Любая компания обязательно должна составлять график отпусков на 2017 год. Скачать Excel форму можно у нас на сайте. В статье мы расскажем, для чего нужен график отпусков, как его правильно составить.
Как составить график отпусков
Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Чтобы реализовать это право и не прерывать деятельность компании, до начала очередного календарного года надо составить график отпусков (п. 1, 2 ст. 123 ТК РФ).
Подготовить график надо за две недели до конца текущего года.
Штрафы за отсутствие графика отпусков
Составлять и утверждать график отпусков на 2017 год обязательно. Иначе при проверке трудовики могут выписать штраф по статье 5.27 КоАП РФ. Его размер для руководителя от 1000 до 5000 руб.; для компании – от 30 000 до 50 000 руб.
Как учесть пожелания работников
Составляя график отпусков, следует учитывать не только законодательные нормы и производственную необходимость, но и пожелания работников.
Для этого подготовьте опросный лист, в котором будут указаны ФИО работника, его должность. И каждый из работников сам запишет туда предполагаемые даты начала и окончания отпуска, распишется.
Напомним, что сотрудники вправе делить свой отпуск на несколько частей, при этом одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Кроме того, следует учитывать, что есть категории работников, которым отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время. К ним, например, относятся:
- работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- лица, работающие по совместительству, им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляют одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ);
- женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235). Составляя график отпусков, пожелания данных работников нужно учесть полностью.
На каком бланке надо составить график отпусков
График отпусков на 2017 год можно составить по:
- унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1;
- собственной форме, в которой указаны все обязательные реквизиты, перечисленные в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Связано это с тем, что унифицированные шаблоны документов компания использовать не обязана (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Образец графика отпусков на 2017 год
Рассмотрим, как использовать унифицированный бланк по форме Т-7.
Для того чтобы заполнить график отпусков, нужно внесите данные по каждому работнику в графы 1 - 6 документа. Если сотрудник разбивает отпуск на части, информацию по каждой части указывают в отдельных строках. Лучше график заполнять в хронологическом порядке, то есть сначала указать сведения об отпусках, предоставляемых в январе, затем в феврале и т.д.
В графе 1 указывается наименование структурного подразделения согласно штатному расписанию.
В графе 2 записывается должность (специальность, профессия) работника также согласно штатному расписанию.
В графе 3 указывается ФИО работника.
В графе 4 записывается табельный номер.
В графе 5 отражается количество календарных дней положенного работнику отпуска.
В графе 6 вписывается запланированная дата отпуска.
После заполнения граф 1 - 6 график отпусков распечатывают и утверждают у руководителя организации. Подписывает график руководитель кадровой службы. Если кадровой службы нет, подписать график может тот сотрудник, который его составил, например бухгалтер.
Учтите: если в организации существует профсоюз, работодатель должен направить проект графика в выборный орган первичной профсоюзной организации. Этот орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика отпусков направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме (ст. 123 ТК РФ).
Заполненный график отпусков представлен ниже.
Образец графика отпусков на 2017 год
Как отправить работника в отпуск по графику отпусков
После внесения всех данных в график отпусков на 2017 год его надо утвердить, и ознакомить с ним всех работников.
Сделать это можно в отдельной ведомости, а можно добавить специальную графу в самом графике, где работники поставят свою подпись. Форма графика предусматривает две графы (8 и 9), которые нужно заполнить в случае каких-либо изменений.
Это важно, поскольку заполнение этих строк будет основанием для издания приказа о переносе отпуска.
Напоминаем, что о начале отпуска работника нужно уведомить за две недели до его наступления (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). После этого нужно сделать , при этом, если все идет по графику, то оформить его можно не дожидаясь заявления от работника.
И конечно, перед отпуском (за три дня) надо выплатить работнику отпускные (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).
Какой день считать последним для выплаты отпускных в Трудовом кодексе четко не определено. Если выплатить отпускные позже, трудинспекторы начислят компании штраф до 50 000 руб. Редакция журнала «Зарплата» выяснила и . С его помощью Вы за секунду определите крайнюю дату выплаты отпускных.
