Приказ о внесении изменений в учетные данные. Образец приказа об изменении (смене) фамилии работника

М.Г. Суховская, юрист

Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

Вступление в брак, развод, желание избавиться от неблагозвучного имени - да мало ли причин, по которым люди меняют фамилию, имя, отчество, а то и все сразу.

В материале пойдет речь о ситуации, когда ф. и. о. сменил рядовой сотрудник фирмы. О том, что нужно делать, когда персональные данные поменялись у директора организации, мы писали:

И вот приходит к вам сотрудница и сообщает, что отныне она, к примеру, не Шарикова, а Шереметьева. В нашем законодательстве довольно скудно прописан порядок действий работодателя в случае смены работником фамилии. И начинает бухгалтер (а зачастую он же и кадровик) ломать голову: в какие документы вносить изменения и как это делать? Ответы на этот и другие вопросы вы найдете здесь.

Кадровая часть работы

ШАГ 1. Попросите сотрудника принести вам подлинник документа, подтверждающего изменение ф. и. о. (например, свидетельство о браке или о его расторжении, о перемене именист. 30 , п. 1 ст. 38 , ст. 62 Федерального закона от 15.11.97 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» ), а также паспорт с новыми данными (когда он будет получен) и снимите с них копии.

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

При смене ф. и. о. в течение 30 дней с момента выдачи соответствующего свидетельства (о браке, его расторжении, перемене имени) следует обратиться за выдачей нового паспортап. 12 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828 , п. 15 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации .

Требовать с работника заявление о внесении изменений в учетные и кадровые документы, а также издавать соответствующий приказ необязательно.

Некоторые специалисты считают, что трудинспекторы при проверке могут запросить эти документы и оштрафовать за их отсутствие. Это неправда. Законодательством не установлена обязанность составлять упомянутые заявление и приказ. Но на тот случай, если вы решите, что лишние бумаги вам не повредят, мы приводим образец заявления.

Генеральному директору ООО «Пуш»
Лебедеву А.И.
от офис-менеджера Шереметьевой М.Г.

Заявление

В связи со вступлением в брак и изменением фамилии прошу изменить в моих учетных документах и трудовой книжке фамилию «Шарикова» на «Шереметьева».

Приложение: копия свидетельства о браке IV-АВ № 987654, выданного Кутузовским отделом ЗАГС г. Москвы 11.02.2011, копия паспорта 45 05 № 123654, выданного ТП УФМС № 62 г. Москвы 25.02.2011.

28.02.2011 М.Г. Шереметьева

ШАГ 2. Внесите изменения в трудовую книжку сотрудника. Покажем на примере, как это сделатьп. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ; п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек... утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 .

(1) На внутренней стороне обложки трудовой книжки ставится печать организации или кадровой службы.

ШАГ 3. Измените фамилию в личной карточке работника (форма № Т-2 ): зачеркните одной чертой прежнюю фамилию и рядом укажите новую. Исправления должны быть заверены подписью ответственного сотрудникараздел 1 Указаний... утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 .

Внимание

При смене работником ф. и. о. никакого дополнительного соглашения к его трудовому договору заключать не нужно. Ведь условия трудового договора не изменяютсяст. 72 ТК РФ .

Аналогичным образом нужно изменить фамилию работника в следующих документах:

  • в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихприложение № 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ;
  • лицевом счете (формы № Т-54, Т-54А)утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ;
  • графике отпусков (форма № Т-7)утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ;
  • табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы № Т-12, Т-13)утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 .

Бухгалтерская часть работы

Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, тогда просто поменяйте ф. и. о. в основных данных работника, и они автоматически изменятся везде. Если же какие-то регистры, например карточку по учету доходов и НДФЛ, карточку по страховым взносам, вы ведете на бумаге, то ф. и. о. нужно поменять и в нихч. 6 ст. 15 , п. 2 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; приложение к Письму ПФР от 26.01.2010 № АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П .

О том, как самостоятельно разработать карточку по НДФЛ на 2011 г., мы писали: 2010, № 23, с. 67

Если в компании зарплата перечисляется сотрудникам на банковские карты, то работнику, сменившему ф. и. о., нужно переоформить зарплатную карту. Как правило, бухгалтер помогает сотруднику заполнить все необходимые заявления и другие документы, а сотрудник уже самостоятельно подает их в банк.

