Операции по отгрузке товаров или выполнению работ и услуг должны быть оформлены соответствующей первичной документацией. Затем компания выставляет счет-фактуру, необходимую для оплаты реализации. Однако законодатели предусмотрели упрощенный порядок документооборота с применением универсальных передаточных документов.

О чем пойдет речь

Универсальный передаточный документ объединяет в себе сразу несколько бланков первичной документации, что позволяет существенно сократить издержки предприятия, а также упростить процесс документооборота между поставщиками и покупателями. Далее приведем актуальный на текущий год образец заполнения УПД (универсальный передаточный документ).

Как это работает

Ранее действовал более сложный алгоритм.

Например, НКО «Доброволь» реализовала товары, работы, услуги сторонней компании. Документацией, подтверждающей факт реализации, в данном случае является товарная накладная, которая подписывается обеими сторонами при передаче готовой продукции, товаров и прочих ТМЦ, либо акт выполненных услуг, который также подписывает заказчик и исполнитель по окончанию работ или услуг. Только после подписания накладной или акта исполнитель выставлял счет-фактуру на оплату.

Что происходит теперь? Сокращенный документооборот между компаниями выглядит так. Например, при отгрузке товара исполнитель выставляет универсальный передаточный документ вместо товарной накладной и счета-фактуры. В бланке ПД оба документа объединены. Следовательно, заказчик, получив товары, может сразу приступить к оплате. Аналогичный вариант действует и при реализации работ и услуг.

Действующий бланк универсального ПД утвержден отдельным Письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 и законом № 402-ФЗ «О бухучете».

Бланк универсального ПД

Данный бланк — всего лишь рекомендация чиновников. Компания вправе использовать иные УПД, бланки которых разработаны и утверждены в учетной политике компании. Однако при формировании индивидуальной формы передаточной документации учитывайте обязательные реквизиты для первичных документов (статья 9 закона № 402-ФЗ).

Кто и когда может применять

Форму универсальной первичной документации могут применять практически все организации и индивидуальные предприниматели, в том числе и учреждения бюджетной сферы и некоммерческие организации. Причем выбранная система налогообложение не играет никакой роли.

Применять универсальный ПД можно для отражения следующих операций:

При реализации товаров (готовой продукции, ТМЦ, МПЗ), выполнении работ либо при оказании услуг.
При передаче имущественных прав по активам.
При оформлении сделок по посредническим операциям.

Отдельные виды сделок и операций поименованы во втором разделе письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Правила и образец заполнения УПД

Для УПД правила заполнения утверждены во втором приложении Письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Рассмотрим основные правила:

Строка, показатель	Пояснение
	Указываем «1», если УПД составляется как счет-фактура и акт либо накладная. Если УПД формируется как исключительно акт выполненных работ, товарная накладная, — укажите «2».
Строки с 2 по 7	Заполняем регистрационные данные об исполнителе и заказчике. Прописываем наименование, ИНН, КПП, адреса. Дополняем информацию о грузоотправителе, при необходимости. Затем проставляем единицу измерения (обычно 643 — российский рубль).
Табличная часть	Прописываем информацию о товаре, работе, услуге, по которым оформляется передаточный документ.
Подписи ответственных лиц	Документ должны заверить руководитель и главный бухгалтер либо иные ответственные лица по доверенности.
Документ-основание	Укажите договор поставки или соглашение на оказание работ или услуг либо иной документ-основание, на основании которого осуществляется сделка.
Подписи исполнителя и заказчика	Указываются должность и Ф.И.О. ответственного лица за передачу, приемку товаров, работ, услуг. Затем ответственные лица ставят подписи, скрепляют их печатями организации (при наличии).

Актуально на 3 квартал 2016 года

Универсальный передаточный документ

1.12.37 Что такое универсальный передаточный документ. При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вовсе не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.). Начиная с 1 января 2013 года без каких-либо налоговых рисков их можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД).

Рекомендуемая форма универсального передаточного документа отвечает требованиям бухгалтерского и налогового законодательства. Разъяснения по составлению и использованию УПД приведены в . Это письмо размещено на официальном сайте налоговой службы в разделе «Разъяснения, обязательные для применения налоговыми органами». Поскольку форма УПД носит рекомендательный, а не обязательный характер, в нее можно добавлять столбцы или вносить дополнительную информацию ().

1.12.38 Что заменяет собой универсальный передаточный документ. УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:

Товарной накладной;

Товарного раздела товарно-транспортной накладной;

Накладной на отпуск материалов на сторону;

Акта о приеме-передаче объекта основных средств.

Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы , и , и одновременно предъявить покупателю (заказчику) сумму НДС.

По своему статусу УПД приравнивается к первичному учетному документу. Это относится и к упрощенщикам. Такие выводы чиновники сделали в . Данное письмо размещено на сайте nalog.ru и является обязательным для инспекторов.

1.12.39 Назначение УПД. Назначение УПД зависит от статуса, присвоенного этому документу, - 1 или 2. УПД составляет продавец (исполнитель), следовательно, он же указывает и статус документа.

Статус 1 означает, что УПД можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как основание для вычета НДС, то есть как счет-фактуру.

Статус 2 означает, что УПД решили применять только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. В этом случае продавцу придется составить отдельный счет-фактуру.

Впрочем, сам по себе статус документа носит сугубо информационный характер. На самом же деле нужно смотреть, какие реквизиты в УПД заполнены. Если, к примеру, в нем пустует графа «Налоговая ставка» (графа 7), то покупатель не сможет заявить к вычету НДС по такому УПД. Даже если в документе будет значиться статус 1. Дело в том, что налоговая ставка является обязательным реквизитом счета-фактуры (). Без него счет-фактура считается заполненным неправильно, и принять НДС к вычету на основании такого УПД нельзя.

1.12.40 Кто может использовать УПД. Форму УПД могут использовать любые организации и предприниматели. В том числе и те, которые не платят НДС. Например, организации, перешедшие на спецрежимы или использующие освобождение по Налогового кодекса РФ. Они могут применять УПД в качестве первичного учетного документа. При этом им не нужно заполнять:

Графу 7 «Налоговая ставка»;

Графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

1.12.41 Для каких операций можно применять УПД. С помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также передачу имущественных прав.

Кроме того, организации могут использовать УПД и для посреднических операций. Например, когда заказчик (комитент, принципал, доверитель) отгружает товары посреднику (комиссионеру, агенту, поверенному) для продажи. В этом случае УПД будет считаться первичным документом на передачу ценностей без перехода права собственности. В «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» нужно указать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не заполняют:

На отгрузку одной партии продукции можно оформить товарную накладную, а на другую в рамках того же договора - УПД. И это не помешает заявлять вычет НДС и учитывать стоимость товаров в расходах. К такому позитивному выводу пришли сотрудники ФНС России в .

Форма УПД - рекомендательная. Поэтому можно выдавать и его, и накладные, в том числе в рамках одного договора. Более того, этот УПД приравнивается одновременно и к первичке, и к счету-фактуре. А значит, дает право учитывать расходы при определении базы по налогу на прибыль и заявлять вычет по НДС. Конечно, при условии, что все обязательные реквизиты верно заполнены и в статусе УПД стоит 1.

Но чтобы исключить хаос в документообороте, закрепите такой способ оформления отгрузок в учетной политике по НДС и в договоре с контрагентом. Это также заранее исключит вопрос налоговиков: почему по одному договору у вас разные формы первички? Но даже если у вас не будет оговорки о смешанном способе оформления отгрузок, инспекторы не вправе снять вычеты и расходы.

1.12.42 Заполнение УПД. Если организация решила заменить формой УПД и счет-фактуру, и первичный документ, то ему нужно присвоить статус 1. В этом случае в УПД необходимо заполнить все реквизиты. Ведь в УПД собраны обязательные реквизиты для всех первичных документов () и для счета-фактуры ().

Если же компания использует форму УПД только как первичный документ, то есть ставит в нем статус 2, заполнять все реквизиты необязательно. Можно оставить пустыми строки, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:

Следует отметить, что форма УПД в отличие от счета-фактуры имеет реквизит «М.П.». Проставив печать, продавец (исполнитель) сможет не заполнять «Наименование экономического субъекта - составителя документа (в том числе комиссионера/агента)», а покупатель (заказчик) - «Наименование экономического субъекта - составителя документа». Это при том условии, что в оттиске есть информация о полном наименовании организации, составившей документ.

С 7 апреля 2015 года ООО и АО получили право работать без круглой печати (). Нужно проверить, предусмотрена ли в уставе формулировка об использовании печати. Ведь в законе сказано, что сведения о наличии печати должны содержаться в уставе компании ( , ).

Реквизиты УПД, которые дублируют реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной, нужно заполнять по правилам, установленным для оформления этих документов.

1.12.43 Дата составления УПД. В форме УПД могут быть зафиксированы три даты:

1.12.45 Регистрация УПД у покупателя. УПД, в котором заполнены все обязательные реквизиты счета-фактуры, покупатель (заказчик) должен в хронологическом порядке регистрировать в книге покупок.

УПД, в которых не заполнены обязательные реквизиты счета-фактуры, в книге покупок регистрировать нельзя.

В книге покупок УПД регистрируют в том квартале, в котором у организации появилось право на вычет НДС. В графе 2 «Дата и номер счета-фактуры продавца» книги покупок указывают дату, приведенную в «Счет-фактура». А в графе 4 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав» отражают дату, приведенную в «Дата получения (приемки)». Об этом сказано в к .

1.12.46 Подтверждение доходов продавца. Статус УПД (1 или 2) не влияет на налоговый учет доходов и расходов, то есть его нужно вести в общем порядке. Если право собственности на груз переходит в момент его передачи покупателю или перевозчику, то выручку признают на дату оформления отпуска груза. То есть либо на дату, указанную в «Счет-фактура», либо на более позднюю дату, указанную в «Дата отгрузки, передачи (сдачи)».

Если право собственности на груз переходит в момент его вручения покупателю, то выручку признают на дату оформления получения груза. То есть на дату, указанную в строке 16 «Дата получения (приемки)».

При реализации результатов работ, услуг или имущественных прав датой признания выручки считается дата оформления обеими сторонами факта приемки-передачи. То есть наиболее поздняя из дат, указанных в строках «Счет-фактура», «Дата отгрузки, передачи (сдачи)» или «Дата получения (приемки)».

Если помимо УПД при реализации товаров (работ, услуг) стороны составляли другие документы (например, акты, товарные чеки, отчеты и т. п.), то признать выручку нужно на дату того документа, который оформили раньше. Такие разъяснения содержатся в к .

1.12.47 Подтверждение расходов покупателя. Ресурсы, полученные по УПД, нужно отразить в налоговом учете как приобретенные материалы, товары, основные средства, имущественные права, потребленные услуги и полученные результаты работ. В зависимости от того, каким критериям они соответствуют.

Расходы, связанные с приобретением этих ресурсов, учитывают по общим правилам. Дата признания расходов, подтвержденных УПД, не может быть раньше той, что значится в «Дата получения (приемки)». Об этом сказано в к .

1.12.48 Как компании на упрощенке регистрировать УПД в книге учета доходов и расходов. Поставщик вместо накладной и счета-фактуры вправе выставить компании на упрощенке универсальный передаточный документ (УПД). ФНС России подтвердила, что затраты, оформленные УПД, можно учесть при формировании налоговой базы (). Естественно, если компания платит налог с разницы между доходами и расходами. При этом предусмотрен отдельный учет материальных затрат (), стоимости покупных товаров, предназначенных для реализации (), и сумм НДС (). В связи с этим в графе 5

Для облегчения ведения бухучета и сокращения количества документации ФНС (налоговая служба) разработала УПД. Мы рассмотрим, что такое УПД (универсальный передаточный документ), в каких случаях он применяется, как внести в него исправления. Также изучим, как заполнять бланк правильно.

Причины разработки УПД

Счет-фактура и любой из документов первички (к примеру, накладная) включают одинаковые данные, поэтому они дублируются. Решено было создать новый документ, чтобы сократить временные рамки, необходимые для поиска и обработки информации. Но возможность сделать новую форму появилась только 2013 году, поскольку ранее законодательство обязывало применять однотипные бланки первички.

Новый закон “О бухучете” № 402-ФЗ вышел в декабре 2011 года. Для обсуждения форумчанам сообщества для бухгалтеров на сайте ФНС РФ был выложен проект будущего документа. Изначально его наименование звучало как единый отгрузочный документ, затем оно было откорректировано. Поэтому расшифровка УПД в бухгалтерии стала звучать как универсальный передаточный документ.

Для создания бланка Федеральная налоговая служба привлекла специалистов, которые ранее разрабатывали приложения “1С”. В конце октября 2013 года окончательный вариант был опубликован на официальном портале ФНС. С того времени его разрешалось использовать. Дополнительно сотрудники налоговой приложили письмо, в котором разъяснялось, для каких операций применяется УПД, как делается оформление универсального передаточного документа и заполняются его отдельные графы.

Для чего нужен документ

Универсальный передаточный документ - это альтернативная форма, объединившая накладную на товар или акт выполненных работ и счет-фактуру. На его основе ведется бухучет, списываются затраты по налогу, заявляется вычет по НДС. Документ собрал в себе все функции отведенные первичке, необходимые для учета по бухгалтерии и в ФНС.

В налоговом законодательстве прописаны следующие положения по определению вычетов по НДС. Для этого необходимы:

Счет-фактура. На его основании покупатель принимает имущественные права на услуги, товары. Согласно документу и определяются суммы налога.

Первичные документы. Они становятся основанием для выплат по НДС после принятия на учет услуг и товаров.

При исчислении налога на прибыль первичка играет такую роль:

Расходы подтверждаются только при наличии документации, оформленной по законодательству Российской Федерации. То есть, УПД отлично подойдет для этой цели.

Данные при ведении налогового учета также подтверждаются наличием первичной документации учета.

УПД имеет функции, которые позволяют использовать его для всех видов отчетности.

Согласно законодательству в первичной документации обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:

название документа;

число, месяц, год, когда был оформлен документ;

полное название организации или паспортные данные индивидуального предпринимателя, который принимал участие в оформлении документации;

наименование продукции или услуг;

размеры или стоимость полученной продукции и услуг;

должность ответственного за сделку лица;

ФИО, подпись и другие реквизиты лиц, ответственных за сделку и оформление документации.

Формы первички должны быть утверждены дирекцией компании. Допускается составление документации на бумаге и в электронном виде. На виртуальной документации ставится электронная подпись.

Использование УПД

УПД может заменить традиционный счет-фактуру или происходит их совместное использование. Основой для создания универсального передаточного документа послужил именно счет-фактура, в который были добавлены дополнительные графы, обозначенные в законодательстве.

Когда выставляется УПД:

при приеме/передаче продукции;

при отгрузке продукции посредником;

при оказании разного рода услуг;

при передаче имущественных прав или итогов выполненных работ.

Мы выяснили, для чего нужен УПД (универсальный передаточный документ), но возникает вопрос: обязательно ли его применение? Законодательство гласит, что можно пользоваться и другими формами, информацию о которых можно найти в статье 9 Закона №402-ФЗ . УПД был создан лишь для упрощения работы бухгалтеров и уменьшения документооборота.

Какие реквизиты включены в документ

Большую часть документа занимает счет-фактура, который внесен в УПД в неизменном виде. Он обведен жирной линией. Также в документе есть обязательные реквизиты УПД, которые указаны в Законе №402-ФЗ:

Точное название документа (универсальный передаточный документ).

Дата, когда был составлен документ (число, месяц, год). Эта дата должна совпадать с датой составления счет-фактуры.

В поле 14, а также 19 прописывается наименование экономического субъекта, который составил документацию.

Указание фактов хозяйственной жизни (сведения об отгрузке, передаче товара, оказании услуг, выполнении работ).

Стоимость товаров и услуг или указание величины (объема). Обязательно указываются единицы измерения.

Должность лица, которое несет ответственность за совершение и оформление сделки. Графы 10 и 13 заполняет продавец, а 15 и 18 - покупатель.

Подписи ответственных за сделку лиц. Указываются их фамилии и инициалы.

Кто расписывается в УПД (ответственный за правильность оформления факта)?

Со стороны продавца это будет лицо, ответственное за ведение документации. Оно ставит подпись в пункте 13. А в строке 10 расписывается лицо, отгрузившее товар (водитель, экспедитор, грузчик и т. д.) Со стороны покупателя подписи ставятся подобным образом: в 18 строке расписывается оно или несколько лиц, ответственных за проведение сделки, а в графе 15 ставит подпись непосредственно сам покупатель или лицо, у которого есть полномочия это делать. Тех, у кого есть право ставить подпись, руководитель предприятия определяет заранее.

Статус 1 и 2 в УПД

В УПД есть графа “Статус”. В значении можно поставить цифру 1 или 2. Рассмотрим, чем отличаются УПД со статусом 1 и 2. Важно запомнить значения, чтобы в дальнейшем не путаться при оформлении документации.

УПД статус 1 - это документ, используемый одновременно как первичка и счет-фактура. То есть он служит основанием для удержания НДС и дополнительно не нужно создавать счет-фактуру.

Что означает УПД статус 2? Это значит, что документ может быть применен только в качестве первичной документации. Такой документ удобен в использовании лицам, которые применяют упрощенную форму налогообложения. Поскольку он не обязывает “упрощенца” платить НДС при поступлении УПД. Кроме этого УПД со статусом 2 применяется при отгрузке товаров посредникам.

Когда документ применяется со статусом 2, то следующие поля можно не заполнять:

сумма акциза;

налоговая ставка;

штрих-код страны, из которой прибыл товар;

к платежно-расчетному документу (№... от…);

страну происхождения товара;

№ таможенной декларации.

У универсального передаточного документа со статусами 1 и 2 имеются значительные отличия при использовании, поэтому важно не перепутать значения при заполнении реквизитов. Если случайно была допущена ошибка: вместо статуса 1 был указан 2, но реквизиты заполнены как для первого статуса, то можно внести исправление непосредственно на бланке. Для этого одна цифра зачеркивается, пишется другая. Исправление заверяется подписью лица, ответственного за правильность составления документации.

Если в УПД со статусом 2 были допущены ошибки при заполнении, то их тоже можно исправить. Правда, законодательство по бухгалтерскому учету не дает четких рекомендаций на этот счет. Указывается только, что рядом с исправлением ставят фамилию и подпись сотрудники, ответственные за правильное заполнение документации. Но можно просто распечатать новый документ с правильными данными.

В документе со статусом 1 от руки править нельзя. Обязательно выставляется новый откорректированный документ, а в поле 1а прописывается номер и дата, когда были внесены исправления.

Номер универсального передаточного документа

Как присвоить номер УПД? При присвоении номера УПД следует обращать внимание на его статус. Присвоение номера счету-фактуре регламентировано налоговым законодательством РФ. При его выставлении нужно обязательно вписать в первой строке номер счета-фактуры, который присваивается в порядке хронологии. Законом также определен принцип нумерации документации подразделениями предприятия.

Если УПД используется только в качестве первички, то номер ему присваивать не обязательно. Можно сделать выводы, что:

если УПД со статусом 1, номер его зависит от номера предыдущего счета-фактуры, то есть он будет следующий по порядку;

если документ имеет статус 2, то номер ему можно присвоить таким же способом, как это делается на предприятии для накладных или актов проведения работ.

Заполнение даты

В универсальном передаточном документе есть три поля для заполнения даты. Поэтому возникает вопрос: как заполнить дату УПД и что вписывать в каждую строку? В строке под номером 1 вписывается дата, когда был составлен документ. В строку под номером 11 нужно вписать дату, когда произошел факт хозяйственной жизни (была отгружена продукция, начата передача имущественных прав и др.) В строке 16 надо вписать дату получения товаров или услуг, приемки работ, которые были выполнены ранее.

Согласно законодательству дата оставления УПД увязывается с возникновением у покупателя прав на вычет. Правила составления счетов-фактур гласят:

нельзя выставлять счет-фактура позднее, чем через пять суток после оказания услуг, отгрузки продукции и др.;

если документ был составлен до отгрузки, то он не имеет никакой силы и не может считаться основанием для вычета;

если определяется налоговая база НДС по факту сдачи произведенных работ, то это будет дата подписания акта заказчиком.

В третьей части статьи 9 Федерального Закона №402 указано, что УПД составляется в тот момент, когда совершается факт хозяйственной жизни. Но если этого сделать нельзя, то он может быть составлен и после завершения отгрузки продукции или окончания работ. Поэтому даты в документе могут быть проставлены следующим образом:

все операции могут быть произведены в один день, поэтому даты в строках 1, 11 и 16 будут одни те же;

дата составления документации и отгрузки продукции может быть одна и та же, а приемка товара или работ может проходить на несколько дней позже, то есть в строке 16 будет другая дата.

Для отгрузки товаров дату для определения налоговой базы нужно смотреть в строках 1 и 11, но если речь идет о завершении работ, то определяющей будет дата, поставленная в строке 16. Когда УПД вступил в силу, все эти моменты были отражены в налоговом законодательстве.

Если не было возможности составить УПД до окончания совершения факта хозяйственной жизни, то для определения налоговой базы берется дата, вписанная в поле под номером 11 (для работ - в поле 16). Но покупатель может вполне заявить вычет по НДС согласно даты в строке 16, поскольку именно в этот период он получил товар или принял акт о завершении работ.

Подписи в УПД

Рассмотрим, кто должен расписываться в УПД, в каких строках ставятся подписи уполномоченных лиц.

Поля, где должен расписаться руководитель или главбух всегда нужно заполнять. Даже для документов со статусом 2 исключения не делаются.

В поле по номером 10 ставятся ФИО и подпись, а также должность лица, которое отгрузило продукцию или в его компетенции находится подписание актов по факту свершившихся работ или оказанных услуг. Это лицо может быть одновременно уполномоченным подписывать счет-фактуру, поэтому далее оно может просто писать должность и ФИО, не ставя подписи.

В поле под номером 13 указываются реквизиты должностного лица (со стороны продавца), которое является ответственным за оформление документации, подтверждающей факт хозяйственной жизни. Если в строках 10 и 13 указывается один и тот же человек, то второй раз ему можно не расписываться.

В поле под номером 15 свои инициалы, фамилию, должность проставляет лицо, которое получило товар или имеет право подписывать акты завершения работ (оказания услуг).

В поле под номером 18 расписывается человек, ответственный за оформление документации со стороны покупателя. Также он вписывает свои инициалы и должность. Повторно он может не расписываться, если сам принимал товар.

В 2013 году законодательством были ужесточены требования к первичке. Согласно поправке к № 402-ФЗ нельзя принимать к бухгалтерскому учету документацию, в которой отражены фальшивые или не свершив

Нужно ли ставить печать на УПД

Печать на УПД ставить не нужно. В 2002 году ее исключили из обязательных реквизитов для счета-фактуры. Для первичики изначально печати не были предусмотрены. Поэтому ее отсутствие никак не повлияет на вычет НДС или подтверждение расходов.

Но если печать обеих сторон (продавца и покупателя) все-таки будет стоять на документе, то нет необходимости в заполнении полей номер 14 и 19. В строке 14 вписываются сведения об экономическом субъекте, который составил документ (продавец, исполнитель, агент, бухгалтер). В строке 19 вписываются аналогичные данные, но со стороны покупателя.

Поля необязательные для заполнения

В УПД много дополнительных полей, которые можно не заполнять, но в некоторых случаях их заполнение оказывается полезным для продавца и покупателя. К их числу относят:

Номер п/п (поле А). Номер по порядку ставится в таблице исключительно для удобства при ее заполнении.

Код товара/услуг (поле Б). Заполняется, если товар поставляется в другую страну, или при использовании льготных тарифов. Где взять код товара, работ, услуг в УПД? Посмотреть его можно в единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности ЕАЭС.

Поле 8. В нем указываются номера договоров и соглашений о сотрудничестве сторон. Это помогает узнать условия сделки прямо из первички.

Поле 9. В него вписываются параметры груза, особые указания экспедитору, реквизиты транспортных накладных, но это делается не на каждом предприятии.

Поле 12. Сюда вносится дополнительные сведения о товаре (номера паспортов или сертификатов), также в это графу можно внести особую информацию, касающиеся проведения сделки.

Поле 17. Оно предназначено для вписания претензий или сведений о документах, которые оформил покупатель (получатель услуги).

Заполнение УПД в 1С

Универсальный передаточный документ, заменяющий акт приемки-передачи, счет-фактуру и первичку, пользователи 1С также формировать непосредственно в программе.

Как выписать УПД в 1С 8.3:

Заходим в меню продаж, затем переходим в раздел реализации (накладные, акты).

Вводим номер документа реализации.

Выбираем выписать счет-фактуру и жмем на кнопку “Провести”.

Нажимаем на надпись “Печать” и выбираем УПД.

Распечатать универсальный передаточный документ можно только со статусом 1. Программа самостоятельно заполнит большинство полей, но некоторые данные придется вписывать самостоятельно, включив режим редактирования.

Если случайно в УПД была допущена ошибка, то нужно сделать корректировку реализации на основании документа. Операция: исправление в первичке. Сначала вносятся корректировки, затем счет-фактуру регистрируется на исправление. Потом выбирается форма для печати, где нужно нажать на исправленную версию.

Хранение и регистрация документации

Бухгалтера предприятий задаются вопросом, где хранить УПД? Нужно ли их положить в папку со счетами-фактурами, или с первичкой? Специалисты считают, что лучше складывать УПД отдельно от остальной документации. Это будет удобно, особенно если компания недавно перешла на использование универсальных передаточных документов. В отдельной папке нужный УПД можно будет быстрее найти при проверках.

Продавец регистрирует УПД в журнале учета, где записываются выставленные и полученные счета-фактуры. Его номер записывается в части 1.

Покупатель вписывает УПД в части 2 журнала учета.

Преимущества и недостатки использования УПД

Мы выяснили, в каком случае оформляется счет-фактура как унифицированный единый с товарной накладной документ, как правильно заполнять форму, какие поля можно пропустить. Теперь рассмотрим плюсы и минусы применения УПД.

Преимущества:

Существенно сокращается документооборот, вследствие использования только одного бланка вместо нескольких.

Одна и та же форма применяется сразу для отгрузки продукции, оказания услуг, проведения работ. Это позволяет избежать путаницы с бланками.

При разработке УПД из него были исключены лишние реквизиты, которые сложно заполнять (например, ОКПО, номера банковских счетов и др.)

Бланк легко заполнять, некоторые поля дублируются, поэтому большинство из них можно оставлять пустыми.

Данные в первичной документации и счете-фактуре будут совпадать, поскольку оформление идет на одном бланке. Поэтому у налоговой инспекции не возникнет никаких претензий.

Несмотря на обилие преимуществ, есть и некоторые минусы:

По электронной почте УПД пока передать нельзя, поскольку электронная версия находится в разработке.

Не предусмотрена замена транспортной накладной универсальным передаточным документом, поэтому ее тоже придется напечатать.

Полей для заполнения больше, чем в простой первичке, поэтому можно запутаться, где ставить подписи, куда вписывать фамилии продавца и покупателя, а также ответственных лиц.

На некоторых предприятиях форма введена недавно, поэтому надо контролировать правильность заполнения реквизитов.

Если в УПД были допущены серьезные неточности, то возникнут проблемы с налоговой службой.

Напрашивается вывод, что если научится правильно заполнять поля и не допускать ошибок, то можно существенно уменьшить объем документации. Отчетность в этом случае будет составляться быстрее. Чтобы избежать вопросов: что такое код товара в УПД, сколько ставить подписей, какие даты вносятся в документ, нужно внимательно прочесть нашу статью.

03.08.2018

" № 6/2016

УПД разрабатывался налоговиками на основе отгрузочных документов на материальные ценности, налоговики считают уместным применять его в отношении нематериального результата деятельности, то есть оказания услуг. Так ли это? Как оператору разработать свой универсальный расчетный и налоговый документ – счет на оплату услуг (УСО)?

Такой вопрос может возникнуть из-за появления разъяснений налоговиков о применении универсального передаточного документа, исходя из анализа которых следует, что он может заменить если не весь, то существенную часть документооборота. А именно – то что связано с реализацией товаров (работ, услуг). Хотя УПД разрабатывался налоговиками на основе отгрузочных документов на материальные ценности, налоговики считают уместным применять его в отношении нематериального результата деятельности, то есть оказания услуг. Так ли это? Давайте вместе разберемся.

Что наводит на размышления?

В действующем правовом поле в отсутствие обязательной унифицированной «первички» немногочисленные разъяснения уполномоченных органов по применению тех или иных документов становятся без преувеличения на вес золота. Хотя и документов-то не так много, одним из них является универсальный передаточный документ (УПД). Само название говорит о широких возможностях его практического применения, что подтверждает и Письмо ФНС РФ от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910.

Налоговики напомнили, что уже более трех лет любая организация, не нарушая законодательство, может объединить в УПД информацию ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1) с данными счетов-фактур, выписываемых в целях соблюдения налогового законодательства. Причем сам Налоговый кодекс предъявляет требование только к налоговому документу – счету-фактуре. В числе таких требований нет обязанности налогоплательщика по составлению отдельного счета-фактуры на каждый вид продукции (товаров) или услуг. В одном налоговом документе по самостоятельным позициям можно одновременно указать всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя, если соблюдаются установленные сроки выставления счетов-фактур. Ведь налоговым законодательством это не запрещено.

Однако совмещение в УПД реализации товаров и услуг не простая операция, как может сначала показаться. Универсальный документ объединяет в себе первичный учетный документ об отгрузке, являющийся основанием для составления счета-фактуры, оформленный таким образом, что исполняются установленные требования к счетам-фактурам. То есть при составлении УПД оформляет одновременно:

отгрузку товара (работы, услуги);
счет-фактуру по факту этой конкретной отгрузки.

Проще говоря, приходится совмещать требования Закона о бухгалтерском учете и Налогового кодекса, что несложно, если учесть их аналогичность. Но здесь есть небольшой нюанс, связанный со временем составления документов. Согласно вышеназванному закону первичный учетный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции, налоговое же законодательство дает пятидневную отсрочку. Помимо указанного различия есть еще одна временнáя особенность. В силу ст. 38 НК РФ услуга реализуется и потребляется в процессе ее оказания, а товары продаются по факту передачи, и может случиться так, что к моменту передачи товаров услуга будет уже оказана и потреблена заказчиком.

Все сказанное говорит о том, что реализация товаров и услуг может не совпасть по времени, но налоговиков это не смущает. Собственную разработку они считают универсальной, указывая на то, что отражение в УПД одновременной отгрузки товаров и приемки-передачи услуг не будет нарушать требований действующего законодательства (даже если названные хозяйственные операции не совпадают по времени). Для того чтобы такой УПД считался легитимным, он должен быть подписан представителями сторон, как уполномоченными на подписание счетов-фактур и уполномоченными на оформление факта хозяйственной жизни, который выражен в передаче товаров с предварительным оказанием сопутствующей услуги (услуг).

На практике может быть и наоборот: сначала организация продает товар (например, средство связи), а затем оказывает услуги (в частности, услуги связи). В таком случае проблематично будет объединить в УПД реализацию товаров и услуг, отгрузка которых может существенно различаться по времени (допустим, интервал – месяц). Это один из нюансов, который следует учесть оператору связи прежде, чем принять решение о применении УПД. Главная мысль в разъяснении налоговиков заключается в том, что универсальный документ применяется не только для оформления отгрузки товаров, но и для подтверждения реализации (оказания) услуг. Отсюда вытекает следующий вопрос.

Вправе ли оператор связи использовать УПД?

Почему бы нет. Ведь в законодательстве нет запрета на использование операторами связи универсального документа, разработанного налоговиками и применяющегося для оформления как отгрузки товаров, так и передачи результатов оказанных услуг. Но минуточку – есть обязательные требования отраслевых актов, и если они обязывают составлять определенный документ, то оператор связи не вправе это игнорировать. А оформлять к нему дополнительно УПД только усложнит документооборот предприятия.

К сведению

УПД не применяется для оформления фактов хозяйственной жизни, для которых законодательством Российской Федерации или международными нормами предусмотрены специальные правила (Письмо ФНС РФ от 04.04.2016 № ЕД-4-15/5702).

О чем же идет речь? Как догадался читатель, есть один отраслевой документ, который упоминается в качестве обязательного в подзаконных актах. Это счет за оказанные услуги телефонной связи. Согласно Правилам оказания услуг телефонной связи, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 09.12.2014 № 1342, оператор связи обязан обеспечить предоставление абоненту счета на оплату услуг телефонной связи в течение 10 дней со дня выставления данного счета. Сделаем небольшое отступление.

Если в качестве абонентов выступают физические лица, не являющиеся плательщиками НДС, то для них достаточно счета на оплату и никакой или его универсальный аналог не нужны. Если же у оператора связи договорные отношения с юридическими лицами (плательщиками НДС), то они потребуют для вычета счет-фактуру или УПД. В этом случае вполне можно выдать универсальный документ вместо счета на оплату услуг связи и счета-фактуры. Получается, что для «физиков» – один исходящий документооборот, а для «юриков» – другой, но не спешите делать выводы.

Обратим внимание на то, что по согласованию с абонентом в качестве адреса предоставления абоненту счета допускается использовать адрес электронной почты либо электронный адрес системы самообслуживания оператора связи, через которую абонент осуществляет доступ к сведениям об оказываемых ему услугах телефонной связи, расчетах с оператором связи и иной информации (личный кабинет). Исходя из данной нормы п. 42 Правил оказания услуг телефонной связи оператор может «упразднить» счет на оплату услуг телефонной связи в традиционном его виде.

Один из вариантов заключается в отправке абоненту оповещений (через электронную почту и через сервисы мобильных операторов), в то время как полная информация по оказанным ему услугам связи и произведенным расчетам может быть предоставлена в электронном виде на сайте оператора в личном кабинете абонента. Для организаций и предпринимателей такая рационализация не подойдет, поскольку им в любом случае понадобятся подтверждающие расходы на связь документы. Нужно ли в их состав включать обязательно счет на оплату услуг связи?

Положительный ответ можно дать, если формально трактовать вышеупомянутое требование о выписке счета абоненту (под ним понимается любой пользователь услуг связи, в том числе , с которым оформлены договорные отношения). Счет, выставляемый абоненту за услуги связи, является документом, отражающим сведения о денежных обязательствах абонента, и должен содержать следующие сведения:

реквизиты оператора связи и абонента;
расчетный период, за который выставляется счет, и номер лицевого счета абонента;
данные о суммарной продолжительности соединений за расчетный период (при повременном учете);
сумма, предъявляемая к оплате по каждому виду услуг телефонной связи и каждому абонентскому номеру;
виды оказанных услуг телефонной связи;
сумма остатка на лицевом счете (при авансовом платеже);
дата выставления и срок оплаты счета (при отложенном платеже).

Казалось бы, императивные требования укрепляют незыблемый приоритет счета на оплату услуг связи перед всеми другими документами, составляемыми оператором связи. Однако все меняется, включая отраслевое законодательство, которое подстраивается регулятором под действующие условия ведения бизнеса в сфере связи. Один из примеров мы упомянули выше, обратив внимание на использование личного кабинета для получения информации об услугах связи, оказанных абоненту (физическому лицу).

Другим новшеством следует считать нововведения в Правила оказания услуг телефонной связи, внесенные Постановлением Правительства РФ от 03.02.2016 № 57. В договоре с абонентом – юридическим лицом стороны вправе самостоятельно определить требования к сведениям, которые должны быть отражены в счете. Таким образом, сторонам договора отданы на откуп форма и содержание счета на оплату услуг связи. Все перечисленные выше сведения являются обязательными для счета, выставляемого физическому лицу, который может и не выставляться в традиционном бумажном виде.

Почему бы в договоре оператора с заказчиком – юридическим лицом не предусмотреть счет, который по своим реквизитам приближен к универсальному передаточному документу? Кстати, его можно назвать универсальным счетом на оплату услуг связи, используемым в правовом поле отраслевого законодательства, а также для целей бухгалтерского и налогового учета (по НДС и налогу на прибыль). Согласитесь, такая рационализация была бы удобна бухгалтеру предприятия связи, который вместо трех документов (счет, счет-фактура, акт об оказанных услугах) составил бы один.

Как применить УПД (УСО)?

УПД сам по себе не предназначен для использования как аналог счета по оплате услуг связи. Предложенную нами рационализацию следует продумать и доработать для практического применения. А для этого нужно знать, что нормы гл. 21 НК РФ и Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по НДС» не содержат ограничений на введение в бланки счетов-фактур дополнительных реквизитов.

Таким образом, заполнение УПД согласно требованиям к счету-фактуре с дополнительными реквизитами, удовлетворяющими требованиям к бухгалтерской «первичке», позволяет использовать документ как счет-фактуру и как учетный документ о передаче товара (оказании услуги). Иными словами, в Письме ФНС РФ от 04.04.2016 № ЕД-4-15/5702 авторы «дают добро» на модификацию УПД.

Вернемся к услугам связи. В частности, универсальный счет на оплату указанных услуг (УСО) целесообразно дополнить информацией, характеризующей оказание услуг, а не передачу товаров. В частности, нелишним будет привести данные о продолжительности соединений, их стоимости в разрезе каждого вида предоставляемых услуг, остатке на лицевом счете абонента. При этом не советуем сокращать базовый вариант – УПД, разработанный налоговиками. Он включает все необходимые реквизиты, предусмотренные разными видами законодательства и исключение любого из обязательных данных может вывести документ из сферы применения того или иного законодательства (бухгалтерского, налогового «прибыльного» или косвенного).

Покажем на схеме место УСО по сравнению с другими документами на отгрузку.

Как видим, УСО – нечто среднее между обычным счетом на оплату услуг связи и универсальным передаточным документом, имеющим признаки общей «первички».

Отметим, что в части отраслевого права операторам предоставлена свобода в выборе данных, вносимых в счет на оплату услуг связи или в ином документе, его фактически заменяющем. То есть, если оператор не укажет упомянутые выше сведения, характеризующие оказание услуг, это будет в рамках законодательства. Но не следует забывать о возможных претензиях. В отсутствие необходимой информации для урегулирования споров с абонентами придется формировать иной документ, характеризующий оказание услуг связи в стоимостном и натуральном выражении.

Цель применения УПД или, вернее, его модификации (УСО) – в сокращении документооборота, а не разработке еще одного документа для снижения рисков, связанных с подтверждением соблюдения требований того или иного законодательства.

Почему нужно обратить внимание на подписи?

Потому что они идентифицируют лиц, ответственных за оформление документов и за совершение хозяйственных операций. Значит, с них и можно спрашивать по документообороту, а не искать виноватых среди неопределенной группы персонала.

На подписях уполномоченных лиц налоговики делают акцент в Письме от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910. К компетентным на подписание счетов-фактур и на оформление «первички» сотрудникам они добавляют лиц, в компетенцию которых входит подписание юридически значимых документов о приемке-передаче оказанных (потребленных) услуг. Если все названные лица – это разные сотрудники, то получается, что в УПД нужно предусмотреть место для подписей трех уполномоченных лиц. На самом деле в указанном документе предостаточно места для подписей уполномоченных лиц. Помимо трех мест, «позаимствованных» из счета-фактуры, – двух для «автографов» представителей организации (руководителя и главного бухгалтера) и одного для индивидуального предпринимателя, – в УПД есть отдельные места для подписей:

ответственного за правильность оформления факта хозяйственной жизни, причем для обеих сторон договора;
принявшего товары (услуги), результаты работ лица.

Последнее поле как раз может подписать сотрудник, о котором упомянули налоговики и в компетенцию которого входит подписание юридически значимых документов о приемке-передаче оказанных (потребленных) услуг. В итоге если все посчитать, то в УПД, выписанном на отгрузку товаров и оказание услуг, должно быть не менее шести подписей:

руководителя и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц;
ответственных за правильность оформления факта хозяйственной жизни с обеих сторон (как от продавца (исполнителя), так и от покупателя (заказчика));
передавшего товары (услуги) лица и лица, их принявшего.

Причем не обязательно привлекать столько сотрудников для подписания документов. Соответствующие полномочия с обеих сторон могут иметь и разные лица, и лица, наделенные комплексом полномочий, на что тоже обращает внимание ФНС в названном выше письме. В свою очередь добавим, что целесообразно предоставить право расписываться в УПД двум лицам, одно из которых является работником бухгалтерии и совмещает полномочия по подписанию УПД от имени руководителя, главного бухгалтера и лица, ответственного за правильность оформления факта хозяйственной жизни, а другой выполняет функцию фактического приемщика-сдатчика и подтверждает принятие (сдачу) товаров, услуг.

Такой упрощенный вариант оптимален для небольших организаций, которые при малом штате могут предоставить подписание УПД одному только бухгалтеру, что логично с точки зрения рациональности, но в то же время повышает риски касательно правильности составления и объективности информации в документе, заверенном одним уполномоченным лицом. У операторов связи при высоком уровне организации системы внутреннего контроля УПД могут подписывать двое или трое уполномоченных лиц. Это бухгалтер и лицо, принявшее (передавшее) товары (услуги), а также внутренний контролер – лицо, ответственное за подписание юридически значимых документов.

Что еще нужно знать об УПД?

Оператор связи выступает и в роли исполнителя услуг, и в роли заказчика (покупателя товаров). УПД он может получить от поставщика, у которого приобретены товары (работы, услуги). В документе может быть выделен НДС, который вправе принять к вычету оператор, выступающий в роли покупателя. Объединение бухгалтерского и налогового документа не может лишить компанию ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на вычет по НДС (Письмо ФНС РФ от 04.04.2016 № ЕД-4-15/5702).

Универсальный документ одновременно может заменить несколько отгрузочных документов на передачу товаров, выполнение работ и оказание услуг. Если все перечисленные объекты гражданских прав реализуются в рамках одного договора, то в определенных ситуациях бухгалтер вправе оформить несколько операций одним УПД.

Может показаться, что это не согласуется с одним из основополагающих требований Закона о бухгалтерском учете, а именно: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Здесь идет речь не о том, что на каждую операцию должен иметься только один «самостоятельный» документ. Законодатель имеет в виду, что хозяйственная операция должна быть документально подтверждена, а как – отдельным или общим документом – это выбор правоприменителя. Он может составить один документ на несколько операций. Главное, чтобы такие «комплексные» документы были легитимны, то есть отражали достоверную информацию о реальной хозяйственной операции (кроме мнимых и притворных сделок).

Кредит Кредит ). Все перечисленные записи могут быть отражены на основании одного УПД или его аналога УСО, который могут использовать в таком же качестве операторы связи. Напоминаем: рационализация должна происходить в рамках действующего законодательства, что обязывает внимательно отнестись к разработке и применению универсального документа.

* * *

В итоге можно констатировать, что операторы связи могут упростить свой документооборот с помощью универсального передаточного документа. Правда, для этого нужно совершить ряд действий, чтобы полноправно заменить обязательный отраслевой документ (счет на оплату услуг связи) аналогом – универсальным счетом на оплату услуг связи и передачу товаров (средств связи), который можно использовать также как бухгалтерскую «первичку» и как подтверждающие налоговые документы.

УПД — это универсальный передаточный документ . Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Какие документы заменяет УПД?

На бумаге его можно использовать вместо:

первичного документа.

В электронном виде — вместо:

пакета «счет-фактура + первичный документ»;
первичного документа;
счета-фактуры.

Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и схемы документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Когда можно применять УПД?

УПД действует с октября 2013 года , его ввело и узаконило письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. С тех пор этим документом можно пользоваться.

УПД можно оформить:

поставку товаров, услуг или работ;
передачу имущественных прав.

Бумажный УПД

Образец заполнения универсального передаточного документа (УПД)

Статус УПД показывает, какое у него назначение:

1 — счет-фактура + акт;

2 — первичный документ.

В статусе 1 УПД со стороны продавца подписывает сотрудник, ответственный за подпись счетов-фактур, накладных и актов. В статусе 2 — сотрудник, который отвечает за подпись первичных документов.

В обоих статусах со стороны покупателя УПД подписывает уполномоченное лицо, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Электронный УПД

Действует с 07.05.2016, ему открыл дорогу Приказ ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Применяется шире, чем бумажный:

как счет-фактура (СЧФ);
как универсальный передаточный документ (СЧФДОП);
как первичный документ, например, накладная или акт (ДОП).

Если это УПД (СЧФДОП) или акт (ДОП), то документу требуется подпись получателя, поэтому он представляет собой два связанных файла: с данными продавца и с данными покупателя (п. 2.10 Приказа Минфина № 174н).

Если это счет-фактура (СЧФ) — он не требует подписи получателя, поэтому это один файл обмена с информацией продавца.

Как заполнять электронный УПД

Если это СЧФ

Поля, которые в нем необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
названия и адреса отправителя и получателя груза;
номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
стоимость поставки или имущественных прав без налога;
акциз, где это необходимо;
налоговая ставка;
налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
стоимость поставки с учетом налога;
страна происхождения товара;
номер таможенной декларации;
код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Если это ДОП

В нем обязательно заполнить поля, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

название документа;
число, месяц, год его создания;
экономический субъект, который сформировал документ;
суть сделки;
сумма или объем поставки;
ФИО и подписи ответственных лиц.

Если это УПД (СЧФДОП)

В нем должны быть все сведения, перечисленные выше.

Особенности формата

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Для всех типов документов

Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
Сведения об участниках сделки содержат поля:

код ОКПО;
структурное подразделение;
информация для участника документооборота;
для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
адрес;
контактные сведения (номер телефона, e-mail);
банковские реквизиты.

Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

5 и 6 — если подписывается УПД (СЧФДОП).

Области полномочий подписанта-продавца

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1 — сотрудник продавца;
2 — сотрудник организации, составившей файл продавца;
3 — сотрудник иной уполномоченной организации;
4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает УПД : ФЛ, ИП или представитель ЮЛ. Для ФЛ обязательны к заполнению лишь ФИ, для ИП — ИНН, ФИ, а для представителя ЮЛ — ИН ЮЛ, должность и ФИ.

Подписантов может быть несколько.