В любой компании, независимо от организационно-правовой формы, ежедневно в процессе оперативной деятельности создаются десятки, сотни и даже тысячи документов различных видов: исходящие письма, приказы по основной или административно-хозяйственной деятельности, распоряжения руководства, протоколы оперативных совещаний или заседаний совета директоров, а также договоры, счета, счета-фактуры и др.
Документооборот с момента регистрации юридического лица и до момента его закрытия (а зачастую – и после) имеет ключевое значение для полноценной работы компании. Профессионально организованная система документооборота в организации позволяет управлять информацией, иметь доступ к истории любого интересующего вопроса, осуществлять контроль за работой отдельных сотрудников или целых подразделений, а также поддерживать управленческую деятельность, подтверждая принятые на предприятии решения, отслеживая ход их выполнения и фиксируя результаты.
Делопроизводитель – «информационный фильтр» организации
Одна из главных задач делопроизводителя – организовать систему делопроизводства и нести ответственность за доверенный ему участок работы. Напомним, что делопроизводитель, как правило, осуществляет регистрацию и хранение таких документов, как исходящие и входящие письма, приказы по основной деятельности, распоряжения, протоколы оперативных совещаний, а также, по поручению руководителя, иных виды документов, которые не переданы в ведение специализированных отделов. На первый взгляд делопроизводитель в лице секретаря или помощника руководителя имеет весьма опосредованное отношение к тем документам, которые издают сотрудники компании или ее структурные подразделения. Но на самом деле это не совсем так.
Работа секретаря-делопроизводителя часто недооценивается сотрудниками организации. Как правило, это связано с тем, что законодательно в нашей стране не предусмотрена административная или иная ответственность за нарушение правил ведения делопроизводства и организации документооборота. Действующие в стране методические документы и стандарты носят рекомендательный характер и не содержат информацию о мерах ответственности за их неисполнение. Однако стоит помнить о том, что халатное отношение к документам, их оформлению, изданию, хранению, регистрации может привести к неприятным последствиям. К примеру, при утере письма или документа возникает необходимость его повторного составления, согласования, подписания, что влечет за собой существенные временные потери. Своевременно не зарегистрированное письмо или уведомление государственных органов и служб (к примеру, от налоговой инспекции) может привести к срыву сроков предоставления запрашиваемых документов, а в некоторых случаях – штрафам и пеням.
Как правило, при возникновении проблем, связанных с неверным оформлением документов, неправильным хранением архивов, утере важных для компании документов претензии руководства адресуются именно к ответственным за делопроизводство. Однако делопроизводитель зачастую не имеет возможности отследить каждый документ, проверить его надлежащее оформление, зарегистрировать соответствующим образом, поскольку нередко составителями и исполнителями различных видов документов являются другие сотрудники организации. Делопроизводитель – это своего рода «информационный фильтр» организации : через него проходит большинство документов компании, переписка с партнерами и контрагентами; именно к нему обращается как руководитель, так и сотрудники, когда возникает необходимость найти какой-то документ, просмотреть историю переписки, проверить дату поступления или отправки тех или иных документов. Каждый из отделов компании в процессе своей деятельности создает определенный круг документов. Так, отдел кадров ведет кадровое делопроизводство в соответствии с трудовым законодательством, оформляет различные виды кадровых документов на утвержденных бланках, ведет собственную нумерацию исходящих документов и руководствуется законодательными и нормативными актами, действующими в данной области делопроизводства. Финансовый отдел руководствуется принятыми в Российской Федерации законами и законодательными актами в области бухгалтерского учета, ведет учет финансовых документов (счетов, счетов-фактур, накладных). Юридический отдел отвечает за оформление, регистрацию, хранение и архивирование всех видов юридических документов (договоров, соглашений, претензий, протоколов заседаний учредителей и др.).
Делопроизводителю не обязательно знать законодательную и нормативную базу, которой руководствуется каждый из отделов организации, однако необходимо учитывать особенности документооборота отделов для организации системы делопроизводства на предприятии и согласовать внутренний регламентирующий документ (инструкцию по делопроизводству, положение о делопроизводстве) со всеми отделами организации.
Важный документ или «лишняя бумажка»?
При организации системы документооборота и разработке Положения о делопроизводстве в организации необходимо заручиться всесторонней поддержкой юридической службы.
Основными задачами юридической службы являются:
- укрепление законности в деятельности организации;
- анализ документов и решений, принятых в организации, на предмет соответствия тем или иным законодательным актам;
- защита прав и законных интересов предприятия и работающих в нем сотрудников.
Практика показывает, что взаимодействие юриста и помощника руководителя, выполняющего обязанности делопроизводителя, не всегда является эффективным. Зачастую причина этого – постоянная занятость юриста и выполнение им «более важных» задач, нежели согласование переданного ему письма, приказа, Положения о делопроизводстве или пакета документов для отправки контрагенту.
Если роль делопроизводства недооценивается юристом организации, необходимо напомнить ему о том, что если делопроизводство в организации систематизировано и регламентировано на всех уровнях, то следовать установленному порядку должна и юридическая служба. Один из аргументов в таком разговоре может быть таким: «Я исполняю поручение своего руководителя, который считает необходимым стандартизировать документы, создать единую систему документооборота и прописать принципы ведения делопроизводства.
В некоторых случаях юристы ссылаются на то, что это «лишние бумажки, которые только осложняют работу», однако здесь нужно помнить о том, что внутренний документ компании, подписанный первым лицом, является обязательным для исполнения всеми сотрудниками организации. Кстати, причиной нежелания сотрудников организации согласовывать пункты Положения о делопроизводстве часто является тот факт, что введение такого документа добавляет ответственности и требует повышенного внимания при оформлении и подготовке документов.
Между тем Положение о делопроизводстве и контроль за его исполнением со стороны делопроизводителя дает юридической службе гарантию того, что ни один документ не покинет стены офиса до тех пор, пока не будет надлежащим образом согласован и утвержден. Кроме того, на самом деле документ позволит в дальнейшем экономить время, поскольку четко прописанный регламент согласования документов с указанием сроков освободит юриста от лишних и несвоевременных вопросов, с которыми часто обращаются сотрудники организации.
Не всегда процесс разработки и утверждения данного положения проходит легко, поскольку требуется тщательный анализ документов и процессов документооборота в организации. Однако в будущем наличие такого документа и его исполнение существенно облегчит делопроизводителю контроль за ведением делопроизводства и документооборота, а сотрудникам отделов – подготовку и оформление документов.
Нормативная базаНесмотря на то что законодательно закрепленных, обязательных к исполнению требований к ведению делопроизводства нет, существует ряд документов, на которые необходимо опираться при организации системы делопроизводства и которые составляют нормативно-методическую базу делопроизводства. И хотя некоторые из них утратили силу, из них также можно почерпнуть полезную информацию. ■ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является важнейшим нормативным документом для оформления деловой корреспонденции, документации, который отражает в том числе требования к оформлению управленческих документов. Стоит отметить, что ГОСТ Р 6.30-2003 является единственным государственным стандартом по оформлению организационно-распорядительной документации и носит рекомендательный характер. ■ Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536; утратила силу). Она может быть взята за основу для разработки положения или инструкции по делопроизводству в организации (например, можно использовать основную структуру и обязательные пункты Типовой инструкции и привести ее в соответствие с особенностями ведения делопроизводства в конкретной организации). ■ Рекомендации по ведению делопроизводства в организации (утверждены заместителем руководителя Росархива 31.12.2003)могут служить методическим пособием для составления или совершенствования уже имеющихся инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организаций независимо от масштабов и направлений их деятельности, численности персонала, форм собственности и подчиненности. ■ Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)могут быть полезны для разработки номенклатуры дел организации, поскольку в них отражены основные требования, предъявляемые к номенклатуре дел. Номенклатура дел используется для формирования и передачи дел в архив, проведения экспертизы ценности документов и является обязательным документом для любой организации. ■ Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000; утратил силу), устанавливает сроки хранения отдельных видов документов, издаваемых организацией, в т.ч. исходящих и входящих писем, протоколов, справок, кадровых документов и др. Данный Перечень может использоваться для работы практически в каждом отделе организации, поскольку включает документы, касающиеся практически всех областей ее деятельности. Сроки хранения документов указываются в номенклатуре дел отделов и/или номенклатуре дел по организации в целом. Срок хранения документа, не вошедшего в Перечень, определяется организацией самостоятельно: он согласовывается с руководителем и утверждается приказом, на основании которого документы определенного вида будут храниться в течение указанного в данном приказе срока. ■ Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 11.02.2013) регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. |
Определение круга задач, требующих взаимодействия
Поскольку делопроизводитель является своеобразным «информационным фильтром» организации, а юрист проводит анализ документов и решений, принятых в организации, на предмет соответствия нормативным актам, оказывает правовую помощь в составлении документов одновременно с разработкой системы делопроизводства и документооборота, необходимо определить круг вопросов и задач, требующих совместной работы делопроизводителя и юриста (см. Таблицу).
Распределение обязанностей по разработке системы делопроизводства
|
Задачи делопроизводителя |
Задачи юридической службы |
|
Разработка проекта Положения о делопроизводстве |
|
|
Разработать проект Положения |
Провести анализ проекта Положения на предмет соответствия законодательным актам и с точки зрения соблюдения интересов компании в целом и ее работников в частности |
|
Учесть особенности делопроизводства и документооборота в организации в целом и в обособленных подразделениях/отделах |
Проверить соответствие принципов ведения документооборота между отделами и сотрудниками положениям об отделах/подразделениях и должностным инструкциям сотрудников |
|
Предоставить Положения на согласование юристу |
Предоставить делопроизводителю список документов и решений, которые требуют обязательного юридического согласования, с указанием сроков; провести согласование Положения |
|
Приказ о назначении ответственного за ведение делопроизводства в организации (Пример 1) |
|
|
По поручению руководителя подготовить проект приказа, предоставить на согласование юристу, после проставления визы согласования на документе представить на подпись руководителю и ознакомить с приказом сотрудников компании |
Провести согласование приказа, проставить на документе визу согласования. Если с юридической точки зрения потребуется письменное согласование руководителей отделов организации – произвести согласование и разъяснить возникшие вопросы |
|
Введение в действие Положения о делопроизводстве |
|
|
Подготовить согласованное с юристом и отделами/руководителями отделов компании Положение для подписания руководителем, после утверждения – ознакомить с ним сотрудников организации |
Провести финальную проверку документа и проставить на Положении визу согласования (Пример 2) |
|
Бланки документов, являющихся приложением к Положению о делопроизводстве в организации |
|
|
Разработать бланки видов документов, которые издаются в организации, и оформить их в качестве приложения к Положению |
Провести юридическую экспертизу бланков, проверить оформление наименования организации в соответствии с уставными документами, а также юридический и фактический адреса и банковские реквизиты организации |
|
Карточка организации |
|
|
Делопроизводитель предоставляет карточку контрагентам и сотрудникам организации по запросу |
Составить карточку предприятия, проверить на соответствие данным, указанным в уставных документах, согласовать документ и предоставить делопроизводителю |
|
Входящие и исходящие письма |
|
|
При получении входящего письма, содержание которого касается юридических или спорных вопросов, договорных, партнерских отношений организации со сторонними компаниями, необходимо передать копию письма на рассмотрение юристу, независимо от того, кому из сотрудников оно было адресовано |
Ознакомиться с входящим письмом и, в случае необходимости, дать рекомендации исполнителю письма относительно того, как юридически грамотно подготовить ответ. При подготовке ответного письма желательно проставить на документе визу согласования |
|
При оформлении исходящих писем, касающихся юридических вопросов, договорных, партнерских отношений организации со сторонними компаниями, необходимо согласовать текст письма с юридической службой, прежде чем письмо будет подписано исполнителем/руководителем и направлено адресату |
Провести согласование исходящего письма и проставить визу согласования. При возникновении вопросов по содержанию письма обсудить их с исполнителем письма, руководителем организации |
|
Сопроводительные письма |
|
|
При отправке документов по поручению руководителя или какого-либо отдела/сотрудника составить сопроводительное письмо о направлении документов с указанием документов в списке приложений. В случае если направляются документы, касающиеся финансовой деятельности организации, юридические документы, копии или оригиналы договоров, протоколы заседаний совета директоров, копии уставных документов, то согласование с юристом является обязательным. |
Согласовать сопроводительное письмо и отправку указанных документов. В случае возникновения вопросов о необходимости/цели отправки каких-либо документов выяснить у исполнителя основание отправки или получить запрос, в соответствии с которым требуются направить указанный пакет документов |
|
Приказы, распоряжения |
|
|
Оформление и регистрация приказа по основной деятельности является обязанностью делопроизводителя независимо от того, кто является составителем текста приказа или распоряжения. Проект приказа или распоряжения перед подписанием у руководителя необходимо согласовать с юристом. Согласованный проект приказа необходимо предоставить руководителю на подпись вместе с проектом приказа. Кроме того, можно получить визу юриста на готовом приказе – тогда хранение проекта приказа является не обязательным. Нередко руководитель назначает ответственное лицо для исполнения приказа. Необходимо согласовать с юристом, входит ли выполнение порученного задания в обязанности конкретного сотрудника и есть ли у него полномочия для реализации поставленной задачи |
Провести анализ решения руководства на соответствие юридическим нормам, а также проверить правильность указания всех необходимых реквизитов, поставить визу согласования на проекте приказа или на готовом приказе/решении. Проверить, входит ли выполнение порученного задания в должностные обязанности сотрудника и есть ли у него полномочия для реализации поставленной задачи. Если возникнут противоречия – предложить другую кандидатуру или уведомить руководителя о некорректности назначения ответственного лица |
|
Журналы регистрации приказов по основной деятельности |
|
|
Одной из обязанностей делопроизводителя является регистрация приказов по основной деятельности и ведение журналов регистрации приказов. Не лишним будет раз в квартал или чаще/реже (по необходимости) предоставлять журнал на проверку юридической службе |
Анализ журнала регистрации приказов с целью проверки правильности ведения нумерации приказов, наличия приказов в архиве делопроизводителя, а также отслеживания легитимности и хода принятия управленческих решений, отраженных в приказах и распоряжениях |
|
Подписание документов |
|
|
При подготовке исходящих писем, отправке различных видов документов следует проверять наличие подписей на документах. В случае если документ подписан лицом, не имеющим права подписи, необходимо проконсультироваться с юристом |
Проверить легитимность подписи работника на документе. Рекомендуется составить отдельный документ или предложить внести в Положение о делопроизводстве информацию о предоставлении права подписи отдельных видов документов сотрудниками организации |
|
Печати и штампы |
|
|
Как правило, основной печатью является печать организации, которая находится у первого лица компании или в финансовом отделе/бухгалтерии. Кроме того, часто отделы/подразделения имеют собственные печати или штампы («Отдел кадров», «Бухгалтерия», «Производственный участок № 7»). Для систематизации и контроля использования печатей и штампов в организации необходимо разработать и утвердить Положение о печатях и штампах в организации. Задача делопроизводителя – составить список используемых печатей и штампов, лиц, у которых они хранятся, подготовить проект положения о печатях и штампах в организации и предоставить его на согласование юристу |
Необходимо определить перечень должностных лиц, ответственных за хранение печатей и штампов, полномочия по использованию печатей и штампов и виды документов, на которых эти печати могут проставляться. Поскольку печать заверяет подпись должностного лица на документе, необходимо также указать, чьи подписи заверяются отдельными печатями. При возникновении вопросов о полномочиях сотрудников/отделов необходимо провести анализ должностных обязанностей сотрудников, а также согласовать с руководителем список печатей и штампов и перечень ответственных должностных лиц |
|
Согласованное Положение о печатях и штампах необходимо оформить для утверждения руководителем. В приложении к положению необходимо проставить оттиски печатей и штампов. Приказ и Положение о печатях и штампах перед подписанием и утверждением у руководителя необходимо согласовать с юристом |
Необходимо согласовать итоговый вариант Положения о печатях и штампах, текст приказа о введении в действие данного Положения, список должностных лиц, ответственных за хранение и использование печатей и штампов, а также проверить наличие оттисков и штампов в приложениях. Проставить визу согласования на приказе о введении в действие Положения о печатях и штампах и на самом Положении. Если у работников организации возникнут вопросов по пунктам Положения, дать необходимые разъяснения |
|
Положения, инструкции, регламенты |
|
|
По поручению руководителя, а также по собственной инициативе в случае необходимости разрабатывать иные положения, инструкции, регламенты, необходимые для совершенствования системы делопроизводства и документооборота в компании; участвовать в разработке и согласовании положений и инструкций, предлагаемых другими сотрудниками/отделами, для проверки правильности составления и оформления документов |
Совместно с делопроизводителем составить перечень необходимых для разработки положений и инструкций. В случае разработки положения делопроизводителем – оказывать поддержку в юридической экспертизе документов и проводить консультации. Если разработку документа ведет другой сотрудник или отдел, необходимо получить согласование делопроизводителя в части оформления, правописания, а также (при необходимости) содержания документа |
|
Номенклатура дел организации |
|
|
Для составления номенклатуры дел в организации необходимо, чтобы каждый отдел разработал свою номенклатуру, в которой должны быть указаны виды документов, номера дел, сроки хранения с указанием основания (стандарт, закон, перечни) и др. Задача делопроизводителя – оказать необходимую методическую и информационную поддержку отделов при составлении номенклатур, а также разработать единую номенклатуру дел организации, состоящую из данных, предоставленных отделами |
Осуществлять методическую, информационную поддержку, проводить консультации делопроизводителя и сотрудников компании при разработке номенклатуры дел. Согласовать номенклатуру дел и проверить внесенные данные на соответствие существующим законодательным актам во всех необходимых сферах деятельности (финансовой, кадровой, делопроизводственной и др.). |
Пример 1
Приказ о назначении ответственного за ведение делопроизводства в организации
Открытое акционерное общество «Магнолия»
(ООО «Магнолия»)
ПРИКАЗ
13.01.2014 № 002
г. Москва
О назначении ответственного за ведение делопроизводства
В целях совершенствования и повышения эффективности
документационного обеспечения в ООО «Магнолия» (далее – Компания)
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Назначить помощника руководителя Солнцеву М.Ю. ответственной за организацию и ведение делопроизводства с 13.01.2014.
- Помощнику руководителя Солнцевой М.Ю. разработать совместно с юридической службой Положение о ведении делопроизводства в Компании в срок до 20.01.2014.
- Помощнику руководителя Солнцевой М.Ю., юристу Максимову Д.М. разработать проекты бланков исходящего письма, приказа, распоряжения в Компании, а также иных видов документов, использующихся в текущей деятельности организации.
- Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор Перепелкин А.Е. Перепелкин
Пример 2
Фрагмент Положения о делопроизводстве, согласованного с юристом и утвержденного руководителем
ПОЛОЖЕНИЕ О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
В ООО «МАГНОЛИЯ»
I. Общие положения
1.1. Положение о делопроизводстве в ООО «Магнолия» (далее – Положение) разработано в целях совершенствования документального обеспечения управления и повышения его эффективности.
Инструкция – нормативный документ, устанавливающий единые правила составления и оформления документов, ведения учета, регистрации, контроля исполнения документов.
Это далеко не полный перечень вопросов и задач, которые требуют совместной работы делопроизводителя и юриста, однако основные моменты мы затронули.
Для того чтобы с самого начала организовать слаженную работу делопроизводителя и юридической службы, рекомендуется прописать основные совместно решаемые задачи в Положении о делопроизводстве. В зависимости от потребностей организации, предложений, которые могут быть внесены юридической службой, в документ может быть включен отдельный блок, посвященный регламенту взаимодействия отделов, порядку согласования документов, а также срокам их согласования и утверждения.
Делопроизводство и документооборот являются ключевыми компонентами эффективной деятельности организации. Наличие четкой системы документооборота позволяет наладить взаимодействия между внутренними отделами, подразделениями, департаментами, а слаженная совместная работа сотрудников и отделов является залогом успеха компании в целом.
В рамках данной статьи под делопроизводителем мы будем понимать сотрудника организации, ответственного за ведение делопроизводства в организации.
Кто решает вопрос о ведении кадрового делопроизводства в обособленном подразделении? У нас вы сможете скачать эталон бланка приказ о предназначении ответственного кадрового делопроизводства. Ответственной за ведение кадрового делопроизводства ооо пути.
Эталоны приказа о предназначении ответственного за ведение кадрового. Минске, также институт внештатных инспекторов архивов и делопроизводства.
Приказ о назначении ответственного за ведение - superjob
В случае если документ подписан лицом, не имеющим права подписи, нужно проконсультироваться с юристом проверить легитимность подписи работника на документе. Но стоитпомнить о том, что небрежное отношение к документам, их оформлению, изданию,хранению, регистрации может привести к противным последствиям. Положение о ведении делопроизводства в компании в срок до20.
Северо-кавказский федеральный университет
Приказ в свободной форме следует издать до подачи. Приказ о предназначении ответственного за ведение делопроизводства. Так как печать заверяет подпись должностного лица на документе, нужно также указать, чьи подписи заверяются отдельными печатями.
Министерства юстиции и департамента - исследование и внедрение в практику работы российского и забугорного опыта организации и методики воплощения контрольной деятельности. Но если экспертная комиссия уже сотворена ранее, поглядите на ее состав. Практика указывает, что взаимодействие юриста и помощникаруководителя, выполняющего обязанности делопроизводителя, не всегда являетсяэффективным.
Централизованное ведение кадрового делопроизводства кадровые. Лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства (см. В связи с этим направьте внимание на дату издания такового приказа.
Первым, что у вас потребуют проверяющие, это приказ о предназначении лиц, ответственных за ведение делопроизводства и сохранность. Не считая того, нередко отделыподразделения имеют собственные печати либо штампы (отдел кадров, бухгалтерия, производственный участок 7). Эталон 2) нужно издать приказ об утверждении форм. 
О назначении ответственных за учет, хранение и использование документов ДСП в подразделениях Санкт-Петербургской таможни
Государственный таможенный комитет Российской Федерации
Северо-Западное таможенное управление Российской Федерации
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ
О назначении ответственных за учет, хранение и использование
документов ДСП в подразделениях Санкт-Петербургской таможни
В соответствии с указанием СЗТУ России от 27.04.99 г. N 22-16/173 и в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и контроля за исполнением документов ДСП в подразделениях Санкт-Петербургской таможни
приказываю:
1. Назначить в таможенных постах и отделах должностных лиц, ответственных за учет, хранение и использование документов ДСП (Приложение 1).
2. Начальникам таможенных постов и отделов обеспечить:
2.1. В своих подразделениях организацию работы с документами ДСП в соответствии с требованиями Приказа ГТК России от 23.09.96 г. N 582 ДСП Об утверждении Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения в таможенных органах.
2.2. В срок до 24 мая 1999 г. на основе типовой (см. Приложение 2), в соответствии с Приказом ГТК РФ от 16.02.98 г. N 80 Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа РФ разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за работу с документами ДСП в подразделении.
2.3. О всех изменениях в составе должностных лиц, ответственных за работу с документами ДСП, незамедлительно информировать отделение специальной информации.
3. Контроль за выполнением установленных требований по работе с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, осуществляет отделение специальной информации (Василькова М.В.).
4. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Делопроизводитель (ответственный за входящую корреспонденцию)
Типовой образец
УТВЕРЖДАЮ
___________________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п. его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
Должностная инструкция
делопроизводителя
(ответственного за входящую корреспонденцию)
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
20__г. N__________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
И в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию,
1.2. На должность делопроизводителя, ответственного за входящую
корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное
Порядок контроля за прохождением служебных документов и
материалов;
Основы организации труда;
Правила эксплуатации вычислительной техники;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда.
1.5. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, в
своей деятельности руководствуется:
Положением о ____________________________________________________;
(канцелярии, отделе документационного обеспечения, ином
структурном подразделении)
Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
Настоящей должностной инструкцией;
- _________________________________________________________________.
1.6. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию,
непосредственно подчиняется ____________________________________________.
(заведующему канцелярией, начальнику отдела
документационного обеспечения)
1.7. Во время отсутствия делопроизводителя, ответственного за
входящую корреспонденцию, (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности
исполняет лицо, назначенное руководством предприятия. Данное лицо
приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее
исполнение возложенных на него обязанностей.
1.8. ______________________________________________________________.
2. Должностные обязанности
Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:
2.1. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции,
поступившей на предприятие из органов государственной власти, органов
местного самоуправления, банков и других организаций.
2.2. Обеспечивает контроль за передачей указанных документов
руководству и исполнителям.
2.3. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела
документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую
предварительного просмотра.
руководства, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.5. Ведет картотеку прохождения документов, осуществляет контроль
за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным
документальным материалам.
2.6. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на
карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями
документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного
обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.
2.7. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в
соответствии с утвержденной номенклатурой.
2.8. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и
использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей),
3.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и заведующего
канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения
по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с
документами.
окончательном исполнении документов.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать _________________________
(заведующему канцелярией,
Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет
ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных
трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Как правильно передать кадровую документацию из головного офиса в филиал?
Вопрос
Добрый день. У нашего предприятия 2 филиала. Вся кадровая документация ведется в головном офисе, но с Нового года подразумевается, что каждый филиал начнет самостоятельную деятельность (будет свой кадровик и т.д.). Подскажите, как не допустить ошибок при передаче кадровой документации?
Ответ
Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что все кадровые документы на сотрудников, которые вела головная организация, должны быть переданы в филиал для дальнейшего их ведения. Для этого необходимо оформить акт приема-передачи кадровых документов от организации, которая передает данные документы (т.е. головная организация), к организации, которая принимает (т.е. филиал). Данный акт закрепляет перечень кадровых документов, которые передаются лицу, ответственному за ведение кадрового делопроизводства. Образец акта приема-передачи кадровых дел приведен ниже по тексту.
Вместе с тем отметим, что законодательство не содержит требований к транспортировке документов из одного города в другой. Следовательно, Вы самостоятельно можете решить каким образом перевезти кадровые документы (например, передать с ответственным сотрудником организации, либо воспользоваться почтовой службой).
Образец акта приема-передачи кадровых дел
Организация ведения кадрового делопроизводства «с нуля»
Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и экзотическая задача, непростая для начинающих кадровиков, частных предпринимателей и бухгалтеров, в чьи обязанности вошло кадровое дело. Впрочем, весь процесс можно описать простым поэтапным руководством к действию.
Шаг 1.Организуйте себе «рабочий стол» кадровика
Для этого вам нужна кадровая программа, тексты нормативных актов в последней редакции и образцы бланков документов, образцы их заполнения. Нормативные акты и бланки обычно можно найти, подписавшись на порталы крупных издательств, занимающихся выпуском методической литературы, отраслевых журналов, проведением тематических семинаров.
Что касается кадровых программ, есть несколько разновидностей:
полнофункциональная автоматизированная система управления персоналом (АСУП). Такая система наиболее полезна при наличии развитой функции управления персоналом, поскольку специально «заточена» под специфику кадрового менеджмента и позволяет в полной мере автоматизировать весь HR -функционал. Если компания небольшая, имеет смысл внедрять ее по модулям, например, начать с кадрового модуля, а затем уже при необходимости внедрить зарплатный и управленческий модули.
Блок кадрового учета в ERP -системе. Обычно он не настолько подробный и полный, но зато сразу позволяют проводить легкую интеграцию с бухгалтерией и иными IT -системами предприятия. Высокие затраты при внедрении делают такое решение нечастым выбором небольших организаций.
Узкофункциональная система, позволяющая автоматизировать одну HR -функцию. Для различных HR -задач, будь то рекрутмент, управление компенсационным пакетом или кадровый учет есть свои отдельные системы. Они не слишком популярны, поскольку могут возникнуть трудности при интеграции с другим ПО, однако если речь о компании, которая не планирует расширение штата и рост (например, люксовая или эксклюзивная продукция), лучшее решение в своем классе даст идеальный результат.
Кадровый учет «в облаке». Речь идет о SaaS -решении, когда программное обеспечение предлагается как услуга, а не программа на сервере. В таком случае компании не потребуется устанавливать ПО, закупать лицензии и обслуживать его. Такая модель часто используется совместно с аутсорсингом ведения кадрового делопроизводства и аутсорсингом расчета заработной платы. Особенно подходит для небольших компаний, ведь среди ее преимуществ отсутствие ощутимых разовых вложений.
Шаг 2. Изучите внутреннюю «кадровую кухню» и все, с чем придется работать. Если вы наемный работник, возьмите у руководителя фирмы все учредительные документы и составляем учетные документы так, чтобы они им не противоречили (либо проверяем учетные документы и устраняем все противоречия). Если бизнес ваш, соответственно, гармонизируем учредительные и учетные документы друг с другом.
Внимательно изучите Устав фирмы, там может быть прописан, например, порядок приема на работу гендиректора (вам предстоит его оформить): установления ему зарплаты, срок, на который с ним заключается трудовой договор и прочее. Иногда в Уставе указывается порядок приема на работу ключевых руководителей и установления им системы оплаты труда, например, после согласования с учредителями. В Уставе может также быть прописан порядок утверждения штатного расписания.
Шаг 3. Оформите на работу генерального директора
Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Вопросу оформления трудовых отношений с наемным директором посвящена масса профессиональной литературы.
Шаг 4. Составьте перечень документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства в вашей компании.
Обязательные документы, которые вы будете составлять в любом случае:
Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ)
Штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ)
График отпусков (ст. 123 ТК РФ)
Документы по обработке и защите персональных данных работников (документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (если это не установлено в правилах внутреннего трудового распорядка), письменные согласия работников на обработку и передачу персональных данных третьим лицам, ст. ст. 86-88 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона «О персональных данных»)
Трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ)
Трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», Постановление Минтруда России от 10.10.2003 №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»)
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»)
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69)
Табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ)
Личные карточки (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225)
Приказы: приказы о приеме на работу, о предоставлении отпусков работникам, об увольнении работников, о переводах, командировках, о назначении ответственного лица за ведение, учет и хранение трудовых книжек, и др. (ст. 62, 68, 84.1, 193 и др. ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225)
Основания к изданным приказам: докладные записки, заявления, акты, соглашения и др. (ст. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 и др. ТК РФ)
Ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, выплат при увольнении
Утвержденная форма расчетного листка
Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля. Форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141)
Есть также кадровые документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах. Нужно уточнить у руководства, какие из необязательных документов нужно составить для компании. Заодно выясните у генерального директора, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, бланках трудовых договоров.
Шаг 5. Составьте для вашей компании весь пул кадровых документов.
Составляем все вышеуказанные документы, согласуем их с гендиректором. Если у руководителя есть пожелания по внесению в документы тех или иных положений, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Утверждаем окончательные варианты у директора.
Шаг 6. Определите ответственного за ведение трудовых книжек.
Если вы в своей новорожденной компании и гендиректор, и кадровик в одном лице, ответственность за ведение трудовых книжек нужно зафиксировать за собой, пока вы не примете на работу человека, который будет отвечать за ведение кадрового делопроизводства. Нужно издать приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Шаг 7. Принимайте сотрудников на работу
На этом этапе предстоит оформить массу документов: трудовые договоры, приказы о приеме на работу, заполнить личные карточки, трудовые книжки, книгу учета движения трудовых книжек и многие другие. Опять же, в помощь - методическая литература и практические руководства, которые есть в том числе и в открытом доступе на кадровых порталах. Кадровое обеспечение массового приема персонала – «боевое крещение» начинающего кадровика. почувствуете себя. После того, как вы осилите эту процедуру, вас ждут трудовые будни: ведение табеля учета рабочего времени и графика отпусков, оформление отпусков, командировок и больничных, поощрений, взысканий, переводов и увольнений и так далее.
Если вы только начали свой бизнес, и вас больше занимают вопросы продвижения компании на рынке и скорость окупаемости проекта, можно попробовать передать непрофильные функции на аутсорсинг надежному провайдеру. Заодно сэкономите на аренде офисных площадей и содержании кадровика и бухгалтера (или кадровика-бухгалтера). Например, аутсорсинг бухгалтерии обходится компании с численностью сотрудников до 20 человек примерно в 12-15 тысяч рублей в месяц. С зарплатой бухгалтера не сравнить. Аутсорсинг учетных и кадровый функций - общепринятая практика на Западе, не стоит ее бояться. Это позволит избежать ошибок на стадии формирования кадровой документации: чем больше документации накапливается, тем тяжелее потом «отловить» недочеты. В любом случае, необходимо ознакомится с основными принципами ведения кадрового делопроизводства. чтобы получить общее представление о процессе и говорить на одном языке с провайдером или штатным кадровиком.
С чего начинается компания? Кто-то скажет – с идеи, кто-то – с регистрации, кто-то – с директора. И все верно. Чтобы учредить компанию официально, ее надо зарегистрировать. И первый приказ, который подпишет директор, – приказ о принятии на работу директора. Чтобы принять кого-то на работу, необходимо наличие утвержденного штатного расписания (скачать образец), а также подписанный трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). Получается, что одновременно с принятием на работу генерального директора необходимо произвести назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства.
Какие функции выполняет кадровый специалист
Специалист отдела кадров – очень нужный компании человек. Он закрывает множество важных вопросов, в частности:
- Разрабатывает и внедряет кадровую политику в компании.
- Организует (составляет и утверждает , отвечает за хранение кадровых документов, контролирует наличие личного дела каждого сотрудника, составляет локальные нормативные акты относительно трудового распорядка и внутренних правил компании и многое другое).
- Комплектует организацию необходимыми кадрами.
- Участвует в обучении, развитии, мотивации, повышении квалификации кадров.
- Участвует в оценке профессиональных качеств персонала, заявляет о необходимости замены, .
- Изучает рынок труда, мониторит уровень оплаты различных специалистов.
- Участвует в контроле за трудовой дисциплиной, проводит мероприятия для ее улучшения.
- Знает Трудовой кодекс и организует работу с соблюдением всех правил и законов.
- Отвечает за кадровую отчетность.
Порядок назначения ответственного за кадровое делопроизводство
Часто бывает, что на момент начала деятельности компании начальника отдела кадров еще нет. В таком случае руководитель организации может оформить приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства на себя или другого сотрудника компании. В любом случае, ответственный за ведение делопроизводства назначается приказом руководителя организации. Утвержденной формы такого приказа в трудовом законодательстве нет, но мы предлагаем вам примерный образец .
Необходимо прописать в приказе, за какие конкретно документы указанный сотрудник несет персональную ответственность.
Как правило, такому сотруднику поручают ведение журнала учета приказов по личному составу, журнала учета трудовых договоров, журнала учета личных дел, журнала выбытия работников в командировки, прибытия и осуществления отметок в командировочных удостоверениях.
Также в приказе необходимо прописать размер оклада сотрудника за выполнение вмененной функции.
В конце документа должна быть отсылка на трудовой договор (либо приложение к нему) с данным работником.
Кроме того, необходим приказ о назначении ответственного за хранение, учет и ведение трудовых книжек. Это может быть тот же или другой человек. На время отсутствия такого сотрудника локальным нормативным актом назначается работник, на которого возлагается данная ответственность временно. Трудовые книжки обязательно передавать от одного лица другому по акту приема-передачи.
В большой компании кадровое делопроизводство – сложный и многоступенчатый процесс. Для его организации целесообразно наличие специальной штатной единицы.
Государственный таможенный комитет Российской Федерации
Северо-Западное таможенное управление Российской Федерации
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ
О назначении ответственных за делопроизводство
в подразделениях Санкт-Петербургской таможни
В соответствии с приказом ГТК России N 78 от 12 февраля 1996 года , в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и контроля за исполнением документов в подразделениях Санкт-Петербургской таможни
приказываю:
1. Назначить в таможенных постах и отделах должностных лиц, ответственных за делопроизводство и архив (Приложения 1, 2).
2. Начальникам таможенных постов и отделов обеспечить:
- в своих подразделениях организацию делопроизводства и работу архива в соответствии с требованиями "Инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне";
- в срок до 10 февраля 1999 года на основе типовой (см. Приложение 3), в соответствии с приказом ГТК РФ от 16.02.98 N 80 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа РФ" , разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделении;
- о всех изменениях в составе должностных лиц, ответственных за делопроизводство, незамедлительно информировать отдел документационного обеспечения (далее - ОДО).
3. Методическое руководство работой должностных лиц, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделениях, возложить на ОДО (Варламов С.А.). В целях совершенствования подготовки и повышения квалификации должностных лиц, ответственность за делопроизводство, продолжить их стажировку в ОДО, ежеквартально проводить с ними семинары.
4. Назначить должностных лиц, перечисленных в Приложении 1 настоящего приказа, ответственными в подразделениях за учет, использование и хранение гербовых бланков таможни.
6. Контроль за выполнением настоящего приказа осуществлять заместителю начальника таможни по кадровой службе Фролову В.И.
Начальник таможни
генерал-майор таможенной службы
В.Г.Еременко
Приложение 1 к приказу. Ответственные за делопроизводство в подразделениях
Приложение 1
к приказу
от 06.01.99 N 8
Должность | Личный номер |
||
Павленко Е.Б. | вед. инспектор | ||
Завьялова Е.А. | инспектор | ||
Инспекция по л/с | Арбидан Т.Ю. | вед. инспектор | |
ст. инспектор | |||
Севастьянова Т.И. | ст. оперуполном. | ||
Соколова Л.Ф. | ст. инспектор | ||
Смирнова Е.Н. | инспектор | ||
Суворин Ю.Ф. | нач-к отдела | ||
Мезенева С.В. | ст. инспектор | ||
Петрова О.Н. | ст. инспектор | ||
Беседина Т.В. | инспектор | ||
Куликова В.П. | вед. инспектор | ||
Николаев О.Н. | инспектор | ||
Морозова Л.А. | инспектор | ||
Ловцова И.Н. | инспектор | ||
Ефимова М.К. | ст. инспектор | ||
Зимогляд Г.В. | ст. инспектор | ||
Гноевой А.И. | ст. инспектор | ||
Гусаров Б.Н. | нач. отдела | ||
Панфилов В.И. | гл. инспектор | ||
О. тамож. охраны | Андреева В.П. | вед. инспектор | |
Иванова И.П. | ст. инспектор | ||
Жукова Е.Б. | гл. инспектор | ||
Калембет П.И. | ст. инспектор | ||
ОТОиТК N 1 | Васильева О.А. | инспектор | |
т/п Южный | Чистякова С.А. | ст. инспектор | |
т/п Северный | Петрова О.В. | инспектор | |
т/п Сев.-Западный | Буганова С.Ю. | ст. инспектор | |
т/п Юго-Зап. | Филиппов В.В. | инспектор | |
Воробей О.М. | ст. инспектор | ||
Ломонос. т/п | Казак Т.В. | ст. инспектор | |
Войтенко Н.А. | вед. инспектор | ||
Татарчук Л.Н. | ст. инспектор | ||
Базылевич И.А. | инспектор | ||
ОТОиТК N 2 | Мочалова Е.В. | вед. инспектор | |
Озерова М.Г. | инспектор | ||
Стекольникова Г.В. | инспектор | ||
ОТОиТК N 3 | Калинина Т.Р. | инспектор | |
Киришский т/п | Кузьмичева Т.Н. | вед. инспектор | |
Громова М.Н. | ст. инспектор | ||
Артемьева С.В. | инспектор | ||
Гатчинский т/п | Иоутсен Н.Л. | ст. инспектор | |
Лужский т/п | Смирнов С.Е. | ст. инспектор | |
Волховский т/п | Матросова Е.Г. | инспектор | |
Всеволожский т/п | Богачкова О.А. | инспектор | |
Голованова И.В. | гл. инспектор | ||
Одинцова Е.К. | ст. инспектор | ||
Петрова Е.А. | инспектор |
Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов
Приложение 2 к приказу. Ответственные за архив в подразделениях
Приложение 2
к приказу
от 06.01.99 N 8
Наименование структурных подразделений | Должность | Личный номер |
|
Павленко Е.Б. | вед. инспектор | ||
Завьялова Е.А. | инспектор | ||
Инспекция по л/с | Арбидан Т.Ю. | вед. инспектор | |
ст. инспектор | |||
Севастьянова Т.И. | ст. оперуполном. | ||
Соколова Л.Ф. | ст. инспектор | ||
Смирнова Е.Н. | инспектор | ||
Суворин Ю.Ф. | нач-к отдела | ||
Магазова Л.П. | инспектор | ||
Мезенева С.В. | ст. инспектор | ||
Петрова О.Н. | ст. инспектор | ||
Беседина Т.В. | инспектор | ||
Глушкова Ю.Г. | ст. инспектор | ||
Николаев О.Н. | инспектор | ||
Буянова О. | инспектор | ||
Ловцова И.Н. | инспектор | ||
Ефимова М.К. | ст. инспектор | ||
Зимогляд Г.В. | ст. инспектор | ||
Гноевой А.И. | ст. инспектор | ||
