Ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не обязывают покупателя заполнять все реквизиты, предусмотренные в разработанной (применяемой) контрагентом форме документа, при условии, что заполнены все обязательные для первичного документа реквизиты.
При наличии в накладной по форме ТОРГ-12 только одной подписи ответственного лица, получившего товар, в частности, в графе «Груз получил грузополучатель», мы не видим каких-либо негативных налоговых последствий для покупателя, которому товар доставляется силами поставщика.
В соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
При этом ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ установлено, что формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. То есть с 1 января 2013 года отменена обязанность применять в учете унифицированные формы первичных документов, за исключением тех, которые установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании федеральных законов (см. также информацию Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).
Вместе с тем экономический субъект не лишен права в качестве первичных документов (или основы для их разработки) использовать унифицированные формы первичных документов, которыми он пользовался ранее, утвердив эти формы в своей учетной политике (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организаций» (ПБУ 1/2008), утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).
Хотим обратить внимание, что решение о том, каким первичным документом оформлять отгрузку товара, принимает именно поставщик, а не покупатель (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 2.1.2 Методических рекомендаций по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утверждены письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5)).
Покупателю же в целях принятия к бухгалтерскому учету документа, оформленного контрагентом, следует оценить его на наличие обязательных реквизитов первичного учетного документа, перечисленных в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Включение в форму документа иных, дополнительных, реквизитов - это право, а не обязанность экономического субъекта (п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).
Как следует из вопроса, в рассматриваемом случае поставщик в качестве первичного документа для отгрузки товара использует унифицированную форму ТОРГ-12, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». Этим же постановлением утверждены и Указания по ее заполнению, в соответствии с которыми товарная накладная по форме ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.
При этом ни одним нормативным документом, в том числе и Указаниями, не разъясняется порядок заполнения реквизитов формы ТОРГ-12, предусматривающей со стороны покупателя две подписи: «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель».
Как указано в постановлении Президиума ВАС РФ от 18.10.2005 № 4047/05, данные первичных документов, составляемых при совершении хозяйственной операции, в том числе о лицах, осуществивших операции по отправке, перевозке и приему груза, должны соответствовать фактическим обстоятельствам.
Согласно п. 1 ст. 509 ГК РФ поставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки (передачи) товаров покупателю, являющемуся стороной договора поставки, или лицу, указанному в договоре в качестве получателя.
По нашему мнению, независимо от того, каким образом осуществляется поставка товара, в графе «Груз получил грузополучатель» должна стоять подпись лица, являющегося конечным получателем (покупателем) по данной накладной. В то время как заполнение графы «Груз принял» зависит от того, каким образом приобретенные товарно-материальные ценности доставляются покупателю, учитывая, что доставка товара может быть осуществлена силами поставщика (продавца), получателя (покупателя) или третьим лицом (ст. 458, 510 ГК РФ).
На наш взгляд, графу «Груз принял» следует рассматривать в совокупности со строкой «По доверенности № ____ от ______, выданной ____». То есть в данных строках должна содержаться информация о лице, которое фактически получило товар. Например, если грузополучатель поручает третьему лицу получить (доставить) товар, то в графе «Груз принял» должно быть указано лицо, которому грузополучателем поручено на основании доверенности принять товарно-материальные ценности.
В случае, когда по договору поставки доставка осуществляется силами поставщика, а приемка-передача товара производится на территории покупателя, ответственное лицо покупателя при получении товара может поставить свою подпись в графе «Груз принял» наряду с подписью в графе «Груз получил грузополучатель» накладной по форме ТОРГ-12. Однако, по нашему мнению, подпись в графе «Груз принял» при таких обстоятельствах не обязательна (см. также постановления Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.06.2015 № 16АП-2047/15, Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 11.09.2014 № 12АП-6229/14).
Более того, полагаем, что само по себе отсутствие любой из указанных подписей не может служить основанием для непринятия ТОРГ-12 к бухгалтерскому учету покупателем, если фактически приемка товара осуществляется одним лицом.
Поясним. На основании п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ подпись лица, совершившего сделку (операцию) и ответственного за ее оформление, либо лица, ответственного за оформление свершившегося события (с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этого лица), относится к обязательным реквизитам первичного документа. По нашему мнению, наличие любой из рассматриваемых подписей будет достаточным для выполнения этого требования. При этом, повторимся, при приемке товара непосредственно на складе покупателя более правильным считаем наличие подписи ответственного лица, принявшего товар, в графе «Груз получил грузополучатель».
Закон № 402-ФЗ (как и иные нормативные документы по бухгалтерскому учету) не обязывает экономический субъект заполнять все реквизиты, предусмотренные в разработанной (применяемой) контрагентом форме документа, которым оформляется операция, при условии, что заполнены все обязательные реквизиты первичного документа. Сам по себе факт незаполнения каких-либо граф (строк), предусмотренных формой документа, не влечет его недействительность.
Отметим, что ранее в соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы могли приниматься к учету, если они были составлены только по унифицированной форме (для документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации). При этом в письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257 указывалось на недопустимость незаполнения реквизитов, предусмотренных в унифицированных формах первичных учетных документов. Однако с отменой обязанности применять для учета унифицированные формы считаем неактуальными и указания Росстата.