Чем полезен график отпусков
График отпусков нужен не только для того, чтобы избежать ответственности. Наличие графика позволяет компании запланировать предстоящие отпускные расходы и не останавливать непрерывные производственные процессы.
Скачать пустой График отпусков 2018-2019 47 кб. Word (doc).
Сроки
График отпусков нужно составить не позднее чем за две недели до начала года. До 14 декабря(16-е воскресенье) 2018 года для 2019 года. Это крайняя дата которая может там стоять.
Штраф
Если не уложиться в срок то штраф составит от 30 000 до 50 000 рублей.
С помощью или
Кого включать
Всех штатных работников и совместителей необходимо включить в график.
В график не включают работников с которыми заключен договор гражданско-правового характера, т.к. им отпуск не положен.
Образец заполнения
Любые изменения в графике(если сотрудник ушёл в другой период и пр.) необходимо вносить своевременно, иначе также возможен штраф 50 000 р.
Для графика отпусков предусмотрена специальная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Скачать образец заполнения графика отпусков 2018-2019 47 кб. Word (doc, № Т-7).
Инструкция
Какие сведения следует отразить в графике?
График отпусков – сводный документ, он составляется в одном экземпляре и действует в течение одного календарного года, потому на практике ему присваивается номер 1.
Если работник пришёл на работу в первой половине года и в отпуск в текущем году не собирается то вносить изменения в график отпусков не нужно. Право на первый отпуск возникает лишь через шесть месяцев работы (ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ).
Обратите внимание, как заполняются следующие реквизиты:
Наименование организации – указывается в полном соответствии с учредительными документами. При наличии сокращенного наименования указывается полное наименование, а затем в скобках сокращенное.
Код организации – проставляется в зоне кодирования в виде числа из восьми символов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)
Дата составления . Указывается цифровым способом. Даты записываются арабскими цифрами в одной строчке последовательно: число, месяц, год. Так же указывается, на какой календарный год составлен график.
Ниже в таблице приведены правила заполнения граф табличной части графика отпусков.
С помощью или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).
|
Графа таблицы |
Описание заполнения |
|---|---|
|
Графа 1 Структурное подразделение |
Наименования структурных подразделений указываются без сокращений в полном соответствии со штатным расписанием. |
|
Графа 2 Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию |
Наименование должности (специальности, профессии) без сокращения из штатного расписания |
|
Графа 3 Фамилия, имя, отчество |
Сведения указываются без сокращений |
|
Графа 4 Табельный номер |
Указывается табельный номер присвоенный при приеме, в соответствии с Личной карточкой или приказом о приеме. В организациях, где не используются табельные номера, графа может не заполняться |
|
Графа 5 Отпуск. Количество календарных дней |
Указывается общее количество календарных дней, предоставленных работнику. При исчислении общей продолжительности дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным отпуском. |
|
Графа 6 Отпуск. Дата запланированная |
Дата указывается полностью в формате 00.00.0000 |
Графы 7,8,9 заполняются в дальнейшем, в следующем календарном году.
Заполнить график вы можете как в алфавитном порядке, так и по очередности запланированных дат отпуска. Но в последнем случае фамилии работников, решивших разделить отпуск на части, будут повторяться.
Легче группировать работников по подразделениям в которых они работают.
Какую продолжительность отпуска указать в графике?
Перед тем как заполнить графу 5 по всем сотрудника, определите, на какое количество дней отпуска работники вправе претендовать в будущем году.
Минимальная продолжительность отпуска . Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч.1 ст.115 ТК РФ).
Удлиненные отпуска . Для некоторых категорий работников установлены удлиненные ежегодные оплачиваемые отпуска (ч. 2 ст. 115 ТК РФ):
Наряду с основными ежегодными оплачиваемыми отпусками в графике отпусков учитываются и дополнительные оплачиваемые отпуска (предоставляемые работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и др.)
С помощью или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).
Отпуск может быть разделен на части по взаимному согласию между работником и работодателем.
