Помимо законов, деятельность российских предприятий регламентируется их внутренними документами. Часть из них необходимо вести в обязательном порядке по строго установленным формам. Другие – разрабатываются организациями самостоятельно по мере потребности в них.
К локальным документам относятся всевозможные инструкции, положения, правила, договоры и прочее.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Они отличаются от иных актов:
- утверждение осуществляется руководством предприятия;
- действуют только в пределах одной организации;
- содержание не противоречит законам, не ухудшает положение работников;
- имеют определенный срок действия.
К такой документации относится штатное расписание, которое формируется в большинстве современных организаций. Оно выполняет сразу несколько функций одновременно.
Что такое штатное расписание?
Для формирования штатного состава и общей численности персонала предприятия составляется штатное расписание. Оно представляет собой локальный документ, отражающий структуру компании и включающий перечень должностей, штатных единиц и общую численность работников. В штатном расписании также отражается информация об окладах, заработной плате и действующих надбавках.
Единого мнения относительно того, следует ли вести штатное расписание в организации, нет. Определяется оно или положением.
Нормативная база
Законодательное закрепление определения «штатное расписание» встречается только в Уголовном кодексе РФ. В части 2 статьи 57 оно трактуется как организационно-распорядительный документ, закрепляющий численный и должностной состав предприятия и отражающий фонд заработной платы.
Бланк штатного расписания (форма Т-3) установлена Госкомстатом. Правильность ее заполнения закреплена Постановлением № 1 от 05.01.2004 г. Она носит рекомендательный характер, поэтому может изменяться в организации в соответствии с потребностями. Скачать оригинал бланка бесплатно можно из любой правовой системы.
Законом установлено, что при упоминании в трудовом договоре только специальности или должности работника, ведение обязательно. Составляться оно должно по всем установленным правилам.
В случае подробного описания трудовых обязанностей в договоре с сотрудником предприятия, оформление расписания не обязательно.
Кроме того, законодательством освобождены от его формирования индивидуальные предприниматели, т.е. оно предусмотрено только для юридических лиц. Однако, на деле инспекторами налагаются штрафы на работодателей в размере 50 тысяч рублей за то, что они нарушают Трудовой кодекс.
Зачем составлять документ?
Штатное расписание несет значительный эффект предприятию. Во-первых, оно облегчает проведение анализа кадрового состава. Во-вторых, из него видна полная картина об оплате труда персонала.
На основе расписания решаются следующие вопросы:
- наем и увольнение работников;
- судебные трудовые споры;
- составление .
Данный документ требуется и при осуществлении проверок Фондом социального страхования и налоговой инспекцией. Несмотря на то, что его ведение не обязательно, ревизорам он необходим для сверки расчетов по произведенным денежным начислениям сотрудникам предприятия.
При необходимости предоставления информации из штатного расписания третьим лицам в ограниченном объеме, делается выписка из него. Требований к ее оформлению нет.
Кто ответственный за составление
Закон не устанавливает, кем должно формироваться штатное расписание. На практике его составляет специалист кадрового отдела или бухгалтер. Однако, доверить это дело можно любому иному специалисту: руководителю компании, специально организованной группе, сотрудникам юридического или экономического отдела.
Квалифицированный справочник должностей свидетельствует о том, что составление расписания входит в компетенцию экономиста по труду. Поэтому принимать участие в го заполнении должен хотя бы один специалист в области экономики.
Правила заполнения и образец унифицированной формы Т-3
Пошаговый алгоритм заполнения, составленный в соответствии с установленными правилами, следующий:
| Наименование организации | Оно указывается в полном соответствии с учредительной документацией. При наличии полного и сокращенного наименования, прописать можно любое из них. Для предотвращения спорных ситуаций, лучше утвердить единый вариант в инструкции по заполнению реквизитов предприятия. |
| Номер и дата | Важно учесть, что документ может начать свое действие не сразу, а в будущем периоде. Исходя из этого, дату следует проставлять соответствующую. Так, если расписание планируется ввести в работу с 1 января 2019 г., то эту дату и нужно указать. |
| Название структурного подразделения |
|
| Код подразделения | Он должен соответствовать иерархической структуре организации. |
| Должность | Данная графа должна строго соответствовать трудовым договорам и книжкам. Разряд, специальность и категории персонала указываются в соответствии с ОКП и Квалификационным справочником. Перечень должностей составляется по иерархии: в первую очередь руководство, затем его заместители, специалисты и рядовые работники. |
| Количество штатных единиц |
|
| Тарифная ставка | Должна превышать размер минимальной заработной платы. Записывать, к примеру, 25 – 30000 рублей нельзя. Необходимо отразить определенный оклад. В случае его изменения под влиянием каких-либо условий, требуется заполнение следующие колонки документа. |
| Три графы по надбавкам | Заполняются на основе законодательно установленных норм, систем премирования, определенных организацией самостоятельно, режима труда, наличия вредных условий. Суммы могут указываться как в абсолютных единицах (рублях), так и в относительных (процентах). |
| Общая зарплата | Рассчитывается путем сложения сумм, указанных в колонках 5-8. |
| Примечания | Заполняется, если имеются. |
| Итого | Отражается сумма показателей колонок по вертикали: сколько всего штатных единиц на предприятии, общий размер окладов, надбавок и ФОТ. |
Из приведенного примера видно, что штат ООО «Алиса» утвержден на 2019 год в количестве 9 единиц приказом № 74 от 24.12.2017 г. Тарифная ставка составляет 306000 рублей, месячный ФОТ – 340850 рублей.
Приказ об утверждении
Утверждение штатного расписания предприятия производится по специальному приказу, о чем делается отметка в его тексте.
Пример текста приказа по вышеприведенному образцу: «Утвердить штатное расписание от 24 декабря 2019 года № 74 с численным составом в количестве 9 штатных единиц с месячным ФОТ 4090 200 рублей».
В данном примере ФОТ рассчитан следующим образом: 340850 * 12 = 4090200 (рублей).
Подписывается расписание руководителем предприятия и его главным бухгалтером. Когда оно включает несколько листов, можно проставлять подписи на каждом листе. Для этого в документе предусмотрены специальные поля. Такое заверение необходимо в компаниях, в которых изначально утверждается расписание в филиалах, а после – в центральном офисе.
Проставлять печать на утвержденном штатном расписание допускается, хотя не является обязательным. Составляется оно, как правило, сроком на один год.
Образец заполнения формы Т-3:
Внесение изменений
В течение действия штатного расписания может потребоваться внесение изменений в него в следующих случаях:
- изменяется состав персонала;
- создаются новые подразделения;
- исключаются старые или вводятся новые должности.
Вносить изменения можно одним из двух способов: заменить документ полностью или внести корректировки по отдельному приказу.
Если издается приказ на дополнение, необходимо указать причину:
- расширение или сокращение деятельности компании;
- устранение повторяющихся функций;
- новеллы законодательства, требующие такого изменения;
- повышение эффективности менеджмента;
- реорганизация предприятия.
Изменяя штатное расписание, корректировки должны быть внесены и в персональную документацию сотрудников компании: личную карточку, трудовую книжку.
Об изменении оклада (премии, надбавки) работник в письменной форме уведомляется об этом за 2 месяца до свершения данного события. Такие коррективы должны быть внесены не только в расписание, но и в основной договор с сотрудником путем заключения дополнительного соглашения.
Согласно Инструкции № 69 сначала о внесенных в штатное расписание изменениях информируется персонал, а после этого – осуществляется корректировка трудовых договор на основании приказа, распоряжения или другого решения.
Форма штатного расписания предусматривает свои особенности заполнения. Узнайте, можно ли обойтись без бланка унифицированной формы Т-3 и скачайте пример заполнения формы и бланки штатного расписания Т-3 в Excel и Word.
Читайте в нашей статье:
Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания Т-3
С 2013 года унифицированные формы документов перестали быть обязательными, но многие работодатели продолжают их использовать. Все потому, что они привычны, удобны и полностью отвечают требованиям законодательства. А при необходимости наниматель всегда может дополнить их необходимыми данными.
