Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.
Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.
Какие документы необходимо сшивать?
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Подлежат прошивке следующие виды документации:
- приказы (как общие, так и личные);
- штатное расписание;
- отчеты (например, авансовый отчет);
- счет-фактуры;
- акты выполненных работ;
- кассовая книга;
- ведомости.
Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.
Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:
Нормативные акты
Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.
Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.
Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
Видео — как правильно подшивать дела:
Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».
Требования для государственных учреждений
Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:
- документы необходимо скрепить в 3 дырки;
- расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
- сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
- на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.
Как правильно прошивать документы
Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.
Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.
В 2 прокола
Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.
Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.
Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:
В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.
После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.
На 3 дырки
Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:
- Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
- Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
- Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
- На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
- После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото
Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:
На 4 дырки
Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.
Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:
Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.
- Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
- Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
- После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
- Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
- В крайний прокол с тыльной стороны
- С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
- И соединяем концы нитки
- При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
- Остается завязать нитку узлом
- Обрезать лишнюю длину концов нитки
Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ (_____________) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).
Видео — как сшить дело на 4 дырки:
На уголок
Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.
Видео — образец сшивки документов через уголок:
Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.
Как пронумеровать листы
В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:
- чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
- номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
- если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
- если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
- если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
- при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
- если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
Как заверить прошитый документ
После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.
На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.
Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.
Исправления
При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:
- не вложена часть бумаг . Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
- допущена ошибка в нумерации . Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.
Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.
Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:
Для того, чтобы обеспечить полноценное ведение дел в , необходимо правильно производить процедуру сшивания деловых бумаг. Это позволит не только найти быстро документ при возникновении необходимости, но и обеспечить порядок в делопроизводстве .
Как правильно сшивать документы?
Наиболее часто деловые бумаги, которые оформляются на формате А4, сшиваются с применением трех отверстий. Для проведения этой , нужно использовать:
- Иголку,
- Нитки,
- Клей,
- Шило,
- Бумагу.
В документах с левого края нужно сделать проколы с помощью шила. Расстояние между ними должно составлять от 3 до 5 см. Сшивание с использованием иголки должно начинаться с тыльной стороны. При этом необходимо оставить часть нитки, длина которой составляет не менее семи сантиметров. Далее с лицевой стороны протыкается верхняя дырка , а с тыльной – нижняя. С лицевой стороны нужно снова проткнуть нижнее отверстие и оставить нить такой же длины, как и предыдущая нитка. Далее необходимо связать две нитки в узел и наклеить на него прямоугольник бумаги.
Для сшивания документации можно использовать специальный канцелярский дырокол. В данном случае получится две дырочки. Для того, чтобы увеличить надежность процедуры в документах можно сделать четыре дырочки. Начинать процесс нужно со второго отверстия, которое находится вверху документа.
После этого иглой необходимо продеть верхнее отверстие и снова второе сверху. После этого направляем иглу в третье отверстие сверху и в четвертое отверстие.
Для того, чтобы нить удерживала сшитые длительное время, нужно отдавать предпочтение капроновому изделию. В некоторых случаях сшивание документов производится с помощью специального шпагата. Для выполнения данной процедуры можно использовать обыкновенную нитку, которая предварительно складывается в несколько раз. Иногда сшив документов производится с применением тонкой лавсановой ленты.
При сшивании документов нужно придерживаться симметричности и вертикальности. Проколы должны быть с левой стороны документов. При этом отступать от края нужно от 0,5 до 2 см. Если сшиваемые бумаги очень важные, тогда в них делают пять проколов. При этом деловые бумаги сшивается с тыльной стороны.
Особенности заверения деловых бумаг
Заверение деловых бумаг
После того, как деловые бумаги будут сшиты, их необходимо заверить. Предварительно нужно взять небольшой квадратный листок бумаги и написать или напечатать на нем: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью». На листке необходимо соответственно действующему законодательству расписаться и поставить печать.
При сшивании документов их листы должны в обязательном порядке нумероваться. О количестве листов нужно написать не только цифрами, но и буквами. Подписывать заверенные документы и оригиналы должны только уполномоченные люди, которые имеют доверенность на проведение данной процедурой. Лучше всего, чтобы на документах ставили подписи сами предприятий.
Подписываться необходимо таким образом, чтобы половина подписи располагалась на наклеенном листке, а вторая половина – на самих . Точно также нужно ставить и печать. Соответственно действующему законодательству необходимо поставить дату, когда был заверен или подписан документ.