При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней .
Не забудьте указать в графике дни отпуска, не использованные в прошлые годы.
Неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы присоедините к отпуску, который запланирован в наступающем календарном году. Например, работнику положен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В 2018 году он использовал только 18 дней, осталось еще 10. Следовательно, в графике отпусков на 2019 год у работника будет указано не 28 календарных дней, а 38 дней (28 + 10). При этом в графе 10 нужно сделать отметку о количестве добавленных дней, например «28 дн. + 10 дн. за ___ год».
Трудовой кодекс РФ обязывает и работодателя, и сотрудника соблюдать сроки, указанные в графике отпусков.
Образец заполнения: график отпусков - это необходимый документ для любого начальника, и начинающие владельцы структур частенько не знают того, как его оформлять и по какой форме это делать. В связи с этим нередки поисковые запросы, типа «заполнение графика отпусков» или, скажем, «составление графика отпусков», «бланк график отпусков», «форма графика отпусков» и прочие. Оказывается, что эта тема, как и любая, связанная с заполнением бумажек, достаточно актуальна и нуждается в разъяснении.Заполнение графика отпусков производится по унифицированной , утвержденной государством стандартной форме № Т-7 "График отпусков" , которая утверждена нашим государством, и является унифицированной формой первичной документации для учета оплаты труда, да и самого труда в целом. Стоит отметить, что заполненная форма подписывается руководителем или же уполномоченным лицом (но в этом случае все равно ставится печать руководителя).
Естественно, достаточно актуальным остается вопрос о том, как составить график отпусков грамотно, и как сделать так, чтобы заполнение графика отпусков было систематизировано. Для того, чтобы все было в порядке, важно указывать в графике дополнительные ежегодные отпуска (оплачиваемые), но помнить о том, что те отпуска, которые даются без сохранения зарплаты не должны отражаться в графике.
Также нужно учитывать все «неотгулянные» отпуска, то есть те отпуска, которые до этого не были использованы работниками в течение года, в том числе те из них, которые перенеслись на следующий год.
Заполнение графика отпусков на раннем этапе, то есть этапе планирования отпусков заполняется сотрудником кадровой службы с первой по шестую графу стандартной формы № Т-7. Причем, наименования должностей во второй графе должны указываться в полном соответствии со штатным расписанием. В том случае, если в организации работникам табельные номера не присваиваются, то заполнение графика отпусков происходит без четвертой графы, она просто остается пустой.
Графы номер семь, восемь и девять заполняются только от руки, причем, по мере ухода в отпуск работников. В седьмой графе все отметки непременно делаются уже после фактического окончания отпуска, в восьмой же графе указывается тот документ, на основании которого переносится отпуск (к таким документам относится личное заявление или же приказ руководителя).
Составление графика отпусков также должно отражать время отпусков совершенно всех сотрудников, включая тех, которые имеют право на отпуск в любое время, и для таких работников дата начала отпуска указывается в шестой графе графика, в то время, как ее изменение фиксируют в восьмой и девятой.
С помощью или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).
В каждой компании в обязательном порядке должен быть подготовлен и утвержден график отпусков на год. Скачать образец заполнения графика отпусков 2017 вы можете в этой статье. Узнайте, как составить, заполнить и утвердить документ.
График отпусков обязателен как для работодателей - организаций и ИП, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Работодателям график отпусков позволяет избежать лишних вопросов со стороны трудовых инспекторов и сотрудников, а для самих работников определена и понятна очередность предоставления отпусков.
Бланк график отпусков Excel
Во многих компаниях график отпусков не составляют, работники уходят в отпуск по согласованию с руководителем. В этом случае нарушаются права работников - они не могут спланировать время отдыха и организовать его заранее. А порой получение отпуска становится проблемой.
График отпусков 2017: образец заполнения
График отпусков: бланк
График отпусков на 2017 год компания может составить по унифицированной форме Т-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). В унифицированной форме предусмотрены все необходимые графы.
Форма Т-7
Но использовать типовую форму Т-7 не обязательно. Компания вправе применить и свой собственный произвольный бланк графика отпусков, который она может составить на основе унифицированного. Форму надо утвердить в учетной политике на 2017 год.
Утверждают график отпусков отдельным приказом. Унифицированной формы приказа об утверждении графика отпусков нет, поэтому можно составить его в произвольном виде.
Что учесть перед составлением графика отпусков 2017
Перед тем как составить и утвердить график отпусков на 2017 год, стоит определить, на какое количество дней отпуска работник вправе претендовать в будущем году, есть ли у него право выбирать время отдыха и прочие условия.
График отпусков составляется с учетом пожеланий работников и с учетом особенностей рабочего процесса в конкретном отделе. Поэтому график отпусков стоит составить каждому структурному подразделению компании. Для этого можно либо разработать отдельный опросный лист, либо использовать в качестве образца утвержденную в компании форму графика отпусков.
Указывать точные даты отпуска, в которые сотрудник обязан взять необязательно. Ведь не все работники могут точно сказать, в какие сроки планируют отдыхать в 2017 году. Поэтому можно указать предполагаемые даты отпусков - с числами, месяцами. Если в итоге работник пойдет в отпуск в другие дни, достаточно записать эти новые даты в графике рядом с запланированными числами.
Когда сотрудники определятся с датами отпусков, можно скорректировать графики с учетом существующих льгот.
Вложенные файлы
- График отпусков. Бланк (форма Т-7).xls
- Образец заполнения графика отпусков 2017.doc
График отпусков (образец в excel предоставлен в статье) (ТК РФ, статья 123) устанавливает очередность отпусков сотрудников в организации. Документ утверждается приказом руководителя на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника.
Работодатель может принимать во внимание мнение всех сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно. К ним относятся:
- женщины с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет, а также другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей (ст. 262.2 ТК РФ);
- сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
- Герои социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы, участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14-19 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
- Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1);
- почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
- пострадавшие вследствие Чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).
Что отражать в графике
В документе обязательно указываются занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отпуска в календарных днях. При этом следует отметить, что количество дней у сотрудников может быть разным, поскольку оно складывается из:
- основного отпуска, который по ТК РФ составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
- (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере и др.);
- дней отдыха, которые не были использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.
Правила оформления
Разберемся, как правильно заполнить график отпусков на 2019 год. Начинать необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения. Порядок подготовки, согласования и утверждения лучше всего закрепить в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:
- ответственный за составление (чаще всего руководитель отдела кадров);
- ответственные по структурным подразделениям за предоставление в отдел кадров информации о желаемых периодах отдыха работников;
- сроки предоставления таких сведений.
Сведения от каждого подразделения могут быть предоставлены в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям ответственный за составление сводит все данные в одну таблицу, собственноручно подписывает заполненную форму и издает приказ за подписью руководителя организации. Образец заполнения графика отпусков на 2019 год можно посмотреть далее в статье.
Форма графика отпусков на 2019 год
Скачать бесплатно бланк графика можно в нашей статье. Для составления документа рекомендуется унифицированная форма № Т-7 (график отпусков, бланк, представлен ниже), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Ниже вы можете график отпусков на 2019 год (excel) скачать бесплатно.
Скачать график отпусков в формате Excel
Если вы предпочитаете Exсel, можете использовать эту программу, чтобы составить график отпусков, форма Т-7 (скачать бесплатно 2019) представлена ниже.
Внесение изменений и отмена
Следует помнить, что составленный график отпусков (шаблон доступен для скачивания в статье) — это прежде всего план, который может не совпадать с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения в график. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений нужно указать дату начала перенесенного отдыха, а также можно указать причину переноса.
Вот как это выглядит в документе.
Изменения вносятся в случае:
- временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
- отзыва из него;
- если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.
Отмена графика отпусков после его утверждения уже невозможна, но можно все дополнения (например, по новым сотрудникам) оформить в виде приложений.
Знакомить ли с данным документом персонал
Так как данный документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, желательно, чтобы все работники ознакомились с ним под подпись, несмотря на то, что законодательно это не предусмотрено. В самостоятельно разработанной форме можно предусмотреть графу для ознакомления, а если используется унифицированная форма Т-7 (график отпусков, образец заполнения можно посмотреть и скачать в нашей статье), то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.
Срок хранения графика отпусков
П. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, говорит о том, что такой документ хранится один год. Срок этот отсчитывается с 1 января года, на который он утверждается. То есть график на 2019 год необходимо утвердить в 2019, а хранить до 01.01.2020.
График отпусков составляют и утверждают один раз в год — не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. Составить и утвердить график отпусков 2017 надо было в срок не позднее 16 декабря прошлого года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
График отпусков обязателен как для работодателей — организаций и ИП, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Работодателям график отпусков позволяет избежать лишних вопросов со стороны трудовых инспекторов и сотрудников, а для самих работников определена и понятна очередность предоставления отпусков.
Бланк график отпусков Excel
Во многих компаниях график отпусков не составляют, работники уходят в отпуск по согласованию с руководителем. В этом случае нарушаются права работников — они не могут спланировать время отдыха и организовать его заранее. А порой получение отпуска становится проблемой.
График отпусков 2017: образец заполнения
Скачать образец заполнения графика отпусков 2017
График отпусков: бланк
График отпусков на 2017 год компания может составить по унифицированной форме Т-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). В унифицированной форме предусмотрены все необходимые графы.
Но использовать типовую форму Т-7 не обязательно. Компания вправе применить и свой собственный произвольный бланк графика отпусков, который она может составить на основе унифицированного. Форму надо утвердить в учетной политике на 2017 год.
Утверждают график отпусков отдельным приказом. Унифицированной формы приказа об утверждении графика отпусков нет, поэтому можно составить его в произвольном виде.
Что учесть перед составлением графика отпусков 2017
Перед тем как составить и утвердить график отпусков на 2017 год, стоит определить, на какое количество дней отпуска работник вправе претендовать в будущем году, есть ли у него право выбирать время отдыха и прочие условия.
График отпусков составляется с учетом пожеланий работников и с учетом особенностей рабочего процесса в конкретном отделе. Поэтому график отпусков стоит составить каждому структурному подразделению компании. Для этого можно либо разработать отдельный опросный лист, либо использовать в качестве образца утвержденную в компании форму графика отпусков.
При составлении график отпусков используйте:
Указывать точные даты отпуска, в которые сотрудник обязан взять необязательно. Ведь не все работники могут точно сказать, в какие сроки планируют отдыхать в 2017 году. Поэтому можно указать предполагаемые даты отпусков — с числами, месяцами. Если в итоге работник пойдет в отпуск в другие дни, достаточно записать эти новые даты в графике рядом с запланированными числами.
Когда сотрудники определятся с датами отпусков, можно скорректировать графики с учетом существующих льгот.
Как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2017 год
В график отпусков 2017 должны быть включены все сотрудники, работающие на момент утверждения графика, в том числе и новички, которые не отработали 6 месяцев. Уйти в отпуск вновь принятые сотрудники могут и раньше, но только по согласованию с руководителем (ст. 122 ТК РФ).
Обратите внимание, в график отпусков на 2017 год надо включать только ежегодные и дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 123 ТК РФ). Отражать в графике отпуск за свой счет, а также отпуск по беременности и родам и по уходу за ребенком не нужно.
При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что некоторые работники вправе уйти в отпуск в удобное для них время, например, беременные женщины, родители детей-инвалидов, совместители, несовершеннолетние сотрудники.
В разработанном графике стоит указать данные о должности работника и структурном подразделении. Это позволит контролировать, чтобы специалисты одного конкретного отдела уходили отдыхать в разное время. В графике отпусков надо заполнить запланированные дни отдыха, а также оставить графы для отметок о фактически отгулянном отпуске. Заполнить график можно по алфавиту или по очередности отпусков, например, разбив график по месяцам.