Кроме того, вам нужно в 2-н едельный срок с того момента, когда у вас оказались копии документов, подтверждающих смену ф. и. о. сотрудника, подать в свое отделение ПФРпп. 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета... утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н (далее - Инструкция) :

Напоминаем руководителю

Если на работника, сменившего ф. и. о., ранее были выписаны какие-либо доверенности (например, на представление интересов фирмы в суде), необходимо их переоформить.

  • заявление об обмене страхового свидетельства (форма № АДВ-2 ), подписанное работником;
  • опись документов (форма № АДВ-6-1утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п )п. 7 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п .

Получив в отделении ПФР новое свидетельство, вы должны в течение недели выдать его сотруднику, а тот должен расписаться в сопроводительной ведомости в его получениип. 14 Инструкции . В течение месяца после получения страхового свидетельства вам следует вернуть в ПФР сопроводительную ведомостьп. 17 Инструкции .

Если близится очередной срок сдачи персонифицированной отчетности, то во избежание проблем имеет смысл подать на сотрудника, сменившего ф. и. о., сведения со старыми данными. А вот когда отчетность будет благополучно сдана, можно уже затевать процедуру обмена старого страхового свидетельства на новое.

Извещать каким-либо образом остальные фонды (ФСС, ФОМС) о смене работником фамилии, имени или отчества не нужно.

При изменении работником ф. и. о. и других персональных данных его ИНН не меняется , . Таким образом, уведомлять налоговиков о смене ф. и. о., а также обращаться в инспекцию за получением нового свидетельства о постановке на учет работнику не нужно.

Как видим, для бухгалтера последствия смены сотрудником ф. и. о. не такие уж страшные. Главное, чтобы сам сотрудник вовремя сообщал обо всех изменениях в своих личных данных.

За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, в связи с которыми меняются его анкетно-биографические данные. Классическая ситуация: сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию. Или развелась и вернула девичью фамилию. Бывает, что анкетные данные меняют и мужчины. Причиной может послужить также вступление в брак, неблагозвучная фамилия или желание сменить имя. При изменении фамилии приходится менять или переоформлять многие документы, содержащие персональные данные работника и используемые кадровыми работниками и бухгалтерами для ведения учета.

Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных» персональными данными является любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в т. ч. его фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

При изменении отдельных персональных данных подлежат замене личные документы гражданина:

Статья 85 ТК РФ под персональными данными работника понимает информацию, необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающуюся конкретного работника.

Персональные данные работников содержатся в кадровых и бухгалтерских документах, и в случае изменения персональных данных требуется вносить изменения в личные документы работника, в учетные документы, в регистрационные формы, в т. ч.:

  • в трудовую книжку;
  • в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • в личную карточку работника;
  • в лицевой счет;
  • в трудовой договор;
  • в карточку учета сумм начисленных ЕСН и взносов на пенсионное страхование.

Указанные изменения, как правило, производятся на основании личного заявления работника с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг. К такому заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорта, свидетельства о регистрации брака, о расторжении брака, об изменении фамилии или имени, отчества, решения суда и др.), которые заверяются в установленном порядке и подшиваются в личное дело работника, если оно ведется. Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.

Пример оформления заявления работника с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные

Руководитель организации в резолюции на заявлении назначает лицо, ответственное за внесение изменений в кадровые и бухгалтерские документы, и устанавливает сроки.

На основании заявления работника издается приказ по личному составу о внесении изменений в учетные документы. Этот приказ будет являться основанием для внесения изменений в кадровые и бухгалтерские документы организации, где содержатся персональные сведения работника, которые изменились. Приказ составляется в произвольной текстовой форме, в нем обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения.

Пример оформления приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные

Особое внимание следует уделить тексту приказа, так как на практике часто используются некорректные формулировки: «Считать Иванову Петровой в связи с регистрацией брака…» или «Внести изменения в персональные данные работника…»

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, регистрируется в соответствующей регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов по личному составу.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, необходимо ознакомить самого работника и лиц, ответственных за внесение изменений.

