Согласно пункту 65 Порядка заполнять лист можно только чернилами черного цвета с использованием капиллярной, глеевой или перьевой ручки. Черный цвет чернил выбран потому, что сам бланк имеет волокна синего цвета. На синем фоне листа нетрудоспособности синий цвет чернил плохо распознается сканерами.
Процесс обработки больничных листов автоматизирован. Шариковая ручка пишет неровно, при считывании данных с больничного листа сканером некоторые части записей не будут распознаны аппаратом, в результате чего возникнут погрешности и ошибки, поэтому она запрещена к использованию.
В результате считанная информация из документа по электронным каналам связи может попасть в территориальные органы Фонда социального страхования в искаженном виде.
Написание данных начинают строго с первой ячейки строки. Записи выполняются таким образом, чтобы они не выходили за пределы ячеек и не соприкасались с их границами.
Ячейки заполняют только печатными заглавными буквами, не допускается использование строчных букв и разборчивого почерка «от руки».
Буквы необходимо располагать строго по клеточкам, не допускается написание частей текста или буквосочетаний слитно, так как информация в документе не будет распознана.Печать предприятия должна располагаться в отведенном для этого месте таким образом, чтобы края оттиска печати не накладывались на информационное поле бланка (строки с ячейками). Допускается выход краев оттиска печати за границы отведенного для нее места в допустимых пределах.
В строке «Место работы — название организации» должно быть указано название организации работодателя, оно должно совпадать с данными, которые указаны в медицинском учреждении.
Если в названии организации присутствует фамилия, имя и отчество страхователя, то сначала пишется фамилия, ставится пробел и инициалы без точек между ними. В ячейках «Основное» или «По совместительству» ставится соответствующая галочка.
Регистрационный номер и код подчиненности указывается из информационного листа, выданного органом ФСС РФ при регистрации фирмы. ИНН нетрудоспособного указывается только пи наличии. Строка не заполняется при постановке на учет на ранних сроках беременности. Далее указывается СНИЛС — страховой номер индивидуального лицевого счета, который указан в пенсионном свидетельстве сотрудника.
В строке «Условия исчисления» ставится специальный двухзначный код (один или несколько) при применении особых правил выплаты пособия. Акт формы Н-1 указывается при несчастных случаях на производстве, а дата начала работы подразумевает предполагаемый первый рабочий день в случае расторжения договора.
Затем заполняется страховой стаж и не страховые периоды, которые подразумевают период службы в различных инстанциях в соответствии с законодательством.
Заполняют ячейки согласно периоду, за который полагается выплачивать пособие по нетрудоспособности, средний заработок для его исчисления и средний дневной заработок.
Сумма пособия указывается таким образом (НДФЛ не вычитается):
- за счет выплат органом ФСС;
- из фондов работодателя;
- итоговая сумма к получению.
Подписать больничный лист имеет право как руководитель, так и другое лицо, указанное в доверенности. Если главный бухгалтер отсутствует, то в одноименной строке указываются данные страхователя.
Ошибки в больничном листе
Если в процессе заполнения листа работодателем была допущена ошибка, ее надо аккуратно зачеркнуть, а правильную запись разместить на обратной стороне документа.
Данную запись не обходимо заверить резолюцией «Исправленному верить», подписью и печатью.
Орган ФСС может принимать листы нетрудоспособности с техническими ошибками при условии, что ошибки не влияют на размер и правильность начисления пособий по утрате трудоспособности. Такие ошибки не требуют переоформление документа.
Под техническими ошибками в больничном листе понимают:
- выполнение записей в листе черной шариковой ручкой;
- не соблюден порядок написания адреса медицинской организации;
- символы граничат с краями ячейки или выходят незначительно за их предел;
- ячейки заполнены строчными буквами или разборчиво «от руки»;
- в названии предприятия имеются кавычки, тире, запятые и прочие знаки, не предусмотренные в принятом официальном названии компании;
- поставлен пробел между инициалами врача (допускается пробел только между фамилией и инициалами);
- отсутствует прочерк в незаполненных строках «Освобожден от работы»;
- если печать выходит за пределы места для нее и захватывает область ячеек, при этом легко читается запись в ячейках.
Подлежит замене больничный лист, если первая его часть была оформлена в одном учреждении, а вторая — в другом, при этом даты нетрудоспособности частично совпадают. Допускается совпадение только одного дня в таблице.
В остальных случаях при наличии ошибок необходимо проконсультироваться со специалистом Фонда социального страхования и, при необходимости, оформить новый бланк.
Оформление нового бланка понадобится также в случае, если в процессе печати данных произошло смещение строк. Такой документ признается испорченным. Для записи данных в бланк в печатной форме разработан специальный программно-аппаратный комплекс, исключающий погрешности при печати.
Порядок расчета пособия по утрате работоспособности
Порядок начисления пособия и оплаты больничного листа регламентирован Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ “Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством”.
В больничном листе указывается размер заработка для вычисления пособия. В расчет включается заработок с каждого места работы, если таких мест несколько.
Зарплата в иностранной валюте пересчитывается в рубли по курсу на день начисления пособия. При расчете фактического заработка следует учитывать лимит, на который начисляются взносы ФСС РФ.
Средний размер дневного заработка вычисляется за последние 2 года (730 дней), при этом выходные и нерабочие дни учитываются. Для расчета берутся все суммы выплат, на которые начислялись страховые взносы. Дневной заработок не должен превышать установленный лимит.
Сумма пособия рассчитывается по такой формуле:
Величина пособия = (Общий доход × процент компенсации × количество дней листка нетрудоспособности) / 730 день, где под процентом компенсации подразумевается страховой стаж и процент выплат в соответствии с ним.
Если пособие выплачивается по уходу за больным ребенком, то первые 10 дней зависят от трудового стажа, а на стальной период устанавливается тариф 50% от заработка.
Если же больничный лист оформлен по уходу за больным в стационаре, пособие рассчитывается только на основании страхового стажа. Расчет по пособию в случае беременности и родов рассчитывается на отдельном листе и прилагается к больничному листу.
Следует помнить, что если сотрудник заболел или получил травму в течение 30 дней после увольнения, за ним сохраняется право получения пособия по утрате трудоспособности. Данный пункт распространяется на случаи, когда сотрудник после увольнения еще не трудоустроен.
Видео на тему: «Больничный лист. Заполнение и расчет»
Листок нетрудоспособности, или же больничный лист, приносят начальнику его подчинённые, если они не могут выполнять свои служебные обязанности из-за болезни. Работодателю важно знать, как правильно заполнять больничный лист, чтобы документ стал действительным, работник мог получить компенсацию, а сам управляющий не был бы обманут.
Новый больничный
С 1 июля 2017 года продолжат своё действие бумажные листы, но такой же юридической силой начнут обладать и электронные . С согласия сотрудника доктор оформит больничный либо на бумаге, либо онлайн. Работодатель сможет заполнить свою часть электронного листа через специальную базу ФСС России . Для этого каждой организации необходимо зарегистрироваться на cabinets.fss.ru. Именно туда придёт уведомление от медицинского учреждения о том, что один из работников заболел. И через личный кабинет работодатель сможет заполнить свой раздел больничного листа.
Начальник любой организации имеет право не подключаться к данной системе. Но тогда необходимо предупредить сотрудников о том, что листы нетрудоспособности они должны приносить ему лично, и в бумажном формате.
Общие правила заполнения больничных листов
В этой на первый взгляд нехитрой задаче существует несколько важнейших условностей, без которых документ будет недействительным. Касается это главным образом бумажных листов.
- Нельзя вносить данные с помощью шариковой ручки. Заполнять поля следует исключительно гелевой, перьевой или капиллярной ручкой . Также не запрещается часть информации набрать на компьютере и распечатать сразу вместе с листом, а другую часть заполнить с помощью ручки (опять же, только одной из предложенных).
- Чернила в ручке должны быть только черными. Недопустимо использовать синий, фиолетовый, красный, тёмно-синий и другие цвета.
- В каждую клеточку документа следует ставить по одной букве или символу (запятой, тире и тому подобных). Все буквы должны быть заглавными и обязательно печатными. Новые правила 2017 года внесли немаловажное дополнение к этому пункту. При заполнении требуется использовать только русский алфавит. Но если в названии организации есть буквы, слова или целые фразы на других языках, не нужно транскрибировать их на русский. Поэтому если компания зарегистрирована с названием на английском, можно писать его английскими буквами – главное, чтобы они тоже были заглавными и печатными.
- Нет чётких правил насчёт того, кому именно можно поручать заполнение листа от имени начальника. Главное, чтобы этот человек также числился сотрудником организации. Это может быть как бухгалтер, так и работник, решающий кадровые вопросы, или личный секретарь руководителя. Обязанность можно делегировать даже на определённый отдел, чтобы вопросом заполнения листов нетрудоспособности занимался тот, у кого меньше всего рабочих обязанностей на данный момент.
- Выходить за границы ячеек нельзя. Желательно также все буквы подводить к одному размеру, чтобы ни у кого не возникло сомнений в том, что все они именно заглавные.
- А вот ставя печать на документ, необязательно целиться в границы. Печать организации может немного выходить за рамки отведённого места , но при этом не должна перекрывать написанную в листе информацию.
В каждом листке нетрудоспособности работодателя интересует лишь выделенная графа «Заполняется работодателем». В рамках этой графы он ответственен за каждую ячейку, заполнять же поля в других графах работодатель не должен.
Пошаговая инструкция заполнения листа работодателем: образец
Чистый листок нетрудоспособности выглядит так:
Нас интересует графа над линией отреза и штрих-кодом. Далее представлена пошаговая инструкция, как заполнять наличествующие здесь поля.
- Пишем название организации. Если оно слишком длинное, заполняющий документ имеет право его сократить . Если название состоит из нескольких слов, между ними должен стоять «пробел» – пустая клеточка. Всего их 29, поэтому для большинства компаний места должно хватить.
- Крестиком отмечаем статус работы в данной организации для сотрудника : если это его основное рабочее место, крестик должен стоять после слова «Основное», если же работник оформлен на полставки, то – после «По совместительству».
- Указываем регистрационный номер , под которым компания была зарегистрирована в ФСС. Это номер страхователя, без которого организацию невозможно будет найти в базе и, соответственно, выплатить работнику какую-либо компенсацию за упущенное рабочее время.
- Код подчинённости – пять цифр , с помощью которых при обработке документа определяют, в какой региональный отдел ФСС необходимо направить запрос о компенсации. Как правило, этот код закреплён за тем же регионом, где зарегистрирована компания работодателя.
- Заполнять поле об идентификационном номере налогоплательщика не нужно только в том случае, если его действительно нет. Во всех остальных наличие информации в данном пункте желательно.
- Страховой номер индивидуального лицевого счёта – этот номер обязателен.
- В «Условиях исчисления» необходимо указать один из кодов (либо несколько, до трёх), соответствующих состоянию и биографии болеющего работника.
- Заполняем дату, если причина нетрудоспособности – несчастный случай на производстве, и об этом был составлен соответствующий акт.
- Заполнять, если человек заболел или получил травмы, и его трудовой договор был аннулирован.
- Страховой стаж – период, в который работник платил взносы в фонд и таким образом подлежал страхованию. Из него необходимо вычесть и выписать отдельно нестраховые периоды.
- Здесь пишем, с какого по какое число сотрудник не выходил на работу по причине травмы, болезни или иного обстоятельства (оно указывается выше в листе нетрудоспособности). Соответственно, за эти даты он получит компенсацию.
- Отдельно необходимо рассчитать и указать средний заработок в целом, а также средний заработок в день. Это поможет при расчёте пособия.
- Бухгалтерия рассчитывает и выписывает, сколько заплатит работодатель, а сколько – Фонд социального страхования. Итоговая сумма, которую получит работник, пишется в соответствующем окне.
- и 15. Обязательно наличие фамилии, инициалов и подписи как руководителя, так и ответственного за финансы организации бухгалтера.
| Коды для поля 7 " Условия начисления" | |
|---|---|
| 43 | если человек когда-либо подвергался действию радиационного облучения (рентген и флюорография не считается, это код для пострадавших от аварий на атомных электростанциях или для их работников) |
| 44 | если человек более десяти лет работает на Крайнем Севере и прилегающих территориях, а также в местностях, по климатическим условиям приравнённых к Крайнему Северу |
| 45 | человек с инвалидностью |
| 46 | относительно новый работник, с которым трудовой договор заключён менее полугода назад |
| 47 | если человек заболел или был травмирован в течение 30 дней после того, как прекратил работу |
| 48 | иная уважительная причина, по которой сотрудник не работал |
| 49 | если человек с инвалидностью болеет более 4 месяцев подряд |
| 50 | если человек с инвалидностью болеет более 5 месяцев подряд |
| 51 | неполное рабочее время |
Итого, заполненная графа работодателя будет выглядеть примерно так:
Исправления в больничном листе
Если при заполнении листа была допущена ошибка, исправлять её с помощью любых подручных средств (самое популярное – корректор) строжайше запрещено
.
По новым правилам перечёркивать букву-другую или допускать мелкие помарки в документе запрещено. Ранее допускалось не более двух подобных ошибок. Сейчас же это знак того, что больничный лист недействителен. Это грозит не только тем, что сотруднику не будет выплачена компенсация за пропущенное время работы, но и тем, что работодатель может понести административную ответственность.
Если нужно исправить внесённые данные, можно перечеркнуть их гелевой ручкой с чёрными чернилами . На обороте листа есть специальные поля для того, чтобы указать верную информацию в случае ошибки – именно там и должны находиться новые корректные данные.
Помните, что за правильное оформление листа отвечает не только врач, но и работодатель, ведь это одновременно и медицинский и финансовый документ. Поэтому правильное его заполнение очень важно.
Отличия бланков больничного листа: старого и нового
Начиная с 1 июля 2011 года, в оборот введены бланки листов нетрудоспособности нового образца взамен старых. Новые больничные бланки утверждены Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011г. № 347н. Согласно данному законодательному документу, новые бланки вводятся в действие с 1 июля.
Но не следует считать, что с этого момента сотрудник обязан менять старый больничный лист на новый, если он был выдан за короткое время перед введением новых. Впериод нововведений выдается лишь в случае, если требуется продлить старый.
Замена старых больничных листов на новые вызвана рядом уважительных причин. Так, одной из наиболее весомых можно назвать техническое несоответствие документа старого образца современным требованиям. Ранее действующий листок нетрудоспособности отличается небольшими размерами и малой вместительностью информации. Кроме того, информация в больничный лист должна была вноситься вручную и размещаться на его обеих сторонах.
С недавнего времени участились случаи фальсификации больничных листов, что тоже явилось веской причиной их замены на более усовершенствованные и имеющие высокую степень защиты. Ведь больничный лист предполагает выплату пособия по временной нетрудоспособности, а участившиеся случаи его подделки влекут за собой фальсифицированные выплаты в ущерб государству.
Отличия нового и старого больничного листа заметны даже визуально: новый документ имеет больший размер (формат А4), выполнен на светло-голубом фоне (старый - на зеленом), для заполнения информации имеются желтые ячейки. Помимо этого, новый больничный лист в полной мере соответствует техническим стандартам, в частности, имеет высокую степень защиты от фальсифицированных действий.
Так, новый бланк больничного листка предполагает автоматическую обработку - то есть считывание информации при помощи программы. Каждая ячейка нового документа заполняется отдельно - в нее вносится цифра или буква. Чтение информации осуществляется при помощи компьютерной техники. Помимо данных, внесенных от руки, предполагается наличие бинарного кода в левом верхнем углу. Сегодня пока не имеется возможности его проставления, но в ближайшем будущем планируется вносить закодированную информацию (к примеру, дата выдачи, причина нетрудоспособности, кем выдан документ и пр.). Планируется, что вся информация такого рода будет закодирована и размещена в левом верхнем углу больничного листка.
Помимо имеющихся достижений, новый лист нетрудоспособности имеет штриховой код, состоящий из 12 цифр - номер бланка больничного листа. Старый бланк имел серию и номер, состоящие из цифр и букв, в новом документе остались лишь цифры под штриховым кодом.
В новом бланке больничного листа поля расположены таким образом, чтобы их было несложно заполнить и проверить. Такая упрощенная схема рассчитана на бухгалтеров, врачей поликлиник и сотрудников ФСС для облегчения и ускорения проверки и обработки информации документа, следовательно - грамотности расчета пособия по временной нетрудоспособности.
Правила заполнения нового больничного
Теперь рассмотрим, как заполнять листок нетрудоспособности по всем правилам. Допустим, сотрудник после болезни сдал в бухгалтерию больничный листок нового образца. В первую очередь, необходимо проверить часть медицинского документа, заполняемую медучреждением. В старом бланке больничного допускалось два исправления, отмеченные врачом. В новом листе никаких исправлений не допускается: в случае ошибочных данных врач обязан выдать новый больничный лист, но ни в коем случае не вносить каких-либо исправлений. Если сотрудник предоставил больничный лист с исправлениями, его следует вернуть работнику, который произведет замену документа в медицинском учреждении.
Теперь коснемся вопроса заполнения больничного листа медицинской организацией. В первую очередь врач ставит галочки в пунктах «дубликат» или «первичный» (дубликат выдается в случае утраты предыдущего больничного листа). Заметьте: в случае, когда сотрудник принес в организацию больничный лист с ошибкой, которая была обнаружена организацией, и больничный лист возвращен сотруднику для замены, в пункте «дубликат» галочка не ставится.
После этого заполняются графы «наименование медицинской организации» и «место работы - наименование организации», вызывающие наибольшее количество вопросов в связи с недостаточностью ячеек для внесения всей информации.
Согласно приказу Минздравсоцразвития РФ от 29 июня 2011 г. № 624н (в котором подробно расписаны правила заполнения больничного листа), наименование медучреждения или места работы может вноситься как полное, так и сокращенное (уточнить это можно в учредительной документации). Но во многих случаях даже сокращенное наименование не помещается полностью. В данном случае, согласно письму ФСС от 15 июля 2011 г. № 14-03-11/15-7481, можно придерживаться следующего правила: организация вправе выбрать для себя любое сокращенное наименование, которое будет использоваться лишь для заполнения листов нетрудоспособности.
Графа рядом с датой - ОГРН - требует очень внимательного и точного ее заполнения, в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации. Данная графа важна при автоматическом считывании информации с документа, ведь при ее помощи медучреждение идентифицируется в базе данных ФСС.
Важно: при внесении наименования организации, не допускаются такие знаки, как скобки, тире, кавычки, запятые, точки, знак номер, вносить следует только числовые и буквенные значения.
За наименованием медицинского учреждения следуют строки с указанием его адреса. Так, заполнять их следует в таком порядке: наименование города, название улицы, номер дома и затем - офиса. В названии улицы не следует указывать «проспект», «улица», «бульвар» и пр. Имеющийся у дома корпус или строение указывается через дробь без пробела (к примеру, пробел, 3/2 - означает дом 3 корпус 2), после этого ставится пробел и далее указывается номер офиса при необходимости.
ФИО больного указывается на основании данных из удостоверяющих его личность документов. Для фамилии в наличии представлено 28 ячеек. В случаях с длинными или двойными фамилиями следует вносить первые 28 символов. За поля выходить нельзя, инициалы больного не указываются.
Поле, расположенное ниже содержит информацию о дате рождения больного, указывается его пол и причина нетрудоспособности. При указании причины нетрудоспособности вниманию предлагается три поля: «код», «дополнительный код» и «код изменения» (эти данные отличают новый больничный от старого). Информация о кодах расположена на оборотной стороне документа. В частности, в первых двух ячейках необходимо указать причину первоначального обращения, дополнительный код потребуется для случаев дополнительной причины нетрудоспособности. Код изменения указывается в случаях, когда происходят какие-либо изменения в причинах нетрудоспособности.
О строке заполнения наименования организации уже говорилось выше. Необходимо лишь уточнить о том, что руководителю компании следует выпустить распоряжение или приказ со специально зафиксированным наименованием компании, которое будет использоваться для заполнения больничных листов. Лучше всего о таком действии уведомить ФСС (в котором зарегистрирована компания), а также выдать своим сотрудникам памятки по заполнению больничного.
После этого врач заполняет графы об основном месте работы или по совместительству. Данная информация поступает со слов пациента, и для подтверждения этого не требуется документов. В случае выдачи двух больничных листов (по месту основной работы и по совместительству), в листе «по совместительству» следует указать номер листа, выданного по основному месту деятельности.
Графа «Дата 1» заполняется при изменении причины нетрудоспособности. Если это листок по беременности и родам, в данную графу вносится предполагаемая дата родов или дата начала путевки в санаторий. Следующие строки «Графа 2», «№ путевки» и «ОГРН санатория или клиники НИИ» должны заполняться лишь в случаях, когда пациент отправляется в санаторий.
Строки по уходу заполняются в случаях, когда пациенту выдается больничный для ухода за заболевшим родственником. В строках указывается родственная связь и возраст заболевшего члена семьи, за которым полагается уход. Строку «Возраст» заполняют следующим образом: в первых двух ячейках указывается полный возраст в годах, во вторых - в месяцах. Не заполняются первые две ячейки в случаях с детьми, когда их возраст меньше года. Далее указывается родственная связь (код указан на обороте больничного).
Когда требуется уход за двумя детьми, выдается два больничных листка, заполняются они одинаково. Отличия лишь в данных тех детей, за которыми ведется уход.
Относительно следующей строки «поставлена на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель)» у работодателей и врачей возникает масса вопросов, так как пособие по данному пункту выдается на основании справки из женской консультации, выдаваемой одновременно с листком нетрудоспособности. Новый бланк больничного предусматривает отдельную графу для того, чтобы не выдавалась отдельная справка. Но на данный момент пока не внесены изменения касательно выплат пособий за постановку на учет в ранние сроки беременности, поэтому основанием для начисления пособий все так же является справка из женской консультации.
Отметки о нарушении режима содержат код, значение которого можно найти на обороте больничного. Дата нарушения и подпись врача также обязательны.
В строке «Находился в стационаре» проставляется дата начала поступления в стационар и дата выписки пациента. Заметьте, данный период может отличаться от указанного в таблице «Освобождение от работы».
Если больной был направлен в учреждение медико-санитарной экспертизы на освидетельствование, заполняется следующая строка. Здесь указывается дата направления и регистрации документов, дата освидетельствования. Указывается группа при оформлении инвалидности.
Раздел «Освобождение от работы». Обычно врач выдает освобождение от работы на 10 дней, после чего может его продлить. В случае нетрудоспособности человека более 30 дней больничный продлевается специальной комиссией. В таблице заполняются даты, должность врача (так как ячеек всего 9, необходимо делать сокращения, к примеру «лечащий врач» записать как ЛЕЧ ВРАЧ). Нижняя строка предусмотрена для председателя врачебной комиссии, в должности указывается «ПРЕД ВК», в строке фамилии и инициалов заполняется до тех пор, пока имеется место - на усмотрение врача (можно записать фамилию сокращенно, или полностью фамилию и инициалы).
Ниже таблицы «Освобождение от работы» врач указывает, с какого периода пациент приступит к работе. В случае длительной болезни в графе «Иное» указывается соответствующий код, ниже пишется номер продленного больничного.
Подпись врача ставится внизу раздела, справа также должен быть оттиск печати (треугольной, круглой или специальной «для листков нетрудоспособности»). В оттиске печати должно ясно читаться наименование медицинского учреждения - это важно для программной идентификации организации, выдавшей больничный.
Строки, заполняемые бухгалтером
Н вносится бухгалтером (выше уже говорилось о том, как правильно применять сокращенный вариант наименования). Заметьте, оно должно совпадать с тем, которое указал врач. Но если по каким-то причинам наименование не совпадает, самым главным для работодателя является точное указание регистрационного номера, по которому ФСС легко идентифицирует компанию. Уточнить правильный номер можно в извещении ФСС компании в качестве страхователя. Имеющиеся у организации филиалы кроме регномера имеют расширенные номера, проставляемые через дробь. Далее заполняется код подчиненности, указывающий на отделение ФСС, на учете в котором находится фирма.
Обязательным для заполнения является нетрудоспособного сотрудника. Следует также заполнить и графу СНИЛС, являющуюся также обязательной.
В следующей строке - «условные начисления» - присутствует закодированная информация, значения которой имеется на оборотной стороне. Указывается она для льготников и тех, кто болел более 30 дней, инвалидов и работающих по срочному трудовому договору (эти факторы влияют на продолжительность и размер пособия).
Заполнять «Акт формы Н-1» необходимо в том случае, когда речь идет о профессиональном заболевании или же производственной травме.
Графа «Дата начала работы» заполняется не как дата возврата на работу после болезни, а как дата аннулирования трудового договора. Пример: трудовой договор заключили 1 июля, но к работе сотрудник должен приступить 1 августа (то есть договор заключен заранее). Но 18 июля работник заболевает, и работодатель имеет право аннулировать такой договор. Но даже если работник не приступил к деятельности, он имеет право на получение пособия, в нашем случае это - с 1 августа. Выздоровев, сотрудник приносит больничный, по которому выплачивается пособие. В таком случае, дата начала работы указывается в соответствии с договором, при условии, что он аннулирован.
В строке «Страховой стаж» указывается полное количество лет и месяцев.
В ячейках «в т.ч. нестраховые периоды» указываются сроки воинской службы за период с 01.01.2007г. Кроме страхового стажа (подтверждаемого трудовым договором), в деятельность включается и военная служба, которая и является нестраховым периодом, с которого страховые взносы не начисляются и не уплачиваются. Этот период не является страховым, он лишь засчитывается в общий трудовой стаж.
Не вносятся в больничный лист такие периоды, как временная безработица, учет в службе занятости, обучение.
Строка «причитается пособие за период» содержит даты, соответствующие указанным в таблице «Освобождение от работы» (заполненные врачом).
В строках «Средний заработок для исчисления пособия» и «Средний дневной заработок» не нужно производить полный расчет, как в старом бланке. Сюда вносится лишь наиболее важная информация. Расчет пособия производится на отдельном листке и прикрепляется к больничному.
После этого компания указывает сумму пособия, разбив ее на две части - за счет средств фонда и работодателя. Вторая часть выплачивается за первые три дня нетрудоспособности (раньше оплачивалось только два, но с 1 января 2011 года оплачивается три дня). Во всех остальных случаях (карантин, протезирование, долечивание) пособие оплачивается за счет средств ФСС.
В строке «Итого начислено» указывается сумма, включая НДФЛ. В старом бланке в строке «ИТОГО (сумма к выдаче)» указывался объем выплат без учета НДФЛ.
В завершении - подпись руководителя и главбуха. Но подпись руководителя может быть делегирована другому лицу (что часто бывает на крупных предприятиях) на основании соответствующего приказа или доверенности.
Оформление больничного листа работодателем - образец 2018 год а ничем не отличается от аналогичного документа, оформленного в 2017 году. Изучим правила работы с больничными листками подробнее в нашей статье.
Что нужно для правильного оформления больничного на работе (документы и данные)
Процедура оформления больничных листов в 2017-2018 годах предполагает указание работодателем в листке нетрудоспособности:
1. Сведений о лице, являющемся работодателем.
2. Сведений о сотруднике, оформляющем больничный.
3. Сведений о расчете больничного:
- длительности периода нетрудоспособности работника;
- среднего и среднего дневного заработка;
- суммы начисленного больничного полностью;
- суммы больничного в части, оплачиваемой работодателем;
- суммы больничного в части, оплачиваемой ФСС.
В свою очередь, медучреждение указывает в листке нетрудоспособности:
1. Сведения о пациенте.
2. Данные о месте работы пациента (его название и то, каким оно является: основным или местом работы по совместительству).
3. Сведения о медучреждении.
4. Сведения о медработниках, принимавших решение о выдаче больничного.
5. Сведения о периоде нетрудоспособности:
- даты начала и завершения больничного;
- дата выхода сотрудника на работу.
О том, каких правил должно придерживаться медучреждение при указании места работы пациента, читайте .
Взаимодействие работодателя и ФСС: нюансы
При оформлении возмещения по больничному в ФСС, работодатель должен предоставить в ведомство, наряду с листком нетрудоспособности, документы по перечню, который отражен в приложении к приказу Минздравсоцразвития России от 04.12.2009 № 951н.
Особый порядок взаимодействия работодателей и ФСС установлен в регионах РФ, где действует пилотный проект, в рамках которого пособие по временной нетрудоспособности выплачивает сам фонд (с 4-го дня больничного). Однако то, как оформляется больничный лист, не зависит от конкретной схемы правоотношений между ведомством и работодателями.
Можно ли оформить больничный задним числом
Бывает, что сотрудник вынужден обратиться к доктору с просьбой оформить больничный задним числом (например, если он, фактически болея, перестал выходить на работу, однако к доктору обратился существенно позднее). В общем случае данная процедура незаконна, за исключением тех случаев, когда решение об этом принимает врачебная комиссия (п. 14 порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н).
Таким образом, оформление больничного задним числом возможно, только если будет достоверно установлено при участии комиссии, что в период нетрудоспособности, отраженный в больничном листке, человек действительно болел, и до такой степени серьезно, что не имел возможности вовремя обратиться к доктору для оформления больничного листка.
Порядок и критерии правильности оформления больничного
Как правильно оформлять больничный лист образца 2017-2018 годов работодателю?
Больничный лист оформляется медучреждением на бланке, утвержденном приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 № 347н.
Большое внимание при его заполнении работодателю следует уделять преимущественно техническим аспектам, таким как:
1. Механизм внесения данных в документ.
Правила оформления больничного предполагают его заполнение:
- черной гелевой, капиллярной либо перьевой ручкой;
- на компьютере — с помощью специальных программ, способных корректно вывести текст на бланке листка нетрудоспособности при распечатке;
- печатными заглавными буквами;
- путем внесения данных с первой пустой ячейки слева, и только в пределах ячеек;
- таким образом, чтобы проставляемые на больничном листке печати не попадали на какие-либо ячейки.
2. Механизм внесения корректировок в больничный.
Правила оформления больничного листа работодателем допускают внесение в него исправлений посредством:
- зачеркивания неверной информации;
- внесения правильной информации на оборотной стороне документа и заверения ее подписью ответственного лица и печатью.
Узнать больше о процедуре внесения исправлений в больничный лист вы можете .
Как должен быть правильно оформлен листок нетрудоспособности врачом
Больничный лист выдается медицинской организацией, в которую обращается заболевший сотрудник. Порядок оформления больничного листа в 2017-2018 годах предполагает, что часть информации в нем будет указываться медицинским работником. Здесь можно обратить внимание на следующие нюансы:
1. Название и адрес медучреждения в листке нетрудоспособности можно сокращать, если они не умещаются в имеющихся клетках.
2. Между фамилией и инициалами врача должен стоять пробел (одна пустая ячейка). Если фамилия и инициалы не помещаются — указывается только фамилия, а если и она не помещается — указывается с произвольным сокращением.
Аналогичные правила установлены для указания Ф. И. О. председателя врачебной комиссии, если она собиралась при оформлении больничного.
3. Должность доктора указывается полностью, а если не помещается — ее наименование можно сократить.
Печать медучреждения не должна затрагивать область каких-либо ячеек на листке нетрудоспособности.
Если больничный листок в части, которая заполняется врачом, содержит ошибки, то работодателю необходимо попросить сотрудника принести из медучреждения дубликат листка. Если соответствующее обращение к медучреждению по каким-либо причинам не удовлетворено, то работодатель может инициировать иск к медучреждению в случае возникновения серьезных правовых последствий ошибочного заполнения листка нетрудоспособности (определение ВС РФ от 25.11.15 № 304-КГ15-14859).
Как оформить больничный работодателю в соответствии с правилами
Оформление больничного листа в 2017-2018 годах, выданного медучреждением, завершает работодатель. Правильное оформление больничного листа работодателем гарантирует отсутствие проблем при проверках ФСС обоснованности возмещения сумм выданного пособия и предполагает учет следующих нюансов:
1. К моменту предъявления больничного листа сотрудником в нем не должно быть никаких записей в разделе «Заполняется работодателем».
2. Величина пособия по временной нетрудоспособности указывается без вычета из его суммы НДФЛ в пункте «Итого начислено», равно как и во всех ячейках блока «Сумма пособия».
Образец оформления больничного листа в 2017-2018 годах вы можете скачать по ссылке:
В данном образце оформления больничного листа приведен блок для фирмы-работодателя, заполняемый с учетом рассмотренных нами нюансов.
Детально изучить порядок заполнения больничного работодателем вы можете в статье: .
Итоги
Правильно заполненный листок нетрудоспособности — главное условие принятия ФСС расходов по выплате пособия работнику. То, как должен быть оформлен больничный лист, регулируется приказами Минздравсоцразвития РФ (от 26.04.2011 № 347н и от 29.06.2011 № 624н). Имеет значение правильность заполнения листка нетрудоспособности обеими сторонами, являющимися участниками этого заполнения, — как врачом, так и работодателем.
Пример заполнения больничного листа пригодится даже самому опытному специалисту кадровой службы, поскольку ошибки в этом документе крайне нежелательны. Какие сведения в больничном листе должен указывать работодатель и в чем заключаются ключевые нюансы оформления листка нетрудоспособности, расскажем в нашей статье.
Для чего кадровику правила заполнения больничного листа
Выдача больничных листов — процедура, строго регламентированная законодателем. Это следует уже из того, что больничный должен оформляться исключительно на защищенном бланке. Его форма утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 № 347н.
Кроме того, важно соблюсти правила заполнения больничного листа в 2018-2019 годах работодателем, установленные для него приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н. Документ содержит перечень общих требований к заполнению больничного, актуальных и на сегодняшний день.
Работодатель вносит сведения только в часть пунктов на бланке больничного, которые объединены в блок «Заполняется работодателем».
ВАЖНО! В больничном листе должны быть корректно указаны данные, заполняемые как врачом, так и работодателем.
Если ответственное лицо работодателя перед тем, как заполнить больничный лист, обнаружит ошибки в блоке, оформленном врачом, заполнять часть для работодателя не имеет смысла. Скорее всего, ФСС откажет организации в возмещении расходов. Необходимо запросить в медицинской организации новый документ.
Столь же строгой может быть санкция ФСС и за ошибки, допущенные из-за незнания, как заполняется больничный лист работодателем. Рассмотрим, как их можно избежать.
Инструкция по заполнению больничного листа в 2018-2019 годах работодателем
С учетом требований, изложенных в нормативных документах, инструкция по заполнению больничного листа будет выглядеть следующим образом. Работодатель вносит в больничный лист:
- Сведения о месте работы сотрудника посредством указания:
- наименования компании (полного либо сокращенного) в соответствии с учредительными документами, если работодатель является юрлицом;
- Ф. И. О. предпринимателя, если работодатель — ИП.
- Отметку о том, является работа основной для сотрудника или нет, путем проставления галочки в соответствующем пункте.
- Регистрационный номер работодателя в ФСС.
- Код подчиненности органа ФСС, выдавшего работодателю регистрационный номер.
- ИНН работника, на которого оформляется больничный (не указывается для женщин, получающих декретные пособия по беременности и родам, а также после постановки на учет в медучреждении на ранних сроках беременности).
- СНИЛС работника.
- Код, обозначающий условия исчисления больничного (1 или несколько):
- 43, если сотрудник имеет льготы как пострадавший от воздействия радиации;
- 44, если сотрудник до 2007 года работал в регионах Крайнего Севера или на территориях, приравненных к ним;
- 45, если у сотрудника имеется инвалидность;
- 46, если срок трудового договора работника с работодателем составляет менее 6 месяцев (не фиксируется, если причина нетрудоспособности указана в больничном как соответствующая коду 11);
- 47, если сотрудник ушел на больничный в течение 30 дней после увольнения;
- 48, если уходу на больничный сопутствовало нарушение режима по уважительной причине (при условии проставления отметки об этом в соответствующей графе бланка);
- 49, если заболевание сотрудника, на момент ухода на больничный имеющего инвалидность, длится 4 месяца подряд и более (не проставляется, если в графе, где приводится причина нетрудоспособности, указан код 11);
- 50, если при тех же условиях больничный длится 5 и более месяцев в календарном году;
- 51, если работник занят неполное время.
Подробнее о расчете стажа и его влиянии на размер пособия по нетрудоспособности читайте .
- Длительность нестраховых периодов нахождения гражданина на службе в армии, силовых структурах, на противопожарной службе.
- Период, за который работнику должно выплачиваться пособие.
- Величину среднего заработка сотрудника, на основе которой рассчитывается больничный.
- Величину среднего дневного заработка сотрудника.
- Сумму компенсации по больничному, выплачиваемую за счет средств ФСС РФ.
- Сумму компенсации, выплачиваемую за счет работодателя.
- Общую сумму больничного.
- Ф. И. О. руководителя и главного бухгалтера работодателя.
Подробнее о порядке расчета общей суммы больничного читайте в материале «Максимальный размер больничного листа в 2018-2019 годах» .
Справка-расчет как обязательное приложение к больничному
Следует учитывать, что одного знания, как правильно заполнить больничный лист, мало. Кроме самого больничного листа работодателю нужно представлять в ФСС справку — расчет пособия. Она нужна для того, чтобы подтвердить правильность цифр, указанных в больничном.
Унифицированной формы справки-расчета законодатель не утвердил. Работодателю придется разработать ее самостоятельно.
Главное, чтобы справка включала:
- величину заработка сотрудника за каждый из 2 лет, учитываемых при расчете пособия;
- общий заработок сотрудника за расчетный период (с поправкой на предельный размер базы для исчисления взносов в ФСС);
- величину среднего дневного заработка сотрудника;
- величину дневного пособия работника;
- общую сумму исчисленного пособия сотрудника, а также НДФЛ на нее.
Подписывается справка-расчет обычно руководителем и главным бухгалтером работодателя.
Какой ручкой, какими чернилами и каким цветом заполнять больничный лист
Внесение данных в бланки больничных листов, созданные на бумаге, обычно осуществляется вручную с помощью ручки — капиллярной, гелевой или же перьевой черного цвета. Внесение данных в больничный с помощью шариковой ручки не допускается.
В принципе, заполнить форму можно и на ПК — с помощью специальной программы, которая способна переносить данные с цифрового бланка на бумажный, передавая данные на принтер, в который вставлен официальный бланк. Более того, допустимо заполнять 1 часть больничного ручкой, а другую — на ПК (письмо ФСС РФ от 23.10.2014 № 17-03-09/06-3841П).
Каким образом заполнять документ
Когда заполняем больничный лист 2018-2019 годов, следует учитывать, что данные в него должны вноситься большими буквами начиная с первой доступной слева ячейки используемого поля. Если работодатель проставляет на бланке печать, она не должна попадать на соответствующие ячейки.
При обнаружении ошибок в графах больничного их можно исправить. Для этого необходимо:
- зачеркнуть неверную запись;
- на оборотной стороне документа вписать правильные данные в формате «название графы бланка: корректные сведения»;
- сделать рядом запись: «Исправленному верить»;
- заверить запись подписями директора, главного бухгалтера работодателя, а также печатью (если она используется).
Вне зависимости от количества исправлений в больничном сделать на бланке запись: «Исправленному верить», проставить подписи директора, главного бухгалтера, а также печать достаточно 1 раз.
Слишком длинное название фирмы-работодателя: что делать
Бывает, что даже сокращенное название фирмы-работодателя требует бо́льшего количества ячеек, чем предусмотрено в соответствующей графе больничного. Иногда оно отсутствует, то есть не зарегистрировано в учредительных документах. В этом случае в бланк можно вписать основную часть названия компании и поставить точку. Так или иначе, идентификация фирмы будет осуществлена по ее уникальному номеру, выданному ФСС.
Расчет итоговой суммы: нюансы
Размер итоговой суммы пособия, который фиксируется в соответствующей графе бланка, не должен быть уменьшен на НДФЛ. Если данная сумма, а также иные денежные величины, отражаемые в документе, не содержат копеек, вместо них следует вписывать 0.
Об обложении выплат по больничному НДФЛ читайте в статье «Облагается ли больничный лист (больничный) НДФЛ?» .
Как осуществляется передача полномочий по заверению больничного
В общем случае блок больничного листа, заполняемый работодателем, подписывается руководителем и главным бухгалтером. Однако допустима передача полномочий по подписанию больничных листов другим лицам. Для этого им необходимо оформить доверенность с учетом положений ст. 185 ГК РФ. При этом на самом бланке больничного каких-либо отметок о том, что документ подписывается по доверенности, быть не должно.
Как заполнять больничный лист работодателю: образец 2018-2019 годов
Чтобы представлять, как заполнять больничный лист, образец с уже внесенными данными можно загрузить на нашем сайте.
Отметим, что поскольку исходные форма и содержание документа не корректировались, для больничного листа образца 2018-2019 годов заполнение работодателем будет производиться по тем же правилам, что и в предшествующие годы.
Где скачать пример заполнения больничного листа нового образца для 2018-2019 годов
Электронный больничный
С 01.07.2017 начато применение электронной формы больничного (закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ), использование которого планируется наравне с обычным бумажным документом. Однако выдавать его будут пока не все медицинские учреждения, а только изъявившие намерение это делать.
Электронный больничный от обычного отличает следующее:
- создание в автоматизированной электронной системе, обеспечивающей возможность работы с ним для всех заинтересованных сторон;
- заверение усиленными квалифицированными электронными подписями лиц, оформляющих документ;
- защищенность от подделок.
Подробнее об организации взаимодействия сторон при работе с больничным читайте в материалах:
- «Электронный больничный лист для передачи в ФСС онлайн» ;
- «Электронные больничные: новый порядок» .
Итоги
Процедура оформления больничного листа в 2018-2019 годах по-прежнему строго регламентирована законодательством РФ — как с точки зрения требований к внешнему виду документа, так и в плане алгоритма его заполнения. Работодателю, как и медицинскому учреждению, надо четко представлять, как правильно заполнить больничный лист, и нельзя допускать ошибки при оформлении больничного, иначе ФСС не примет его в качестве основания для компенсации расходов работодателя на оплату пособия.