Заверять документы можно только ответственному которое подписывало оригинал. Если основой работы лица, которым осуществляется заверение документации, является , то рядом при этом нужно написать ее дату и время возле , имени и отчества подписанта.
Сшивание документации в соответствии с нормами
Правовые нормы при формировании сшива документов
Сшивать деловые бумаги необходимо в соответствии с нормами действующего законодательства. Данная процедура должна производиться в соответствии с Методическими рекомендациями по делопроизводству, которые утвердил Росархив соответствующим в 2009 году.
Также при проведении данной процедуры нужно руководствоваться соответствующим ГОСТом Р 51141-98.
Регулировка процесса сшивания документации производится целым рядом норм. Прежде всего, необходимо руководствоваться инструкцией Центрального Российской Федерации, с помощью которой производится определение основных в ведении делопроизводства.
Также нужно пользоваться методическими разъяснениями в порядке заполнения отдельных форм документации, которые утвердил Министерства по и сборам. В период сшивания документов рекомендуется руководствоваться приказом Министерства культуры Российской Федерации, который утвердила типовая инструкция делопроизводства.
Если руководствоваться всеми вышеперечисленными нормами и правилами во время сшивания документов, то это обеспечит порядок в делопроизводстве .
Разновидности документации
В современном делопроизводстве может производиться сшивание разнообразных . Наиболее часто в организациях сшиваются журналы учета. Для выполнения процедуры можно использовать иглу или дырокол. В большинстве случаев в журналах производится прошивание только внутреннего блока.
Журналы имеют большое количество листов, и поэтому для проделывания отверстий в их внутреннем блоке может использоваться дрель или шуруповерт. Также существует еще один способ проделывания отверстий – вместе с обложками. При использовании данного метода в большинстве случаев осуществляется применение специальных станков для отверстий.
Деловые бумаги, которые подлежат длительному хранению в архивах, должны иметь твердую обложку.
Папка, которая получится из данных документов, должна быть толщиной не более четырех сантиметров. С целью упрощения процесса прошивки документации в большинстве случаев производится применение брошюровочно-переплетных станков или готовых архивных папок. документы могут прошиваться в специальных банках. При этом их толщина может составлять не более десяти сантиметров.
Для того, чтобы просверлить бумажный блок применяется высокопроизводительная бумагосверлильная машина.
Разновидности документации
При прошивке документов в органах суда и полиции необходимо руководствоваться определенными правилами. Некоторые структуры запрещают проводить сшивание документов с применением белых ниток. В судопроизводстве сшивание документации должно производиться только через пять отверстий.
Судебные инстанции при проведении данной процедуры требуют использования обложек, материалом производства которых является тонкий мелованный картон. Обложка при этом должна перегибаться пополам и накрывать документацию только с одной стороны.
Для сшивания важных юридически значимых очень часто применяются специальные металлические колечки. Сквозь них продевается тонкая лента из атласа, которая имеет фигурную наклейку.
Очень часто для прошивки документов применяются папки с гребнями. Данное занятие является достаточно трудоемким. Это объясняется нужностью совмещения отверстий в гребнях и документах. При правильном выполнении папок их дырочки будут совпадать с отверстиями в документах, которые проделываются с помощью дырокола.
Прошивка документов может осуществляться разнообразными способами. Выбор определенного метода прошивки напрямую зависит от разновидности документации и , которой проводится данная процедура.
Особенности оформления обложки
Для того, чтобы процесс сшивания документации был правильным, необходимо произвести выбор обложки. В большинстве случаев отдают предпочтения изделиям, которые выполняются из картона.
Обложки могут предназначаться для долговечного хранения документации, а также быть стандартными или нестандартными.
Наиболее часто для сшивания документов осуществляется применение стандартных обложек. Они используются при обычном типовом размере документации. Нестандартные обложки применяются при неспецифическом, не шаблонном размере документов.
Если хранение должно производиться в архивах более 25 лет, тогда осуществляется применение третьего вида обложек. Материалом их производства в обязательном порядке должен выступать твердый картон. Для того, чтобы деловые бумаги могли храниться в архивах достаточно длительное время, производится использование обложек, материалом изготовления которых выступает бескислотный картон.