В свою очередь налоговый учет, указывая на необходимость наличия первичных документов, не регламентирует порядок их оформления, отсылая к нормам законодательства по бухгалтерскому учету (в частности п. 1 ст. 11, п. 1 ст. 54, п. 1 ст. 172, п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ).
Учитывая изложенное, в данном случае мы не видим каких-либо негативных налоговых последствий для покупателя при наличии в форме ТОРГ-12 только одной из подписей, в частности, в графе «Груз получил грузополучатель», при отсутствии подписи ответственного лица в графе «Груз принял». Поскольку такое оформление первичного документа соответствует как фактическим обстоятельствам, так и бухгалтерскому законодательству.
Имеющаяся судебная практика, рассматривающая налоговые споры, связанные в том числе с порядком оформления накладной по форме ТОРГ-12, относится к периоду, когда применение унифицированных форм было обязательным. Кроме того, споры возникают в случае возникновения у контролирующих органов сомнений в реальности совершения операции - поставки товара. В связи с чем не можем исключить вероятности, что при выявлении факта совершения налогового правонарушения (получения необоснованной налоговой выгоды (см. постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53)) отсутствие какой-либо из предусмотренных формой ТОРГ-12 подписей может приниматься во внимание в совокупности с иными обстоятельствами, указывающими на нереальность операции.
Процесс купли продажи, особенно в деятельности хозяйствующих субъектов, сопровождается множеством «бумажек», которые, тем не менее, важны для оформления операций.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Описание документа
Предназначение
Начиная разговор о ТОРГ-12, следует понять, что это? Данный документ специально разработан для применения в первичном бухгалтерском учете. Она была принята постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132. Большинство ведущих бухгалтеров используют данный документ в своей практике из-за его простоты и удобства отражения данных.
Для чего она нужна? Ее применяют в торговле для отпуска продукции. Предприятие-продавец товара предоставляет сей документ как подтверждение факта продажи ТМЦ организации покупателю.
При совершении операции по передаче товара (на бумажном носителе) используется два экземпляра ТОРГ-12. Первый экземпляр необходим для того, чтобы произвести списание ТМЦ со склада продавца. Второй же является основанием для оприходования поступивших ценностей на склад покупателя.
Основные реквизиты
Правильно оформленный документ включает в себя следующие реквизиты:
- Наименование организаций, заключающих сделку, используемые ими банковские счета для осуществления расчета за поставленный товар, юридический и фактический адрес, ИНН, КПП и контактный номер телефона.
- В документе обязательно фиксируется дата отгрузки и номер, присвоенный транспортной накладной, сопровождающей груз, подтверждающий законность осуществления данной сделки.
- В графах «отпуск груза разрешил» и «отпуск груза произвел» обязательно ставятся подписи лиц, ответственных за совершение операции, непременно с расшифровкой и должностью. Далее информацию заверяют оригинальной печатью, если таковая есть.
- Необходимо указать информацию о доверенности сотрудника, принявшего груз к перевозке (фиксируют номер, когда, кем и кому была выдана).
- Подпись лица, которому была выписана доверенность, его расшифровка и официально занимаемая должность в организации.
- Как обязательный реквизит значится содержание хозяйственной операции, отраженное в количественном и денежном эквиваленте.
С 01.01 2013 возможно использовать в работе накладную, отличающуюся по форме, но все вышеперечисленные пункты должны быть отражены в полном объеме.
Однако собственную форму товарной накладной редко используют, т. к. бухгалтеры опасаются, что та, или иная причина может повлечь за собой отказ о принятии налоговой службой пакета предоставленных документов.
При некорректном заполнении или отсутствии подтверждающих совершение сделки накладных НДС может быть не принят к возмещению. Налоговый орган принимает к учету только верно оформленную документацию.
Важно упомянуть, что продавцы, работающие на специализированных режимах, т. е. те, которые освобождены от уплаты НДС (к ним относят ЕНВД и «упрощенную систему налогообложения») графы, находящиеся под номером 13 и 15, оставляют незаполненными.
Удаление, каких- либо обязательных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Правила заполнения товарной накладной
Кто заполняет?
Поставщик, который реализует товар, при совершении сделки оформляет ТОРГ-12. Если нет возможности сформировать документ в момент совершения сделки, то он создается сразу после отгрузки. Фактическая дата отгрузки должна совпадать с датой, указанной в ТОРГ-12 по требованию налоговой службы.
В графе «Поставщик» указывается организация со всеми подобающими реквизитами. В графах «Грузополучатель» и «Плательщик» будет указан покупатель (если он действительно фактически покупает и самостоятельно оплачивает груз). Заполняется графа «основание» — это может быть, например, договор на поставку.
Далее в табличную часть добавляется реализованный товар, выбирается количественный показатель, устанавливается цена и налоговая ставка. Количество товара по номенклатурным позициям в 1С автоматически суммируется и, в соответствии с ценой, выводит сумму к оплате. Также автоматически переносятся графы «масса» и «количество мест» в дополнительную строку, после чего ТОРГ-12 подписывают ответственные лица продавца и покупателя.
Документ обязательно заверяют оригинальной печатью, после чего его минимальный срок хранения составит не менее пяти лет в архиве или бухгалтерии.
Коды ОКУД и ОКПО при сохраненных в базу параметрах тоже будет выбиваться самостоятельно.
Что указывают в бланке?
Вот некоторые инструкции по форме заполнения товарной накладной (ТОРГ-12):
- «Грузоотправитель»- для заполнения необходимо указать наименование (как полное, так и сокращенное), адрес, реквизиты банка, телефон и др.
- «Структурное подразделение» — графа, конкретизирует информацию о филиале грузоотправителя.
- В графе «Грузополучатель», указывается данные на получателя груза, также его наименование (полное и сокращенное), адрес, реквизиты банка, телефон и др.
- Графа «Плательщик» несет в себе подробную информацию о плательщике за груз, подразумевает его полное и сокращенное наименование, адрес, реквизиты банка, телефон и др.
- «Основание» — графа, информирующая о том, что послужило основанием для осуществления сделки (договор, дополнительное соглашение и т.д.). Тут же предусмотрены ячейки, где отражают номер и дату транспортной накладной, если она входит в пакет отгрузочных документов.
- Далее, в приведенной ниже таблице, в ТОРГ-12 поставщик отражает реализованные товары, уточняя единицу измерения и количество, массу брутто и нетто, прописывает цену и налоговую ставку. Здесь же указана сумма товара с учетом НДС и без НДС.
Товар его количество, перечисленный в ТОРГ-12, должен быть идентично прописан в счете-фактуре.
Подписи ответственных лиц
Руководитель организации имеет право подписи за всех уполномоченных лиц и несет полную ответственность за совершение сделки. Помимо руководителя организации, право подписывать первичную документацию имеют сотрудники, на которых выписаны доверенности и приказы, подтверждающие их компетенцию ставить подпись в документе первичного бухгалтерского учета. В большинстве случаев это операторы, менеджеры и другие сотрудники, работающие в крупных компаниях с большим документооборотом, часто занимающиеся непосредственно выпиской документов.
При желании использовать допускается факсимиле, этот факт должен быть обговорен и зафиксирован в договоре поставки.
Со стороны покупателя в графе «Груз получил грузополучатель» свою подпись может поставить как руководитель, так и другое уполномоченное лицо, имеющее право подписи соответственно приказу или выписанной доверенности. В графе «Груз принял» подпись ставит лицо, несущее материальную ответственность и принимающее товар. Здесь же вписываются данные его доверенности. Это могут быть кладовщик, зав.складом.
Строка с информацией о остается незаполненной, только если получение груза подтверждает сам руководитель, подписывая документ самостоятельно.
Если товар с услугами?
Услуги указывать в товарной накладной неправильно, в т.ч. и отдельной строкой. ТОРГ-12 — это унифицированная форма накладной, предназначенная для учета товара, а не услуг. Учитывая услуги (транспортные перевозки), следует оформить акт об оказанных услугах и приложить товарно-транспортную накладную.
Оформление электронной формы товарной накладной ТОРГ-12
Правомерность
Использование электронного документа, подписанного электронной подписью, будет являться таким же правомерным, как и использование его аналога, оформленного на бумажном носителе(об этом говорится в п.7ст 9 Закона N129 ФЗ и ст.1 Закона N1-ФЗ).
Наиболее приемлемые формы XML-файлов электронных документов урегулированы Приказами ФНС России 21.03.2012 NMB-7-6/172@ и MMB-7-6/36@ от 30.01.2012.Среди них товарные накладные, а также акты выполненных работ и счет-фактуры.
При проверке налогового органа востребованные документы также будут предоставляться в электронном виде (при условии, что они будут в соответствующем, требуемом формате) в порядке, установленном ФНС России.
Электронная накладная составляется по тому же алгоритму, что и традиционный документ на привычном бумажном носителе. Разница в том, что используется один документ, состоящий из пары файлов.
Применение электронной подписи
Заверяет электронные документы электронная подпись.
Для ее использования обязательно понадобиться приобрести свидетельство на электронную подпись и обзавестись разрешением, подтверждающим право подписи уполномоченному лицу.
На электронном экземпляре ТОРГ-12 одной подписи от продавца достаточно, так же, как и со стороны покупателя. Необходимо упомянуть и о том, что в привычных графах ответственных лиц по-прежнему заполняются ФИО и должности соответствующих людей. Графа, созданная для информации о выписанной доверенности, должна быть заполнена привычным способом.
Электронные документы отправляются через интернет. В связи с этим потребности в передаче накладных с водителем отпадают. Для перевозки груза у водителя на руках остается товарно-транспортная накладная, где есть краткое описание товара. Архив электронных документов находится на отдельно отведенном компьютере или на специальном сервере компании.
Смотрите также видео о создании товарной накладной ТОРГ-12 с помощью электронного онлайн-сервиса
Исправления и внесение изменений
В каких случаях?
Документ должен быть заполнен правильно, во всех графах. Несущественной и ненужной информации ТОРГ-12 в себе не содержит.
Неважно, где допущена ошибка: в наименовании поставляемого товара, в цене, в количестве, в % ставке НДС, или в реквизитах. Документ должен быть обязательно откорректирован и приведен в надлежащий вид.
Так или иначе, любая ошибка в товарной накладной не пройдет бесследно и повлечет за собой возникновение новых.
Методика правок
Исправление оригинальных документов при отсутствии замены возможно. Первичные бухгалтерские документы (кроме документов кассы и банка) могут корректироваться (п.7 ст. 9 Закона).