При необходимости в форме можно оставить поле «Примечание» и там записывать все особенности отдыха конкретных работников. Например, сведения о всех неиспользованных сотрудником днях отпуска за 2016 год. Ведь если сотрудник не использовал старый отпуск, то он может его перенести, но должен отгулять в течение 12 месяцев (ст. 124 ТК РФ). Это позволит не забыть об имеющейся задолженности перед работником. Но это требование не обязательно. Работодатель вправе сам решить, отражать в графике все дни отпуска, которые накопились у работника, или только 28 календарных дней. Но в 2017 году сотрудник в первую очередь должен использовать отпуск за текущий год (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). Для неиспользованных отпусков прошлого периода очередность может быть любой.
На практике сотрудники редко берут отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Поэтому в график стоит добавить несколько граф для каждого работника, чтобы он мог сразу поделить отпуск на части. При этом одна из частей отпуска в любом случае должна быть не меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ). Остальные его части могут иметь любую продолжительность.
График отпусков подписывает руководитель кадровой службы и структурного подразделения, где трудится работник и утверждается руководителем организации. Если работники компании состоят в профсоюзе, то график необходимо согласовать с ним (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
С графиком нужно ознакомить всех сотрудников под роспись (ст. 22 ТК РФ). Для этого в документе стоит предусмотреть графу, где сотрудники распишутся и подтвердят, что не только ознакомились с графиком отпусков, но и согласны с ним (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Отдельно согласие тогда можно не оформлять.
Даже если компания фактически составит график позже, датировать его все равно надо 16-м числом.
Как внести изменения в график отпусков
График обязателен для работника и работодателя, но это не означает, что в него нельзя вносить исправления. В графике отпусков должны быть отражены фактические данные, то есть из него должно быть видно, сколько отдыхали сотрудники.
Если в течение 2017 года изменятся установленные графиком отпусков сроки предоставления отпуска, например из-за болезни или отзыва сотрудника из отпуска, то в график необходимо внести корректировки. Если сотрудник просит отпуск не по графику, то в графике нужно указать новую дату отпуска. Но сначала работнику надо написать заявление. Затем оформить приказ о предоставлении отпуска и переносе сроков и внести изменения в график отпусков.
Многие компании стараются заполнить графу «фактическая дата отпуска» сразу, то есть как только работник написал заявление на отпуск и издан приказ. Между тем делать записи в графике надо после выхода сотрудника на работу. Например, если в отпуске работник заболеет, то сможет попросить перенести часть отдыха (ч. 1 ст. 124 ТК РФ). Если отпуск работник взял не по графику и фактическая дата начала отдыха уже в этом документе стоит, его придется исправлять. Для этого можно зачеркнуть старую запись, внести новую с пометкой «исправленному верить» и поставить подпись и должность внесшего исправление сотрудника. Ведь второго поля для фактической даты начала отпуска в форме не предусмотрено. Но если исправлений слишком много, то удобнее оформить чистый экземпляр графика отпусков 2017.
Если в декабре компания составила график отпусков, а в январе приняла на работу нового сотрудника, составлять на него отдельный график отпусков не надо. Новым работникам отпуск можно предоставить на основании заявления без включения их в график отпусков. При увольнении менять график нет необходимости.
Хранить графики отпусков необходимо всего один год с момента окончания их действия. То есть график отпусков 2017 год компания вправе уничтожить после 31 декабря 2018 года.
График отпусков 2017: ответы на вопросы
Ставить ли печать в графике?
«…У нас ООО. От печати не отказывались. Ставить ли ее в графике отпусков. »
Нет, печать не обязательна.
Компания вправе составить график по типовой форме Т-7 или использовать бланк, который утвердила в учетной политике. Печать компании - необязательный реквизит первички (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Даже в унифицированном шаблоне для штампа нет места.
Включать ли временных работников?
«…Один работник трудится по срочному договору. Включать ли его в график отпусков за 2017 год. »
Трудовой кодекс гарантирует всем сотрудникам право на оплачиваемый отпуск (ст. 114, 122 ТК РФ). Поэтому если вы заключили срочный договор, который действует и в следующем году, то запишите работника в график. Сотрудника можно не вносить в график, если срочный договор истекает в декабре и продлять контракт вы не планируете.
