Случается, что работник совершает проступок, который он обязан обосновать, что делается по обыкновению в виде объяснительной записки. Стоит понимать, что сотрудник обладает определенным , и дача объяснений как раз входит в их перечень. То есть составление и подача объяснительной — это не обязанность, а добрая воля нарушителя, как бы странно это не звучало. Принудить его к таким действиям нельзя, иначе это будет считаться нарушением установленных норм.
О составлении акта и возможных последствиях отказа в от провинившегося работника расскажет сегодняшний материал.
Нормативное регулирование вопроса
Статья 193 Трудового кодекса России указывает на то, что в случае нарушения подчиненным своих трудовых или должностных обязанностей, он подлежит . Тем не менее, наказание не может быть применено без предварительной подачи объяснений на тему случившегося (в письменной форме, в двух экземплярах).
Провинившийся сотрудник должен подать такой документ в течение двух рабочих дней, в ином случае начальником будет составлен акт об отказе в даче (недаче) подобных объяснений.
Важные нюансы
Как ни странно, но просто отказаться от дачи объяснений вы не можете. Необходимо также составить письменное заявление об этом (пишем от руки). Что должен содержать такой документ:
- кому ( , имя и должность уполномоченного на прием таких документов лица);
- название документа, а именно «отказ от дачи письменных объяснений»;
- текст с указанием сути происшествия и оснований для отказа в дачи объяснений;
- дата составления отказа;
- должность, ФИО, подпись и ее расшифровку.
Ответственным органом при принятии этой бумаги проставляются ее входящий номер и дата регистрации в журнале.
Обратите внимание! Требовать от сотрудника объяснения вправе только работодатель (либо уполномоченное им на это лицо), но никак не другие сотрудники, будь-то даже глава отдела или предприятия.
Последствия отказа от дачи пояснений
Предоставление подобных сведений — воля провинившегося. За отказ его наказать не имеют права. Тем не менее гораздо разумнее все же их дать, ведь работодатель тогда может счесть причину «непотребного» поведения уважительной или хотя бы просто более лояльно отнесется к нерадивому подчиненному.
Нежелание же подавать объяснительную записку говорит, чаще всего, об отсутствия сожалений со стороны виноватого работника, тем самым провоцируя начальника на . Обычно такое возможно в трех формах, а именно:
- замечание;
Акт об отказе писать объяснительную
По обыкновению акт об отказе писать объяснительную (далее по тексту — Акт) составляется руководителем отдела (подразделения), за которым закреплен нарушитель дисциплины, в присутствии свидетелей-сотрудников (не менее двоих, обычно и — но можно привлечь и других работников).
Не существует единого унифицированного законодательно образца составления Акта, поэтому обычно допустима либо произвольная форма составления, либо заполнение по шаблону, принятому внутри организации. Тем не менее есть и обязательные пункты документа, а именно:
- дата, место оформления, номер бумаги;
- название фирмы;
- должность, ФИО работника-нарушителя;
- состав комиссии, которая удостоверяет отказ;
- причина-нарушение, требующая указанных объяснений;
- ссылки на соответствующие нормы законодательства.
Могут быть указаны и иные важные сведения и факты. Ограничений по объему текста в Акте не существует.
Факт отказа от дачи объяснений предполагает, что сотрудник проблемный и может доставить немало неприятностей организации. Грамотное составление акта гарантирует успех при возможных судебных разбирательствах. Читайте о правилах оформления документа, скачайте готовый образец
Из этой статьи вы узнаете:
Как составить акт об отказе писать объяснительную записку
Утвержденной формы акта об отказе работника от дачи письменного объяснения в 2019 году нет. Каждая организация составляет его в свободной форме, либо по форме, оговоренной в ЛНА предприятия. Однако, существует определенный набор сведений, которые должны быть в нем отражены.
Сам факт отказа от дачи объяснений предполагает, что сотрудник проблемный и в будущем может доставить немало неприятностей организации. Грамотное, полное и достоверное составление документа гарантирует успех при возможных судебных разбирательствах.