Об изменении нужно информировать всех участников операции, которые, подтверждают свое согласие подписью тех лиц, кем был подписан документ ранее. Обязательно проставить дату, когда внесены соответствующие изменения (Письмо №07 02 06/9 от 25.01.2012).
Пример наиболее распространенного способа изменения данных при отгрузке является замена ТОРГ-12. Аннулирование неверно заполненного документа и формирование нового, которое отвечает всем требованиям, наиболее распространенный метод коррекции. Исправление в оригинальном документе не запрещается, а делается, в большинстве случаев, при невозможности заменить документ.
Если ошибка совершена только на одном листе, достаточно будет заменить только его, не меняя весь пакет документов.
Документооборот в бухгалтерии очень велик, многие бланки подлежат строгому учёту и поэтому заполняются крайне аккуратно. Накладная ТОРГ-12 хоть и не является таковой, однако требует не менее внимательного отношения. От её корректности в ряде случаев может зависеть и сумма к уплате налога, и даже взаимоотношения с налоговыми органами.
Внимание!
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
Организации создаются в целях получения прибыли, для чего реализуют свои товары либо оказывают услуги. Также в процессе своей работы они несут определенные издержки, оплачивают услуги, покупают различные средства для работы, сырье, материалы и другие необходимую продукцию. Индивидуальные предприниматели и юридические лица должны вести различные формы учета, фиксировать прибыль и расходы. Весь этот процесс должен быть отражен в документации установленными законодательством способами. В этой статье рассматриваются первичные документы, ТОРГ-12, правила заполнения, форма и бланк, ее предназначение и требования проверяющих инспекций.
Документация в организации
В процессе деятельности организации совершают разнообразные операции. Все они должны фиксироваться для разных целей и пользователей. Некоторые документы могут оформляться в свободной форме, некоторые имеют установленный унифицированный образец, к другим применяются определенные требования, но используемый бланк компания может разработать самостоятельно. Так, в зависимости от назначения документов и отражаемой в них информации, выделяют несколько видов:
- Первичные - содержат информацию о факте совершения операции, оформляется в момент ее происхождения или сразу после него.
- Регистры учета - содержат обобщающую информацию о произошедших операциях за определенный период времени.
- Отчетные - в них содержится информация об итогах деятельности на определенную дату, окончательные расчеты по налогам, сборам, прибыли, расходах и других моментах.
В этой статье раскрывается тема первичной документации, а именно, заполнение ТОРГ-12, правила заполнения и другая справочная информация.
Первичная документация
Первичная документация - это подтверждение действительности совершения факта хозяйственной операции - отгрузки и реализации и расхода денежных средств, получения товара, оказания услуги. К процедуре создания первичного документа относится и заполнение ТОРГ-12. Правила заполнения описаны чуть ниже в статье.
ТОРГ-12 - товарная накладная, организация должна выписать ее в момент отгрузки продукции покупателю. Если организация помимо ТН она должна оформить счет-фактуру. Если реализация товара сопровождалась перевозкой или доставкой, оформляется еще и товарно-транспортная накладная. К пакету документов на отгрузку может быть добавлен счет на оплату покупателю. Каждая отдельная реализация товара сопровождается таким пакетом документов.
Кем и когда используется ТОРГ-12
Любой приход и реализация товаров должны сопровождаться документацией. Из этого вывод, что по правилам заполнения оформляют каждый раз при Выписывать ее должны все без исключения организации, занимающиеся реализацией продукции. Без этой формы можно обойтись, если профильная деятельность компании - оказание услуг. В данном случае составляется акт выполненных работ.
Используется данная накладная и в процессе приобретения ценностей, являясь оправдательным документом покупки, позволяя списать ее сумму на расходы в налоговом и бухгалтерском учете. Продавец выписывает документ, покупатель приходует товар по выписанной накладной.
Унифицированная форма
Любая торгующая организация должна заполнять ТОРГ-12. Правила заполнения отражены в законодательстве в следующих источниках: Постановления №132 от 25.12.98 и №20 от 24.03.99 Госкомстата РФ, Закон "О бух. учете" № 402-ФЗ.
Госкомстатом разработана унифицированная форма документа, содержащая все необходимые сведения о товаре, продавце и покупателе. Эта форма вполне соответствует нуждам многих организаций на российском рынке, поэтому в большинстве случаев используется именно она. Даже во всех базах 1С по умолчанию предусмотрено заполнение ТОРГ-12. Правила заполнения через бухгалтерские программы всегда контролируются системой, которая выдает ошибку в случае неверного внесения данных.
В случае необходимости компания может добавить к основным реквизитам унифицированной формы свои собственные поля. В этом отношении требования законодательства просты - главное, чтобы были соблюдены правила заполнения ТОРГ-12 в обязательных реквизитах.