Титульная сторона должна включать в себя о названии организации и группе документов. С целью упрощения объяснений производится нумерация отверстий с тыльной стороны. Обложка документов соответственно действующему законодательству должна иметь заверительную подшивку с титульной стороны. Ее нужно сделать на небольшом листке, который приклеивается к обложке. В записке в обязательном порядке необходимо указать информацию о количестве прошитых бумаг.
Если в документах имеются чертежи, фотографии или рисунки, то об этом нужно указать в заверительной записке. Опись папки с документами может производиться любым человеком. Но подпись на заверительной записке соответственно действующему законодательству должен ставить директор учреждения после предварительной оценки.
Прошивка документов может производиться различными способами. Выбор определенного из них напрямую зависит от особенностей деятельности организации. При прошивке документации необходимо в обязательном порядке руководствоваться действующим законодательством
Ответить
В студенческие годы проходила практику в госучреждении. Задача была научиться правильно подшивать документы. Помню, что постоянно велись дискуссии — сколько должно быть отверстий — три или четыре. Вобщем не очень простое занятие.
Ответить
Прошивать документы необходимо для их систематизации.
В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.
Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.
Какие нормы регулируют прошивание
Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:
- Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
- ГОСТ 51141 по делопроизводству;
- Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).
Какие документы требуют такого оформления
В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.
Сотрудники кадровой службы
отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:
- приказы личного состава,
- приказы общего состава,
- штатное расписание.
Бухгалтеры прошивают:
- авансовые отчеты,
- оборотные ведомости по материальным средствам,
- накладные,
- счета-фактуры,
- акты выполненных работ,
- путевые листы,
- кассовую книгу,
- ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.
Делопроизводители : входящую и исходящую документацию.
Прошивать документы можно используя следующие инструменты:
- Степлер;
- Нитки;
- Специальное оборудование.
Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.
Самым надежным считается подшивание дел нитками.
Общие правила оформления
Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется.
Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.
В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.
Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.
Пошаговая инструкция данной процедуры
Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.
Приготовить следующие инструменты и материалы
:
- Нитки. Лучше использовать капроновые.
- Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.
- Клей бумажный.
- Лист чистой бумаги.
- Скоросшиватель бумажный, картонный.
Порядок действий :
- Удалить скрепки, скобы из документа.
- Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
- В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.
- В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
- Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
- Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
- Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
- Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.
- После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
- Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.
- На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.». Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.
- На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.
Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.
Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции:
Кто и как заверяет
Документы заверяет руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель. Важно чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на документе.
Стоит сказать, что подписывая прошитые документы руководитель берет на себя обязательства за их содержимое или назначает за достоверность уполномоченного приказом.
Особенности оформления бухгалтерской документации
Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.
Нумерация делается простым карандашом. При сшивании документов составляется опись документов, находящихся в деле.
Опись состоит из следующих разделов:
- наименование документа,
- дата, когда составлялась опись,
- перечень документов,
- подпись ответственного лица.
Особенности подготовки документов на сдачу в архив
Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя:
- Систематизацию документов.
- Нумерацию.
- Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения.
- Заполнение описи.
- Оформление обложки документа.
Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, т.е. не менее 25лет.
Если же документы будут храниться в архиве организации менее 10 лет , допускаются некоторые послабления, а именно можно не проводить:
- Нумерацию листков в деле.
- Систематизацию листков в деле.
- Прошивание нитками, а оставить на хранение в папке-скоросшивателе.
Порядок прошивания такой, как и при обычном выполнении. Если в деле, подлежащем прошиванию более 250 листов , то необходимо разделить его на несколько томов. Каждый том подшивается.
Если документы планируется хранить более 25 лет , то при подготовке к прошиванию на дело накладывается дополнительная картонная обложка, которая защищает документы и нитки от излишнего трения и придает более красивый вид делу.
Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию
проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.
Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается. Если лист подшивают за середину, то будет считаться уже 2 листа.
Фотографии или картинки , а также схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. Конверты нумеруются в первую очередь отдельно от их бумажных вложений.
Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно.
Обложку оформляют следующим образом:
- Указывают название организации или учреждения.
- Подразделение.
- Срок хранения.
- Наименование дела.
Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения
может меняться. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.
Кроме того, указывается тема дела . Это могут быть акты, накладные, приказы и т.д. затем структурное подразделение и срок, за который находятся в нем документы или календарный год. Это первая и последняя даты документов.
Если документы сшиваются за календарный год, то следует указывать, к примеру, «Приказы 20015 года». Также указывается срок хранения : постоянный или определенный.
Опись не учитывается при нумерации листов в деле. Дела могут быть указаны по степени значимости. Например, устав, протоколы, планы.
Видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив рассмотрен здесь:
Подготовка для сдачи в налоговую
Для регистрации в качестве предпринимателя или юридического лица, а также внесения изменений в сведения в инспекции налоговой службы представляемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нововведения в этом случае не действуют, поскольку таким образом нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.
С июля 2013 года сдавать отчет в налоговую можно не сшивая документ. В Методических рекомендациях этот пункт исключен. На усмотрение предпринимателей сейчас есть выбор сдавать документы просто в скрепленном или прошитом виде.
Правила делопроизводства, однако, никто не отменял. И потому учредительные документы желательно все же прошивать вручную.
Прежде чем начинать работать с документами, нужно внимательно ознакомиться с соответствующими инструкциями по делопроизводству и документообороту. Это очень сложные нормы, содержащие множество мелких нюансов и деталей. Казалось бы, что может быть проще, чем сшить документ вручную и сдать его в архив. Но на практике это совершенно не так. Архив зачастую не принимает документ, если нарушено какое-либо правило делопроизводства. Приходится все делать заново.
Если вам знакома подобная ситуация, то наша статья поможет вам разобраться. Мы детально рассмотрим все вопросы, связанные с процедурой сшивания документа: от ГОСТов, регулирующих данный процесс, до оформления обложки и сшива на 3 или 4 дырки.
Какие нормы регулируют эту процедуру
Процедуру регламентируют сразу несколько инструкций:
- Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года.
- Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141 , именуемый «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов. К ним относятся:
- приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;
- инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;
- методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.
Оформляем обложку
Как известно, театр начинается с гардероба, а дело – с обложки. Первое, что нужно сделать – выбрать картонную обложку для дела. Хоть с первого взгляда и кажется, что все они одинаковы, это не совсем так. Выделяют три вида: стандартная, нестандартная и обложка для длительного хранения :
- Стандартные встречаются чаще всего, их размер составляет 229х324 миллиметра. Их используют в случае, когда листы имеют обычный, типовой размер.
- Нестандартная отличается размером и нужна, когда документ по какой-либо причине имеет специфический, не шаблонный размер.
- И последний вид – документ, который согласно законодательным нормам необходимо хранить в архиве более 25 лет. Он требует обложку из твердого картона. Поскольку период хранения довольно большой, то следует позаботиться о том, чтобы документ имел надлежащий вид и был пригоден для использования через такой промежуток времени. К тем документам, которые подлежат для сдачи в государственный архив, применяются обложки из бескислотного картона.
Нумерация листов
Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом .
Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа . Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов.
Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:
- Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
- В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
- В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др. Несмотря на это, их также нумеруют в общем порядке.
- Лист большего формата разворачивают и нумеруют в верхнем углу справа. Подшивать его нужно за один край, чтобы можно было беспрепятственно развернуть и прочитать текст документа.
- Касательно листов, на которые приклеены другие фрагменты, и которые невозможно разъединить, то нумеруется такой лист как один. Но в этом случае нужно на свободном месте или на обороте составить опись приклеенных фрагментов. При составлении общей описи в примечаниях или в заверительной надписи указывается, что на таком-то листе наклеен документ (его название), о чем составлена опись на листе. Обычно это могут быть фотографии, чеки или вырезки. Если же такой документ прикреплен степлером или приклеен с одного края, то он нумеруется так же, как и все остальные. Сведения об этом в описи не указываются.
- Специфические документы, например, чертежи, фотографии, диаграммы, занимающие весь лист, нумеруют на обороте листа в верхнем левом углу.
- Карты или схемы могут быть склеены из нескольких листов, они имеют один номер, но в примечаниях необходимо написать количество листов, находящихся в подобной склейке.
Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы. Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а. Другие листы не меняют свой номер. Устранять ошибки таким путем можно только согласовав данное исправление с сотрудником архива.
При наличии грубых ошибок документ подлежит перенумерации. Прежний номер аккуратно зачеркивается, и ставится новый. На новую нумерацию следует сделать и заверительную надпись. Старая надпись остается, но ее следует зачеркнуть.
