Каждому работнику, независимо от характера трудовой деятельности, предоставляется право на отпуск. Он предусматривается каждый год на определенное законом количество дней.
Чтобы избежать проблемных моментов, организацией должен быть разработан график, в соответствии с которым работники уходят в отпуск. Он является документом, соблюдающим права работников и защищающим интересы работодателя.
Образец и унифицированная форма бланка Т-7
При подготовке графика отпусков важно ориентироваться на:
- производственный календарь;
- Положение об оплате труда;
- Коллективный договор;
- Трудовой кодекс РФ.
В график нужно включить всех работников, которые имеются в штате учреждения, даже если они не отработали полугодовалый срок. Помимо основного отпуска в документе отражается дополнительное время отдыха в соответствии с законом.
Не нужно указывать в графике административные отпуска и время, отводимое женщинам на рождение и воспитание детей.
В ходе заполнения документа можно располагать сотрудников в алфавитном порядке или хронологии выхода в отпуск. Разрешается деление отдыха на части.
После составления график подписывается ответственным лицом и утверждается приказом руководства. Далее сотрудники под роспись изучают документ.
Когда вносятся изменения
Изменения в график отпусков вносятся специалистами кадровой службы. Они должны помнить о льготных категориях работников. После корректировки документ утверждается приказом руководства с ознакомлением с ним начальников структурных подразделений.
Исправленный вариант должен предоставляться для изучения работникам, которые имеют право на первоочередной отпуск. Им нужно проверить, чтобы даты их ухода не были изменены.
Также новый вариант изучается начальниками структурных подразделений. Они должны проверить отсутствие нарушения производственного процесса при уходе некоторых работников в отпуск.
Согласовать изменения при переносе важно со всеми сотрудниками, даты отпуска которых были сдвинуты. Они должны подтвердить дату ухода письменно.
После подготовки окончательного варианта составляется сводная таблица отпусков в учреждении. Ее оформлением занимаются сотрудники кадровой службы на основании приказа руководства.
Особенности для микропредприятий
Для микропредприятий предусматривается возможность предварительного опроса сотрудников. Работники могут выразить пожелания относительно даты отпуска.
Чтобы избежать разногласий, необходимо фиксировать пожелание лиц на бумаге. В документе должна стоять подпись лица. В этом случае можно будет подтвердить согласие работника на конкретную дату отпуска.
График отпусков является важным документом в любом учреждении. Поэтому к его составлению необходимо подходить ответственно. Важно помнить о требованиях законодательства, чтобы избежать спорных моментов.
На основании ст. 123 ТК РФ работодатели регулярно утверждают план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже, чем за 2 недели до окончания текущего года. К примеру, график отпусков на 2019 год (excel скачать бесплатно можно ниже) должен был появиться в организации не позже 15.12.2017, а график отпусков 2019 в excel нужно утвердить до 17.12.2018. Такой небольшой перенос связан с тем, что 15 декабря выпадает на субботу, выходной день. Поэтому последний срок можно перенести на ближайший рабочий день, уточняет Минтруд в Письме от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399.
Компания вправе разработать собственный шаблон-образец, график отпусков утверждать по этому документу. Но его реквизиты должны обязательно совпадать с теми, которые включает унифицированная форма Т-7 график отпусков, бланк которой утвержден Постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1.
Шаблонный график отпусков на 2019 год (бланк)
Унифицированная форма Т-7 график отпусков: образец заполнения
Заполнение и работу с этим документом можно разделить на несколько этапов. На примере — образец заполнения графика отпусков на 2019 год. Предложенный вариант актуален для оформления формы Т-7 на будущий период в бумажном варианте и поможет, если вам необходимо узнать, график отпусков на 2019 год как составить, заполнить и утвердить в 1С. Правила заполнения аналогичные.
Отметим, что в некоторых компаниях первым делом выпускают приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год. Образец такого документа организации разрабатывают самостоятельно. Но мы его в статье не рассматриваем, поскольку он не является обязательным распоряжением.
Этап первый. Заполнение
1. В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.
2. Во второй — наименование должности лица из этого подразделения, согласно .
3. В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.
4. В четвертый столбец записываем табельный номер лица — его можно посмотреть либо в , либо в .
5. В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, здесь они все суммируются — получится вот такой умный график отпусков на 2019 год в excel (скачать бесплатно бланк можно в начале статьи).
6. В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отпуска.
Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)
Этап шестой. Убытие в отпуск
После того как график отпусков (форма Т-7 скачать бесплатно 2019) утвержден, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить данный документ невозможно. Дальнейшие действия такие:
3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.
4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.
5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносятся сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.
Этап седьмой. Перенос отпуска
При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы. Например, вы можете подготовить и скачать график отпусков на 2019 год excel с учетом праздников, утвержденных на федеральном и региональном уровнях. Кроме того, надо учитывать, что иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:
1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.
2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае это будет руководитель предприятия).
Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 необходимо помнить, что все они вносятся тем же порядком, которым форма была утверждена (приказ или виза руководителя).
3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берутся либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график отпусков.
Если по соглашению сторон между работником и работодателем было принято решение, что первый не идет в отпуск в 2019-м, он пишет заявление на перенос своего отпуска, заявление согласовывается, в графике заполняются столбцы 8, 9 и 10, столбец 7 не заполняется.
График отпусков - образец данного документа с примером заполнения читатель найдет далее в нашей статье. В ней же мы расскажем, каким образом составляется такой график, можно ли вносить в него изменения и как это сделать, а также коснемся иных наиболее важных практических вопросов.
Форма Т-7 графика отпусков
График отпусков обязателен для обеих сторон трудовых правоотношений (ст. 123 Трудового кодекса РФ). Данный документ подлежит утверждению на ежегодной основе в отношении каждого трудящегося в данный момент в организации и при том не позднее чем за 2 недели до начала очередного года.
Существует стандартизированная форма для его составления Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. К настоящему времени использование типовых форм первичной документации, утвержденных названным постановлением, необязательно (см. информацию Минфина России № ПЗ-10/2012). Таким образом, работодателю предоставлено право создать и утвердить форму этого графика самостоятельно.
Вместе с тем на практике чаще всего используется именно форма Т-7 графика отпусков в связи с ее удобством. Составленный на ее основе пример графика отпусков будет размещен ниже.
Образец графика отпусков на 2018 — 2019 год (скачать бланк графика отпусков в Excel)
Бланк графика отпусков, повторимся, может быть создан как силами организации-работодателя, так и на основе стандартизированной формы Т-7.
В формате Excel график отпусков скачать можно по приведенной ниже ссылке: График отпусков - образец .
При внесении информации в образец графика отпусков необходимо учесть следующие моменты:
- В нем должны быть указаны все сотрудники, которые к дате его утверждения трудятся в организации по трудовым договорам. Если в течение последующего года, на который собственно составляется график, будут приняты в рамках ТК РФ новые работники, вносить их в такой локальный документ нет необходимости — основанием для предоставления им ежегодного отпуска будут соответствующие заявления от них (ст. 122 ТК РФ). Если же внутренним актом организации предусмотрено правило о включении всех новых сотрудников в график на текущий год, это делается по правилам внесения изменений (об этом мы расскажем далее).
- В соответствующей графе обозначается общее количество отпускных дней, которое положено тому или иному работнику в грядущем году (см. статью Как выполнить расчет продолжительности отпуска?). При этом учитываются дни как основного ежегодного, так и дополнительного отпуска. Что же касается неиспользованных дней за предшествующие годы, то они могут предоставляться либо в рамках такого графика, либо по договоренности между сторонами трудового договора, т. е. могут включаться, а могут и не включаться в график (см. письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).
- При указании предполагаемой даты начала отпуска можно обозначать как точную дату, так и только месяц начала отпуска, поскольку ТК РФ не регламентирует, как именно должно быть определено время убытия трудящегося в отпуск. Это умозаключение подтверждается также правоприменителем (например, определение ВС РФ от 06.02.2014 № АПЛ13-606).
График отпусков по ТК РФ: как разделить отпуск на части или перенести на иной срок
Отпуск может быть поделен на части (необязательно на 2, их может быть и больше). При этом:
- Обязательно согласие трудящегося на разделение отпуска (ст. 125 ТК РФ). Без этого у работодателя нет никаких правовых оснований дробить отпуск сотрудника (см. письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1).
- Одна из таких частей должна быть не короче 14 календарных дней, остальные — любой длительности (даже по 1 дню).
Если к моменту утверждения документа уже имеется договоренность с сотрудником о разбивке его отпуска на части, это сразу может быть отображено в графике (см. наш образец по ссылке выше).
Если же необходимость разбить свой отпуск на части возникла у сотрудника в течение года, то он должен написать заявление в адрес работодателя, и, если такое заявление будет удовлетворено, в график будут внесены соответствующие изменения.
Законодателем установлены следующие случаи, когда работодатель может согласовать перенесение или продление отпуска с учетом мнения на этот счет трудящегося (ст. 124 ТК РФ):
- по причине временной нетрудоспособности последнего;
- по причине выполнения работником во время отпуска гособязанностей, если на законодательном уровне регламентировано освобождение от работы по этой причине;
- в иных регламентированных законом случаях.
Работодатель обязан по заявлению трудящегося перенести отпуск на срок по выбору самого трудящегося, если:
- последнему не были своевременно выплачены отпускные;
- последний был извещен о начале отпуска позже чем за 2 недели до его первого дня (форма и способ такого уведомления ТК РФ не регламентированы, поэтому работодатель может определить их самостоятельно, см. письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).
Нужно ли согласовывать график отпусков с сотрудниками
Согласно действующему законодательству при установлении очередности отпусков работодатель может принимать во внимание мнение трудящихся, но не обязан этого делать, за исключением отдельных случаев.
Так, имеют право самостоятельно выбрать дату начала отпуска и продолжительность каждой его части:
- трудящиеся, не достигшие 18-летнего возраста (ст. 267 ТК РФ);
- работник, чья супруга находится в отпуске по беременности и родам, — в период ее пребывания в таком отпуске и вне зависимости от продолжительности работы сотрудника у конкретного работодателя (ст. 123 ТК РФ);
- совместители (т. к. отпуск на работе по совместительству предоставляется в одно время с отпуском на основной работе, ст. 286 ТК РФ);
- участники ВОВ, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в т. ч. инвалиды, ветераны труда (ст. 14-20, 22 закона «О ветеранах» от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
- Герои Советского Союза, Герои РФ и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 закона РФ «О статусе Героев Советского Союза...» от 15.01.1993 № 4301-I);
- Герои Социалистического Труда, Герои Труда РФ и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 закона «О предоставлении социальных гарантий...» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
- лица, получившие в награду нагрудный знак «Почетный донор России» (ст. 23 закона «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
- лица, получившие лучевую болезнь и другие заболевания вследствие аварии на Чернобыльской АЭС, участвовавшие в мероприятиях по ликвидации последствий названной аварии, и иные лица согласно предписаниям закона (ст. 14, 15 и др. закона РФ «О соцзащите граждан...» от 15.05.1991 № 1244-I).
График отпусков по форме Т-7: как оформить изменения
Порядок внесения корректировок в образец графика отпусков законодательством не регламентирован.
Ели возникает необходимость изменить содержание документа, можно воспользоваться одним из следующих решений:
- издать новую редакцию такого документа;
- издать дополнение к нему;
- внести коррективы в уже имеющуюся форму — при наличии такой возможности.
Например, форма Т-7 позволяет это сделать, для чего в ней предусмотрены специальные графы. В столбцах 8 и 9 указываются соответственно документ-основание (например, заявление работника, приказ работодателя) и дата предполагаемого отпуска. В графе 10 «Примечания» рекомендуется зафиксировать причины, послужившие основанием для изменения периода отпуска.
Более подробно этот вопрос раскрыт в другой нашей статье — Как выполнить внесение изменений в график отпусков? , рекомендуем ее к прочтению.
Трудовой кодекс: отпуск по графику
Как мы уже упоминали, исполнение утвержденного графика отпусков обязательно для обеих сторон трудового договора.
При этом если сотрудник планирует убыть в отпуск в четком соответствии с графиком, то в таком случае ему не требуется подавать заявление на отпуск.
Вместе с тем заявление понадобится, если:
- сотрудник не внесен по законным основаниям в утвержденный график;
- сотрудник планирует уйти в отпуск в сроки, отличные от регламентированных графиком;
- в графике установлен только месяц, но не конкретная дата убытия в отпуск.
Напоминаем, что на работодателя возложена обязанность проинформировать работника минимум за 2 недели до первого дня отпуска о дате его начала. О том, как оформить такое извещение, читатель узнает из нашей статьи Уведомление об отпуске по графику - образец .
Ответственность работодателя
За отсутствие этого документа работодатель может понести административное наказание (п. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях) в форме штрафа в размере:
- от 1 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц работодателя;
- от 1 000 до 5 000 руб. — для самого работодателя (хозсубъекта без образования юрлица);
- от 30 000 до 50 000 руб. — для работодателя-юрлица.
Предполагается также ответственность за нарушение сроков хранения документов. Так, продолжительность хранения графика отпусков регламентирована и равна 1 году (п. 693 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Более подробно этот вопрос раскрыт в статье Каков срок хранения графика отпусков в организации? . При этом локальной документацией компании может быть предусмотрен и более длительный срок его хранения.
За уничтожение документа раньше регламентированного срока работодатель может быть привлечен к ответственности по ст. 13.10 КоАП РФ.
Итак, график отпусков относится к обязательной документации для организации, где сотрудники работают по трудовому договору. Такой документ может быть составлен как по утвержденной стандартизированной форме, так и по произвольной, разработанной самим работодателем.
График отпусков на грядущий год подлежит утверждению не позднее чем за 2 недели до окончания текущего. Утвержденный график может быть скорректирован, если возникает такая необходимость. Документ подлежит хранению в течение 1 года. За отсутствие данного документа к работодателю могут быть применены меры административной ответственности.
График отпусков составляют и утверждают один раз в год — не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. Составить и утвердить график отпусков 2017 надо было в срок не позднее 16 декабря прошлого года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
График отпусков обязателен как для работодателей — организаций и ИП, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Работодателям график отпусков позволяет избежать лишних вопросов со стороны трудовых инспекторов и сотрудников, а для самих работников определена и понятна очередность предоставления отпусков.
Бланк график отпусков Excel
Во многих компаниях график отпусков не составляют, работники уходят в отпуск по согласованию с руководителем. В этом случае нарушаются права работников — они не могут спланировать время отдыха и организовать его заранее. А порой получение отпуска становится проблемой.
График отпусков 2017: образец заполнения
Скачать образец заполнения графика отпусков 2017
График отпусков: бланк
График отпусков на 2017 год компания может составить по унифицированной форме Т-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). В унифицированной форме предусмотрены все необходимые графы.
Но использовать типовую форму Т-7 не обязательно. Компания вправе применить и свой собственный произвольный бланк графика отпусков, который она может составить на основе унифицированного. Форму надо утвердить в учетной политике на 2017 год.
Утверждают график отпусков отдельным приказом. Унифицированной формы приказа об утверждении графика отпусков нет, поэтому можно составить его в произвольном виде.
Что учесть перед составлением графика отпусков 2017
Перед тем как составить и утвердить график отпусков на 2017 год, стоит определить, на какое количество дней отпуска работник вправе претендовать в будущем году, есть ли у него право выбирать время отдыха и прочие условия.
График отпусков составляется с учетом пожеланий работников и с учетом особенностей рабочего процесса в конкретном отделе. Поэтому график отпусков стоит составить каждому структурному подразделению компании. Для этого можно либо разработать отдельный опросный лист, либо использовать в качестве образца утвержденную в компании форму графика отпусков.
При составлении график отпусков используйте:
Указывать точные даты отпуска, в которые сотрудник обязан взять необязательно. Ведь не все работники могут точно сказать, в какие сроки планируют отдыхать в 2017 году. Поэтому можно указать предполагаемые даты отпусков — с числами, месяцами. Если в итоге работник пойдет в отпуск в другие дни, достаточно записать эти новые даты в графике рядом с запланированными числами.
Когда сотрудники определятся с датами отпусков, можно скорректировать графики с учетом существующих льгот.
Как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2017 год
В график отпусков 2017 должны быть включены все сотрудники, работающие на момент утверждения графика, в том числе и новички, которые не отработали 6 месяцев. Уйти в отпуск вновь принятые сотрудники могут и раньше, но только по согласованию с руководителем (ст. 122 ТК РФ).
Обратите внимание, в график отпусков на 2017 год надо включать только ежегодные и дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 123 ТК РФ). Отражать в графике отпуск за свой счет, а также отпуск по беременности и родам и по уходу за ребенком не нужно.
При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что некоторые работники вправе уйти в отпуск в удобное для них время, например, беременные женщины, родители детей-инвалидов, совместители, несовершеннолетние сотрудники.
В разработанном графике стоит указать данные о должности работника и структурном подразделении. Это позволит контролировать, чтобы специалисты одного конкретного отдела уходили отдыхать в разное время. В графике отпусков надо заполнить запланированные дни отдыха, а также оставить графы для отметок о фактически отгулянном отпуске. Заполнить график можно по алфавиту или по очередности отпусков, например, разбив график по месяцам.
При необходимости в форме можно оставить поле «Примечание» и там записывать все особенности отдыха конкретных работников. Например, сведения о всех неиспользованных сотрудником днях отпуска за 2016 год. Ведь если сотрудник не использовал старый отпуск, то он может его перенести, но должен отгулять в течение 12 месяцев (ст. 124 ТК РФ). Это позволит не забыть об имеющейся задолженности перед работником. Но это требование не обязательно. Работодатель вправе сам решить, отражать в графике все дни отпуска, которые накопились у работника, или только 28 календарных дней. Но в 2017 году сотрудник в первую очередь должен использовать отпуск за текущий год (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). Для неиспользованных отпусков прошлого периода очередность может быть любой.
На практике сотрудники редко берут отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Поэтому в график стоит добавить несколько граф для каждого работника, чтобы он мог сразу поделить отпуск на части. При этом одна из частей отпуска в любом случае должна быть не меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ). Остальные его части могут иметь любую продолжительность.
График отпусков подписывает руководитель кадровой службы и структурного подразделения, где трудится работник и утверждается руководителем организации. Если работники компании состоят в профсоюзе, то график необходимо согласовать с ним (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
С графиком нужно ознакомить всех сотрудников под роспись (ст. 22 ТК РФ). Для этого в документе стоит предусмотреть графу, где сотрудники распишутся и подтвердят, что не только ознакомились с графиком отпусков, но и согласны с ним (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Отдельно согласие тогда можно не оформлять.
Даже если компания фактически составит график позже, датировать его все равно надо 16-м числом.
Как внести изменения в график отпусков
График обязателен для работника и работодателя, но это не означает, что в него нельзя вносить исправления. В графике отпусков должны быть отражены фактические данные, то есть из него должно быть видно, сколько отдыхали сотрудники.
Если в течение 2017 года изменятся установленные графиком отпусков сроки предоставления отпуска, например из-за болезни или отзыва сотрудника из отпуска, то в график необходимо внести корректировки. Если сотрудник просит отпуск не по графику, то в графике нужно указать новую дату отпуска. Но сначала работнику надо написать заявление. Затем оформить приказ о предоставлении отпуска и переносе сроков и внести изменения в график отпусков.
Многие компании стараются заполнить графу «фактическая дата отпуска» сразу, то есть как только работник написал заявление на отпуск и издан приказ. Между тем делать записи в графике надо после выхода сотрудника на работу. Например, если в отпуске работник заболеет, то сможет попросить перенести часть отдыха (ч. 1 ст. 124 ТК РФ). Если отпуск работник взял не по графику и фактическая дата начала отдыха уже в этом документе стоит, его придется исправлять. Для этого можно зачеркнуть старую запись, внести новую с пометкой «исправленному верить» и поставить подпись и должность внесшего исправление сотрудника. Ведь второго поля для фактической даты начала отпуска в форме не предусмотрено. Но если исправлений слишком много, то удобнее оформить чистый экземпляр графика отпусков 2017.
Если в декабре компания составила график отпусков, а в январе приняла на работу нового сотрудника, составлять на него отдельный график отпусков не надо. Новым работникам отпуск можно предоставить на основании заявления без включения их в график отпусков. При увольнении менять график нет необходимости.
Хранить графики отпусков необходимо всего один год с момента окончания их действия. То есть график отпусков 2017 год компания вправе уничтожить после 31 декабря 2018 года.
График отпусков 2017: ответы на вопросы
Ставить ли печать в графике?
«…У нас ООО. От печати не отказывались. Ставить ли ее в графике отпусков. »
Нет, печать не обязательна.
Компания вправе составить график по типовой форме Т-7 или использовать бланк, который утвердила в учетной политике. Печать компании - необязательный реквизит первички (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Даже в унифицированном шаблоне для штампа нет места.
Включать ли временных работников?
«…Один работник трудится по срочному договору. Включать ли его в график отпусков за 2017 год. »
Трудовой кодекс гарантирует всем сотрудникам право на оплачиваемый отпуск (ст. 114, 122 ТК РФ). Поэтому если вы заключили срочный договор, который действует и в следующем году, то запишите работника в график. Сотрудника можно не вносить в график, если срочный договор истекает в декабре и продлять контракт вы не планируете.
Сколько дней отпуска заполнять у каждого работника?
«…Одни работники год не отдыхали. Другие, наоборот, уже отгуляли часть отпуска за 2017 год авансом. В графике надо писать всегда 28 календарных дней. »
Если работник гулял авансом, запишите 28 дней. Если у него накопились отпуска, то стоит записать все неотработанные дни.
Сотрудник не догулял отпуск. В ТК РФ не сказано, какие отпуска включать в график — только 28 календарных дней или все неиспользованные дни отдыха.
Трудинспекторы, которых мы опросили, считают, что надо писать все дни. Ведь если сотрудник не использовал старый отпуск, то он может его перенести, но должен отгулять в течение 12 месяцев (ст. 124 ТК РФ). А график нужен, чтобы распланировать, в какие дни 2017 года сотрудник хочет отдыхать.
Сотрудник отдыхал авансом. В графике поставьте 28 дней. Новички вправе взять полный отпуск, если отработали шесть месяцев. Тогда получится, что часть дней за будущий год они взяли авансом. Но за второй и следующий годы работник вправе взять полный отпуск в любое время, этот период надо определить в графике (ст. 122 ТК РФ).
Записывать ли сотрудниц в детском отпуске?
«…Сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком. Записывать ли ее в графике на будущий год. »
Зависит от того, когда закончится отпуск по уходу.
Отпуск закончится в 2017 году. Уточните, планирует ли сотрудница взять очередной отпуск сразу после детского. Такое право ей даетстатья 260 ТК РФ. Тогда запишите в графике даты, которые попадают на 28 календарных дней после окончания детского отпуска.
Отпуск закончится после 2017 года. Сотрудницу можно не включать в график. Компания не предоставляет два отпуска одновременно.
Также можно не включать сотрудницу в график, если, находясь в отпуске по уходу, она работает неполный день. Очередной отпуск ей не положен (п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 28.01.14 № 1). Но мама вправе отдохнуть, если прервет отпуск по уходу за малышом (письмо Роструда от 15.10.12 № ПГ/8139-6-1). Предоставьте отпуск по заявлению. График отпусков можно не дополнять.
Переделывать ли график из-за новичков и уволенных?
«…Планируем утвердить график 16 декабря. Надо ли его переделывать, если в конце декабря мы уволим или примем новых сотрудников. »
Это не обязательно. Компания включает в график сотрудников, которые работают на дату, когда руководитель утвердил документ.
Новички. ТК РФ не уточняет, дополнять ли график, если после утверждения компания наняла работников. Есть два способа решить проблему.
- Составить дополнительный график, в который включить новеньких. Утвердите документ у директора. За первый год новичок может уйти в отпуск по истечении шести месяцев непрерывной работы. Если работодатель не возражает, отпуск можно предоставить и ранее (ст. 122, 123 ТК РФ).
- Ничего не менять. Если новичок захочет отдохнуть, попросите его написать заявление за две недели до отпуска (ст. 123 ТК РФ). А затем издайте приказ об отпуске.
Уволенные. Если работник уволился, то в примечании запишите «Уволен» и поставьте дату приказа об увольнении. Тогда будет ясно, что «физик» больше не работает и права на отпуск у него нет.
В этом году Роструд опубликовал единый перечень базовых требований трудового законодательства, исполнение которых подлежит проверке. Одно из них — работодатель обязан соблюдать установленный порядок предоставления ежегодных отпусков.
За отсутствие утвержденного графика отпусков 2017 трудинспекторы могут оштрафовать:
- должностное лицо — на 1-5 тыс. рублей;
- ИП — на 1-5 тыс. рублей
- организацию — на 30-50 тыс. рублей.
За повторное нарушение должностное лицо оштрафуют на сумму от 10 до 20 тыс. рублей (или грозит дисквалификация на срок 1-3 года), организацию — на 50-70 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Вы еще не составили график отпусков? Начните работу над документом вовремя, чтобы уложиться в срок. Узнайте о 4 новых правилах в 2019 году и скачайте образец заполнения.
В статье:
Скачайте полезный документ:
График отпусков на 2019 год: кто составляет и когда
График отпусков - обязательный документ, который составляют ежегодно. В нем прописывают, как сотрудники компании будут отдыхать в следующем календарном году. Соблюдать документ обязаны и работники, и сам работодатель. Последнему нужно составить документ с четко прописанными датами.
График отпусков нужен, чтобы:
- Заранее составить уведомление, выплатить отпускные и выполнить все остальные обязательства по отношению к отпускнику.
- Вовремя найти замену специалисту, который уходит в отпуск.
- Не допустить, чтобы сотрудники накапливали неиспользованные отпускные дни - за это компанию могут оштрафовать.
- Распределить отпускные дни по рабочим группам, бригадам и отделам так, чтобы ни одно подразделение не простаивало из-за одновременного отсутствия нескольких сотрудников.
Составление графика отпусков на 2019 год поручают кадровику. Можно взять за основу унифицированную форму № Т-7 , утвержденную постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года. Также вы можете разработать собственный бланк документа на 2019 год, утвердив его приказом. Документ заверяют подписью руководителя кадровой службы и передают на утверждение директору компании.
Внимание! ГИТ контролирует сроки утверждения документа на 2019 год и строго следит за их соблюдением. Крайняя дата - 17 декабря, в 2018 году это понедельник. Можно перестраховаться и утвердить документ 2019 на 14 декабря (пт) или на 15 декабря (сб). Учитывайте продолжительность рабочей недели в вашей организации.
Сведения, которые должны быть в образце:
- Реквизиты работодателя.
- Информация о работнике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, фамилия, имя и отчество.
- Даты начала отпуска.
- Количество календарных дней отпуска.
- Данные о переносе и примечания, отражающие его причину.
2. Решите вопрос с предоставлением отпусков за прошлые годы
Теперь неиспользованные отпуска в любом случае сохраняются за работником и не сгорают независимо от того, как давно он получил на них право. Такое решение вынес Конституционный суд. С учетом количества накопленных дней отдыха у работника решите, стоит ли их включать в новый график отпусков.
Порядок составления на 2019 год : пошаговый алгоритм
Шаг 1. Узнайте желания работников
Кого внести в новый график
Вносите в шаблон документа на 2019 год всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей. Вы можете не отражать в общем списке декретниц, которые в следующем календарном году не планируют возвращаться к работе. Но тех, у кого декрет в следующем году заканчивается, вносите сразу.
Новичкам, устроившимся в компанию после утверждения документа, отпуск за первый год предоставляется по заявлениям, а не по графику.
Проверьте, есть ли в коллективе есть льготники. Они имеют право на отпуск в любое удобное время согласно нормам ТК.
Какие работники вправе взять отпуск вне графика
|
Документ-основание |
Норма |
|
|
Работник, жена которого в отпуске по беременности и родам |
Копия листка нетрудоспособности по беременности и родам |
Часть 4 ст. 123 ТК |
|
Сотрудница перед отпуском по беременности и родам или сразу после него |
Листок нетрудоспособности по беременности и родам |
Статьи 122, 260 ТК |
|
Работники в возрасте до 18 лет |
Статьи 122, 267 ТК |
|
|
Работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев |
Свидетельство о рождении |
Статья 122 ТК |
|
Совместители |
Справка с основного места работы |
Статья 286 ТК |
|
Работники Крайнего Севера и приравненных территорий, если сопровождают ребенка, который поступает в образовательное учреждение в другой местности |
Свидетельство о рождении |
Статья 322 ТК |
Если компания большая, уполномочьте линейных руководителей составить предварительные проекты графиков по каждому отделу, а затем объедините их в сводный график отпусков в экселе (скачать типовой шаблон можно онлайн).
Внимание! С октября 2018 года вступила в силу , закрепляющая за работниками с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное время.
Учет мнения работников позволит избежать обид и конфликтов при составлении графика отпусков. Собрать пожелания подчиненных целесообразно поручить руководителям подразделений. Они учтут взаимозаменяемость сотрудников, сезонную нагрузку. Если организация маленькая, то собрать пожелания всех работников может кадровый работник.
Совет от редакции журнала «Кадровое дело»
Заранее обсудите с сотрудниками сроки ухода в отпуск или запросите сведения в письменной форме. Например, поручите начальникам отделов и рабочих групп составить предварительные графики, а затем сведите их в один документ. Что для этого нужно, читайте в статье:
Шаг 2. Составьте предварительные графики
Часто учесть желание всех работников просто нет возможности. В этом случае без изменений оставляем только пожелания льготных категорий. Остальным даем возможность самостоятельно договориться о времени отпуска.
Многие работники хотят пойти в отпуск именно летом. Чтобы это обеспечить, можно запланировать отпуска по частям. В этом случае работник будет указан в графике отпусков двумя строчками. При этом учтите:
- Понадобится письменное подтверждение, что работник согласен на разделение отпуска на части.
- Одна из частей отпуска должна быть 14 или более календарных дней.
Если договориться у работников не получается, то руководители подразделений могут запланировать им отпуск в тот период, когда это удобно для организации. Кстати, некоторые месяцы можно вообще сделать «закрытыми для отпусков». Работодатель вправе это сделать, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации.
Шаг 3. Проверьте предварительные графики
Предварительно составленные графики руководители подразделений передают в кадровую службу для проверки. Кадровик проверит, не начинается ли отпуск раньше, чем период, за который он предоставляется.
Рабочий год, за который предоставляется отпуск, с 10.06.2018 по 09.06.2019. Отпуск за этот период должен быть запланирован не ранее, чем с 11 июня 2019 года.
Конечно, это очень рано. Работник получит отпуск авансом, отработав всего 1 день в данном рабочем году. Но закон этого не запрещает. Хотя и допускать такие ситуации не нужно. Ведь если работник надумает увольняться сразу после отпуска, то произвести удержание за неотработанные дни отпуска будет сложно.
Шаг. 4. Оформите проект графика отпусков
Проект - это оформленный, но еще не подписанный и не утвержденный документ. Оформить график отпусков можно по унифицированной форме Т-7, а можно разработать свою форму. Образец заполненного графика ниже.
Эксперты «Системы Кадры» разработали новый автоматизированный инструмент кадровика - . Он поможет спланировать отпуска с учетом праздничных дней и видеть, кого нужно в ближайшее время предупредить о начале отпуска.
Шаг 5. Согласуйте и утвердите график отпусков
График отпусков нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней. Не дождались мотивированного мнения - утверждаете без согласия.
Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления следующего календарного года. 17 декабря (в 2018 году это понедельник) - самый поздний срок утверждения графика.
- График отпусков может утвердить руководитель организации. Для этого он ставит дату и свою подпись в верхнем правом углу документа.
- График отпусков можно утвердить, если издать приказ по основной деятельности компании и включить в него пункт «Утвердить график отпусков на 2019 год». Сам график отпусков будет приложением к приказу.
Внимание! В законе не указано, каким способом нужно утверждать график отпусков. Руководитель делает это на свое усмотрение.
Эксперты советуют утвердить документ первым способом. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 предусмотрен гриф утверждения лично руководителем. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький - всего один год с момента окончания их действия, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.
Закон не требует ставить на графике печать организации. Документ предназначен только для внутреннего использования.
Шаг 6. Ознакомьте работников с графиком отпусков
Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Но Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) считает, что график отпусков является локальным актом организации, поэтому работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись.
Экспертный ответ из «Системы Кадры»
Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Рассказывает Нина Ковязина, заместитель директора департамента Минздрава России
Однозначный ответ на этот вопрос закон не содержит. В настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.
Позиция первая . Форма Т-7 не предусматривает графу для подписи работника. Кроме того, такой обязанности ТК РФ не устанавливает.
Позиция вторая. Есть мнение, что…
Чтобы не допустить ошибок, используйте умный график отпусков на 2019 год - готовую таблицу с четырьмя вкладками. Вам остается лишь внести данные по сотрудникам в эксель и скачать.
Редакция журнала «Кадровое дело» подготовила . Из нее вы узнаете, как на практике использовать график отпусков: включать макросы, переносить данные, применять функцию «Планировщик». Готовый документ согласуйте с профсоюзом (если есть) и утвердите в предусмотренном локальными нормами порядке.
Используйте «умный» документ в формате excel, чтобы уложиться в отведенные законом сроки и не допустить ошибок при работе над документом. К таблице прилагается готовый шаблон для распечатки - унифицированная форма №Т-7 со всеми необходимыми реквизитами. Составляя доумент, старайтесь учитывать пожелания сотрудников и соблюдайте права многодетных родителей и других льготников, которым ТК РФ разрешает брать отпуск в любое удобное время.
