Распоряжение - распространенный в управленческой практике документ.
Особую разновидность этого документа представляет Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителями законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления в пределах компетенции, определенной законом» нормативно-правовыми актами. Такие распоряжения содержат подзаконное официальное решение, принятое с соблюдением установленной процедуры и порождающие юридические последствия. Распоряжения обязательны для исполнения всеми органами управления, хозяйствующими субъектами независимо от организационно-правой формы, а также общественными объединениями, должностными лицами и гражданами, проживающими на данной территории.
Руководителя
Образец распоряжения руководителя – пример о закреплении автомобиля
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «Лишайник»
(ООО «Лишайник»)РАСПОРЯЖЕНИЕ
г. Мурманск
О назначении ответственных за автотранспорт и выпуск на линию автомобилей в технически исправном состоянии
Для обеспечения сохранности, исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации о б я з ы в а ю:
1. Назначить ответственными за обеспечение исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации следующих работников:
Воропая К.Е. за автомобиль Volkswagen Passat № А 555 ХЕ,
Максимушкина М.В. за автомобиль Toyota Celica № Х 002 НК.2. В случае служебной необходимости предоставить право управления автотранспортными средствами следующим работникам отдела обеспечения:
Филину П.Д. автомобилями Volkswagen Passat № А 555 ХЕ, Toyota Celica № Х 002 НК,
Кузоватых В.А. автомобилем Toyota Celica № Х 002 НК.3. Назначить ответственным за проведение годового технического осмотра автотранспорта, выпуск на линию транспортных средств в технически исправном состоянии и регистрацию автотранспорта ООО «Лишайник» в органах ГИБДД специалиста отдела обеспечения Филина П.Д., в его отсутствие специалиста отдела обеспечения Кузоватых В.А.
4. Признать утратившими силу распоряжения ООО «Лишайник» от 29.12.2010 № 44 «О назначении ответственного за автомобиль Volkswagen Passat», от 14.01.2011 № 2 «О предоставлении права управления автомобилем Toyota Celica».
5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела обеспечения Мухомора Б.П.
Директор Д.В. Факел
Думаю, что на основании приведенного примера распоряжения (даже двух примеров) можно составить свой образец, подходящий к конкретным сложившимся условиям.
Евгения Полоса
О назначении ответственных лиц
ОБРАЗЕЦ
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
Приказ
от 22 октября 2012 г. N 125
О назначении уполномоченного лица,
ответственного за ведение, хранение,
учет и выдачу трудовых книжекВ соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, приказываю:
1. Назначить с 22.10.2012 ответственным за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров В.В. Ромашкину.
2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор Лютиков А.В. Лютиков
С приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров Ромашкина В.В. Ромашкина 22.10.2012
По предприятию
Как правильно составить распоряжение
Такой распорядительный документ должен составляться в письменном виде. Данный вид оформления предпочтительней, нежели устная форма изложения.
В некоторых случаях, форма распоряжения может быть установлена законным или подзаконным актом, а также внутренним, локальным документом фирмы.
В случае, если вид бланка распоряжения установлен нормативными актами, то такая форма должна быть в обязательном порядке соблюдена составителями, иначе принятый документ может быть признан недействительным.
Как правило, анализируемый распорядительный акт составляется в единственном оригинальном экземпляре и подлежит хранению в подразделении, выступившем инициатором его издания и применения. При необходимости, могут быть составлены копии такого акта, в достаточном количестве экземпляров.
Если документ носит внутренний характер, то подпись руководителя можно не заверять оттиском печати. Если распоряжение, в том числе, предназначено для передачи сторонним лицам, то подпись руководителя на нем может быть подтверждена печатью организации.
При необходимости, вступившее в силу распоряжение может быть отменено аналогичным управленческим актом.
О проведении инвентаризации
Распоряжение о проведении инвентаризации. Форма N 29-НП
Госкомнефтепродукт ________________ Форма N 29-НП
________________________ управление
_________________________ нефтебаза Утверждено
Госкомнефтепродуктом СССР
15 августа 1985 г. N 06/21-8-446
РАСПОРЯЖЕНИЕ
О ПРОВЕДЕНИИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
N ________ ОТ "___"____________ 19__ Г.
Для проведения инвентаризации в _________________________________
(наименование предприятия)
у материально ответственного(ных) лица(лиц) __________________________
(фамилия, имя, отчество)
назначается инвентаризационная комиссия в составе:
1. председателя _________________________________________________
2. членов комиссии ______________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)
Инвентаризации подлежат _________________________________________
(указать, какие ценности,
______________________________________________________________________
расчеты подлежат инвентаризации)
К инвентаризации приступить внезапно ____________________________
(дата, часы начала)
и окончить ___________________________________________________________
Причина инвентаризации __________________________________________
(указывается: контрольная, смена
______________________________________________________________________
материально ответственных лиц, переоценка и т.п.)
Указанную инвентаризацию провести в полном соответствии с
действующей инструкцией о порядке проведения инвентаризации ценностей.
Инвентаризационные материалы сдать в бухгалтерию __________________ не
позднее ________ час "___"_________ 19__ г.
Руководитель ___________ _______________________
(подпись) (Ф.И.О.)
Главный бухгалтер ___________ _______________________
(подпись) (Ф.И.О.)
О создании комиссии
Образец приказа о создании комиссии
Предлагаем вашему вниманию такой приказ на создание комиссии.
Как видно, данный образец приказа на создание комиссии объединяет все вышеуказанные характеристики бланка и является хорошим примером составления документа.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.
Особенностью распоряжений является то, что они издаются для решения оперативных вопросов основной деятельности, и это существенно сужает сферу применения данного вида документа при реализации распорядительных функций. Решение основных задач, стоящих перед организацией, управляемой на основе принципа единоначалия, фиксируется в издаваемых ее руководителем приказах, а коллегиальные органы управления вместо приказов соответственно принимают решения и постановления. Распоряжения часто издаются руководителями коллегиальных органов в соответствии с принятыми решениями и постановлениями, а также во исполнение нормативных правовых актов и поручений вышестоящих органов. Издание в коллегиальных органах распоряжений наряду с решениями и постановлениями обусловлено необходимостью оперативного разрешения возникающих задач управления, что позволяет существенно сузить круг вопросов, выносимых на рассмотрение коллегиальных органов, предоставляя им, таким образом, возможность сосредоточиться на решении основных, принципиальных задач.
Аналогичные цели имеет издание распоряжений и в организациях, управление которыми осуществляется на основе принципа единоначалия. Согласно сложившейся практике издание распоряжений происходит, как правило, в организациях, занятых в сфере производства и имеющих сложную структуру. В иных организациях издание распоряжений нецелесообразно.
Так как распоряжения издаются для решения оперативных вопросов деятельности организаций, не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным, принципиальным задачам, стоящим перед организацией (в этих целях должны издаваться (приниматься) приказы, постановления, решения).
Распоряжения оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для распоряжений.
Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении распоряжения используются следующие реквизиты:
Заголовок к тексту;
Подпись;
Регистрационный индекс.
Заголовок распоряжения включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже.
Текст распоряжения обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания распоряжения. Констатирующая часть начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания распоряжения излагаются предложениями с отглагольными существительными. Если распоряжение издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа. Если распорядительная часть распоряжения не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть распоряжения начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые печатаются прописными буквами от нулевого положения табулятора (от границы левого поля) без кавычек и без разрядки. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в том случае, если исполнителю поручается выполнить то, что не входит в его непосредственные обязанности по занимаемой должности. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.
Текст предписываемых в распорядительной части действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение распоряжения предполагает совершение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия оформляются по пунктам. Пункты и подпункты распоряжения излагаются в форме повелительного наклонения по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в винительном - после «ОБЯЗЫВАЮ») - действие (выражается глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения. При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать. В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель указывается в дательном падеже.
Распорядительная часть распоряжения заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за исполнение документа или пункта документа: «Контроль за исполнением распоряжения возложить на…». Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, контроль за исполнением распоряжения будет осуществляться руководителем, его издавшим.
Отметка о наличии приложения в ни распоряжениях как отдельный реквизит не оформляется. Указание на наличие приложения приводится непосредственно в тексте и может заключаться в скобки, например: «согласно приложению», «по прилагаемой форме» (если приложение одно), «(приложение 1)» (если приложений несколько).
Проекты распоряжений подлежат визированию заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект распоряжения исполнитель, то есть представитель структурного подразделения, в котором он был подготовлен. Проекты распоряжений в обязательном порядке согласовываются с юридической службой организации.
Регистрируются распоряжения отдельно от других распорядительных документов (постановлений, решений, приказов). Регистрационным индексом распоряжения является его порядковый номер, присвоенный в пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями.
Приказ - это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.
Приказы подразделяются на три группы, в каждой из которых целью издания документа является:
1. По организационным вопросам:
- создание, ликвидация или реорганизация предприятия, учреждения, организации в целом или отдельных структурных подразделений;
- образование коллегиальных или совещательных органов (советов, комиссий и т. п.);
- утверждение организационной структуры управления, штатного расписания и их корректировку;
- координация работы всех звеньев системы управления организации, предприятия, фирмы (разграничение полномочий между должностными лицами, предоставление права подписания документов и т. д.);
- утверждение и введение в действие организационно-методических документов (положений, уставов, инструкций, регламентов и др.).
2. По основной производственной деятельности:
- обеспечение и регулирование порядка финансирования деятельности организации;
- обеспечение материалами, оборудованием, помещениями для эффективной работы организации;
- формирование и осуществление научно-технической политики;
- обеспечение выпуска качественной продукции;
- подведение итогов работы организации, оформление результатов проверок, ревизий;
- решение других вопросов, вытекающих из отраслевой и иной специфики организации.
3. По личному составу (кадрам) организации:
- обеспечение отбора и приема на работу персонала;
- создание условий обучения и служебно-профессионального продвижения персонала;
- оформление перевода на другую работу;
- оформление командированных работников;
- оформление поощрений работников и наложения взысканий;
- оформление высвобождения (увольнения) работников;
- решение ряда социальных вопросов (гарантии беременным женщинам, дополнительные отпуска, охрана труда и др.)
Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием "стандартных" словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа "обратить внимание", "усилить контроль" и т. п.
Наименования органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений, упоминаемых в тексте, должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.
Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ.
После составления текста приказ согласовывают с должностными лицами. Согласование оформляется в виде визы. Визируют его: начальник отдела, подготовившего приказ, руководители других заинтересованных подразделений, а также юрисконсульт – по вопросам увольнения, перевода, наложения взысканий; бухгалтер – по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления отпуска, вызова из отпуска, премирования; профком – по вопросам увольнения, объявления благодарности, наложения взыскания.
Визы проставляют на первом экземпляре проекта приказа. Тщательно выверенный (проверяются цифровые данные. фамилии, названия подразделений) и завизированный первый экземпляр приказа, напечатанный на общем бланке, подписывается руководителем или его заместителем. С момента его подписания приказ вступает в силу (если в тексте не указан другой срок введения его в действие).
С приказом должны быть ознакомлены все поименованные в нем лица. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа или на отдельном листе сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления.
Законодательство не предъявляет строгих требований к оформлению распоряжения руководителя, однако на практике сложилась определенная структура этого документа. Обычно он содержит объясняющую и собственно распорядительную часть. Образец распоряжения, инструкцию по его составлению можно найти в статье.
Зачастую эти виды документов объединяют, полагая, что приказ и распоряжение – это одно и то же. На практике так часто и бывает, однако важно понимать, что:
- приказ выпускается только от имени директора всего предприятия;
- распоряжения издают руководители филиалов, обособленных подразделений компании.
Также распоряжения могут подписывать и начальники цехов, менеджеры отделов и др. Поэтому подписание приказа – это исключительное полномочие директора, а остальные руководящие сотрудники могут издавать только распоряжения. При этом директор практически всегда подписывает приказ только лично, однако таким правом обладает и другой сотрудник, который официально уполномочен на это (имеет действующую доверенность).
Суть и виды распоряжения
Назначение распоряжения руководителя может быть разным, и в зависимости от этого можно условно выделить 2 его вида:
- Предлагающее – менеджер проявляет инициативу и вносит деловое предложение на рассмотрение своего начальника (директора по предприятию).
- Обязывающее – документ содержит приказную часть, в которой излагаются требования к определенным отделам, конкретным сотрудникам и т.п. К такому типу распоряжений относится большинство документов.
Структура и образцы распоряжения
Несмотря на отсутствие единой формы распоряжения, обычно документ составляется согласно такой структуре:
- Название компании.
- Номер распоряжение (обычно нумерация сквозная в этой категории документов, новый порядок начинается с января следующего года).
- Место и дата подписания.
- Обоснование решения: обычно начинается со слов «В связи с» либо: «Во исполнение», «На основании», «В соответствии».
- Распорядительная часть: начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ», которое принято прописывать только заглавными буквами.
- Отметка о том, кто будет контролировать исполнение распоряжения – конкретный сотрудник, несколько сотрудников либо сам руководитель: «Контроль за исполнением оставляю за собой».
- Должность, подпись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы).
Готовый образец документа, на который можно ориентироваться при составлении своего распоряжения, выглядит так.
Как оформляется и сколько хранится документ
Технически текст можно составить как от руки (ручкой синего или черного текста), так и набрать на компьютере. При этом собственноручная подпись ставится обязательно (факсимиле использовать недопустимо), а печать ставится только в том случае, если это прямо предусмотрено нормативными актами самой компании.
