Управлять временем мечтает каждый. Но если построить машину времени пока невозможно, а если кто и знает, как это сделать, нам все равно не расскажет, то освоить методику «тайм-менеджмента» по плечу каждому. И в сегодняшней статье я расскажу вам о паре десятков полезных сервисов, которые упростят нам процесс «все успеть». Все они бесплатные, так что качаем, устанавливаем и пробуем!
Чтобы было удобнее, я разбила длинный список на 3 категории:
- сервисы для планирования (позволяют составлять списки дел и привязывать их к дате и времени)
- сервисы для заметок (чтобы не держать все в голове и ни одной гениальной идеи не забыть)
- сервисы-контролеры (помогающие дисциплинировать себя)
- дополнительные сервисы (то, что не подошло к первым двум категориям, но также полезно для управления временем)
Сервисы для планирования:
1 Any.DO
Этот сервис один из самых популярных планировщиков. Помимо того, что в нем очень удобно составлять списки дел, но и сортировать их по папкам (личное и работа), устанавливать начало рабочей недели. Any.DO синхронизируется с вашей почтой, и позволяет делать из писем задачи. Среди функций также возможность делать заметки и напоминания.
Программа доступна как в виде мобильного приложения для iOS и Android , так и расширения браузера Chrome , а также версии для ПК .
2 Todoist
Приятный дизайн, удобный интерфейс, а также интересные функции делают это приложение отличной альтернативой предыдущего сервиса. Среди возможностей: расстановка приоритетов для каждой задачи, возможность разбить одну большую задачу на ряд подзадач. Также доступна синхронизация с Gmail, что очень удобно.
Что мне особо нравится, так это возможность составлять списки книг, которые вы хотите прочитать, фильмов, покупок, а также можно добавить свои категории.
3 Google Календарь
Может показаться, что его использует каждый, но я удивилась, узнав, что многие до сих пор его игнорируют. Поэтому включила в этот список. Итак, если вы до сих пор не используете этот сервис от корпорации добра Google, то стоит начать, и вот почему. Во-первых, в нем очень удобно осуществлять долгосрочное планирование дел, на месяцы вперед. Во-вторых, вы никогда не забудете о важных встречах и делах, так как Календарь будет присылать вам SMS-уведомления заранее. А еще, как и любой продукт Гугла, Календарь синхронизируется со всеми сервисами. Кроме того, можно создавать совместные календари, что очень удобно при командном планировании.
4 Wunderlist
Это приложение больше подойдет для тайм-менеджмента в личной сфере, хотя и в работе будет очень удобным. Среди функций: возможность просматривать публичные списки других людей, делиться собственными списками, комментировать, а также планировать как путешествия, так и проект. Можно ставить задачи другим людям (при условии, что они также пользователи сервиса), а не только самому себе. Приложение Wunderlist доступно как для пользователей ПК, так и мобильных юзеров.
5 GTasks
Простенький сервис, не такой замысловатый как пункты 1, 2 и 4, но довольно полезный. Если вы стремитесь к простоте и минимализму, то вам он может прийтись по душе. Здесь можно ставить себе задачи, делиться ими с друзьями, устанавливать напоминания. Есть версия для Android и iOS
Сервисы для заметок:
6 Google Keep
Мне нравится в этом приложении все: от интерфейса, напоминающего стикеры на стене, до простоты функционала — ничего лишнего. Использую его для того, чтобы записывать мысли: кратко, так, чтобы посмотреть и сразу вспомнить.
7 Evernote
Такое впечатление, что здесь можно делать абсолютно все! И заметки только малая крупица из всего этого объема функций. Здесь можно и статьи писать, и добавлять мультимедийные файлы, и даже привязывать к местоположению информацию, чтобы потом можно было осуществлять удобный поиск. В общем, Evernote — это такой мастодонт среди всех сервисов по оптимизации времени.
8 Skitch
Еще один замечательный сервис от создателей Evernote. Позволяет делать снимки, на которых потом можно вдоволь почеркать своими собственными мыслями. Skitch подойдет для тех, кто предпочитает не писать, а рисовать.
9 ColorNote
Альтернатива Google Keep, позволяющая быстро делать заметки, каждую из которых можно сделать напоминанием. С ColorNote будет удобно тем, кому нравятся стикеры и яркие цвета.
10 OneNote
Этот сервис от Microsoft, в котором каждую заметку можно помечать тематическим тегом, например: позвонить, обсудить с начальством, запомнить для статьи, и т. д. Тем, кто не подружился с Evernote, возможно, именно OneNote придется по душе.
Сервисы-контроллеры:
11 RescueTime
Программа, позволяющая контролировать, как эффективно вы тратите время в интернете. Кроме времени на выполнение задач, в RescueTime можно посчитать и непродуктивное время. Очень удобно, когда мы то и дело отвлекаемся на социальные сети или новостные сайты. А так, увидел время, потраченной в никуда, и в следующий раз уже будешь подисциплинированнее:-)
12 SelfControl
Программа, которая запрещает вам доступ к развлекательным сайтам в рабочее время. В SelfControl вы самостоятельно определяете «вредные сайты» и период запрета. Что удобно — решив нарушить запрет, у вас ничего не получится, программа будет строга к вам и ни за что не пустит.
13 Focus Booster
Есть такая техника тайм-менеджмента, метод «Помидора». Суть ее в том, что вы определяете ряд задач, которые панируете выполнить, и разбиваете ее на 25-минутные отрезки, с 3-5 минутным перерывом после каждого. Эти отрезки называют «помидорами». После каждого четвертого «помидора» настоятельно рекомендуется отдыхать 15-30 минут. И вот чтобы не запутаться в «помидорах», Focus Booster будет давать вам сигналы о том, что время работы или время отдыха пришло.
14 Toggl
Это таймтрекер, позволяющий контролировать затрачиваемое время на ту или иную задачу. Есть бесплатная версия, в которой к проектам можно подключать до 5 человек. Toggl полезен тем, что вы будете четко понимать, сколько времени у вас уходит на каждый вид работы, и зная эту информацию, можно понимать, что и где оптимизировать.
15 ManicTime
Еще одна программа, считающая количество потраченного времени на каждую из активностей за компьютером. Сайт, конечно, нужно перерисовать, но саму программу ManicTime многие хвалят.
Дополнительные сервисы:
16 Pocket
Удобный сервис для сохранения в закладки интересных статей. В Pocket можно делать тематические метки для каждой закладки. Для тайм-менеджмента полезен тем, что позволяет держать все интересные статьи в одном месте, и в появившееся свободное время можно сесть и перечитать все на интересующую тему.
17 Google Mail Checkers
Чтобы не проверять часто почту, можно установить в браузер расширение Google Mail Checkerst , которое будет выводить в верхней панели количество новых сообщений. Это сэкономит вам время между постоянными переключениями окон.
18 Active Inbox
Еще одно расширение для работы с почтой. С Active Inbox вы можете более эффективно управлять письмами, расставляя между ними приоритеты, а также отмечать статус писем (в работе или ожидает ответа).
19 SpeakIt!
Довольно интересный сервис, который конвертирует текстовый файл в речь. SpeakIt! работает не идеально, но иногда может очень облегчить жизнь.
Ну и в завершении, универсальный и незаменимый инструмент:
20 Блокнот
Цифровой мир — это хорошо, но кусочек олд скула должен быть:-) Ничто не заменит старый добрый блокнот, в котором можно от души порисовать, записать сотни мыслей, черкать, и всячески проявлять себя на страничках.
А какие сервисы используете вы?
Были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей. Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и для личностного развития в целом: тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям.
Советы от ведущих специалистов в области тайм-менеджмента
Если и обращаться к кому-то за советом, то к человеку в данных делах разбирающемуся. Да и то, полноценно понять систему взглядов того или иного автора можно лишь прочитав и поняв его труды. Мы же поставили себе амбициозную задачу выделить и коротко представить краеугольные камни отдельных методик и техник.
Стивен Кови
Назвать С. Кови специалистом в области тайм-менеджмента можно лишь с поправкой на то, что управление временем для него - элемент самосовершенствования, в комплексе приводящий человека к успеху. А вот в этом глобальном направлении он является гуру, поэтому ниже собраны некоторые рекомендации из раздела его книги « », посвящённого 3 навыку - определению приоритетов.
- Суть навыка: сначала делайте то, что необходимо делать сначала. Другими словами, никогда не стоит откладывать важные дела на потом, какими бы сложными и неприятными они ни были. Помните, каждое такое дело приближает вас к цели, поэтому заставьте и свои чувства работать на результат. Все, даже самые успешные люди, вынуждены делать то, что не всегда им нравится. Это неизбежность.
