Все юридические лица, осуществляющие коммерческую деятельность на территории Российской Федерации, обязаны заполнять первичную документацию, цифры из которой переносятся в соответствующие учетные регистры. В конце каждого отчетного периода коммерческие организации, опираясь на данные синтетического и аналитического учета, составляют декларации и прочие расчеты, утвержденные законодательством.
Стоит отметить, что при необходимости такой бланк может быть включен и в пакет квартальных отчетов. Многие работники бухгалтерии не знают, как правильно заполняется этот документ, поэтому зачастую игнорируют требование законодательства и сдают баланс без записки.
В соответствии с Федеральным Законом №129-ФЗ от 21 ноября 1996 г., все юридические лица должны включать в состав (годовой или промежуточной) пояснительные записки.
Исключение делается для общественных организаций, не осуществляющих коммерческую деятельность, и индивидуальных предпринимателей.
Если пояснительная записка сдается вместе с квартальной бухгалтерской отчетностью, то основанием для ее оформления будут являться:
- нормативно-правовые акты;
- инициатива коммерческой организации;
- требование учредителей.
Все субъекты предпринимательской деятельности обязаны (кроме ИП и общественных организаций) регулярно проводить . Если они в процессе ее составления не оформят пояснительных записок, то ревизор в своем отчете отметит этот факт.
Из этого будет следовать, что организация не в полном объеме предоставила контролирующему органу отчетность и к ней будут применены штрафные санкции на основании регламента статьи 126 НК РФ. За непредоставление пояснительной записки административное взыскание будет наложено на главного бухгалтера компании в соответствии с регламентом статьи 15.6 КоАП РФ.
Что собой представляет документ
Пояснительная записка является одним из самых важных и объемных разделов бухгалтерской отчетности, которая оформляется в соответствии с нормами ПБУ 4/99 п.5. Она содержит информацию в текстовом формате и может насчитывать более 100 листов.
Главная функция этого документа заключается в том, чтобы дополнить или уточнить данные, которые организация показывает в своих отчетах. Законодательством не утверждена форма пояснительной записки, поэтому субъекты предпринимательской деятельности могут самостоятельно разрабатывать ее шаблон. При этом ими должны соблюдаться требования, которые касаются содержания документа.
Как правильно написать
Каждая организация в своей учетной политике отражает порядок составления пояснительной записки к бухгалтерской отчетности. При этом шаблон документа может быть на протяжении многих лет неизменным, в него будут только вноситься обновленные данные.
При составлении пояснительной записки необходимо учитывать следующие требования:
- Для основного текста следует использовать шрифт Normal. Для разделов, подразделов, списков используются другие шрифты.
- Документ должен начинаться с фразы «Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу ООО… за 20.. год».
- В водной части записки необходимо отразить информацию об ООО, а также о его учредителях.
- При составлении каждого пункта записки следует указывать всю важную информацию в текстовом формате, а также составлять таблицы, графики, диаграммы и т.д. Благодаря такой детальной расшифровке специалистам будет проще провести анализ представленных данных.
- Все страницы пояснительной записки должны быть пронумерованы, чтобы исключить возможность путаницы.
- При составлении документа рекомендуется задействовать все стандартные аббревиатуры в сокращенном виде, например, рубли – руб, тысячи – тыс. и т.д.
- Для упрощения процесса восприятия информации изложенной в пояснительной записке, рекомендуется использовать списки и всевозможные упрощения, а также подзаголовки.
При составлении пояснительных записок субъекты предпринимательской деятельности должны указывать информацию о связанных сторонах.
Для этого выделяется отдельный раздел, который оформляется в соответствии с регламентом п.14 ПБУ.
Каждая организация самостоятельно определяет список связанных сторон, который будет включен в пояснительную записку.
Например:
- Сергеева Валентина Петровна. Является учредителем ООО, имеет в Уставном Фонде долю собственности 55%. С 01.01.2015 г/ занимает должность генерального директора.
- Васильев Игорь Иванович. Является учредителем ООО, имеет долю в Уставном Фонде в размере 45%. С 01.01.2015 г. занимает должность заместителя генерального директора.
- Данные по аффилированным лицам предоставлены по состоянию на 31.12.2016 года.
В этом разделе также должна быть отражена информация обо всех проведенных операциях со связанными сторонами, например:
- 15.04.2016 года было проведено собрание . На нем рассматривались все управленческие вопросы. Была рассмотрена, после чего общим решением утверждена бухгалтерская отчетность за 2015 год. На собрании было принято решение о выплате прибыли учредителям в размере 5 630 000 рублей, которая была получена по результатам 2015 года. При ее распределении между собственниками ООО будет учитываться их доля в Уставном Фонде. С этих выплат будет удержан , по ставке, утвержденной Федеральным законодательством России. Все выплаты учредителям были сделаны в полном объеме 10.05.2016 года.
- В августе 2016 года между Обществом с Ограниченной Ответственностью и учредителем Сергеевой Валентиной Петровной был заключен договор о покупке объекта недвижимости, который относится к нежилому фонду. Стоимость этого помещения составляет 1 560 000 рублей. Перед заключением юридической сделки была проведена независимая оценка стоимости объекта. С продавцом помещения расчеты были проведены в полном объеме 15 сентября 2016 года. В этот же день между сторонами был составлен и подписан акт приема-передачи объекта недвижимости.
Состав
При составлении пояснительной записки бухгалтер организации должен руководствоваться п. 31 ПБУ 4/99. В этом документе должны в обязательном порядке присутствовать следующие разделы:
- Информация о компании, ее адрес, регистрационные данные, осуществляемый вид деятельности.
- Данные об учетной политике организации, например, как проводится ее изменение, причины и т. д.
- Информация о движении денежных средств на расчетных счетах и в кассе, статистика (сравнительная) годовых доходов по отдельным категориям прибыли, сведения по всем полученным частным займам и кредитам.
- Оценка денежного оборота, анализ, схема действий на будущее, планирование деятельности организации исходя из расходов и финансовых поступлений.
- Если есть необходимость, даются пояснения к отдельным статьям годовой отчетности.
- Оценивается деловая активность коммерческой компании, например, указывается информация о ее участии в различных акциях и программах. Также в этом разделе нужно указать, какую репутацию в деловых кругах имеет организация.
- Если были приняты какие-либо изменения в правилах составления бухгалтерской отчетности, то в этом разделе описывается этот момент.
- Указываются аффилированные лица, к которым можно причислить все зависимые от организации предприятия, а также ее дочерние компании. Описывается осуществляемая ими производственная или торговая деятельность, оценивается финансовое положение и т. д.
- Описываются все внесенные изменения после составления последней пояснительной записки, обязанности организации, ее участие в судебных разбирательствах, поданные против нее иски и т. д.
- Раскрывается информация, которая касается сотрудничества компании с другими предприятиями, особенно если это касается осуществления совместной деятельности.
- Расшифровывается информация по дочерним подразделениям, например, описываются финансовые операции, понесенные расходы, полученные доходы.
- Описываются все важные события, которые произошли в «жизни» организации с момента составления последнего годового отчета, например, изменение вида деятельности, осуществленные финансовые процессы и т.д.
- Если компания получала от государства какую-либо помощь, то этот факт отражается в соответствующем разделе (в обязательном порядке указывается объем полученных инвестиций, процедура их расходования и остаток).
- Раскрывается информация о выпущенных акциях.
- Раздел, посвященные экологическим показателям компании, если ее коммерческая деятельность связана с загрязнением окружающей среды.
- Отражаются данные относительно налоговой нагрузки организации, В этом разделе указывается информация относительно начисленных налогов, периодичности их уплаты в бюджет, задолженности и т.д.
После составления пояснительной записки ее должны подписать генеральный директор и главный бухгалтер, чьи инициалы указываются на последнем листе документа. Также записка заверяется мокрой печатью организации.
Как оформить пояснение по взносам в ФСС? Это зависит от того, почему у вас их запросили.
Филиалы ФСС страхователей, заявивших в расчете пониженный тариф по иностранцам, затребуют у таких компаний документы, подтверждающие льготы. А если в расчете или в документах найдут расхождения, то запросят пояснения. Пояснения можно составить в свободной форме. Текст ответа зависит от того, допустила компания ошибки или со взносами в отчетности все в порядке.
Пояснение по взносам в ФСС: в расчете ошибки
Неверный расчет надо уточнить. А вместе с ним пояснить, в чем были ошибки (см. образец 1). Они возможны по нескольким причинам. Взносы по тарифу 1,8 процента надо платить за всех временно пребывающих иностранцев (п. 2.1 ч. 2 ст. 12 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). Но если статус иностранца поменялся (например, на временно проживающего), надо применять общий тариф — 2,9 процента. Кроме того, по общему тарифу нужно платить взносы за иностранцев из стран Евразийского союза (Беларуси, Казахстана, Армении), даже если они временно пребывают в нашей стране. Если компания ошиблась, взносы потребуется пересчитать и доплатить вместе с пенями.
Образец 1. Компания сообщает об ошибке в 4-ФСС
Пояснение по взносам в ФСС: в расчете нет ошибок
Фонд может выслать требование, даже если в 4-ФСС все в порядке. Например, компании на упрощенке с льготной деятельностью применяют нулевую ставку по взносам в ФСС к выплатам всем работникам. А фонд может потребовать пояснить, почему компания не заплатила взносы с доходов иностранцев. Даже если в расчете нет ошибок, игнорировать запрос фонда не стоит. В пояснениях надо записать, что в отчетности ошибок нет (см. образец 2).
Образец 2. Компания сообщает, что в 4-ФСС все в порядке
Какие документы приложить к пояснению по взносам в ФСС
В подтверждение можно приложить к пояснениям документы, которые требует фонд. Как правило, это копии паспортов, разрешений на работу или патентов. А компаниям на льготной упрощенке стоит приложить документы, подтверждающие право на нулевой тариф. Например, информационное письмо из инспекции о применении упрощенки или копию декларации с отметкой о принятии (
Как написать пояснительную записку? Эту информацию часто пытаются выяснить не только студенты, готовящиеся к защите дипломных работ, но и многие другие граждане, к примеру налогоплательщики, бухгалтерские и иные работники. Как правильно составлять пояснительные записки, будет описано ниже.
Как правильно написать пояснительную записку
Пояснительная записка — это документ, позволяющий получить общие сведения об исследовательском проекте, бухгалтерской, налоговой и прочей документации.
Общие правила написания
Пояснительная записка обычно составляется в печатном виде на стандартном листе формата А4.
Документ может включать в себя несколько страниц, которые переплетаются прозрачной обложкой.
Страницы записки нумеруются: нумерация начинается с титульного листа (но на нем не проставляется), номер указывается по центру нижнего поля каждой страницы.
Как писать пояснительную записку. Общие требования
При написании пояснительной записки важно следить за соблюдением официально-делового стиля повествования. Необходимо, чтобы информация в документе излагалась однозначно, кратко, четко и лаконично.
Не знаете свои права?
Использованная в тексте терминология и аббревиатура должны строго соответствовать установленным стандартам.
Допускается оформление приложений к пояснительной записке. Обычно в приложения выносят сведения о содержащихся в пояснительной записке таблицах, схемах, чертежах и графиках. Также приложение может содержать обоснования, методики, расчеты и список дополнительных бумаг, использованных при разработке документа.
Пояснительная записка к дипломному проекту. Оформление по ГОСТу
Образец пояснительной записки к дипломной работе студенты технических вузов могут найти в нормах ГОСТа.
Учебные учреждения обычно издают свои методические рекомендации по написанию дипломов и пояснительных записок к ним, поэтому учащиеся могут также найти пример пояснительной записки и иную справочную информацию по этому поводу в библиотеке образовательной организации.
