Муниципальное общеобразовательное учреждение
Журавлевская основная
общеобразовательная школа №23
ПОЛОЖЕНИЕ О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
"Утверждаю"
«___»_________ 2010 г
Директор школы ______
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение является локальным нормативным актом образовательного учреждения (далее по тексту – ОУ), устанавливает единые правила делопроизводства и направлено на обеспечение единства организации системы документооборота в ОУ.
1.2. Вопросы работы с документами ОУ регулируются стоящим Положением, Уставом и законодательством Российской Федерации .
1.3. Общий контроль за документационным обеспечением деятельности ОУ, за соблюдением в структурных подразделениях единой системы делопроизводства,
2. Основные требования к оформлению документов
2.1. В соответствии с действующим законодательством в ОУ издаются, составляются и оформляются следующие документы: приказы (распоряжения); инструкции; договоры (контракты); акты; протоколы; письма;
другие документы, необходимые для нормального функционирования ОУ.
2.2. Документы, подготовленные ОУ, должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, отредактированными и при необходимости, согласованными с юридическим отделом Управления образования.
2.3. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.
2.4. Все виды организационно-распорядительных документов в ОУ печатаются на бланках установленного образца. В работе используются:
Ø бланк распоряжения;
Ø бланк приказа;
2.5. В отдельных случаях, когда для определенных видов приказов (распоряжений) и иных видов документов законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами установлены обязательные для применения формы, в ОУ применяются установленные формы.
Каждый вид документа должен иметь строго определенные реквизиты, порядок их расположения и оформления.
2.6. Датой документа является дата его подписания; для
документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.
2.7. В случае если документ содержит приложения, об этом должна быть сделана ссылка в документе. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты.
Если приложения в тексте не названы, то в конце текста документа необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляются порядковые номера: Приложение, Приложение 2 и т. д.
2.8. Документы подписываются директором ОУ или лицом, исполняющим его обязанности, а также иными лицами, в соответствии с законодательством РФ.
2.9. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.
2.10.Если к документу не приложена копия ответного письма, то исполнитель делает надпись, когда и как исполнен документ. После этого документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной приказом директора ОУ.
Документы, не имеющие отметки об их исполнении, в дела не подшиваются.
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Проекты документов, представляемые на подпись директору ОУ, должны иметь визы исполнителя, руководителей заинтересованных структурных подразделений и юриста.
Формулировки служебных документов должны быть точными, не допускающими двояких толкований.
3.2. Приказ - это нормативный документ, издаваемый для решения каких-либо задач.
Приказы должны иметь название, дату и номер.
Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по кадрам.
Приказы подписываются директором ОУ или лицом, исполняющим его обязанности.
3.3. Протокол является документом, фиксирующим ход
обсуждения вопросов и принятых решений. Текст протокола
состоит из двух частей: вводной и основной.
Протоколы подписываются председателем и секретарем органа последней организацией.
3.4. При необходимости оценки целесообразности принятия документа, его обоснованности и соответствия законодательству российской Федерации и локальным актам ОУ. Согласование может проводиться как внутри ОУ, так и вне его.
3.5. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом ОУ, имеющим на это право. Виза включает в себя наименование должности визирующего документ липа, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются".
Виза проставляется на экземплярах документов, остающихся в ОУ, ниже подписи по левой стороне последнего листа документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
3.6. Приказы по кадрам согласовываются с начальником отдела кадров, а финансовые приказы - с главным бухгалтером или заместителем главного бухгалтера Управления образования.
3.7. Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждает директор ОУ.
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
3.8. Текст документа должен быть кратким, точным, не
допускающим различных толкований. Рекомендуется составлять документ; как правило, по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел.
3.9. Тексты распорядительных документов и писем состоят из двух частей. В первой указываются основания или причины составления Документов. Во второй части излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы.
В письмах следует обращаться от имени организации или его проводившего заседание, решение которого оформлено протоколом. По содержанию и назначению письма могут быть: коммерческими, гарантийными, письмами-запросами, письмами ответами и другие. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным и корректным.
3.10. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.
Акты оформляются на общем бланке ОУ. Если составляется не для внутреннего использования, то он должен содержать юридический адрес ОУ.
Акт подписывается председателем и членами комиссии, составившей Акт.
3.11. Договоры составляются юристом Управления образования, либо согласовываются с ним. Договор должен отвечать всем предусмотренным законодательством Российской Федерации требованиям к нему.
3.12. Должностная инструкция - это правовой акт, издаваемый для регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностная инструкция составляется на основе документов,- содержащих сведения о полномочиях работников. Проект должностной инструкции согласовывается с юристом управления образования и утверждается директором ОУ.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с сотрудником ОУ.
Должностная инструкция по своему содержанию должна соответствовать предусмотренным законодательством Российской Федерации требованиям, а именно: содержать следующие разделы - должностные, обязанности, требования к знаниям и профессиональным навыкам работника, требования к квалификации работника.
3.13. В соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации в ОУ должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы
трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К. таким документам относятся:
Ø приказы по кадрам;
Ø личные карточки формы Т-2;
другие документы, оформляющие трудовые отношения с работниками. Получение и обработка документов по личному составу осуществляется в соответствии с Положением о защите персональных данных работников ОУ.
Организация документооборота4.1. Вся поступающая в ОУ корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов. После рассмотрения директором или иными компетентными сотрудниками, документы с резолюциями направляются исполнителям и доводятся до их сведения под роспись.
4.2. Документы, подписанные директором ОУ и предназначенные для отправки регистрируются в журнале исходящих документов, подготавливаются к отправке и отправляются.
Копии отправляемой корреспонденции с визами подшиваются в соответствующие папки, в соответствии с номенклатурой дел ОУ.
4.3. Директора ОУ определяет количество экземпляров приказов либо распоряжений и наименование структурных подразделений, в которые рассылаются указанные документы.
При этом количество экземпляров документов и наименование структурных подразделений указываются на оборотной стороне документа и заверяются подписью директора.
5. Порядок контроля исполнения документов
5.1. Заместители директора осуществляют контроль за исполнением всех видов документов, содержащих поручение от директора ОУ.
5.2. Периодические проверки правильности исполнения документов проводятся представителями Управления образования.
5.3. Сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции директора. Если срок исполнения не установлен, то документ должен быть исполнен в срок, не превышающей один месяц.
5.4. Контроль за исполнением осуществляется на основании регистрационных данных: записей в журналах исходящей и входящей корреспонденции.
5.5. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения содержащихся в нем поручений. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.
6. Работа исполнителей с документами
6.1. Заместители директора обеспечивают оперативное рассмотрение документов, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.
6.2.Работник ОУ, которому поручено исполнение поручения, несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке ответа.
7. Порядок подготовки и передачи дел
на хранение в архив
7.1. Документация, не используемая постоянно в работе
ОУ, передается на хранение в архив. Хранение документов в архиве ОУ осуществляется в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации, в
частности:
Ø для финансовых документов - 5 лет,
Ø для документов по личному составу - 75 лет.
7.2. На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
Ø заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
Ø графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
Ø описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
7.3. Документы, образовавшиеся в процессе осуществления ОУ своей деятельности и имеющие историческое, социальное, экономическое значение, независимо от времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепление информации подлежат передаче на государственное хранение. Передача дел производится по описям.
8. Учет и хранение бланков, печатей и штампов
8.1. Печати и штампы, бланки распоряжений, приказов, командировочные удостоверения , а также трудовые книжки подлежат обязательному учету.
8.2. Лица, персонально ответственные за учет и хранение печатей, штампов и бланков, назначаются приказом по ОУ.
8.3. Учет печатей и штампов ведется в журнале. Выдача печатей, штампов и бланков лицам, ответственным за их хранение и использование, производится под роспись в соответствующих журналах.
8.4. Журналы учета включаются в номенклатуру дел ОУ, их листы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью.
9. Заключительные положения
9.1. Настоящее положение обязательно для исполнения всеми работниками Образовательного учреждения.
9.2. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся приказом директора Образовательного учреждения.
__________________________________________________________________
(полное фирменное наименование, место нахождения предприятия)
УТВЕРЖДАЮ Руководитель ___________ ________________________ "___"__________ _____ г.
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе делопроизводства предприятия
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.2. Отдел создан на основании приказа Руководителя N _____ от "__"_________ ____ г.
1.3. Работники отдела назначаются и освобождаются от должности на основании решения Руководителя по представлению начальника отдела.
1.4. Сотрудники отдела должны знать и руководствоваться в своей работе следующим:
Конституция Российской Федерации;
Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
Структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота;
Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив;
Оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
Основы экономики, организации, производства труда и управления;
Основы трудового законодательства;
Правила и нормы охраны труда;
Локальные акты предприятия.
1.5. В отделе должны быть документы и материалы по следующим вопросам:
Методические материалы по организации делопроизводства, схемы документооборота;
Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
Сроки и порядок сдачи дел в архив;
Единая государственная система делопроизводства;
Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
Структура предприятия и его подразделений;
Системы организации контроля за исполнением документов;
Методы эффективного применения оргтехники и других технических средств управленческого труда;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда, пожарной безопасности.
2. СТРУКТУРА ОТДЕЛА
2.1. Структуру и штаты отдела утверждает руководитель предприятия.
2.2. Руководство отделом осуществляет начальник отдела.
2.3. В состав отдела входят (указать должность):
Документовед;
Делопроизводитель;
- __________________________________________.
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
Основными задачами отдела являются:
Обеспечение организации делопроизводства на предприятии в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива;
Организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях предприятия единой системы делопроизводства;
Организация и обеспечение единого порядка работы с документами;
Совершенствование форм и методов делопроизводства;
Осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях предприятия, анализ исполнительской дисциплины;
Организация работы с исходящей и входящей корреспонденцией;
Систематизация и хранение документов текущего архива;
Учет объема документооборота;
Разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;
Организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях предприятия;
Подготовка документов к передаче в архив.
4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:
4.1. Организует в целом делопроизводство на предприятии.
4.2. Разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.
4.3. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых на предприятии.
4.4. Обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству предприятия.
4.5. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
4.6. Осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.
4.7. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
4.8. Организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов.
4.9. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях предприятия.
4.10. Ведет учет объема документооборота.
4.11. Организует работу по приему руководством предприятия посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
4.12. Принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством предприятия совещаний и заседаний.
4.13. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности предприятия.
4.14. Осуществляет методическое руководство деятельностью других структурных подразделений по вопросам делопроизводства.
4.15. Ведет в рамках своей компетенции делопроизводство, осуществляет формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.
4.16. Организует ведение нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.
4.17. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.
4.18. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.
Возложение на отдел функций, не относящихся к делопроизводству, не допускается.
5. ПРАВА
Отдел делопроизводства для решения возложенных на него задач имеет право:
Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, о результатах проверок докладывать руководству;
Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений предприятия необходимые документы для выполнения возложенных на отдел функций;
Запрашивать от руководства и структурных подразделений предприятия необходимые документы по вопросам, связанным с реализацией возложенных на отдел прав и обязанностей;
Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия выполнения установленных правил работы с документами, входящей и исходящей корреспонденцией, своевременного исполнения распоряжений руководства предприятия;
Вносить руководству предприятия предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в структурных подразделениях и администрации предприятия;
Возвращать исполнителям на доработку ответы, подготовленные с нарушением установленных требований;
Привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива.
6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПРЕДПРИЯТИЯ
6.1. В процессе производственной деятельности предприятия отдел постоянно взаимодействует со следующими структурными подразделениями:
- ________________________________________________________________, (указать структурные подразделения)
- _______________________________________________________________,
- _______________________________________________________________.
6.2. По вопросам, относящимся к его компетенции, отдел оказывает содействие всем подразделениям предприятия.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.
7.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
7.3. Начальник и другие сотрудники отдела несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов и операций с корреспонденцией законодательству Российской Федерации.
8. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА
8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.
8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.
Начальник отдела делопроизводства
__________________________________
Согласовано: юридическая служба
____________________________
_____________/______________
/Прошить и скрепить подписью уполномоченного лица с расшифровкой, указанием должности, печатью предприятия./
Настоящую форму можно
распечатать из редактора MS Word (в режиме разметки страниц), где
настройка параметров просмотра и печати устанавливается
автоматически. Для перехода в MS Word нажмите кнопку .
Для более удобного
заполнения бланк в MS Word представлен в переработанном
формате.
Примерная форма
УТВЕРЖДЕНО
____________________
"__" ____________ ____ г.
Протокол N ____ от
"__" ____________ ____ г.
Положение
о документообороте организации
"____________________"
1. Общие положения
1. Общие положения
1.1. Настоящее положение
о документообороте разработано и утверждено для применения в
(наименование организации)
(далее - Положение и
Организация).
1.2. Положение
обязательно к применению всеми подразделениями Организации.
1.3. За организацию
документооборота и контроль исполнения Положения отвечает
(наименование подразделения)
(далее - Служба
делопроизводства).
1.4. Положение не
распространяются на организацию работы с документами, содержащими
сведения, составляющие государственную или служебную тайну.
1.5. Применение Положения
будет способствовать созданию единой методической основы
организации и ведения документооборота как части делопроизводства
Организации и ее структурных подразделениях.
2. Порядок организации документооборота
2.1. Основные процедуры
документооборота:
2.1.1. Прием и первичная
обработка поступающих документов;
2.1.2. Предварительное
рассмотрение документов Службой делопроизводства;
2.1.3. Регистрация
поступающих документов;
2.1.4. Рассмотрение
документов руководством Организации и доведение документов до
исполнителей;
2.1.5. Обработка,
исполнение документов, подготовка ответов;
2.1.6. Сокращение
количества документов и копий на бумаге, по возможности замена их
электронными;
2.1.7. Регистрация
отправляемых документов;
2.1.8. Отправка
документов;
2.1.9. Разработка,
оформление и регистрация внутренних документов;
2.1.10. Обработка и учет
иностранной корреспонденции;
2.1.11. Учет и анализ
объемов документооборота.
2.2. Прием и первичная
обработка поступающих документов.
Прием и обработку
поступающей в Организацию корреспонденции осуществляет Служба
делопроизводства. При этом Служба делопроизводства:
-
проверяет правильность адресов поступающих документов, правильность
доставки и комплектности документов. Ошибочно доставленную
корреспонденцию Служба пересылает по принадлежности;
-
вскрывает принятую корреспонденцию (за исключением корреспонденции
с отметкой на конверте "Лично"), сортирует документы на подлежащие
и не подлежащие регистрации;
-
конверты от поступившей корреспонденции сохраняет и прилагает к
документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен
служить доказательством времени отправки или получения данного
документа или если адрес отправителя указан только на конверте.
Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного
характера, а также с обращениями граждан;
-
выделяет документы, адресованные в структурные подразделения
Организации для передачи документов непосредственно в структурное
подразделение, минуя руководство;
-
документы, поступившие в Организацию в рабочее время, проходят
первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления
в течение ___________ часов. В случае поступления документов в
нерабочее время сроки обработки документов и передачи их на участок
регистрации или в структурные подразделения начинаются с первого
рабочего часа следующего рабочего дня;
-
в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения
документа или конверта (упаковки) Служба делопроизводства
устанавливает их причины, при необходимости связывается с
производителем (отправителем) документа, принимает необходимые меры
для устранения выявленных недостатков. При обнаружении отсутствия
документов или приложений к ним, порчи всего или части документа
Служба делопроизводства составляет акт в трех экземплярах. Один
остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к
поступившему документу, третий направляется отправителю
документа;
-
при наличии на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а
также пометок "Лично", "Срочно", "Оперативно" и т.п. Служба
делопроизводства передает такие документы на регистрацию
незамедлительно. Корреспонденция с отметкой "Лично" вручается лично
адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку
"Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к
ней допуск.
2.3. Предварительное
рассмотрение документов.
Служба делопроизводства
предварительно рассматривает все поступившие документы в целях
выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов,
требующих обязательного рассмотрения руководством Организации.
Документы, поступившие в
Организацию по вопросам, не требующим рассмотрения руководством,
направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные
подразделения. Основанием для принятия решения в ходе
предварительного рассмотрения является содержание документа, а не
только адресование документа соответствующему должностному
лицу.
Результатом
предварительного рассмотрения должно быть направление документа
руководителю Организации или заместителям руководителя в
соответствии с установленным в Организации распределением
обязанностей между руководителем, его заместителями и иными
должностными лицами для вынесения указания по исполнению
документа.
2.4. Регистрация
поступающих документов.
Поступающие в Организацию
документы регистрируются Службой делопроизводства только после их
предварительного рассмотрения.
2.4.1. Все документы,
адресованные руководству Организации, подлежат регистрации в день
поступления (кроме документов, включенных в примерный перечень
нерегистрируемых документов).
2.4.2. На полученных
документах проставляется регистрационный штамп, в котором
указывается дата поступления, порядковый входящий номер. Если к
документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается
об этом отметка. Штамп проставляется на лицевой стороне первого
листа документа в правом нижнем углу.
Порядковые номера
фиксируются в журнале входящей корреспонденции. Листы журнала учета
входящей корреспонденции нумеруются, прошнуровываются и заверяются
печатью Организации.
2.4.3. На документах, не
подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата
поступления документа.
2.4.4. Поступившие
электронные документы и документы, включаемые в систему
электронного документооборота Организации, регистрируются в
электронной карточке следующим образом: (указать порядок
регистрации и перечень сведений о документе в зависимости от
используемых программ)
.
2.4.5. Сканированию
подлежат следующие поступившие в Организацию на бумажном носителе
документы: ____________________. Электронные образы сканированных и
зарегистрированных документов подлежат включению в систему
электронного документооборота в качестве копий документов.
2.5. Рассмотрение
документов руководством Организации и доведение документов до
исполнителей.
2.5.1. Зарегистрированный
документ передается тому руководителю (исполнителю), в адрес
которого он поступил, а при несовпадении компетенции адресата и
содержания документа - передается компетентному руководителю
(исполнителю).
Документы, не требующие
рассмотрения руководства, передаются начальникам структурных
подразделений Организации в соответствии с содержанием
документов.
2.5.2. После рассмотрения
и наложения руководителем резолюции (резолюция включает фамилию
исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату)
документы возвращаются в Службу делопроизводства для перенесения
указаний по исполнению документа в регистрационно-контрольную форму
(РКФ), которая берет документ на контроль и передает исполнителю
под расписку в журнале регистрации входящей корреспонденции с
проставлением исполнителем даты получения. Если в резолюции указано
несколько исполнителей, то снимаются (сканируются) дополнительные
копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник
документа направляется исполнителю, указанному в резолюции
первым.
2.5.3. При направлении
документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку
материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым.
Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы
ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.
Ответ должен быть
завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции.
2.5.4. Документы,
поступившие из Службы делопроизводства в структурные подразделения,
там вторично не регистрируются.
2.5.5. Документы,
зарегистрированные в Канцелярии, передаются из одного структурного
подразделения Организации в другое только через Канцелярию.
2.6. Обработка,
исполнение документов, подготовка ответов.
2.6.1. Ответственность за
обработку, исполнение документов, подготовку ответов и оформление
документа в соответствии с установленными в Организации правилами,
а также согласование проекта документа с заинтересованными лицами и
организациями (внешнее согласование) и должностными лицами
Организации (внутреннее согласование) возлагается на структурное
подразделение - исполнитель документа.
2.6.2. Исполнители, в том
числе сотрудники структурных подразделений Организации, в процессе
исполнения документа осуществляют:
-
сбор и обработку необходимой информации;
-
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с
соблюдением правил документирования, установленных в
Организации;
-
согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
-
подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с
указанием причин, "Принято частично" с соответствующим
пояснением);
-
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе
согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа
проводится его повторное согласование);
-
в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки
документа;
-
представление проекта документа на подпись (утверждение)
руководству;
-
определение места хранения документа (копии документа)
проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел,
в которое должен быть помещен документ.
2.6.3. Порядок работы над
документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким
лицам:
-
функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в
подготовке проекта документа распределяются руководителем, дающим
поручение. Если функции не распределены, то функции распределяет
первый (ответственный) исполнитель;
-
ответственный исполнитель созывает соисполнителей для выработки
совместного решения;
-
порядок и срок представления проектов ответственному исполнителю
определяет руководитель или сам ответственный исполнитель.
2.6.4. Проекты документов
Организации готовятся на бланках установленной формы; для отправки
документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные
письма.
2.6.5. До представления
на подпись исполнитель проверяет правильность оформления
документов, правильность адресования, наличие необходимых виз,
приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок,
разъясняющих содержание подготовленных документов, листа
(указателя) рассылки.
2.6.6. Проекты документов
визируются исполнителем (руководителем подразделения или его
заместителем), при необходимости - работниками других структурных
подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего
листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии)
документа или на листе согласования.
2.6.7. Работа с
документами в структурных подразделениях Организации осуществляется
на основании указаний по исполнению документов руководителя
Организации, его заместителей, руководителя структурного
подразделения.
2.6.8.
Подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие
сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на
следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю
незамедлительно.
2.6.9. Документы,
поступившие в структурное подразделение с указаниями по исполнению
документов руководства Организации, передаются исполнителям только
после их рассмотрения руководителем подразделения.
2.6.10. В случае
отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документы и
материалы передаются другому исполнителю по решению руководителя их
структурного подразделения.
2.6.11. В случае
увольнения работника или перехода на другой участок работы
документы и материалы передаются по акту приема-передачи
руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному
сотруднику.
2.6.12. После
соответствующего обоснования срок исполнения документа может быть
продлен руководителем, отдавшим поручение, если отсутствуют
реальные условия выполнения задания в срок.
2.6.13. Не допускается
делать пометки и рабочие записи на документе. Такие пометки о
времени поступления документа и материалов, о датах промежуточного
исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате
окончательного исполнения делаются на отдельном листке.
2.6.14. Исполнитель не
должен разглашать содержание поступивших к нему документов и
подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть
ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
2.7. Организация работы с
отправляемыми документами.
2.7.1. Подписанные
руководством Организации документы в тот же день передаются
руководителем (исполнителем) в Службу делопроизводства для
регистрации и отправки.
2.7.2. Служба
делопроизводства перед регистрацией документа, поступившего на
отправку, проверяет правильность его оформления:
-
наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об
исполнителе;
-
наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который
дается ответ;
-
правильность адреса получателя;
-
наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на
основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на
поступившее письмо);
-
наличие печати в тех случаях, когда она полагается.
Неправильно оформленные
документы возвращаются исполнителям.
2.7.3. Если документ
направляется в несколько адресов, на отправку сдается столько
экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки
всем адресатам, и один экземпляр копии.
2.7.4. После проверки
оформления документ регистрируется в журнале исходящей
корреспонденции и на всех экземплярах документа проставляется
исходящий номер по порядку. Листы журнала учета исходящей
корреспонденции нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью
Организации. Регистрационный номер документа и дата регистрации
проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на
копии, остающейся в деле организации. Сведения о регистрируемых
документах вносятся в РКФ базы данных Организации, используемой для
учета, поиска, хранения и использования документов.
2.7.5. Исходящий номер
состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего
ответ, номера дела по номенклатуре дел и порядкового
номера.
Принято Утверждено
Советом образовательного приказом директора
Учреждения МОУ «СОШ №4»
протокол от_____ 200___г. №___ от_____ 200___г. №___
Директор МОУ «СОШ №4»
ПОЛОЖЕНИЕ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ.
1.Общие положения.
1.1.Настоящее Положение по делопроизводству в МОУ «Средняя общеобразовательная
школа №4» (далее - положение) устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов.
Положение разработано в соответствии с законами Российской Федерации , указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, государственными стандартами на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, нормативными документами Федеральной архивной службы России.
Положение составлено на основе Типового положения по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной Росархивом 06.07.92г., Примерной инструкции по делопроизводству в учебном заведении, утвержденной приказом Министерства образования Российской Федерации от 01.01.2001. № 000.
1.2.Руководство и контроль за ведением делопроизводства в школе осуществляет
делопроизводитель.
1.3.Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и
качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на администрацию
школы.
1.4.Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на делопроизводителя, назначенного ответственным за эту работу, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.5.Делопроизводитель несет ответственность за выполнение требований инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в канцелярию.
1.6.Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения директора школы.
1.7.При уходе делопроизводителя в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у
него документы по указанию директора передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.
При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается директором школы.
1.8.Положения распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на
организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.
2.Документы школы.
2.1.Школа издает следующие документы: приказы, распоряжения, положения,
правила, инструкции.
2.2.В целях эффективного использования вычислительной техники (ВТ) в школе
устанавливаются единые правила оформления документов.
Для сокращения количества применяемых форм документов в школе разрабатываются унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами.
2.3.УФД включается в табель унифицированных форм документов школы- перечень разрешенных к применению форм документов.
Ведение табеля, внесение в него изменений, контроль за применением осуществляет делопроизводитель.
3.Правила подготовки и оформления документов.
3.1.Документирование управленческой деятельности.
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е. создании управленческих документов.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, и т. д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа [наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись].
В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.
3.2.Бланки документов.
Документы должны, как правило, оформляться на бланках школы и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6-30-97 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов").
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Выбор формата бланка при подготовке документа определяется в зависимости от объема текста. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее, мм:
20 - левое;
10 - правое;
20 - верхнее;
20 - нижнее.
Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Допускается изготовление бланков в подразделениях на средствах множительной и вычислительной техники.
Общий бланк используется дня изготовления любых видов документов, кроме письма (справка, протокол, акт).
3.3.Оформление реквизитов документов.
Наименование школы указывается в точном соответствии с Уставом. Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием.
3.3.2. Название вида документа.
Название документа, составленного или изданного университетом должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия (приказ, протокол, акт, штатное расписание и т. д.). Название документа печатается прописными буквами, полужирным шрифтом.
3.3.3. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения, - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 08.03.01.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат (без кавычек), например: 10 февраля 2001 Г.
3.3.4. Подпись документа.
Документы, направляемые школой в вышестоящие органы и управления, подписываются директором.
Документы, направляемые школой в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться другими ответственными за это лицами. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.
3.3.5.Утверждение документа.
Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются директором школы, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее:
гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова
УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
3.3.6. Адресование документа.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица, их наименование пишут в именительном падеже .
При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном.
3.4.Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.
3.4.1. Приказ.
Приказ - правовой акт, издаваемый директором школы для решения основных и оперативных задач, стоящих перед учебным заведением.
Приказ может быть издан лицом, исполняющим обязанности директора школы в случае его отсутствия.
В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, физического развития и т. п.
Приказы должны оформляться на бланке школы Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения директора. Проекты яриказов разрабатьшаются администрацией школы по поручению руководства или по собственной инициативе.
Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание директором, регистрацию. Распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога "О (Об)". Например: Об утверждении..., О регистрации..., О создании...
Оформляется приказ на бланке и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (пишется вразрядку строчными буквами). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие. Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например, "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера.
При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года .
3.4.2. Распоряжение.
Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый директором школы по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью школы(совещания, конференции и т. д.). Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказа.
3.4.3. Протокол.
Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали", "Повестка дня". На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих* пунктам повестки дня Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.
Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
3.5.Служебное письмо.
Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Это письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.
Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые "сопроводительные".
Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выяснить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации .
Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: а) письма, требующие письма-ответа; б) письма, не требующие письма-ответа.
Для составления служебных писем используются бланки школы форматов А4; А5
Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст должен быть изложен в официально-деловом стиле в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации .
3.6.2.Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.
3.6.3.Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, сплошного текста или в виде соединения этих структур.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, согласованные между собой. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и наследующих страницах печатаются только номера строк
3.6.5.Текст документа делится, как правило, на две части: в первой вводной
(констатирующей) - излагается причина, цель составления документа, даются ссылки на основополагающие документы, во второй - содержатся выводы, предложения, просьбы, распоряжения.
3.6.6.В документах используется следующая форма изложения:
· от первого лица в единственном числе - текст приказов, распоряжений и т. п., а также документы, исходящие от конкретных лиц (заявления, докладные записки): приказываю, прошу выделить, считаю необходимым;
· от третьего лица множественного числа - нормативно-правовые акты (протоколы): слушали, выступили, решили.
3.6.7.В документах допускаются сокращения, установленные действующими правилами орфографии, или когда сокращения являются официальными названиями учреждения, предприятия, организации, например: ГИБДД , Сбербанк, "Хакасэнерго".
3.7.Порядок снятия и выдачи копий с документов.
3.7.1.Копии с документов выдаются с разрешения администрации и только с тех
документов, которые были изданы в школе и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.
3.7.2.При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк школы, номер, дата, содержание и т. д.).
В правом верхнем углу копии пишется слово "Копия". При выдаче копии с копии следует писать "Копия с копии".
3.7.3.При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста
пишется "Верно", ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения.
При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять печать.
4. Контроль за исполнением документов.
4.1.Организация контроля.
4.1.1.Все поступающие на имя директора и в адрес школы документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.
4.1.2.Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины, осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля на базе ЭВМ.
4.1.3.Автоматизированному контролю подлежат приказы, решения советов,
положения, а также документы, поступающие на имя директора школы,
4.1.4.Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки".
· если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок;
· документы без указания срока исполнения - в месячный срок;
· если в документе имеется пометка "срочно", - то в трехдневный срок;
· поручения без указания конкретной даты исполнения - в месячный срок.
Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа.
5.Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции.
5.1.Вся корреспонденция, поступающая в университет, принимается и регистрируется делопроизводителем.
При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования.
Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в отделение связи.
Корреспонденция, получаемая под расписку (с нарочным, заказная и т. п.), регистрируется в журнале.
5.2.При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и
наличие вложенных документов.
При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.
5.3.Передача документов из одного структурного подразделения в другое
производится через делопроизводителя.
5.4.Документы, не требующие доклада руководству университета, направляются
делопроизводителем для исполнения сотрудникам школы.
Все поступившие документы должны докладываться руководству в день их поступления.
5.5.Получив документы на исполнение, сотрудник школы должен немедленно
ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного
исполнения.
5.6.Каждый сотрудник университета обеспечивает оперативность, качество
исполнения и сохранность документов.
5.7.Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство.
6.Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов.
6.1.Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по
составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению),
тиражированию и отправке.
6.2.До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание,
правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ
представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился
6.3.Документы, подписанные директором н документы,
подписанные
администрацией, адресованные в вышестоящие организации, регистрируются.
6.4.Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в
пределах школы.
6.5.Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.
7.Учет и хранение печатей, штампов и бланков.
7.1.Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, удостоверения
личности, командировочные и отпускные удостоверения, трудовые книжки.
7.2.Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах.
7.3.Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в
структурных подразделениях несут секретари или лица, ответственные за ведение
делопроизводства.
Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи.
7.4.Печати и штампы уничтожаются по акту.
7.5.Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.
8.Формирование дел.
8.1.Формирование дел - группировка исполненных документов в делах соответствии
с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.
8.2. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.
Распорядительные документы группируются е дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчет, и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
9.Оформление дел.
9.1. Дела школы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводитсяделопроизводителем.
9.2.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
· подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле;
· составление заверительной надписи дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях; не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.
10.Оперативное хранение документов и дел.
10.1.С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их
формирования.
Делопроизводитель несет ответственность за сохранность документов и дел.
Дела, находятся в рабочих комнатах, или в отведенных для них помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
10.2.Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится с
разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела.
Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
11.Передача дел в архив.
11.1.Для обеспечения сохранности документов в учебном заведении создается архив.
11.2.В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.
11.3.В своей деятельности архив руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России.
11.4.Дела постоянного срока хранения передаются в архив по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке; в исключительных случаях по решению руководства передаются в архив. Их передача, осуществляется по описям или номенклатурам дел.
11.5.Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом.
1. Настоящее Типовое положение разработано в соответствии с постановлением Совета Министров СССР от 13 октября 1981 г. N 986 "О порядке ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях".
На основе настоящего Типового положения министерствами и ведомствами СССР и Советами Министров союзных республик разрабатываются и утверждаются положения (инструкции) о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в соответствующих государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях, с учетом особенностей их деятельности.
2. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц.
Личную ответственность за состояние делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях несут их руководители. Они систематически проверяют порядок ведения делопроизводства в соответствующих государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях и принимают меры к совершенствованию этой работы.
3. Все поступающие в государственные органы, на предприятия, в учреждения и организации предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках ( прилагается) в день их поступления.
Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения предложения, заявления и жалобы, а также в других необходимых случаях.
При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации на регистрационно-контрольных карточках.
Регистрационный индекс предложения, заявления, жалобы указывается в регистрационном штампе, место проставления и форма которого определяются ГОСТом 6.39-72. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего предложения, заявления, жалобы (например, Д-401). Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность предложений, заявлений и жалоб граждан.
4. Повторным предложениям, заявлениям и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных предложений, заявлений и жалоб и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.
Повторными следует считать предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Предложения, заявления и жалобы одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же государственный орган, на одно и то же предприятие, в учреждение, организацию, учитываются под регистрационным индексом первого предложения, заявления, жалобы с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3).
5. Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек и картотек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по предложениям, заявлениям и жалобам и их анализа. Картотеки могут формироваться по расположенным в алфавитном порядке фамилиям лиц, от которых поступили предложения, заявления и жалобы, по тематике вопросов, затронутых в письмах.
6. Контроль за своевременным разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение писем и исполнение решений, принятых по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
Письма граждан, направленные в государственные органы, предприятия, учреждения, организации различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения предложения, заявления, жалобы, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на предложениях, заявлениях, жалобах в месте, установленном ГОСТом 6.39-72, проставляется штамп "Контроль" или знак контроля "К".
Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, жалобы, заявления. Решение о снятии с контроля предложений, заявлений и жалоб граждан принимают руководители и другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.
7. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и другие уполномоченные должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.
Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.
8. Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы государственных органов, предприятий, учреждений и организаций.
Материалы для анализа и обобщения подготавливают должностные лица, ведущие делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, и оформляют их в виде аналитических справок, которые представляются руководителям государственных органов, предприятий, учреждений и организаций ежегодно к 15 января. Аналитические справки текущего характера составляются по мере надобности.
9. Предложения, заявления, жалобы граждан должны быть возвращены после их разрешения должностным лицам, ведущим делопроизводство по предложениям, заявлениям, жалобам граждан, со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.
На каждом предложении, заявлении, жалобе после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
Предложения, заявления и жалобы граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел государственного органа, предприятия, учреждения, организации.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.
10. Государственные органы, предприятия, учреждения и организации осуществляют хранение и использование в справочных и других целях предложений, заявлений и жалоб граждан.
Ответственность за сохранность документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан возлагается на руководителей государственных органов, предприятий, учреждений и организаций и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.
Сроки хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан определяются утвержденными в установленном порядке перечнями документов, образующихся в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений и организаций. Как правило, устанавливается пятилетний срок хранения предложений, заявлений и жалоб граждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением. В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией государственного органа, предприятия, учреждения, организации может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан.
Решения экспертных комиссий об увеличении сроков хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и отборе их для хранения подлежат обязательному утверждению руководителями государственного органа, предприятия, учреждения, организации.
11. Дела, подлежащие постоянному, а также временному (свыше 10 лет) хранению, передаются в архив государственного органа, предприятия, учреждения, организации через год после завершения делопроизводства по ним. Дела, подлежащие временному хранению (до 10 лет включительно), передаются в архив по усмотрению руководителя государственного органа, предприятия, учреждения, организации.
По истечении установленных сроков хранения документы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.