- Вы должны «зависеть от своих ценностей, а не от мимолетных импульсов и желаний». Движение к цели требует мотивации и настойчивости, поэтому сама цель должна быть приоритетной и важной, ведь себя не обманешь.
- Лучший совет по управлению временем, по мнению автора: «Организация и действия на основе приоритетов».
- Термин «управление временем» не совсем верный. Нужно учиться управлять не временем, а собой.
- Соблюдайте принцип Р/РС баланса (результат/ресурсы+средства). Баланс подразумевает то, что ни одно из данных направлений не перевешивает другое. Попросту говоря, цель должна быть соразмерна затрачиваемым на её достижение усилиям. И наоборот: не стоит тратить большие силы ради успеха в незначительном деле.
- Используйте матрицу управления временем для определения действительно важных дел, и концентрируйтесь на них, поскольку от этого зависит достижение ваших глобальных целей.
- Ищите возможности и способы сделать вашу личную и профессиональную жизнь проще. Пробуйте, применяйте, среди них могут быть те, которые посодействуют позитивным переменам в вашей жизни.
GTD Дэвида Аллена
Метод Д. Аллена полезен в первую очередь своими советами по физической организации рабочего пространства, а также рекомендациями использовать различные канцелярские и другие средства для «освобождения» мозга от ненужной информации. О том, каким должно быть рабочее место по мнению автора GTD, . Разберём еще некоторые рекомендации:
Ведение картотеки. Большинство незначительных задержек времени можно избежать, широко применяя недорогие канцелярские средства. При одновременной работе с большим количеством проектов или входящей информации - организуйте картотеку. Для этого можно использовать обычные папки, в которые нужно складывать всю документацию и другие материалы по проекту. Их стоит завести даже для дел, где существует лишь 1 документ.
«43 папки». Простой и эффективный метод для организации дел. Понадобится 43 папки: 12 на каждый месяц и 31 на каждый день. Их функция - напоминать о каких-либо глобальных или мелких делах запланированных на каждый день. Допустим, в начале мая в результате переговоров вы договорились в конце июня представить клиенту отчёт и предварительно, за неделю, с ним созвониться. С этой целью в «июньскую» папку кладётся документ-«напоминание» о запланированном на этот месяц событии. Кроме того, в папки соответствующие 20 и 27 числу также помещаются записи о звонке и сдаче отчёта. Каждый день начинается с ознакомления с содержимым папки. В отличие от ежедневника или электронного органайзера они «застрахованы» от сбоя, их невозможно потерять или забыть.
4 типа списков дел. Также Д. Аллен предлагает усовершенствованную модель . Суть идеи в дифференциации заданий, выделении приоритетных направлений и удобной структуре. Всего нужно вести 4 списка:
- Следующие действия. В этот список вы записываете вещи, которые вам необходимо сделать в ближайшей перспективе. Редактировать его, внося новые записи, нужно ежедневно.
- Проекты. Те предприятия, которые являются несколькими связанными субдействиями, и на выполнение которых требуется не одно действие. Проекты нужно контролировать еженедельно, чтобы иметь возможность судить о ходе их реализации.
- Отложенные. В этом списке хранятся проекты, выполнение которых кому-то делегировано или требует влияния внешних факторов. Их также систематически нужно проверять (как минимум раз в неделю).
- Когда-нибудь/может быть. Из названия списка понятно, что это список неопределенных дел на будущее (пробежать марафон или завести блог).
Джулия Моргенстерн
Дж. Моргенстерн начинала свою карьеру на должности администратора и именно на ней приобрела необходимые навыки планирования и организации. Поэтому она уверена, что управление временем заключается по большей части в правильной организации деятельности. А для того, чтобы она была правильной, предлагает такие инструменты:
1. Оценка. Начинать стоит не с применения каких-либо методик, а с оценки затрачиваемого времени и своих действий. Что вам мешает заниматься приоритетными делами? Причин может быть несколько: технические (отвлечение на соцсети, почту, совершение звонков во время на них неотведённое), внешние обстоятельства (сжатые сроки, нереалистичные графики, дополнительные обязанности), психологические препятствия (нежелание ждать и связанные с этим хронические опоздания, специально создаваемые кризисные условия).
2. Временные рамки. По словам Джулии, 90% её клиентов, используя списки дел, рядом с пунктами не записывают время, требуемое на их выполнение. Это ошибка: временные рамки нужно ставить для любой задачи.
3. Техника 4D. Если в силу какой-либо причины вы не способны выполнить задачу, нужно применить одно из следующих действий:
- Удалить (delete). «Если что-то не стоит делать сейчас, то может быть это не стоит делать и позже». Это относится в первую очередь к неквалифицированной деятельности. Откажитесь от таких дел.
- Отложить (delay). Применяйте сортировку: менее приоритетные дела можно откладывать, освобождая время на более важные.
- Делегировать (delegate). Для выполнения отдельных заданий можно привлечь других: коллег, друзей, семью.
- Уменьшить (diminish). В некоторых компаниях производительность значительно улучшилась после того, как еженедельные часовые совещания были заменены на 15-минутные. Это позволило «убить двух зайцев»: сохранить время на непосредственную работу, да и сотрудников на протяжении более короткого отрезка времени стало легче.
4. Приоритеты. Дж. Моргенстерн говорит о необходимости разработки большой «картины жизни» - ваших целей, глобальных планов. Она состоит из 3 этапов. Первый: выделение «категорий» - главного, того, что важно для вас. Их должно быть не больше шести (к примеру, «финансы», «здоровье», «семья»). Второй: цели для каждой «категории». Например, в финансовом плане это может быть определённая сумма на банковском счету к моменту выхода на пенсию. Третий: 2-3 вида деятельности, которые ведут к цели (зарплата, пассивный доход от инвестирования, депозит).
5. Техника SPACE. Организация времени и организация пространства едины, поэтому автор предлагает специальную методику планирования SPACE (от англ. пространство):
- Sort - сортируйте дела и вещи вокруг себя.
- Purge - очистите время и пространство от всего, без чего можно справляться и так.
- Assign - назначьте каждой вещи своё место, а каждому делу - своё время.
- Containerize - определяйте параметры каждой значимой деятельности.
- Equalize - время от времени переоценивайте свою систему.
«Съедайте лягушку на завтрак»
Б. Трейси «лягушкой» называет какое-либо неприятное, но важное дело. Он уверен, что его откладывать нельзя, ведь таким образом мысли всё равно будут возвращаться к нему, кроме того, проволочка лишь усугубит эмоциональное напряжение. Начинать свой день стоит именно с выполнения этого дела - так вы освободитесь от груза необходимости и сосредоточитесь на более приятных делах.
«Бифштекс из слона»
Случается так, что перед нами стоит необходимость решить какую-нибудь глобальную задачу - сложный многоступенчатый проект. И непонятно, как именно и что следует начинать делать, особенно если очерёдность не оговорена. В таком случае нужно разделить работу на части и выполнять их отдельно (образно говоря, съесть целого слона гораздо труднее, чем разделённого на бифштексы). Это не только позволит начать реализовывать задачу, но и поспособствует лучшему её пониманию.
Научитесь говорить «нет»
Можно увлекаться фильмом «Всегда говори да» с Джимом Керри в главной роли, но в плане тайм-менеджмента он - плохой советчик. Это совсем не значит, что нужно избегать новых возможностей, даже наоборот, но и взваливать на себя слишком много, даже в одной области - неправильно. Рано или поздно человек «перегорает». Еще раз напомним, что управление временем нужно не для того, чтобы успевать делать больше, а для того, чтобы делать правильно то, что нужно.
Стремитесь к автоматизации
Всегда ищите возможности сделать рутинную работу более простой. К примеру, если вы работаете с электронной почтой и вынуждены постоянно проверять папку с входящими - настройте оповещение о новых письмах на смартфон или для компьютера с помощью специальных сервисов.
Выполняйте похожие дела подряд
Если вам предстоит сделать 2-3 практически одинаковых дела на протяжении дня, выполняйте их подряд. Мозг «привыкает» к подобным задачам и следующий раз справляется с ними быстрее, чем, если бы между ними был перерыв.
Биологические часы
В тайм-менеджменте стоит уделять внимание не только времени как физической единице. В соответствии со своими определите часы наибольшей активности и наименьшей, и занимайтесь делами или давайте себе отдых с их учётом. Возможно, придётся пожертвовать традиционной чашечкой кофе сразу по приходу на работу, но вы гораздо продуктивнее проведёте день.
7 сервисов и программ для планирования и управления временем
Google Keep
Google Keep - электронный блокнот с возможностью создания обычных записей и пронумерованных списков, простейшая программа, поддерживающая все мобильные платформы, а также имеющая браузерную и оффлайн версию. Полезным данный сервис является в том плане, что из любого устройства, где выполнен вход в ваш Google-аккаунт, вы сможете получить доступ ко всем имеющимся записям; кроме того, можно начать работать над документом со смартфона ещё в транспорте по дороге на работу, а продолжить уже в офисе с ПК.
Maniac Time
Эта программа, как маньяк, преследует вас весь день. В хорошем смысле, конечно же. С момента запуска программы она собирает информацию об открытых приложениях и времени работы с ними, что в конце рабочего дня можно использовать для анализа времени, затрачиваемого на разные действия (процент и реальное время). Из данной статистики видно, сколько в день вы работали в текстовом редакторе, сколько в браузере, на сколько отвлекались на другие приложения. Если определённое время не выполнять на компьютере никаких действий, а потом вернуться за него - Maniac Time встретит вас вопросом, где вы были и почему не работали?
LeaderTask
Эта программа совмещает в себе сразу несколько полезных функций - календарь, планировщик, органайзер, менеджер файлов. Широкий функционал дополняется возможностью индивидуальной настройки (выделение приоритетов), способностью визуализировать представление или ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с Outlook. Оценить все достоинства программы перед покупкой разработчики предлагают за 45 дней бесплатного использования.
Microsoft Outlook
Многим данный продукт известен как почтовый клиент, но это лишь одна из функций. На самом деле Outlook предоставляет также возможность работы с календарём и планировщиком - достаточно удобными и понятными для всех пользователей пакета Office. Об использовании этой программы в качестве инструмента для тайм-менеджмента читайте в статье Глеба Архангельского http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.
Microsoft OneNote
Ещё один сервис из пакета Microsoft Office, с недавнего времени распространяющийся бесплатно. Программа не является чем-то революционным, хотя и предлагает достаточно сильный инструментарий: возможность древовидного отображения списка дел, добавления к задачам аудио и медиа файлов. Особенность - поддержка рукописного ввода для планшетов.
Миниплан
Этот сервис, предназначенный для личного использования, созданный авторами Мегаплана - успешного корпоративного инструмента планирования. Один из самых известных и функциональных российских продуктов. Детальнее о программе в короткой презентации .
Remember the Milk
Одна из наиболее известных программ по GTD. Помимо списка дел/планировщика, данный сервис оснащён целым рядом современных технических решений, призванных разгрузить память. Среди них: настройка E-mail и sms-оповещений о предстоящих делах, управление заметками Evernote (который, к слову, можно также использовать в целях управления временем), работа с приложением при отсутствии Интернета, возможность синхронизации с календарём Google (ещё одним самостоятельным практичным инструментом, выполненным по аналогии с ежедневником).
И главный совет напоследок, исходящий из логики предмета тренинга: нельзя научиться управлять временем и при этом не ценить своё и других людей время. Планирование должно начинаться с осознания того, насколько это важно конкретно для вас, насколько вы готовы к дисциплине и контролю. Без этого, разовое прочтение и попытка применить отдельные рекомендации или инструменты в своей жизни ощутимого эффекта не дадут. Поэтому желаем вам терпения, настойчивости и, конечно же, измеримых результатов. Удачи!
Проверьте свои знания
Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.
«Время не лечит, оно приводит к равнодушию.»
«Есть множество способов убить время - и ни одного, чтобы его воскресить.»
«Плохо, что время летит, но хорошо, что вы пилот.»
Чтобы не сбиться с курса, я хочу разместить здесь анализ 7 программ, которые помогут вам правильно организовать свое время! Сегодня воскресенье — попробуй применить хотя бы одну, чтобы распланировать эту неделю! Поехали 🙂
1. Manic Time (http://www.manictime.com/download/)
«Я провел всю свою жизнь, стараясь не быть беспечным. Женщины и дети могут быть беспечными. Но не мужчины», – говорил дон Вито Корлеоне. Беспощадная программа Manic Time может послужить хорошим консильери будущим крестным отцам бизнеса. Приложение беспристрастно ведет подсчет времени, потраченного на социальные сети, просмотр сериалов, разглядывание котяток, чтение комментариев к новому посту Навального и выращивание капусты в онлайновых играх. Запустите Manic Time в фоновом режиме в понедельник, распечатайте статистику в пятницу и почувствуйте неизбежное отвращение к себе: наверняка выяснится, что половину (в лучшем случае!) рабочего дня вы тратите на вещи, с работой никак не связанные.
Что приятно, Manic Time следит не только за браузером, но и за большинством компьютерных программ, от Windows Media Player до Adobe Photoshop. Плюс, у приложения есть весь необходимый инструментарий для фиксации и детализации всего, что происходит во время рабочего дня. Например, можно отследить, сколько времени уходит на общение с разными клиентами и партнерами.
Выявив основные статьи расходов времени, можно приступить к следующему шагу – взятию этого непослушного ресурса под свой полный контроль.
2. Achieve Planner (http://www.effexis.com/achieve/planner.htm)
Achieve Planner – идеальный инструмент как для расписания личного времени, так и для управления профессиональными проектами. Вернее, это удобное средство координации этих двух противоположных сфер жизни. Программа позволяет наслаивать меняющееся деловое расписание на расписание стабильного, как путинское десятилетие, быта, находить конфликты (скажем, срочное совещание назначено на тот же день и час, что и еженедельный покер) и худо-бедно решать их. Интерфейс Achieve Planner по-спартански прост и удобен. Дела и задачи легко можно чередовать как колоды в карте, с удивлением обнаруживая, что перенос спортзала с четных дней недели на нечетные выгадает вам столько дополнительного времени, что наконец-то можно будет спокойно почистить зубы.
Заодно программа отлично справляется с вписыванием в рутинное расписание всевозможных глобальных проектов, будь то организация семейных праздников, работа над диссертацией или рытье тоннеля из тюрьмы. Проекты, кстати, по образу и подобию любимой бизнесменами диаграммы Ганта можно разбивать на задачи. А между задачами расставлять приоритеты срочности и устанавливать временные и причинно-следственные связи – это здорово помогает, когда дело кажется большим и страшным. Это, продолжая нашу новогоднюю подоплеку, как поединок с драконом: если дисциплинированно и систематически отрубать его головы одну за одной, то не такой уж он и непобедимый.
Наконец, Achieve Planner позволяет каталогизировать все дела по разным папкам (по умолчанию предлагается трогательный набор «Семья – Работа – Образование – Спорт») и отслеживать свою успеваемость по каждому направлению. Увы, статистика программы подтверждает известное правило бизнесменов, что большинство людей не в состоянии вести больше двух масштабных проектов одновременно.
3. SmartDraw (http://www.smartdraw.com)
Научившись экономить время вместе с Time Manic и достигать поставленных целей с Achieve Planner, можно переключиться на самый серьезных сборник приложений для тайм-менеджмента и управления проектами – монструозную программу SmartDraw. Это настоящий инструмент руководителя, позволяющий планировать, делегировать и контролировать любые задачи с помощью методик, обычно изучаемых в бизнес-школах. Кроме уже упомянутой диаграммы Ганта в арсенале SmartDraw есть готовые интерфейсы для проведения SWOT-анализа, быстрого аудита портфеля активов по матрице Бостонской консалтинговой группы, построения «дерева решений», контроля качества оказываемых услуг, математической, экспертной и креативной оценки альтернатив при принятии решений и многого, многого другого.
Большинство этих инструментов (всего их около ста) вам наверняка знакомы; часть станет приятным открытием, способным стимулировать производительность. Но главное – не радость узнавания и не эффект новизны, а удобство работы с шаблонами. С помощью SmartDraw можно очень быстро создавать и оформлять задачи, отправлять их партнерам и в конечном счете наладить четкий и надежный механизм принятия решений в организации. К сожалению, за знания и умения приходится платить: полный комплект SmartDraw стоит $197. Но кое-что можно получить бесплатно: на сайте программы организована целая википедия, полностью посвященная различным методам принятия решений и оценки альтернатив.
У каждого из нас всего 24 часа. Распредели их с умом
4. RemindYou (http://mac.softpedia.com/get/iPhone-Applications/Busi ..)
Приложение для айфона под названием RemindYou пригодится занятым людям, ежедневно скованным массой обязательств, простых и не очень. Программа импортирует данные из стандартных служб вроде «Контактов» и «Календаря» на один экран и берет жизнь пользователя под свой контроль. Напоминает, кого надо поздравить с днем рождения, какие счета оплатить, что купить, куда съездить. Расписание можно забить на полтора месяца вперед. В отличие от многие конкурентов, приложение весьма снисходительно к аккумулятору телефона.
