08.02.2018, 17:09
Сотрудник организации допустил перерасход во время служебной командировки. В городе, куда он был направлен, не нашлось гостиничных номеров, цена которых укладывалась бы в утвержденный в организации норматив. Вследствие этого ему пришлось арендовать более дорогой номер, чем планировалось. Нужно составить заявление о возмещении командировочных расходов. Образец заявления, подготовленный нашими специалистами, вы найдете в статье.
Командировочные расходы нужно возместить
В ходе деятельности организации может возникнуть потребность направить сотрудника в служебную командировку.
Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
Очевидно что работник, направленный в командировку, понесет расходы, связанные с поездкой. В соответствии с трудовым законодательством такие затраты работнику должны быть компенсированы. В частности, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилья;
- суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
- иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.
Составляем заявление
Если сотрудником компании во время командировки допущен перерасход и израсходованы личные средства, можно написать заявление на возмещение понесенных расходов, приложив к нему подтверждающие документы. Образец заявления о возмещении командировочных расходов, актуальный на 2018 год, поможет сэкономить время на его составление.
У бюджетников другие правила
Для организаций, финансируемых из бюджета, порядок возмещения расходов, в частности, затрат на оплату проживания в командировке, устанавливается специальными нормативно-правовыми актами.
Для федеральных органов государственной власти, внебюджетных фондов и федеральных учреждений порядок возмещения расходов на командировки устанавливается Правительством РФ. Для региональных органов государственной власти и учреждений порядок устанавливается органами исполнительной власти субъектов РФ. Для органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – местными органами исполнительной власти (ч.2, 3 ст. 168 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 02.10.2002 №729).
Отметим, что бюджетные учреждения могут увеличивать эти суммы за счет экономии бюджетных средств, а также денег, полученных от предпринимательской деятельности (п. 1, п. 3 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729, письмо Минтруда России от 14.02.2013 №14-2-291).
Деловая командировка явление не редкое – каждый хоть раз ездил по делам фирмы в другой город или страну. За сотрудником на это время оставляется место работы и средний заработок. Целью командирования может быть обмен опытом, необходимость выполнения работ в другой местности, участие в конференциях и выставках (наука, техника, торговля), судебных спорах и иные рабочие моменты. Соответственно, немаловажными являются вопросы правильного оформления сопутствующей документации. Порядок и характерные черты направления сотрудников в должностную командировку регламентируют ТК и постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, которым утверждено соответствующее Положение.
Как написать заявление на командировку?
Написание заявления на командировку не нужно, достаточно приказа, где изложены:
- ФИО и должность направляемого работника;
- период и цель поездки (участие в конференции, работе ревизионной комиссии, в судебном заседании и т. д.).
Направлению в командировку может предшествовать служебная записка. Временные рамки законом практически не ограничены – от одного дня до одного года. В некоторых случаях возможно составление и выдача командировочного удостоверения.
На федеральном уровне, государство гарантирует защиту прав и законных интересов отдельных работников, устанавливая в ТК РФ перечень субъектов, которые могут быть отправлены в должностную поездку только с их согласия. Это согласие оформляется путем написания соответствующего заявления. К таким сотрудникам можно отнести следующих лиц которые:
- содержат детей-инвалидов или детей до 3-х лет;
- содержат отца с матерью или других родственников;
- самостоятельно растят детей, которым нет 5 лет.
Написанное заявление передается сотруднику кадрового отдела, как правило, за день или два до даты отъезда. Форма заявления на командировку произвольная, на государственном уровне типового образца нет. Соответственно, каждая организация вправе самостоятельно разработать форму анализируемого документа.
Заявление на командировку - образец заявления
Акт составляется в печатном виде или в письменном, но подпись обязательно ставится вручную.
Его обязательные элементы:
- данные о лицах, на кого и от кого оно написано (вверху справа). Например: «Генеральному директору ООО «Агромаш» Иванова И.И. от начальника отдела сбыта Петрова П.П.»;
- текст документа, где сотрудник указывает на свое согласие и ознакомление с правом на отказ согласно ст. 259 , 264 ТК ;
Правила написания заявления на командировочные расходы и его образец
Наниматель должен обеспечить выдачу денег на командировку. Эти деньги выдаются на аренду жилья, проезд и проживание (суточные). Документ заполняется непосредственно работником и подлежит одобрению руководителем путем проставления резолюции. Выдача денег производится в кассе предприятия/бухгалтерии в виде аванса. По возвращении работник должен написать отчет о расходовании выданных денег с приложением подтверждающих документов (билеты, квитанции).
Заявление на выдачу денег на командировочные траты должна содержать:
- данные о работнике и нанимателе (вверху справа);
- текст документа отображает сумму требуемую на расходы;
- дата написания и подпись сотрудника.
Заявление на командировку в выходной день - правила написания
Оборот «командирование в выходной день» включает в себя 3 случая:
- сотрудник командирован на работу в нерабочий день;
- время в пути выпадает на выходные;
- ее длительность составляет не менее 7 дней.
В данной ситуации следует рассматривать 1 и 2 случаи, поскольку лицо будет выполнять свои трудовые обязанности в выходной день, включая время пребывания в пути. Соответственно, дополнительно к вышесказанному следует оформить привлечение к работе в выходной день .
Для этого следует заручиться одобрением сотрудника, где должно быть отображено следующее:
- согласие/несогласие на работу в выходные;
- форма компенсации: в виде дополнительного дня отдыха либо двойной оплаты.
Как оформить отмену командировки?
Отмена поездки возможна по многим причинам:
- болезнь сотрудника;
- изменение обстоятельств;
- отсутствие необходимости ехать.
Никаких особенных действий со стороны нанимателя не требуется.
Единственный момент – возврат денег, если их выдача уже состоялась. Если деньги не потрачены, то сотрудник должен вернуть их в течение 3-х дней. Но возможно и иные ситуации. Например, за эти деньги были куплены билеты, внесена оплата за жилье, приобретены материалы или оборудование и так далее. В этом случае в зависимости от статьи расходов они могут быть отнесены к коммерческим расходам либо к убытку компании.
Особенности написания заявления на перенос командировки
Перенос поездки возможен как на определенный, так и неопределенный срок по ряду причин (непреодолимые обстоятельства, изменение ситуации на рынке, болезнь, семейные обстоятельства). В этом случае деньги (если их выдача уже произошла) оставляются у работника.
Написание обоснования переноса поездки не обязательно, но желательно. В нем следует указать те причины, которые делают невозможной поездку в настоящее время, а также возможные сроки, на которые она может быть перенесена. Именно с учетом этих сроков будет составлен приказ о переносе и решен вопрос о возврате выданных средств.
Таким образом, процесс направления лица на работу вне места его постоянного жительства должен быть надлежащим образом оформлен кадровым отделом. Грамотное написание всех требуемых документов позволить избежать спорных моментов и обеспечить своевременную выдачу денег на командировочные траты.
Согласно стат. 166 ТК под командировками понимаются поездки персонала по делам организации-работодателя. При этом сотруднику устанавливаются определенная цель и сроки, а компенсация произведенных расходов осуществляется только при наличии авансового отчета и подтверждающих траты первичных документов.
При оформлении кадрового делопроизводства поездки составляется служебное задание, приказ руководителя. Также выдается командировочное удостоверение. В некоторых случаях работник пишет заявление на командировку. Рассмотрим подробнее, как заполнить такой документ.
На законодательном уровне правила отправления специалистов в служебные поездки (как по России, так и за границу) регулируются Правительством РФ в Постановлении № 749 от 13.10.08 г. Здесь утверждено, что в командировки могут быть отправлены только лица, состоящие в официальных трудовых взаимоотношениях с компанией-работодателем, то есть нанятые по ТД (трудовой договор). При этом руководитель издает распоряжение о необходимости поездки, ее сроках и цели.
На основании приказа директора оформляются командировочное удостоверение и служебное задание. В свою очередь командированный сотрудник должен получить деньги на поездку, включая рассчитанные по ЛНА предприятия суточные. Для этого составляется заявка на командировочные, с учетом дней отъезда и приезда. По возвращении работник обязан в течение 3 дней (рабочих) отчитаться о тратах путем подачи авансового отчета с приложением всей необходимой документации по расходам.
Обратите внимание! Заявление о командировке в общих ситуациях подавать не нужно. Но если сотрудник относится к льготным категориям персонала по стат. 259, 268 ТК, потребуется согласие физлица на поездку.
Как составить заявление на командировку
Этот документ формируется командированным лицом лично, в произвольном виде. Способ – электронно или «на бумаге». Ознакомление работника со своим трудовым правом отказаться от поездки должно быть произведено до командировки, а не после. Какие реквизиты указывать? В общих случаях необходимо привести следующую информацию:
- Должность и ФИО руководящего лица предприятия-работодателя.
- Должность и ФИО командированного лица-работника.
- Нормативное основание на право отказа от поездки в соответствии с ТК РФ.
- Место и даты командировки.
- Согласие физлица на поездку.
- Личная подпись работника и дата составления заявления. Если форма заполняется электронно, подпись следует проставить собственноручно.
В этом же документе можно привести просьбу о выдаче сумм командировочных. Допускается составление заявки в отдельном заявлении. Чтобы получить средства без промедлений, требуется указать на отсутствие долгов по предыдущим поездкам. Выдача денег может быть осуществлена через кассу компании или посредством перечисления на карточку гражданина.
Заявление на командировку – образец
Генеральному директору
ООО «Фаянс-Декор»
Шапошникову Владимиру Сергеевичу
от мастера по художественному оформлению
Самсоновой Ольги Леонидовны
Заявление
Я, Самсонова Ольга Леонидовна, ознакомлена с правом отказаться от направления в командировку в г. Краснодар на основании норм стат. 259 ТК РФ, так как имею ребенка возрастом в 2 года. Настоящим заявлением подтверждаю, что против командировки на период с 21.05.18 г. по 25.05.18 г. не возражаю.
18.05.2018 г. Самсонова
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Согласно ТК РФ, ст.166, командировкой признается служебная поездка, в которую направляется сотрудник. Перед ним ставиться определенная цель и срок для ее исполнения.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Для сотрудников, чья основная работа носит разъездной характер, подобные поездки не признаются командировками.
Все служебные командировки регламентируются Положением №749 «О направлении в командировку» от 13 октября 2008г.
Командировочные расходы могут быть компенсированы только для официально трудоустроенных сотрудников. Соответственно должен быть оформлен , выдано командировочное удостоверение и .
В некоторых случаях необходимо от сотрудника заявление на командировку.
В каких случаях требуется?
В современном мире, несмотря на появление электронной подписи и отходе от бумажных носителей, личное присутствие все также важно и нужно - например, заключение новых сделок, передача документации, контроль за строительством и т.д.
Заявление на командировку должно быть написано лично сотрудником, направленным в командировку.
Специалист по кадрам должен точно знать, как составляется заявление на командировку (образец предоставить по запросу), кто должен его писать и в какой форме.
Документ составляется в стандартной для заявления форме. Пишется на имя руководителя, от кого, текст заявления, дата и подпись. В тексте заявления указывается согласие на служебную поездку, тем самым производится ознакомление сотрудника с тем, что он знает о возможном отказе.
Обычно при направлении сотрудника в командировку его согласие не требуется.
По ТК РФ есть отдельные категории граждан, которые должны дать свое согласие.
При их нежелании или невозможности отправиться в поездку, руководитель не имеет права оформить командировку. При нарушении на руководителя и организацию накладывается штраф.
В ТК РФ ст.259 и ст.264 указаны категории людей, которые требуют дополнительной защиты.
Список сотрудников, которых невозможно отправить в командировку без заявления от них:
- сотрудники, которые имеют на иждивении детей инвалидов или детей до 3х лет;
- сотрудники, которые имеют на иждивении родителей или других родственников;
- сотрудники, которые в одиночку воспитывают детей в возрасте до 5 лет.
Также следует привести список сотрудников, которых запрещено отправлять в командировку:
- сотрудники до 18 лет;
- женщины беременные;
- сотрудники, работающие по ученическому договору;
- сотрудники, работающие по гражданско-правовому договору.
С сотрудников, которые не попадают в этот список, заявление на командировку не запрашивают.
Не следует путать заявление на командировку с заявлением на командировочные расходы.
Последнее составляется при желании получить аванс на расходы, связанные с поездкой. После его написания бухгалтерия выдает деньги. По прибытии сотрудник обязан отчитаться о произведенных тратах, предоставив подтверждающие расходные документы.
К заявлениям на командировку условно относят все заявления, которые были составлены в ее период: возврат раньше срока, возврат из заработной платы не потраченных средств и т.д.
Поездка за счет принимающей стороны
Согласно ТК РФ все командировочные расходы сотрудника подлежат возмещению.
Они складываются из затрат к месту проведения командировки, проживание, питание и расходы связанные с командировкой.
Возмещать произведенные затраты может как отправляющая в командировку организация, так и принимающая.
Перед отправлением сотрудника обе стороны должны заключить соглашение в письменной форме. В нем указывается, кто из организаций производит оплату и каких командировочных расходов.
При составлении приказа на командировку сотрудника указывается, что оплата командировочных расходов производит принимающая сторона.
Оплата будет произведена только после предоставления документов, подтверждающих расходы.
Таким образом, при направлении сотрудника в командировку из определенной категории лиц необходимо получить от него заявление. В нем он указывает, что согласен отправиться в поездку и ознакомлен с возможностью .
При одобрении заявления на командировочные расходы руководителем бухгалтерия перечисляет запрошенную сумму. После прибытия из командировки необходимо документально отчитаться о совершенных расходах.
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
