Требования к административным регламентам. Разработка административных регламентов Особенности разработки административных регламентов

Основной целью определения этапов построения административного регламента и электронного административного регламента является обеспечение процессов стандартизации и информатизации взаимодействия организаций федеральной исполнительной власти методологическими рекомендациями и отдельными инструктивными материалами, позволяющими:

унифицировать процедуры формирования электронных административных регламентов; обеспечить контроль за достижением целей внедрения электронных административных регламентов в рамках оптимизации межведомственных административно-управленческих процессов в федеральной исполнительной власти Российской Федерации; обеспечить дальнейшее развитие и поддержку в актуальном состоянии электронных административных регламентов как средства, оптимизирующего административно-управленческие процессы в механизме государственной исполнительной власти.

В целом к настоящему моменту можно считать установленными и понимаемыми всеми заинтересованными сторонами следующие этапы оптимизации исполнительной власти (в том числе, создание АР и ЭАР, там, где это необходимо):

Определение государственных функций, в том числе стандартизация, установление императивных свойств и фиксация в виде соответствующих подзаконных нормативных актов (потребность в государстве и гарантия, что она будет удовлетворена); Формализация процессов исполнения государственных функций - организации работ в рамках функций государства федеральной исполнительной властью; Оптимизация работ, в том числе за счет информационной поддержки; Формализация описания административно-управленческих процессов в соответствии со стандартом построения административного регламента, установление императивных свойств, разработка и внедрение стандартов (типовых) административных регламентов органов исполнительной власти; Разработка общих требований к процессам информатизации и использованию информационных ресурсов при исполнении административных регламентов в органах исполнительной власти; Создание административных регламентов и электронных административных регламентов в соответствие со стандартом и законом; Создание (модификация) информационных ресурсов в соответствие со стандартом и законом (ЭАР); Мониторинг процессов реорганизации, выработка дополнительных инструктивных материалов, подзаконных нормативных актов и т.п. для обеспечения достижения поставленных целей.

В рамках этих этапов работы по созданию АР и ЭАР межведомственного взаимодействия занимает свое место и также проходит в своей реализации определенный набор этапов, мнение о которых к настоящему моменту уже в целом сложилось в заинтересованных кругах. К основным этапам создания ЭАР относятся: Описание административно-управленческого процесса, результатом которого является алгоритм процесса, представленный в понятной и стандартной форме и позволяющий установить критические, затратные и результативные аспекты процесса; Формализация и оптимизация административно-управленческого процесса, результатом которого являются показатели эффективности, результативности, нормативы и контрольные значения для показателей, а также контрольные точки административно-управленческого процесса; Построение административного регламента. Результатом этапа является стандартизованный документ, содержащий норму конкретной работы для определенной организации-исполнителя в системе органов исполнительной власти - административный регламент. Этот результат должен позволить при внедрении (организации работы по регламенту) сократить затраты исполнения административно-управленческого процесса в целом за счет обеспечения контроля своевременности, качества и полноты исполнения работы. Построение ЭАР. Результатом этапа является стандартизованный документ (проект нормативного акта), содержащий норму конкретной работы по поводу создания, модернизации или использования информационных ресурсов в определенной организации-исполнителя в системе органов исполнительной власти - административный электронный регламент. Этот результат, также как и административный регламент, должен позволить при внедрении (организации работы по регламенту) сократить затраты исполнения административно-управленческого процесса в целом, повысить его качество за счет, например, однократного создания информационных ресурсов, устранения ряда рутинных операций и т.п.

8.1.Особенности описания административно-управленческих процессов взаимодействия ФОИВ

При описании регламента исполнения административно-управленческого процесса необходимо собрать сведения по тем разделам, которые в дальнейшем потребуется заполнять, составляя административный регламент (обоснование в отчете): В описании необходимо устанавливать (рекомендации по выполнению сбора сведений, в том числе по определению показателей результативности и эффективности, приведены в Приложении Г «Методика оценки эффективности реорганизации способа координации органов государственной исполнительной власти, взаимодействующих по поводу выполнения вмененных полномочий»): в преамбуле:

назначение регламента - текст, содержащий явное указание на административно-управленческий процесс, регулируемый данным регламентом; область применения регламента - текст, прямо указывающий на типы организаций, которые могут быть вовлечены в административно-управленческие процессы, регулируемые данным регламентом;

в идентификации:

наименование регламента - нуждается в унификации, поэтому в стандарте должен быть этот раздел с правилами присвоении имени регламенту. По смыслу является идентификационным кодом данного регламента; тип регламента - устанавливает место данного регламента в общем описании работы механизма исполнительной власти. Показывает группу (класс) данного регламента. Присваивается в соответствие с едиными правилами; тип ответственного исполнителя - наименование должности, занимающий которую несет персональную ответственность за показатели эффективности и результативности регулируемого регламентом процесса в целом; тип контролера, контролер - тип и наименование организации, ведающей контролем показателей эффективности по данному регламенту; тип потребителя - организация, лицо или круг лиц, имеющих потребность в результате работы процесса в целом. Данная позиция носит описательный характер; результат - описание результата регулируемого данным регламентом состава работ в целом. По заполнению данного раздела должны быть методические указания, при помощи которых конечный служащий, занятый разработкой регламента, сможет легко установить, данный процесс имеет результатом справку, экспертизу, лицензию и т.д. и т.п.; показатели результативности - измеримые величины, позволяющие установить, был результат заявленного качества или нет; показатели эффективности - измеримые величины, позволяющие установить качество работы всего процесса, регулируемого данным регламентом.

Диспозиция регламента должна содержать (рекомендации по выполнению сбора сведений, в том числе по определению показателей результативности и эффективности, приведены в Приложении Д: «Методические рекомендации по обследованию органов государственной исполнительной власти, взаимодействующих по поводу выполнения вмененных полномочий»): в общих сведениях:

состав работ комплекса - упорядоченный перечень работ и краткая их характеристика; альтернативные работы - список работ (и указание на их принадлежность к соответствующим административно-управленческим процессам), которые не входят в данный процесс , однако исполнители в силу своей квалификации и должностных обязанностей могут их выполнять, когда не заняты работами, предписанными данным регламентом;

в описании комплекса:

тип работы - работы служащих госсектора поддаются типизации. Одному типу служит один набор нормативных характеристик. Стандарт должен содержать методические рекомендации по определению типа работы (справочник); наименование работы - персональный идентификатор, служит для фиксации конкретной работы данного типа (например, тип «экспертиза» наименование «экспертиза документов заявителя»); исполнитель работы - наименование должности, занимающий которую персонально отвечает за исполнение данной работы; обязанности исполнителя - описание того, что именно делает исполнитель работы; права исполнителя - описание допустимого усмотрения исполнителя в рамках выполнения работы; ресурсы (время, информация) - сколько и в каком количестве необходимо исполнителю для того, чтобы сделать работу - времени, квалификации, сведений и т.п. (кроме должностного оклада); перечень опорных работ - перечень наименований работ комплекса, которые должны быть обязательно выполнены к началу данной работы; показатели результативности - измеримые показатели качества работы данного исполнителя.

Гипотеза регламента должна содержать следующие разделы (рекомендации по выполнению сбора сведений, в том числе по определению показателей результативности и эффективности, приведены в Приложении Д: «Методические рекомендации по обследованию органов государственной исполнительной власти, взаимодействующих по поводу выполнения вмененных полномочий»):

инициализатор (источник сигнала о начале работ) - указание на конкретный тип: внешний (организации и/или люди), внутренний (органы власти и государственные служащие, действующие в рамках полномочий) и служебный (государственные служащие в рамках одного органа власти) в зависимости от типа административно-управленческого процесса; вид инициализации (сигнала) - один из заранее определенного набора инициализирующих процесс событий, возможных от конкретного источника (распоряжение, приказ, заявление и т.п.) и выраженный, как правило, документом. Каждый источник может подать ограниченное и вполне определенное количество сигналов. Конечный потребитель стандарта создания административного регламента должен иметь тривиальный способ выбора вида сигнала по типу источника (таблица, перечень); контроль инициализации (сигнала) - перечень сведений, идентифицирующих полноту сигнала и, следовательно, возможность начать работу; типы приостановки - перечень случаев, в результате которых работа процесса прекращается; описание приостановки - трактовка случая приостановки и вид промежуточного результата, предоставляемого источнику сигнала.

Санкция регламента в своем составе должна иметь перечень одинаковых по требованиям к содержанию блоков:

исполнитель - показатель - санкция нарушения - санкция поощрения , где

исполнитель - принимает значения «исполнитель работы» или «ответственный исполнитель», показатель - последовательно принимает значения всех показателей результативности, обозначенных в соответствующем месте описания работы (диспозиции); санкция нарушения - конкретные дисциплинарные меры, которые должны постичь исполнителя, если не выполнен именно этот показатель; санкция поощрения - конкретные поощрительные меры, которые должны постичь исполнителя, если именно этот показатель перевыполнен.

8.2.Оптимизация сценариев реализации административно-управленческих процессов

При построении и оптимизации регламента исполнения административного процесса необходимо подвергнуть анализу нормативную документацию, определяющую порядок выполнения соответствующих действий, права и обязанности участвующих в выполнении процесса сторон и:

Выделить элементарные операции, инцидентные процессу; Составить список используемых и порождаемых в процессе исполнения операций документов; Отсечь операции, не относящиеся непосредственно к выполнению процесса (такие операции, как правило, инцидентны другому административному процессу, выполняемому параллельно с регламентируемым); Выявить порядок выполнения инцидентных процессу операций (определить опорные операции); Выявить операции, которые могут выполняться одновременно; Определить исполнителей операций и состав и объем используемых при выполнении операций ресурсов; Определить источники информации, используемой в ходе исполнения процесса; Построить и оптимизировать сетевой график исполнения процесса; Выработать рекомендации по использованию имеющихся и созданию необходимых баз (хранилищ) данных, используемых и порождаемых в ходе выполнения административного процесса; Выявить ресурсы, которые могут быть исключены из числа используемых благодаря переходу к новой (электронной) технологии выполнения процесса или расход которых может быть уменьшен; Произвести расчет показателей эффективности регламента (объема сэкономленных ресурсов, уменьшения времени выполнения, повышения надежности результатов и качества выполнения процесса, уменьшения риска утечки конфиденциальной информации и возникновения ошибок); При необходимости, пересмотреть регламент с целью приближения значения показателей эффективности к желаемому уровню.

При выполнении оптимизации процесса необходимо провести процедуру первичного семантического анализа нормативной документации, регламентирующей порядок выполнения административного процесса. В ходе изучения документов необходимо выделить операции, инцидентные регламентируемому административному процессу и отсечь операции, упоминающиеся в связи с его выполнением, однако инцидентные иному (вспомогательному по отношению к рассматриваемому) процессу. Далее следует построить и оптимизировать сетевой график выполнения процесса, оценить затраты ресурсов на реализацию процесса (Приложении Г «Методика оценки эффективности реорганизации способа координации органов государственной исполнительной власти, взаимодействующих по поводу выполнения вмененных полномочий»). Оптимизации документооборота и использования информационных ресурсов. Прежде всего, следует позаботиться о том, чтобы информация, используемая и порождаемая в ходе выполнения процесса, не дублировалась и версии документов не хранились в разных базах данных. Кроме того, необходимо обеспечить доступ к этой информации для всех нуждающихся в ней и имеющих соответствующие права лиц. Необходимо обеспечить приемлемый уровень безопасности хранения и использования информации, скорости доступа к ней и разделения прав доступа при использовании источника информации несколькими уполномоченными лицами одновременно. Для достижения указанных целей необходимо осуществлять информатизацию исполнения функций государственной власти комплексно, с учетом особенностей всех административных процессов, протекающих в ходе функционирования системы исполнительной власти, как минимум – информационно связанных или близких по сфере деятельности. Необходимо создание единых государственных информационных ресурсов, содержащих информацию, сгруппированную по принадлежности к предметной области, классифицированную и идентифицируемую по ряду признаков (исходя из целей и задач использования) и хранящуюся в стандартизированной форме с использованием выбранной для применения в государственной структуре системы управления базами данных. Необходимо создать справочный информационный ресурс, в котором будет содержаться информация об имеющихся ресурсах, содержащих специфические для предметных областей данных. Наличие такого ресурса позволяет избежать создания альтернативных источников одинаковых или сходных по содержанию данных. Создание новых информационных ресурсов должно осуществляться только в случае отсутствия имеющихся пригодных для решения поставленных задач источников, факт существования которых устанавливается в результате изучения упомянутого справочного ресурса. При отсутствии полной информации о предмете следует отдавать предпочтение расширению имеющихся источников данных, а не созданию новых, отчасти дублирующих существующие. В случае отсутствия возможности централизованного хранения данных (например, по причине их большого объема и территориальной рассредоточенности источников – территориальных органов власти) необходимо создать хранилище метаданных – информации о физическом размещении данных в удаленных базах. Целесообразным представляется создание интеллектуальной системы доступа к данным, обеспечивающей автоматическое формирование запросов на предоставление информации, необходимой для выполнения операции, инцидентной административному процессу, по минимальному набору указываемых исполнителем признаков. При работе с Oracle в качестве такой системы может выступать Oracle WorkFlow, позволяющий наряду с выборкой информации обеспечивать пересылку информации от одного исполнителя к другому в соответствии с логикой исполнения процесса, а также обеспечивать передачу уведомлений о готовности результатов и подтверждать факты исполнения операций.

8.3.Стандартизация АР и ЭАР

Стандартизация, являясь процессом создания эталонов и правилами использования образцов и эталонов в прикладных целях, должна служить целям повышения качества регулируемого процесса, с одной стороны, и экономии издержек при создании чего-либо по образцу. Таким образом, наличие типичных компонентов в массовых действиях порождает естественную потребность в эталонах. Процессы создания АР обладают свойством массовости, следовательно, от стандартизации этих процессов будет получен выигрыш за счет:

выполнения большей части работы по созданию регламентов силами государственных служащих. Здесь происходит, с одной стороны, экономия средств на привлечение разработчиков. С другой стороны, служащие, знающие процессы изнутри, гораздо быстрее и точнее опишут картину (разумеется, если у них на это есть Инструкция и Распоряжение); ускорения создания единых пространств, в том числе, информационных, достижение эффектов транспарентности. Это обеспечивается за счет эталона, одновременно позволяющего установить «координаты» регламентируемых работ в поле деятельности государства и за счет координирования общего процесса регламентации.

Так как АР подлежит стандартизации, его содержание должно регулироваться правилом (стандартом на создание АР). Это правило должно содержать перечень разделов и требования к их содержанию. Также как АР, структура всех разрабатываемых ЭАР должна подлежит унификации. Единообразие описания регламента есть главный шаг на пути к стандартизации. Кроме того, при указании типов объектов, подлежащих регламентации, (тип регламента, работы, сигнала, исполнителя и т.п.) должны использоваться специально подготовленные для этого справочники. Наконец, при создании ЭАР следует ориентироваться на стандартные технические решения в сфере информатизации управленческих процессов и использовать стандартные протоколы передачи данных и единообразные способы хранения данных и предоставления доступа к ним.

8.4.Вопросы нормативно-правового обеспечения административного регламента

Рассмотрены в пункте «Правовое обеспечение » настоящего документа.

Стандартизация и регламентация, административные регламенты: требования и методические подходы к разработке, организация деятельности по стандартизации и регламентации

Одним из основных направлений в Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006-2010 годах определена стандартизация и регламентация деятельности органов публичной власти.

Цели и задачи внедрения административных регламентов

Ключевыми целями проведения стандартизации и регламентации деятельности органов публичной власти являются:

повышение уровня качества и доступности государственных и муниципальных услуг;

повышение уровня удовлетворенности получателей государственных и муниципальных услуг их качеством и доступностью;

ориентация органов государственной власти и местного самоуправления и их служащих на интересы получателей государственных и муниципальных услуг;

повышение уровня открытости деятельности органов государственной власти и местного самоуправления;

создание дополнительных стимулов для результативной деятельности государственных и муниципальных органов, их служащих в сфере предоставления государственных (муниципальных) услуг;

укрепление доверия граждан к органам государственной власти и местного самоуправления.

Внедрение административных регламентов обеспечивает установление персональной ответственности лиц, принимающих решения, устранение анонимности административных процессов и решений. Административные регламенты призваны ограничить поле административного усмотрения должностного лица, принимающего решение, и исполнителей путем «прописывания» разрешенных вариантов решения типовых вопросов, а также процедур согласования и апелляции.

Административные регламенты должны задавать «шкалу» качества предоставления услуги (исполнения функции), что крайне важно для органов публичной власти, у которых нет объективных рыночных измерителей результативности. Принятие административных регламентов создаст постоянно действующий механизм совершенствования исполнения органами публичной власти процессов предоставления услуг (исполнения функций).

Для достижения поставленных целей разработка каждого административного регламента и создание в целом системы административных регламентов должно быть направлено на решение следующих задач:

сокращение:

сроков получения услуги посредством оптимизации процедур, составляющих процесс предоставления услуги (исполнения функции);

сроков ожидания в очереди для получения услуги за счет увеличения количества сотрудников, принимающих документы и (или) оптимизации процедур приема документов у заявителя;

количества требуемых от заявителей документо

повышение:

комфортности ожидания в помещениях органов публичной власти;

качества информирования граждан о предоставляемых услугах;

введение возможности предоставления услуг без необходимости личного посещения (в том числе без повторного посещения);

включение в административные регламенты конкретных показателей эффективности предоставления услуги;

автоматизация отдельных административных процедур;

регламентация межведомственного взаимодействия, в том числе с применением электронных способов обмена информацией;

внедрение гибкой системы распределения функций между специалистами в зависимости от количества получателей услуг и очередности;

совершенствование информационной работы с населением: внедрение форм работы по информированию через Интернет, электронную связь, телефонный автоответчик;

применение принципов «одного окна», в том числе при предоставлении нескольких государственных и муниципальных услуг;

возможность записи на прием (по телефону, Интернет и пр.);

унификация сходных процедур;

внедрение электронного документооборота.

Построение процессной модели как основа регламентации

При разработке административных регламентов должна быть сформирована единая процессная модель организации деятельности органа исполнительной власти с учетом возможностей современных информационно-коммуникационных технологий. Эта модель является основой для формирования ведомственной программы информатизации на среднесрочную и долгосрочную перспективу.

Поскольку в ходе административной реформы поставлены задачи комплексной модернизации административных процессов, что, в частности, предполагает персональную ответственность за административные действия и решения и создание системы поддержания эффективной работы административных регламентов, регламенты не должны превращаться в бесполезный набор невыполняемых правил и предписаний.

Международная практика показывает, что прямых аналогов создания подобных систем в органах исполнительной власти нет, традиционно механизмы жёсткой регламентации заменяются административной практикой с иными механизмами контроля.

Однако задачи подобного рода решались в бизнесе, причём в настоящее время данное направление является быстро распространяющимся и наиболее популярным.

Принципы менеджмента качества являются основополагающими для функционирования многих бизнес – организаций. Процессная модель предполагает внедрение этих принципов в органы исполнительной власти для повышения эффективности и результативности работы.

Система менеджмента качества считается сегодня наиболее проработанным стандартом эффективного управления. Смысл её внедрения – перестроить работу организации на основе учета потребительского качества, то есть тех требований, которые к продукции предъявляет потребитель.

Такой подход может быть эффективен и при реализации процессов предоставления государственных услуг. Критерием качества таких процессов является удовлетворенность потребителя, который эти услуги потребляет.

Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 18 декабря 2008 г. № 471-ст утвержден национальный стандарт Российской Федерации «Системы менеджмента качества. Требования. ГОСТ Р ИСО 9001-2008», в котором последовательно описаны все элементы процессного подхода.

Применение процессного подхода для решения вышеназванных задач позволяет устранить фрагментарность в работе, организационные и информационные разрывы, дублирование, нерациональное использование финансовых, материальных и кадровых ресурсов. Описание деловых процессов ведется по принципу сверху вниз, т.е. первоначально создается верхний уровень процессов, непосредственно обеспечивающих выполнение функций. Далее из процессов верхнего уровня выделяются ключевые или проблемные процессы. Такая методика анализа позволяет не потерять из вида главные функциональные обязанности органа местного самоуправления.