5. Self-Control (http://visitsteve.com/made/selfcontrol/)
Программа Self-Control действует по принципу «несвобода лучше свободы»: стоит ее включить, завести будильник – и все, прощайте блоги, социальные сети, порносайты и говорящие хаски с Youtube. Доступ к разлагающим волю и дисциплину сайтам будет разблокирован только тогда, когда истечет вами же заданное время. До этого не поможет даже перезагрузка компьютера.
6. StayFocusd (http://vk.cc/1FnOvX)
Браузерный плагин StayFocused работает мягче: вместо того, чтобы полностью нейтрализовать раздражителей, он ограничивает время, отведенное на отдых. Скажем, если вы пообещаете себе играть в «Веселого фермера» не больше 20 минут в день, то на 21-ой минуте веб-страница игры будет заблокирована ровно на сутки. Принципиальный StayFocusd не устроит веселому фермеру амнистию, что бы вы ни делали с компьютером.
7. Readability (http://www.readability.com)
А универсальная программа Readability, работающая на всех платформах от тайги до британских морей и от компьютера до айпэда, вместо того, чтобы бороться с вредными привычками, пытается минимизировать ущерб от них. Приложение позволяет очищать любимые сайты и блоги от отвлекающих ссылок, рекомендаций почитать что-нибудь еще на заданную тему, комментариев к текстам, веселых картинок, рекламных баннеров и прочих соблазнов бездельничать дольше, чем следовало бы. К слову, избавленные от всей этой шелухи статьи читаются и запоминаются гораздо лучше.
Мы продолжаем обзор интересных, полезных и по возможности бесплатных онлайн-помощников. Сегодня речь пойдет о тех сервисах и приложениях, которые помогают нам управлять временем (своим и сотрудников) и быть более эффективными. Рассмотрим и простейшие «to-do» листы, и сложные системы, позволяющие хранить документы и координировать работу с сотрудниками. Ведь на каждый сервис найдётся свой пользователь, не правда ли?
Итак, 15+ ресурсов для планирования и управления временем.
http://nowdothis.com — минималистичный сервис для одного списка дел. Вводите свой список в окошко, и сервис предлагает вам нажать кнопку “Сделано” после завершения каждого дела. Подходит тем, у кого есть четкий и понятный план, и кто при этом любит отмечать галочками выполненные пункты. Не подходит тем, у кого гибкий график и плавающий список дел.
http://www.plan-your-time.com/to-do/ — здесь вы тоже можете составить свой список дел, отмечая галочками выполненные. Кроме этого сервис считает, сколько времени потрачено на завершение каждого дела. Но если между делами надо сделать паузу или поменять задачи местами, список придется составлять заново.
http://todolist.ru — тоже простейший онлайн-сервис для составления уже нескольких списков дел. Можно составлять списки на несколько дней вперед. Функционал тоже достаточно ограничен – просто списки, как в бумажном ежедневнике, и ничего лишнего. Зато бесплатно.
http://todoist.com — удобный планировщик задач с версией онлайн и для разных гаджетов. Можно устанавливать цели и планировать конкретные шаги в рамках их исполнения. Можно создавать совместные задачи, делегировать и контролировать их исполнение. Интересная особенность – сервис считает так называемую «карму» — производительность пользователя. Минимальный набор функций бесплатен, за расширенные придется заплатить, но по сути Google делает всё то же самое бесплатно (читайте дальше).
https://www.google.com/calendar/render — это календарь, который всё время с вами, на любом устройстве – мобильном или стационарном, своём или чужом. Календарь может напомнить о запланированном событии, причем не только вам, но и всем участникам — по электронной почте и SMS. Как прочие Гугловские сервисы, календарь бесплатный.
https://calendar.yandex.ru — ну вы поняли 🙂
http://miniplan.ru от создателей Мегаплана. Сочетает в себе списки дел, электронный календарь с напоминаниями и симпатичные интерактивные часы, на которые можно добавлять свои дела. Миниплан бесплатен и подходит только для личного планирования – на то он и мини.
http://yaware.ru — онлайн-система учета рабочего времени и продуктивности. Подходит для тех, кто работает в Интернете. Вы добавляете в систему сайты, на которых бываете по работе (или не по работе:)), определяете их в разряд полезных, бесполезных и нейтральных. Система отслеживает, сколько времени в день вы проводите на каждом из ресурсов, и предоставляет отчет в конце дня. При этом учитывается только то время, в которое вы действительно работаете с ресурсом, просто открытые и не используемые вкладки система игнорирует. На сайте есть бесплатный доступ к учету собственной продуктивности и платные пакеты с расширенными опциями для учета времени сотрудников. Есть приложения для смартфонов.
http://motivateclock.ru — похожая программа. Скачивается и устанавливается на компьютер, есть версия только для Windows. Программа бесплатная, только для личного использования, корпоративного варианта нет.
http://www.leadertask.ru — еще один похожий сервис, электронный ежедневник, который работает онлайн, на смартфонах, с компьютера и даже с флешки. Тоже дает возможность координировать планы с командой, синхронизировать задачи на разных устройствах и так далее. Есть бесплатная версия для личного пользования, несколько платных пакетов, коробочный вариант для корпоративных клиентов.
https://www.wunderlist.com/ru — облачный сервис по хранению данных и распределению задач. Это система списков дел и набор инструментов по работе с ними. Можно ставить задачи, делить их на подзадачи, устанавливать сроки, связывать задачи между собой, ставить напоминания, делиться своими задачами с другими людьми и так далее. Сервис подходит как для личного планирования (бесплатно), так и для бизнес-целей (уже за деньги), синхронизируется между разными устройствами.
http://evernote.com/intl/ru/ — сервис, набравший сейчас бешеную популярность. Это программа и веб-сервис для хранения больших объемов заметок, причем заметки могут быть любого формата – текстовые, изображения, аудио, видео, с вложенными файлами. Кроме того, сервис работает как система управления проектами, помогая не просто хранить кучу информации, а упорядочивать её и при необходимости делиться ею. Открывается везде – онлайн, с компьютеров и телефонов, и синхронизирует вашу информацию. Есть минимальный бесплатный пакет и платные версии с расширенными функциями (скажем, в платном аккаунте можно собрать целую электронную библиотеку или видеотеку). К Evernote в комплект разработаны симпатичные вспомогательные сервисы – например, Skitch, о котором мы . И еще при желании можно подключить google-почту и google-календарь.
https://getpocket.com — расширение для браузера, по функциям аналог Evernote, только не для заметок и файлов, а для web-страниц. Вы сохраняете все страницы, которые не можете посмотреть прямо сейчас – получается план для прочтения на будущее. Внутри сервиса есть удобная функция по очистке страниц от мусора – рекламы, лишних ссылок и пр. Это помогает экономить время и читать только полезный контент. За деньги появляется поиск, система тегов и функция формирования электронной библиотеки (если авторы отмеченных вами статей решат их удалить, статьи всё равно останутся в вашем pocket).
http://worksection.com — система, которая совмещает хранение файлов с планированием времени. Бесплатно вы можете сохранять файлы любого формата. За дополнительную плату появляется календарь с напоминаниями и расширенные функции: таймер, учет времени, финансов и пр. Также можно работать над проектами с участием помощников. Сервис позволяет ставить задачи и контролировать их выполнение, учитывать эффективность рабочего времени сотрудников, считать затраты, устраивать групповые чаты и т.д.
Процесс подготовки мероприятия состоит из десятков задач, звонков, поездок и встреч. Чтобы всё успевать, необходимо контролировать время и правильно его распределять, уметь выделять приоритетные задачи и не отвлекаться на менее важные дела. В этом поможет не только знание основных приемов тайм-менеджмента, но и специальные программы, созданные для эффективного контроля и планирования времени. .|
Предлагаем на выбор 10 удобных программ, с помощью которых вы сможете лучше организовать и проконтролировать выполнение ежедневных задач.
1. TIME Planner
Focus booster – простой удобный таймер со звуковым сигналом, который можно использовать при выполнении какой-либо конкретной задачи. Окно программы будет все время напоминать об оставшемся времени, а после сигнала о его завершении вы сможете сделать небольшой перерыв.
7. Toggl
10. Daily agenda
Daily agenda — приложение для iOS-устройств, которое доступно в App Store по цене 1,99$. Программа призвана собрать в одном списке встречи, события и мероприятия с разных календарей и других подобных программ. По задумке разработчиков, такая синхронизация поможет не отвлекаться на пересмотр заметок и не волноваться из-за возможности случайно пропустить важное событие в круговороте ежедневных дел.
