Сверка взаиморасчетов и составление акта производятся при совершении торговых сделок и определении финансовых обязательств сторон. Акт о сверке расчетов – вторичный документ. При составлении акта сверки сводится к минимуму возникновение разногласий между сторонами.
Сверка взаимных расчетов – это процедура, при проведении которой стороны подтверждают отсутствие или наличие задолженности в расчетах. Это необходимо для предотвращения возникновения спорных ситуаций, либо же быстрого их решения.
Контрагент может отказаться от проведения акта сверки, однако это, зачастую, означает сокрытие задолженности.
Согласно закону, компания не может принудить контрагента к принудительному проведению сверки. Акт составляется на добровольной основе.
В каком порядке осуществляется сверка взаиморасчетов?
Порядок осуществления сверки:
- Устное обсуждение обязательств;
- Предоставление данных по долговым обязательствам;
- Занесение данных в акт сверки;
- Прикрепление к акту сверки расчетов ссылки на договор между сторонами;
- Постановка необходимых подписей и печатей. Особое внимание уделяется подписи бухгалтера, без которой акт не будет являться действительным.
Какие документы необходимы для взаиморасчетов? Обязательно ли составлять акт сверки?
Сверка расчетов и составление акта обязательны в случае:
- Предоставления покупателю рассрочки или отсрочки платежа;
- Постоянного сотрудничества продавца и покупателя;
- Предложения компанией широкого ассортимента продукции;
- Высокой стоимости товара;
- Дальнейшего заключения соглашений между продавцом и покупателем.
Составление акта обязательно для страхования предприятия. Если контрагент не желает тратить силы и время на составления акта, следует самостоятельно произвести сверку.
Кто заполняет и подписывает бланк акта?
Составление и подписание акта осуществляет работник бухгалтерского отдела компании. Каждая фирма создает свой собственный бланк акта о сверке взаиморасчетов , поскольку его форма не определена законодательством. Бухгалтер вносит в документ все предоставленные данные и ставит свою подпись в определенном места акта.
Вам поручили составить учетную политику, а вы не знаете как? Статья даст вам все ответы.
Помимо бухгалтера, свою подпись ставит также директор фирмы.
После составления акта, оба экземпляра предоставляются для подписи контрагенту.
Алгоритм составления акта сверки взаиморасчетов
Документ может быть составлен в свободной форме, поскольку законодательство не предусматривает единой, унифицированной формы. При заполнении можно придерживаться шаблона.
При составлении акта следует обратить внимание на:
- Указание причины, по которым необходимо составление акта;
- Полные именные и паспортные данные сторон;
- Точную дату составления и подписания документа;
- Указание календарного периода, в течение которого будут произведены уточнения расчетов;
- Реквизиты договоров;
- Размеры долга сторон;
- Печати и подписи.
Чаще всего акт сверки составляется в виде реестра документов, которые упорядочены по дате создания, имеют все необходимые подписи и печати. Следует составлять акт сверки при начале сотрудничества, совершении сделки или же сразу после подписания последнего акта.
Как возложить дополнительные обязанности на работника? Всю информацию вы найдете
При отсутствии в документе реквизитов какой-либо стороны, акт не становится недействительным, но имеет меньшую силу в суде, при условии, что все остальные необходимые данные указаны верно.
Основные разделы акта сверки взаимных расчетов:
- Дата составления акта;
- Название организации-составителя акта и реквизиты контрагента;
- Указание ФИО должностных лиц;
- Наименование операции;
- Указание сумм дебета и кредита.
Форма, реквизиты и структура акта взаимных расчетов
Акт взаимных расчетов может быть составлен в произвольной форме. Акт должен включать в себя все реквизиты сторон, указание периодов сверки, сальдо за начало и конец периода.
Информация в акте предоставляется последовательно. Суммы кредита и дебета, а также наименования операций, вписываются в таблицу.
Акт взаимных расчетов может иметь несколько страниц, по одной на каждую товарную позицию.