Процессный подход требует комплексного изучения различных сторон жизни организации – правовых основ и правил деятельности, оргструктуры, функций и показателей результатов их исполнения, интерфейсов, ресурсного обеспечения, организационной культуры. В результате анализа создается модель деятельности «как есть». Обработка этой модели с помощью различных аналитических методов позволяет проверить, насколько деловые процессы рациональны, а также определить, является ли та или иная операция ориентированной на выполнение функции, на общественно значимый конечный результат или излишней бюрократической процедурой.

Анализ и оценка деловых процессов позволяют подойти к обоснованию стандартов их выполнения, допустимых рисков и диапазона свободы принятия решений исполнителями, предельных нормативов затрат ресурсов на единицу эффекта. По существу, это те параметры, которые должны отслеживаться в регламентах для обеспечения прозрачности и подконтрольности различных административных звеньев управления.

В ходе анализа деловых процессов детально исследуются сферы ответственности подразделений ведомства, его руководителей и сотрудников. Это позволяет установить «адреса владельцев» деловых процессов, в результате чего эти процессы перестают быть «бесхозными», создаются условия для разработки и внедрения систем стимулирования и ответственности за конечные результаты, определяются моменты и процедуры передачи ответственности.

На основе проведенного анализа в модели процессов «как есть» вносятся изменения и формируются модели «как должно быть», основные элементы которых и должны быть закреплены в административных регламентах. В случае необходимости проектируются процессы, которые ранее отсутствовали, но являются необходимыми для выполнения функций органа. Исключаются излишние процессы. Для процессов проектируется система управления: определяется владелец процесса, точки контроля, контролируемые параметры, формируется система управления деловыми процессами, которая включает планирование, реализацию процессов и контроль исполнения.

Построение модели делового процесса схематично можно представить в виде следующей последовательности действий:

определяется исходная информация для выполнения функции (вход функции),

определяются исполнители функции и их роли,

определяется внешний пользователь функции (ее выход).

Законодательная основа разработки административных регламентов

Обязательность разработки и утверждения административных регламентов муниципальных услуг на законодательном уровне закреплена Федеральным законом от 27 июля 2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее – Федеральный закон № 210-ФЗ). В названном Федеральном законе отдельная глава посвящена требованиям к разработке и структуре административных регламентов и стандартов предоставления государственных и муниципальных услуг.

Федеральный закон №210-ФЗ дает следующее определение административного регламента:

административный регламент – нормативный правовой акт, устанавливающий порядок предоставления государственной или муниципальной услуги и стандарт предоставления государственной или муниципальной услуги.

Таким образом, разрешилась пятилетняя дилемма: регламент и стандарт – это один документ или два. По сути, обозначен полный отказ от разработки стандарта предоставления государственных и муниципальных услуг в виде отдельного документа. В соответствии со ст. 12 Федерального закона № 210-ФЗ, стандарт предоставления государственных и муниципальных услуг является лишь разделом административного регламента, по факту заменяя предусмотренный постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. № 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)» (далее – федеральный порядок разработки административных регламентов) раздел «Требования к порядку исполнения государственной функции (предоставления государственной услуги)».

Кроме того, статьей 29 Федерального закона № 210-ФЗ предусматривается, что административные регламенты должны быть разработаны и приняты, а информация о них должна быть включена в соответствующие реестры государственных услуг и реестры муниципальных услуг в течение двух лет со дня вступления в силу указанного закона. Административные регламенты, принятые до дня вступления в силу Федерального закона № 210-ФЗ, должны быть приведены в соответствие с положениями данного нового Федерального закона не позднее 1 июля 2012 года.

В рамках проведения административной реформы в Российской Федерации практически во всех субъектах Российской Федерации были приняты соответствующие порядки разработки административных регламентов на основе федерального порядка разработки административных регламентов. Аналогично и в муниципальных образованиях такие порядки были разработаны. После принятия Федерального закона № 210-ФЗ ранее принятые нормативные правовые акты, устанавливающие требования к разработке и структуре административных регламентов, должны быть приведены в соответствие с Федеральным законом № 210-ФЗ.

Отметим, что концептуально подходы к системе регламентации деятельности органов публичной власти не изменились.

Прежде всего, административные регламенты разрабатываются для каждой функции (услуги), исполняемой органом публичной власти. При разработке административного регламента должны быть решены следующие управленческие задачи:

оптимизация показателей исполнения функции (предоставления услуги), в том числе в интересах граждан и организаций, реализация прав и обязанностей которых обеспечивается исполнением государственной функции (предоставлением услуги);

упрощение административных процедур, включая устранение избыточных административных действий и процедур, стадий (этапов) их исполнения;

уменьшение сроков исполнения административных действий и процедур;

устранение необоснованных обременений для граждан и организаций;

сокращение затрат (всех видов ресурсов) граждан и организаций в связи с исполнением функций (предоставлением услуг);

доступность для граждан и организаций информации об исполнении функции (предоставления услуги);

возможность оперативного контроля исполнения функции (предоставления услуги);

возможность установления персональной ответственности должностных лиц за соблюдением требований административных регламентов по каждой административной процедуре или действию при исполнении функции (предоставления услуги).

Структура и содержание административных регламентов

В соответствии с Федеральным законом № 210-ФЗ структура административного регламента должна содержать разделы, устанавливающие:

1)общие положения;

2)стандарт предоставления государственной или муниципальной услуги;

3)состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме;

4)формы контроля за исполнением административного регламента;

5)досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, государственных или муниципальных служащих.

Рассмотрим более подробно содержание каждого из разделов.

Раздел «Общие положения»

Раздел «Общие положения» определяет место функции (услуг) как в привязке к органу (или органам власти в случае межведомственного характера исполнения функции), а также в системе правового регулирования.

В разделе «Общие положения» должно обязательно быть указано:

1)наименование функции (услуги);

2)наименование органа власти, непосредственно исполняющего функцию (предоставляющего услугу). Если в исполнении функции (предоставлении услуги) участвуют также иные органы публичной власти, то указываются все органы и организации, без обращения в которые заявители не могут получить услугу, либо обращение в которые необходимо для исполнения функции (предоставления услуги). В случае взаимодействия органов власти при предоставлении услуги должно быть проведено согласование проекта административного регламента;

3)перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих исполнение функции (предоставление услуги), с указанием реквизитов нормативных правовых актов и источников их официального опубликования. Целесообразно одновременно с разработкой проекта регламента провести инвентаризацию нормативно-правовой базы, регулирующей исполнение функции (предоставление услуги);

4)описание результатов исполнения функции (предоставления услуги), а также указание на юридические факты, которыми заканчивается исполнение функции (предоставление услуги), в том числе при наличии – отказ в предоставлении услуги;

5)описание заявителей, а также физических и юридических лиц, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с соответствующими органами исполнительной власти, органами местного самоуправления и организациями при исполнении государственной функции (предоставлении государственной услуги).

Раздел «Стандарт предоставления услуги»

Общие требования к описанию стандарта услуги

Первоначально выделим те параметры услуги, которые поддаются стандартизации:

2.Компетентность.

3.Вежливость.

4.Равное обращение.

5.Конечный эффект.

6.Доступность.

7.Информированность.

8.Издержки.

9.Окружающая среда ожидания услуги.

При разработке стандартов услуг следует придерживаться следующих основных принципов стандартизации, которые выкристаллизовались практикой. Итак, стандарты должны быть:

осмысленными для потребителей. Для этого они должны покрывать те элементы услуги, которые измеримы и видимы;

разработаны в процессе консультаций с клиентами (обратной связи);

реалистичными, базироваться на анализе, соответствовать целям программ и быть достижимыми. С другой стороны, они должны быть амбициозными;

достигаться на существующем уровне финансирования;

использоваться для измерения результативности;

постоянно пересматриваться.

1. Разработку проекта административного регламента осуществляет орган, предоставляющий государственную услугу, или орган, предоставляющий муниципальную услугу (далее в настоящей статье - орган, являющийся разработчиком административного регламента).

2. Федеральные органы исполнительной власти, органы государственных внебюджетных фондов, государственные корпорации, являющиеся разработчиками административных регламентов, размещают проекты административных регламентов на официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", созданном для размещения информации о подготовке федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, в порядке , установленном Правительством Российской Федерации. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации, территориальные государственные внебюджетные фонды, органы местного самоуправления, являющиеся разработчиками административных регламентов, размещают проекты административных регламентов на официальном сайте органа, являющегося разработчиком административного регламента, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

3. В случае отсутствия официального сайта органа государственной власти субъекта Российской Федерации, являющегося разработчиком административного регламента, проект административного регламента подлежит размещению в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном сайте субъекта Российской Федерации.

(см. текст в предыдущей редакции)

4. В случае отсутствия официального сайта органа местного самоуправления, являющегося разработчиком административного регламента, проект административного регламента подлежит размещению в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном сайте муниципального образования, а в случае отсутствия официального сайта муниципального образования - на официальном сайте субъекта Российской Федерации.

(см. текст в предыдущей редакции)

5. С даты размещения в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на соответствующем официальном сайте проект административного регламента должен быть доступен заинтересованным лицам для ознакомления.

(см. текст в предыдущей редакции)

6. Проекты административных регламентов подлежат независимой экспертизе и экспертизе, проводимой уполномоченным органом государственной власти или уполномоченным органом местного самоуправления.

7. Предметом независимой экспертизы проекта административного регламента (далее - независимая экспертиза) является оценка возможного положительного эффекта, а также возможных негативных последствий реализации положений проекта административного регламента для граждан и организаций.

8. Независимая экспертиза может проводиться физическими и юридическими лицами в инициативном порядке за счет собственных средств. Независимая экспертиза не может проводиться физическими и юридическими лицами, принимавшими участие в разработке проекта административного регламента, а также организациями, находящимися в ведении органа, являющегося разработчиком административного регламента.

9. Срок, отведенный для проведения независимой экспертизы, указывается при размещении проекта административного регламента на официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", созданном для размещения информации о подготовке федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, и не может быть менее пятнадцати дней со дня его размещения.

(см. текст в предыдущей редакции)

10. По результатам независимой экспертизы составляется заключение, которое направляется в орган, являющийся разработчиком административного регламента. Орган, являющийся разработчиком административного регламента, обязан рассмотреть все поступившие заключения независимой экспертизы и принять решение по результатам каждой такой экспертизы.

11. Непоступление заключения независимой экспертизы в орган, являющийся разработчиком административного регламента, в срок, отведенный для проведения независимой экспертизы, не является препятствием для проведения экспертизы, указанной в части 12 настоящей статьи, и последующего утверждения административного регламента.

12. Предметом экспертизы проектов административных регламентов, проводимой уполномоченными органами государственной власти или уполномоченными органами местного самоуправления, является оценка соответствия проектов административных регламентов требованиям, предъявляемым к ним настоящим Федеральным законом и принятыми в соответствии с ним иными нормативными правовыми актами, а также оценка учета результатов независимой экспертизы в проектах административных регламентов.

13. Экспертиза проектов административных регламентов, разработанных федеральными органами исполнительной власти, а также органами государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, проводится уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в порядке , установленном Правительством Российской Федерации. Экспертиза проектов административных регламентов, разработанных органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, и проектов административных регламентов, разработанных органами местного самоуправления, проводится в случаях и порядке, установленных соответственно нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

Постановление Правительства РФ от 16 мая 2011 г. N 373
"О разработке и утверждении административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора) и административных регламентов предоставления государственных услуг"

Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемые:

Правила разработки и утверждения административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора);

Правила разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг;

Правила проведения экспертизы проектов административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора) и административных регламентов предоставления государственных услуг.

2. Признать утратившими силу:

пункты 1 и постановления Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 47, ст. 4933; 2008, N 18, ст. 2063);

постановление Правительства Российской Федерации от 29 ноября 2007 г. N 813 "О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. N 679" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 50, ст. 6285);

постановление Правительства Российской Федерации от 4 мая 2008 г. N 331 "О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. N 679" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 18, ст. 2063), за исключением пункта 1 изменений, которые вносятся в постановление Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. N 679, утвержденных указанным постановлением, в части, касающейся внесения изменения в наименование постановления;

постановление Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 779 "О внесении изменений в Порядок разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 41, ст. 4765).

4. Ответственные за утверждение административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора) и административных регламентов предоставления государственных услуг федеральные органы исполнительной власти, органы государственных внебюджетных фондов, а также государственные корпорации, наделенные в соответствии с федеральными законами полномочиями по исполнению государственных функций по осуществлению государственного контроля (надзора) и (или) предоставлению государственных услуг в установленной сфере деятельности:

обеспечивают в установленном порядке размещение соответствующих административных регламентов, а также сведений о государственных функциях и государственных услугах в федеральных государственных информационных системах "Федеральный реестр государственных услуг (функций)" и "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)";

ежеквартально представляют информацию о ходе разработки и утверждения соответствующих административных регламентов в Министерство экономического развития Российской Федерации.

5. Финансирование расходов, связанных с реализацией настоящего постановления, осуществляется за счет средств, предусмотренных в федеральном бюджете на руководство и управление в сфере установленных функций соответствующим федеральным органам исполнительной власти и органам государственных внебюджетных фондов.

6. Рекомендовать органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органам местного самоуправления руководствоваться правилами, утвержденными настоящим постановлением, при утверждении соответственно:

порядка разработки и утверждения административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора), разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг, проведения экспертизы проектов административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора) и административных регламентов предоставления государственных услуг;

порядка разработки и утверждения административных регламентов осуществления муниципального контроля, разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг, проведения экспертизы проектов административных регламентов осуществления муниципального контроля и административных регламентов предоставления муниципальных услуг.

Правила
разработки и утверждения административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора)
(утв. постановлением

С изменениями и дополнениями от:

30 июня, 18 декабря 2012 г., 23 января 2014 г., 25 октября 2017 г., 25 января, 13 июня, 3 ноября 2018 г.

I. Общие положения

административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора) (далее - регламенты).

Регламентом является нормативный правовой акт федерального органа исполнительной власти, органа государственного внебюджетного фонда, государственной корпорации, наделенных в соответствии с федеральным законом полномочиями по исполнению государственных функций по осуществлению государственного контроля (надзора) (далее - органы государственного контроля (надзора), устанавливающий сроки и последовательность административных процедур (действий), осуществляемых органами государственного контроля (надзора) в процессе осуществления государственного контроля (надзора), который полностью или частично осуществляется в соответствии с положениями Федерального закона "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля".

Регламент также устанавливает порядок взаимодействия между структурными подразделениями органов государственного контроля (надзора) и их должностными лицами, между органами государственного контроля (надзора) и физическими или юридическими лицами, индивидуальными предпринимателя, их уполномоченными представителями, иными органами государственной власти и органами местного самоуправления, учреждениями и организациями в процессе осуществления государственного контроля (надзора).

2. Если иное не установлено федеральными законами, регламент разрабатывается и утверждается органом государственного контроля (надзора), к сфере деятельности которого относится исполнение конкретного полномочия по осуществлению государственного контроля (надзора), предусмотренного федеральным законом, актом Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации.

3. При разработке регламентов органы государственного контроля (надзора) предусматривают оптимизацию (повышение качества) осуществления государственного контроля (надзора), в том числе:

в) сокращение срока исполнения государственной функции, а также срока выполнения отдельных административных процедур (действий) в рамках исполнения государственной функции. Федеральный орган исполнительной власти, государственная корпорация и орган государственного внебюджетного фонда, осуществляющие подготовку регламента, могут установить в регламенте сокращенные сроки исполнения государственной функции, а также сроки выполнения административных процедур (действий) в рамках исполнения государственной функции по отношению к соответствующим срокам, установленным законодательством Российской Федерации;

г) ответственность должностных лиц органов государственного контроля (надзора) за несоблюдение ими требований регламентов при выполнении административных процедур (действий);

д) осуществление отдельных административных процедур (действий) в электронной форме.

5. Если в исполнении государственной функции по осуществлению государственного контроля (надзора) участвуют несколько органов государственного контроля (надзора), регламент утверждается совместным приказом таких органов.

6. Исполнение органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий Российской Федерации, переданных им на основании федерального закона с предоставлением субвенций из федерального бюджета, осуществляется в порядке, установленном регламентом, утвержденным соответствующим федеральным органом исполнительной власти, если иное не установлено федеральным законом.

7. Регламенты разрабатываются в соответствии с федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, а также с учетом иных требований к порядку осуществления государственного контроля (надзора).

7.1. Регламент разрабатывается, как правило, после включения соответствующей функции по осуществлению государственного контроля (надзора) в перечень государственных услуг и государственных функций по осуществлению государственного контроля (надзора) (далее - перечень).

Информация об изменениях:

Постановление

Правилами постановлением

Правилами постановлением

Информация об изменениях:

Правила дополнены пунктом 8.1 с 23 июня 2018 г. - Постановление Правительства России от 13 июня 2018 г. N 676

8.1. В случае если нормативным правовым актом, устанавливающим конкретное полномочие органа государственного контроля (надзора), предусмотрено утверждение таким органом отдельного нормативного правового акта, предусматривающего порядок осуществления такого полномочия, наряду с разработкой указанного порядка подлежит утверждению регламент по осуществлению соответствующего полномочия.

При этом порядком осуществления соответствующих полномочий не регулируются вопросы, относящиеся к предмету регулирования регламента в соответствии с настоящими Правилами.

9. Разногласия между органами государственного контроля (надзора), а также между органами государственного контроля (надзора) и Министерством экономического развития Российской Федерации по проектам регламентов, по проектам нормативных правовых актов по внесению изменений в ранее изданные регламенты, признанию регламентов утратившими силу разрешаются в порядке, установленном Правилами постановлением

10. Проекты регламентов представляются органами государственного контроля (надзора) на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

II. Требования к регламентам

11. Наименования регламентов определяются органами государственного контроля (надзора) исходя из формулировки соответствующей редакции положения нормативного правового акта, которым предусмотрено конкретное полномочие по осуществлению государственного контроля (надзора), и наименования соответствующей функции по осуществлению государственного контроля (надзора) в перечне.

а) общие положения;

г) порядок и формы контроля за осуществлением государственного контроля (надзора);

д) досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органов, осуществляющих государственный контроль (надзор), а также их должностных лиц.

б) наименование органа, осуществляющего государственный контроль (надзор). Если в осуществлении государственного контроля (надзора) участвуют также иные федеральные органы исполнительной власти и органы государственных внебюджетных фондов, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления, а также организации в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, указываются все органы исполнительной власти и органы государственных внебюджетных фондов, органы местного самоуправления и организации, участие которых необходимо в процессе осуществления государственного контроля (надзора);

в) нормативные правовые акты, регулирующие осуществление государственного контроля (надзора). Перечень таких нормативных правовых актов (с указанием их реквизитов и источников официального опубликования) подлежит обязательному размещению на официальном сайте органа государственного контроля (надзора) в сети "Интернет", в федеральной государственной информационной системе "Федеральный реестр государственных услуг (функций)" (далее - федеральный реестр) и в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций).

В данном подразделе административного регламента должно содержаться указание на соответствующее размещение перечня указанных нормативных правовых актов, регулирующих осуществление государственного контроля (надзора).

Орган, исполняющий государственную функцию, обеспечивает размещение и актуализацию перечня нормативных правовых актов, регулирующих осуществление государственного контроля (надзора), на своем официальном сайте в сети "Интернет", а также в соответствующем разделе федерального реестра;

г) предмет государственного контроля (надзора);

д) права и обязанности должностных лиц при осуществлении государственного контроля (надзора);

е) права и обязанности лиц, в отношении которых осуществляются мероприятия по государственному контролю (надзору);

Информация об изменениях:

Пункт 13 дополнен подпунктом "з" с 23 июня 2018 г. - Постановление Правительства России от 13 июня 2018 г. N 676

з) исчерпывающие перечни документов и (или) информации, необходимых для осуществления государственного контроля (надзора) и достижения целей и задач проведения проверки.

Информация об изменениях:

Правила дополнены пунктом 13.1 с 23 июня 2018 г. - Постановление Правительства России от 13 июня 2018 г. N 676

13.1. В подразделе, касающемся прав и обязанностей должностных лиц при осуществлении государственного контроля (надзора), закрепляются:

а) обязанность органа государственного контроля (надзора), исполняющего государственную функцию, истребовать в рамках межведомственного информационного взаимодействия документы и (или) информацию, включенные в перечень документов и (или) информации, запрашиваемых и получаемых в рамках межведомственного информационного взаимодействия органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля при организации и проведении проверок от иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, в распоряжении которых находятся эти документы и (или) информация, утвержденный распоряжением Правительства Российской Федерации от 19 апреля 2016 г. N 724-р (далее - межведомственный перечень), от иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, в распоряжении которых находятся указанные документы;

б) запрет требовать от юридического лица, индивидуального предпринимателя представления документов и (или) информации, включая разрешительные документы, имеющиеся в распоряжении иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, включенные в межведомственный перечень;

в) обязанность должностного лица органа государственного контроля (надзора), исполняющего государственную функцию, знакомить руководителя, иное должностное лицо или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя с документами и (или) информацией, полученными в рамках межведомственного информационного взаимодействия.

Информация об изменениях:

Правила дополнены пунктом 13.2 с 23 июня 2018 г. - Постановление Правительства России от 13 июня 2018 г. N 676

13.2. В подразделе, касающемся прав и обязанностей лиц, в отношении которых осуществляются мероприятия по государственному контролю (надзору), закрепляются:

а) право проверяемого юридического лица, индивидуального предпринимателя по собственной инициативе представить документы и (или) информацию, которые находятся в распоряжении иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций и включены в межведомственный перечень;

б) право проверяемого юридического лица, индивидуального предпринимателя знакомиться с документами и (или) информацией, полученными органом государственного контроля (надзора), исполняющим государственную функцию, в рамках межведомственного информационного взаимодействия от иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, в распоряжении которых находятся эти документы и (или) информация, включенные в межведомственный перечень.

Информация об изменениях:

Правила дополнены пунктом 13.3 с 23 июня 2018 г. - Постановление Правительства России от 13 июня 2018 г. N 676

13.3. Подраздел, касающийся исчерпывающих перечней документов и (или) информации, необходимых для осуществления государственного контроля (надзора) и достижения целей и задач проведения проверки, включает:

а) исчерпывающий перечень документов и (или) информации, истребуемых в ходе проверки лично у проверяемого юридического лица, индивидуального предпринимателя;

б) исчерпывающий перечень документов и (или) информации, запрашиваемых и получаемых в ходе проверки в рамках межведомственного информационного взаимодействия от иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, в соответствии с межведомственным перечнем.

14. Раздел, касающийся требований к порядку осуществления государственного контроля (надзора), состоит из следующих подразделов:

б) сведения о размере платы за услуги организации (организаций), участвующей (участвующих) в исполнении государственной функции, взимаемой с лица, в отношении которого проводятся мероприятия по контролю (надзору) (раздел включается в случае, если в исполнении государственной функции участвуют иные организации);

15. В подразделе, касающемся порядка информирования об осуществлении государственного контроля (надзора), указываются следующие сведения:

а) порядок получения информации заинтересованными лицами по вопросам исполнения государственной функции, сведений о ходе исполнения государственной функции;

б) порядок, форма, место размещения и способы получения справочной информации, в том числе на стендах в местах нахождения органов государственного контроля (надзора).

К справочной информации относится:

место нахождения и графики работы органа государственного контроля (надзора), исполняющего государственную функцию, его структурных подразделений и территориальных органов;

справочные телефоны структурного подразделения органа государственного контроля (надзора), исполняющего государственную функцию, и организаций, участвующих в осуществлении государственного контроля (надзора), в том числе номер телефона-автоинформатора;

адреса официального сайта, а также электронной почты и (или) формы обратной связи органа государственного контроля (надзора), исполняющего государственную функцию, в сети "Интернет".

Справочная информация не приводится в тексте регламента и подлежит обязательному размещению на официальном сайте органа государственного контроля (надзора), исполняющего государственную функцию, в сети "Интернет", в федеральном реестре и на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций), о чем указывается в тексте регламента. Органы государственного контроля (надзора) обеспечивают размещение и актуализацию справочной информации в установленном порядке на своих официальных сайтах, а также в соответствующем разделе федерального реестра.

16. В подразделе, касающемся сведений о размере платы за услуги организации (организаций), участвующей (участвующих) в осуществлении государственного контроля (надзора), взимаемой с лица, в отношении которого проводятся мероприятия по государственному контролю (надзору), указывается информация об основаниях и порядке взимания платы либо об отсутствии такой платы.

17. В подразделе, касающемся срока осуществления государственного контроля (надзора), указывается общий срок осуществления государственного контроля (надзора).

18. Раздел, касающийся состава, последовательности и сроков выполнения административных процедур, требований к порядку их выполнения, в том числе особенностей выполнения административных процедур в электронной форме, состоит из подразделов, соответствующих количеству административных процедур - логически обособленных последовательностей административных действий при осуществлении государственного контроля (надзора), имеющих конечный результат и выделяемых в рамках осуществления государственного контроля (надзора).

В начале указанного раздела указывается исчерпывающий перечень административных процедур, содержащихся в этом разделе.

20. Описание каждой административной процедуры содержит следующие обязательные элементы:

в) сведения о должностном лице, ответственном за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры. Если нормативные правовые акты, непосредственно регулирующие осуществление государственного контроля (надзора), содержат указание на конкретную должность, она указывается в тексте регламента;

г) условия, порядок и срок приостановления осуществления государственного контроля (надзора) в случае, если возможность приостановления предусмотрена законодательством Российской Федерации;

д) критерии принятия решений;

е) результат административной процедуры и порядок передачи результата, который может совпадать с основанием для начала выполнения следующей административной процедуры;

ж) способ фиксации результата выполнения административной процедуры, в том числе в электронной форме, содержащий указание на формат обязательного отображения административной процедуры.

21. Раздел, касающийся порядка и формы контроля за осуществлением государственного контроля (надзора), состоит из следующих подразделов:

а) порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением должностными лицами органа государственного контроля (надзора) положений регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к осуществлению государственного контроля (надзора), а также за принятием ими решений;

б) порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества осуществления государственного контроля (надзора), в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством осуществления государственного контроля (надзора);

в) ответственность должностных лиц органа государственного контроля (надзора) за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе осуществления государственного контроля (надзора);

г) положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за исполнением государственной функции, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций.

22. Раздел, касающийся досудебного (внесудебного) порядка обжалования решений и действий (бездействия) органов, осуществляющих государственный контроль (надзор), а также их должностных лиц, состоит из следующих подразделов:

а) информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и (или) решений, принятых (осуществленных) в ходе осуществления государственного контроля (надзора) (далее - жалоба);

б) предмет досудебного (внесудебного) обжалования;

в) исчерпывающий перечень оснований для приостановления рассмотрения жалобы и случаев, в которых ответ на жалобу не дается;

г) основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования;

д) права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы;

е) органы государственной власти, организации и уполномоченные на рассмотрение жалобы лица, которым может быть направлена жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке;

ж) сроки рассмотрения жалобы;

з) результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования.

III. Организация независимой экспертизы проектов регламентов

23. Проекты регламентов подлежат независимой экспертизе.

24. Предметом независимой экспертизы проекта регламента (далее - независимая экспертиза) является оценка возможного положительного эффекта, а также возможных негативных последствий реализации положений проекта регламента для граждан и организаций.

Независимая экспертиза может проводиться физическими и юридическими лицами в инициативном порядке за счет собственных средств. Независимая экспертиза не может проводиться физическими и юридическими лицами, принимавшими участие в разработке проекта регламента, а также организациями, находящимися в ведении органа, являющегося разработчиком регламента.

Независимая экспертиза проекта регламента проводится во время его размещения в сети "Интернет" в соответствии с пунктом 7.2 настоящих Правил с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой экспертизы.

По результатам независимой экспертизы составляется заключение, которое направляется в орган, являющийся разработчиком регламента. Орган, являющийся разработчиком регламента, обязан рассмотреть поступившие заключения независимой экспертизы и принять решение по результатам каждой независимой экспертизы.

25. Непоступление заключения независимой экспертизы в орган, являющийся разработчиком регламента, в срок, отведенный для проведения независимой экспертизы, не является препятствием для проведения экспертизы Министерством экономического развития Российской Федерации в соответствии с пунктом 8 настоящих Правил.

Правила
разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг
(утв. постановлением Правительства РФ от 16 мая 2011 г. N 373)

С изменениями и дополнениями от:

19 августа 2011 г., 30 июня, 25 августа, 3, 18 декабря 2012 г., 23 января 2014 г., 25 октября 2017 г., 25 января, 13 июня, 27 августа, 3 ноября 2018 г.

I. Общие положения

1. Настоящие Правила определяют порядок разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг (далее - регламенты).

Регламентом является нормативный правовой акт федерального органа исполнительной власти, органа государственного внебюджетного фонда, государственной корпорации, наделенных в соответствии с федеральным законом полномочиями по предоставлению государственных услуг в установленной сфере деятельности (далее - органы, предоставляющие государственные услуги), устанавливающий сроки и последовательность административных процедур (действий), осуществляемых органами, предоставляющими государственные услуги, в процессе предоставления государственной услуги в соответствии с требованиями Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - Федеральный закон).

Регламент также устанавливает порядок взаимодействия между структурными подразделениями органов, предоставляющих государственные услуги, и их должностными лицами, между органами, предоставляющими государственные услуги, и физическими или юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, их уполномоченными представителями (далее - заявители), иными органами государственной власти и органами местного самоуправления, учреждениями и организациями в процессе предоставления государственной услуги.

2. Регламент разрабатывается и утверждается органом, предоставляющим государственные услуги, если иное не установлено федеральными законами.

3. При разработке регламентов органы, предоставляющие государственные услуги, предусматривают оптимизацию (повышение качества) предоставления государственных услуг, в том числе:

а) упорядочение административных процедур (действий);

б) устранение избыточных административных процедур (действий);

в) сокращение количества документов, представляемых заявителями для предоставления государственной услуги, применение новых форм документов, позволяющих устранить необходимость неоднократного предоставления идентичной информации, снижение количества взаимодействий заявителей с должностными лицами органа, предоставляющего государственную услугу, в том числе за счет выполнения отдельных административных процедур (действий) на базе многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг и реализации принципа "одного окна", использование межведомственных согласований при предоставлении государственной услуги без участия заявителя, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий;

г) сокращение срока предоставления государственной услуги, а также срока выполнения отдельных административных процедур (действий) в рамках предоставления государственной услуги. Орган, предоставляющий государственные услуги, может установить в регламенте сокращенные сроки предоставления государственной услуги, а также сроки выполнения административных процедур (действий) в рамках предоставления государственной услуги по отношению к соответствующим срокам, установленным законодательством Российской Федерации;

д) ответственность должностных лиц органов, предоставляющих государственные услуги, за несоблюдение ими требований регламентов при выполнении административных процедур (действий);

е) предоставление государственной услуги в электронной форме.

5. Если в предоставлении государственной услуги участвуют несколько органов, предоставляющих государственные услуги, регламент утверждается совместным приказом таких органов.

6. Исполнение органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий Российской Федерации, переданных им на основании федерального закона с предоставлением субвенций из федерального бюджета, осуществляется в порядке, установленном регламентом , утвержденным соответствующим федеральным органом исполнительной власти, если иное не установлено федеральным законом.

7. Регламенты разрабатываются в соответствии с федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, а также с учетом иных требований к порядку предоставления соответствующей государственной услуги.

7.1. Регламент разрабатывается, как правило, после включения соответствующей государственной услуги в перечень государственных услуг и государственных функций по осуществлению государственного контроля (надзора) (далее - перечень).

Информация об изменениях:

Правила дополнены пунктом 7.2 с 23 июня 2018 г. - Постановление Правительства России от 13 июня 2018 г. N 676

7.2. Проект регламента и пояснительная записка к нему размещаются на официальном сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть "Интернет") в порядке, установленном Правилами раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. N 851 "О порядке раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения".

8. Проекты регламентов, а также проекты нормативных правовых актов по внесению изменений в ранее изданные регламенты, признанию регламентов утратившими силу подлежат независимой экспертизе и экспертизе, проводимой Министерством экономического развития Российской Федерации.

Экспертиза проектов регламентов, а также проектов нормативных правовых актов по внесению изменений в ранее изданные регламенты, признанию регламентов утратившими силу проводится в порядке, установленном Правилами проведения экспертизы проектов административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора) и административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора) и административных регламентов предоставления государственных услуг", а также в соответствии с настоящими Правилами.

Заключение об оценке регулирующего воздействия на проекты регламентов, а также проекты нормативных правовых актов по внесению изменений в ранее изданные регламенты, признанию регламентов утратившими силу не требуется.

8.1. В случае если нормативным правовым актом, устанавливающим конкретное полномочие органа, предоставляющего государственную услугу, предусмотрено утверждение отдельного нормативного правового акта, предусматривающего порядок осуществления такого полномочия, наряду с разработкой порядка подлежит утверждению регламент по осуществлению соответствующего полномочия.

При этом порядком осуществления соответствующего полномочия, утвержденным нормативным правовым актом федерального органа исполнительной власти, органа государственного внебюджетного фонда или государственной корпорации, не регулируются вопросы, относящиеся к предмету регулирования регламента в соответствии с настоящими Правилами.

9. Разногласия между органами, предоставляющими государственные услуги, а также между органами, предоставляющими государственные услуги, и Министерством экономического развития Российской Федерации по проектам регламентов, а также проектам нормативных правовых актов по внесению изменений в ранее изданные регламенты, признанию регламентов утратившими силу разрешаются в порядке, установленном Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".

10. Проекты регламентов представляются органами, предоставляющими государственные услуги, на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

II. Требования к регламентам

11. Наименования регламентов определяются органами, предоставляющими государственные услуги, с учетом формулировки, соответствующей редакции положения нормативного правового акта, которым предусмотрена государственная услуга, и наименования такой государственной услуги в перечне.

12. В регламент включаются следующие разделы:

а) общие положения;

б) стандарт предоставления государственной услуги;

в) состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме;

г) формы контроля за исполнением регламента;

д) досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также их должностных лиц;

Информация об изменениях:

Пункт 12 дополнен подпунктом "е" с 23 июня 2018 г. - Постановление Правительства России от 13 июня 2018 г. N 676

е) особенности выполнения административных процедур (действий) в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг.

В административные регламенты не включается настоящий раздел в следующих случаях:

государственная услуга предоставляется государственной корпорацией;

государственная услуга не предоставляется в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг.

13. Раздел, касающийся общих положений, состоит из следующих подразделов:

а) предмет регулирования регламента;

б) круг заявителей;

в) требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги, в том числе:

порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, сведений о ходе предоставления указанных услуг, в том числе на официальном сайте, а также на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций);

порядок, форма, место размещения и способы получения справочной информации, в том числе на стендах в местах предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, и в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг.

К справочной информации относится следующая информация:

место нахождения и графики работы органа, предоставляющего государственную услугу, его структурных подразделений, предоставляющих государственную услугу, государственных и муниципальных органов и организаций, обращение в которые необходимо для получения государственной услуги, а также многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг;

справочные телефоны структурных подразделений органа, предоставляющего государственную услугу, организаций, участвующих в предоставлении государственной услуги, в том числе номер телефона-автоинформатора;

адреса официального сайта, а также электронной почты и (или) формы обратной связи органа, предоставляющего государственную услугу, в сети "Интернет".

Справочная информация не приводится в тексте регламента и подлежит обязательному размещению на официальном сайте органа, предоставляющего государственную услугу, в сети "Интернет", в федеральной государственной информационной системе "Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - федеральный реестр) и на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций), о чем указывается в тексте регламента. Органы, предоставляющие государственные услуги, обеспечивают в установленном порядке размещение и актуализацию справочной информации в соответствующем разделе федерального реестра и на соответствующем официальном сайте в сети "Интернет".

14. Стандарт предоставления государственной услуги должен содержать следующие подразделы:

а) наименование государственной услуги;

б) наименование органа, предоставляющего государственную услугу. Если в предоставлении государственной услуги участвуют также иные федеральные органы исполнительной власти и органы государственных внебюджетных фондов, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления, а также организации, то указываются все органы и организации, обращение в которые необходимо для предоставления государственной услуги. Также указываются требования пункта 3 статьи 7 Федерального закона, а именно - установление запрета требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный Правительством Российской Федерации;

в) описание результата предоставления государственной услуги;

г) срок предоставления государственной услуги, в том числе с учетом необходимости обращения в организации, участвующие в предоставлении государственной услуги, срок приостановления предоставления государственной услуги в случае, если возможность приостановления предусмотрена законодательством Российской Федерации, срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги;

д) нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги (с указанием их реквизитов и источников официального опубликования), подлежит обязательному размещению на официальном сайте органа, предоставляющего государственную услугу, в сети "Интернет", в федеральном реестре и на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций). Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги, не приводится в тексте административного регламента.

В данном подразделе административного регламента должно содержаться указание на соответствующее размещение перечня указанных нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги.

Орган, предоставляющий государственную услугу, обеспечивает размещение и актуализацию перечня нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги, на своем официальном сайте, а также в соответствующем разделе федерального реестра;

е) исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, подлежащих представлению заявителем, способы их получения заявителем, в том числе в электронной форме, порядок их представления (бланки, формы обращений, заявления и иных документов, подаваемых заявителем в связи с предоставлением государственной услуги, приводятся в качестве приложений к регламенту, за исключением случаев, когда формы указанных документов установлены актами Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, а также случаев, когда законодательством Российской Федерации предусмотрена свободная форма подачи этих документов);

ж) исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, и которые заявитель вправе представить, а также способы их получения заявителями, в том числе в электронной форме, порядок их представления (бланки, формы обращений, заявлений и иных документов, подаваемых заявителем в связи с предоставлением государственной услуги, приводятся в качестве приложений к регламенту, за исключением случаев, когда формы указанных документов установлены актами Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, а также случаев, когда законодательством Российской Федерации предусмотрена свободная форма подачи этих документов). Непредставление заявителем указанных документов не является основанием для отказа заявителю в предоставлении услуги;

ж.1) указание на запрет требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона;

представления документов и информации, отсутствие и (или) недостоверность которых не указывались при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, либо в предоставлении государственной услуги, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 4 части 1 статьи 7 Федерального закона;

з) исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

и) исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги. В случае отсутствия таких оснований следует прямо указать на это в тексте регламента;

к) перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги;

л) порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги. В данном подразделе указывается размер государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги, или ссылка на положение нормативного правового акта, в котором установлен размер такой пошлины или платы;

м) порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы;

н) максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, и при получении результата предоставления таких услуг;

о) срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме;

п) требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой государственной услуги, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления такой услуги, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанных объектов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов;

р) показатели доступности и качества государственной услуги, в том числе количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении государственной услуги и их продолжительность, возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий, возможность либо невозможность получения государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг (в том числе в полном объеме), в любом территориальном подразделении органа, предоставляющего государственную услугу, по выбору заявителя (экстерриториальный принцип), посредством запроса о предоставлении нескольких государственных и (или) муниципальных услуг в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг, предусмотренного статьей 15.1 Федерального закона (далее - комплексный запрос). Предоставление в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг государственными корпорациями государственных услуг не осуществляется;

с) иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги по экстерриториальному принципу (в случае, если государственная услуга предоставляется по экстерриториальному принципу) и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме. При определении особенностей предоставления государственной услуги в электронной форме указываются виды электронной подписи , которые допускаются к использованию при обращении за получением государственной услуги, в том числе с учетом права заявителя - физического лица использовать простую электронную подпись, в соответствии с Правилами определения видов электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 июня 2012 г. N 634 "О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг".

15. Разделы, касающиеся состава, последовательности и сроков выполнения административных процедур (действий), требований к порядку их выполнения, в том числе особенностей выполнения административных процедур (действий) в электронной форме, а также особенностей выполнения административных процедур (действий) в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг, состоят из подразделов, соответствующих количеству административных процедур - логически обособленных последовательностей административных действий при предоставлении государственных услуг и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, имеющих конечный результат и выделяемых в рамках предоставления государственной услуги. В начале соответствующего раздела указывается исчерпывающий перечень административных процедур (действий), содержащихся в нем.

В разделе, касающемся состава, последовательности и сроков выполнения административных процедур (действий), требований к порядку их выполнения, в том числе особенностей выполнения административных процедур (действий) в электронной форме, отдельно указывается перечень административных процедур (действий) при предоставлении государственных услуг в электронной форме.

Раздел, касающийся состава, последовательности и сроков выполнения административных процедур (действий), требований к порядку их выполнения, в том числе особенностей выполнения административных процедур (действий) в электронной форме, должен содержать в том числе:

порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), административных процедур (действий) в соответствии с положениями статьи 10 Федерального закона;

порядок исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах.

В разделе, касающемся особенностей выполнения административных процедур (действий) в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг, также может содержаться описание административных процедур (действий), выполняемых многофункциональным центром предоставления государственных и муниципальных услуг при предоставлении государственной услуги в полном объеме и при предоставлении государственной услуги посредством комплексного запроса, а также порядок досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг и их работников.

Описание административных процедур (действий), выполняемых многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг, в разделе, касающемся особенностей выполнения административных процедур (действий) в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг, обязательно в отношении государственных услуг, включенных в перечни государственных услуг в соответствии с подпунктом 1 части 6 статьи 15 Федерального закона.

В соответствующем разделе описывается в том числе порядок выполнения многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг следующих административных процедур (действий):

информирование заявителей о порядке предоставления государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг, о ходе выполнения запроса о предоставлении государственной услуги, по иным вопросам, связанным с предоставлением государственной услуги, а также консультирование заявителей о порядке предоставления государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг;

прием запросов заявителей о предоставлении государственной услуги и иных документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

формирование и направление многофункциональным центром предоставления государственных и муниципальных услуг межведомственного запроса в органы, предоставляющие государственные услуги, в иные органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации, участвующие в предоставлении государственных услуг;

выдача заявителю результата предоставления государственной услуги, в том числе выдача документов на бумажном носителе, подтверждающих содержание электронных документов, направленных в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими государственные услуги, и органами, предоставляющими муниципальные услуги, а также выдача документов, включая составление на бумажном носителе и заверение выписок из информационных систем органов, предоставляющих государственные услуги, и органов, предоставляющих муниципальные услуги;

иные действия, необходимые для предоставления государственной услуги, в том числе связанные с проверкой действительности усиленной квалифицированной электронной подписи заявителя, использованной при обращении за получением государственной услуги, а также с установлением перечня средств удостоверяющих центров, которые допускаются для использования в целях обеспечения указанной проверки и определяются на основании утверждаемой органом, предоставляющим государственную услугу, по согласованию с Федеральной службой безопасности Российской Федерации модели угроз безопасности информации в информационной системе, используемой в целях приема обращений за получением государственной услуги и (или) предоставления такой услуги.

17. Описание каждой административной процедуры предусматривает:

а) основания для начала административной процедуры;

в) сведения о должностном лице, ответственном за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры. Если нормативные правовые акты, непосредственно регулирующие предоставление государственной услуги, содержат указание на конкретную должность, она указывается в тексте регламента;

г) критерии принятия решений;

д) результат административной процедуры и порядок передачи результата, который может совпадать с основанием для начала выполнения следующей административной процедуры;

е) способ фиксации результата выполнения административной процедуры, в том числе в электронной форме, содержащий указание на формат обязательного отображения административной процедуры.

18. Раздел, касающийся форм контроля за предоставлением государственной услуги, состоит из следующих подразделов:

а) порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием ими решений;

б) порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги;

в) ответственность должностных лиц органа, предоставляющего государственную услугу, за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги;

г) положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций.

19. Раздел, касающийся досудебного (внесудебного) порядка обжалования решений и действий (бездействия) органов, предоставляющих государственные услуги, а также их должностных лиц, состоит из следующих подразделов:

информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и (или) решений, принятых (осуществленных) в ходе предоставления государственной услуги (далее - жалоба);

органы государственной власти, организации и уполномоченные на рассмотрение жалобы лица, которым может быть направлена жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке;

способы информирования заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы, в том числе с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций);

перечень нормативных правовых актов, регулирующих порядок досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также его должностных лиц.

Информация, указанная в данном разделе, подлежит обязательному размещению на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций), о чем указывается в тексте регламента. Органы, предоставляющие государственные услуги, обеспечивают в установленном порядке размещение и актуализацию сведений в соответствующем разделе федерального реестра.

В случае если в соответствии с Федеральным законом установлен иной порядок (процедура) подачи и рассмотрения жалоб, в разделе должны содержаться следующие подразделы:

информация для заявителя о его праве подать жалобу;

предмет жалобы;

органы государственной власти, организации, должностные лица, которым может быть направлена жалоба;

порядок подачи и рассмотрения жалобы;

сроки рассмотрения жалобы;

результат рассмотрения жалобы;

порядок информирования заявителя о результатах рассмотрения жалобы;

порядок обжалования решения по жалобе;

право заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы;

способы информирования заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы.

Правила
проведения экспертизы проектов административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора) и административных регламентов предоставления государственных услуг
(утв. постановлением Правительства РФ от 16 мая 2011 г. N 373)

С изменениями и дополнениями от:

1. Настоящие Правила определяют порядок проведения экспертизы проекта административного регламента осуществления государственного контроля (надзора) и (или) проекта административного регламента предоставления государственной услуги (далее - административный регламент), проекта нормативного правового акта, утверждающего изменения в ранее изданный административный регламент (далее - проект изменений в административный регламент), а также проекта нормативного правового акта, признающего административный регламент утратившим силу (далее - проект акта об отмене административного регламента), разработанных федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, а также государственными корпорациями, наделенными в соответствии с федеральными законами полномочиями по исполнению государственных функций по осуществлению государственного контроля (надзора) и предоставлению государственных услуг в установленной сфере деятельности.

2. Экспертиза проводится Министерством экономического развития Российской Федерации.

3. Предметом экспертизы является оценка соответствия проекта административного регламента, проекта изменений в административный регламент (с учетом действующей редакции административного регламента), проекта акта об отмене административного регламента требованиям Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" или Федерального закона "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля", требованиям иных нормативных правовых актов, регулирующих порядок предоставления соответствующей государственной услуги или осуществления государственного контроля (надзора), а также требованиям, предъявляемым к указанным проектам Правилами разработки и утверждения административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора) или Правилами разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора) и административных регламентов предоставления государственных услуг", в том числе оценка учета результатов независимой экспертизы, а также наличия и актуальности сведений о соответствующей государственной услуге или осуществлении соответствующего государственного контроля (надзора) в перечне государственных услуг и государственных функций по осуществлению государственного контроля (надзора) (далее - перечень).

4. В отношении проекта административного регламента осуществления государственного контроля (надзора), проекта изменений в административный регламент осуществления государственного контроля (надзора), а также проекта акта об отмене административного регламента осуществления государственного контроля (надзора) проводится оценка их соответствия положениям Федерального закона "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" и иным нормативным правовым актам, регулирующим порядок осуществления государственного контроля (надзора).

5. В отношении проекта административного регламента предоставления государственной услуги, проекта изменений в административный регламент предоставления государственной услуги, а также проекта акта об отмене административного регламента предоставления государственной услуги проводится оценка их соответствия положениям Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов. В том числе проверяется:

а) соответствие структуры и содержания проекта административного регламента предоставления государственной услуги, а также проекта изменений в административный регламент предоставления государственной услуги, в том числе стандарта предоставления государственной услуги, требованиям, предъявляемым к ним Федеральным законом "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами;

б) полнота описания в проекте административного регламента предоставления государственной услуги, а также проекте изменений в административный регламент предоставления государственной услуги порядка и условий предоставления государственной услуги, которые установлены законодательством Российской Федерации;

в) оптимизация порядка предоставления государственной услуги, в том числе:

упорядочение административных процедур (действий);

устранение избыточных административных процедур (действий);

сокращение срока предоставления государственной услуги, а также срока выполнения отдельных административных процедур (действий) в рамках предоставления государственной услуги;

предоставление государственной услуги в электронной форме;

получение документов и информации, которые необходимы для предоставления государственной услуги, посредством межведомственного информационного взаимодействия;

особенности выполнения административных процедур (действий) в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг.

6. Федеральный орган исполнительной власти, орган государственного внебюджетного фонда, государственная корпорация, ответственные за утверждение проекта административного регламента, проекта изменений в административный регламент, проекта акта об отмене административного регламента, готовят и представляют на экспертизу вместе с указанными проектами пояснительную записку, в которой приводятся информация об основных предполагаемых улучшениях предоставления государственной услуги, осуществления государственного контроля (надзора), сведения об учете рекомендаций независимой экспертизы.

7. В случае если в процессе разработки проекта административного регламента, проекта изменений в административный регламент выявляется возможность оптимизации (повышения качества) предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции) при условии соответствующих изменений иных нормативных правовых актов, регулирующих порядок исполнения государственной функции или предоставления соответствующей государственной услуги, проект административного регламента либо проект изменений в административный регламент направляется на экспертизу в Министерство экономического развития Российской Федерации с приложением проектов иных нормативных правовых актов, регулирующих порядок исполнения государственной функции или предоставления соответствующей государственной услуги.

8. Заключение на проект административного регламента, проект изменений в административный регламент, проект акта об отмене административного регламента представляется Министерством экономического развития Российской Федерации в срок не более 30 рабочих дней со дня его получения.

9. Заключение на проект административного регламента, проект изменений в административный регламент, проект акта об отмене административного регламента подписывается заместителем Министра экономического развития Российской Федерации или по его указанию руководителем структурного подразделения Министерства экономического развития Российской Федерации, ответственного за экспертизу указанных проектов.

10. Проект административного регламента, проект изменений в административный регламент, проект акта об отмене административного регламента возвращаются без экспертизы Министерством экономического развития Российской Федерации в случае, если нарушен порядок представления указанных проектов на экспертизу, предусмотренный настоящими Правилами, а также в случае отсутствия сведений о соответствующей государственной услуге или соответствующей государственной функции в перечне.

В случае возвращения проекта административного регламента, проекта изменений в административный регламент, проекта акта об отмене административного регламента без экспертизы нарушения должны быть устранены, а соответствующий проект административного регламента, проект изменений в административный регламент, проект акта об отмене административного регламента повторно представлен на экспертизу в Министерство экономического развития Российской Федерации.

11. При наличии в заключении Министерства экономического развития Российской Федерации замечаний и предложений на проект административного регламента, проект изменений в административный регламент, проект акта об отмене административного регламента федеральный орган исполнительной власти, орган государственного внебюджетного фонда, государственная корпорация, ответственные за утверждение проекта административного регламента, проекта изменений в административный регламент, проекта акта об отмене административного регламента, обеспечивают учет таких замечаний и предложений.

При наличии разногласий федеральный орган исполнительной власти, орган государственного внебюджетного фонда, государственная корпорация, ответственные за утверждение проекта административного регламента, проекта изменений в административный регламент, проекта акта об отмене административного регламента, обеспечивают рассмотрение таких разногласий в порядке, установленном Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".

Урегулированные и неурегулированные разногласия по проекту административного регламента, проекту изменений в административный регламент, проекту акта об отмене административного регламента оформляются протоколами согласительных совещаний, которые подписываются соответствующими руководителями (заместителями руководителя) федерального органа исполнительной власти, органа государственного внебюджетного фонда, государственной корпорации или по их указанию руководителем структурного подразделения федерального органа исполнительной власти, органа государственного внебюджетного фонда, государственной корпорации, ответственного за утверждение проекта административного регламента, проекта изменений в административный регламент, проекта акта об отмене административного регламента, и заместителем Министра экономического развития Российской Федерации или по его указанию руководителем структурного подразделения указанного Министерства, ответственного за экспертизу проектов административных регламентов, проектов изменений в административные регламенты, проектов актов об отмене административных регламентов.

12. Повторное направление доработанного проекта административного регламента, проекта изменений в административный регламент, проекта акта об отмене административного регламента в Министерство экономического развития Российской Федерации на заключение не требуется.

В системе организационно-правовой документации организации выделяются документы, определяющие порядок и методы выполнения той или иной работы: регламенты и инструкции , . На практике используются различные наименования этих документов: регламент, стандарт, положение, инструкция, методическая инструкция, рабочая инструкция и т.п. Ввиду отсутствия общепринятой терминологии мы будем пользоваться следующими рабочими определениями:

Методическая инструкция – документ, определяющий унифицированные правила и методы выполнения определенных действий (функций), независимые от исполнителей. Употребляемые синонимы: методическое руководство, методические указания, методические рекомендации, методика и т.п.

Регламент процесса (или просто регламент) – документ, определяющий порядок взаимодействия подразделений и работников организации в рамках определенного процесса. Употребляемые синонимы: стандарт процесса, положение о процессе, процедура и т.п.

Рабочая инструкция – документ, определяющий порядок выполнения отдельных или взаимосвязанных действий (функций), выполняемых конкретным подразделением или работником организации в рамках определенных процессов. Употребляемые синонимы: производственная инструкция, операционная инструкция, технологическая инструкция, инструкция и т.п.

Поясним различия следующим примером. Допустим, речь идет об инвестиционном планировании в организации. Процесс состоит в том, что инвестиционные инициативы подразделений выражаются в стандартизированной форме инвестиционных проектов, которые после сравнительного анализа в плановом отделе поступают на рассмотрение инвестиционного комитета организации.

Правила и формулы расчета показателей инвестиционного проекта являются содержанием методической инструкции , так как не зависят (а для обеспечения сопоставимости и не должны зависеть) ни от содержания инвестиционного проекта, ни от подразделения или должности специалиста, выполняющего расчет.

Описания процессов подачи, предварительного обсуждения инвестиционной инициативы, подготовки инвестиционных проектов по установленной методике и предоставления их в плановый отдел и в инвестиционный комитет – предмет регламента , поскольку здесь речь идет о порядке взаимодействия конкретных подразделений организации, условиях перемещения документа из одного подразделения в другое, сроках прохождения документов.

Выдержки из регламента, сопровождаемые изложением методов сравнительного анализа инвестиционных проектов (или ссылками на них), излагающие последовательность и методы действий работника планового отдела при сравнении поступивших инвестиционных проектов приводятся в рабочей инструкции этого работника.

На практике общий порядок выполнения процесса, методы выполнения отдельных действий, детали выполнения процесса на отдельных рабочих местах зачастую включаются в один пространный документ. Иногда это является следствием неразвитости системы внутренней документации организации, но зачастую бывает оправдано тем, что описание всех деталей процесса можно прочитать в одном документе.

Такие документы, как Положение об оплате труда или Регламент бюджетирования традиционно являют собой примеры всеобъемлющих. В крупных компаниях их объем может достигать нескольких сотен страниц.

Автору по заказу одного из научно-исследовательских институтов довелось разрабатывать пространное Положение об управлении научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими работами (НИОКР), в котором освещались терминологические вопросы, порядок инициирования, планирования, выполнения и закрытия НИОКР, вопросы правовой защиты и бухгалтерского учета результатов НИОКР, а также принципы материального стимулирования участников НИОКР и методы расчета сумм лицензионных платежей.

Недостаток такого способа изложения носит, скорее, психологический характер: сотни страниц текста с таблицами, формами, схемами, формулами и т.п. угнетающе действуют на исполнителей, хотя каждого из них касается лишь небольшая часть описания процесса.

К недостаткам распределения описания процесса по нескольким документам относится сложность (в отсутствие специализированных средств) отслеживания целостности комплекта документов. Под целостностью мы понимаем единство терминологии, согласованность действий (в том числе, условий, порядка и сроков), описанных в разных документах, единообразие форм документов, используемых в рамках описываемого процесса, корректность ссылок этих документов друг на друга.

Итак, выбор формы описания методов и порядка выполнения работы – в значительной мере дело обычаев организации.

Ввиду того, что регламентами могут быть названы документы, содержание которых весьма разнообразно, общих законодательно закрепленных требований к структуре и содержанию регламентов не имеется. Исключение составляют административные регламенты, для которых имеются правила разработки и утверждения (не вступили в силу на момент написания статьи) и соответствующие методические рекомендации .

С другой стороны, в литературе по анализу и оптимизации процессов имеются руководства, посвященные не только вопросам написания текста регламентирующих документов, но и выбору процессов для регламентации, а также их совершенствованию. Среди таких руководств отметим книги , , , , .

Общие принципы разработки нормативных документов системы государственной стандартизации (ГОСТов) изложены в ГОСТ Р 1.0-92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Основные положения» и ГОСТ Р 1.5-92 «Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов» . Хорошим примером использования указанных документов применительно к разработке отраслевых стандартов в области связи являются «ПР 45.02-97. Правила по стандартизации. Отраслевая система стандартизации. Принципы разработки нормативных документов» . При разработке регламентирующих локальных нормативных актов организации указанные ГОСТы могут использоваться справочно.

Отметим, что принципы регламентации процессов, о которых пойдет речь в этой статье, могут быть применены при разработке текстов договоров, особенно в той их части, где речь идет о процессах взаимодействия сторон договора.

2. Что подлежит регламентации?

Чтобы ответить правильно на поставленный вопрос, необходимо вначале определить содержание и цели регламентации процессов (ср. ).

Под регламентацией мы будем понимать описание выполняемого организацией процесса в ее локальных нормативных актах. Необходимо отметить, что регламентация далеко не всегда исчерпывается одним документом под названием «регламент» или «стандарт».

Например, для регламентации процесса технической эксплуатации судов в судоходной компании были разработаны следующие документы:

1. Стандарт «Организация планового ремонта судов»,
2. Стандарт «Организация непланового ремонта судов»,
3. Стандарт «Организация технического обслуживания судов»,
4. Стандарт «Организация технического использования судов»,
5. Стандарт «Организация модернизации судов»,
6. Стандарт «Техническая паспортизация судов»,
7. Стандарт «Мониторинг технического состояния судов»,
8. Стандарт «Стандартизация процессов технической эксплуатации судов»,
9. Положение о Службе технической эксплуатации флота,
10. Должностная инструкция руководителя Службы технической эксплуатации флота,
11. Должностная инструкция Управляющего операционной группой судов,
12. Положение о вознаграждении за услуги Управляющего операционной группой судов,
13. а также классификаторы, справочники и соответствующие разделы других положений, инструкций и стандартов.

Регламент (как документ) играет для организации примерно ту же роль, что и партитура для оркестра. Цель в обоих случаях одна – достижение слаженности действий отдельных исполнителей. «Слаженность» применительно к процессу означает, что:

• исполнители нацелены на достижение определенных результатов, совокупность которых, в свою очередь, приводит к достижению цели регламентируемого процесса;
• действия исполнителей синхронизированы;
• единство процесса не нарушается, когда управление переходит от работника к работнику и из подразделения в подразделение.

Слаженность достигается, прежде всего, за счет единого для всех исполнителей поля понятий, согласованных требований к входам и выходам подпроцессов, временнoй или событийной синхронизации действий, доступности информации о ходе процесса.

Регламент представляет собой свод правил принятия решений исполнителями в разных ситуациях. При этом регламентирующие документы верхнего уровня содержат общие принципы, цели и границы принятия решений, в то время как документы нижнего уровня излагают готовые решения (или варианты готовых решений), выражающиеся в совокупности определенных действий. Это позволяет оптимизировать «интеллектуальную нагрузку», возлагаемую на исполнителей, избавляя их от обдумывания рутинных действий в пользу решения более сложных, нестандартных задач. По крайней мере, стандартизация поднимает средний уровень компетентности работников. Стандартизация действий способствует заметному ускорению, повышению качества и снижению стоимости процесса – достижению целей «бережливого производства» .

С правовой точки зрения регламент «легализует» горизонтальные взаимодействия подразделений и/или работников организации, чем существенно облегчает управление организацией. Действительно, в организации, при отсутствии регламентов сквозных процессов, доступен только один способ взаимодействия между работниками разных подразделений – через руководителей: работник-инициатор пишет служебную записку своему руководителю, тот, завизировав ее, направляет своему руководителю и так до тех пор, пока инициатива не достигнет того руководителя, в чьем прямом подчинении находятся все подразделения и работники, которые должны совместно выполнить инициированную работу. Если же локальный нормативный акт устанавливает возможность и определяет порядок прямого взаимодействия подразделений, то «посредничество» руководителей разных уровней становится необязательным.

Регламентированный процесс обеспечивает получение информации о достигнутых результатах (в том числе и промежуточных) и о ходе процесса. А это значит, что регламентация обеспечивает информационную поддержку управления, понимаемого по А.Файлою: «предвидение – организация – распоряжение – координирование – контроль» . В том числе, регламент помогает сравнительному анализу (бенчмаркингу) и внутреннему аудиту процесса.

Регламент процесса – важная составляющая интеллектуального капитала организации. Регламентированный процесс допускает тиражирование, анализ и совершенствование, облегчает привлечение и обучение персонала. Наличие регламента служит доказательством прозрачности работы организации, а потому дает реальный вклад в капитализацию организации. По словам С.П.Никанорова, «способ действия организации является более высокой ценностью, чем ее текущие цели» .

Однако, регламентация процессов, особенно не очень качественная, несет определенные затраты и риски (ср. ):

• необходимы затраты как на разработку, так и на поддержание актуальности регламентирующей документации;
• чрезмерная регламентация снижает гибкость бизнеса: сказанное слово – серебро, не сказанное – золото;
• концентрация в одном месте управленческих ноу-хау организации может способствовать их утечке;
• внедрение регламентов может вызвать сопротивление, так как далеко не всякая регламентация желанна работникам – многие из них держатся в организации только за счет активного участия в создании и поддержании хаоса.

Организация, «пронизанная» регламентами, представляет собой жесткое, но весьма хрупкое образование. Любое внешнее воздействие, изменяющее условия и цели деятельности организации, приводит к необходимости пересмотра значительной части регламентной базы. Любые изменения в коллективе организации, требующие перераспределения обязанностей, также критически сказываются на целостности системы регламентов.

Организация же, свободная от каких-либо принципов, а тем более от официальных регламентирующих документов, несет дополнительные издержки на управление, связанные с необходимостью доведения решений до исполнителей, объяснением им методов работы и контролем их деятельности. Отсюда следует, что должен существовать некий оптимальный уровень регламентации деятельности организации.

Из сказанного можно заключить, что регламентации подлежат:

Следует заметить, что масштабность или сложность процесса сами по себе не могут служить однозначными критериями необходимости регламентации. Правильнее говорить о рисках, причиной которых служит отсутствие четких правил выполнения процесса. Так, во многих компаниях используются «тревожные папки» – сборники типовых действий при различных инцидентах. Как правило, описываемые там процессы несложны, но скорость и точность их выполнения критичны для живучести организации.

В организациях, как правило, регламентируются процессы, связанные с:

• обслуживанием клиентов, развитием отношений с клиентами;
• обеспечением организации необходимыми ресурсами: управление платежами, управление договорами с поставщиками и подрядчиками, бюджетирование, управление персоналом, управление основным оборудованием;
• обеспечением жизнедеятельности самой организации: обеспечение безопасности, документооборот, работа органов управления и контроля.

Гораздо реже, к сожалению, регламентируются процессы, связанные с развитием организации.

Если предприятие сертифицируется на соответствие каким-либо стандартам, подразумевающим наличие регламентированных процессов (ISO, OHSAS, SA и т.п.), то состав таких процессов определяется напрямую требованиями этих стандартов или сложившейся практикой их внедрения.

В договорах обычно регламентируются процедуры направления и согласования заказов, выполнения заказов, приема-передачи результатов выполнения заказов (товаров, работ, услуг), оплаты выполненных заказов, обратной связи, корректировки объемов и цен, расследования инцидентов, предоставления отчетности, взаимного контроля и т.п.

В качестве отправной точки для регламентации организация может использовать референтные модели процессов. Примерами таких моделей для видов деятельности внутри организации могут служить разработки Supply Chain Operations Reference-model (SCOR) и Design Chain Operations Reference-model (DCOR), выполненные сообществом Supply-Chain Council , или модели для предприятий различных отраслей, выполненные компанией IDS Scheer и поставляемые пользователям пакета моделирования процессов ARIS.

3. Структура регламента

Перечисленные выше цели регламента позволяют определить лишь самые общие требования к структуре документа:

Наименование
	Содержание
1.	Общие положения
1.1.	Назначение
1.2.	Область применения
1.3.	Нормативные ссылки
1.4.
2.
2.1.	Термины и определения
2.2.	Сокращения
3.
4.	Ответственность
5.	Контроль
6.	Приложения
6.1.	Классификаторы и справочники
6.2.
6.3.	Схемы процессов
6.4.	Алгоритмы расчетов
6.5.	Таблицы ролей исполнителей процессов

При этом раздел «Описание требований, процессов, методов работы» имеет внутреннюю структуру, соответствующую структуре регламентируемого процесса: описывается иерархия подпроцессов, контрольные точки, требования к обрабатываемым объектам и т.п.

4. Форма регламента

Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста регламента.

Подписи лиц, согласующих проект регламента, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован.

В конце текста регламента или на отдельном листе ознакомления заинтересованные работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.

В этом разделе мы в подробностях рассмотрим содержание разделов регламента процесса.

Наименование регламента

Наименование регламента должно быть кратким, точно характеризующим регламентируемый процесс, обеспечивающим правильную классификацию регламента в системе локальных нормативных актов организации. В наименовании регламента, как правило, не допускаются сокращения, римские цифры, математические знаки, греческие буквы, кроме условных обозначений продукции.

Как правило, в наименовании регламента указываются: процесс, основные объекты процесса, обстоятельства выполнения процесса. Например:

Регламент реализации невостребованных ликвидов.
Регламент обеспечения технической готовности нефтепромыслового оборудования.
Регламент подачи заявок на материально-технические ресурсы региональными бизнес-единицами.
Регламент технического обслуживания судов в период зимнего отстоя.

Следует помнить, что слово «регламент» происходит от французского слова reglement, означающего «приведение в порядок», которое в свою очередь происходит от слова regle, означающего «порядок», «правило». Таким образом, недопустимы наименования документа типа «Регламент порядка подачи заявок» или, хуже того, «Регламент о порядке подачи заявок». Правильным будет наименование «Регламент подачи заявок».

Основное требование к содержанию, особенно в разделе, описывающем процессы и методы работы, – однородность заголовков одного уровня. Немаловажно требование краткости в названии разделов. Его соблюдение также отражает степень проработанности регламентируемого процесса: наличие длинных, сбивчивых наименований свидетельствует обычно о неправильной постановке целей процессов или о неправильном определении границ между ними.

Раздел 1. «Общие положения»

В этом разделе описаны назначение, область применения регламента, ссылки на нормативные (в том числе, внутренние) документы, на основе которых разработан регламент, порядок утверждения, внесения изменения и дополнений в текст регламента, другая информация, мотивирующая сам регламент и кратко комментирующая регламентируемый процесс.

Раздел 1.1. «Назначение»

Настоящий Регламент определяет порядок <дается наименование или краткое описание процесса> в <дается полное наименование организации> (далее – Общество).

Раздел 1.2. «Область применения»

Описывается область применения (предметная область) регламента:

Требования и правила настоящего Регламента распространяются на <описывается область применения Регламента>.

Для описания области применения обычно кратко, но достаточно определенно указываются:

• основные объекты, задействованные в регламентируемом процессе (например: затраты, основное оборудование, объекты социальной инфраструктуры и т.п.);
• процессы, на которые распространяется регламент;
• работники организации, задействованные как субъекты или объекты регламентируемого процесса.

Для более точной характеристики области применения можно сделать ссылки на приложения (см. далее раздел 6.1). Например:

Требования и правила настоящего Регламента распространяются на работников Общества, должности и профессии которых перечислены в Приложении № 6.1.1 к настоящему Регламенту.

Если перечни объектов, процессов или работников, на которые распространяется действие регламента, определяется в зависимости от ситуации, то необходимо указать на источник такого перечня. Например:

Требования и правила настоящего Регламента распространяются на структурные подразделения Общества, перечень которых определяется приказом генерального директора Общества.

Если описываемый в регламенте процесс достаточно обширен, то в разделе «Область применения» для удобства дальнейшего восприятия целесообразно дать краткое описание этого процесса, назначения его отдельных стадий. Например:

Требования и правила настоящего Регламента распространяются на научно-исследовательскую деятельность ОАО «НИИ …» (далее – Институт).

Научно-исследовательская деятельность Института направлена на создание новых и/или совершенствование существующих технологических процессов, устройств и оборудования, продуктов, реагентов, материалов в области подготовки, транспорта и переработки газа, газового конденсата и нефти, продуктов их переработки, а также поиска новых областей применения полученных знаний.

Настоящий Регламент описывает порядок действий, объем полномочий, обязанностей и ответственности работников и структурных подразделений Института в следующих процессах управления научно-исследовательской деятельностью:

• годовое планирование НИОКР;
• управление выполнением НИОКР;
• управление полученными в ходе НИОКР результатами интеллектуальной деятельности;
• бухгалтерский учет затрат и результатов НИОКР.

Указывается круг подразделений и/или работников организации, для которых регламент является обязательным для исполнения:

Настоящий Регламент обязателен для исполнения всеми структурными подразделениями Общества.

Раздел 1.3. «Нормативные ссылки»

В этом разделе указываются документы-основания для разработки регламента:

Настоящий Регламент разработан в соответствии с: <указываются документы-основания>.

Среди документов-оснований указываются:

• документы с указанием их полных реквизитов, предписывающие или требующие разработку регламента (например: закон, подзаконный акт, приказ руководителя организации или требование стандарта);
• документы, являющиеся методической основой для разработки регламента (например: внешние или внутренние нормативные документы, специальная методическая литература);
• документы, описывающие смежные процессы, объекты и субъекты, определяющие требования к элементам регламентируемого процесса.

Правила оформления библиографических ссылок приведены в ГОСТ 7.0.5-2008 «Библиографическая ссылка» .

Раздел 1.4. «Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений»

В этом разделе определяется порядок утверждения регламента, внесения изменений и дополнений к нему:

Настоящий Регламент, все изменения и дополнения к нему утверждаются <указывается название утверждающего органа управления> и вводятся в действие <указывается название органа управления, вводящего в действие регламент>.

Может быть указано, кто из работников организации имеет право выступить с инициативой изменения, дополнения или отмены регламента. Порядок рассмотрения таких инициатив также может быть приведен в регламенте, но правильнее описать такой порядок в отдельном документе, регламентирующем порядок разработки локальных нормативных актов организации.

Если в организации имеется регламент разработки локальных нормативных актов (в том числе и регламентов), то вопросы, регулируемые настоящим разделом, должны быть отражены в указанном регламенте; настоящий раздел тогда не включается в текст регламента.

Раздел 2. «Термины, определения и сокращения»

На наш взгляд, этот раздел является одним из наиболее важных, поскольку характеризует предметную область, в которой разворачивается регламентируемый процесс . Однозначное понимание терминологии обеспечивает согласованность действий исполнителей для достижения цели регламентируемого процесса. Заметим, что правила разработки административных регламентов , не предусматривают такого раздела.

В некоторых организациях словарь терминов и сокращений (глоссарий или тезаурус ) создается как отдельный документ. В случае его наличия данный раздел регламента может быть опущен, если он использует термины из текущей редакции словаря; если же в регламенте используются не вошедшие в действующий словарь понятия, то они должны быть описаны непосредственно в тексте регламента.

К терминам, определения которым должны быть даны в данном разделе регламента, относятся:

• термины, вводимые и используемые в регламенте впервые;
• термины, используемые исключительно в рамках данного регламента, в том числе, термины, используемые для сокращения текста;
• общеупотребительные термины, смысл которых специализирован или изменен применительно к данной организации или данному процессу;
• общеупотребительные, но редко используемые термины, применяемые в регламенте;
• общеупотребительные термины, если их определения необходимы для полноты и/или логической замкнутости словаря в целом или лучшего понимания других терминов.

Обычно термины приводятся в алфавитном порядке. В некоторых случаях термины перечислятся в порядке важности для описываемого процесса (например, если регламент посвящен процессу закупок, то вначале будет приведен термин «закупка», а уж потом – термины «акт приема-передачи» и «договор»). Такой способ упорядочения удобен, если «словарный» раздел регламента прочитывается вначале по порядку, но неудобен, если к словарю приходится обращаться по мере чтения документа. В качестве компромисса можно использовать группировку терминов по отдельным «участкам» предметной области с алфавитным упорядочением терминов внутри группы. Например, терминологию, связанную с организацией НИОКР, можно разделить на следующие группы:

• Виды научно-исследовательской деятельности
• Виды объектов интеллектуальной собственности
• Права на результаты интеллектуальной деятельности
• Правовая охрана результатов интеллектуальной деятельности
• Бухгалтерский учет НИОКР
• Организация процессов управления НИОКР

Как правило, термин выражается существительным единственного числа: акт, договор, контрагент, и т.п. Множественное число допустимо использовать, когда термина в единственном числе не существует или когда речь идет о вполне определенной совокупности объектов, например:

Договорные документы – документы, отражающие возникновение, исполнение, прекращение обязательств по договору: договор, дополнительные соглашения к нему, договоры субподряда, протоколы, акты, счета, платежные поручения, счета-фактуры, накладные, письма и т.п.

Впрочем, за счет небольшого усложнения или изменения термина возможно соблюдение «правила единственного числа»:

Комплект договорных документов – комплект документов, отражающих возникновение, исполнение, прекращение обязательств по договору:…

Досье договора – комплект документов, отражающих возникновение, исполнение, прекращение обязательств по договору:…

Недопустимо употребление множественного числа при определении единичного объекта. Вместо

Первичные документы – документы, подтверждающие исполнение обязательств по заключенным договорам.

следует писать:

Первичный документ – документ, подтверждающий исполнение обязательства по заключенному договору .

Если термин представляет собой словосочетание, то, как правило, в начале словосочетания стоит наиболее общий термин, а далее – слова, указывающие на разновидности, атрибуты или статусы соответствующего объекта. Например:

• Ремонт – …
• Ремонт текущий – …
• Ремонт капитальный – ….

или

• Документ – …
• Документ согласованный – …
• Документ утвержденный – …

Для определяемого термина возможно указание его синонимов или кратких вариантов (жаргонизмы и просторечия не допускаются), однако для соблюдения строгости изложения рекомендуется использовать единственный вариант термина .

Источниками определений должны являться:

• действующее законодательство Российской Федерации, в том числе действующие государственные стандарты, отраслевые нормативные документы;
• словари общих, специальных терминов (аналогичные , ), иностранных слов, и т.п.;
• неоднократно издававшиеся учебники;
• обычаи, принятые в соответствующей профессиональной среде.

Хорошим тоном будет указание на источник определения. При этом для терминов, вводимых впервые и/или используемых исключительно в рамках данного регламента, а также общеупотребительных терминов, смысл которых специализирован или изменен применительно к данной организации или данному процессу, указывается: <Термин> – в настоящем Регламенте – <определение термина>.

Надо, однако, иметь в виду , что одному и тому же термину в разных нормативных документах, в том числе ГОСТах, могут даваться разные определения (например, термины «процесс» или «качество»). Поэтому организациям, поддерживающих системы менеджмента качества, следует выбирать определения терминов из ГОСТ Р ИСО 9000-2008 и ГОСТ Р ИСО 9001-2008 .

Нередки случаи, когда разработчик регламента должен ввести новый термин самостоятельно. В этой ситуации следует руководствоваться следующими правилами (ср. , §67 ):

Отметим, что существование определяемых объектов не обязано вытекать напрямую из определения и в ряде случаев нуждается в отдельном доказательстве.

Для выполнения правила «понятности» после строгой формулировки определения можно дать дополнительные, менее формальные, пояснения или привести примеры корректного употребления термина. Примеры некорректного использования термина приводить не рекомендуется.

Если словарь построен по принципу тезауруса, то после формулировки определения необходимо описать внутреннюю структуру понятия и связи описанного понятия с другими понятиями. Например:

Оборотный фонд оборудования – фонд оборудования, необходимый для обеспечения работы буровых комплексов и предназначенный для замены бурового оборудования, аварийно вышедшего из строя или выведенного в ремонт в плановом порядке.

Оборотный фонд состоит из следующих частей: аварийный неснижаемый запас, подменное оборудование для выполнения плановых регламентных и ремонтных работ, оборудование, находящееся в эксплуатации, оборудование, находящееся в ремонте.

Как уже отмечалось, введение специального термина может сократить текст и облегчить его восприятие. Например, для упрощения описания инженерного обеспечения автотранспортного предприятия в рамках регламентирующего документа вводится единый термин:

Объекты – в настоящем Регламенте – механическое, в том числе, грузоподъемное, и энергетическое оборудование, оборудование, работающее под давлением, электрические, газовые и тепловые сети Общества, а также верхнее оборудование автоспецтехники Общества.

Терминология может иметь большое значение для политики организации.

В ходе преобразований в судоходной компании «Волготанкер» слово «судоремонт» было выведено из оборота и заменено на словосочетание «ремонт судна» . Первый термин явно подразумевал традиционную кампанейщину: общий бюджет ремонта на весь флот при общей неопределенности сроков и результатов. Второй же термин, указывающий на приведение в установленное техническое состояние конкретного судна при заданных временных и затратных ограничениях, стал «знаменем», под которым необходимо было провести серьезные преобразования процесса ремонта и изменить отношение работников к этому процессу.

Для корректного описания регламентируемого процесса важны не столько определения сами по себе, сколько система определений в целом. Эта система должна быть полной, непротиворечивой и, желательно, минимальной. Именно для выполнения этих требований разработчику и приходится заполнять «терминологический вакуум» либо вносить корректировки в уже существующую терминологию. Простых формальных правил для получения корректной системы определений не имеется . Поэтому создание удобной и корректной системы определений для данной предметной области стоит считать искусством.

• Если в рамках регламентируемого процесса некоторый объект изменяет свои состояния (например, документ проходит стадии от проекта до приложения к приказу или агрегат из оборотного фонда циклически меняет состояния «в работе» – «в ремонте» – «на складе»), то эти состояния должны быть описаны в словаре либо в классификаторе (см. комментарии к разделу 6.1 ниже). Нелишним будет описание состояний объекта в рамках всего его жизненного цикла. Это позволит лучше понять предназначение регламентируемого процесса.
• Необходимо соблюдать полноту альтернатив: если определяемые объекты подразделяются по каким-либо признакам, то должны быть определены все варианты сочетания признаков либо после выделения наиболее важных вариантов остальные должны быть определены в категории «прочие». Например:

  Неплановый ремонт – ремонт, выполняемый вне графика плановых ремонтов и технического обслуживания оборудования. К неплановым ремонтам относятся:

  • аварийный ремонт – неплановый ремонт, выполняемый для устранения повреждений, вызванных авариями или другими происшествиями, оформленных в соответствии с порядком, установленным действующим законодательством Российской Федерации и нормативными актами компетентных ведомств и организаций;
  • восстановительный ремонт – неплановый ремонт, выполняемый для устранения повреждений, вызванных действиями обстоятельств непреодолимой силы (стихийными бедствиями, социальными конфликтами или иными обстоятельствами, признанными таковыми компетентными органами);
  • гарантийный ремонт – неплановый ремонт, выполняемый исполнителем ремонта и за его счет, включающий работы по устранению допущенных по вине исполнителя и выявленных в гарантийный период дефектов;
  • прочий неплановый ремонт – включает в себя регламентные и ремонтные работы, вызванные причинами, не перечисленными выше.
• Построить схемы переходов объектов из состояния в состояние, схемы взаимосвязи понятий; отразить эти взаимосвязи в словаре. Например:

  Техническая эксплуатация оборудования – комплекс организационных и технических мероприятий, выполняемых для поддержания оборудования в исправном состоянии в течение всего его жизненного цикла, включающий:

  • техническое управление,
  • техническое использование,
  • техническое обслуживание,
  • ремонт,
  • модернизацию.

Так как переход объекта из состояния в состояние происходит в результате некоторого процесса, то из схемы смены состояний объекта разработчик получает перечень процессов, которые и надо описать в регламенте. Разумеется, после того, как термины определены, в тексте регламента, помимо общеупотребительных, должны использоваться только определенные термины.

Сокращения обычно приводятся отдельно от определяемых терминов и следуют в алфавитном порядке или предварительно группируются по темам. Допускается включение сокращений в словарь терминов в следующем виде:

Планово-предупредительный ремонт (ППР) – метод технического обслуживания и ремонта оборудования, предусматривающий выполнение соответствующих работ согласно утвержденному календарному плану.

При этом в перечне сокращений будет присутствовать запись:

ППР – Планово-предупредительный ремонт.

Раздел 3. «Описание требований, процессов, методов работы»

В этом разделе дается описание:

• требований к объектам, задействованным в процессе,
• отдельных подпроцессов, функций (действий) регламентируемого процесса,
• правил и методов работы.

Для корректного описания процесса необходимо указать:

• цель процесса;
• выход процесса;
• вход процесса;
• параметры, правила и методы выполнения процесса;
• событие, запускающее процесс;
• событие, завершающее процесс;
• срок выполнения процесса;
• место выполнения процесса;
• функции (действия), выполняемые в рамках процесса;
• исполнителей процесса (иногда полезно указать также права и ответственность исполнителей);
• средства документирования процесса;
• средства контроля выполнения процесса.

Перечисленные характеристики процесса показывают, что процесс разворачивается в физическом пространстве, во времени, в организационной структуре, в информационном поле, в множестве объектов и т.п. Соответственно, для точного описания процесса необходимо указать его границы во всех этих пространствах. Правильное определение границ процесса значительно облегчает работу организации. Неполное указание границ процесса является распространенной ошибкой, зачастую сводящей на нет регламентирующий документ.

Прокомментируем перечисленные характеристики процесса.

Цель процесса. Процесс должен иметь определенную цель. Как правило, цель процесса формулируется как задача оптимизации: необходимо найти наилучшее решение при заданных ограничениях. Например:

для процесса производственного планирования – оптимизировать загрузку производственных мощностей при заданной производственной программе и заданной пропускной способности;
для процесса материально-технического снабжения – обеспечить производственные подразделения организации материально-техническими ресурсами по номенклатуре и в сроки, определенные производственной программой.

Даже если цель процесса не будет формулироваться явно в соответствующем разделе регламента, разработчик должен сформулировать эту цель прежде, чем приступать к описанию процесса.

Выход процесса – совокупность объектов, являющихся результатами выполнения процесса: материальных ценностей, документов и т.п. Выход процесса должен быть охарактеризован требованиями, которые к нему предъявляет потребитель результатов рассматриваемого процесса.

Границы процесса будут определены правильно, если его выходом является совокупность объектов, соответствие которых требованиям потребителя может быть независимо проверено. Если же, напротив, требования к выходным объектам процесса сформулированы нечетко или не поддаются объективной проверке, то переход от этого процесса к следующему чреват конфликтами исполнителей, потерей качества результатов всего процесса и другими нежелательными последствиями.

Поэтому мы еще раз обратим внимание на важность правильного определения статусов объектов, которые передаются из одного процесса в другой. Эти статусы должны быть зафиксированы на уровне терминов, используемых в регламенте: либо со ссылкой на существующие нормативные акты, либо определенных в рамках регламента.

Поясним сказанное на примере сервисной компании – компании, предоставляющей заказчику оборудование с бригадой (экипажем). Для того, чтобы услуга соответствовала требованиям заказчика, а также законодательно установленным требованиям, необходимо, чтобы оборудование приобрело последовательно следующие состояния:

Юридическая готовность – состояние оборудования, при котором имеются все документы, удостоверяющие права компании на его безопасную эксплуатацию от своего лица.

Техническая готовность – состояние оборудования, при котором все его части и оборудование в целом находятся в исправном состоянии, получены все документы, подтверждающие возможность эксплуатации оборудования в требуемом заказчиком режиме.

Эксплуатационная готовность – состояние оборудования, при котором находящееся в технической готовности оборудование снабжено необходимым инвентарем, обеспечено энергией, укомплектовано бригадой (экипажем), члены которой (которого) имеют все документы, подтверждающие возможность эксплуатации оборудования в установленном заказчиком режиме.

Рабочее состояние – состояние оборудования, при котором находящееся в эксплуатационной готовности оборудование удовлетворяет требованиям, предъявляемым заказчиком, и выполняет необходимую работу (оказывает услуги).

Установление границ процессов сервисной компании описанным образом имеет далеко идущие последствия для определения соответствующих бюджетов, распределения функций, прав и ответственности исполнителей, организационной структуры компании и т.п. .

Не следует смешивать цель и выход процесса. Например, для процесса производственного планирования, цель которого сформулирована выше, результатом будет документ под названием «План-график производства».

Вход процесса – совокупность объектов, потребляемых или преобразуемых в ходе выполнения процесса: материальных ценностей, документов и т.п. Требования к входным объектам должны быть сформулированы с точки зрения использующего их процесса.

Поскольку входы в один процесс являются, как правило, выходами других процессов, то для входных объектов справедливы рекомендации и комментарии, данные выше. В частности, описывая некоторый процесс, разработчик должен сформулировать требования, предъявляемые к входным объектам этого процесса.

Отметим, что в процесс должен быть встроен механизм проверки фактически полученных входных объектов предъявляемым к ним требованиям и правила действия в случае выявления несоответствия. Согласно правилам производственной системы «Тойоты», не допускается прием бракованных изделий в дальнейшую обработку или, как видно из приводимого ниже примера, не допускается использование вызывающего опасения оборудования:

Уполномоченный работник Арендатора, принимающий от Арендодателя оборудование, вправе без разборки оборудования провести осмотр, измерения внешних размеров оборудования, проверку его работоспособности (если такая проверка не требует инструментальных средств, отсутствующих у принимающего работника, или применения методов, которым принимающий работник не обучен). Если в результате указанных осмотра и проверок оборудования обнаружены признаки невозможности безаварийной эксплуатации оборудования, то доставленное оборудование не должно использоваться, а принимающий оборудование работник Арендатора обязан оповестить сменного технолога регионального участка Арендатора об инциденте .

Параметры, правила и методы выполнения процесса – это объекты (как правило, информационного характера: нормативные акты, методики, технологии, справочники и т.п.), используемые, но не изменяемые в ходе выполнения процесса .

… выполняет <действие> в соответствии с <наименование документа>

если указываются конкретные документы, или

… выполняет <действие> в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства Российской Федерации

если состав документов обширен или может изменяться.

Вот еще один пример:

Технология выполнения каждого вида работ (техническое обслуживание, текущий ремонт, капитальный ремонт, испытания) определяется паспортом или руководством по эксплуатации оборудования. В случае отсутствия описаний указанных технологий используются технологии, утвержденные главным инженером.

Если несколько процессов выполняются в соответствии с одним нормативным документов, то, разумеется, нет нужды упоминать этот документ в каждом пункте регламента – достаточно сделать это один раз.

В случае, когда источник правил или требований понятен из контекста, допускается использовать формулировки: «в установленном порядке», «надлежащего качества».

Событие, запускающее процесс. Выполнение процесса запускается только при наступлении определенных событий (выполнении определенных условий). К таким событиям, как правило, относятся:

Событие, завершающее процесс, состоит, как правило, в получении всех требуемых выходных объектов и достижении цели процесса.

Например:

Оборудование принимается инженером-механиком на склад технической готовности при условии:

• выполнения всех работ, предусмотренных ремонтной ведомостью;
• наличия записей в ремонтном формуляре паспорта оборудования о выполненных работах и испытаниях;
• иных документов, предусмотренных приложением № 6.1.2 к настоящему регламенту и договорами с заказчиками.

Факт приемки оборудования на склад технической готовности фиксируется:

• инженером-механиком в ремонтной ведомости и в журнале ремонта оборудования;
• оператором в журнале движения оборудования.

Следует иметь в виду, что события, запускающие и завершающие процессы, должны быть согласованы с готовностью входов и выходов процессов. Процесс не может быть выполнен корректно, если, скажем, срок его выполнения наступил, но входные объекты подготовлены не полностью.

Момент события, завершающего процесс, как правило, жестко связан с моментом учета выполнения данного процесса (признания хозяйственной операции) в системе учета организации.

Срок выполнения процесса задается, как правило:

Для учета выполнения процесса, в частности, для контроля времени его выполнения, необходимо фиксировать в документах и/или в автоматизированной информационной системе (далее – АИС) моменты запуска и завершения процесса и сопоставлять их с нормативными сроками выполнения. Именно поэтому важно недвусмысленно охарактеризовать условия начала и окончания процессов.

Место выполнения процесса должно соответствовать требованиям, предъявляемым к выходам процесса и к методам выполнения процесса.

Например, определенные виды технического обслуживания, ремонта или испытаний должны выполняться на специально оборудованных производственных участках. Выполнение же работ в иных местах ведет к нарушению установленной технологии, следовательно, не обеспечивает требуемого качества, а потому лица, допустившие нарушение, подлежат наложению взыскания.

Функции (действия), выполняемые в рамках процесса , должны соответствовать функциям, установленным в должностных инструкциях, положениях о подразделениях, положениях о коллегиальных органах.

Функция (действие) описывается глаголом: разрабатывает, формирует, предоставляет, организует, ведет мониторинг, контролирует и т.п.

Исполнители процесса. Указание исполнителей процесса является одним из важнейших предназначений регламента. Исполнителем процесса может быть:

• работник, занимающий определенную должность (имеющий определенную профессию);
• подразделение организации (при условии, что порядок определения конкретного исполнителя известен или устанавливается в регламенте);
• коллегиальный орган организации (комиссия, комитет, коллегия, совет, экспертная или рабочая группа и т.п.).

В случае, если указать конкретного исполнителя невозможно, то в рамках регламента должна быть определена роль (совокупность функций, прав и ответственности), необходимая для выполнения одного или нескольких процессов, описанных в регламенте. Далее для реализации процесса, описанного в регламенте, распорядительным актом соответствующего руководителя указываются конкретные исполнители необходимых ролей.

Например, для тестирования работников удаленных от центрального офиса компании цехов создаются временные рабочие звенья:

Тестирование работников в местах расположения бригад удаленных цехов проводится рабочими звеньями тестирования, состоящими из:

• руководителя звена, назначаемого приказом генерального директора;
• представителя ИТР, назначаемого распоряжением начальника цеха.

Указываемый исполнитель должен соответствовать масштабу процесса. Так, допускается говорить:

Контроль технического состояния оборудования производственных цехов Общества производится отделом главного механика.

Однако когда речь идет о конкретном виде оборудования, необходимо указать и конкретного работника:

Контроль технического состояния грузоподъемного оборудования производственных цехов Общества производится ведущим специалистом отдела главного механика.

Если конкретный исполнитель процесса определяется непосредственно перед исполнением процесса (как, например, операционист в банке), то регламентом или иными нормативными актами должен быть установлен порядок определения конкретного работника, исполняющего данный процесс.

В регламенте должны быть четко зафиксированы моменты передачи управления процессом (или передачи объектов процесса) от одного исполнителя к другому.

В регламенте, дополнительно к описанным в должностных инструкциях, положениях о подразделениях или коллегиальных органах, могут быть определены:

• функции работников, подразделений, коллегиальных органов,
• права работников,
• ответственность работников,

необходимые для выполнения описываемого процесса.

Разработчик должен проследить за тем, чтобы дополнительные функции, права и ответственность исполнителей не противоречили уже имеющимся и, при необходимости, выступить с инициативой изменения существующих локальных нормативных актов .

Среди исполнителей процесса выделяется менеджер (или владелец) процесса – работник, организующий выполнение процесса по установленным правилам: принимающий решения в ключевых точках процесса, обеспечивающий соответствие выходов процесса предъявляемым к ним требованиям и целям процесса.

Для нормальной работы процесса необходимо, чтобы:

• решения менеджера процесса были легитимными (работник имеет право непосредственно давать указания другим исполнителям процесса либо существует иной правовой механизм превращения распорядительных инициатив менеджера в обязательные для исполнения указания);
• менеджер процесса имел право распоряжаться ресурсами, необходимыми для достижения требуемых результатов (в частности, распоряжаться бюджетом процесса, влиять на выбор исполнителей, инициировать определенные действия в рамках процесса и т.п.);
• менеджер процесса был заинтересован в достижении требуемого результата (за счет баланса позитивных и негативных стимулов (ответственности)).

Документирование процесса. Ход процесса, выражающийся в:

• запуске, приостановке, завершении процесса,
• приеме-передаче входных и выходных объектов,
• изменении статусов входных и выходных объектов,
• принятии решений в точках ветвления процесса,
• назначении исполнителей процесса,
• определении места выполнения процесса, и т.п.

должен отражаться в документах и/или в базе данных АИС.

Подробность информации о процессе определяется теми же целями, с которыми регламентируется данный процесс. Надо иметь в виду, что оформление документов и/или внесение информации в АИС увеличивает время выполнения процесса и предъявляет повышенные требования к исполнителю. С другой стороны, потери, связанные с отсутствием информации о процессе, могут оказаться более серьезными, поскольку, как правило, анализ накопленной информации о выполнении процесса ведет к принятию инвестиционных решений, связанных со значительными суммами и/или ориентированными на длительный срок. При внедрении регламента необходимо разъяснить исполнителям цели тех действий, которые служат накоплению необходимой аналитической информации о процессе.

При описании процесса должны быть перечислены документы, отражающие ход его выполнения, а также документы, обрабатываемые и формируемые в ходе процесса. Формы документов могут быть как унифицированными (как, например, в процессах, связанных с учетом движения материально-технических ресурсов), так и неунифицированными – специально разработанными организацией. В последнем случае необходимо (а в первом – желательно), чтобы в приложении к регламенту были приведены формы документов, правила и/или образцы их заполнения (см. об этом подробнее ниже); при этом в тексте регламента даются ссылки на соответствующие приложения.

Разработчик должен четко представлять движение документов, используемых в регламентируемом процессе. В частности, это поможет лучше структурировать сам процесс.

Средства контроля выполнения процесса. Для регламентированного процесса контролю подлежат как организация выполнения процесса (она должна соответствовать регламенту), так и фактические результаты выполнения процесса, а если процесс является сложным, длительным или дорогостоящим, то и промежуточные данные о ходе процесса.

Под контролем процесса подразумевается сопоставление фактически полученных (или промежуточных) результатов выполнения процесса с запланированными и/или определенными соответствующим нормативным актом, задачами, критериями и т.п. (в текущем режиме, периодически, выборочно ), а также выполнение или инициирование действий, направленных на минимизацию выявленных отклонений, в том числе, действий, связанных с коррекцией правил выполнения процесса.

Соответственно, при описании средств контроля в регламенте должны быть указаны:

• контрольные показатели (включая правила расчета значений, периодичность расчета, критические зоны значений, правила действия при достижении критических зон);
• работники, выполняющие контрольные функции (разумеется, у них должно быть достаточно прав, чтобы влиять на ход контролируемого процесса).

Таким образом, контрольная функция является одной из составляющих цикла совершенствования процесса.

Как правило, контрольные действия, не связанные с коррекцией процесса, наряду с организацией выполнения процесса по заданным правилам осуществляет менеджер процесса. Полноценную контрольную функцию должен исполнять руководитель более высокого уровня.

Пример: процессами договорной работы управляют кураторы договоров (в их функции входит подготовка проекта договора, участие в переговорах с контрагентами, обеспечение документооборота, связанного с выполнением договора, контроль выполнения условий договора и т.п.), а контроль договорной работы возлагается на генерального директора организации.

Другой пример: производственный персонал организации проходит проверку профессиональных знаний с помощью тестирования. Руководит процессом начальник отдела кадров, контроль осуществляется главным инженером – первым заместителем генерального директора, так как в данной организации в его ведение входит управление производственной деятельностью.

Описание средств контроля всего регламентируемого процесса может быть вынесено в самостоятельный раздел регламента (см. ниже комментарий к разделу «Контроль»).

Итак, мы перечислили характеристики процесса, указание которых необходимо для корректной его регламентации. Теперь поговорим о воплощении этих требований в тексте регламента.

Построение текста раздела

Раздел регламента процесса, посвященный подпроцессам, обычно разбивается на подразделы – по одному на каждый подпроцесс. В начале подраздела формулируется цель подпроцесса и условия запуска процесса. Далее по формуле:

<Выход> <Действие> <Вход> <Метод> <Место> <Исполнитель> <Срок> <Документ>

описываются действия, последовательность которых составляет подпроцесс. Поскольку русский язык достаточно гибок и не фиксирует порядок слов в предложении, то фразы, описывающие элементарные действия, могут быть сконструированы с учетом различных обстоятельств. Например, если важно сделать акцент на результате процесса, то в начале фразы говорится о результате:

Справка о дебиторской задолженности на конец отчетного месяца (по форме п. … приложения к настоящему регламенту) подготавливается на основании данных бухгалтерского учета начальником финансового отдела Общества не позднее 03 числа месяца, следующего за отчетным.

Если же раздел регламента построен так, чтобы его абзацы соответствовали должностям работников финансового отдела, то приведенное правило будет выглядеть так:

Начальник финансового отдела Общества не позднее 03 числа месяца, следующего за отчетным, на основании данных бухгалтерского учета подготавливает справку о дебиторской задолженности на конец отчетного месяца (по форме п. … приложения к настоящему регламенту).

В любом случае разработчику нужно следить за тем, чтобы все существенные характеристики процесса были указаны в описании, но и чтобы описание в целом не оказалось трудным для восприятия.

В конце подраздела обычно указываются условия завершения процесса, действия, необходимые для учета выполнения процесса, и средства контроля выполнения процесса.

Процесс должен быть описан в максимальной универсальности. Это относится как к структуре процесса, так и к его параметрам.

К сожалению, очень часто в регламентах описываются только штатные ситуации, которые, к тому же, и не вызывают конфликтов. В этом случае регламент не является необходимым. Напротив, конфликты, нуждающиеся в разрешении, возникают, как правило, при отклонении хода процесса от «главной дороги». Поэтому регламент должен быть подобен программе для вычислительной машины: процесс не должен «зависать» при различных обстоятельствах.

Но если в программировании единственным средством борьбы с «зависаниями» является скрупулезное описание всех возможных случаев хода расчета, то при описании деловых процессов такой подход не всегда возможен в принципе. Поэтому рекомендация разработчику состоит в том, чтобы в регламенте были описаны все наиболее вероятные варианты течения процесса, а поведение в редких нештатных ситуациях регулировалось либо ответственным работником, либо коллегиальным органом (возможно, создаваемым и созываемым специально для разрешения нештатных ситуаций в данном процессе). Следуя этому совету, не нужно упускать из виду, что принятие нетипового решения ответственным работником, а тем более – коллегиальным органом, потребует дополнительного времени ; исполнение же стандартизированного в регламенте решения может быть запущено сразу.

Для облегчения восприятия текста регламента в основой его части можно описать только штатную ситуацию с наиболее вероятными отклонениями; описание же маловероятных нештатных ситуаций с правилами действия в них может быть вынесено в приложение (ср. с построением инструкций по эксплуатации бытовой техники); при необходимости создания коллегиального органа положение о нем разрабатывается отдельно, параллельно тексту регламента.

Что касается параметров регламентируемого процесса: различных перечней, таблиц с числовыми значениями и т.п., то их рекомендуется приводить в приложениях к регламенту либо вообще выносить в отдельные нормативно-распорядительные акты. Это позволит увеличить «продолжительность жизни» регламента: при изменениях состава и/или значений параметров изменения придется вносить лишь в приложения либо вовсе не изменять текст регламента.

В каком порядке следует описывать подпроцессы регламентируемого процесса? Наиболее естественным представляется описание подпроцессов в соответствии с этапами жизненного цикла основного объекта, который обрабатывается описываемым процессом.

Например, в регламенте разработки регламентирующих документов могут быть следующие разделы:

• Инициирование разработки регламентирующего документа.
• Разработка проекта регламентирующего документа.
• Согласование проекта регламентирующего документа.
• Утверждение регламентирующего документа.
• Введение в действие регламентирующего документа.
• Информирование работников о регламентирующем документе.
• Контроль выполнения регламентирующего документа.
• Внесение изменений и дополнений в регламентирующий документ.
• Отмена регламентирующего документа.
• Хранение регламентирующего документа.

Если жизненный цикл представляет собой совокупность вложенных, последовательных или параллельных циклов, то описание начинается с самого быстрого цикла.

Например, регламент управления оборудованием и инструментом для капитального ремонта скважин (внутренний нормативный документ арендодателя оборудования) подразделяется на три основных части:

• Выполнение заказов на оборудование и инструмент (первый операционный цикл – описывается взаимодействие арендатора и арендодателя).
• Обеспечение технической готовности оборудования и инструмента (второй операционный цикл – описываются процессы диагностики, технического обслуживания и ремонта, выполняемые арендодателем).
• Управление оборотным фондом оборудования и инструмента и принятие решений о его изменении (инвестиционный цикл – описывается цикл принятия решения собственником арендодателя).

В текстовой части регламента (разделы 1 – 5) таблицы, рисунки, схемы и т.п., если их довольно много, обычно не приводятся – они помещаются в приложения к регламенту (раздел 6). Немногочисленные же таблицы или графические элементы могут быть размещены в тексте.

Раздел 4. Ответственность

В этом разделе определяется ответственность исполнителей за неисполнение регламента:

Неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента работниками Общества является нарушением ими должностных обязанностей. Работники Общества несут ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента в соответствии с действующим законодательством РФ.

Раздел 5. Контроль

В данном разделе описываются средства контроля за исполнением регламента в целом:

Контроль исполнения настоящего Регламента возлагается на <наименование должности>.

Раздел 6. «Приложения»

В этом разделе регламента приводится служебная и вспомогательная информация о регламентируемом процессе. Состав этой информации может варьироваться в зависимости от предмета регламента. Мы прокомментируем наиболее распространенные виды приложений.

Раздел 6.1. «Классификаторы и справочники»

В этом приложении помещается справочная информация, включающая классификаторы и справочники: перечни, таблицы значений и т.п.

Разработка классификаторов и справочников представляет собой весьма ответственный этап разработки регламента . С классификации должен начинаться процесс разработки регламента. Если разработчиками проявлена поспешность (а это случается часто – хочется сразу же показать результат), то последствия ее могут быть весьма плачевными . Как показывает практика, к классификаторам приходится возвращаться чуть ли не на каждом этапе организационного проектирования, вплоть до конечных.

Единая классификация способствует унификации точек зрения исполнителей на регламентируемый процесс. От удачной классификации зависит эффективность сбора и обработки информации, связанной с выполнением регламентируемого процесса.

Справочная информация задает связи между объектами классификации, которые структурируют предметную область и, в известной степени, определяют ход регламентируемого процесса.

Классификаторы должны быть максимально универсальными; минимальное требование состоит в согласованности классификаторов исполнителей и потребителей результатов процессов.

Система классификации объектов определенного вида должна удовлетворять следующим требованиям (ср. ):

• обеспечивать отнесение классифицируемого объекта к ровно одной категории классификации;
• иметь достаточную гибкость и емкость и обладать необходимой полнотой;
• иметь достаточную и экономически оправданную глубину;
• обеспечивать (по возможности) сопряжение с другими классификациями этих же объектов;
• обеспечивать простоту процессов ведения классификатора;
• обеспечивать эффективную автоматическую обработку данных, связанных с классифицируемыми объектами.

Разрабатывая классификаторы для нужд регламентации процесса, необходимо иметь в виду, что потребителями информации о процессе, которая «размечается» в соответствии с принятыми классификаторами, могут быть разнообразные функциональные подразделения. Поэтому классификатор должен обладать такой степенью детальности, чтобы информация о процессе могла быть обработана разными пользователями.

Предприятие сдает в аренду оборудование из оборотного фонда; для определения инвестиций в пополнение оборотного фонда необходимо получить информацию о времени оборота единицы оборудования.

В самом простом случае искомое время измеряется как период от одного момента приема-передачи оборудования арендатору до следующего. С экономической же точки зрения в рамках общего периода оборота следует различать период нахождения оборудования у арендатора – когда оборудование приносит предприятию доход, и период нахождения оборудования на предприятии, когда оборудование генерирует расходы.

Для более детального анализа затрат в период нахождения оборудования на предприятии необходимо выделить три состояния оборудования: оборудование в ремонте, оборудование на складе в состоянии технической готовности, оборудование в пути.

Итак, для корректного технико-экономического анализа процесса сдачи оборудования в аренду необходимо выделить и зафиксировать в документах, сопровождающих процесс, по меньшей мере, четыре состояния оборудования.

Если же отнесение классифицируемого объекта к категориям классификации неоднозначно или отнесение его к различным категориям классификации не приводит к различным последствиям, то такая классификация является, как минимум, бесполезной.

Специалистами по процессному подходу много копий сломано при решении вопроса об отнесении процессов к категориям основных, вспомогательных, управленческих и т.п. Однако никаких принципиально различных последствий в способах описания, реализации, контроле, бюджетировании (где оно, попроцессное бюджетирование?...) эта классификация не несет. Более того, неоднозначность отнесения процессов, а вместе с ними и подразделений к указанным категориям, может привести к нарушениям трудового законодательства. Следовательно, такая классификация является не только непродуктивной, но и (потенциально) незаконной.

О подходах к классификации и об имеющихся способах классификации можно узнать из , , , , , в качестве примера полезно рассмотреть .

В качестве основы для создания классификаторов следует использовать общероссийские классификаторы, отраслевые классификаторы, классификаторы, используемые поставщиками и подрядчиками. Если дословное воспроизведение классификаций внешних организаций невозможно, то, во избежание «трудностей перевода», следует предусмотреть средства трансформации одной классификации в другую. Несмотря на наличие весьма нетривиального стандарта ISO 15926 «Системы промышленной автоматизации и интеграция. Интеграция данных жизненного цикла установок непрерывного производства, включая нефтяное и газовое производственное оборудование» , работу по интеграции классификаторов и справочников лучше поручить специалистам.

В случае если различные классификаторы и справочники связаны между собой, используются правила нормализации баз данных .

Если используемые в регламентируемом процессе классификаторы и справочники могут изменяться, то либо в самом регламенте, либо в отдельном документе следует установить порядок внесения изменений и дополнений в справочники и классификаторы.

Раздел 6.2. «Формы и правила оформления документов»

В этом приложении приводятся формы и разъясняются правила оформления документов, сопровождающих выполнение регламентируемого процесса.

Как правило, приводятся:

• формы документов (не заполненные);
• образцы заполнения форм документов;
• правила заполнения форм (если есть варианты заполнения, которые нецелесообразно представлять в виде образцов);
• правила нумерации документов.

Правила заполнения форм унифицированных документов определяет действующее законодательство. В этом случае в регламенте достаточно дать ссылку на нормативный акт, в котором установлены такие правила. Формы неунифицированных документов (т.е. формы документов, разработанные самой организацией) следует описать в приложении к регламенту более подробно.

Остановимся на принципах разработки неунифицированных форм документов. Документы, сопровождающие процесс, выполняют несколько функций (ср. ):

• доказательную – подтверждают факт наступления того или иного события;
• информационную – служат источником информации для учетно-аналитических процедур;
• контрольную – дают возможность контролировать выполнение процессов, работу отдельных лиц и т.д.;
• накопительную – являются материальным носителем и накопителем информации (эта функция особенно важна при отсутствии автоматизированных хранилищ данных).

Эти функции обусловливают требования к форме и содержанию документов.

Требования к обязательным реквизитам первичных документов для целей бухгалтерского учета сформулированы в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации :

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Эти требования, с соответствующими изменениями, следует принять во внимание при разработке прочих (не обязательно бухгалтерских) неунифицированных форм документов.

• легкость и простота понимания работниками, заполняющими и использующими форму документа, правил заполнения формы документа и смысла внесенных записей;
• физическая возможность прочитать текст документа и вписать в форму документа необходимый текст (шрифт должен быть «читаемого размера», поля для записей от руки должны быть достаточного размера);
• скорость заполнения формы документа;
• возможность сканировать, копировать, отправлять по факсимильной связи документ без искажения и/или потери его содержания;
• минимальность затрат на изготовление бланков документов: компактность, отсутствие излишних графических элементов;
• соответствие документа на бумажном носителе экранной форме в АИС (если таковая используется).

В идеальном случае форма документа должна быть понятной заполняющим ее работникам без дополнительных объяснений. Для этого сама форма может содержать «подсказки» типа: «нужное подчеркнуть», «выбрать из справочника…», и т.п. Рекомендации по разработке форм даны в разд. 2.3, 4.5 .

Особое внимание необходимо уделить размещению подписей ответственных исполнителей. Некорректно размещать все подписи в одном месте документа, поскольку зачастую подписывающий документ работник отвечает за содержание лишь некоторого фрагмента документа, отвечающего фрагменту же документируемого процесса.

Бывает нелишне в самой форме документа предусмотреть фразу, объясняющую, за что именно расписывается работник. Например:

Оборудование из ремонта сдал.
Слесарь ________________ (Ф.И.О.)
Оборудование из ремонта принял и проверил, что оборудование исправно, необходимые документы в наличии, записи о ремонте и испытаниях в паспорт оборудования внесены, разрешение на эксплуатацию имеется.
Инженер-механик ________________ (Ф.И.О.)

Если такие объяснения не приведены в форме документа, то они должны быть обязательно приведены в тексте регламента.

Приводимые в приложении к регламенту образцы заполнения форм документов отвечают, как правило, наиболее часто встречающимся ситуациям.

Если вариантов заполнения много, то целесообразно изложить правила заполнения формы документа в виде таблицы, в одной колонке которой перечисляются поля документа, а в другой указываются правила их заполнения: источник значения (например, утвержденный справочник или показания прибора), зависимость указываемого значения от значений других полей документа (например, формула). Если документ заполняется несколькими исполнителями, то в третьей колонке таблицы указывается ответственный за заполнение данного поля работник.

Особое внимание следует уделить правилам нумерации документов, поскольку они должны обеспечивать соотнесение документа с объектами и операциями, а также ссылочную целостность системы документов. Например:

Номер Договора на ремонт судна, заключаемого между Операционным предприятием и Подрядчиком, представляется в виде:

ДР-XXX-YYY-SS-NNN-DD,
где
XXX – трехзначный цифровой код Операционного предприятия;
YYY - трехзначный цифровой код Подрядчика, определенный в Перечне авторизованных Подрядчиков;
SS-NNN – код судна, в котором первые два символа (буквы) обозначают тип судна, последние три символа – порядковый номер судна в данной серии (типе);
DD – двузначный порядковый номер Договора на ремонт судна

Номер Акта сдачи-приемки ремонтных работ по Договору на ремонт судна представляется в виде:

АР-<Номер договора> /ZZ,
где
ZZ – двузначный порядковый номер Акта сдачи-приемки ремонтных работ.

Такое «ручное» кодирование документов важно, если документирование вводится, скажем, в тестовом режиме, без поддержки в АИС. Если же документооборот поддерживается АИС, то хитроумное кодирование становится неактуальным. Все признаки операции, которые выносятся в код (как в приведенном примере), фигурируют в развернутом виде в полях документа и, следовательно, в полях базы данных. Поэтому выбор документов из базы по заданным значениям полей обеспечен.

Иногда формы документов подразделяются на обязательные и рекомендованные. Отклонение от правил заполнения обязательных форм не допускается. На основе рекомендованных форм исполнители могут создавать и использовать собственные формы, которые могут детализировать и/или дополнять информацию, содержащуюся в рекомендованной форме, не нарушая ее структуры.

Если форма документа не может быть определена в регламенте, но имеются определенные требования к содержанию документа, то эти требования рекомендуется изложить в приложении к регламенту. Описанная ситуация возникает, например, при заключении договоров по форме, предложенной контрагентом. В этом случае в регламенте приводятся требования к содержанию договора или примерные формулировки положений, на включение в текст договора которых должна настаивать организация.

Разработчик должен четко представлять себе весь жизненный цикл неунифицированного документа (создание, обработка, архивирование, уничтожение).

Важно отметить, что хорошо структурированный документ способен упорядочить и процесс, который в этом документе отражается. В этом смысле «объект важнее процесса».

Раздел 6.3. «Схемы процессов»

В этом приложении помещаются схемы процессов, описываемых в регламенте.

Схемы процессов служат для иллюстративных, облегчающих понимание регламента целей и не заменяют собой текст регламента. Отсюда вытекает следующее:

• целесообразно включать в это приложение схемы лишь часто повторяющихся и/или наиболее важных процессов; не стоит расписывать все варианты процесса и тем более – пытаться изобразить их на одной схеме;
• выбор языка схем должен определяться целью наиболее удобного и ясного донесения до читателя регламента важнейших особенностей выполнения регламентируемого процесса; лучше привести несколько «проекций» одного процесса, чем пытаться изобразить на одной схеме сразу всю информацию о процессе.

Если политика организации в области внутренней стандартизации предусматривает использование определенных языков описаний процессов, то в организации должна существовать документированная методика использования этих языков (так называемое «соглашение о моделировании»). В этом документе определяется, в частности, семантика обозначений, используемых на схемах. В случае отсутствия такого документа семантика обозначений должна быть определена в тексте приложения.

Наиболее простым и доступным для понимания является язык блок-схем (он неявно рекомендуется к использованию при написании административных регламентов ), отражающий действия и ветвления (условные переходы). Однако это лишь часть полной информации о процессе (см. выше комментарии к разделу «Описание требований, процессов, методов работы»).

Хорошее введение в приемы описания процессов дано в . Избежать ошибок при построении схем процессов помогут наглядные и практичные рекомендации из .

Могут ли схемы заменить текст регламента? Практика показывает, что схема, выполненная с недостаточной деталировкой, нуждается в пояснениях. Слишком подробная схема, как правило, нечитаема. К тому же далеко не все работники даже весьма «продвинутой» организации способны правильно читать схемы. Одну из основных сложностей представляет собой описание на (любом) языке схем различных ветвлений, правил с исключениями и т.п. явлений, распространенных в отечественном бизнесе. Хорошо структурированный текст с решением этих задач поневоле справляется, но и хорошая схема не будет лишней.

Раздел 6.4. «Алгоритмы расчетов»

В это приложение могут быть вынесены алгоритмы расчетов, применяемых в регламенте. Альтернативный вариант – изложить алгоритмы расчетов в методической инструкции, а в регламенте дать на нее ссылку.

При описании алгоритма расчета необходимо сформулировать ситуацию, в которой производится расчет, цель расчета, описать входные и выходные переменные, а также константы, указав для каждой величины:

• обозначение,
• наименование,
• смысл,
• единицу измерения,
• источник данных (для константы – значение).

При описании источника данных необходимо проследить за синхронностью используемых для расчета значений.

Раздел 6.5. «Таблицы ролей исполнителей процессов»

Это приложение носит справочный характер, так как в удобном виде представляет собой ролевую структуру процесса.

Для описания ролей могут использоваться:

• матрицы ответственности;
• таблицы «процесс – исполнитель – функции – права – ответственность».

Матрица ответственности представляет собой таблицу, в которой перечислены функции, необходимые для выполнения процесса (по строкам) и должности исполнителей процесса (по столбцам), а на пересечении строки и столбца указывается роль данного исполнителя в выполнении данной функции: инициирует, организует, участвует, обеспечивает, выполняет самостоятельно, контролирует и т.п.

Таблица «процесс – исполнитель – функции – права – ответственность» представляет собой таблицу с колонками, в которых указываются название процесса, исполнитель, его функции в рамках данного процесса, права, необходимые для выполнения данных функций, ответственность исполнителя.

Обе таблицы окажут неоценимую помощь разработчику должностных инструкций, положений о подразделениях, положений о коллегиальных органах, поскольку общая «функциональная нагрузка» работника, подразделения или коллегиального органа складывается из функций, выполняемых им в рамках всех процессов организации.

6. Методическая инструкция

Методическая инструкция определяет унифицированные правила и методы выполнения определенного процесса, независимые от исполнителей.

Примерная структура методической инструкции такова:

• достаточно подробное описание предметной области, в которой применяются описываемые правила и методы; в частности, рекомендуется давать принципы классификации или систематизированный перечень объектов, используемых в указанных правилах и методах;
• описание целей и правил анализа и интерпретации результатов, полученных в соответствии с излагаемой методикой;
• примеры применения описываемых правил и методов, документирования их применения.

Методические инструкции (особенно в части классификаторов и форм документов) рекомендуется разработать и согласовать до написания соответствующих регламентов. Рекомендации по написанию разделов методической инструкции аналогичны приведенным выше.

7. Рабочая инструкция

Рабочая инструкция определяет порядок выполнения отдельных или взаимосвязанных действий (функций), выполняемых конкретным подразделением или работником организации в рамках определенных процессов.

Примерная структура рабочей инструкции такова:

Наименование
	Содержание
1.	Общие положения
1.1.	Назначение
1.2.	Область применения
1.3.	Нормативные ссылки
1.4.	Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений
2.	Термины, определения и сокращения
2.1.	Термины и определения
2.2.	Сокращения
3.	Описание требований, процессов, методов работы
4.	Ответственность
5.	Контроль
6.	Приложения
6.1.	Справочники
6.2.	Формы и правила оформления документов
6.3.	Схемы процессов
6.4.	Алгоритмы расчетов

В рабочую инструкцию рекомендуется включать примеры выполнения отдельных действий (функций), использования форм документов и т.п. Рекомендации по написанию разделов рабочей инструкции аналогичны приведенным выше. Рабочие инструкции целесообразно писать после того, как согласованы регламенты процессов, фрагменты которых должны быть описаны в рабочих инструкциях.

8. Организация разработки и внедрения регламентов

Регламент – это «общественный договор» работников организации. Он возникает там и тогда, где и когда появляется осознанная необходимость в рациональном разделении областей ответственности, гармонизации усилий для достижения общего результата.

Для успешной регламентации процесса необходимо стремление участников процесса и потребителей его результатов к достижению взаимовыгодного позиционирования себя в этом процессе. Поэтому психологической предпосылкой регламентации будет либо наличие «критической массы» работников, желающих навести порядок в процессе, либо твердая воля руководства. В обоих случаях правильное решение родится не сразу и потребует время на приобретение сторонников.

Об организации разработки регламентирующей документации подробно рассказано в специальной литературе , , , , поэтому ограничимся несколькими важными на наш взгляд замечаниями.

• Потребитель результатов процесса должен четко сформулировать требования к этим результатам.
• Цель процесса должна формулироваться извне процесса.
• Рабочая группа разработчиков регламента (или комплекса нормативных документов) должна правильно определить объекты, участвующие в процессах, и границы процессов. На этом этапе полезно рисование разнообразных схем, диаграмм и таблиц. Наиболее удачные из них – те, которые отражают суть и особенности описываемого процесса – следует включить в приложения к регламенту.
• Классификаторы и справочники, связанные с процессом, должны быть тщательно проработаны.
• Формы неунифицированных документов должны быть спроектированы с большой аккуратностью.

Рабочая группа разработчиков регламента должна включать специалистов, непосредственно занятых в процессе, а также потребителей результатов процесса. Если до регламентации при исполнении процесса имели место конфликты, то представители конфликтующих сторон должны войти в состав рабочей группы или, по крайней мере, должны приглашаться на ее рабочие заседания. Общее методическое руководство разработкой регламента может осуществлять специализированный отдел организации (обычно называемый отделом организационного развития, отделом корпоративных технологий, отделом интегрированного менеджмента качества и т.п.).

Поможет ли работе над регламентом использование специализированного программного обеспечения для описания процессов? Такое программное обеспечение позволит грамотно изложить уже принятое решение об организации процесса, но вряд ли поможет его найти. Исключение составляют случаи, где для поиска оптимального решения нужны многочисленные расчеты – здесь уже не избежать моделирования процесса в специальных программных средах. Несомненная польза от специализированного программного обеспечения для описания процессов состоит в автоматическом контроле ссылочной целостности описания.

Начав «с места в карьер» разрабатывать процесс в специальной среде и выбрав определенный формальный язык для представления процесса, можно столкнуться с тем, что выразительных возможностей этого языка не хватит для отражения особенностей процесса. Поэтому рекомендуется в начале работы использовать самые простые языки описаний и по мере раскрытия особенностей процесса детализировать описания. Наилучшая «проекция» процесса и наилучший язык (или несколько языков) описания выявятся в конце работы. Именно эти «проекции» и языки и следует использовать.

После достижения ясности относительно перечисленных компонент регламента можно подготовить черновой вариант текста и перейти к его согласованию. Нужно быть готовым к тому, что представления об описываемом процессе и текст регламента могут подвергнуться самым радикальным изменениям.

Получив согласие всех заинтересованных сторон, следует подготовить план мероприятий по внедрению регламента. Этот план может быть отражен в приказе об утверждении регламента (или стать приложением к приказу). Среди мероприятий могут быть:

• признание утратившими силу локальных нормативных актов, ранее регламентировавших процесс, описанный в новом регламенте;
• внесение дополнений и изменений в локальные нормативные акты в связи с утверждением нового регламента;
• разработка новых локальных нормативных актов, необходимых для работы по новому регламенту;
• доработка или внедрение новых модулей автоматизированных информационных систем;
• изготовление бланков неунифицированных документов, используемых в соответствии с новым регламентом;
• изменения и/или дополнения к штатному расписанию;
• поиск кандидатов на новые должности; назначение или перевод работников на новые должности;
• обучение исполнителей процесса новым правилам работы;
• разъяснительная работа среди исполнителей процесса;
• сопровождение членами рабочей группы (разработчиками регламента) работы исполнителей в рамках нового процесса (так сказать, «опытно-промышленная эксплуатация» нового регламента);
• корректировка текста регламента по итогам «опытно-промышленной эксплуатации»;
• введение в действие скорректированной версии регламента;
• определение процедур контроля качества регламента.

Определившись с мероприятиями по внедрению, руководитель организации издает приказ об утверждении и введении в действие нового регламента. Отметим, что при наличии продолжительных мероприятий даты утверждения регламента и введения его в действие будут различаться.

Работа над регламентом, как правило, не заканчивается в момент введения в действие скорректированной по итогам «опытно-промышленной эксплуатации» версии регламента. Бизнес организации меняется, практика применения регламента выявляет неточности, ошибки, а также детали, не замеченные разработчиками или «узаконенные» в регламенте не оптимальным образом. Поэтому вполне естественны изменения и дополнения к регламенту. Когда объем этих изменений и дополнений станет достаточно большим, следует выпустить новую редакцию документа. Инициировать указанные доработки регламента должен, в первую очередь, работник, в обязанности которого входит контроль исполнения регламента.

Работу над текстом документа должен вести «держатель» этого документа, обладающий достаточными познаниями как в сути регламентируемого процесса, так и в принципах работы над текстом локального нормативного акта. Таким «держателем» может выступать кто-либо из заместителей менеджера процесса или работник подразделения, ответственного за разработку и поддержание актуальности документации системы менеджмента (при наличии такого подразделения).

В организации может быть утвержден «метарегламент» – документ, устанавливающий порядок разработки регламентов и других локальных нормативных актов. Прообразом такого документа может служить .

9. Приложение

Для удобства читателя мы приводим в приложении шаблон регламента. Каждая организация может и должна разработать собственные шаблоны регламентов и инструкций, не отклоняясь при этом от предложенных рекомендаций.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Назначение

1.1.1. Настоящий Регламент определяет порядок <дается наименование или краткое описание процесса> в <дается полное наименование организации> (далее – Общество).

1.2. Область применения

1.2.1. Требования и правила настоящего Регламента распространяются на <описывается область применения Регламента>.

1.2.2. Настоящий Регламент обязателен для исполнения всеми структурными подразделениями Общества.

1.3.1. Настоящий Регламент разработан в соответствии с: <указываются документы-основания>.

1.4. Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений

1.4.1. Настоящий Регламент, все изменения и дополнения к нему утверждаются <указывается название утверждающего органа управления> и вводятся в действие <указывается название органа управления, вводящего в действие регламент>.

2. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

2.1. Термины и определения

2.1.1. <Термин> (<сокращение>) – <определение термина>.

2.2. Сокращения

2.2.1. <Сокращение> – <разъяснение сокращения>.

3. ОПИСАНИЕ ТРЕБОВАНИЙ, ПРОЦЕССОВ, МЕТОДОВ РАБОТЫ

3.1. Подпроцесс 1

3.1.1. <Цель подпроцесса>.

3.1.2. <Событие, запускающее подпроцесс>.

3.1.3. <Выход> <Действие> <Вход> <Метод> <Место> <Исполнитель> <Срок> <Документ>

3.1.4. <Событие, завершающее подпроцесс>.

3.1.5. <Средства контроля>.

3.2. Подпроцесс 2

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента работниками Общества является нарушением ими должностных обязанностей. Работники Общества несут ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента в соответствии с действующим законодательством РФ.

5. КОНТРОЛЬ

5.1. Контроль исполнения настоящего Регламента возлагается на <наименование должности>.

6. ПРИЛОЖЕНИЯ

6.1. Классификаторы и справочники

6.1.1. <Классификатор 1> …

6.1.2. <Справочник 1>

6.2. Формы и правила оформления документов

6.2.1. <Наименование формы документа 1>

<Форма документа 1>

6.2.2. <Наименование формы документа 2>

6.3. Схемы процессов

6.3.1. <Описание условных обозначений, используемых на схемах>

6.3.2. <Схема 1>

6.3.3. <Схема 2>

6.4. Алгоритмы расчетов

6.4.1. <Описание ситуации, в которой производится расчет>

6.4.2. <Описание цели расчета>

6.4.3. <Величина 1>

6.4.3.1. <Обозначение>

6.4.3.2. <Наименование>

6.4.3.3. <Смысл>

6.4.3.4. <Единица измерения>

6.4.3.5. <Источник данных (для константы – значение)>

6.4.4. <Описание алгоритма>

6.4.5. <Правила интерпретации результатов расчета>

6.4.6. <Примеры расчета>

6.5. Таблица ролей исполнителей процессов

6.5.1. Матрица ответственности

6.5.2. Таблица «процесс – исполнитель – функции – права – ответственность»

Литература

1. Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. – М.: РИА «Стандарты и качество». – 2005. – 272 с.

2. Большой толковый словарь официальных терминов / сост. Ю.И.Фединский – М.: ООО «Издательство Астрель». – 2004. – 1165 с.

3. Борисов А.Б. Что такое хорошо и что такое плохо при регламентации бизнес-процессов, или Как создать «правильный» регламент. / http://www.e-xecutive.ru/knowledge/announcement/1052702/ . - 2009.

4. Борхес Х.Л. Аналитический язык Джона Уилкинса. Из книги «Новые расследования» (1952) / в кн. Борхес Х.Л. Проза разных лет. М.: Радуга. – 1989. – 320 с.

5. ГОСТ 3.1130-93. ЕСТД. Общие требования к формам и бланкам документов (введен в действие Постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 31 января 1995 г. № 28).

7. ГОСТ Р 1.0-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Основные положения (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 1 июля 1992 г. № 7).

8. ГОСТ Р 1.5-92 Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 1 июля 1992 г. № 7).

9. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28).

10. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).

11. ГОСТ Р ISO 9000-2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь (утвержден Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 18.12.2008 № 470-ст).

12. ГОСТ Р ISO 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования (утвержден Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 18.12.2008 № 471-ст).

13. ГОСТ Р ISO 15926-1-2008 Промышленные автоматизированные системы и интеграция. Интеграция данных жизненного цикла для перерабатывающих предприятий, включая нефтяные и газовые производственные предприятия. Часть 1. Обзор и основополагающие принципы (утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 18.12.2008 № 619-ст).

14. Демидов Е.Е. Контекстные модели баз данных. / Обозрение прикладной и промышленной математики. – 2003. – т. 10, вып. 2. – с. 641 - 642.

15. Демидов Е.Е. Построение системы управления сервисной компанией. – Контроллинг. – 2007. – № 22. – с. 40 – 50.

16. Демидов Е.Е., Бережков С.И. О рисках консалтингового проекта, или Памяти «Волготанкера». – Консультант. – 2010. – № 9. – с. 30 – 34.

17. Единая терминология по управлению, планированию промышленного производства и нормированию материальных ресурсов (проект). – М.: Госплан. – 1971. – 95 с.

18. Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы. Регламентация и управление. – М.: Инфра-М. – 2009. – 320 с.

20. Калашян А.Н., Калянов Г.Н. Структурные модели бизнеса: DFD-технологии. – М.: Финансы и статистика. – 2003. – 256 с.

21. Кондратьев В.В., Кузнецов М.Н. Показываем бизнес-процессы от модели процессов компании до регламентов процедур. – М.: Эксмо. – 2008. – 256 с.

22. Кузнецов С.Д. Основы баз данных. – М.: Интернет-университет информационных технологий; БИНОМ. Лаборатория знаний. – 2007. – 484 с.

23. Никаноров С.П. Концептуальные методы. – М.: Концепт. – 2002. – 30 с.

24. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.

25. ОРДМР 13-85. Отраслевой руководящий документ. Методические рекомендации. Состав и содержание работ на различных этапах (стадиях) разработки отраслевых классификаторов медицинской и технико-экономической информации (утвержден Управлением медицинской статистики и вычислительной техники Минздрава СССР 03.01.1986).

26. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. (утверждено Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, ред. от 24.12.2010).

27. Постановление Правительства РФ от 16.05.2011 № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг».

28. ПР 45.02-97. Правила по стандартизации. Отраслевая система стандартизации. Принципы разработки нормативных документов (утверждены и введены в действие письмом Госкомсвязи РФ от 26 декабря 1997 г. № 7181).

29. ПР 50.1.019-2000. Правила стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в Российской Федерации (утверждены Постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 № 409-ст; утратили силу с 01.04.2006).

30. ПР 50.1.020-2000. Правила стандартизации. Порядок разработки общероссийских классификаторов (утверждены и введены в действие Постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 № 409-ст).

31. ПР 50.1.024-2005. Правила стандартизации. Основные положения и порядок проведения работ по разработке, введению и применению общероссийских классификаторов (утверждены и введены в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 14.12.2005 № 311-ст).

32. Проектирование информационных систем: курс лекций. / Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л.. – М.: Интернет-Университет Информационных технологий. – 2005. – 304 с.

33. Рассказова-Николаева С.А., Шебек С.В. Корпоративные стандарты. От концепции до инструкции. – М.: Книжный мир. – 2008. – 320 с.

34. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. – М.: Высшая школа. – 1988. – 239 с.

35. РД 50-699-90. Методические указания. Надежность в технике. Общие правила классификации отказов и предельных состояний (утверждены Постановлением Государственного комитета СССР по управлению качеством продукции и стандартам от 29.12.1990 № 3551).

36. Рекомендации по разработке порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг. Одобрены Правительственной комиссией по проведению административной реформы 23.11.2010 № 109.

37. Репин В.В. «Плюсы» от регламентации бизнес-процессов. / http://www.finexpert.ru/view/plyusy_ot_reglamentatsii_biznes_protsessov/741 . - 2011.

38. Репин В.В. «Минусы» от регламентации бизнес-процессов? / http://www.finexpert.ru/view/minusy_ot_reglamentatsii_biznes_protsessov/736 . - 2011.

39. Репин В.В. Бизнес-процессы компании: построение, анализ, регламентация. – М.: Стандарты и качество. – 2007. – 240 с.

40. Репин В.В. Особенности создания корректных схем бизнес-процессов. / http://www.finexpert.ru/view/osobennosti_sozdaniya_korrektnykh_skhem_biznes_protsessov/708 . - 2011.

41. Ротер М., Шук Дж. Учитесь видеть бизнес-процессы: Практика построения карт потоков создания ценности. – М.: Альпина Бизнес Букс. – 2008. – 144 с.

42. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации (утверждены Главархивом СССР). М.: Главархив СССР; Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, 1982.

43. Файоль А. Общее и промышленное управление. – М.: Контроллинг, 1992. – 111 с.

44. Фуко М. Слова и вещи. Археология гуманитарных наук. СПб.: А-cad. – 1994. – 408 с.

45. Эко У. Vertigo: круговорот образов, понятий, предметов. М.Слово. – 2009. – 406 с.

46. Энциклопедия делопроизводства. / Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления. http://www.edou.ru .

47. Ямолеев Р. Требования к библиотеке терминов, используемых в моделях процессов и при стандартизации производственной деятельности машиностроительного предприятия. / http://finexpert.ru/view_private/rafik_yamoleev/trebovaniya_k_biblioteke_terminov_ispol_zuemykh_v_modelyakh_protsessov_i_pri_standartizatsii_proizvodstvennoy_deyatel_nosti_mashinostroitel_nogo_predpriyatiya/794 . - 2012.

Термин (от лат. terminus - предел, граница) – слово или словосочетание, являющееся названием некоторого понятия какой-нибудь области науки, техники, искусства и т. п. В отличие от слов общей лексики, которые зачастую многозначны и несут эмоциональную окраску, термины в пределах сферы применения однозначны и лишены экспрессии.

В.Гершель: «Нельзя внести ясность в рассуждения, если она сначала не введена в определения».

Глоссарий (лат. glossarium - «собрание глосс») – словарь узкоспециализированных терминов в какой-либо отрасли знаний с толкованием, иногда переводом на другой язык, комментариями и примерами.

Тезаурус (от греч. - сокровище) – словарь, характеризующий термины предметной области не только через определения, но и через связи данного термина с другими терминами и их группами.

С точки зрения управления базами данных, используя единственное число, мы характеризуем единичный объект (запись в таблице). Более того, формулировкой «документ, подтверждающий исполнение обязательства по заключенному договору», мы указываем, что один первичный документ может быть отнесен только к одному договору в подтверждение выполнения одного обязательства. Употребление множественного числа должно соответствовать типу связи «один ко многим». Изначально предложенная формулировка лишена как дополнительной информационной нагрузки, так и необходимой определенности: неясно, допустимо ли «закрытие» одним первичным документов нескольких обязательств по нескольким договорам, следует ли систематизировать и хранить первичные документы в привязке к договорам, к которым они относятся, или они могут храниться «кучей» сами по себе.

В ряде терминологических ГОСТов специально приводятся недопустимые к употреблению синонимы (с пометкой «ндп»).

Так, в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» с сожалением читаем: «39 реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа»; «49 оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования».

Частью системы этих правил будут правила так называемой нормализации баз данных . Вообще, корректно построенный словарь вместе с классификаторами и справочниками должны быть достаточными для того, чтобы описать базу данных, необходимую для информационной поддержки регламентируемого процесса.

Например, сайт www.sokr.ru для сокращений русского языка.

Общепринятого определения понятия «процесс» или «бизнес-процесс» не существует. По-видимому, корректное определение этому понятию можно дать, перечислив его необходимые атрибуты и предварительно объяснив связи между ними, как это и делается ниже. Текст такого «определения» получится непомерно длинным, зато правильным. В качестве короткого эвристического определения можно использовать следующее: бизнес-процесс есть целенаправленная, определенным образом организованная деятельность в рамках определенной предметной области.

Термин «инцидент» определен в цитируемом документе; в том же документе описан порядок взаимодействия Арендатора и Арендодателя в случае инцидента.

В терминологии IDEF0 такие объекты по отношению к рассматриваемому процессу (точнее говоря, к функции) называются «ограничением».

Например, с начала эксплуатации данной единицы оборудования.

Напомним, что если в тексте нормативного акта сроки, количества и т.п. указываются цифрами, то за ними в скобках следует указание соответствующего значения прописью с большой буквы: «… не позднее 2 (Двух) рабочих дней…», «…в количестве 10 (Десяти) единиц…».

Следует проявлять аккуратность в указании единицы измерения срока; в частности, следует различать рабочие и календарные дни.

Для того, чтобы установление в регламентах или иных локальных нормативных актах дополнительных функций, прав и ответственности не противоречило должностной инструкции, достаточно вставить в должностные инструкции положения о том, что: «работник… руководствуется … иными локальными нормативными актами Общества», «работник выполняет функции, … возложенные на него иными локальными нормативными актами Общества», «работник пользуется правами, установленными иными локальными нормативными актами Общества», «работник несет … ответственность в случаях, предусмотренных иными локальными нормативными актами Общества» и т.п. Ясно, что перечислять в должностной инструкции или в положении о подразделении все имеющиеся в Обществе локальные нормативные акты «поименно» нужно только в случае крайней необходимости.

В ходе проверок (аудитов) проверяется, в том числе, соответствие документированных результатов исполнения процесса фактическим; поэтому документы, сопровождающие процесс, должны обеспечивать возможность таких проверок.

Для ограничения этого времени в тексте регламента указывается: « принимает решение <характеризуется вопрос, по которому принимается решение> в срок не позднее <указывается срок> с момента <дается описание события, инициировавшего процесс>».

Классификатор – нормативный документ, представляющий систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и/или объектов классификации .

Справочник – документ (в организации – нормативный), представляющий определенную информацию в систематизированной форме, определяемой классификационными признаками информации.

Классификация – первый шаг на пути создания подлинно научного знания. Х.Л.Борхес ссылается на «некую китайскую энциклопедию», где говорится, что «животные подразделяются на: а) принадлежащих Императору, б) бальзамированных, в) прирученных, г) молочных поросят, д) сирен, е) сказочных, ж) бродячих собак, з) включенных в нашу классификацию, и) буйствующих, как в безумии, к) неисчислимых, л) нарисованных очень тонкой кисточкой из верблюжьей шерсти, м) и прочих, н) только что разбивших кувшин, о) издали кажущихся мухами» (см. также , ).

В приводится пример, когда рабочая группа по унификации бизнес-процессов холдинга «спустила» в управляемые предприятия перечень типовых бизнес-процессов, среди которых значилось «Управление технологическими процессами», без каких-либо комментариев. На местах «технологические процессы» истолковали по-разному: управление основным производственным оборудованием, разработка технологических процессов, организация производства.

Значение атрибута некоторого объекта определяется контекстом, в котором этот объект рассматривается . Соответственно, для того, чтобы корректно внести в документ значение атрибута, необходимо охарактеризовать контекст. Такие реквизиты, как наименование организации, место, время составления документа, место и время осуществления документируемой операции задают самый общий контекст. Далее, например, лимит затрат задается для определенного подразделения, определенного периода по определенной статье затрат. Всё это будет контекстом для значения объекта «лимит затрат». Соответственно, форма документа, определяющего лимит затрат, должна содержать указание на все объекты, составляющие контекст: подразделение, период, статью затрат.

Самые общие требования к формам документов содержатся в ГОСТ 3.1130-93. «ЕСТД. Общие требования к формам и бланкам документов» , а также ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .