
Обеспечение согласования документа;
Утверждение;
Контроль исполнения документа;
Подшивка копии в дело.
Рис. 4. Обработка внутренних документов
Проекты внутренних, документов могут подготавливаться структурными подразделениями организации или секретарями руководства. Технология их дальнейшей обработки совершенно аналогична рассмотренной выше технологии обработки входящих документов. Белов А.А. Делопроизводство, документооборот. - М.: Книжный Мир, 2004. - с. 48
6. Архивное хранение документов
Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из основных задач службы документационного обеспечения. Структура архива организации формируется согласно номенклатуре дел. Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой.
Номенклатура дел пересматривается ежегодно до наступления делопроизводственного года. При ее составлении учитываются структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем году. Каждое структурное подразделение готовит свою часть, а затем отдельные куски централизованно сводятся в общую номенклатуру. Проект номенклатуры подлежит утверждению руководителем организации.
В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в дела согласно действующей номенклатуре. При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, заводится дело с новым заголовком, о чем делается пометка в номенклатуре. Также вполне вероятно, что за весь год не появится ни одного документа для заведения дела с предусмотренным заголовком. О каждом заведенном деле в номенклатуре делается соответствующая пометка.
Архивное хранение документов в организации может осуществляться в несколько этапов. Определенное время они хранятся в архиве структурного подразделения, а затем передаются в архив организации. После этого часть документов подлежит передаче на государственное хранение. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. - М.: Экмос, 2000. - с. 49
Российское делопроизводство имеет многовековую историю, отличающуюся национальными чертами. Документы проживают долгую жизнь - от оформления до архивного хранения и уничтожения. Правила работы с ними в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Она представляет собой набор общих принципов и конкретных технологий обработки документов. Формирование их происходит под влиянием многих факторов. Наиболее значимыми из них являются имеющиеся традиции работы, как национальные, так и возникшие в рамках определенной организации, а также разнообразные нормативно-методические документы государственных органов.
Заключение
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.
Список литературы
1. Белов А.А. Делопроизводство, документооборот. - М.: Книжный Мир, 2004.
2. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. - М.: Экмос, 2000.
3. Государственная система документационного обеспечения управления: основные положения. - М., 2001.
4. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 2000.
5. Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. - М., 1994.
6. Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления. Ростов-на-Дону, 1999.
Подобные документы
Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.
контрольная работа , добавлен 22.08.2013
Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.
реферат , добавлен 11.12.2010
Значение и организация контроля исполнения документов. Краткая характеристика и анализ работы менеджера с документами на примере ООО "Тропа". Основные принципы профессии офис-менеджера и топ-менеджера. Основы обработки входящих и исходящих документов.
курсовая работа , добавлен 23.02.2011
Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.
курсовая работа , добавлен 09.12.2012
Принципы организации документооборота в управленческой деятельности. Основные понятия, виды и способы организации документооборота. Архитектура систем. Эффект от внедрения DIRECTUM. Основные функции DocsVision и сравнение используемых технологий.
дипломная работа , добавлен 13.03.2013
курсовая работа , добавлен 25.12.2014
Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение. Учет объема документооборота.
контрольная работа , добавлен 09.03.2016
Правовое регулирование управления документацией, система международных стандартов. Особенности электронного документооборота за рубежом. Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта.
дипломная работа , добавлен 20.10.2010
Основные виды документооборота. Безбумажный обмен неюридическими документами. Дублирование электронных документов бумажными. Организация бизнес-процессов на современном предприятии. Документопотоки компании с территориально-распределенной структурой.
доклад , добавлен 18.11.2009
Документооборот и принципы его организации. Подготовка документов к архивному хранению. Принципы формирования дел. Учет документооборота на примере ООО "Примера", структура данной организации. Расчет численности службы ДОУ. Схема потока документов.
ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Схема документооборота в организации: пример упрощения документопотока Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т.д.);
- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов.
Организация документооборота в организации
Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:
- сотрудниками, производящими информацию (руководитель, менеджер)
- сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)
Соответственно весь документопоток подразделяется на:
- входящий
- внутренний
- исходящий
Входящая документация К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне. Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и договора.
Верный пример схемы документооборота в организации:
- К секретарю компании ежедневно на стол попадает почта, доставляемая экспедиционной службой.Документы внутри организации
- После сортировки входящей корреспонденции и ее регистрации секретарь передает почту руководителю на рассмотрение.
Схема документооборота в организации: пример упрощения документопотока
Внимание
Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов. Как упростить документооборот и заставить подчиненных следовать конкретным, четким инструкциям? Содержание:
- 1 Виды документопотоков
- 1.1 Входящая документация
- 1.2 Организация внутреннего документопотока
- 1.3 Исходящая документация
- 2 Быстрый расчет объема документооборота
- 3 Упрощение оборота документации
- 3.1 «Подводные камни» электронного документооборота
- 4 Соблюдение правил движения документов
Виды документопотоков Документооборот Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.