Опись на документ
Любой документ, сдаваемый в архив, не только должен быть прошит, но и иметь свою опись. В ней содержатся следующие сведения:
- название данного документа;
- дата составления описи;
- аннотация;
- непосредственная опись – таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания;
- в конце содержится информация об итоговом количестве документов (цифровое значение и прописью).
После этого свою подпись ставит делопроизводитель с указанием его ФИО.
Процесс сшивания
Приступая к сшиванию документа, нужно убедиться, что вы имеете всё необходимое под рукой. Кроме самого дела вам понадобятся специальные нитки и игла, а также шило. Используются суровые нитки, банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210 . Последние являются наиболее часто используемыми в делопроизводстве.
Для начала уберите из документа все скрепки или иные металлические предметы и сложите дело ровной стопочкой. На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы. Дырки лучше всего делать на половине свободного поля левого отступа – примерно 1,5 см. Это важно, поскольку документ должен остаться читабельным после прошивки. Можно воспользоваться дыроколом, чтобы все отверстия имели ровные края, но будьте аккуратны, так как он не сможет сделать отверстия на большом количестве листов.
Все 3 дырки располагаются симметрично по высоте, расстояние между ними – около 3 см. Среднее отверстие должно быть на середине листа.
Иногда рекомендуют для того, чтобы дело не «развалилось», и не испортился титульный лист, приклеить полосы из картона в месте прошивания спереди и сзади. Через эти полоски и пройдет нить. Длина нитки зависит от стопки, стандартный размер – около 70 см.
Алгоритм прошивки на 3 дырки:
- Пропустите иглу через среднее отверстие, оставив на обратной стороне конец нитки.
- Теперь вдеваем нить в верхнюю дырку. Оба конца нити оказались на обратной стороне дела.
- Продеваем иглу в нижнее отверстие, выводя нить на титульную сторону.
- Снова пускаем нить в среднее отверстие.
- Нить прошла через все дырки, теперь можно завязать на обратной стороне документа крепкий узел из двух концов нитки. Оставлять нужно 5-6 см. На узел наклеивается заверительная надпись. Как ее сделать, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.
Можно прошивать документ и при помощи 4 отверстий. Делается это довольно просто. Пробивают 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси. Шьем стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне. Аналогично предыдущему способу завязывается узел.
Прошивать документ следует дважды, чтобы обеспечить его надежность и сохранность.
Вы можете посмотреть процесс подшивки архивной папки на следующем видео:
Заверение документа
После того, как дело уже пронумеровано и прошито, необходимо сделать заверительную надпись. Что же она собой представляет? Это лист бумаги размером 4 на 6 см. На этой наклейке делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано … листов (количество листов)» . Количество пишется и цифрами, и буквами. Затем следует указать должность того, кто прошил документы, его подпись и дату. Если дело заверяется печатью, то это также отмечается.
Данную надпись наклеивают поверх узла, при этом кончики нити остаются свободными. Подпись ставится после того, как высохнет клей, чтобы она не размазалась.
Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе. К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным. Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.
Какие документы и для чего нужно сшивать
Все документы, которые вы сдаете в архив либо для проверки в налоговые органы, пенсионный фонд или любой другой проверяющий орган, должны быть прошиты. Не принимается документ, скрепленный степлером или склеенный. Как мы уже отмечали ранее, если что-то не соответствует предъявляемым требованиям, то вас могут ожидать негативные последствия.
Основные документы, подлежащие подобной процедуре – кадровые и бухгалтерские. Обратите внимание, что в июле 2013 года налоговая служба дала разъяснения, в которых указала, что заявления и учредительные документы можно подавать в регистрирующий орган не прошитыми .
Документы, которые уже завершены в делопроизводстве, через год сдают в архив предприятия. В архивные учреждения сдаются те дела, у которых прошел законный срок хранения. Срок определен законодательством для различных их разновидостей. Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы – всего 20 лет, фотодокументация – 5 лет и т. д.
И государственные, и частные предприятия передают в архивное учреждение свои дела. Негосударственные структуры должны заключить соответствующий договор с Федеральной архивной службой.
Для налоговой инспекции и для архива подходит одинаковый способ сшивания, описанный выше. Что касается бухгалтерской документации, рассчитанной на длительное хранение (свыше 10 лет), то ее прошивают на 5 отверстий. И учитывайте, что бумага для заверительной надписи также нужна особая – папиросная. Это делается для того, чтобы отчетливо был виден узел, что препятствует возможному нарушению целостности документа.
Не забывайте о том, что прошивать документы имеет право тот человек, у которого это прописано в должностной инструкции. Некачественная прошивка может быть использована против вас, если не досчитаются какого-либо важного листа, или он будет изменен.
Каждое структурное подразделение предприятия, каких бы размеров оно не было, хоть раз сталкивалось с необходимостью подшивки документов.
Это становится необходимым и для сдачи в архив, и для некоторых юридических процедур. Есть несколько методов выполнения подшивки. О них речь пойдёт ниже.
Подшивка по форме
Любое предприятие на протяжении года формирует определенный объем документов, часть из которых после истечения сроков хранения, должна перейти в архив. Сюда можно отнести документы, которые уже исполнены, а также документы, связанные с персоналом предприятия. Согласно сложившейся практике, дела передаются в архив, через год после того, как они завершены в делопроизводстве.
Обязанность по передаче документов возложена на сотрудников службы, ответственной за документооборот, либо доверяется секретарю, бухгалтеру и другому ответственному лицу, и закрепляется соответствующим приказом.
Кроме того, здесь также задействуются секретари обособленных подразделений. Естественно, передача дел происходит исключительно после их окончательного оформления.
Эта процедура включает в себя несколько этапов:
- Дела проходят проверку на правильность распределение документов по группам;
- Совершается подшивка;
- Проверяется нумерация страниц;
- Оформляется сопроводительная надпись;
- Совершается внутренняя опись;
- Производится коррекция реквизитов на переплете. Имеется в виду, возможное изменение наименования предприятия, регистрационного индекса, а также коррекция сроков передачи и заголовков;
- Осуществляется опись оформляемого дела.
Допускает частичное оформление дел, у которых срок хранения не превышает 10 лет.
Кроме того, разрешено:
- Не делать систематизацию документов;
- Не совершать нумерацию страниц;
- Исключить оформление заверительной надписи;
- Исключить прошивку дел.
Законодательство о «шитье»
Делопроизводство и документооборот являются достаточно сложными процессами. Нередки случаи, когда подготовленные и переданные в архив документы возвращаются по причине неправильного оформления. Поэтому возникает вполне закономерный вопрос, как все-таки правильно сшивать документацию? Найти ответ можно в Методических рекомендациях по делопроизводству, которые закреплены приказом Росархива от 23.12.2009 г.
>Законодательство регламентирует процедуру подшивки. На этот счёт даны рекомендации, которых следует придерживаться. Неправильное сшитые документы могут быть неприняты в архив на хранение.
Архив любого предприятия позволяет сохранять документы на протяжении определенного временного времени. Затем указанная документация в обязательном порядке сдается в архивы.
Законом предусмотрены вполне конкретные сроки, позволяющие сохранять следующие документы:
- В отношении персонала, нотариальные записи, хозяйственные книги - 75 лет;
- Документы, связанные с переходом государственного жилищного фонда в частную собственность - 75 лет;
- Патенты касательно изобретений - 20 лет;
- По капитальному строительству - 20 лет;
- Конструкторская документация - 20 лет;
- Научные труды - 15 лет;
- Архивная документация предприятий, связанных с сельским хозяйством - 5 лет;
- Кино - и фотодокументация - 5 лет;
- Видео - и фотодокументация - 3 года.
Когда происходит ликвидация предприятия, тогда документы с бессрочным периодом хранения переходят в архив государства. Кроме того, документы по персоналу организации также подлежат передаче.
В случае с негосударственными организациями необходимо отметить, что для них предусмотрен особый режим взаимоотношений. В частности, закон обязывает их заключать отдельное соглашение с Федеральной архивной службой. Если договор будет заключен с опозданием, тогда архив будет обязан принять только те документы, которые связаны с персоналом предприятия. Судьбу остальной документации, т. е. место ее хранения, будет определять глава ликвидационной комиссии.
Подлежащие прошивке документы
Согласно букве закона, необходимо прошивать все документы, состоящие более чем из двух листов. Это касается и копий уставных документов. Однако документы, не подлежащие последующей передаче в архив, могут не прошиваться.
Для чего это может понадобиться?
Основным фактором, объясняющим необходимость, выступает возможная защита документов, например, от изъятия или подмены листов. В связи с этим их прошивают нитками, нумеруют и опечатывают.
Подобная необходимость возникает по отношению к бухгалтерским, кадровым документам, а также книгам учета прибыли и особо важным соглашениям.
Дополнительно в этот перечень могут быть включены нотариально удостоверенные копии и переводы. К тому же подшитые документы легче хранить. Оформленные, таким образом, дела занимают меньше места. Тогда как, ниточный переплет и опечатывание позволяют подтвердить целостность документации. Другим официальных способов пока не придумали.
Как правильно сшить документы в архив
По итогам оформления дела последним этапом является подшивка. Это подразумевает удаление всех металлических предметов (скрепок, булавок). Затем документы подлежат освобождению от скоросшивателя.
Если документы укомплектованы, нужно добавить чистый лист для сопроводительной надписи. Кроме того, в начале дела можно дополнительно вложить листы для проведения внутренней описи. Но, если уже имеются напечатанные бланки, то можно добавить их.
Нормативными актами установлены ограничения, относительно количества страниц в каждом деле. Поэтому допускается укомплектовывать дела до 250 листов . На тот случай, если в течение года собралось больше документов, их нужно разделить на отдельные тома. По стандартной процедуре подшивка документов производится в твердой обложке.
Если материалы дела содержат документы разного формата, нужно подшивку осуществлять на 4 прокола. Это делается с той целью, чтобы надежно скрепить документы.
Что касается дел, у которых большие сроки хранения, то в этом случае их можно прошивать насквозь, вместе с обложкой. Тогда как, общепринятая процедура по сшиванию документов с постоянными сроками сбережения, предусматривает начало подшивания с листа, который идет вслед за переплетом. Затем, на первый лист нужно наложить картонную прокладку и прошить дело. Это нужно для того, чтобы предохранить нитки от скорого изнашивания.
Здесь не стоит забывать, что дело фактически будет храниться вечно. Основным во время подшивки является контроль границ, поэтому нужно также следить за тем, чтобы нити не заходили за текст. Он должен быть легко читаем даже в прошитом виде.
Документы, у которых срок хранения не более 10 лет, могут храниться без прошивки в скоросшивателе.
В некоторых учреждениях для удобства используют специальные машины-брошюраторы. Но такой способ неприемлем для архивной подшивки.
Очередным этапом в делах бессрочного хранения является нумерация. Ее обычно делают для удобства в работе с документами. Чтобы произвести нумерацию используют черный карандаш или специальный нумератор. Для простановки цифр предусмотрено отдельное место, это верхний правый угол документа.
Следует отметить, что нумерация происходит исключительно на лицевой стороне. Цифры не должны задевать основной текст. Запрещено применение разноцветных карандашей. Не допускается также использование чернил.
Когда в дело помещен лист большего формата, чем А4, тогда разрешено подшивать его за один край и складывать, после чего его нужно пронумеровать как 1 лист. На тот случай, если лист был сложен, а затем подшит за середину, тогда его нужно пронумеровать как 2 листа. Иллюстрированные материалы подлежат нумерации на обратной стороне.
Для простановки цифр предусмотрено отдельное место — это верхний левый угол документа. В случае прошивания конвертов, которые сопровождаются вложения, такие документы подлежат самостоятельной нумерации. Вложения же нумеруются цифрой, которая идет за той, что на конверте. Если нужно разделить дело на отдельные тома, тогда каждое из них нумеруется по отдельности.
Оформлением обложки происходит еще на стадии заведения дела. Здесь нужно руководствоваться рекомендациями ГОСТ 17914-72. «Обложки дел продолжительного хранения…».
Поэтому на этапе заведения отдельного дела, отдельные сведения выносятся на переплет, в частности:
- Название предприятия;
- Наименование обособленного подразделения;
- Индекс делопроизводства;
- Название дела;
- Период хранения.
Дела, которые должны перейти на бессрочное хранение в обязательном порядке прошиваются в прочную картонную обложку, на которой крепится корешок. Образовавшаяся папка не может быть толще 4 см.
Архивная книга имеет свой стандарт, который не может превышать — 320 х 230 мм.
Чтобы упростить процедуру прошивки, можно пользоваться архивными папками. Отдельным вариантом для решения этой задачи, служат переплетные станки. В качестве другого варианта можно привести процедуру подшивания банковских кассовых документов. Толщина папки этой категории документов может достигать до 10 см.
Итак, анализируя архивную обработку документов, можно прийти к выводу, что самым тяжелым занятием является процедура сверление бумажных блоков. Впрочем, здесь могут прийти на помощь высокопроизводительные бумагосверлильные машины.
Подготовительные работы
Чтобы сшить документы, нужно вначале выровнять стопку бумаги. Но, если пачка содержит большое количество документов, состоящее из маленьких листов, тогда необходимо уложить пачку так, чтобы ее можно было равномерно зажать струбциной. Чтобы выровнять слишком большое количество документов, например, до 1 000 листов в таком случае разумно пользоваться электрическим сталкивателем бумаги.
После укладки документов, нужно их хорошо закрепить в струбцине, после чего можно начать сверлить весь блок. При этом количество отверстий может быть 2–5 шт. Сверления осуществляется при помощи обычной электродрели или специализированного прошивочного оборудования. Отдельные прошивочные модели оснащены механизмом, который обеспечивает автоматическое продевание нитки через проделанные отверстия. На тот случай, если сверление происходит с помощью дрели, не стоит торопиться изымать документы из струбцины, чтобы не сместились отверстия.
Вручную нитками
Фото: Как правильно сшить документы нитками
На вопрос, как правильно сшивать документы ниткой, необходимо сказать, что для этого нужно взять обычную иглу, нить и прошить листы, у которых всего 2 прокола.
После того как документ прошит, нужно связать концы нитки на обратной стороне документа и приклеить на образовавшийся узелок небольшой бумажный отрезок.
После чего делается заверительная надпись о том, сколько в документе содержится листов, кем он удостоверен. Эта процедура делается с таким расчетом, чтобы надпись (печать) выступала за границы наклейки. Следует напомнить, что страницы подлежат обязательной нумерации. Правильно сшивать документы ниткой как показывает практика просто, но, к сожалению, этот способ имеет свои ограничения. Более 5 листов достаточно тяжело проколоть иглой. Поэтому лучше использовать в таких случаях дырокол.
Дыроколом (прошнуровка)
Как говорилось выше, если документов больше чем 5 листов, лучше использовать ручные прошивочные устройства. Еще лучшим решением могут устройства с электроприводом (электродыроколы). Для этого на полях документа равномерно распределяются 4 отверстия, но, с таким учетом, чтобы текст был доступен для чтения.
Далее используется прошнуровка документов, с ее помощью произойдет упорядочивание документов, а также будет обеспечен контроль их сохранности. Такие правила регламентированы разными нормативными актами. Прошиваются таким образом договора, нотариально удостоверенные документы, кассовые книги, банковские документы. В этот список также входят личные дела, журналы регистрации, а также бланки строгой отчетности
Смотрите видео, как просто сшить документы с помощью дырокола:
Сопроводительные надписи
После сшивания и нумерации дела, нужно оформить заверительную надпись. На практике это делается на отдельном листке бумаги, который потом закрепляется на обороте дела. Обязательным к указанию в заверительной надписи, является количество пронумерованных листов.
Эти сведения указываются как цифрами, так и прописью.
Следует отметить, что на сопроводительной надписи должна указываться должность ответственного лица и расшифровка подписи. Подготовленная надпись крепится с помощью качественного клея. При этом ее функцией также является зафиксировать узел. С таким расчетом, чтобы концы нити были свободны. Все это в конце скрепляется печатью, оттиск которой должен быть на наклейке и листе.
Территория регистрации субъекта хозяйствование отражается в статистическом коде. Читайте, что такое
Страховые взносы ИП обязательны к уплате в установленные сроки. Подробнее узнайте
Насколько актуальна прошивка документов в 2019 году?
В любой организации имеется свой внутренний архив, который обеспечивает систематизацию различных документов. Сюда входят бухгалтерские регистры, распоряжения по персоналу и т. д. Документация, предназначенная для последующей передачи на хранение в государственный архив, в обязательном порядке должна пройти подготовительную процедуру в соответствии с существующим ГОСТом.
И в 2019 году никто не отменял обязательную процедуру. Таким образом, прошивка документов актуальности не утратила.