Кстати сказать

Изменение сведений о работнике в трудовой книжке

Пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 (далее – Инструкция), установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

  • Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.
  • Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки.
  • Прежняя запись (фамилия или имя, отчество, дата рождения) аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Зачеркнутая запись должна легко читаться.
  • Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью работодателя.

Изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученных работником новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции).

В случае если на момент окончания бланка трудовой книжки и оформления вкладыша у работника изменились фамилия, образование или специальность, то данные изменения вносятся на титульный лист трудовой книжки, на вкладыше же фиксируются новые данные. Ссылка на соответствующие документы при этом дается один раз – на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Изменение сведений о работнике в личной карточке

На практике используют несколько вариантов внесения изменений в личную карточку работника.

Один из вариантов при изменении фамилии работника: прежняя фамилия зачеркивается одной чертой и справа указывается новая фамилия. Кстати, именно поэтому фамилию обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая: «Свидетельство о заключении брака С1 № 230 258 981 выдано Измайловским отделом ЗАГС Управления ЗАГС Москвы 05.12.2008 ». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».

Еще один вариант, используемый в подобном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.

Изменение сведений о работнике в трудовом договоре

Существует мнение, что не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных. Такой вывод можно сделать из ст. 57 ТК РФ, согласно которой в содержание трудового договора входят сведения и условия.

Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к «сведениям». Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон». Вероятно, аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т. е. вносить изменения в текст трудового договора (в оба экземпляра) и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя. Статья 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.

Пример внесения изменений в трудовой договор

Однако существует и другая точка зрения. Считается, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться и в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции тоже ссылаются на ст. 57 ТК РФ, указывая, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения в сведения о фамилии и иных персональных данных работников в тексте трудового договора, а нужно составить документ, который можно назвать «Изменение к трудовому договору».

Замена страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования

На территории России на каждое застрахованное лицо Пенсионный фонд РФ (ПФР) открывает индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером, при этом индивидуальный лицевой счет застрахованного лица ПФР хранит в течение всей жизни застрахованного лица (ст. 6 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). При изменении у застрахованного лица фамилии, имени и отчества (фамилии, которая была у застрахованного лица при рождении), даты рождения, места рождения, пола новые анкетные данные должны быть отражены в его индивидуальном лицевом счете.

В Инструкцию по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 № 192п, включена форма АДВ–2 «Заявление об обмене страхового свидетельства». Это заявление и будет основанием для внесения записи об изменении фамилии в территориальном органе ПФР. Документ заполняется застрахованным лицом, но Инструкция допускает его заполнение кадровой службой организации.

Пример оформления заявления об обмене страхового свидетельства

Заявление об обмене страхового свидетельства оформляется в течение двух недель и подается в территориальный орган ПФР. После этого в течение месяца соответствующий орган ПФР выдает застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета. Если застрахованное лицо работает по трудовому договору, заменой страхового пенсионного свидетельства занимается страхователь, т. е. работодатель. Работник должен сдать старое страховое пенсионное свидетельство в отдел кадров, и дальнейшие действия (передача документов в ПФР, получение нового свидетельства) предпринимает работодатель. Новое страховое свидетельство работник получает в отделе кадров.

Неработающие застрахованные лица должны самостоятельно подать заявление об обмене страхового свидетельства в орган Пенсионного фонда по месту жительства. При обращении в ПФР при себе необходимо иметь старое страховое свидетельство, документ, удостоверяющий личность, и копию документа, на основании которого изменяются данные в страховом свидетельстве (например свидетельства о браке).

Определим последовательность действий в случае изменения фамилии работника в связи со вступлением в брак:
1. Работник пишет заявление с просьбой внести изменения в учетные (кадровые) документы в связи со сменой фамилии.
2. Работодатель на основании свидетельства о заключении брака издает приказ о внесении изменений в учетные документы.
3. Работодатель вносит изменения в трудовой договор, в т. ч. и в экземпляр, хранящийся у работника.
4. Работодатель вносит изменения в трудовую книжку работника, в книгу учета движения трудовых книжек.
5. Работодатель вносит изменения в личную карточку.
6. Работодатель вносит изменения и подшивает копии документов в личное дело (если оно ведется).
7. Работодатель вносит изменения в бухгалтерские документы: в лицевой счет; карточку учета сумм начисленных ЕСН и взносов на пенсионное страхование.
8. Работодатель обеспечивает замену и выдачу застрахованному лицу нового (взамен выданного ранее) страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета.