Организация документооборота на примере конкретного предприятия (стр. 1 из 4)
Утвержденная в 1988 году » Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело».
ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». 1.2. Понятие документооборота Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Важно
Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.
Секретарь-референт
Такой способ осуществления документооборота на предприятии в обязательном порядке регламентируется НПД. В первую очередь следует уделить внимание федеральному законодательству: Наиболее важным нормативно-правовым документом, рассматривающим данным вопрос, является закон №125-ФЗ от 22.10.04 г.
Наиболее важными разделами, на которые следует в первую очередь ориентироваться кадровым работникам, являются следующие:
- основные положения, используемая терминология;
- хранение и учет документации;
- процедура комплектования;
- как осуществляется процедура доступа к всевозможным архивным документам;
- какая подразумевается ответственность за нарушение действующего на территории РФ законодательства.
Стоит придерживаться всех обозначенных в законодательстве правил, норм. Особенно это касается недавно введенных реформами.
Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»
Начальный этап составления В составлении графика документооборота обязательно участвуют следующие лица:
- главный бухгалтер;
- руководитель предприятия.
Главный бухгалтер непосредственно занимается формированием документа рассматриваемого типа. Либо его составление должно происходить под его пристальным надзором. Так как он несет непосредственную ответственность за его правильность, а также содержимое. После завершения этапа составления документ должен быть обязательно подписан руководителем предприятия (директором, замещающим его лицом).
Также в составлении такого графика могут принимать участие какие-либо иные лица. Так как данный документ может формироваться для различных подразделений.
Так, за основу подобного графика всегда берется процедура создания, обработки, а также проверки всех документов, которые курсируют в подразделении.
Документооборот в ооо пример схема
Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований;
- порядок прохождения и процессы обработки и основных видов документов должны быть единообразными.
Таким образом, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов и однократность их обработки. Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»
- Внимание Параллельность
В процессе движения документа выполняются определенные операции по его обработке.
Это сокращает время прохождения и ускоряет документооборот организации в целом.
Образец графика документооборота для учетной политики в 2018 году
По отношению к управленческому объекту: Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле: Уд = SBX.
Исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год). При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии. Движение входящих документов Схема движения входящих документов Движение входящих документов показано на рис.
1, где цифрами и буквами обозначено: Рис. 1.
Существует определенный регламент хранения бумаг различного типа, сроки и другие важные моменты. Всем лицам, имеющим какое-либо отношение к организации документооборота, следует заранее рассмотреть максимально пристально следующие вопросы:
- базовые понятия;
- какова его роль;
- правовая база.
Базовые понятия В первую очередь следует ознакомиться с основополагающими нормативно-правовыми документами.
Но для рассмотрения подобных НПД следует обязательно знать некоторые важные термины:
- документооборот;
- входящие документы;
- исходящие документы;
- первичная обработка;
- предварительное рассмотрение;
- исполнение;
- таксировка;
- котировка.
Под термином «документооборот» подразумевается процесс создания документации, её хранения и переработки.
Документооборот в организации пример схема
Однако для всех документов существуют 5-ть основных этапов: 1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению; 2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки; 3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка; 4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа: таксировка (расценка) — предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.
10 января 2017 г. 11:44Мнения: Павел Воробьев, Александр Лымарь
Эксперт: Александр Валеев
Распространенная проблема – компания внедрила ЭДО, но трудозатраты на документооборот не только не сократились, но даже увеличились. Именно здесь возникает понимание, что процессы должны быть сквозными. Как это должно быть реализовано в проектах ЭДО, рассказывают наши эксперты.
Разбираемся в проблеме
Приведем пример. Электронные документы (ЭД), как и при бумажном документообороте, создаются в учетной системе на основе входящих счетов-фактур. В качестве основания продажи служат данные из справочника «Реализация товаров и услуг». Если раньше достаточно было распечатать созданный документ, то теперь его нужно просто передать в сервис ЭДО. Таким образом, при совершении продажи возникает необходимость постоянно создавать и заполнять документы в учетной системе, а потом повторять то же самое в веб-клиенте оператора ЭДО. Отказаться от своей учетной системы – не вариант, поскольку в ней ведется весь оперативный и бухгалтерский учет.
Александр Валеев
,
Счета-фактуры для обмена с контрагентами в электронном виде используются в формате.xml, то есть данные документы – структурированные. Работа с ними внутри организации в основном происходит в учётной или ERP-системе (например, 1С, SAP). Для таких систем на рынке, как правило, предлагаются решения прямой интеграции между учетной системой и сервисом оператора ЭДО. В этом случае возможностей прямого интеграционного решения для СЭД часто бывает достаточно. Документы сразу поступают в учетную систему, где на основании ЭД создаются карточки.
В этом процессе в зависимости от отрасли могут использоваться дополнительные информационные системы (далее – ИС). Обычно они обслуживают основные бизнес-процессы компании. Например, EDI в ритейле или биллинговые системы в энергосбытовых компаниях. Таким системам может быть достаточно данных из структурированных документов, а оригиналы ЭД с ЭП им будут не нужны.
Павел Воробьев
,
руководитель проекта внедрения Synerdocs в Wildberries
Мы не могли взять электронный документ как есть и начать его внедрять. Нам потребовалась внутренняя маршрутизация электронных документов, а в этом случае прямой интеграции оказалось недостаточно. Например, прежде чем занести входящий акт выполненных работ в учётную систему и оплатить по нему работы, необходимо согласовать его с двумя заинтересованными сотрудниками. В этом случае потребовалось не просто интеграционное решение, а полноценное исследование и разработка методических правил.
Договоры, приложения, спецификации, отчёты агентов, письма и другие аналогичные документы для обмена с контрагентами в электронном виде, как правило, неструктурированные и используются в различных форматах. Работа с этими документами обязательно связана с каким-либо бизнес-процессом компании и часто требует коллективной работы. Это может быть маршрутизация документов внутри компании, организация доступа сотрудников к документам, хранение и другие задачи.
Разбираем решения
Александр Валеев
,
Руководитель проектов Synerdocs
Если внутри компании необходимо организовать коллективную работу с документами, обмен которыми производится с контрагентами в электронном виде, есть два варианта решения: автоматизация или перестройка процесса.
Автоматизация подразумевает внедрение в компании дополнительного инструмента, например, ECM-системы, и использование её для маршрутизации ЭД внутри компании. Или с этой же целью можно интегрировать свою корпоративную ИС с сервисом оператора ЭДО.
Можно изменить и сам бизнес-процесс так, что по существу организовывать внутренний ЭДО не потребуется. Например, входящие документы сразу будут приходить ответственному сотруднику на подписание, и он же будет принимать решения по данным документам. Также можно скорректировать бизнес-процесс таким образом, что имеющихся в компании решений и настроек, возможностей ИС будет достаточно.
В целом выделяется несколько вариантов для интеграции процессов.
- Веб-сервисы ЭДО. Обычно они подходят для компаний с небольшим внешним трафиком документов, и их базовая возможность – это прием и отправка ЭД, а также работа с ЭП. Но уже сейчас ряд операторов предлагают в веб-клиентах простые функции внутреннего ЭДО: согласование документов и их элементарная маршрутизация, простые права доступа, расширенный поиск и т.п.
- Интеграция напрямую с учётной системой (ERP). Основными функциями таких интеграционных решений для внешнего ЭДО являются: обмен ЭД с сервисами операторов ЭДО, подготовка и обработка формализованных (по форматам ФНС) документов, работа с ЭП, поддержка регламентов обмена ЭД. Простые функции внутреннего ЭДО аналогично веб-клиентам операторов ЭДО могут быть представлены в данных интеграционных решениях, или сама учётная система может включать функциональность внутреннего ЭДО (но в реальности это используется редко).
- Интеграция с ECM-системой . В данных решениях есть вся необходимая функциональность для внешнего и внутреннего ЭДО, но работают в ECM-системах в основном с неструктурированными документами (в терминах операторов ЭДО это обычно неформализованные документы), а трафик ЭД во внешнем ЭДО в основном составляют формализованные документы (счета-фактуры и первичка по форматам ФНС). Для работы с формализованными документами ECM-системы также предлагают решения, например, бизнес-решение «Межкорпоративный финансово-учётный документооборот» от компании DIRECTUM.
Есть и другие варианты, но используются они гораздо реже. Также компания может самостоятельно разработать необходимое решение, используя API сервиса оператора ЭДО.
Александр Лымарь
,
руководитель проекта внедрения Synerdocs в Nokian Tyres
Для организации работы с договорными документами внутри Nokian Tyres используется связка 1С-Oracle-DIRECTUM. До перехода на ЭДО вся коллективная работа с данными документами производилась на бумаге, но под управлением ECM-системы.
С дальнейшим развитием внутреннего электронного документооборота договорных документов задача автоматизации сводилась к интеграции корпоративной ИС с сервисом оператора ЭДО. То есть большую часть проблем со сквозными процессами в компании решили на этапе внедрения СЭД.