Сколько дней отпуска заполнять у каждого работника?
«…Одни работники год не отдыхали. Другие, наоборот, уже отгуляли часть отпуска за 2017 год авансом. В графике надо писать всегда 28 календарных дней. »
Если работник гулял авансом, запишите 28 дней. Если у него накопились отпуска, то стоит записать все неотработанные дни.
Сотрудник не догулял отпуск. В ТК РФ не сказано, какие отпуска включать в график — только 28 календарных дней или все неиспользованные дни отдыха.
Трудинспекторы, которых мы опросили, считают, что надо писать все дни. Ведь если сотрудник не использовал старый отпуск, то он может его перенести, но должен отгулять в течение 12 месяцев (ст. 124 ТК РФ). А график нужен, чтобы распланировать, в какие дни 2017 года сотрудник хочет отдыхать.
Сотрудник отдыхал авансом. В графике поставьте 28 дней. Новички вправе взять полный отпуск, если отработали шесть месяцев. Тогда получится, что часть дней за будущий год они взяли авансом. Но за второй и следующий годы работник вправе взять полный отпуск в любое время, этот период надо определить в графике (ст. 122 ТК РФ).
Записывать ли сотрудниц в детском отпуске?
«…Сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком. Записывать ли ее в графике на будущий год. »
Зависит от того, когда закончится отпуск по уходу.
Отпуск закончится в 2017 году. Уточните, планирует ли сотрудница взять очередной отпуск сразу после детского. Такое право ей даетстатья 260 ТК РФ. Тогда запишите в графике даты, которые попадают на 28 календарных дней после окончания детского отпуска.
Отпуск закончится после 2017 года. Сотрудницу можно не включать в график. Компания не предоставляет два отпуска одновременно.
Также можно не включать сотрудницу в график, если, находясь в отпуске по уходу, она работает неполный день. Очередной отпуск ей не положен (п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 28.01.14 № 1). Но мама вправе отдохнуть, если прервет отпуск по уходу за малышом (письмо Роструда от 15.10.12 № ПГ/8139-6-1). Предоставьте отпуск по заявлению. График отпусков можно не дополнять.
Переделывать ли график из-за новичков и уволенных?
«…Планируем утвердить график 16 декабря. Надо ли его переделывать, если в конце декабря мы уволим или примем новых сотрудников. »
Это не обязательно. Компания включает в график сотрудников, которые работают на дату, когда руководитель утвердил документ.
Новички. ТК РФ не уточняет, дополнять ли график, если после утверждения компания наняла работников. Есть два способа решить проблему.
- Составить дополнительный график, в который включить новеньких. Утвердите документ у директора. За первый год новичок может уйти в отпуск по истечении шести месяцев непрерывной работы. Если работодатель не возражает, отпуск можно предоставить и ранее (ст. 122, 123 ТК РФ).
- Ничего не менять. Если новичок захочет отдохнуть, попросите его написать заявление за две недели до отпуска (ст. 123 ТК РФ). А затем издайте приказ об отпуске.
Уволенные. Если работник уволился, то в примечании запишите «Уволен» и поставьте дату приказа об увольнении. Тогда будет ясно, что «физик» больше не работает и права на отпуск у него нет.
В этом году Роструд опубликовал единый перечень базовых требований трудового законодательства, исполнение которых подлежит проверке. Одно из них — работодатель обязан соблюдать установленный порядок предоставления ежегодных отпусков.
За отсутствие утвержденного графика отпусков 2017 трудинспекторы могут оштрафовать:
- должностное лицо — на 1-5 тыс. рублей;
- ИП — на 1-5 тыс. рублей
- организацию — на 30-50 тыс. рублей.
За повторное нарушение должностное лицо оштрафуют на сумму от 10 до 20 тыс. рублей (или грозит дисквалификация на срок 1-3 года), организацию — на 50-70 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