Гусаров Б.Н. | нач. отдела | ||
Панфилов В.И. | гл. инспектор | ||
О. тамож. охраны | Андреева В.Н. | вед. инспектор | |
Толстикова С.А. | инспектор | ||
Жукова Е.Б. | гл. инспектор | ||
Калембет Н.И. | ст. инспектор | ||
ОТОиТК N 1 | Марусина М.Г. | инспектор | |
т/п Южный | Гребенник О.Ю. | инспектор | |
т/п Северный | Добродеев А.М. | инспектор | |
т/п Сев.-Западный | Страшенко И.Е. | инспектор | |
т/п Юго-Зап. | Филиппов В.В. | инспектор | |
Воробей О.М. | ст. инспектор | ||
Ломонос. т/п | Журавлева С.М. | инспектор | |
Войтенко Н.А. | вед. инспектор | ||
Татарчук Л.Н. | ст. инспектор | ||
Базылевич И.А. | инспектор | ||
ОТОиТК N 2 | Гаврилин А.П. | гл. инспектор | |
Солодянкин М.А. | инспектор | ||
Стекольникова Г.В. | инспектор | ||
ОТОиТК N 3 | Горбачева Г.И. | ст. инспектор | |
Киришский т/п | Кузьмичева Т.Н. | вед. инспектор | |
Громова М.Н. | ст. инспектор | ||
Артемьева С.В. | инспектор | ||
Гатчинский т/п | Иоутсен Н.Л. | ст. инспектор | |
Лужский т/п | Смирнов С.Е. | ст. инспектор | |
Волховский т/п | Матросова Е.Г. | инспектор | |
Всеволожский т/п | Богачкова О.А. | инспектор | |
Голованова И.В. | ст. инспектор | ||
Зыкова Ю.А. | гл. инспектор | ||
Одинцова Е.К. | ст. инспектор | ||
Петрова Е.А. | инспектор |
Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов
Приложение 3 к приказу. Примерные должностные обязанности ответственного за делопроизводство и работу архива в структурных подразделениях таможни
Приложение 3
к приказу
от 06.01.99 N 8
1. Общие положения
1.1. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении таможни, назначается приказом по таможне по представлению начальника структурного подразделения.
1.2. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении, в своей деятельности руководствуется приказами и указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации, Северо-Западного таможенного управления, таможни, Положением об отделе документационного обеспечения, типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а также настоящими должностными обязанностями.
1.3. Инспектор непосредственно подчинен начальнику структурного подразделения, методически - начальнику отдела документационного обеспечения.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство и работу архива является обеспечение правильности учета, своевременной передачи документов руководству структурного подразделения и исполнителям, контроль за прохождением документов и возвратом их в отдел документационного обеспечения, организация работы архива подразделения.
2.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство и работу архива обязан:
- знать требования инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне;
- получать в отделе документационного обеспечения входящую корреспонденцию под расписку;
- сдавать на регистрацию в отдел документационного обеспечения документы, полученные сотрудниками подразделения непосредственно от других организаций;
- просматривать полученную корреспонденцию и передавать ее на рассмотрение руководителю структурного подразделения или непосредственно исполнителю в соответствии с резолюцией руководителя таможни с внесением необходимых отметок в регистрационный журнал или реестры;
- переносить резолюцию руководителя начальника структурного подразделения в журнал и передавать документ на исполнение под расписку;
- вести учет движения документа от исполнителя к исполнителю в пределах структурного подразделения;
- осуществлять ознакомление сотрудников структурного подразделения с документами информационного характера;
- осуществлять контроль за сроками исполнения документов;
- сообщать в отдел документационного обеспечения фамилии исполнителей по документам, поставленным на контроль;
- периодически напоминать исполнителям о сроках исполнения документов;
- принимать меры для своевременного снятия с контроля исполненных документов или продления срока исполнения документа;
- проверять правильность оформления исполненных документов (наличие виз, номера дела по номенклатуре, отметки об исполнении и др.);
- переносить сведения об исполнении документа в журнал и передавать документ старшему инспектору отдела документационного обеспечения, осуществляющему контроль;
- осуществлять учет и контроль за использованием и хранением в подразделении гербовых бланков таможни;
- формировать исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения;
- осуществлять учет и обеспечивать полную сохранность принятых на хранение дел;
- контролировать соблюдение в помещении архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
- информировать начальника структурного подразделения о составе, содержании документов архива, выдавать в установленном порядке дела, документы или копии документов, исполнять запросы организаций, заявлений граждан;
- вести учет использования документов, хранящихся в архиве;
- контролировать выполнение правил работы с документами в подразделении:
- готовить к сдаче в архив таможни дела структурного подразделения, составлять сдаточные описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;
- готовить предложения по изменению и дополнению номенклатуры дел структурного подразделения и вносить ее для рассмотрения в отдел документационного обеспечения.
Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов
Текст документа сверен по:
официальная рассылка
Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем. Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу. С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.
Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.
Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.
При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.
Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.
Можно ли обойтись без ответственного
Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.
Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.
В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.