Документ, как правило, составляется в количестве 1 оригинального экземпляра. Копию при необходимости может снять любой сотрудник, который должен выполнить поручение согласно этому распоряжению. По истечении срока исполнения либо после завершения задачи документ отправляют в архив для хранения. Срок хранения зависит от вида регулируемой деятельности:
- основная деятельность – постоянно;
- вопросы административно-хозяйственного характера – 5 лет;
- по сотрудникам (личному составу) – 75 лет.
Реквизиты документа (номер, дата, название) всегда фиксируются в журнале учета внутренней документации.
Порядок согласования текста распоряжения
В большинстве случаев текст распоряжения необязательно согласовывать с директором, поскольку документ составляется «в развитие» недавно вышедшего приказа. Например, директор приказал оптимизировать расходы, в связи с чем руководитель каждого из филиалов издает серию распоряжений об инвентаризации, изучении использования рабочего времени, выявлении причин недовыполнения плана и т.п. Поэтому предполагается, что распоряжение составляется как вариант детализации общего приказа, и директор знает об этом.
Однако если инициатива исходит от самого руководителя, и его распоряжение не является реакцией на вышедший приказ, согласование текста документа с директором обязательно.
К локальной управленческой документации относят распоряжения. Они действуют строго внутри одного предприятия или организации и распространены как в коммерческом секторе, так и в бюджетных учреждениях.
Нередко руководители отдают распоряжения в устной форме. Такое решение отрицательно сказывается на работе фирмы, так как наемные сотрудники могут просто проигнорировать указы начальства, не оформленные должным образом. Привлечь к дисциплинарному взысканию за это невозможно.
Кто может писать распоряжения?
Приказы могут издавать только руководители предприятия или иные лица, наделенные соответствующими полномочиями (например, представители, действующие по доверенности). Написание распоряжений находится также в компетенции глав структурных подразделений:
- Начальников филиалов.
- Руководителей отделов.
При этом распоряжение может распространяться только на сотрудников, находящихся в непосредственном подчинении у лица, издавшего соответствующий документ. Чаще всего дополнительного согласования с дирекцией предприятия не требуется. Правильно написанное распоряжение должно включать обоснование (например, указывают норму закона, в связи с которым возникла необходимость составить новый документ).
Как написать распоряжение?
Сейчас единого унифицированного стандарта в написании распоряжений не существует. Организации обладают полным правом составлять их в произвольном виде. Для упрощения документооборота внутри компании распоряжение оформляют с учетом определенных правил:
- Вписывают дату издания.
- Присваивают номер.
- Указывают наименование организации.
- Вносят обоснование издания.
- Указывают сотрудника, в отношении которого выходит документ (или целый отдел).
- Устанавливают задачи и сроки выполнения.
- Указывают сотрудника, ответственного за контроль выполнения распоряжения.
Если к документу прикладываются дополнительные бумаги, например или , то их отмечают в тексте распоряжения отдельным пунктом.
Важно : документация должна быть в обязательном порядке подписана лицом, от имени которого она издалась. После написания необходимо внести соответствующую правку в журнале учета внутреннего документооборота компании.
Бланк распоряжения
В Интернете много готовых форм для внутренней документации. Например, есть , о приеме на работу или об увольнении. Естественно, получится найти и типовые бланки распоряжений. Для удобства мы такой бланк уже подготовили.
Образец распоряжения
При возникновении трудностей с заполнением бланка рекомендуется воспользоваться готовыми образцами. Естественно, всю информацию следует адаптировать к каждому конкретному случаю.
Чем распоряжение отличается от приказа?
Решения руководящего состава, оформленные в виде приказов и распоряжений, обладают некоторыми отличиями. Существуют неофициальные правила, при которых составляется тот или иной документ. Дифференциация заключается в:
- Сроке действия.
- Условиях прекращения.
- Визировании.
- Возможностях внесения изменений.
- Круге решаемых задач.
Распоряжения, как правило, издаются на более короткий срок. При этом их действие заканчивается с момента исполнения, приказ же обязателен к выполнению до отмены . Подписантом в составлении распоряжения может выступать руководитель подразделения или филиала. Изменения в документацию подобного плана не вносят, их чаще переиздают. При помощи распоряжения принято решать только оперативные задачи, например обязать начать вести или выполнить анализ реализации рекламной кампании.
Подводим итоги
Требования, предъявляемые к оформлению распоряжений и приказов, практически идентичны. При составлении необходимо придерживаться общих правил документооборота и делопроизводства.
На срок действия указа его принято подшивать в общую папку с другими распорядительными актами организации. После исполнения документ хранят в архиве предприятия.