Требования к оформлению документа
Основные требования к оформлению, без выполнения которых документ не имеет юридической силы:
- Наличие подписей бухгалтера, директора и контрагента (должника), без которых документ не является действительным;
- Акт сверки должен быть составлен на бланке фирмы. Не допускается наличие финансовых и орфографических ошибок;
- Два аутентичных экземпляра документа, подписанные сторонами;
- Со стороны предприятия-составителя подпись ставит либо директор, либо главный бухгалтер. Их подписи должны быть в обязательном порядке заверены личными печатями.
Где можно скачать бесплатно образец акта?
Скачать бесплатно акт-сверки в формате Excel можно
Оптимальные сроки для сверки
Акт составляется на любой, необходимый для сверки период. Он может быть составлен на месяц или год. Строгих требований к оформлению, срокам и периодичности не предъявляется.
Как самому составить заявление на аванс, чтобы не возникло проблем. статья даст вам все ответы.
Основные правила составления акта сверки взаимных расчетов:
- Юридически правильная форма акта;
- Составление акта главным бухгалтером предприятия;
- Наличие всех необходимых реквизитов сторон;
- Наличие отсылки на основной договор между сторонами;
- Период, за который производится сверка данных;
- Наличие печатей и подписей всех сторон. Без подписи контрагента акт не является действительным.
Ставя свою подпись на документе о сверке взаимных расчетов, контрагент признает наличие за собой долга, который необходимо погасить.
Роль акта взаиморасчетов в судебном процессе
При возникновении спорных вопросов и обращении одной из сторон в суд, акт сверки взаимных расчетов играет важную роль.
При наличии документа о сверке можно избежать процесса доказывания, поскольку все необходимые данные указаны в акте и заверены печатью и подписью. Акт сверки взаимных расчетов является весомым доказательством.
При попытке урегулирования спора в досудебном порядке, акт сверки взаимных расчетов является подтверждением признания стороной наличия долговых обязательств.
Юридическую силу имеет только тот акт сверки, который подписан обоими контрагентами, бухгалтером и директором фирмы.
Контрагент может отказаться от заполнения акта сверки и проставления на документе личной подписи. Юридически повлиять на его решение невозможно.
Можно обезопасить себя от подобных ситуаций, прописав обязательное заполнение акта сверки в договоре на оказание услуг или продажу товара.
Что делать, если взаиморасчеты были неверными? При возникновении споров в судебной практике, судьи зачастую выказывали мнение о том, что акт сверки не служит основным доказательством о наличии задолженности за контрагентом, однако все же является значительным подкреплением иных документов, указывающих на нее.
подскажет вам, как быстро и легко составить данный документ.
При наличии акта судья имеет право увеличить срок давности рассмотрения иска. В данном случае начало срока высчитывается исходя из указанной в документе даты, без учета числа, за которое возникла спорная ситуация между сторонами.
Подписание контрагентами акта сверки является свидетельством того, что стороны подтверждают наличие взаимоотношений между ними и указывают точные данные, необходимые для сверки расчетов.
Документ является свидетельством отсутствия долговых обязательств.
Хотите сделать сверку взаиморасчетов в 1С? Смотрите следующее видео с подробными рекомендациями:
Акт сверки взаимных расчетов — один из первичных документов бухгалтерского учета.
Суть такого документа в том, чтобы на определенный момент зафиксировать состояние взаимных расчетов между двумя контрагентами.
Так, акт сверки может быть подписан между покупателем и поставщиком, плательщиком и Пенсионным Фондом, между двумя предприятиями одного холдинга и даже между двумя структурными подразделениями одного предприятия.
К причинам подписания акта сверки можно отнести следующее:
- долгосрочное сотрудничество между двумя контрагентами;
- возможность отсрочки оплаты за товар;
- когда предприятие работает с широким ассортиментом товаров;
- когда товары обладают очень высокой стоимостью;
- инвентаризация состояния взаиморасчетов с контрагентами;
- потребность в подтверждении дебиторской или кредиторской задолженности перед контролирующими органами или высшим руководством и т.д.
Акт сверки взаиморасчетов может быть составлен за месяц, квартал, год или даже за весь период работы. Строгих требований, как к его оформлению, так и периодичности нет. Единственное, что необходимо соблюдать при составлении этого документа — это разделение данных по договорам.
К примеру, одна и та же организация выступает для вас покупателем по одним товарам, а поставщиком по другим товарам, то акта сверки лучше сделать два, по кредиторской задолженности (и соответствующему договору поставки) отдельно, по дебиторской — отдельно.
Оформление акта сверки взаимных расчетов
Законодательство не устанавливает единых правил составления и оформления акта сверки, однако есть базовые принципы, соблюдать которые просто необходимо. Как и любой первичный документ, акт сверки должен содержать такие обязательные реквизиты:
- название документа, а также дата его составления;
- название организации составителя и наименование контрагента, с которым подписывается акт;
- указание должностных лиц, уполномоченных подписывать акты сверки их фамилии и инициалы, а также подписи.
Сам акт сверки обычно оформляют в виде реестра документов, упорядоченных по дате их создания. Иногда вместо документов указывают суть операции (продажа, покупка, оплата и т.п.).
Для того чтобы акт сверки был актуальным, лучше составлять его с начала сотрудничества или же с момента подписания последнего акта сверки. Кроме составителя на этом документе обязательно должен подписаться директор предприятия.
Юридическую силу имеет оригинал акта сверки, подписанный директорами предприятий-контрагентов и заверенный их мокрыми печатями.
Подписание акта сверки и его юридическая сила
Помните, что контрагент (особенно ваш должник) может отказаться подписать акт сверки взаимных расчетов, и законодательно вам не удастся повлиять на его решение. А потому стоит прописать обязательную сверку взаимных расчетов и периодическое подписание соответствующих актов в договоре, с указанием сроков и порядка проведения такой сверки. Также стоит предусмотреть ответственность за отказ или уклонение от сверки.
При разрешении споров судьи неоднократно высказывали мнение о том, что акт сверки не является однозначным доказательством существующей задолженности, однако он может стать хорошим подкреплением имеющихся первичных документов, подтверждающих ее наличие.
Также подписанный акт сверки позволяет «отодвинуть» срок исковой давности. Новая исковая давность отсчитывается от даты подписания акта, независимо от даты совершения самой спорной операции.
Успешный бизнес предполагает сотрудничество с большим количеством , с которыми регулярно осуществляются денежные расчеты. Немалую долю занимают и расчеты с государством – по налогам и страховым взносам. Все эти денежные отношения требуют тщательного контроля, и проще всего осуществлять его посредством регулярного .
Как правильно читать акт сверки
Цели подписания
Образец акта разногласий
Акт разногласий подписывается тем же лицом, которое подписывает основные акты сверок. К нему необходимо приложить копии документов, подтверждающих разногласия.
Разновидности такого документа
Ниболее распространенные
К наиболее распространенным разновидностям актов сверок относят:
- Акт сверки с поставщиком . Содержит операции, учитываемые по счету 60. По дебиту отражаются все совершенные в адрес поставщика оплаты, а по кредиту суммы поставок продукции.
- Акт сверки с покупателем . В данном случае учет ведется по счету 62. По дебиту записываются суммы отгрузок, а по кредиту перечисленные покупателями платежи.
- Акт сверки выполненных работ . Оформляется по общим правилам, только вместо сумм поставок продукции в нем отражают суммы согласно актам выполненных работ.
- Групповой акт сверки . Представляет собой совокупность актов сверки по всем существующим у фирмы контрагентам. Формируется благодаря установке к бухгалтерской программе специального расширения. Подобный способ формирования актов особенно удобен в конце отчетного периода, когда необходимо проинвентаризировать весь объем расчетов.
- Нулевой акт сверки . Отличительной особенностью является равное нулю сальдо на конец рассматриваемого в документе периода.
- . Составляется так же, как и акты по любым другим услугам. При формировании документа арендодателем, по дебиту будут проставляться суммы аренды согласно выставленным счетам, а по кредиту перечисленные арендатором платежи.
Акты сверки также классифицируют в зависимости от статуса контрагента – или физическое лицо. Причем в качестве физического лица могут выступать не только , но и простые граждане, с которыми у фирмы имеются какие-либо расчеты. Формируется такой акт по общим правилам, как и в случае сверки с организациями. Компания не вправе отказать физическому лицу в предоставлении акта сверки, если он был им затребован.
Акт сверки обычно составляют организации, между которыми установлено долговременное сотрудничество. Если одна компания периодически отгружала другой товары, выполняла для нее работы или оказывала услуги, а вторая неоднократно перечисляла денежные средства, причем «круглыми» суммами, то наверняка у одной из сторон образовалась задолженность. А уточнить ее сумму поможет акт сверки. О том, для каких целей еще пригодится этот документ, в каком порядке проводится сверка и как оформляются ее результаты, — в нашей статье.
Законодательство не обязывает контрагентов периодически сверять свои учетные данные для определения суммы задолженности. Стороны проводят сверку по собственной инициативе. А результаты этой сверки оформляют специальным документом — актом.
Для чего нужен акт сверки расчетов
Своевременно и правильно оформленный акт сверки позволит избежать ошибок в бухгалтерском и налоговом учете. Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по вашим данным и данным контрагента, это означает, что хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете верно, и никакие отгрузки или платежи не пропущены и не «задвоены».
Кроме того, акт может пригодиться не только для налогового и бухгалтерского учета. Например, организация подписала акт сверки расчетов с покупателем, и в документе подтверждена сумма его задолженности. После выяснилось, что покупатель этот свою задолженность в срок не погасил. В данном случае организация сможет предъявить акт сверки расчетов в суде в качестве доказательства наличия долга контрагента.
Также акт сверки расчетов является важным документом при списании задолженности по истечении срока исковой давности. Напомним, что общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При этом согласно п. 2 ст. 200 ГК РФ по обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. Например, срок исковой давности требования об оплате товара, работы или услуги начинается со дня, следующего за днем оплаты в соответствии с условиями договора. Однако срок этот прерывается и начинается заново, в частности, со дня, когда должник совершил действия, свидетельствующие о признании им долга (ст. 203 ГК РФ). А подписание акта сверки расчетов как раз и относится к подобным действиям. Об этом сказано в п. 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 12.11.2001 № 15, Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 № 18 . Таким образом, со дня подписания акта сверки расчетов срок исковой давности отсчитывается заново.
Пример 1
ООО «Трио» на 1 февраля 2015 г. имеет дебиторскую задолженность в сумме 118 000 руб. за реализованные товары. Товары были проданы 20 декабря 2011 г., по условиям договора покупатель должен был расплатиться не позднее 20 января 2012 г. Акт сверки расчетов с покупателем, свидетельствующий о наличии задолженности, был подписан 15 июля 2012 г. Когда долг покупателя можно считать безнадежным и списать по причине истечения срока исковой давности?
Срок исковой давности начинается по окончании срока исполнения обязательства по договору. ООО «Трио» выполнило свои обязательства и поставило товары покупателю 20 декабря 2011 г. Последний день, когда по договору покупатель должен был оплатить товар, — 20 января 2012 г. И после указанной даты нужно было отсчитывать срок исковой давности. Однако покупатель признал свою задолженность и подписал акт сверки 15 июля 2012 г. С этого дня течение срока исковой давности было прервано, и отсчет пошел заново. Поэтому окончание срока исковой давности в три года приходится на 15 июля 2015 г. На следующий день, то есть 16 июля 2015 г., если задолженность не будет погашена и покупатель не проведет каких-либо действий по ее признанию, дебиторскую задолженность можно будет списать как безнадежную.
Есть и еще ситуация, когда сторонам потребуется составить акт сверки расчетов. Речь идет о взаимозачете. Если между двумя лицами заключено хотя бы два договора, и по ним имеются взаимные задолженности друг перед другом, то проще не перечислять денежные средства, а заключить соглашение о взаимозачете задолженностей по договорам. При этом погашается взаимозачетом меньшая из двух задолженностей. А уточнить сумму взаимных задолженностей, которую можно зачесть, поможет акт сверки расчетов.
Пример 2
ООО «Альфа» по договору поставки отгружало товары ООО «Бета» в течение всего 2014 г. Сумма задолженности ООО «Бета» на 1 февраля 2015 г. составила 150 000 руб. Однако в январе 2015 г. ООО «Бета» оказало ООО «Альфа», транспортные услуги стоимостью 158 000 руб., срок оплаты по договору — не позднее 20 января 2015 г. Стороны решили провести взаимозачет задолженностей. На какую сумму можно составить соглашение о взаимозачете?
У ООО «Альфа» и ООО «Бета» есть взаимные задолженности друг перед другом. Меньшую из них можно погасить взаимозачетом. По учетным данным ООО «Альфа», меньшей является задолженность ООО «Бета» перед ООО «Альфа» за поставленные товары в сумме 150 000 руб. На эту сумму стороны вправе составить соглашение о взаимозачете. Однако, так как товары поставлялись неоднократно в течение всего 2014 г., во избежание ошибок сумму задолженности лучше уточнить, составив акт сверки расчетов между ООО «Альфа» и ООО «Бета».
За какой период следует проводить сверку
Перед тем как проводить сверку, нужно определить период, за который следует включать данные в составляемый документ. Если сверка расчетов уже проводилась контрагентами ранее, то все просто. Данные для новой сверки берутся за период со дня окончания предыдущей сверки. Соответственно, задолженность на конец предыдущей сверки будет являться суммой долга на начало текущей сверки.
В случае когда сверка между контрагентами проводится впервые, самое разумное — включить в нее данные за весь период сотрудничества. Но затруднительно. В частности, операций было слишком много. Тогда сверку можно провести поэтапно. Стороны должны договориться, например, что сейчас будет проводиться сверка за период с начала текущего или прошлого года по сегодняшнюю дату. При необходимости они могут сделать сверку позднее за предыдущие периоды, если по результатам текущей сверки не придут к единой сумме задолженности.
В каком порядке обычно проходит сверка
Акт сверки расчетов между контрагентами составляется по данным двух сторон. Однако на практике вряд ли бухгалтеры двух организаций найдут время, чтобы сидеть рядом и сверять учетные данные. Как правило, сверка проводится в таком порядке. Организация, являющаяся инициатором сверки, информирует другую компанию, ее делового партнера, о необходимости проведения сверки и составления акта. Далее бухгалтер первой организации выводит по своим учетным данным сумму задолженности и сообщает об этом представителю второй организации. Если вторая компания согласна с величиной задолженности, то сверку можно считать законченной. Бухгалтер первой организации формирует акт, распечатывает его в двух экземплярах, подписывает у своего руководителя и передает на подпись во вторую компанию.
Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то необходимо поступить по-другому. Предлагаем следующий алгоритм действий:
1. Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ по электронной почте или факсу бухгалтеру второй организации.
2. Бухгалтер второй компании вносит в свою учетную информацию, и таким образом выявляются расхождения.
3. Сторона, допустившая ошибку в учете, корректирует свои учетные данные.
4. Бухгалтер первой организации формирует новый уже скорректированный акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземплярах и уже не содержит расхождений.
5. Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.
Пример 3
ООО «Ромашка» реализует товары ООО «Резеда» по договору поставки. ООО «Ромашка» составило акт сверки расчетов между организациями, в котором отразило сумму задолженности ООО «Резеда» перед ООО «Ромашка», равную 315 800 руб. ООО «Резеда», получив документ по электронной почте, не согласилось с суммой долга. По данным ООО «Резеда», задолженность составила 256 800 руб. Оказалось, что в учете ООО «Ромашка» реализация товаров на сумму 59 000 руб. была внесена два раза. Что необходимо сделать бухгалтеру ООО «Ромашка»?
Прежде всего следует внести корректировки в бухгалтерский и налоговый учет. «Задвоенная» реализация может привести к переплате НДС и налога на прибыль. Поэтому, если налоговые декларации за период, когда была допущена ошибка, уже сданы, целесообразно будет сдать уточненные декларации. Напомним, что при переплате налога подавать уточненную декларацию налогоплательщик не обязан, но имеет право на это (п. 1 ст. 81 НК РФ). Однако при подаче «уточненки» налоговый инспектор внесет изменения в налоговую карточку организации, в которой отражаются суммы задолженности по налогам, поэтому данным правом лучше не пренебрегать.
После внесения исправлений в учет бухгалтер ООО «Ромашка» должен сформировать новый акт сверки, в котором будет верная сумма задолженности ООО «Резеда» — 256 800 руб. Готовый акт сверки в двух экземплярах подпишут руководители обеих компаний.
Что отражается в акте сверки
В акте сверки отражаются хозяйственные операции, совершенные между двумя контрагентами за определенный период, и выводится сумма задолженности. Унифицированной формы акта сверки расчетов между контрагентами нет. Организация должна разработать форму акта самостоятельно и утвердить как приложение к учетной политике. Отметим, что, по мнению ФНС России (письмо от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955), акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, поскольку финансовое состояние сторон при этом не изменяется. Поэтому отражать в акте все реквизиты, установленные для первичных документов в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», не обязательно. Рекомендуем включить в акт следующую информацию:
— наименование документа — акт сверки расчетов (с указанием названий организаций);
— дата и место составления документа;
— номер документа;
— период, за который проводилась сверка;
— реквизиты договора, заключенного между сторонами;
— сумма задолженности одного из контрагентов (указать, какого именно) на начало периода, за который проводится сверка;
— суммы хозяйственных операций, совершенных между контрагентами (каждая сторона вносит свои данные);
— даты совершения хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные);
— реквизиты документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные);
— сумма задолженности одного из контрагентов (указывается, какого именно) на конец рассматриваемого периода;
— наличие расхождений в учетных данных сторон;
— подписи и печати сторон.
Отметим, что если между сторонами заключено несколько договоров, они могут выбрать: включать в акт данные только по одному договору или сразу по всем. Во втором случае при указании данных об отгрузке товаров (оказании услуг, выполнении работ) или об оплате необходимо уточнить, по какому именно договору проводилась данная хозяйственная операция. Кроме того, конечную сумму и начальную сумму задолженностей можно разбить в соответствии с договорами.
Еще один нюанс. Суммы хозяйственных операций, показанных в акте сверки, обычно группируют так же, как они отражены на счетах бухгалтерского учета задолженностей: по дебету или по кредиту. Например, поставщик будет отражать стоимость реализованных товаров на бухгалтерском счете 62 и в акте сверки по дебету, а покупатель — на бухгалтерском счете 60 и в акте по кредиту. Наоборот, сумму оплаты поставщик занесет в графу «кредит», а покупатель — «дебет».
Образец составленного акта сверки дан в приложении .
К сведению
Для того чтобы акт сверки впоследствии можно было предъявить в суде в качестве доказательства признания долга контрагентом, он должен быть подписан руководителями обеих компаний (или лично индивидуальным предпринимателем). Кроме того, акт может подписать лицо, уполномоченное на это руководителем организации (индивидуальным предпринимателем) на основании специально выданной доверенности.
Акт сверки, как принято, составляют организации, между которыми установлено продолжительное сотрудничество. Если одна компания отгружала другой товар, выполняла для нее работы или оказывала какие-нибудь услуги, а вторая перечисляла ей за это денежные средства, причем скорей всего округленными суммами, то почти наверняка у одной из сторон образовалась задолженность. Как подтвердить эту задолженность – подписать с контрагентом взаимный акт сверки. О том, как это сделать расскажем в данной статье.
