Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.
Как упростить документооборот и заставить подчиненных ?
Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.
Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:
- сотрудниками, производящими информацию (руководитель, )
- сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)
Соответственно весь документопоток подразделяется на:
- входящий
- внутренний
- исходящий
Входящая документация
Верный пример схемы документооборота в организации:
Организация внутреннего документопотока
В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, акты.
Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:
- Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
- Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
- Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
- Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
- В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело
Исходящая документация
К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, ).
Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:
- Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
- Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
- В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе
Быстрый расчет объема документооборота
В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).
Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.
При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.
Итак, одной единицей учета является:
- оригинал документа
- копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
- документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)
Жалобы, и предложения считаются отдельно.
Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:
Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:
- a – количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
- b – количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
- c – количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов
Упрощение оборота документации
Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:
- Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
- Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
- Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.
«Подводные камни» электронного документооборота
Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.
Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:
- использовать современное ПО
- перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
- поэтапно систематизировать электронную информацию
При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.
Соблюдение правил движения документов
Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:
- составьте первичное положение и документов в организации
- пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
- отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
- за нарушение сроков сдачи документов
Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.
Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).
Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.
Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки () и до момента завершения исполнения (отправления).
Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.
Напишите свой вопрос в форму ниже
Читайте также:
Как правильно заверить копии документов в…
Жалоба на начальника вышестоящему руководству -…
Эффективные методы продажи по телефону - обзор…
Процесс обмена корреспонденцией весьма динамичен, хотя, на первый взгляд, движение документа заключается лишь в том, что он передается из одного учреждения в другое. Для сотрудника, работающего с документной информацией, важно понимать это движение внутри организации.
Маршрут документа - условный путь, который документ проходит в учреждении (на предприятии, в фирме) с момента его создания (получения) до завершения исполнения (отправки).
Перемещаясь по маршруту, документ имеет «остановки», во время которых с ним совершают определенные делопроизводственные операции. Это не означает, однако, что один и тот же вид документа имеет один и тот же маршрут. Рассмотрим наиболее общие этапы прохождения документа.
- 1. Поступление. Существуют три способа поступления документа в учреждение:
- 1) по каналам связи (почта, телетайп, Интернет и т.д.);
- 2) с помощью курьера;
- 3) от посетителя лично.
После поступления в учреждение документы проходят предварительную обработку, которая заключается в определении правильности их доставки. Затем все конверты вскрывают, за исключением тех, на которых имеется отметка «Лично». Определив правильность и полноту вложений (на основании реквизитов документа, о которых уже говорилось), документы передают на рассмотрение. Конверты прикладывают к документу только в случаях, если:
- дата почтового штемпеля рассматривается как доказательство своевременности (несвоевременности) получения документа адресатом;
- документ направляется общественным организациям, находящимся в учреждении. Например, конверты, адресованные профсоюзной организации, ученому совету, садоводческому товариществу и т.д., могут вскрыть только сотрудники этих организаций;
- на документе имеется отметка «Лично» или «Конфиденциально», а на конверте этих отметок нет.
В нижней части документа справа проставляется (вручную или при помощи штампа) отметка о поступлении , фиксирующая факт его приема. В отметке указываются дата получения, присвоенный входящий номер (индекс), а иногда и сокращенное название учреждения, в которое поступил документ. Например:
ООО «Интеллект-сервис» Дата 03.01.2017 Вх. № 002
Дата и время поступления документов, полученных по факсу или электронной почте, фиксируются автоматически.
С момента фиксации даты поступления документ считается находящимся в работе учреждения и переходит на рассмотрение.
2. Рассмотрение - это определение специалистом или руководителем характера исполнения документа.
Специалист может определить, какие документы направить на исполнение, минуя руководителя (практически не менее 10% входящих документов можно сразу передавать на исполнение в соответствующие подразделения учреждения, а в крупных зарубежных фирмах объем таких документов может составлять до 70%). Подобные решения зависят не столько от информации, содержащейся в тексте, сколько от квалификации специалиста и четкости управленческой структуры учреждения.
Более распространен, особенно в российской управленческой практике, вариант, когда характер исполнения определяет руководитель, а не специалист, внося резолюцию на бланке между адресованием и текстом. Если этого места недостаточно, то резолюция может располагаться в любом свободном месте на фирменном бланке, за исключением полей и самого текста.