В акте об отказе в даче объяснений должны содержаться:
- наименование документа;
- номер, дата, место издания;
- основание для составления (акт или служебная записка о факте нарушения);
- сведения о провинившемся сотруднике – ФИО, должность;
- состав комиссии, присутствовавшей при составлении акта;
- подробное описание дисциплинарного проступка;
- ссылка на ст. 193 ТК РФ, в соответствии с которой руководство компании рассчитывает на получение от сотрудника объяснений;
- причина отказа (если она была указана);
- пометка, что документ составлен в 2-х экземплярах, один из которых передан работнику;
- должности и подписи лиц, составивших акт.
Обратите внимание
Формулировки должны быть лаконичными и максимально понятными. Например: «Комиссией в составе (перечень с ФИО и должностями) составлен настоящий акт о том, что сотруднику (ФИО, должность) было предложено уведомлением № 07 от 14 мая 2018 года предоставить письменные объяснения по факту (дата и суть дисциплинарного нарушения), как того требует ст. 193 ТК РФ. По состоянию на 17.05.2018 г. соответствующая объяснительная записка сотрудником не предоставлена».
Составленный акт предлагается подписать провинившемуся работнику, вероятнее всего, он откажется, и тогда в документе делается соответствующая отметка «Подписать отказался». Печатью протокол можно не заверять. Структура акта не регламентирована, приведенный пример можно дополнять, исходя из каждой конкретной ситуации.
В каких случаях требуется
В случае допущения работником дисциплинарного проступка, первым делом его непосредственный начальник (служебную записку) о факте нарушения. Документ, помимо составителя, подписывается также двумя сотрудниками, бывшими свидетелями инцидента. Акт передается руководителю предприятия, и тот, в свою очередь, имеет право потребовать объяснений от проштрафившегося сотрудника, направив ему письменное уведомление.
Обычно оформляют два экземпляра: один остается у работника, на другом он проставляет отметку об ознакомлении и возвращает отправителю. Объяснительная записка дает нарушителю шанс если не полностью реабилитировать себя и избежать наказания, то хотя бы снизить степень вины и, как следствие, взыскания.
Однако, сотрудник эти объяснения давать не обязан, и по разным причинам может отказаться от написания объяснительной записки. В таком случае спустя два дня (на третий) работодатель имеет право зафиксировать этот отказ в соответствующем акте. Суть акта об отказе в даче объяснений проста: он доказывает факт дисциплинарного нарушения и отсутствия раскаяния со стороны работника. На основании акта руководитель предприятия принимает меры по его наказанию:
- замечание;
- выговор;
- увольнение.
Для применения к сотруднику дисциплинарного взыскания любой степени руководителю необходимо иметь на руках либо объяснительную записку от него, либо акт об отказе от объяснений – только тогда наказание будет законным.
Очевидно, что отказ от дачи объяснений усложняет и без того непростую ситуацию. В большинстве случаев, если дело доходит до составления акта, инцидент . В таком случае этот документ станет одним из оснований доказательств вины сотрудника и будет фигурировать в приказе об увольнении в качестве основания.
Обратите внимание
Кто составляет
Законодательно не оговорено, кто отвечает за составление акта об отказе от объяснительной записки. Однако, как показывает практика, на большинстве предприятий (в том числе и тех, кто имел успешный опыт в оспаривании в суде претензий по незаконному увольнению) целесообразнее всего создать специальную комиссию для удостоверения факта отказа от объяснений.
В каждой организации состав комиссии определяется индивидуально, но обычно это не менее трех человек. Можно формировать комиссию по аналогии с аттестационной, в соответствии со ст. 82 Трудового Кодекса. Логично включить в комиссию таких сотрудников:
- выявивших факт нарушения – обычно это непосредственный руководитель нарушителя;
- представителя отдела кадров;
- коллег – свидетелей факта нарушения (но они обычно не изъявляют особого желания участвовать в комиссии);
- представителя профсоюзной организации (в обязательном порядке, если на предприятии функционирует профсоюз);
- незаинтересованное лицо – юриста или секретаря организации.
Все члены комиссии обязаны поставить свои подписи с расшифровкой под составленным актом.
Обратите внимание
Можно не привлекать руководителя предприятия к участию в комиссии. Он, разумеется, может в ней участвовать, но строгой обязательности в этом нет. Достаточно того, что работодатель получит уже составленный акт и на его основании может издавать распоряжение о дисциплинарном взыскании .
Сколько хранить
Этот документ относится к внутренней документации предприятия, на него распространяются те же правила хранения, что и на прочие подобные документы организации. Срок хранения – не менее трех лет, если более продолжительный период не предусмотрен внутренними нормативно-правовыми актами компании.
В случае совершения служащим противоправных действий или любых нарушений работодатель вправе затребовать письменное разъяснение ситуации. В этом случае составляется объяснительная записка. Однако, не все знают, как именно ее грамотно составить, что следует указывать и в какие сроки она должна быть написана.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :
Что из себя представляет объяснительная записка?
Объяснительная записка является внутренним документом компании. Она служит для изложения определенных событий, характер которых носит неопределенный характер. Этот документ помогает осветить причинно-следственную связь в каком-либо деле, произошедшем на предприятии.
Как правило, последствия случившегося носят негативный характер . Чтобы определить степень вины всех участников события, работодатель (или любой начальник в компании) может затребовать написание объяснительной записки.
Составитель данного документа просто излагает суть произошедшего, не делая никаких выводов . Задача автора объяснительной осветить ситуацию со своей точки зрения, донести до руководства возможные причины, приведшие к негативным последствиям .
Не стоит путать объяснительную записку с пояснительной. Последняя пишется в качестве приложения к какому-либо проекту, когда нужно дать более детальную характеристику одному из документов. Объяснительная же записка часто носит форму оправдательного характера . Ее написание руководство может затребовать в случае какой-либо провинности работника.
В каких случаях пишется?
Согласно ст. 193 Трудового Кодекса РФ работодатель имеет право возложить на работника дисциплинарное взыскание за какой-либо проступок. В качестве наказания сотрудник может получить замечание, выговор или же быть уволен.
Чтобы мера наказания носила справедливый характер, работодатель обязан разобраться в произошедшем и понять причины, приведшие к нежелательным последствиям. Именно для этого и составляется письменное разъяснение работником, виновном в сложившихся обстоятельствах.
Зачем нужна объяснительная записка читайте у нас в
.
Обстоятельствами, приведшими к нарушению трудовой дисциплины , могут являться следующие ситуации:
- опоздание на работу,
- прогул,
- невыполнение плана продаж,
- нарушение правил безопасности на рабочем месте,
- невыполнение своих обязанностей, поручения руководителя, что повлекло за собой негативные последствия,
- нахождение на рабочем месте под влиянием алкоголя или наркотиков,
- сокрытие какой-либо информации,
- халатное поведение на производстве, повлекшее за собой травмы других сотрудников или какие-либо нарушения в работе,
- указание неверных данных в деловых документах,
- потеря или повреждение корпоративного имущества,
- растрата вверенных средств предприятия.
Причины, повлекшие за собой не желательные последствия, могут быть как уважительные, так и нет. Работодатель самостоятельно решает, насколько сильно виновен сотрудник в случившемся и какую меру наказания к нему применить .
Сроки написания
Объяснительная записка составляется по письменному требованию руководства. После обнаружения проступка работника руководитель в этот же день должен предъявить своему сотруднику требование о предоставлении разъяснений случившего в письменном виде.
При этом в требовании желательно запросить виновника инцидента поставить подпись либо напротив даты получения уведомления, либо напротив пункта об отказе писать объяснительную записку. Таким образом будет документально установлена точная дата получения работником требования.
На написание объяснительной законодательством отводится два рабочих дня . Срок этот отсчитывается не со дня совершения проступка, а со дня получения работником требования. При этом важно понимать, что считаются именно рабочие дни, а не календарные.
Например, сотрудник получил уведомление в пятницу, соответственно свою записку с изложением произошедших событий он должен сдать руководству во вторник. Если бы он получил требование в понедельник, то сроком сдачи объяснительной будет являться среда.
На чье имя адресовать?
В связи с тем, что объяснительная записка является внутренним трудовым документом, то в каждой компании оговариваются правила предоставления деловых бумаг правилами внутреннего трудового распорядка.
Как правило, подобная документация составляется на имя того человека, кому подчиняется сотрудник, т.е. либо на имя непосредственного начальника, либо на имя генерального директора компании .
Если в локальных нормативных актах не указаны иные подчинительные связи, то записка составляется на имя непосредственного руководителя сотрудника.
Однако, генеральный директор компании может издать отдельный акт , в котором назначит специального председателя комиссии по расследованию случившегося инцидента. В этом случае, вся документация пишется на имя председателя.
Порядок оформления и содержание текста
Единая форма написания данного документа не утверждена законом, поэтому в компаниях используются внутренние бланки. Если говорить о том, стоит ли от руки или на компьютере, то оба варианта будут верными. Однако, некоторые работодатели требуют именно рукописное свидетельство произошедшего от своих сотрудников.
Это связано с тем, что в случае попадания дела в суд, невозможно будет оспорить авторство записки. Если же она будет составлена на компьютере, то по одной подписи графологической экспертизе будет либо сложно, либо и вовсе невозможно определить подлинность документа. В этом случае работник может оспорить текст , заявив, что подписал его по принуждению.
Во избежание подобных трудовых споров в напечатанном тексте от руки желательно указывать:
- полные имя, фамилию и отчество,
- личную подпись,
- название должности сотрудника.
Как вся деловая переписка, записка имеет некоторые обязательные стандарты оформления. Структура документа может выглядеть следующим образом:
Важно проследить, чтобы записка была принята под роспись с указанием даты и должности сотрудника, кто ее получил.
Если работник будет не согласен с решением руководства, он может оспорить его действия в следующих инстанция :
- трудовая инспекция,
- прокуратура,
Либо внутри предприятия созвать комиссию по трудовым спорам и рассмотреть дело. В сложных ситуациях работнику необходимо предоставить все документы, а самое главное, аргументированно представить в письменном виде данные в свое оправдание.
Примеры
В реальной жизни редко случаются экстраординарные ситуации. Наиболее частой причиной написания оправданий в свой адрес на работе являются семейные обстоятельства.
Образец объяснительной записки по семейным обстоятельствам скачивайте .
Очень часто написание объяснительной записки вызывает затруднение. Никому не хочется получить дисциплинарное взыскание и открыто признавать свою вину или же доказывать свою непричастность.
Какие бы ни были причины, важно правдиво описать свою точку зрения. В связи с тем, что шапка и заголовок носят неизменный характер, приводим различные примеры изложения событий самого текста объяснительной:
Если служащий отказывается назвать причину своего проступка, он может обратиться к руководству с просьбой отнестись к его ситуации с пониманием в виду его предыдущих заслуг:
«9 марта 2015 года я опоздала на работу на 1 час по личным причинам, которые не могу озвучить. Я прошу вас учесть, что за 5 лет службы я никогда не опаздывала более, чем на 10-15 минут, свою работу всегда выполняю исправно и уже второй год являюсь лучшим продавцом по результатам года».
Сотрудник может иметь собственное мнение касательно произошедших событий . Важно его донести до руководства:
«Начальник группы Яковенко В.М. дал мне задание составить план продаж на январь 2016 года. В связи с тем, что составление планов не входит в мои непосредственные обязанности в соответствии с Должностной инструкцией, утвержденной генеральным директором от 10.05.2004 года, я от данного задания отказался.
Вместо этого я выполнял свои непосредственные обязанности, а именно уехал на встречу с ключевым клиентом ИП Антонюк, в ходе которой заключил с ним договор о пролонгации наших услуг на следующий календарный год».
Может так случится, что сотруднику помешали выполнить свои трудовые обязанности третьи лица . Пример разъяснения о невыполнении плана может выглядеть так:
«Я, Макаров Андрей Николаевич, хочу донести до сведения руководства, что невыполнение плана связано в том числе с банкротством нашего ключевого клиента ООО «Оазис».
Данная компания серьезно повлияла на распространение негативных слухов о нашей фирме в ведущих СМИ города, распространяя информацию, что мы не смогли оказать им вовремя юридические услуги.
В связи с этим от услуг нашей компании отказались несколько клиентов, которые находились в моей юрисдикции, а также новые клиенты не желают подписывать с нами договора. Прошу вас опровергнуть слухи о нашей не компетенции и халатном отношении к клиентам».
Когда и как составляется акт об отказе писать объяснительную записку?
Согласно законодательству, прежде, чем вынести сотруднику дисциплинарное взыскание, руководитель обязан запросить у него объяснение сложившийся ситуации.
Если же работник по каким-либо причинам отказался написать объяснительную записку, то с целью соблюдения закона должен быть составлен акт об отказе. Данный документ составляет специально собранная комиссия.
В ее состав могут входить служащие данной компании. Количество человек, входящих в комиссию, не должно быть менее трех . Это может быть руководитель фирмы и ее работники.
Акт является также внутренним документом , поэтому каких-либо закрепленных в законодательстве форм не существует. Как и все деловые документы, акт составляется в соответствии с внутренним регламентом компании, либо в произвольной форме с соблюдением правил деловой переписки.
Образец акта об отказе написать записку вы найдете .
Многие боятся писать объяснительные записки, даже если совершенно не виноваты в ситуации. Этого не стоит делать. Важно подойти к написанию этого документа со всей ответственностью, т.к. в последствии события могут принять совершенно неожиданный оборот.
А вот документально закрепленные факты написания объяснительной помогут грамотно разрешить любые сложные ситуации как работодателю, так и сотруднику. Тем более, что чаще всего этот документ помогает сотруднику избежать не желательного наказания .
Посмотрите видео и возможно вы узнаете еще что-нибудь интересное по этой теме:
Акт об отказе писать объяснительную — документ, используемый работодателями для обеспечения легитимности применения различных дисциплинарных мер (вплоть до увольнения) в ответ на нарушения сотрудниками трудовой дисциплины. Каким образом составляется данный документ, расскажем в нашей статье.
Отказ от дачи объяснений сотрудником: порядок действий работодателя
В целях поддержания трудовой дисциплины работодатели вправе налагать на сотрудников дисциплинарные взыскания в порядке, установленном ст. 192 НК РФ. Так, в ответ на неисполнение или некорректное исполнение обязанностей работником работодатель вправе:
- высказать ему замечание;
- объявить выговор;
- уволить сотрудника.
Возможно также применить иные меры дисциплинарного взыскания, установленные для тех или иных категорий работников отдельными законодательными актами (например, ФЗ «О государственной гражданской службе» от 27.07.2004 № 79-ФЗ или «О службе в органах внутренних дел» от 30.11.2011 № 343-ФЗ).
Однако перед тем как применить дисциплинарное взыскание, работодатель обязан затребовать от сотрудника объяснение относительно совершенного действия или бездействия в письменном виде. Если сотрудник не предоставил его в течение 2 рабочих дней, работодатель должен составить акт, свидетельствующий об этом (абз. 1 ст. 193 ТК РФ).
Данный акт чаще всего применяется в качестве документа, подтверждающего наличие оснований для увольнения сотрудника в соответствии с п. 5 ст. 81 ТК РФ: освобождение от должности вследствие неоднократного нарушения своих трудовых обязанностей при наличии дисциплинарного взыскания.
Предоставив объяснительную, сотрудник может убедить работодателя не налагать взыскание. Но отсутствие такого документа не может быть препятствием для применения данной дисциплинарной меры работодателем (абз. 2 ст. 193 ТК РФ).
