В современном деловом обороте допускается использование вместо подлинников документов их надлежащим образом заверенных копий. Так, к примеру, в процессуальном законодательстве РФ предусмотрено, что письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии (ч. 2 ст. 71 ГПК РФ, ч. 8 ст. 75 АПК РФ, ч. 2 ст. 70 КАС РФ). Требование о необходимости представления надлежащим образом заверенных копий документов содержат многие нормативные правовые акты. Например, такое требование можно найти в ст. 161 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ, п. 4 ст. 226.1 НК РФ, ст. 84.1 Трудового кодекса РФ.
Что следует понимать под "надлежащим образом заверенной копией документа"?
Общие правила
В соответствии с пп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, под заверенной копией документа понимается такая копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
В ГОСТе Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации", утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов. В п. 3.26 указано, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Если копия документа не заверена в соответствии с приведенными требованиями, она считается ненадлежащей (Постановление ФАС Поволжского округа от 07.07.2011 по делу N А57-9000/2010). Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Копии документов, не заверенные надлежащим образом, а также документы, не содержащие обязательных реквизитов, суды не принимают в качестве доказательств. Это можно увидеть из следующих показательных примеров из судебной практики:
Простая копия доверенности представителя, подписавшего исковое заявление от имени организации, послужила основанием для его оставления без рассмотрения. Суд посчитал, что (про недопустимое доказательство в данном судебном акте ничего не сказано!) полномочия представителя не были подтверждены (Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 28.06.2016 по делу N 33-7798/2016);
Поскольку приложенная к жалобе на бездействие судебного пристава копия доверенности не была надлежащим образом заверена, вышестоящий орган ФССП РФ правомерно отказал в рассмотрении поданной жалобы (Определение Пермского краевого суда от 18.07.2011 по делу N 33-7178).
Порядок заверения копий
С одной стороны, приведенные нормативные документы носят рекомендательный характер, и формально не обязательны к применению. В судебной практике есть примеры случаев, когда суды считали несоблюдение порядка заверения копий документов несущественным и не лишали владельцев таких копий полагающегося им объема прав и гарантий. К примеру, получение налогоплательщиком от своего контрагента копий документов, заверенных с нарушением рекомендованного порядка, без указания того или иного реквизита, не означает его недобросовестность и не лишает права на получение причитающейся ему налоговой выгоды (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 14.09.2015 N Ф06-27279/2015).
Однако лучше не рисковать и настаивать в таких случаях на получении надлежащим образом заверенных копий документов, тем более что сам по себе порядок не вызывает никаких сложностей. Отметим также, что если законом или нормативным правовым актом никаких иных специальных требований к порядку заверения документов не предусмотрено, то использование приведенного порядка признается достаточным.
К такому выводу пришел суд, признав незаконным постановление судебного пристава об отказе в возбуждении исполнительного производства по мотиву того, что к заявлению взыскателя была приложена ненадлежащим образом заверенная копия доверенности. По мнению суда, нормы Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" не предусматривают каких-либо специальных правил относительно порядка заверения доверенности, прилагаемой к заявлению взыскателя, в связи с чем оснований для отказа в возбуждении исполнительного производства не было. Представленная копия доверенности была оформлена надлежащим образом: она была выполнена на бланке компании-взыскателя, заверена печатью и подписью уполномоченного лица. Отметка о заверении копии проставлена в нижнем правом углу первой страницы доверенности (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.03.2015 N Ф07-1185/2014).
В действующем законодательстве можно встретить и другие дополнительные требования к порядку заверения копий документов. Так, в абз. 4 п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" установлено, что верность документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Эту отметку, как правило, никто не проставляет, чтобы не "утяжелять" удостоверительную надпись, тем более что суды не настаивают на обязательном соблюдении такого требования, ограничиваясь только требованием о проставлении тех обязательных реквизитов, которые приведены выше.
Про оригиналы нельзя забывать
При предъявлении заверенных копий документов следует учитывать, что у суда может возникнуть желание проверить наличие подлинников, с которых были сняты копии. Заверение соответствия копии документа подлиннику возможно лишь в случае, если лицо, заверяющее правильность копии документа, располагает подлинником документа. Установленные реквизиты заверительной надписи (должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения) о соответствии копии документа его подлиннику имеют целью предотвращение неправомерного заверения копий документов лицами, у которых подлинники таких документов отсутствуют.
В соответствии с ч. 6 ст. 71 АПК РФ арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств.
Так, при рассмотрении одного дела суд установил, что лицо, заверившее документ, не имеет никакого отношения к организации, от имени которой оно заверяло копию. Поскольку в материалы дела не было представлено доказательств в подтверждение того, имело ли оно право заверять документы и располагало ли подлинниками, суд признал заверенные им копии недопустимыми доказательствами (Постановление ФАС Московского округа от 11.01.2012 по делу N А40-26778/11-5-185).
Если речь идет о деле о банкротстве, в рамках которого кредитор пытается включить свои требования к должнику в реестр, он обязан предъявить оригиналы документов, подтверждающие его требования. Такая необходимость связана с тем, что с целью защиты конкурсной массы от недобросовестных кредиторов суд обязан установить действительность таких требований и отсутствие признаков злоупотребления правом со стороны заявителей.
Так, в одном деле суд усомнился в представленных компанией документах в подтверждение ее вексельных требований. Копии документов, представленные в материалы дела, были заверены самой компанией, хотя она не имеет отношения к их составлению и оригиналами не располагала. Представитель компании пояснил, что документы получил из материалов дела в ходе ознакомления с ними, однако данный довод не был проверен нижестоящими судебными инстанциями, поэтому суд округа направил дело на новое рассмотрение (Постановление ФАС Московского округа от 26.06.2014 N Ф05-6271/2014).
Кто вправе заверять копии?
Таким образом, надлежащим образом заверенной копией документа является такая копия, которая полностью соответствует оригиналу, и верность копии свидетельствует уполномоченное лицо. Верность копий подлинникам документов может свидетельствовать руководитель организации, который от ее имени действует без доверенности, а также иное лицо, которому такое право предоставлено по доверенности или локальным актом организации.
Так, в одном деле суд пришел к выводу о том, что копия доверенности на представление интересов лица на подачу жалобы в таможенные органы может быть заверена лицом, которому она была выдана, вследствие чего является незаконным отказ в принятии жалобы на бездействие таможенного поста со ссылкой на то, что доверенность не соответствует требованиям надлежащего заверения. Заверение копии доверенности специалистом соответствовало приказу генерального директора общества, согласно которому в связи с большим документооборотом с таможенными органами, судебными инстанциями и иными государственными структурами, с целью организации наиболее эффективной работы всем работникам фирмы предоставлено право заверения копий документов. Такой порядок заверения копий документов не противоречит закону (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 02.02.2011 N Ф03-10026/2010 по делу N А51-10967/2010).
Закон не содержит обязательного требования заверения печатью организации отдельно каждого листа, представленного в пакете прошитых и скрепленных печатью документов. В деле о взыскании задолженности за поставленный товар суд признал допустимыми доказательствами копии товарных накладных и счетов-фактур, прошитых и скрепленных печатью вместе (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 26.08.2011 по делу N А10-41/2011). Копии документов могут заверять и государственные органы в пределах своей компетенции для выполнения возложенных на них задач. Такие копии могут быть представлены в качестве доказательств в суде. Например, распечатки сообщений электронной почты, информации с жестких дисков и иных носителей, заверенные антимонопольным органом, который получил эти материалы в ходе проведенной им проверки, являются надлежащими доказательствами по делам о нарушении антимонопольного законодательства (Постановление Президиума ВАС РФ от 12.11.2013 N 18002/12 по делу N А47-7950/2011).
При рассмотрении дел в порядке упрощенного производства действуют общие правила представления письменных доказательств в виде подлинников или надлежаще заверенных копий, выписок из документов (Постановление Пленума ВАС РФ от 08.10.2012 N 62 "О некоторых вопросах рассмотрения арбитражными судами дел в порядке упрощенного производства"). Необходимо учитывать, что если для обычного судебного разбирательства на стадии подачи иска можно приложить простые копии доказательств по делу или даже не все доказательства сразу раскрыть, то для упрощенного производства это не подходит. Поскольку особенность данной судебной процедуры состоит в принятии решения без вызова сторон на основании документов, своевременное представление надлежащим образом заверенных копий является принципиально важным.
Участники гражданского оборота при использовании судебных актов в исполнительном производстве, в деле о банкротстве и в иных случаях должны иметь на руках их надлежащим образом заверенные копии с подписью судьи и гербовой печатью. Перечень требований к заверению копий судебных актов (от прошивания и места наклеивания наклейки до проставления подписи и гербовой печати суда) предусмотрены в п. 10 раздела II Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утв. Постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100.
В противном случае они рискуют получить отрицательный результат. Так, к примеру, арбитражный суд не может установить размер требований конкурсного кредитора к должнику на основании не заверенных надлежащим образом копий актов суда общей юрисдикции (Постановление Президиума ВАС РФ от 22.11.2005 N 10161/05 по делу N А55-13072/04-38).
В Постановлении Пленума ВАС РФ от 08.10.2012 N 61 "Об обеспечении гласности в арбитражном процессе" в отношении дел, касающихся государственной тайны, указано, что при представлении лицами, участвующими в деле, копий документов суд проверяет, заверены ли они надлежащим образом в соответствии с требованиями ч. 8 ст. 75 АПК РФ (п. 16.1).
Нотариальное заверение копий
Нотариальное заверение копии документа является обязательным в случаях, прямо предусмотренных законом (например для представления интересов в суде, в Росреестре и др.). Если на законодательном уровне не установлено, что копии документов должны быть удостоверены нотариусом или иным государственным органом, организация вправе самостоятельно заверить копии необходимых документов. Нотариус удостоверяет копии документов в соответствии с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, утв. решением Правления ФНП от 25.04.2016, протокол N 04/16.
В отличие от обычного заверения копий для нотариуса не имеет значения тот факт, является ли заявитель владельцем соответствующего подлинника или нет. Перед выполнением нотариального действия он обязан установить личность заявителя (п. 2.1 названных Рекомендаций).
Нотариус не станет заверять копию биометрического загранпаспорта гражданина, который является технически сложным документом, включающим заламинированные страницы, содержащие скрытую информацию в электронном виде, что не позволяет нотариусу сделать однозначный вывод об отсутствии признаков подделки документа и свидетельствовать верность его копии (Определение Московского городского суда от 26.12.2011 по делу N 33-40341).
Нотариально заверенная копия по своей юридической силе более значима. Особенностью любых нотариальных документов, в том числе нотариальных копий, является то, что обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия, не требуют доказывания, если подлинность нотариально оформленного документа не опровергнута путем подачи заявления о подложности доказательств или не установлено существенное нарушение порядка совершения нотариального действия, и нотариальный акт был отменен (п. 5 ст. 61, ст. 186 ГПК РФ, п. 5 ст. 69, ст. 161 АПК РФ).
Предоставлений копий участникам / акционерам общества
Помимо предоставления документов в суд, необходимость предоставления копий документов имеется и в случае раскрытия информации обществу своему участнику или акционеру. В п. 9 информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144 "О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ" предусмотрено, что если участник обратился с требованием к обществу о предоставлении заверенных копий документов, то исполнение обществом обязанности по предоставлению участнику информации может считаться надлежащим только при условии, что копии таких документов заверены должностным лицом общества, полномочия которого вытекают из устава общества, его внутренних документов, или лицом, полномочия которого на заверение копий документов общества явствуют из обстановки, в которой такое лицо действует (например, сотрудником общества, присутствующим при ознакомлении участника с документами) в установленном порядке с проставлением печати общества, либо верность копий документов засвидетельствована нотариусом.
В случае предоставления информации в виде копий, записанных на компьютерные носители данных, удостоверение подлинности документа может быть осуществлено с использованием электронной цифровой подписи. Если у общества отсутствует электронная цифровая подпись, оно может предоставить участнику информацию в электронном виде без соответствующего удостоверения подлинности либо, если участник настаивает на предоставлении информации с удостоверением ее подлинности, в виде документа на бумажном носителе, заверенного надлежащим образом.
(Бычков А.И.) (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2017)
П режде чем рассказать о том, как должна выглядеть копия документа, соответствие которой подлиннику удостоверяется самим предприятием, признаем, что определения понятия «надлежащим образом заверенная копия документа» в законе нам найти не удалось. Однако в ГОСТе Р 51141-98 содержится описание того, что можно считать «заверенной копией документа»:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пункты 2.1.29, 2.1.30 ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28)
2.1 Общие понятия
29. КОПИЯ ДОКУМЕНТА: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
30. ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Итак, теперь мы видим, что заверенную копию документа от обычной, не имеющей юридической силы, отличает наличие специальных реквизитов. Это вполне логично. Поэтому важно выяснить, какие именно реквизиты подлежат оформлению.
Чем руководствоваться при заверении?
В настоящее время единый законодательный акт о документах и правилах документооборота отсутствует. Однако это не значит, что вопрос о том, как правильно изготовить копию документа и удостоверить ее верность, не урегулирован вовсе. И речь здесь идет не только о порядке нотариального удостоверения копии. Порядок заверения копий документов на предприятии тоже установлен. Просто не все компании об этом знают. Те же организации, которым такие правила известны, зачастую пренебрегают их соблюдением. И зря. Ведь ненадлежащее удостоверение соответствия копии документа его подлиннику может повлечь отказ в признании доказательственного значения данной копии. Иными словами, неправильно изготовленная копия в определенных ситуациях (например, при рассмотрении спора в суде, ответе на запрос налогового органа об истребовании документов и др.) не сможет подтвердить тот факт, на который ссылается предоставившая ее организация. Но об этом мы поговорим позже. Для начала выясним, где прописано о том, как должна выглядеть грамотно заверенная копия документа.
ГОСТ Р 6.30-2003
Многие делопроизводители при подготовке заверенных копий документов руководствуются ГОСТом Р 6.30-2003.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст)
3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения…
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Поэтому заверительная надпись на копии, оформленная согласно ГОСТу Р 6.30-2003, выглядит так, как это показано в Примере 1.
Пример 1
Образец заверительной надписи на копии документа, оформленной в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
Свернуть Показать
Итак, требования ГОСТа Р 6.30-2003 соблюдены. Но достаточно ли этого? Посмотрим, насколько установленные ГОСТом Р 6.30-2003 правила обязательны для организаций. Для этого обратимся к разделу «Область применения» данного документа.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст)
1. Область применения.
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации…
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
Поэтому те, кто в своей деятельности использует ГОСТ Р 6.30-2003 как пособие для подготовки заверенных копий документов, должны учитывать, что всего лишь следуют рекомендациям Госстандарта России .
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
Данные рекомендации утверждены уже приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Как видно из наименования документа, а также следует из его содержания, он рассчитан на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства, при разработке ими инструкции по делопроизводству.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Извлечение из приложения № 11 «Правила оформления реквизитов документов» к п. 3.3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76
Отметка о заверении копии
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии______л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
Отметим, что в приведенном документе, наряду с ранее рассмотренными нами реквизитами заверительной надписи, содержится уточнение - ссылка на место нахождения подлинника документа (в каком деле) .
Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х
Немногие знают, что ГОСТ Р 6.30-2003 - не единственный документ, который устанавливает состав заверительной надписи на копии документа «обычной» организации . Есть нормативный правовой акт, который был принят еще в 1983 году и до сих пор официально не отменен, - Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ № 9779-Х). Несмотря на столь солидный возраст, данный документ применяется в обязательном (а не рекомендательном) порядке по сей день; подтверждается это также и тем, что 08.12.2003 в него были внесены изменения Федеральным законом № 169-ФЗ.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Абзац 4 пункта 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Итак, в этом документе, в отличие от ГОСТа Р 6.30-2003, нет прямого указания на то, что заверительная надпись включает в себя слово «Верно» (так, на практике часто используют фразу «Копия верна»), отсутствуют и пояснения о том, что входит в реквизит «Подпись» лица, свидетельствующего верность копии. Например, исходя из текста Указа № 9779-Х можно сделать вывод, что указание инициалов и фамилии ставящего личную подпись должностного лица не является обязательным. Это подтверждается и судебной практикой.
Судебная практика 1
Свернуть Показать
ЗАО «Фирма «Волброк ЛТД» одержало победу в споре с Инспекцией Федеральной налоговой службы № 43 по г. Москве, несмотря на ссылки налогового органа на то, что налогоплательщик не представил надлежащим образом оформленный пакет документов в подтверждение права на применение налоговой ставки 0% по НДС по операциям при реализации товара по внешнеторговому контракту.
В частности, налоговая инспекция в суде настаивала, что представленный налогоплательщиком пакет копий документов не был заверен должным образом, так как отсутствовали дата заверения и расшифровка подписи лица, заверившего документы. Это, по мнению налогового органа, свидетельствовало о нарушении п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003 (на несоблюдение Указа № 9779-Х ссылок не было). Суды всех трех инстанций посчитали, что раз требования к оформлению документов в ГОСТе Р 6.30-2003 носят рекомендательный характер, то и описанные нарушения не могут служить основанием для отказа в удовлетворении требований общества (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 20.11.2006 № КА-А40/11075-06 по делу № А40-29722/06-129-219).
При рассмотрении данного дела судами не были применены правила, установленные Указом № 9779-Х. Но есть и примеры разрешенных налоговых споров, когда судьи высказывали противоположное мнение. Мы еще остановимся на них подробнее при дальнейшем исследовании практики судов (см. Судебную практику 2). А пока продолжим рассмотрение положений Указа № 9779-Х.
Последовательность расположения реквизитов заверения копии документа в Указе № 9779-Х тоже не зафиксирована. Зато выделен ряд моментов, которые отсутствуют в упомянутом тексте ГОСТа:
1. Заверить копию документа могут только руководитель или иное уполномоченное на то должностное лицо (то есть лишь те работники, которые являются «должностными лицами» - состоят в штате организации). Иными словами, даже выдача доверенности с правом удостоверять верность копий документов организации стороннему лицу (адвокату, сотруднику юридической фирмы, специалисту компании-аутсорсера и др.) формально не позволяет последнему ставить свою подпись при заверении копии документа от имени компании.
На практике суды редко обращают внимание на такие тонкости и принимают от представителей организации, не находящихся в ее штате, заверенные ими копии документов как в ходе судебных заседаний, так и в качестве приложений к подаваемым в суд исковым заявлениям (иным заявлениям, ходатайствам, жалобам, отзывам, возражениям).
Но попадаются и сведущие в этом вопросе судьи! Поэтому мы не советуем пренебрегать данным правилом, заверяя копии подписями сторонних лиц, пусть даже скрепленными печатью организации. Более того, надо тщательно следить за тем, чтобы и сотрудник компании, заверяющий копии, был на это уполномочен . В противном случае копия юридической силы иметь не будет!
Полномочия на заверение работником организации, не являющимся ее руководителем, копий документов следует установить:
- во внутреннем документе предприятия (таком, как отдельный приказ или инструкция по делопроизводству и т.п., см. Примеры 3 и 4) и
- в доверенности (она нужна для представления интересов организации во взаимоотношениях с третьими лицами, см. Пример 5), а также
- в трудовом договоре с соответствующим должностным лицом (или в изменении к нему, а при наличии должностной инструкции как отдельного локального нормативного акта - и в ее новой редакции) , поскольку заверение копий документов от имени организации - это не только право ставить свою подпись и оттиск печати компании, но и должностная обязанность данного работника, которую следует выполнять надлежащим образом (см. Пример 2).
Руководитель же вправе удостоверять верность копий на основании закона (соответствующие положения есть в Гражданском кодексе РФ и законах об отдельных видах юридических лиц) и в силу устава (или иного учредительного документа) организации.
Пример 2
Формулировка в трудовом договоре о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов
Свернуть Показать
Пример 3
Формулировка в инструкции по делопроизводству о наделении работников организации полномочиями заверять копии документов
Свернуть Показать
Пример 4
Приказ о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов
Свернуть Показать
Пример 5
Доверенность о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов
Свернуть Показать
Судебная практика 2
Свернуть Показать
ООО «Медиаком» удалось выиграть в суде спор с налоговой инспекцией только за счет того, что налоговый орган в качестве единственного доказательства своей позиции ссылался на представленную им самим ксерокопию документа, заверенную ненадлежащим образом - сотрудником общества, полномочия которого на заверение копий не были подтверждены.
Судьи сослались на то, что согласно закону (ч. 8 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ) письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Доказательств того, что бригадир цеха инкубации, заверивший копию производственного журнала, являлся должностным лицом, уполномоченным заверять копии документов, налоговым органом не было представлено. Поэтому судом со ссылкой на абз. 4 п. 1 Указа № 9779-Х был сделан вывод, что копия производственного журнала не была заверена в установленном порядке и не является надлежащим доказательством (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 17.05.2006 по делу № А14-22577/2005/995/24).
Как видите, в данном деле суд встал на сторону организации-налогоплательщика, применив положения Указа № 9779-Х как нормативного правового акта, обязательного для применения. Важно отметить, что ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003 в данном судебном акте не содержится и суд не принял этот документ во внимание. И подобным образом рассмотренное дело - не единственное. Есть аналогичные примеры и среди дел по спорам между хозяйствующими субъектами.
Судебная практика 3
Свернуть Показать
ООО «Автоколонна № 8» обратилось в арбитражный суд с иском к предпринимателю К. о взыскании 2 228 696 руб. убытков. Решением суда первой инстанции в иске было отказано. Однако суд кассационной инстанции данное решение отменил и вернул дело на новое рассмотрение в суд первой инстанции в связи со следующим.
Он посчитал, что нижестоящий суд в нарушение ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ в качестве письменных доказательств принял светокопии документов, заверенные адвокатом ответчика. Документы, на которые ссылался суд первой инстанции, не соответствовали требованиям, предъявляемым к копии согласно Указу № 9779-Х (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 24.02.2005 № Ф09-288/05-ГК по делу № А50-24036/04).
Из описанного дела видно, что, привлекая для представления интересов организации в суде адвоката (или иного юриста), не состоящего в штате компании, целесообразно обеспечить представление в материалы судебного дела копий документов, заверенных руководителем самой организации или другим уполномоченным должностным лицом, являющимся ее работником.
2. Следует делать отметку о месте нахождения подлинника документа в той организации, в которой заверяется его копия . Судьи редко обращают внимание на такие нюансы при рассмотрении споров. Но если обратят, то это может повлиять на исход дела.
Судебная практика 4
Свернуть Показать
ООО «Спиртоводочный завод «Экстра» обратилось в арбитражный суд с заявлением об обязании Управления Министерства РФ по налогам и сборам по Кабардино-Балкарской Республике и Инспекции Министерства РФ по налогам и сборам по Черемскому району зачесть в счет имеющейся задолженности в бюджет НДС в сумме 10 000 000 руб. по экспортным поставкам. Решением суда первой инстанции, оставленным без изменения апелляционной инстанцией, требования общества были удовлетворены в полном объеме на том основании, что организация достоверными доказательствами подтвердила факт экспорта товара.
Однако суд кассационной инстанции с такой мотивировкой не согласился, вернув дело в суд первой инстанции и указав среди прочего следующее. При новом рассмотрении дела необходимо принять во внимание то, что представленные обществом копии документов, обосновывающих правомерность его претензий к налоговым органам, не отвечают требованиям Указа № 9779-Х. В представленных ООО «Спиртоводочный завод «Экстра» копиях нет указания на дату их выдачи и не содержится отметки о том, что подлинный документ находится в данной организации. Поэтому копии документов не заверены надлежащим образом и не отвечают установленным требованиям, исходя из чего невозможно сделать вывод о достоверности содержащихся в них сведений (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 09.12.2002 № Ф08-4542/2002-1589А).
Причем аналогичный вывод был сделан судом кассационной инстанции по спору ООО «Калмнефть» с налоговыми органами о возмещении из бюджета НДС по экспортным операциям в размере 28 186 497,76 руб. (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 19.06.2003 № Ф08-1991/2003-749А).
Итак, учитывая возможность подобного подхода судей к вопросу о надлежащем заверении копий документов, предъявляемых в суд в качестве доказательств, советуем внимательно относиться к составу реквизитов заверения и принять меры к соблюдению требований Указа № 9779-Х. Незначительная экономия времени на первоначальном этапе подготовки для суда копий документов может обернуться необходимостью представления дополнительных доказательств своей позиции по спорному вопросу (если они у вас окажутся), предъявления подлинников документов (при их несохранности возможен и совсем неблагоприятный исход в виде принятия судом доводов другой стороны), а также значительными временными и денежными затратами в ходе пересмотра дела.
3. Наконец, в процитированном нами фрагменте Указа № 9779-Х четко обозначено, что верность копии свидетельствуется не только подписью уполномоченного лица, но и печатью организации .
Напомним, что в п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003 говорится лишь, что «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». Сразу оговоримся, что по поводу трактовки последней фразы существуют две точки зрения:
- согласно одной из них организация может решать по своему усмотрению, стоит ли вообще заверять копию печатью или можно обойтись без нее (эта группа специалистов рекомендует копии, выходящие за пределы организации, заверять печатью, а имеющие обращение внутри организации - не заверять);
- сторонники же другой позиции утверждают, что имеется в виду возможность выбора, какой именно печатью организации заверять копию (т.е. оттиск печати в любом случае должен быть).
Однако, на наш взгляд, данный спор лишен практического значения, так как в Указе № 9779-Х четко зафиксировано, что оттиск печати необходим.
Обратите внимание: Указ № 9779-Х исходит из того, что организация может заверять копии своих документов. Копии же «чужих» могут ею заверяться, только если подлинники (например, письмо, полученное от контрагента) находятся в этой же организации . Поэтому нельзя заверять на своем предприятии копии учредительных, регистрационных документов, локальных нормативных актов, приказов, распоряжений и т.п. других компаний.
Подобные разъяснения можно найти также в письмах государственных органов, которые хоть и не имеют нормативного характера, но активно применяются на практике.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пункт 2 письма Минэкономразвития РФ от 15.04.2010 № Д23-1388
2. По вопросу заверения подготовленной копии.
Согласно Указу Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» государственные и общественные предприятия, учреждения и организации (далее - учреждения) выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих учреждений, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках учреждений.
В таком же порядке учреждения могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других учреждений, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном учреждении.
Вследствие этого, по мнению Департамента недвижимости, учреждение вправе заверять копии документов, изданных таким учреждением, а также вправе заверять копии документов, изданных другими учреждениями, но хранящихся в данном учреждении.
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27.02.1998 № 28, копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
В случае если в учреждении хранится копия документа, не имеющая юридической силы, при поступлении соответствующего запроса в соответствии с п. 1 ч. 2 ст. 14 Закона о кадастре выдается копия документа, не заверенная соответствующим образом.
И Указ № 9779-Х, и ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривают такой реквизит, как дата заверения копии документа .
Однако суды нередко смотрят сквозь пальцы на отсутствие указания на дату заверения (см., например, постановления судов первых двух инстанций в Судебной практике 4, а также Судебную практику 5).
При этом практике судов известны и случаи, когда отсутствие даты заверения копии документа повлияло на мнение судей негативно, т.е. такие копии документов не были признаны надлежащими (см. постановление суда кассационной инстанции в Судебной практике 4).
Судебная практика 5
Свернуть Показать
ОАО «Екатеринбургский муниципальный банк» отказал ООО «АС-Трейд» в уплате денежных средств по банковским гарантиям, сославшись среди прочего на то, что обществом был нарушен п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003 в части отсутствия даты заверения на представленных в банк копиях документов, приложенных к требованию об оплате по банковским гарантиям.
ООО «АС-Трейд» обратилось в арбитражный суд с иском о взыскании задолженности по банковским гарантиям и выиграло спор. Суды первой, апелляционной и кассационной инстанций не посчитали нужным отказать в иске на основании нарушения обществом п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003. При этом в судебных актах не содержится ссылка на регулирование рассмотренных отношений Указом № 9779-Х (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.09.2011 по делу № А56-69287/2010).
Относительно применения положений Указа № 9779-Х в целом дополнительно поясним следующее. В ряде действующих нормативных правовых актов Указ № 9779-Х упоминается как документ, которым следует руководствоваться в обязательном порядке. Так, в приказе все того же Минэкономразвития России от 14.11.2006 № 376 Указ № 9779-Х прямо поименован среди нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги «Ведение государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства» (п. 1.2).
Хотя в названии Указа № 9779-Х упоминается, что он распространяется на заверение копий документов, выдаваемых гражданам, под его действие подпадают и организации. Это нашло подтверждение в практике судов.
Судебная практика 6
Свернуть Показать
Федеральный арбитражный суд Центрального округа в постановлении от 27.07.2004 по делу № А68-АП-122/Я-04 отметил, что «поскольку в соответствии со ст. 49 Гражданского кодекса Российской Федерации юридическое лицо может иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности, предусмотренным в его учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности, нормы приведенного Указа распространяются и на юридических лиц».
Судебная практика 7
Свернуть Показать
ООО «Промышленное снабжение - Москва» обратилось в Инспекцию Федеральной налоговой службы № 10 по г. Москве с запросом о предоставлении сведений в отношении своего должника - ЗАО «Лагуна-Грин» (о банках и иных кредитных учреждениях, в которых открыты счета данного должника, о номерах расчетных счетов, количестве и движении денежных средств, а также об иных ценностях должника, находившихся на хранении в банках и иных кредитных учреждениях). К запросу была приложена копия исполнительного листа, на основании которого ООО «Промышленное снабжение - Москва» взыскивало сумму долга с ЗАО «Лагуна-Грин». В ответ налоговая инспекция сообщила об оставлении запроса без исполнения, поскольку в соответствии с п. 2 приказа МНС России от 23.01.2003 № БГ-3-28/23 «Порядок представления налоговыми органами информации взыскателю» к заявлению должна прилагаться копия исполнительного листа, заверенная в установленном порядке. Не согласившись с отказом налогового органа, ООО «Промышленное снабжение - Москва» обратилось в арбитражный суд с заявлением о признании действий инспекции незаконными.
При разрешении дела по существу суд сослался на установленные Указом № 9779-Х правила заверения копий документов и пояснил, что нормы Указа № 9779-Х распространяются и на юридических лиц (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10 по делу № А40-127876/09-4-1013). Раз ООО «Промышленное снабжение - Москва» представило в налоговый орган копию исполнительного листа, не заверенную надлежащим образом, то и в удовлетворении требований следовало отказать.
Однако встречаются и дела, при рассмотрении которых суды общей юрисдикции (которым подведомственны споры с участием граждан в качестве одной из сторон) приходили к выводам о невозможности применения Указа № 9779-Х в отношении отдельных случаев заверения копий документов.
Судебная практика 8
Свернуть Показать
Верховный Суд РФ в определении от 02.03.2011 № 73-Г11-1 высказал мнение о том, что Указ № 9779-Х, определяя порядок удостоверения копий документов, выдаваемых по заявлениям граждан государственными и общественными предприятиями, учреждениями и организациями, не регулирует деятельность органов государственной власти, в силу чего несоответствие копий документов его положениям не свидетельствует о том, что они заверены ненадлежащим образом.
В практике арбитражных судов тоже встречаются постановления, в которых судьи отрицают возможность распространения правил Указа № 9779-Х на некоторые виды отношений.
Судебная практика 9
Свернуть Показать
ЗАО «ВАЗпромтехоборудование» обратилось в арбитражный суд с заявлением к Межрайонной инспекции Федерального налоговой службы № 2 по Самарской области о признании недействительным решения данной инспекции о привлечении общества к ответственности за совершение налогового правонарушения. Судом при рассмотрении дела было установлено, что у общества были похищены ноутбук с лицензионной программой 1С: Бухгалтерия и первичные бухгалтерские документы за 2008-2010 г., в связи с чем обществом были предприняты действия по восстановлению первичных документов, в частности, в материалы дела были представлены счета-фактуры, книги покупок, журналы учета. При этом довод инспекции о том, что представленные обществом копии счетов-фактур заверены ненадлежащим образом и что из данных копий не представляется возможным установить местонахождение их подлинников, со ссылкой на Указ № 9779-Х, судом отклонен с мотивировкой «поскольку последний регулирует порядок заверения и выдачи копий документов гражданам» (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 03.07.2012 по делу № А55-19965/2011).
Отметим, что это не единственные случаи, когда суды посчитали Указ № 9779-Х не применимым к отдельным ситуациям. Так, есть примеры судебных актов, в которых арбитры расценили Указ № 9779-Х как не регулирующий отношения по возмещению НДС (см., например, постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от 30.01.2002 № КА-А40/181-02, от 21.05.2002 № КА-А40/3198-02). А в одном из конкретных дел суд и вовсе сделал вывод, что данный Указ не распространяется на порядок заверения копий документов, представляемых в суд акционерным обществом по гражданско-правовому спору, рассматриваемому в арбитражном суде.
Судебная практика 10
Свернуть Показать
ОАО «Окская судоверфь» обратилось в арбитражный суд с иском к ООО «НоваТЭК» о взыскании 1 063 636,34 руб. долга по арендной плате и 265 636,53 руб. пеней за просрочку платежей. В обоснование отсутствия задолженности ООО «НоваТЭК» представило копию акта о возврате объекта аренды, утверждая, что задолженность не подлежит взысканию с него, поскольку рассчитана за период уже после возврата объекта найма, когда ответчик не пользовался имуществом, то есть после прекращения арендных отношений.
Ссылка ОАО «Окская судоверфь» на то, что копия акта не соответствует требованиям Указа № 9779-Х, не была воспринята судом. Судьи решили, что названный правовой акт определяет порядок удостоверения копий документов, выдаваемых по заявлениям граждан государственными и общественными предприятиями, учреждениями и организациями, к числу которых общество не относится.
На просьбу ОАО «Окская судоверфь» истребовать подлинник акта у ООО «НоваТЭК», поскольку истец считал данный акт фальсифицированным, суд ответил отказом. В обоснование, наряду с другими доводами, указал что истребование подлинных документов в дело является правом суда, реализуемым с учетом конкретных нюансов спора, а обстоятельства рассматриваемого дела не подлежат в силу нормативных правовых актов подтверждению только подлинниками документов при наличии доказательств исправности ООО «НоваТЭК» как арендатора (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 13.03.2012 по делу № А43-9704/2011).
Кроме названных нами актов, регулирующих в той или иной степени вопросы заверения копий документов (ГОСТ Р 6.30-2003, Указ № 9779-Х, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти), существует еще и ряд других, которые приняты в отношении отдельных случаев представления копий . Например:
- приказ Федеральной налоговой службы РФ от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@ (см. приложение № 5 к нему);
- Положение о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утвержденное постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 691 (см. п. 11 данного Положения);
- Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации № 205/2/588, утвержденная Министром обороны РФ 19.08.2009 (см. п. 236-241), и др.
В следующем номере читайте окончание статьи . Мы рассмотрим частные случаи практики представления заверенных копий документов в различных ситуациях (в налоговый орган; при привлечении к ответственности за утрату подлинников; по запросу работника; по запросу акционера / участника; для участия в конкурсе / аукционе; как доказательство в суде). И систематизировав такой большой объем информации, в конце статьи мы сделаем окончательные выводы, а также дадим свои итоговые рекомендации по заверению копий документов.
Сноски
Свернуть Показать
Очень часто по инициативе налоговых органов от компании требуется представление копий различных документов. Такие документы могут потребоваться для проведения проверки, подтверждения права на налоговую льготу и т.п.
Между тем при оформлении копий документов возникает масса вопросов - а все ли делается правильно?
Требования, установленные в Налоговом кодексе Российской Федерации
В соответствии с пунктом 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – «НК РФ») документы подаются в виде копий, заверенных компанией. Требование нотариального удостоверения копий документов может предъявляться только в том случае, если это предусмотрено законодательством Российской Федерации. Между тем в случае необходимости налоговые органы вправе ознакомиться с подлинниками документов.
Документы можно принести в инспекцию, направить по почте заказным письмом или отправить в электронной форме по установленным форматам по ТКС (п. 2 ст. 93 НК РФ). В последнем случае следует руководствоваться Порядком, утвержденным приказом ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7-2/168.
Срок для предоставления документов – 10 дней со дня получения требования об их предоставлении. А при проверке консолидированной группы налогоплательщиков он составит 20 дней (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Вот такой минимум требований установлен НК РФ.
Требования ГОСТ
Основным нормативным актом, содержащим положения об оформлении копий документов является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 03.03.03 № 65-ст.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, при заверении соответствия копии документа подлиннику его нужно подписать. Ниже реквизита «Подпись» проставляют:
- заверительную надпись «Верно»;
- личную подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату заверения.
На копии документа проставляется печать компании.
Теперь обратимся к Национальному стандарту РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст. Отметим, что он пришел на смену с 1 марта 2014 года ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 27.02.98 № 28.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 содержит следующие определения:
Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Между тем ни положения ГОСТ Р 6.30-2003, ни ГОСТ Р 7.0.8-2013 не дают ответа на вопрос, можно ли заверить несколько прошитых документов одновременно. В связи с этим стоит рассмотреть судебную практику и действующую практику государственных органов.
Позиция Министерства финансов Российской Федерации
Как следует из писем Минфина России от 11.05.12 № 03-02-07/1-122, от 24.10.11 № 03-02-07/1-374, от 30.11.10 № 03-02-07/1-549, ФНС России от 02.10.12 № АС-4-2/16459, исходя из положений статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации, заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.
Причем даже при очень большом документообороте (копии документов представлялись в инспекцию в объеме не менее 2500 листов ежеквартально) финансисты настаивают на заверении каждого документа в отдельности.
Судебная практика
Следует отметить, что суды не всегда согласны с вышеописанным мнением. Есть несколько примеров судебных решений, когда суды вставали на сторону компаний.
Так, к примеру, Постановлением ФАС Центрального округа от 01.11.13 № А54-8663/2012 предусмотрено, что предоставление подшивки документов не является отказом от их представления и не может расцениваться как непредставление документов (сведений). Поэтому состава правонарушения, предусмотренного пунктом 1 статьи 126 НК РФ не возникает.
Еще одним примером может служить постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.11.12 № А75-10186/2011. Компания в установленный срок подала в инспекцию копии истребованных документов, оформленных в виде сшива. Он содержал удостоверительную надпись, подпись уполномоченного лица и печать компании. Судьи посчитали, что это не может быть расценено как непредставление (отказ от представления, несвоевременное представление) документов (сведений). А значит, нет и состава правонарушения.
Заверение копии документа, состоящего из нескольких страниц
Согласно письму ФНС России от 13.09.12 № АС-4-2/15309 многостраничный документ может быть заверен двумя способами:
- заверить можно каждый лист копии документа,
- заверить прошитый документ в целом.
Эти способы заверения многостраничного документа поддержал и Минфин России в письме от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142.
Необходимо отметить, что требование к прошивке многостраничного документа сформулировано так: «обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в прошивке». Из этого можно сделать вывод, что можно сшивать копии нескольких документов и заверить только подшивку. Однако это не так, поскольку само словосочетание «многостраничный документ» предусматривает, что один документ составлен на нескольких страницах. Например, договор, счет-фактура, товарная накладная и т.д.
При этом чиновники достаточно подробно изложили требования к прошивке многостраничного документа.
Документ должен быть оформлен так, чтобы:
- можно было свободного прочесть текста документа (всех дат, виз, резолюций);
- исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
- можно было свободно копировать каждый отдельный лист документа в пачке (в случае необходимости представления копии документа в суд).
Все листы в подшивке (пачке) нужно пронумеровать и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке). При этом отдельный лист, содержащий заверительную надпись, нумеровать не надо. На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты:
- «Подпись»;
- «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- дата заверения.
На этом листе нужно написать: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ___ листов» (количество листов указывается словами).
Директор Департамента юридических услуг
Группы компаний «Делополис»
Новая страница 1
В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.
Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».
Выдача копий и их заверение
Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изменениями от 08.12.2003). В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан . Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.
Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.
В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.
На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации. Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.».
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства. Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу. Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания: «Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов».
Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан.
Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление. Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан.
Нотариальное заверение копий документов
В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ).
Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.
Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях:
Если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке;
Если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.
В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.
Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения. Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы. Копия с копии свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи нотариуса специальной формы.
При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление. В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.
Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать». В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.
Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.
Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования , кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.
Нотариус может свидетельствовать также и выписки из документов, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу. Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол.
Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др. Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.
При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.
Дубликат
Кроме понятий «подлинник», «копия», «заверенная копия» в делопроизводстве используется также понятие «дубликат документа». Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность. Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц. Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами. Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.
Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия __________».
Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.
Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.
Свидетельствование верности выписки из документа осуществляется только тогда, когда оригинал документа содержит несколько отдельных решений, не связанных между собой. В выписке должен быть отражен полный текст части документа, содержащей определенный вопрос. При свидетельствовании верности копии с копии документа, копия документа также должна быть засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.
В соответствии с «Основами законодательства РФ о нотариате» нотариус не свидетельствует копии документов, которые:
— имеют приписки, подчистки, неоговоренные исправления или зачеркнутые слова в тексте;
— выполнены карандашом;
— являются ветхими, или у них нарушена целостность.
Однако ряд требований, предъявляемых ранее к документам граждан или юридических лиц при посещении ими нотариуса, с июля 2015 года упростился. Так, статья 45 Основ теперь включает в себя новые требования к документам, представленным для совершения нотариального действия. В частности раньше требовалось, чтобы представленные для совершения нотариального действия документы были прошиты. Теперь целостность документа, изложенного на нескольких страницах, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным, исключающим сомнения в его целостности, способом. Кроме того, появилась оговорка, касающаяся правила, которое запрещает принимать документы, имеющие неоговоренные исправления, подчистки, приписки, зачеркнутые слова. Теперь появилось исключение из этого правила. В статье говорится о том, что если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными, для цели, ради которой представлен документ, если нотариус понимает смысл документа, и это никак не связано с фамилией, именем, отчеством, с суммами и датами рождения, то такой документ принимается.
Нотариус не свидетельствует подлинности копий следующих документов:
— документов, не легализованных на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующих нормам международного права;
— документов на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть удостоверена нотариусом).
Заверение копии документа, объем которого больше одного листа, осуществляется нотариусом только в том случае, когда все листы оригинала прошиты (или скреплены иным, исключающим сомнения в его целостности, способом) и пронумерованы.
Обратиться к нотариусу за свидетельствованием копии документа вправе любой гражданин, в том числе и не являющийся владельцем документа.
Перед заверением копий документов нотариус должен проверить, полностью ли соответствует копия оригиналу (по информации и внешним признакам).
Заверенную копию нотариус выдает на руки заявителю только после того, как его личность будет подтверждена документально. Для этого необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность. Предпочтительнее — паспорт.
уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц).