В резолюции указывается, кому, что, в какой срок следует сделать. В конце резолюции проставляются дата и подпись, расшифровка которой не требуется. Например:
проф. Алексееву Л.Л. Подготовить отчет до 10.02.2016
05.01.2016 (подпись)
Проставление линейки не предусмотрено стандартом, однако руководитель часто отделяет ею свои указания от подписи.
Согласно исследованиям чтение поступающей корреспонденции и определение характера исполнения занимает 12-30% рабочего времени руководителя. Нередко руководители крупных управленческих структур вынуждены ежедневно прочитывать до 300 страниц текста, хотя могут воспринимать практически не более 30 страниц. Этим и объясняется большой процент формальных резолюций, если недостаточно квалифицированный секретарь-референт всю поступившую документацию направляет на рассмотрение руководителя.
3. Регистрация. После определения характера исполнения документ следует зарегистрировать, если он подлежит регистрации (некоторые виды документов, например рекламные проспекты, пригласительные билеты, программы конференций, письма, имеющие отметку «Лично», извещения и другие, регистрировать не принято).
Регистрация - это фиксирование кратких данных о документе на материальном носителе (в журнале, на карточке или в памяти компьютера), необходимое в целях обеспечения сохранности как самого документа, так и содержащейся в его тексте информации. Регистрация облегчает поиск, учет и контроль документа в дальнейшем. В стандарте не указано, какую информацию о документе следует отражать при регистрации. На практике фиксируются:
- автор документа;
- дата и индекс входящего (исходящего) документа;
- дата и индекс, присвоенные документу при получении;
- заголовок (краткое содержание) документа;
- резолюция;
- отметка об исполнении;
- отметка о контроле;
- отметка о направлении документа на хранение.
Наиболее удобной и оперативной в смысле поиска, учета и контроля считается карточная система регистрации документов, особенно при большом объеме документооборота. Однако журнальная форма регистрации имеет неоспоримое преимущество перед карточной или компьютерной системой: только журнал позволяет обеспечить сохранность документа. Поэтому отдельные виды документов (документы об образовании, гражданские паспорта, трудовые книжки и пр.) регистрируют только в журналах независимо от объема документооборота.
Регистрация осуществляется по принципу однократности, т.е. документ не должен вновь регистрироваться, попадая в то или иное структурное подразделение.
4. Исполнение - сбор и обработка необходимой информации, составление текста документа на бланке, согласование, подписание, утверждение, подготовка к отправке адресату.
Принципы составления документа были рассмотрены выше.
- 5. Ведение дел.
После завершения исполнения документы подшиваются в дела. Дело - совокупность документов, помещенных в папку по определенному признаку и с соблюдением установленных требований. Формирование дел может производиться по следующим признакам:
- названия видов документов (например, деловая переписка, приказы, акты, договоры);
- корреспонденты (например, переписка с какой-то фирмой);
- вопросы (например, поставка какой-либо группы продукции, повышение квалификации сотрудников);
- регионы (например, переписка с поставщиками из Курской области).
Что касается сформированного дела, то принято соблюдать следующие требования:
- в дело помещают только исполненные документы;
- документы, касающиеся одного вопроса, должны находиться в одном деле;
- в дело подшивают подлинники документов (в крайнем случае заверенные копии); другие экземпляры документа, в том числе черновики, вдело не подшиваются;
- документы разных сроков хранения (например, постоянного и временного) формируются в разные дела;
- в дело формируют документы одного года, за исключением дел, переходящих на другой год;
- помещенные в дело документы должны быть правильно оформлены, т.е. иметь все необходимые реквизиты;
- в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату;
- дело не должно превышать 250 страниц.
Внутри дела документы могут располагаться в хронологической последовательности, по номерам либо по алфавиту - в зависимости от того, какой из признаков является определяющим. Так, деловую переписку принято подшивать в дело по датам поступления, квитанции - по номерам, приказы - по номерам и датам, а обращения граждан - по первой букве фамилии.
Правильное формирование дел не только обеспечивает сохранность документов, но и способствует оперативному поиску необходимой информации.
6. Отправка. При отправке проверяется соответствие заполненного документа рекомендациям стандарта. Если есть ссылка на приложение, следует проверить, действительно ли приложены указанные документы в полном объеме и количестве экземпляров.
Непосредственно перед отправкой на бланке проставляют дату и исходящий номер (индекс). Все документы, направленные в адрес одного и того же учреждения, должны быть вложены в один конверт.
- 7. Контроль исполнения
- обеспечение исполнения документов по существу и в соответствующие сроки. Суть исполнения определяется текстом и (или) резолюцией руководителя. Сроки устанавливаются:
- нормативными актами (типовые сроки исполнения);
- учреждением-автором (содержатся в тексте документа);
- резолюцией (определяются руководителем).
При отсутствии всех этих вариантов документ должен быть исполнен в течение 10 дней.
Изменить сроки исполнения документа может только тот, кто их установил, снять документ с контроля - только тот, кто поставил его на контроль.
Контроль исполнения документов начинается с момента их регистрации и завершается после полного окончания работ, определенных текстом документа и резолюцией руководителя.
Стандартом предусмотрен реквизит «Отметка о контроле», обязательный для всех документов, подлежащих контролю исполнения. На левом поле этих документов, на уровне заголовка к тексту, цветным фломастером проставляется буква К.
Контроль исполнения заключается в регулярной проверке хода исполнения. По результатам проверки проводится анализ исполнения, который доводится до сведения руководителя. Степень регулярности проверок может быть различной: например, задания последующих месяцев текущего года проверяются не реже одного раза в месяц, а задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения текущего срока.
Четкий контроль исполнения документов, более того - контроль исполнения управленческих решений в целом, играет неоценимую роль, способствуя эффективной работе любой организации, фирмы, компании. Контроль должен выполняться высококвалифицированным специалистом, например референтом с высшим образованием.
После изучения маршрута документа можно дать рекомендации относительно требуемого профессионального и образовательного уровня, который необходим сотруднику на том или ином этапе. Так, на этапах приема, регистрации и отправки документов достаточна квалификация секретаря офиса, на этапах рассмотрения, исполнения и контроля документа необходима квалификация секретаря-референта либо помощника руководителя.
Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:
- 1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и
- 2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив) Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 2008. №3. С. 24-29.
По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:
1. документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Приведем схему распределения потока входящих документов.
Рисунок 1 - Схема распределения потока входящих документов
- 2. документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)
- 3. документопоток исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.) представлена на рисунке 2.
Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).
Этапы обработки исходящих документов
- 1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.
- 2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.
- 3. После подписания руководителем документ регисрируется секретарем или в канцелярии.
- 4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.
- 5. Копийный экземпляр документа секретарь подшивается в дело Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2007. №2. С. 21-25..
Рисунок 2 - Схема потока исходящих документов
Таким образом, можно сделать вывод, документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве.
Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.
Учетом личного состава предприятия занимается отдел кадров, а на предприятиях среднего и малого бизнеса специальный работник, назначенный руководителем предприятия, либо эти функции возлагаются на бухгалтера. Для учета личного состава используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5.01.04г. № 1(11).
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма №Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма №Т-1а) применяются для оформления и учета, принимаемых на работу по трудовому договору. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. В приказах указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы). Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело 2007. №2. С. 15-19..
Личная карточка (форма №Т-2) и личная карточка государственного служащего (форма №Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником. Личная карточка государственного служащего (форма №Т-2ГС (МС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.
Штатное расписание (форма №Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма №Т-4) применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников. Заполняется на основании соответствующих документов, а также сведений, сообщенных о себе работником. На каждого научного работника ведется также личная карточка (форма №Т-2).
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма №Т-5а) используются для оформления и учета перевода работников на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма №Т-6а) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором. Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 2007 - 188 с..
График отпусков (форма №Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы, согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При переносе отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма №Т-8) и приказ (распоряжение) трудового договора с работниками (увольнении) (форма №Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работников. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работникам под расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работников в командировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и место командировок. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Командировочное удостоверение (форма №Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 2007 - 188 с..
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. №Т-12) и табель учета рабочего времени (ф. №Т-13) применяют для осуществления табельного учета, контроля трудовой дисциплины и составления статистической отчетности по труду. Форма №Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма №Т-13-только для учета использования рабочего времени.
Форма №Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных. Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы. Табели составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения и кадровой службы и передаются в бухгалтерию. Для упрощения табельного учета можно ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня. Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов-справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной работы - по спискам мастеров. Учет выработки в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.). Учет выработки, а вместе с тем и выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера производства, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами. Оформленные первичные документы по учету отработанного времени передаются бухгалтеру Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2009. №1. С. 21-25..
согласно параграфу 3.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, является основной характеристикой документооборота. Маршрут движения документов включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения документа) до подшивки в дело и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Согласно параграфу 3.1 ГСДОУ маршруты (схемы) прохождения документов разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. Создаются маршрутно-технологические карты, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. При функционировании автоматизированной обработки информации в маршруты (схемы) должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Какие потоки документов есть в организации
Кто в организации участвует в направлении документопотоков
Как можно оптимизировать документопоток
3 потока документов
Прежде чем навести порядок в системе делопроизводства организации, нужно найти и описать основу основ - документопотоки. Традиционно в организации выделяют три потока документов:
- входящие;
- исходящие;
- внутренние.
Ничего больше изобретать не нужно. Эти три потока в том или ином объеме присутствуют в любой организации.
Входящие документы. Это документы, поступающие извне: от контрагентов, контролирующих органов, органов местного самоуправления, клиентов, общественных организаций и т.п. Главная особенность входящих документов в том, что созданы они в другой организации.
Основной вид входящего документа - письмо. Иногда в организацию поступают и другие виды документов.
С точки зрения классического делопроизводства это неверно: если в другую организацию направляется документ или пакет документов, нужно написать сопроводительное письмо, а то, что планируется направить, оформить как приложение к нему. Но, оказывается, не все секретари знакомы с правилами классического делопроизводства, поэтому могут направить протокол для ознакомления или приказ в подведомственную организацию, просто вложив его в конверт и надписав на нем адрес.
Движение входящих документов включает, как правило, следующие этапы:
- прием и первичное рассмотрение;
- регистрация;
- передача на рассмотрение;
- вынесение резолюции;
- исполнение.
Исходящие документы - это документы, направляемые из вашей организации в любую другую.
Движение исходящих документов включает, как правило, следующие этапы:
- подготовка проекта документа;
- подписание;
- регистрация;
- отправка.
Внутренние документы. Внутренние документы создаются в организации и в ней же проводят весь свой жизненный цикл. Несмотря на многообразие видов внут-ренних документов, схема их движения одинакова для всех: сначала они проходят путь исходящего документа, затем, на этапе исполнения, - входящего.
Движение внутренних документов включает, как правило, следующие этапы:
- подготовка проекта документа;
- согласование проекта документа и доработка по замечаниям (при их наличии);
- подписание;
- регистрация;
- вынесение резолюции (для некоторых видов документов);
- исполнение.
Основные действующие лица, участвующие в направлении потоков документов
Конечно, потоки документов циркулируют по организации не сами по себе. Их направляют работники, у каждого из которых своя роль в делопроизводстве и документопотоке.
Согласующие лица. Должностные лица, которые просматривают проект документа на предмет возможных ошибок в рамках своей компетенции.
Руководитель. Должностное лицо, обладающее полномочиями для подписания документов. Обычно это кто-то из топ-менеджеров компании: генеральный директор (может подписывать абсолютное большинство документов) или должностное лицо, которому по доверенности передается право подписи определенных их видов.
Регистратор. Секретарь или работник канцелярии, который вносит входящий или подписанный руководителем документ в информационную базу данных, направляет его на исполнение согласно резолюции и, при необходимости, осуществляет контроль исполнения.
Исполнитель. Работник, назначенный руководством для выполнения задания по документу. Исполнитель, выполняя задачу, часто становится автором нового документа.
Только в частных случаях указанные функции могут пересекаться, например, если руководитель лично работает над документом, являясь одновременно и автором, и подписантом, либо секретарь выступает в роли регистратора и автора (или исполнителя). В стандартной ситуации приема, подготовки или исполнения документа один работник выполняет одну функцию.
Описание потоков документов
Описание потоков документов - внутренняя работа отдела делопроизводства, которая нужна для анализа и вряд ли выйдет за пределы отдела. Это всего лишь один из этапов оптимизации системы делопроизводства в целом, который заключается в том, чтобы тем или иным методом показать, кто из работников на каком этапе выполняет тот или иной процесс.
Пока документопоток не будет описан, выявить проблемы на его маршруте и устранить их не получится.
Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале
