I ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Экспертная комиссия (ЭК) создаётся для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.
1.2 ЭК является совещательным органом. Её решения вступают в силу после утверждения их директором.
1.3 В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», распорядительными документами федеральных органов государственной власти, Основными правилами работы архивов организаций, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел организации, настоящим Положением.
1.4 Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных подразделений, ответственного лица за ведение делопроизводства в организации. Состав ЭК назначается директором в количестве 5-7 человек.
1.5 ЭК возглавляется одним из заместителей руководителя организации. Ее секретарем, как правило, является лицо, ответственное за архив организации.
1.6 Положение об ЭК после согласования с ЭПК администрации города утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации.
II ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Основными задачами ЭК являются:
2.1 Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2 Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3 Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на архивное хранение.
III ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭКСПЕРТОЙ КОМИССИИ
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1 Организует работу по ежегодному отбору документов организации для дальнейшего архивного хранения и уничтожения.
3.2 Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов организации и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно - методических документов по названным вопросам.
3.3 Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:
3.3.1 На утверждение ЭПК архивного управления Иркутской области, а затем на утверждение руководителя организации:
Описи дел постоянного хранения.
3.3.2 На согласование ЭПК администрации города, а затем на утверждение руководителя организации:
Номенклатуру дел;
Описи дел по личному составу;
Акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
Акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу, о необнаружении дел;
Предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.
3.4 Проводит для специалистов организации консультации по вопросам работы с документами.
IV ПРАВА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Экспертная комиссия имеет право.
4.1 В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным специалистам по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
Письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу. Объяснения представляются в форме объяснительных записок;
Предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов. Предложения представляются в форме докладных записок.
4.3 Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений, ответственного за ведение делопроизводства и архив организации о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах их утраты.
4.4 Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов представителей соответствующих организаций, специалистов архивного отдела администрации города.
4.5 ЭК в лице ее председателя и секретаря имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6 Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
V ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
5.1 Экспертная комиссия работает в тесном контакте с экспертно-проверочной комиссией администрации города, получает от нее соответствующие организационно - методические указания.
5.2 ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.
5.3 Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
5.4 Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
5.5 Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.
Начальник отдела кадров А.Н.Николаев
СОГЛАСОВАНО
Юрисконсульт
В делопроизводстве проводится их оценка и ряд организационных и технических работ по подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию. В состав этих работ входят:
- экспертиза ценности документов для определения возможности их дальнейшего практического и научного использования;
- оформление дел, подлежащих дальнейшему (архивному) хранению;
- составление описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;
- передача дел в архив организации;
- уничтожение документов с истекшими сроками хранения, не представляющих практической или научной ценности.
Для федеральных органов исполнительной власти установлен срок хранения документов по месту их создания. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Ценность документов как для каждой конкретной организации, так и для государства в целом неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какого-то конкретного задания или процедуры. Такая информация носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. По этой причине и установлен пятилетний срок хранения для всех видов переписки. Однако часть документов сохраняет свое значение на длительный (или постоянный) срок, так как содержит информацию, которая может быть использована ретроспективно уже не только для практической деятельности, но и для научных целей. Документы, которые содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата, деятельности юридических лиц и др., могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.
Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения, а также отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени содержащаяся в них информация обладает практической или научной ценностью.
Экспертиза ценности проводится в несколько этапов — в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах. Первым этапом экспертизы является оценка и отбор документов на стадии, когда заканчивается их хранение в делопроизводстве и предстоит передача документов в архив. В федеральных органах исполнительной власти экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под методическим руководством архива.
В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:
- действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу:
- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения — нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации, которая зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.
Управленческие документы можно разделить на несколько групп:
- документы, отражающие основную деятельность учреждения или организации в целом, а также их структурных подразделений. В эту группу в основном входят организационно-распорядительные документы, многие из них имеют постоянный срок хранения:
- документы, играющие вспомогательную роль, которые нужны для оперативной деятельности или используются в справочных целях. Это прежде всего документы оперативной и бухгалтерской отчетности. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет:
- документы по личному составу могут храниться в течение нескольких десятилетий (некоторые хранятся постоянно); 75 лег должны храниться приказы о приеме, переводах, увольнении, трудовые договоры, личные карточки работников, лицевые счета. личные дела работников.
Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет их подлинность. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформленными и обладать бесспорной юридической силой. В исключительных случаях (например, при утрате подлинников) на хранение передаются копии документов. В этом случае каждый документ должен быть заверен в установленном порядке.
Копия передается на хранение (может быть приложена к подлиннику) и в случаях, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился.
Проведение экспертизы ценности документов. Экспертные комиссии
Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление на основе принятых критериев .
Экспертная комиссия
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное , образующихся в деятельности организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
В органах исполнительной власти, крупных учреждениях и организациях помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК ). ЦЭК создается и в структурах, имеющих подведомственную сеть организаций. В этих случаях экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует деятельность ЭК. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.
ЦЭК и ЭК являются совещательными органами. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому экспертные комиссии должны с ними согласовывать многие свои решения. Например, если в перечне документов сроки хранения обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о сроках хранения и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочные комиссии.
ЭК организации формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает 3-5 наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа. В небольших организациях или компаниях в состав экспертной комиссии входит секретарь руководителя или руководитель секретариата.
Общий порядок организации работы экспертных комиссий определен Основными правилами работы архивов организаций, Примерным положением о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) (1995 г.). Примерное положение об ЭК см. приложение 9.
На основе Примерного положения должно разрабатываться индивидуальное положение об экспертной комиссии конкретной организации, предприятия. Индивидуальное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.
Положение об экспертной комиссии состоит из разделов. Текст каждого раздела делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Положение определяет цель создания экспертной комиссии, ее статус как совещательного органа при руководителе организации, порядок формирования и назначения персонального состава комиссии, ее председателя и секретаря.
Положение должно содержать перечень правовых и нормативных актов и нормативно-методических документов, которыми комиссия руководствуется в своей работе. В перечень включают законы и другие правовые акты по архивному делу, указания органа управления архивным делом Российской Федерации (Росархива) или органов управления архивным делом субъектов РФ, Основные правила работы архивов организаций, другие нормативно-методические документы, разработанные архивными органами, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.
В задачи экспертной комиссии входит:
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
- организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
- организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций главными функциями экспертных комиссий являются:
- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
- рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):
- проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
- описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
- описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы (Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения.);
- актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
- подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.
Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль над формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.
Для выполнения своих функций экспертная комиссия наделяется определенными правами» которые также закрепляются в положении.
Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях» которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости (как правило, 1-2 раза в год).
Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии, зафиксированные в протоколе, вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.
Хранение документов организации неизменно вызывает множество вопросов, ответить на которые секретарь, ответственный за архив, не в состоянии. На помощь приходит так называемая экспертная комиссия организации.
Хранение документов организации неизменно вызывает множество вопросов, ответить на которые секретарь, ответственный за архив, не в состоянии. На помощь приходит так называемая экспертная комиссия организации.
За строгим названием прячется всего лишь группа компетентных работников, которые помогут делопроизводителям установить сроки хранения дел. Цель работы экспертной комиссии очень проста: не хранить ненужные документы и случайно не избавиться от нужных. Вопросы создания и работы экспертной комиссии организации подробно освещены в Основных правилах работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Задачи и работа экспертной комиссии
На практике создание экспертной комиссии следует сразу же за созданием архива организации. Это получается само собой. Начав обрабатывать документы для хранения, секретарь или делопроизводитель неизбежно столкнется с вопросами, на которые не сможет ответить самостоятельно. Самый распространенный из них – сколько лет хранить документы, отсутствующие в Перечне типовых управленческих архивных документов, и нужно ли их хранить вообще? Вряд ли секретарь возьмет на себя ответственность принять подобное решение самостоятельно. Второй случай, когда необходимо призвать на помощь экспертов в узких вопросах делопроизводства, – утверждение номенклатуры дел на очередной год. Вероятно, в нее включены дела, которые компания хотела бы хранить дольше, чем заявленные в Перечне 3 или 5 лет.
Таким образом, согласно Основным правилам работы архивов организаций, основной задачей экспертной комиссии является экспертиза ценности документов (ЭЦ), то есть изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности проводится:
- при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
- при подготовке документов к архивному хранению;
- при выделении документов к уничтожению;
- при подготовке документов к передаче на хранение в архив организации с последующей передачей на государственное хранение (в случае ликвидации организации).
Для того чтобы помочь делопроизводителям во всех этих частных случаях, и создается экспертная комиссия организации (ЭК). В нее входят работники, компетентные в вопросах работы с документами, которые могут быть проверены государственными органами.
В первую очередь, это кадровое делопроизводство и бухгалтерия, во вторую – документы, касающиеся основной деятельности организации.
Из статьи специалиста по ДОУ и кадровому делопроизводству Евгении Кожановой в №6 2014 журнала вы узнаете, кто входит в экспертную комиссию, какие задачи перед ней стоят, как ее создать и как документировать работу экспертной комиссии.
Экспертная комиссия очень нужна организации, потому что контроль за хранением дел со стороны ее участников сводит к минимуму риск раньше времени избавиться от важных и еще актуальных документов.
Создание экспертной комиссии организации документально оформляется изданием приказа по основной деятельности. В приказе указывается причина создания комиссии, организация ее работы, состав, председатель, секретарь. (Приложение № 4)
Приказ имеет следующий формуляр:
¾ вид документа (приказ);
¾ место издания;
¾ заголовок к тексту;
¾ подпись.
Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, заведующего ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях. Фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер. Обычно экспертная комиссия состоит из нечетного числа членов: трех – пяти человек.
Председатель экспертной комиссии – один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, то есть один из заместителей руководителя. Секретарь, как правило, - сотрудник делопроизводственной службы или архива.
Решения экспертной комиссии принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК.
Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости (но не реже двух раз в год) и оформляются протоколами. (Приложение № 5)
В формуляр протокола входят :
2. указание вида документа (протокол);
3. дата заседания;
4. номер заседания;
5. место заседания;
6. заголовок;
8. подписи.
В состав ЦЭК обязательно входит представитель государственного архива (архивного органа), курирующего данную организацию.
Опись дел структурного подразделения – учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
Опись дел структурного подразделения включает следующие элементы описания дела:
¾ порядковый номер дела (тома, части);
¾ индекс дела (тома, части);
¾ заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий заголовку на обложке дела;
¾ даты дела (тома, части);
¾ срок хранения дела.
В конце описи составляется итоговая запись, где указывается (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи, а также фиксируются особенности нумерации дел в описи: наличие литерных и пропущенных номеров. (Приложение № 6)
Опись дел структурного подразделения подписывает составитель, затем она согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в подразделении ЭК опись должна быть согласована с ней.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, в результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть документов несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение не целесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.
Поэтому необходима четкая система определения ценности информации и на этой основе принятие решений об установлении сроков ее хранения. После этого информация может быть уничтожена или определена на временное (до 10 лет) либо постоянное (свыше 10 лет) хранение в зависимости от необходимости ее практического использования. Собственно в этом и состоит задача экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности документов играет важную роль для деятельности любой организации. Так как изучает состав и содержание документов организации на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.
Работа по подготовки документов к последующему хранению и использованию, отбору документов на постоянное хранение является завершающим этапом процесса делопроизводства и включает: экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описи дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в ведомственных архив.
Экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.
В данной курсовой работе раскрыта тема «Экспертиза ценности документов». Все поставленные задачи выполнены: рассмотрены критерии и принципы экспертизы, система экспертных органов, порядок проведения и оформления экспертизы ценности документов.
©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-02-12
Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.
В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:
- в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
- в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.
Состав экспертной комиссии
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.
Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.
Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
Задачи и функции ЭК
Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
- организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:
Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).
Отбор документов на хранение
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.
В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.
При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.
Отбор документов к уничтожению
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.
В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.
Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу . В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.
Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.
Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?
Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.
ПРИМЕР 1
Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«САЛЮТ»
ПРИКАЗ
01.08.2008 № 35
О создании постоянно действующей экспертной комиссии
В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:
Председатель комиссии: Козырев М.И. – заместитель генерального директора Общества
Секретарь: Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества
Члены комиссии: Петров С.А. – начальник канцелярии
Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров
Попова Е.В. – заместитель начальника
отдела бухгалтерского учета и отчетности
2. Зав. архивом Леонтьевой А.И. разработать положение о постоянно действующей экспертной комиссии до 01.09.2008.
Генеральный директор Минаев С.И. Минаев
ПРИМЕР 2
Протокол заседания экспертной комиссии
Общество с ограниченной
ответственностью «Русский текстиль»
ПРОТОКОЛ
заседания экспертной комиссии
08.08.2008 № 2
Председатель комиссии – Попов И.В., заместитель генерального директора
Секретарь – Полунина Е.Ф., старший менеджер.
Присутствовали члены комиссии: Каримов И.В. – главный бухгалтер
Гусев С.И. – старший менеджер
Петухова И.С. – ответственный за архив
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Русский текстиль» за 1994–2001 годы.
2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.
Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.
1. СЛУШАЛИ:
И.С. Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
ВЫСТУПИЛИ:
Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили согласовать представленную опись.
Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать.
2. СЛУШАЛИ:
И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена.
ВЫСТУПИЛИ:
Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту.
Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 330 единиц хранения согласно представленному акту.
Председатель Попов И.В. Попов
Секретарь Полунина Е.Ф. Полунина
Е.А. Кошелева,
зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»