Типовая пояснительная записка к дипломной работе имеет следующую структуру:
- титульный лист, где зафиксированы основные сведения о наименовании проекта и его исполнителе;
- задание, которое исполнитель получает от научного руководителя;
- аннотация с кратким изложением разделов исследовательской работы;
- оглавление с постраничной разметкой;
- перечень обозначений и сокращений;
- введение, где исполнитель работы приводит краткий обзор рассматриваемого вопроса;
- основная часть работы с анализом ключевых понятий;
- заключение с выводами по исследованию;
- список использованных источников;
- приложения, где содержатся таблицы, чертежи, графики или схемы.
Пояснительная записка в налоговую службу
В ряде случаев налогоплательщикам требуется составлять пояснительные записки к документации по налоговой отчетности.
К примеру, налоговые органы могут потребовать ответственных сотрудников юридического лица составить записку об убытках в налоговой отчетности.
В такой пояснительной записке сотрудник должен будет указать:
- наименование подразделения налоговой службы, в которое адресована записка;
- ИНН юридического лица;
- реквизиты требования, ставшего основанием для составления записки;
- реквизиты документа, по которому предоставляются пояснения;
- показатели расходов и доходов организации;
- убытки и затраты;
- сведения о расхождениях между бухгалтерским и налоговым учетом.
В соответствии с приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н, сотрудники бухгалтерии составляют бухгалтерский баланс, отчет о прибыли и убытках с пояснительной запиской для сдачи бухгалтерской отчетности.
Пояснения к отчетным документам должны полностью раскрывать все сведения, касающиеся политики организации, необходимые для оценки ее финансового положения и результатов деятельности.
В пояснительной записке бухгалтер фиксирует сведения о наличии в течение отчетного периода:
- нематериальных активов;
- основных средств;
- финансовых вложений;
- выпущенных акций;
- затрат и прибыли;
- дебиторской и кредиторской задолженности.
Таким образом, каждая пояснительная записка (к дипломному проекту, в налоговую службу, к бухгалтерскому балансу) имеет свою специфику в зависимости от ее получателя и цели составления.
В рекомендации "Как установить тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний" сказано, что к документам, сдаваемым в ФСС нужно приложить "...копию пояснительной записки к балансу за предыдущий год. Сдавать ее не нужно только малым предприятиям и предпринимателям."а в рекомендации "Какие документы нужно сдавать в составе бухгалтерской отчетности" сказано, что "Пояснительная записка с 1 января 2013 года не входит в состав бухгалтерской отчетности. То есть начиная с отчетности за 2012 год сдавать пояснительную записку не нужно."Так все таки нужно или не нужно сдавать пояснительную записку к балансу?
В ФСС – надо, в ИФНС – нет. Список документов, которые необходимо предоставить в органы соцстрахования, установлен Порядком, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 31.01.2006 г. № 55.
И хотя Пояснительная записка давно не входит в состав бухгалтерской отчетности, территориальные органы ФСС руководствуются этим приказом и требуют ее предоставления.
Обоснование
Из Приказа Минздравсоцразвития России от 31.01.2006 № 55
Об утверждении Порядка подтверждения основного вида экономической деятельности страхователя по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний - юридического лица, а также видов экономической деятельности подразделений страхователя, являющихся самостоятельными классификационными единицами
3. Для подтверждения основного вида экономической деятельности страхователь ежегодно в срок не позднее 15 апреля представляет в территориальный орган Фонда по месту своей регистрации следующие документы:
а) заявление о подтверждении основного вида экономической деятельности по форме согласно приложению № 1 к настоящему Порядку ;
б) справку-подтверждение основного вида экономической деятельности по форме согласно приложению № 2 к настоящему Порядку ;
в) копию пояснительной записки к бухгалтерскому балансу за предыдущий год (кроме страхователей - субъектов малого предпринимательства).Документы, указанные в настоящем пункте, представляются на бумажном носителе либо в форме электронного документа.
Пояснительная записка в ФСС России о подтверждении основного вида деятельности организации
Когда понадобится: для подтверждения основного вида деятельности организации в ФСС России. Без пояснительной записки специалисты фонда могут присвоить организации максимальный тариф страховых взносов от несчастных случаев и профзаболеваний. Записку вместе с другими документами, подтверждающими основной вид деятельности, нужно подать в территориальное отделение ФСС России не позднее 15 апреля года, на который устанавливается тариф.
Исх. № 20 от 24.04.2016
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
о доходах за 2015 год
В 2015 году «Альфа» осуществляла три вида деятельности. Согласно данным из отчета о прибылях и убытках за 2015 год доходы по каждому виду деятельности составили:
| № |
Вид
деятельности |
Код по
ОКВЭД |
Класс
профессионального риска |
Сумма
доходов, руб. |
Доля
доходов, проценты |
Строка
отчета о прибылях и убытках |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 |
Аренда легковых автомобилей |
71.10 | 7 | 700 000 | 34 |
2340 «Прочие доходы» |
| 2 |
Организация перевозок грузов |
63.40 | 5 | 60 000 | 3 |
2110 «Выручка» |
| 3 |
Торговля автомобильными деталями, узлами и принадлеж- ностями |
50.30 | 3 | 1 300 786 | 63 |
2110 «Выручка» |
| Итого | 2 060 786 | 100 | ||||
Просим присвоить «Альфе» тариф по страховым взносам от несчастных случаев на производстве исходя из основного вида – «торговля автомобильными деталями, узлами и принадлежностями» (ОКВЭД 50.30, 3-й класс профессионального риска).
) отражаются сведения только по взносам на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Но и в них можно ошибиться при составлении расчета.
При этом если неверно указанные сведения привели к занижению суммы взносов, подлежащей уплате, то организация обязана внести исправления в 4-ФСС и сдать уточненный расчет (п. 1.1 ст. 24 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ ). При таких обстоятельствах до подачи уточненки обязательно нужно доплатить недостающую сумму взносов и пени. Тогда компания сможет избежать штрафа (пп. 1 п. 1.4 ст. 24 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ ). А если ошибки к занижению взносов не привели, то организация вправе решить по своему усмотрению - имеет смысл подавать ей уточненку или нет (п. 1.2 ст. 24 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ ).
Кроме того, представить уточненную форму нужно будет, если с нового года у страхователя изменится тариф взносов по несчастному страхованию, но уведомление об этом из ФСС он получит после того, как отчитается за I квартал. Учитывая установленные для этого сроки, такая ситуация тоже возможна (пп. 4, 5 , 11 Порядка подтверждения основного вида экономической деятельности страхователя…, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 31.01.2006 N 55).
По какой форме подавать уточненный 4-ФСС
Уточненку необходимо подать по той же форме, по которой изначально был сдан расчет с некорректными сведениями (п. 1.5 ст. 24 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ ). Кстати, с отчетности за 9 месяцев 2017 года страхователи должны применять обновленную форму 4-ФСС, поскольку в июне 2017 года в нее были внесены изменения (Приказ ФСС РФ от 07.06.2017 N 275). Однако подавать уточненки за I квартал и I полугодие 2017 года нужно будет по той форме, которая применялась до внесения этих изменений.
Напомним, что в уточненной форме, кроме исправления сведений, нужно будет на титульном листе заполнить поле «Номер корректировки» и указать в нем порядковый номер самой уточненки (п. 5.3 Порядка заполнения формы 4-ФСС, утв. Приказом ФСС РФ от 26.09.2016 N 381).
Пояснительное письмо по расчету 4-ФСС, которым уточняются ранее представленные сведения, представлять в ФСС необязательно. Вместе с тем, при наличии такого письма специалисты Фонда, скорее всего, быстрее справятся с проверкой уточненки и дополнительных вопросов к организации у них не возникнет.
Сопроводительное письмо к уточненному отчету 4-ФСС
Утвержденной формы сопроводительного письма не существует. Составляется оно в произвольном виде. В нем нужно отразить причины представления уточненного 4-ФСС, а также указать, в какие именно сведения были внесены корректировки, в том числе перечислить исправленные строки.