Реквизиты документа
Правила заполнения ТОРГ-12 требуют от организации точного и полного заполнения всей важной информации о совершенной операции. Для этого в ТН есть специальные поля для внесения этих сведений. Документ содержит следующие реквизиты, которые необходимо указать по правилам заполнения накладной ТОРГ-12:
- информация о компании, отправляющей груз (наименование, способы связи, банковские реквизиты, адрес, ИНН);
- структурное подразделение компании, осуществляющее реализацию;
- номер и дата составления документа;
- информация о реализуемой номенклатуре (количество, цена за единицу, сумма НДС, итоговая сумма по позиции, единицы измерения, упаковка, итоговая сумма за все позиции, итоговая сумма по НДС за все позиции);
- информация о получателе товара (наименование, фактический и юридический адрес, ИНН, банковские реквизиты, способы связи);
- подписи руководителя, главного бухгалтера и ответственного лица со стороны отправителя груза;
- подписи ответственного за прием груза и руководителя, либо лица, на которого оформлена доверенность, позволяющая подписывать первичную документацию.
В зависимости от некоторых факторов законодательство может требовать указания дополнительной информации. Это зависит от финансирования компании-покупателя и ее направления деятельности.
Товарная накладная ТОРГ-12: правила и образец заполнения
Если реализация сопровождается дополнительными документами, необходимо указать и их, а именно наименование, номер и дату. Это могут быть спецификации, сертификаты о качестве, разнообразные разрешения и результаты экспертиз.
В поле "Основание документа" необходимо прописать дату и номер договора, по которому ведется деятельность данного продавца с данным покупателем.
Согласно правилам заполнения ТОРГ-12, грузополучатель и грузоотправитель должны получить по одному полноценному экземпляру документа. В некоторых случаях пакет документов может печататься в трех и более экземплярах. Например, если организация бюджетная и использует денежные средства муниципалитета.
Универсальный передаточный документ
С начала 2013 года в российском делопроизводстве появилось такое понятие, как универсальный передаточный документ (в аббревиатуре - УПД). Он актуален для организаций, являющихся плательщиками налога на добавленную стоимость, так как одновременно объединяет в себе товарную накладную, счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, акт о приемке-передаче, акт о выполнении работ и услуг. Заполнение УПД не сильно отличается от заполнения унифицированной формы ТОРГ-12. Графы товарной накладной, обязательные для заполнения, присутствуют и в УПД. Также эта форма отражает сведения о налоге и несет функцию счета-фактуры.
Использование формы УПД должно быть закреплено в учетной политике организации и подписано директором. Оповещать контрагентов об использовании этой формы не обязательно, но многие организации все-таки предпочитают оформить приложение или дополнительное соглашение к договору поставки с партнерами.
Электронный документооборот
С развитием сети Интернет появилась возможность использовать электронный документооборот. При таком подходе к работе существенно экономятся время и денежные средства организации. Не нужно использовать бумажные носители, не нужно печатать огромные стопки бумаг по всем реализациям, подписывает документы только одно лицо. Для осуществления электронного документооборота достаточно наладить доступ в интернет и получить электронный сертификат подписи. На человека, который будет заниматься оформлением электронной первичной документации, необходимо выписать соответствующую доверенность.
Помогите пожалуйста найти нормативную базу (порядок) по правилам заполнения товарной накладной ТОРГ-12, с подробными указаниями по заполнению. Кто, в каком месте, при каком условии должен расписываться со стороны получателя, нужно ли ставить печать на накладной, если ТМЦ получает уполномоченное лицо по доверенности, и должна ли быть подпись в строке "груз получил" в этом случае? и др.
Особого порядка для заполнения накладной нет. Заполнение ТОРГ-12:
Дата и номер накладной (номер не является обязательным);
В полях: «Грузоотправитель» указывается адрес отгрузки груза; «Грузополучатель» указывается адрес доставки; «Поставщик» указывается юридический адрес поставщика; «Плательщик» указывается юридический адрес плательщика; «Структурное подразделение» заполняется только в случае наличия.
В табличной части указывается: наименование товара, код, единица измерения, стоимость за единицу измерения, стоимость товара без НДС, ставка НДС, сумма НДС, стоимость с НДС.
На оборотной стороне накладной после заполнения таблицы прописью указывают:
Количество документов, прилагаемых к данной накладной;
Количество порядковых номеров записей в таблице (т.е. количество строк с товарами);
Массу груза (нетто);
Массу груза (брутто);
Количество мест (упаковок).
Сумма прописью пишется с большой буквы с начала строки. Все подписи на ТОРГ-12 указываются с расшифровками. Обязательно ставится печать в левом нижнем углу.
В строке «Отпуск разрешил» расписывается сотрудник организации, который уполномочен дать разрешение на отпуск товара. В строке «Отпуск груза произвел» расписывается материально-ответственное лицо, например, кладовщик, который отпускает товар покупателю или его представителю.
Если товар получают по доверенности, то ставится подпись с расшифровкой в строках «груз принял» и «груз получил», дата и номер доверенности, сама доверенность прилагается к накладной. Под подписями ставится дата. Печать не ставится, так как она присутствует в доверенности.
Если товар передается на складе покупателя, то надо обратить внимание на то, кто принимает товар. Если это - сотрудник организации, то товар передается тоже по доверенности, реквизиты которой указываются в соответствующих строках. Это же лицо расписывается в строке «Груз принял».
Если же товар принимает руководитель предприятия, то он расписывается и в строке «Груз принял», и в строке «Груз получил грузополучатель». Так как руководитель может принять товар без доверенности, в строках по указанию реквизитов доверенности ставятся прочерки. Внизу ставится печать.