Форма штатного расписания Т-3 обязательна к наличию у работодателя (ст. 57 ТК РФ). ШР утверждается приказом руководителя, а срок его действия не ограничивается. Расписание прекращает свое действие с момента издания нового документа .
“Штатка” является удобным механизмом анализа состава персонала и фонда заработной платы. В нем отражаются не только занятые позиции, но и вакантные. Форма составляется по всей организации в целом (включая обособленные подразделения и филиалы).
Мы подробно рассмотрим форму штатного расписания Т-3 и образец её заполнения на 2018 год.
Условно документ можно разделить на 3 части:
- основные сведения (реквизиты документа);
- табличная часть (непосредственно штатное);
- подписи ответственных.
Читайте также:
Основные сведения
Прежде всего в форме № Т-3 указывается название компании, которое должно в точности соответствовать учредительным документам. Указание, к примеру, торговой марки - недопустимо. В случае, если у компании есть сокращенное наименование, оно указывается в скобках.
Код ОКУД - номер формы документа из общего классификатора унифицированных документов. Его изменять не требуется, он одинаков для всех работодателей.
Код ОКПО - код организации. Его можно найти в информационном письме из органов статистики. Такое письмо обычно хранится в папке с учредительными документами. Если найти его не удалось, уточните у главного бухгалтера.
Реквизит “Номер документа”. Здесь можно применить сквозную нумерацию, что удобно для компаний, которые редко изменяют “штатку”. При таком варианте изначальному документу присваивается номер 1, следующему 2 и так далее, независимо от года.
Применение нумерации внутри текущего года, а в следующем году начинать все с № 1 - другой вариант. Он удобен, когда в течение года .
Дата проставляется текущая. Период действия документа может составлять разные промежутки, в зависимости от потребностей компании (месяц, полугодие, год).
Утверждается унифицированная форма Т-3 штатное расписание . На ее бланке проставляются только реквизиты документа. Ниже указывается общее число штатных единиц из табличной формы.
Читайте также:
Табличная часть штатного расписания
Табличная часть формы Т-3 состоит из 10 столбцов. Количество строк напрямую зависит от числа должностей. Группировку удобнее всего производить по структурным подразделениям, а внутри подразделений - по иерархии. Так быстрее всего можно найти требуемую строку.
Столбец 1. Название структурного подразделения. Расположение структурных подразделений по строкам удобнее формировать по принципу подчиненности - от верхних ступеней управления к рабочему персоналу. Для некоторых льготных профессий название отдела (цеха и т.д.) имеет немаловажное значение. При неправильном наименовании сотрудник может лишиться определенных льгот. Поэтому при наименовании отделов обратитесь к отраслевым классификаторам.
Столбец 2. Код. Присваивается работодателем самостоятельно и отражает подчиненность отделов внутри компании. Если в составе структурной единицы 015 есть подчиненные элементы, то они будут нумероваться 015.01, 015.02 и т. д.
Читайте также:
Столбец 3. Наименование должности . Как назвать ту или иную должность - решает наниматель самостоятельно. Но если такая должность включена в перечень “льготных”, то она должна соответствовать нормативному названию. Если в специальности работника предусмотрен разряд, каждый разряд прописывается отдельной строкой (бетонщик 2 разряда, бетонщик 3 разряда, …, бетонщик 7 разряда).
Столбец 4. Количество штатных единиц. Может указываться как фактическое число трудящихся данной специальности, так и прогнозное, требующееся компании для нормального функционирования или с перспективой развития. Таким образом, в данном столбце отражаются и вакантные позиции.
При необходимости допускается использование не только целых, но и дробных значений. Это необходимо, когда сотрудник не требуется на полный день. Чаще всего дробные ставки отдаются совместителям. В ШР это отображается как: 0,5; 0,25; 0,75 ставки.
Каждое предприятие должно иметь такой кадровый документ, как штатное расписание. Типовая форма штатного расписания – Т-3, можно разработать собственный бланк с учетом обязательным реквизитов, установленных ст.9 ч.2 Федерального закона №402-ФЗ.
Скачать бланк унифицированной формы Т-3 и заполненный образец можно по ссылкам в конце статьи.
Документ не является локальным нормативным актом предприятия и работника при трудоустройстве с ним знакомить не нужно. Штатное расписание – это обязательный документ, содержащий структуру штатного состава предприятия. В нем прописывается количество штатных единицы, должности, подразделения.
Заполняет бланк Т-3 ответственный работник (бухгалтер, кадровый специалист), после чего документ утверждается приказом руководителя. Внесение изменений в расписание допускается на основании приказа об изменении.
Штатное расписание дает понять, сколько вакантных рабочих мест имеет организация на данный момент.
Образец заполнения
Бланк формы Т-3 содержит таблицу для указания штатных единиц.
В верхней части заполняют название организации, ОКПО, ставят номер расписания, дату его оформления, период, на который он составлен. Также после утверждения его приказом справа ставится номер и дата этого приказа и общее количество штатных единиц.
Заполнение таблицы формы Т-3:
1 и 2 – пишется наименование подразделения, согласно утвержденной структуры предприятия. Организации вправе устанавливать свои наименования подразделений, за исключением государственных учреждений, организаций с вредными и опасными условиями труда, которые должны пользоваться наименование подразделений, установленными общероссийским классификатором.
3 – рекомендуется указывать название должности, профессии, согласно ЕТКС (единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий) и ЕКС (единый квалификационный справочник). Причем важно, чтобы указанная должность в штатном расписании совпадало с должностей, указанной в .
4 – указывается количество работников для каждой должности, графа заполняется в зависимости от потребности организации. Если трудоустроено у работодателя меньше работников, чем установлено штатным расписанием, то работодатель должен подавать каждый месяц информацию о вакантных должностях в службу занятости.
5 – заработная плата для должности в месяц, для одинаковых наименование должностей устанавливается равная зарплата.
6-8 – стимулирующие и компенсационные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, которые выплачиваются в дополнение к заработной плате, указанной в гр.5. В данные графы включаются различные премии, доплаты, северные, надбавки за ученую степень и прочие. Районный коэффициент указывается именно здесь, а в не в гр.5.
9 – произведение количества штатных единиц на заработную плату, установленную для данной должности.
В строке «итого» пишется общее количество штатных единиц и общая сумма заработной платы, подлежащей выплате в месяц всем персоналу (месячный фонд оплаты труда).
Подписывает заполненный бланк штатного расписания Т-3 руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.
Как заполнять штатное расписание (форма Т-3), какие сведения вносить в бланк штатного расписания.
Из статьи вы узнаете:
Как составить штатное расписание формы Т-3
Штатное расписание (форма Т-3) применяют в организациях для оформления штатного состава, структуры и штатной численности (статья 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
В Трудовом кодексе РФ прямо не указано, что штатное расписание формы Т-3 должно присутствовать в каждой организации. Однако стоит учитывать, нет и рекомендаций, позволяющих отменить его составление. Узнайте, нужно ли вносить в штатное расписание
Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика
Как не ошибиться в пяти главных графах штатного расписания.
Штатное расписание форма Т-3
Скачайте документы по теме:
При этом существуют веские аргументы, подтверждающие пользу заполнения бланка штатного расписания:
- документ помогает четко определиться с количеством работников, необходимых в организации, с денежными суммами, которые пойдут на их содержание, со структурой самого предприятия;
- заполненный бланк штатного расписания подтверждает фонд оплаты труда организации.
Что нужно указывать в бланке штатного расписания 2017
Нужно ли указывать в бланке Т-3 штатного расписания должности, иные сведения о совместителях?
Стоит учитывать, что по общим правилам в штатном расписании указывают все штатные единицы в организации, в том числе и неполные, независимо от времени занятости: совместителей, основных сотрудников с . Исключение делается для временных совместителей, которые изначально приняты для , так как они не увеличивают общее количество единиц в штатном расписании. В унифицированной прописывать условия работы сотрудников не нужно. Штатное расписание лишь включает сведения о количестве штатных единиц.
Вопрос из практики: нужно ли включать в штатное расписание формы Т-3 и в штат организации сотрудников надомников?
Да, нужно. При этом стоит учитывать, что если надомников принимают временно, чтобы заместить основного сотрудника, то специалист, работающий на дому, будет считаться штатным сотрудником, но количество единиц в штатном расписании не увеличится.
Обратите внимание! Сотрудники, с которыми заключен трудовой договор, относятся к штатным, и должны быть отражены в штатном расписании. Исключением являются временные работники, не увеличивающие количество штатных единиц.
Какие сведения вносить в штатное расписание
Обратите внимание! Не стоит устанавливать в штатном расписании по одинаковым должностям разные оклады. Это позволит избежать претензий со стороны проверяющих органов.
Подписание штатного расписания Т-3 и ознакомление сотрудников
Когда штатное расписание составлено, документ подписывает главный бухгалтер и руководитель кадровой службы. После чего штатное расписание утверждает руководитель организации соответствующим приказом. Об этом говорится в указаний, утвержденных .
Приказ о внесении изменений в бланк штатного расписания 2017
). Знакомить всех сотрудников компании с документом под роспись руководитель не обязан, так как основные условия труда всегда отражены в трудовом договоре и в дополнительном соглашении. Узнайте, можно ли , прием на которые будет проходить через несколько месяцев или лет.
Штатное расписание относится к важным нормативным актам локального значения, раскрывающем информацию о составе, численности сотрудников рабочих специальностей и ИТР на предприятии, окладах и итоговом ежемесячном фонде заработной платы.
Для его составления используется форма Т-3. Наряду с другими нормативными актами, документ утверждается приказом руководителя и может составляться экономистами, бухгалтерами или сотрудниками отдела кадров. Выбор исполнителя определяется размером организации, объемами производства и количеством работающего персонала.
Скачать образец заполнения штатного расписания форма Т-3 можно скачать по ссылке в конце статьи.
Заполненная форма штатного расписания позволяет упорядочить информацию о количестве структурных подразделений, штатных единицах, их окладах, соответствующих отраслевым соглашениям и занимаемой должности. Информация о всех специальностях ИТР и рабочих предоставлена в Классификаторе профессий.
Необходимость оформления бланка
Штатное расписание относится к необходимым документам, которые в обязательном порядке предоставляются в Пенсионный фонд и ФСС. Заполнение бланка формы Т-3 позволяет четко регламентировать структурную схему организации, компании, количество сотрудников, наименование должностей с указанием оплаты, а также общий фонд заработной платы.
Штатное расписание необходимо для:
- создания точных сведений о занятых должностях и вакансиях в каждом структурном подразделении;
- упрощения учета и проверок;
- повышения эффективности кадровой работы;
- упрощения бухгалтерской системы распределения денежных средств;
- оптимизации финансовых затрат и рабочих нагрузок на сотрудников.
К числу обязательных кадровых документов также относятся:
- график отпусков Т-7 — .
Образец заполнения штатного расписания форма Т-3
Заполнение формы штатного расписания начинается с указания наименования предприятия, организации, компании в строгом соответствии с учредительной документацией, периода его действия и дату приказа об утверждения нормативного акта. Затем по порядку заполняются все столбцы утвержденной формы:
- структурные подразделения с кодами, которые присваиваются для более четкой структурной иерархии и удобного использования в делопроизводстве;
- должности ИТР и рабочих с отметкой уровня их квалификационного уровня;
- количество сотрудников, определяемое экономическими потребностями предприятия, организации;
- размеры окладов;
- надбавки в виде дополнительных выплат за особый характер труда, увеличенный объем работы, определяемые законодательством и руководством;
- итоговый ежемесячный ФЗП;
- примечания с отметками вакантных должностей, не подлежащих сокращению.
Внесение изменений в штатное расписания предусматривает издание соответствующего приказа за подписью руководителя предприятия.