Акт сверки взаиморасчетов - это документ, в котором отражено состояние расчетов за определенный период времени между двумя контрагентами. Несмотря на то, что в законодательстве не прописана обязанность составлять акты сверок, рекомендуется делать это регулярно. Сверка расчетов с контрагентом избавит Вас от ошибок в бухгалтерском и налоговом учете.
Акт сверки взаиморасчетов свидетельствует о признании долга контрагентом. Причем в день подписания акта течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново (Постановление Президиума ВАС РФ от 12.02.2013 N 13096/12).
Законодательство не обязывает контрагентов сверять свои учетные данные для определения задолженности. Стороны сверку проводят по собственной инициативе. А результаты, полученные при сверке, оформляют специальным документом - актом.
Для чего нужен акт сверки расчетов
Своевременно и правильно оформленный акт сверки позволяет избежать неточностей в бухгалтерском и налоговом учете. Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по Вашим учетными данными, то это означает, что хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете верно и никакие платежи или отгрузки не пропущены и не "задвоены".
Помимо этого, акт сверки взаимных расчетов можно предъявить в суде в качестве доказательства наличия долга контрагента.
Также акт сверки является важным документом при списании задолженности по истечении срока исковой давности (общий срок исковой давности составляет три года согласно ст. 196 ГК РФ). При этом, по п. 2 ст. 200 ГК РФ по обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. То есть, срок исковой давности требования об оплате товара, работы или услуги начинается со дня, следующего за днем оплаты в соответствии с условиями договора. Однако срок этот прерывается и начинается заново, в частности со дня, когда должник совершил действия, свидетельствующие о признании им долга (ст. 203 ГК РФ). А подписание акта сверки расчетов как раз и относится к этому (смотри п. 20 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 12.11.2001 N 15, Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 N 18). Таким образом, со дня подписания акта сверки расчетов срок исковой давности отсчитывается заново.
Есть и еще ситуация, когда сторонам обязательно потребуется составить акт сверки расчетов. Речь идет о взаимозачете. Если между компаниями заключены хотя бы два договора и по ним имеются взаимные задолженности, то проще заключить соглашение о взаимозачете задолженностей по данным договорам. А уточнить сумму взаимных задолженностей поможет акт сверки расчетов.
По правилам бухгалтерского учета все организации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Среди имущества и обязательств выделяют такой вид как расчеты, инвентаризация которых так же проводиться в обязательном порядке. И самый удобный и быстрый способ инвентаризировать Ваши расчеты с контрагентами - это оформление актов сверок.
Период сверки расчетов
Перед началом сверки, необходимо определить период, за который следует учитывать данные. Если сверка расчетов уже проводилась контрагентами ранее, тогда все просто: данные для новой сверки берутся за период со дня окончания предыдущей сверки. Соответственно, задолженность на конец предыдущей сверки будет являться суммой долга на начало текущей сверки.
В случае, когда сверка между контрагентами проводится первый раз, самое правильное - включить в нее данные за весь период сотрудничества. Но это бывает не так просто: операций могло быть очень много. Тогда сверку лучше провести поэтапно. Стороны должны договориться, например, что сейчас будет проводиться сверка за период с начала текущего или прошлого года по сегодняшнюю дату. При необходимости они могут сделать сверку позднее за предыдущие периоды, если по результатам сверки не придут к единой сумме задолженности.
Порядок сверки
Акт сверки расчетов между контрагентами составляется по данным двух сторон. Однако на практике вряд ли бухгалтеры двух организаций найдут время, чтобы сидеть рядом и сверять учетные данные. Как правило, сверка проводится в таком порядке. Организация, являющаяся инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта. Далее бухгалтер первой организации выводит по своим учетным данным сумму задолженности - формирует акт сверки (практически все программные продукты содержат в своем функционале данный документ) и сообщает об этом (передает акт сверки) представителю второй организации. Если вторая компания согласна с величиной задолженности, то сверку можно считать законченной. Бухгалтер первой организации оформляет акт сверки в 2-х экземплярах, подписывает его со стороны своей организации и передает на подпись во вторую компанию.
Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то рекомендуем поступить по следующему алгоритму.
1. Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ бухгалтеру второй организации.
2. Бухгалтер второй компании вносит свою учетную информацию, и таким образом выявляются расхождения.
3. Сторона, допустившая ошибку в учете, корректирует свои учетные данные.
4. Бухгалтер первой организации формирует новый, уже скорректированный, акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземплярах и уже не содержит расхождений.
5. Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.
Иногда акт сверки может быть подписан с расхождениями. Такие ситуации могут возникать, например, когда период, за который сверяются компании, уже «закрыт», то есть сформирована бухгалтерская (финансовая) отчетность.
Отметим, что Вам не обязательно проводить сверку расчетов со всеми контрагентами. Сделайте выборку по количеству операций или по размерам сумм.
Если контрагент не желает сверяться, все равно направьте ему составленный Вами акт. И сделайте оговорку о том, что при молчании контрагента в течение недели Вы будете считать, что он с долгом согласен. Проигнорировать такой акт Вашему партнеру будет сложно. А чтобы подобных проблем у Вас впредь не возникало, изначально в договор включайте условие о том, что сверку проводить обязательно. Также в договоре целесообразно предусмотреть детальный порядок этой процедуры
Что отражается в акте сверки
Унифицированной формы акта сверки расчетов не существует (Письмо Минфина России от 18.02.2005 N 07-05-04/2). Поэтому советуем разработать свой бланк и утвердите его в качестве приложения к учетной политике.
Приведем список реквизитов, которые должен содержать акт сверки расчетов:
1) наименование документа;
2) период, за который проводится сверка;
3) наименования сторон;
4) даты подписания акта;
5) реквизиты договора, по которому проводится сверка;
7) суммы операций (факта хозяйственной жизни) в денежном выражении;
8) начальное и конечное сальдо в денежном выражении;
9) подписи сторон и Ф.И.О. лиц, подписавших акт;
10) печати сторон.
Вместе с тем отметим, что отсутствие какого-либо из перечисленных реквизитов автоматически не влечет недействительность акта.
Далее должны фигурировать данные, которые Вы сверяете. То есть, с одной стороны, это показатели Вашего учета. А с другой - информация Вашего контрагента. Руководствуйтесь тем, что в учете контрагентов операции по одному и тому же договору отражаются зеркально. Так, если у Вас в учете значится дебиторская задолженность, то у контрагента будет кредиторская. В налоговых терминах это будет приход и расход.
Кто подписывает акт сверки?
Акт сверки составляют в двух экземплярах - по одному для каждой из сторон. Он может быть подписан в качестве уполномоченных лиц единоличным исполнительным органом организации (генеральным директором, директором, президентом и т.д.), либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.
Судебная практика. Представленные продавцом акты сверок взаимных расчетов признаны судами недопустимыми доказательствами, поскольку они подписаны в одностороннем порядке и не подтверждаются первичными бухгалтерскими документами (Определение ВАС РФ от 30.01.2013 N ВАС-48/13).
Суды не принимают в качестве доказательства акты сверки, подписанные неуполномоченными лицами.
Судебная практика. Акт сверки расчетов не принят судом в качестве доказательства прерывания срока исковой давности, поскольку подписан неуполномоченным лицом (Определение ВАС РФ от 09.01.2013 N ВАС-17480/12).
Даже главный бухгалтер не является лицом, имеющим право выступать от имени предприятия без доверенности.
Судебная практика. При отсутствии в деле доверенности, подтверждающей полномочия главного бухгалтера, его подпись на акте сверки не является признанием долга ответчиком, а сам акт - основанием для перерыва течения срока исковой давности (Определение ВАС РФ от 21.08.2013 N ВАС-11147/13).