Как документально оформить продажу товаров оптом
Товарная накладная
Отпуск товарно-материальных ценностей нужно оформить первичным документом. Как, впрочем, и любой другой факт хозяйственной жизни . Таким документом будет товарная накладная. Ее форму должен утвердить руководитель приказом к учетной политике. Можно использовать унифицированнуюформу № ТОРГ-12 или создать собственный документ. В последнем случае важно, чтобы в форме были предусмотрены все необходимые реквизиты. В противном случае документ нельзя признать первичным. А значит, его нельзя будет использовать в качестве подтверждения совершенной операции и расходы по нему проверяющие могут снять.
Такие правила закреплены в части 8 статьи 3 и статье 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 4 ПБУ 1/2008.
Составьте товарную накладную в двух экземплярах. Один для себя – на его основании спишите проданный товар. Второй экземпляр передайте покупателю.
Нумеровать товарные накладные можно так, как удобно вам. Обычно это простая нумерация в порядке возрастания. Или, например, с использованием буквенного шифра, даты и т. п. При этом нумерация может быть как сквозной, так и не сквозной. Дело в том, что законодательством не установлены требования к нумерации бухгалтерских документов. Кроме того, по правилам бухучета номер не является обязательным реквизитом (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Однако еслиорганизация применяет унифицированные формы , то его желательно указать.
Ситуация: как заполнить графу 3 (код товара) в товарной накладной. В организации применяют унифицированную форму № ТОРГ-12
Возможны два варианта. Вы вправе выбрать один из них.
Дело в том, что конкретные правила заполнения графы 3 (код товара) формы № ТОРГ-12 не установлены. В указаниях , утвержденных , разъяснений на этот счет нет.
Вариант 1 . На практике чаще всего в данной графе товарной накладной указывают внутренний номенклатурный номер имущества, отгружаемого на сторону. Его устанавливают самостоятельно исходя из очередности номенклатурных единиц в учете.
Вариант 2 . В графе 3 накладной проставляют и код товара согласно классификатору продукции ОК 005-93 , он утвержден постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 301 . Это оправданно, например, при продаже товаров, которые облагают НДС по ставке 10 процентов. Связано это с тем, что коды из ОК 005-93 используют и в перечнях видов товаров, при реализации которых можно применять данную ставку. Например, в перечне продовольственных товаров, утвержденномпостановлением Правительства РФ от 31 декабря 2004 г. № 908 . Определить код объекта классификации, относящегося к своей деятельности, можно самостоятельно. Такая возможность предусмотрена в пункте 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 10 ноября 2003 г. № 677 . Поэтому форма № ТОРГ-12 с заполненным кодом товара по ОК 005-93 может служить дополнительным подтверждением применяемой ставки по НДС.
Главбух советует: если графа 3 (код товара) не заполнена вовсе и это вызвало претензии налоговых инспекторов, то защитить расходы вам помогут следующие аргументы.
Порядок заполнения товарной накладной по форме № ТОРГ-12 действующим законодательством России не предусмотрен. При этом отсутствие отдельных необязательных реквизитов не опровергает факт хозяйственной операции как у продавца, так и у покупателя. Аналогичные выводы выражены в постановлениях ФАСПоволжского округа от 10 июля 2009 г. № А55-16308/2008 , Московского округа от 23 июля 2007 г. № КА-А40/6706-07 , от 28 апреля 2007 г. № КА-А41/3090-07 , от 6 марта 2007 г. № КА-А40/940-07 , от 24 апреля 2007 г. № КА-А40/3049-07 и Восточно-Сибирского округа от 10 февраля 2006 г. № А19-14981/05-33-Ф02-6833/05-С1 .
Вместе с тем, чтобы избежать споров с проверяющими, лучше все-таки указывать код товара в накладной по форме № ТОРГ-12 .
Ситуация: обязательно ли заполнять графу 9 (масса брутто) в товарной накладной. В организации применяют унифицированную форму № ТОРГ-12
Нет, не обязательно.
Ведь в действующем законодательстве таких указаний нет. При этом если графа 9 не заполнена, то это не является нарушением заполнения установленной формы № ТОРГ-12 . Это следует из содержанияуказаний , утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 . Кроме того, в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ среди обязательных для заполнения реквизитов первичных документов масса тары не указана. Аналогичные выводы содержатся, например, в постановлениях ФАС Московского округа от 16 февраля 2009 г. № КА-А40/374-09 , от 26 мая 2008 г. № КА-А40/4444-08 .
Из статьи журнала «Учет в торговле», №1, январь 2008
Оформление накладной №Торг-12
Как оформить товарную накладную № ТОРГ-12 при сделке купли-продажи, заключенной между юридическими лицами, при наличной форме оплаты?
Особого порядка для заполнения товарной накладной № ТОРГ-12 при наличных расчетах между юридическими лицами законодательством не предусмотрено. Поэтому указанная форма заполняется в общем порядке.
Так, накладную выписывают в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца и является основанием для списания товара со склада. Второй экземпляр передается покупателю и является основанием для оприходования товара. При реализации товара продавец заполняет все графы, указанные в № ТОРГ-12 . Графу накладной «Вид операции » заполняют, если организация ведет автоматизированный учет, разработав для этого собственные кодировки.
Отвечала Е.В. ЮЗЧИШИНА,
главный бухгалтер
ООО «ТС Комус»
Опасные и безвредные реквизиты Торг-12
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Есть реквизиты, которые безопасно вообще не заполнять
Тщательнее всего стоит проверять таблицу и подписи
Из-за незаполненных строк и граф в накладной ТОРГ-12 инспекторы отказывают в вычетах по НДС. Суды в большинстве случаев считают, что сам по себе факт отсутствия некоторых реквизитов в товарной накладной не является основанием для снятия вычетов. Тем не менее лучше заранее, не доводя дела до суда, проверить надлежащее оформление. Тем более что суды не всегда занимают сторону компаний.
С учетом вероятности потерять вычеты реквизиты накладной можно условно разделить на три группы – каждая с разной степенью опасности. Мы их отметили на образце накладной.
Это самая многочисленная группа. Незаполненные графы, в которых нужно указывать реквизиты товарно-транспортных накладных. Отсутствие штампов о принятии на учет. Графы: «Всего наименований», «Всего отпущено на сумму», «Груз принял», «Всего мест», «Масса груза (нетто)», «Масса груза (брутто)», сведения о договоре. Неправильные реквизиты грузоотправителя, покупателя, плательщика, причем они даже могут не совпадать с данными счета-фактуры. Наконец, суды поддерживают компанию, если накладная оформлена не на унифицированном бланке, но есть все реквизиты (постановления федеральных арбитражных судов Западно-Сибирского округа от 05.03.08 № Ф04-1545/2008(1778-А46-14), Восточно-Сибирского округа от 11.04.06 № А19-19132/05-11-Ф02-1434/06-С1, от 28.02.06 № А19-9120/05-20-Ф02-624/06-С1, от 13.08.07 № А19-23956/06-33-Ф02-3727/07, Московского округа от 26.05.08 № КА-А40/4444-08, Северо-Западного округа от 08.04.08 № А56-16847/2007 и др.)
Самыми рисковыми являются табличные реквизиты, связанные с количеством товара, его ценой и стоимостью. А также подписи того, кто товар отпустил и кто получил. Из-за пропусков в этих реквизитах суды, бывает, поддерживают инспекторов (например, постановления федеральных арбитражных судов Восточно-Сибирского округа от 14.07.08 № А19-15148/07-51-Ф02-3071/08, Московского округа от 12.12.08 № КА-А40/11687-08).
Доверенность надо требовать от фактического получателя груза.
«Мы продаем товары, в разные регионы доставляем их своим автотранспортом. По договору покупателем и грузополучателем являются разные компании. Товар получает грузополучатель. От какой компании нам надо требовать доверенность на получение груза?..»
Из письма главного бухгалтера Светланы Кабановой, г. Челябинск
Светлана, получить доверенность безопаснее от того, кто фактически примет товар. В такой ситуации поставщик доставляет товар грузополучателю напрямую, минуя покупателя. А грузополучатель обязуется принять доставленный груз (п. 1 ст. 15 Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ). При этом подтвердить свои полномочия по приемке груза надо доверенностью по форме № М-2 или М-2а (утв. постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а). Реквизиты доверенности, а также кем и кому она выдана записывают в накладной по форме ТОРГ-12 в момент приемки товара (утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132).
Но принять товар можно и без доверенности. Для этого надо заполнить в накладной ТОРГ12 графы «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель». А подпись заверить оттиском печати. Это прописано в пункте 11 инструкции Минфина СССР от 14.01.67 № 17.
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН ОТ 06.12.2011 № 402-ФЗ
О бухгалтерском учете
Статья 9. Первичные учетные документы
1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.
4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.
Бухгалтерский и налоговый учет в любой организации невозможно представить без учета первичных документов. Одним из них является товарная накладная по форме ТОРГ-12. Она представляет собой первичный документ, оформляемый при отпуске какой-либо продукции или товаров покупателям.
Сама форма, по которой составляется данный документ, является унифицированной и обязательной для всех организаций. ТН составляют в двух экземплярах: один остается у продавца, другой направляется к покупателю. Тот вариант, который получает вторая сторона, предоставляет ей право оприходовать товарно-материальные ценности. Первый же вариант является основанием для того, чтобы можно было списать проданный товар.
Кто его составляет и подписывает
На основании закона №402 ФЗ «О бухгалтерском учете» и на основании документа №63-ФЗ «Об электронной подписи» накладная может быть сформирована и храниться как в бумажной, так и в электронной форме . При этом не так давно Федеральная Налоговая Служба утвердила формат файла XML, в котором каждый налогоплательщик сможет направить его в ФНС, используя интернет.
Такой документ подписывается в организации руководителем и главным бухгалтером, также могут быть и другие уполномоченные на это лица.
Те сотрудники, которые смогут подписывать накладную, должны быть выбраны и оформлены в соответствующей доверенности либо приказе.
Бумажная ТОРГ-12 подписывается пятью подписями :
- Расписывается покупатель в графе «груз получил». Здесь имеет право расписываться только уполномоченное на это лицо от покупателя. Представитель может быть занесен в доверенность либо иметь право на это на основании Устава.
- Строку «груз принял» заполняет то материально-ответственное лицо, которое непосредственно и принимает этот груз. Таким лицом может быть как представитель того, кто приобретает, так и перевозчик от сторонней организации. При этом, если товар принимается самим руководителям, доверенность не нужна, и соответствующее поле остается пустым.