В организациях персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Как правильно оформить кадровую документацию при изменении личных данных? Это вопрос часто встает перед работниками кадровых подразделений.

Мнение эксперта

Екатерина РОЩУПКИНА, эксперт Национального союза кадровиков

У кадровиков часто возникает вопрос: нужно ли при изменении персональных данных работника (допустим, фамилии) оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору? На сегодняшний день однозначного ответа законодательство дать не может. Однако, следуя логике действующих в данный момент законов и норм, можно придти к выводу, что в таком дополнительном соглашении нет необходимости. Да, фамилия, имя, отчество работника (как и его адрес и паспортные данные) – обязательные сведения, которые должны быть указаны в трудовом договоре, согласно нормам ст. 57 ТК РФ. Однако это не условия (обязательные или дополнительные), перечисляющиеся в трудовом договоре, на которые работник и работодатель соглашаются, а сведения. Эти сведения приводятся в трудовом договоре на основании соответствующих документов. Ведь условием трудового договора не может быть закреплено, что по пятницам фамилия у работника будет Иванов, а по понедельникам – Сидоров. Фамилия указывается в соответствии с документами работника Иванова, и, как бы сильно он не хотел быть Сидоровым, до тех пор, пока фамилия не изменится в его документах, сведения в договоре останутся прежними. В соответствии с ч. 3 ст. 57 ТК РФ, если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) обязательные или дополнительные условия, это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в его текст, а недостающие условия определяются приложением либо отдельным соглашением сторон, которые заключаются в письменной форме и являются неотъемлемой частью трудового договора. Аналогичное положение установлено статьей 72 ТК РФ, согласно которой дополнительное соглашение в письменной форме составляется при изменении условий трудового договора. О сведениях в этой статье не упоминается. Таким образом, изменившиеся личные данные просто вносятся в экземпляры трудовых договоров (старые сведения зачеркиваются, новые – дописываются, как в личной карточке работника формы № Т-2). Основанием все так же является приказ о внесении изменений в учетные документы.

Данная позиция подтверждается решением Суда Еврейской автономной области, в котором истица в качестве одного из аргументов для восстановления на работе привела такой факт: при изменении фамилии с ней не заключили дополнительное соглашение к трудовому договору. Однако суд не принял это обстоятельство во внимание, поскольку работодателем был издан приказ о внесении изменений и все данные в учетных документах были своевременно исправлены. В публикуемом кассационном определении фрагменты, непосредственно касающиеся обсуждаемой ситуации, выделены курсивом.

Персональные (личные) данные – любые сведения, относящиеся к определенному или определяемому посредством такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», к ним относятся фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, информация о семейном, социальном и имущественном положении, образовании, профессии, доходах и т.д.

В жизни работников организации могут происходить различные события – заключение брака, рождение детей, смена места жительства или регистрации, получение образования или повышение квалификации и др. Происходящее в результате изменение личных сведений может существенно повлиять на карьерный рост, социальные и пенсионные отчисления, поэтому обо всех подобных случаях сотрудники должны сообщать в кадровую службу своевременно. Чаще всего меняются:

  • фамилия (при изменении актов гражданского состояния – заключении или расторжении брака);
  • место жительства (при переезде или смене регистрации);
  • сведения об образовании (при поступлении и окончании учебных заведений);
  • паспортные данные (по достижении 20 и 45 лет либо при смене паспорта).

При изменении анкетно-биографических данных работники кадровых служб чаще всего допускают следующие ошибки:

  • Изменения в учетные данные работника вносятся на основании ненадлежащих документов.
  • Не соблюдаются технические требования к внесению изменений.
  • Не указываются основания для внесения изменений (отсутствует ссылка на соответствующий документ).

Прежде всего в кадровую службу организации должен обратиться сам работник, а уже затем специалист отразит изменения в его учетных документах. Общий порядок внесения каких-либо новых сведений о работнике представляет собой последовательность действий, которые мы и рассмотрим.

На этом этапе работник организации должен представить работодателю письменное заявление с просьбой о внесении изменений в учетные документы и копии подтверждающих документов. Кроме того, ему необходимо заменить свидетельство о присвоении ИНН и медицинский полис. Бланк заявления о внесении изменений в кадровые учетные документы представлен в приложении 1.

Все остальные действия выполняет уже работник кадровой службы. Прежде всего следует издать приказ (в произвольной форме) на основании представленных сотрудником документов и его письменного заявления о необходимости внести изменения в его учетные документы. Этот приказ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов по личному составу, а затем ознакомить с ним под рос­пись самого сотрудника, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии. Пример приказа об изменении личных данных в кадровых учетных документах представлен в приложении 2.

Необходимые изменения следует внести в личную карточку работника (форма № Т-2), а также указать реквизиты документов-оснований. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой и сверху вписать новые. Здесь же работник кадровой службы должен поставить свою подпись и дату внесения изменений. Документы-основания, согласно которым эти изменения были сделаны, можно указать в разделе Х «Дополнительные сведения» личной карточки.

Теперь можно приступать к изменению данных в трудовой книжке. Согласно п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а также п. 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности сотрудника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Для этого одной чертой (по линейке шариковой ручкой или чернилами) зачеркивается прежняя запись (ее неверная или утратившая актуальность часть), после чего (как правило, выше, на свободном месте) записываются новые сведения. Ссылки на наименование соответствующего документа, его номер и дату делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (работника службы (отдела) кадров с соответствующими полномочиями) и печатью организации. Внесение изменений (исправлений) в записи о полученном работником новом образовании (профессии, специальности) производится путем дополнения ранее совершенных записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее совершенных записей. Такие изменения (исправления) также делаются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Нельзя забывать и о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, где также имеются личные данные работника. Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке представлен в приложении 3.

В соответствии с Инструкцией по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан Российской Фе­де­рации, утв. Приказом министра обороны РФ от 19.11.2007 № 500, а также Методически­ми рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ, для военнообязанного работника кадровик должен внести изменения и в документы по воинскому учету.

При изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, работники, осуществляющие воинский учет в организациях, заполняют и вручают такому сотруднику под личную расписку в журнале учета листков сообщений и корешков к ним листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, по форме, установленной в Приложении № 1 к Порядку сообщения организациями об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, в военные комиссариаты, представленному в Приложении № 13 методических рекомендаций (далее – Порядок). Сведения об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, направляются организациями в двухнедельный срок в военный комиссариат по месту жительства (месту пребывания) граждан. Бланк сообщения об изменении сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, представлен в Приложении № 4 к Порядку.

В соответствии с п. 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н, при изменении работником фамилии, имени или отчества сотрудник кадровой службы должен подать в территориальный орган ПФР заявление об обмене страхового свидетельства. Образец соответствующего заявления представлен в формах № АДВ-2 и № АДВ-6, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. Согласно п. 14 Инструкции, новое свидетельство выдается работодателем работнику в течение недели после его получения. Для подтверждения получения нового свидетельства сотрудник должен расписаться в сопроводительной ведомости.

Если личные данные изменяются у руководителя/директора организации, то сотруднику кадровой службы понадобится предпринять дополнительные действия. Если руководитель организации является ее учредителем, то кадровик должен совместно с юристом внести изменения в учредительные документы и устав организации.

Затем необходимо уведомить об изменении личных данных (фамилии/имени) налоговую инспекцию по месту регистрации организации. Для этого организация обязана подать соответствующие сведения в ЕГРЮЛ в течение 3 рабочих дней с момента, когда директор получит новый паспорт (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

При необходимости следует сообщить об изменениях в территориальные отделения по месту регистрации ПФР, ФОМС, ФСС.

Так как право первой подписи на документах организации имеет ее руководитель, необходимо обязательно заменить банковскую карточку с образцами подписей и оттиска печати. Это следует из пункта 7.14 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

Перечень оснований для внесения изменений в кадровые документы

Предоставляемые работником документы-основания Кадровые документы, которые необходимо оформить
При изменении фамилии
Личное заявление;
копия свидетельство о регистрации брака (или свидетельство о расторжении брака);
 Приказ о внесении изменений в учетные документы;
изменения на титульном листе трудовой книжки, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
изменение данных в личной карточке работника (форма № Т-2);
внесение изменений в лицевой счет (форма № Т-54);
новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования
При изменении места жительства
Личное заявление;
копия паспорта с новой регистрацией по месту жительства 		Приказ о внесении изменений в документы, содержащие личные данные работника;
изменения в личной карточке работника (форма № Т-2)
При изменении образования
Личное заявление;
копия документа об образовании 		Дополнения на титульном листе трудовой книжки;
дополнительные сведения в личной карточке работника (форма № Т-2)
При изменении паспортных данных
Личное заявление;
копия паспорта с новыми данными 		Приказ о внесении изменений в учетные документы работника;
изменение или дополнение сведений в личной карточке работника (форма № Т-2)

Приложение 1

Бланк заявления о внесении изменений в учетные документы


Приложение 2

Проект приказа об изменении личных данных в кадровых документах


Приложение 3

Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке

Татьяна Скоробогатова, Москва

Любая информация, позволяющая идентифицировать человека, относится к категории персональных данных. В последние годы вопросы их защиты стали особенно актуальными. Ведь современные технологии позволяют довольно просто завладеть информацией о сотрудниках компаний или, например, пациентов медицинских учреждений. Чтобы избежать утечек, в организациях внедряются процедуры и разрабатывается документация. В статье дан образец приказа о персональных данных работников-2018 и некоторые другие документы.

Мировая тенденция развития законодательства в области защиты персональных данных демонстрирует ужесточение норм, регламентирующих наказание за незаконное использование личной информации. Российское право в этом вопросе не стоит особняком и так же стремится к усилению контроля над утечкой данных. В связи с этим при организации защиты конфиденциальных сведений на предприятии необходимо опираться на главу 14 ТК РФ и Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" .

Какие данные относятся к персональным

К персональным относятся следующие сведения:

Этот список далеко не полный, в него могут быть включены многие другие типы информации о человеке. Однако все их нельзя разглашать и обрабатывать без разрешения того, к кому они относятся. Об этом говорит Закон №152-ФЗ от 27.07.2006. Исключение составляют, например, те случаи, когда раскрытие этой информации необходимо для предотвращения угрозы безопасности самого человека или государства. Чтобы не нарушить эти правила, на предприятиях должна быть разработана локальная нормативная база.

Подготовка приказа о защите персональных данных

На предприятии должен быть назначен сотрудник, ответственный за подготовку пакета документов о защите конфиденциальной информации. Такое назначение делается на основании соответствующего приказа руководителя. Ответственный сотрудник должен подготовить определенный пакет документов:

  • политика предприятия в отношении таких сведений;
  • перечень лиц, имеющих доступ к ним;
  • соглашение о неразглашении;
  • журнал учета передачи данных.

Этот пакет бумаг поможет не только соблюсти закон, но и обезопасить организацию от претензий со стороны Роскомнадзора, который является проверяющим органом в этой сфере. Порядок таких проверок, а также права и обязанности контролирующего органа и инспектируемой организации регулируются Приказом Минкомсвязи России № 312 от 14.11.2011 года .

Перечисленные документы вводятся в действие соответствующим приказом. Его образец представлен ниже.

Что еще стоит знать

Работодатель должен помнить, что вся информация о работнике должна быть получена от него самого или из третьих источников, но только с его письменного согласия. Воспользоваться такой возможностью можно, если утрачены какие-либо документы.

Нередки случаи, когда сведения о сотруднике меняются, например, при перемене фамилии или изменении семейного положения. Законодательство не устанавливает конкретный срок, в течение которого работник должен уведомить работодателя об изменениях. Поэтому рекомендуется закрепить сроки в локальном нормативном акте. Уведомить работодателя необходимо посредством соответствующего заявления, подкрепленного документами, удостоверяющими изменения. Образец представлен ниже.

На некоторых предприятиях затем на основании заявления издается приказ об изменении информации о сотруднике. Образец этого документа можно скачать ниже. Но для облегчения процедуры зачастую просто готовится дополнительное соглашение, вносятся изменения в личную карточку, трудовую книжку работника и другие документы при необходимости.

Особое внимание уделяется конфиденциальности информации о пациентах медицинских учреждений. Прежде всего, обязанность хранить молчание о состоянии пациентов лежит на самом враче. Но это не снимает с администрации лечебного учреждения необходимость издать приказ «Перечень персональных данных пациентов, подлежащих защите».