Оформляем акт об отказе от объяснительной: кто составляет и подписывает документ
Законодатель не определяет перечень лиц, уполномоченных составлять и подписывать акт об отказе от объяснительной. Однако исходя из логики его применения как одного из документов, закрепляющих основания для увольнения сотрудника, можно сделать вывод, что составлять и подписывать его должны 2 группы лиц:
- Во-первых, сотрудники, которые выявили факт нарушения работником трудовой дисциплины и обязали его предоставить объяснительную. Как правило, это его непосредственный руководитель, а также представитель кадровой службы. При этом данные сотрудники выполняют обе функции — составляют и подписывают соответствующий акт.
- Во-вторых, комиссия, формируемая аналогично той, которая аттестует сотрудников в целях определения соответствия/несоответствия их квалификации занимаемой должности. В данном случае цель комиссии — удостоверить тот факт, что составители акта зафиксировали отказ работника от написания объяснительной о совершенном им нарушении трудовой дисциплины. Таким образом, комиссия визирует рассматриваемый акт, заверяя корректность формулировок составителей документа.
В соответствии с абз. 3 ст. 82 ТК РФ в состав аттестационной комиссии должен входить представитель профсоюзного органа (если работники фирмы состоят в профсоюзе). В составе комиссии, удостоверяющей отказ сотрудника от дачи объяснений, присутствие представителя профсоюза также желательно.
Таким образом, акт должен быть составлен:
- руководителем отдела кадров предприятия;
- непосредственным руководителем сотрудника.
В свою очередь, акт должен быть подписан теми же лицами, а также:
- членами комиссии, сформированной по аналогии с аттестационной;
- представителем профсоюзного органа.
Кроме того, документ должен подписать сам сотрудник. При этом если он отказывается ставить подпись на документе, руководителю отдела кадров рекомендуется вписать от руки в то место, где должна стоять подпись сотрудника, фразу: «Отказался подписывать».
Либо можно включить в структуру акта специальный блок, где будет фраза: «От проставления подписи в настоящем документе отказался», а также место для указания Ф. И. О., должности руководителя кадровой службы и его подписи. Данный блок можно расположить рядом с тем, где должна стоять подпись сотрудника.
Структура акта об отказе от объяснительной
Структура рассматриваемого документа не определена ни в одном из действующих НПА. Но если следовать сложившейся практике кадрового менеджмента в российских фирмах, желательно отразить в структуре документа:
- его наименование: «Акт об отказе от написания объяснительной»;
- сведения о сотруднике, отказавшемся писать объяснительную (Ф. И. О., должность);
- дату составления документа;
- время его подписания;
- Ф. И. О. и должности составителей акта, а также членов комиссии, удостоверяющей сведения составителей акта;
- текстовый блок, где изложить суть ситуации, которая потребовала дачи сотрудником объяснений, а также тот факт, что по истечении 2 дней работник не предоставил объяснительную;
- блок подписей членов комиссии, составителей акта, а также работника (либо отметки руководителя кадровой службы об отказе работника подписать документ).
Наибольшую сложность при составлении акта вызывает, как правило, предпоследний пункт, где приводится суть инцидента. Рассмотрим его подробнее.
Составляем акт об отказе от объяснительной: как отразить факты по существу
Как мы определили выше, акт об отказе от объяснительной составляется руководителем сотрудника, допустившего нарушение дисциплины, и представителем кадровой службы. Соответственно, суть произошедшего инцидента излагается от лица данных специалистов.
Однако при этом есть нюанс: составители акта должны указать, что факты, отражаемые в документе, удостоверяются специальной комиссией. Проще всего сделать это, переложив полномочия по составлению акта на комиссию посредством включения в документ фразы о том, что комиссия составила настоящий акт, подтверждающий, что:
- в присутствии составителей акта (с указанием их Ф. И. О. и должностей) такого-то числа работнику было предложено дать объяснение в письменном виде по поводу дисциплинарного проступка, например опоздания на работу на час;
- по состоянию на такую-то дату работник, как того требует ст. 193 ТК РФ, соответствующую объяснительную не предоставил.
Сразу после текстового блока можно указать Ф. И. О. и должности составителей акта, комиссии, самого работника, а также проставить их подписи.
Итоги
Акт об отказе в даче объяснительной в большинстве случаев составляется для обеспечения правомерности увольнения сотрудников, допускающих дисциплинарные проступки и некорректно выполняющих свои трудовые обязанности. То есть для законной реализации работодателем возможности освободить сотрудника от занимаемой должности на основании п. 5 ст. 81 ТК РФ.
Рассматриваемый акт должен удовлетворять следующим основным критериям:
- указаны даты событий, повлекших необходимость в составлении объяснительной;
- отражена суть допущенного работником проступка;
- имеется отметка о том, что сотрудник не предоставил, как того требует ст. 193 ТК РФ, объяснительную в срок.
Кроме того, факты, отраженные в документе, должны быть корректно заверены — комиссией, в состав которой желательно включить представителя профсоюза, а также сотрудниками, зафиксировавшими нарушение работником трудовых обязанностей.
Структуру акта об отказе в предоставлении объяснительной, рассмотренную нами, нельзя считать закрытой. Она не регламентирована какими-либо НПА и потому может быть любым способом откорректирована и дополнена исходя из пожеланий компетентного специалиста кадровой службы предприятия.
Ознакомиться с иными особенностями кадрового менеджмента на предприятиях РФ вы можете в статьях:
Мнения людей совпадают достаточно редко. А что касается рабочих отношений – еще реже. И особенно остро в организациях обсуждается вопрос наложения дисциплинарного взыскания. Зачастую, чтобы не получить в личное дело порочащую репутацию запись, работники отказываются писать объяснительную по факту своего проступка. Считая, что тем самым уберегут себя от ответственности. Здесь на помощь работодателю и приходит документ, под многоговорящим названием «Акт об отказе писать объяснительную записку». О тонкостях его разработки читайте далее.
В каких случаях можно составлять акт
Трудовой Кодекс не зря является основополагающим документом в оформлении рабочих отношений. Безусловно, большинство норм в нем истолковано в пользу сотрудника, однако также много посвящено и правам работодателя. Одна из таких закреплена в статье 193 нормативного акта. Она позволяет руководителю фирмы в отношении кадров использовать один из видов дисциплинарной ответственности:
- Замечание:
- Выговор;
- Увольнение.
В вопросе назначения наказания, как и в любом другом, обязательным условием является документальное подтверждение факта несоблюдения условий трудового договора. К примеру: не явка на работу или отказ ее выполнять. Этим самым подтверждение выступает объяснительная записка. Документ, в котором сотрудник указывает сам факт – совершенный проступок и излагает его причины.
Основываясь на тяжести совершенного нарушения и учитывая обоснованность поступка, работодатель принимает решение о назначении наказания.
Однако не все работники на предприятиях являются ответственными и законопослушными гражданами. Многие отказываются писать объяснительные записки в надежде, что наказание минует их – у начальника на руках отсутствует документ, подтверждающий их провинность.
В подобных случаях, на помощь начальнику в борьбе за трудовую справедливость и приходит документ: «Акт об отказе писать объяснительную записку».
Кто может инициировать составление документа
Трудовым кодексом не определен перечень лиц, составляющих акт, в случае отказа работника писать объяснительную. Можно предположить, что раз подобный документ является поводом для наложения дисциплинарного наказания, то и инициатором его составления будет выступать лицо, занимающееся реализацией кадровой политики. По общему принципу «Акт об отказе писать объяснительную записку» составляет руководитель, либо лицо, исполняющее его обязанности
. В зависимости от масштабов предприятия, им может быть, как начальник, так и главный менеджер структурного подразделения
, в котором трудится провинившийся работник.
Помимо этого, принять участие в разработке документа должен руководитель отдела кадров.
Чтобы документ считался действительным , свою лепту в дело его составления должны внести и сотрудники предприятия. Из нескольких человек формируется комиссия , которая своей подписью заверяет подлинность документа и обоснованность претензий к работнику со стороны начальства.
Она формируется так же, как аттестационная, в соответствии со статьей 82 Трудового Кодекса.
Если работник, в отношении которого планируется составить акт, состоит в профсоюзе, необходимо пригласить ко всему прочему и представителя этого органа.
Таким образом, перечень лиц, составляющих «Акт об отказе писать объяснительную записку» выглядит следующим образом:
- Руководитель;
- Начальник отдела кадров;
- Члены комиссии;
- Представитель профсоюза.
Участвовать в его составлении должны не менее 3 лиц .
Требования и правила документального оформления
Закон не предъявляет серьезных требований к составлению акта. Он должен соответствовать ГОСТу и быть информативным. Бумага, на которой выполняется документ, может быть, как обычной, так и фирменной. Обязанности проставлять печать отсутствуют.
- Сверху справа на документе располагаются данные об организации, ее наименование и юридический адрес.
- Чуть ниже, посередине, прописывается наименование документа: «Акт об отказе писать объяснительную записку». Также он может называться и «Акт об отказе в предоставлении объяснений» — четкой регламентации нет.
- Далее указывается место и дата разработки документа. Справа и слева, соответственно.
- Основная часть акта рассказывает о причине его составления . Что сегодня, в присутствии свидетелей, работник отказался дать объяснения по факту нарушения трудовых правил, а также чем он мотивировал свой отказ. При этом, указываются полные имена и должности свидетелей, а также сотрудника, в отношении которого документ составляется. Обязательное условие-ссылки на нормативно-правовые акты. В данном случае, часть 1 статьи 193 Трудового Кодекса.
- Заключительная часть — подписи сторон. Сначала свидетелей, о том, что в документе все указано верно. Затем инициатора составления акта-руководителя или начальника.
Также рекомендуют дополнить документ подписью работника, в отношении которого он составляется. Она выступит подтверждением, что сотрудник с актом был ознакомлен. И согласен продолжать борьбу за дисциплинарную неприкосновенность.
Если работник откажется подписывать документ, в этой графе проставляется соответствующая отметка.
Акт должен быть составлен по истечении двух дней с момента отказа работником писать объяснительную. Однако, если сотрудник дал понять, что в его планы не входит составление объяснительной, акт можно разрабатывать в первый же день.
Зачем нужна объяснительная
Чтобы доказать факт несоблюдения условий трудового договора в праве существует такое понятие как «объяснительная записка». В ней работник указывает причины своего проступка . Однако не каждое, к примеру, опоздание происходит от безалаберности. Бывают и объективные причины, такие как болезнь или действия непреодолимой силы. Чтобы не допустить наказания невиновных, беспричинного обвинения сотрудников и наложения нескольких взысканий за один и тот же проступок, все факты фиксируются документально .
Объяснительная записка составляется по требованию руководителя. Причиной может стать любое нарушение норм права — от пятиминутного опоздания до прогула работы. Однако, как показывает практика, в основном объяснительные записки составляются по факту серьёзных рабочих огрехов. Она становится его документальным подтверждением и своеобразным чистосердечным признанием работника. При ее наличии руководитель имеет полное право назначить сотруднику дисциплинарное наказание . Чтобы не получить порочащую репутацию запись в личное дело, многие работники отказываются составлять объяснительную. Этот факт также фиксируется, но уже другим документом — актом.
Его главная задача-доказать факт нарушения трудовых норм. Иначе, при отсутствии объяснительной, работодателю было бы невозможно доказать факт неисполнения сотрудником своих обязанностей. А значит, и применить соответствующие меры, регламентированные статей 81 Трудового кодекса.
Обычно акт является поводом применения статьи 192 Трудового Кодекса.
Акт станет подтверждением обоснованности применения работодателем мер в отношении сотрудника в суде. Он станет подтверждением факта неисполнения им порученных обязанносте й. Поэтому рекомендуют составлять его по факту каждого отказа писать объяснительную.
Срок хранения
«Акт об отказе писать объяснительную записку» является внутренним документом предприятия . В некоторых случаях даже причиной увольнения сотрудника. Поэтому и правила хранения к нему применяются такие же, как и к остальным документам фирмы. К примеру, предельный срок — не меньше трёх лет.
Также фирма может устанавливать и более продолжительный промежуток времени. Но у трудовых споров достаточно короткий срок давности и в некоторых случаях его хранение бессмысленно.