- Со стороны продавца расписывается три сотрудника: бухгалтер, руководитель и тот человек, который напрямую ответственен за отгрузку. Как правило, если организация крупная, подпись ставится одним сотрудником. В этой роли выступает, например, оператор, связанный со складским учетом и бухгалтерией. Но перед тем, как поручить ему соответствующее право на подпись, это законодательно должно быть подтверждено приказом.
В строке «груз принял», а также напротив надписи «груз получил» может расписаться один и тот же человек. В данном случае подпись ставится непосредственно напротив строки «груз получил».
Электронная форма
В случае с электронной формой порядок, форма и подписание не изменяется. Отличительной особенностью является то, что накладная составляется в одном экземпляре, который включает в себя два файла. Один из файлов должен быть сформирован со стороны покупателя, а другой – со стороны продавца.
Чтобы подписать такой документ, используется не простая, а электронная подпись. Электронный документ подписывается с одной стороны покупателем, а с другой – продавцом.
Как ее заполнять? Пошаговый порядок
Товарная накладная – это унифицированный документ, который регламентирует продажу на сторону товарно-материальных ценностей. Поэтому в нем обязательно должны указываться сведения о наименовании товара, количестве, продажной цене, а также итоговой стоимости и налоге на добавленную стоимость.
ТОРГ-12 непременно должна иметь реквизиты и стороны-покупателя, и стороны-продавца. В ней предусмотрено место для штампа, а также должны присутствовать все необходимые подписи. В тот же момент, когда составляется и оформляется накладная, продавец обязан выписать еще один важный документ на отпуск товаров – счет-фактуру.
К обязательным реквизитам относятся:
- наименование организации, которая составляет документ;
- название документа;
- число, которое соответствует дате составления;
- наименование хозяйственной операции;
- в каких единицах измерения происходит реализация;
- наименование должностей лиц, которые совершают действие по продаже;
- подписи лиц, ответственных за процесс реализации.
Данный документ является унифицированным, а значит, предъявляются особые требования к его заполнению. Если он заполнен неверно, с ошибками, то право на обоснование списания ТМЦ пропадает. Также его нельзя будет использовать в качестве обоснования расходов в налоговом учете.
В самом верхнем разделе бланка прописывается информация о той организации, которая осуществляет отгрузку товаров. Обязательно заполняются:
- название;
- номер расчетного счета;
- БИК банка;
- индекс;
- юридический и фактический адреса;
- телефон и факс.
В графах «Плательщик» и «Поставщик» указывается информация, идентичная тому, что прописано в разделах «Грузополучатель» и «Грузоотправитель».
В поле «Основание» должен быть проставлен номер договора и его дата, на основании которого осуществляется отгрузка.
Сводная таблица с товаром должна соответствовать по своему содержанию счет-фактуре.
Как заполнить табличную часть
- Там, где должен быть указан код товара, фирма проставляет его на основании прайса. Он может быть также проставлен на основании классификатора продукции. Однако данный реквизит носит рекомендательный, а не обязательный характер.
- Обязательно должны быть заполнены единицы измерения. Для этого также необходим классификатор.
- Вид упаковки может быть, например, ящиком. Количество товара в одной упаковке проставляется в колонке «количество в одном месте» . То, сколько будет отгружаться упаковок в целом, указывается в графе «количество мест» .
- Колонка «масса» заполняется только в том случае, когда речь идет о весовом, а не о штучном товаре.
- Цена продукции указывается в соответствующей колонке без учета налога на добавленную стоимость. В графе 13 проставляется ставка налога. В большинстве случаев она равна 18%. В следующей графе проставляется сама сумма рассчитанного налога. И в последней графе проставляется стоимость товара с учетом НДС.
- В поле Итого проставляется суммарный итог от всех строк, соответствующих товарам.
Обязательно необходимо, чтобы каждое из полей в накладной было заполнено . Даже если значение не предусмотрено, то ставится прочерк.
Как приложение (о котором указывается в поле «Товарная накладная имеет приложение на…») к ТОРГ-12 может выступать товарно-транспортная накладная.
Подробный процесс формирования документа в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:
Исправления в документе
На основании законов РФ, если в ТОРГ-12 обнаружены ошибки, исправления должны производиться в обоих экземплярах. При этом в них делаются вычерки, заверяемые подписями и стороной продавца, и стороной покупателя. Возле подписи обязательно должна проставляться дата, соответствующая числу, месяцу и году внесения изменений.
Как правило, при обнаружении ошибок в первичных документах взамен их составляются новые. Однако законодательство такой метод исправления документации не принимает.
Что касается электронных документов, то строгих правил исправления для них не существует. В этом случае каждая организация устанавливает их для себя самостоятельно.
Учет и хранение
Законами РФ не установлено каких-либо строгих постановлений по учету накладных. Каждая фирма может сама их устанавливать. Как правило, в организациях при складском учете составляются товарные отчеты. Товарные накладные прикладываются именно к этому отчету в порядке хронологии.
Если организация или индивидуальный предприниматель применяют упрощенную систему налогообложения, они обязаны вести книгу учета доходов и расходов. Данная книга составляется именно на основе первичной документации, к которой и относятся накладные.
