Порядок оформления табеля учета использования рабочего времени. Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников

1.1. Настоящее Положение вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени сотрудниками предприятия.

1.2. Для ведения табельного учета рабочего времени в подразделениях предприятия приказом директора назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих подразделений.

1.3. В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания сотрудников подразделения на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет.

1.4. Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет:

1.4.1. ведет учет штатного состава сотрудников подразделения;

1.4.2. на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т. д.;

1.4.3. осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;

1.4.4. контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, подписанных руководителем увольнительных и других;

1.4.5. готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и нерабочие праздничные дни.

1.5. В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, руководитель подразделения своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя и ставит в известность Департамент по управлению персоналом и режиму.

1.6. Все сотрудники, в обязанности которых вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.

2. Определения

2.1. Работники категории А – работники, которым по роду работы необходимо чаще одного раза в день выезжать за пределы предприятия. Работники категории А имеют право свободного выхода (входа) за пределы предприятия в рабочее время. Перечень должностей, относящихся к категории А, определяется Приложением 1 к настоящему Положению (разрабатывается Департаментом по управлению персоналом и режиму и утверждается директором предприятия по согласованию с Советом директоров).

2.2. Работники категории Б – работники, которые имеют право покинуть территорию предприятия в течение рабочей смены, только предоставив оправдательные документы (увольнительную, повестку, подписанное руководителем заявление и т.д.). Заявления работников на предоставление административного отпуска, увольнительные визируются руководителями департаментов, цехов, служб.

2.3. Журнал учета отсутствующих работников – документ, отражающий фамилию, имя, отчество работника, его должность, подразделение, принадлежность к ООО, дату, текущее (с ___ до ___) и общее (в часах) время, причину отсутствия на рабочем месте. Персональные сведения о работнике, а также дата и время отсутствия работника фиксируются сотрудниками службы охраны на проходной. Ежемесячно сведения из журнала проверяются работниками подразделений, ответственными за табельный учет, которые проверяют данные из журнала с имеющимися документами и, при необходимости, выясняют истинные причины отсутствия работников на рабочем месте. В случае непредставления в установленном порядке подтверждающих документов причиной отсутствия считается самовольный уход с рабочего места (опоздание – в начале смены). Если работник отсутствовал более 4 часов подряд, и документы, подтверждающие его право на отсутствие, в установленном порядке не предоставлены, работнику проставляется прогул и рабочий день оплате не подлежит. Прогул оформляется в порядке, установленном трудовым законодательством. Правила ведения журнала учета отсутствующих работников разрабатываются Департаментом по управлению персоналом совместно со службой охраны и утверждаются директором предприятия.

3. Правила заполнения табеля

3.1. Табель учета рабочего времени ведется в электронном и бумажном вариантах.

3.2. Электронный вариант табеля вводится работниками, ответственными за табельный учет, в базу данных 1С с учетом следующих требований:

3.2.1. В табеле учета рабочего времени ввод данных производится с разбивкой по дням.

3.2.2. Все виды рабочего времени (общее отработанное время, отработанные ночные, сверхурочные часы) указываются в едином табеле для каждого подразделения.

3.2.3. Наименование подразделения в табеле учета рабочего времени указывается в графе «комментарий».

3.2.4. В графе «дата» табеля учета рабочего времени указывается последнее число отчетного месяца.

3.2.5. Табель, внесенный в электронную базу 1С, проводится непосредственно работником, вносившим данные.

3.3. Кроме этого, работники, ответственные за табельный учет, заполняют табель в формате Excel согласно Приложению 2 и распечатывают его на бумаге. Подписанный табель передается в бухгалтерию на хранение.

3.4. Табель содержит подпись работника, ответственного за его ведение, (в нижнем левом углу), визу непосредственного руководителя этого работника (в нижнем правом углу) и визу руководителя соответствующего Департамента, службы, цеха (ниже подписи работника, ответственного ведение табеля). Подпись ответственного работника и визы руководителей содержат: наименование должности, Ф.И.О., подпись, дату подписания, телефон и E -mail подписавшего.

3.5.1. Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии с исполнением штатного расписания подразделения.

3.5.2. В случае, если фактическое место работы сотрудника находится в другом подразделении, запись в табеле делается ответственным за ведение табеля подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении он работает. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за ведение табеля с расшифровкой и датой) удостоверяет правильность заполнения табеля на своих подчиненных. Например:

Местом работы контролера ОТК является Цех № 1. Табель на него составляется табельщиком ДКК по представлению мастера смены, в которой работает этот контролер. Мастер расписывается в табеле ниже подписи табельщика ДКК.

Фактическим местом работы уборщицы хозяйственного отдела является склад комплектации. Табель подается хозяйственным отделом по согласованию с заведующим складом комплектации.

3.5.3. В случае, если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода (перемещения) проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа. В предшествующие дни проставляется «Х».

3.5.4. В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение (с докладной запиской – в случае увольнения по инициативе работодателя). В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно), а после дня увольнения проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается.

3.5.5. Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табель не вносятся.

3.5.6. Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам фамилии).

3.5.7. В правом верхнем углу табеля указывается месячная норма рабочего времени согласно производственному календарю.

3.5.8. Порядковая нумерация в графе 1 ведется по ставкам сотрудников, внесенных в табель (а не пофамильно). Если сотрудник в данном подразделении работает на разных ставках, на него выделяется столько порядковых номеров, сколько ставок он занимает.

3.5.9. В графе 2 арабскими цифрами (1, 2, 3) проставляется группа инвалидности работника. Для здоровых работников проставляется прочерк.

3.5.10. Фамилия, имя, отчество записываются в графе 3 полностью. При этом тщательно выверяется написание фамилии, имени и отчества в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени, отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу предприятия.

3.5.11. В графе 4 (должность) указывается должность сотрудника в строгом соответствии со штатным расписанием. В этой же графе указывается количество ставок (1, 0,5, 0,25 и т.д.).

3.5.12. В графе 6 указывается КТУ (коэффициент трудового участия), определяемый руководителем в соответствии с принятыми на предприятии правилами.

3.5.13. Явки (неявки) указываются в графах 7-22. В графах 7-22 выделяются 4 строки – по две на каждую половину месяца. Первая и третья строки применяются для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а вторая и четвертая - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, с точностью до десятых долей часа) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

3.5.14. В графах 23 и 24 указывается соответственно общее количество дней и часов, отработанных работником в первую и вторую половину месяца. Для этого в указанных графах выделяются две строки. В верхней строке указывается количество дней (графа 23) и часов (графа 24), отработанных работником с 1 по 15 число месяца включительно. В нижней строке указывается количество дней и часов, отработанных работником с 16 по последнее число месяца включительно.

3.5.15. В графе 25 проставляется общее количество дней (смен), отработанных работником в течение месяца. Количество дней, проставляемых в графе 25, должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 23.

3.5.16. В графе 26 указывается общее количество часов, отработанных работником в течение месяца. Количество часов в графе 26 должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 24.

3.5.17. В графах 27 и 28 указываются соответственно отработанные работником сверхурочные часы, оплачиваемые по полуторной и по двойной ставкам. В случае, если работник не отработал без уважительной причины месячную норму рабочего времени, сверхурочные часы ему не проставляются.

3.5.18. В графе 29 указывается количество часов, отработанных работником в ночное время. В соответствии с ТК РФ ночным временем считается время, отработанное с 22 00 до 6 00 .

3.5.19. В графе 30 указывается количество часов, отработанных за месяц работником в выходные и нерабочие праздничные дни согласно приказам директора.

3.5.20. В графе 31 указывается количество ночных смен, отработанных работником в течение месяца.

3.5.21. В графах 32-40 указывается количество дней неявок на работу по их видам.

3.5.22. В графе 41 указывается общее количество дней неявок работника. Значение графы 41 должно равняться сумме значений граф 32-40.

3.5.23. Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4, 2, 24, 12, 1,5 и т.д.). Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа.

3.5.24. В предпраздничные дни продолжительность рабочей смены для работников с полным рабочим днем сокращается на 1 час. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность смены в предпраздничный день не сокращается. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день продолжительностью больше семи часов, продолжительность рабочей смены в предпраздничный день сокращается до 7 часов.

3.5.25. При необходимости работы в предпраздничный день полной рабочей смены (8 часов) издается приказ об организации работы в сверхурочное время. В этом случае сотрудникам проставляется в табеле время, отработанное по приказу. Приказ об организации работы в сверхурочное время готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора предприятия и направляется в соответствующие подразделения не позднее, чем за один рабочий день до смены, указанной в приказе.

3.5.26. При необходимости организации работы в выходной или нерабочий праздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочий праздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствии с приказом. Приказ об организации работы в выходные (нерабочие праздничные) дни готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора предприятия.

3.5.27. Работа в выходной (нерабочий праздничный) день производится в соответствии с положением об оплате труда работников ООО «ХХХХХ» в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

3.5.28. При совпадении праздничного и выходного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3.5.29. Привлечение работников к сверхурочной работе, а также к работе в выходной (нерабочий праздничный) день допускается только с письменного согласия работника в случаях, предусмотренных ТК РФ, и оформляется приказом. Работы, не оформленные надлежащим образом, в табеле не отражаются и оплате не подлежат.

3.5.30. Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно).

3.5.31. В случае выполнения работником трудовых функций на территории предприятия (вне зависимости от производственной площадки) в табеле проставляется на каждый отработанный день количество отработанных часов в соответствии с настоящим Положением.

3.5.32. В случае нахождения работника не на территории производственных площадок предприятия, или невыполнения им трудовых функций, в табеле проставляется буквенное обозначение использования времени в соответствии с Приложением 3.

3.5.33. В случае использования в один день нескольких видов времени (например, 6 часов работы и 2 часа простоя), табель ведется по одному работнику в две строки.

3.5.34. Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются на все календарные дни, включая выходные (за исключением праздничных дней).

3.6. Начисление заработной платы сотрудникам производится бухгалтерией предприятия на основании табелей учета рабочего времени, внесенных в электронную базу 1С работниками подразделений, ответственными за табельный учет.

3.7. Данные о затратах рабочего времени, вносимые в электронную базу 1С, должны соответствовать данным табелей, заполняемых согласно Приложению 2.

3.8. В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.

4. Порядок формирования и представления табелей

4.1. Не реже одного раза в неделю работник, ответственный за табельный учет, собирает по своему подразделению данные об использовании рабочего времени

4.2. При выходе работников в течение рабочей смены службой охраны фиксируется время выхода и возвращения. Если работник выходил не по производственной необходимости (нет увольнительной, и работник не относится к категории А), время отсутствия вычитается из баланса отработанного времени.

4.3. Все опоздания и преждевременные уходы с работы фиксируются службой охраны и вычитаются из баланса рабочего времени. Исключение составляют работники, приходящие на работу позже или раньше уходящие по увольнительным, а также работники, относящиеся к категории А.

4.4. В порядке исключения отдельным работникам, приезжающим на работу на общественном транспорте пригородного или междугородного сообщения, по заявлению работника и ходатайству непосредственного руководителя, может смещаться время начала рабочей мены. При этом завизированное руководителем соответствующего подразделения (Департамента, службы, цеха) заявление работника направляется заместителю начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю, а копия – в службу охраны.

4.5. Данные о случаях опозданий, самовольных уходов с работы направляются службой охраны заместителю начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю не позднее 1 числа месяца, следующего за отчетным. Заместитель начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю составляет аналитические записки о нарушениях работниками режима труда и отдыха и до пятого числа месяца, следующего за отчетным, направляет их руководителям соответствующих департаментов, цехов, служб.

4.6. Данные об использовании рабочего времени заносятся работниками подразделений, ответственными за табельный учет в электронную базу 1С до 17 00 третьего числа месяца, следующего за отчетным.

4.7. Работники подразделений, ответственные за табельный учет, до 17 00 первого числа месяца, следующего за отчетным, заполняют форму табеля согласно Приложению 2, распечатывают их и после проверки и подписи соответствующими должностными лицами передают на хранение в бухгалтерию.


Каждому кадровику ясна необходимость четкого и безошибочного ведения табелей рабочего времени. К сожалению, табели не всегда и не всеми заполняются достаточно аккуратно. Зачастую виной этому недостаток информации о правильном заполнении.

В соответствии с ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Такой учет необходим при повременной системе оплаты труда, когда следует учесть отработанное и (или) неотработанное время. Госкомстат России разрабатывает и утверждает специальные формы для ежедневного учета рабочего времени: табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12) и табель учета рабочего времени (форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). В бюджетных организациях применяется табель учета использования рабочего времени, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н.

Следует отметить, что табель учета рабочего времени позволяет также контролировать соблюдение сотрудниками установленного режима рабочего времени, получать данные об отработанном времени, рассчитывать заработную плату, составлять статистическую отчетность по труду.

Табель составляется в одном экземпляре табельщиком или иным уполномоченным лицом (например, работником структурного подразделения организации, секретарем и др.), подписывается составителем, руководителем структурного подразделения и сотрудником кадровой службы, а затем передается в бухгалтерию.

На малых предприятиях и у индивидуальных предпринимателей, как правило, нет не только должности табельщика, но и структурных подразделений, а нередко и должности специалиста по работе с кадрами. В такой ситуации невозможно в полной мере выполнить соответствующие требования постановления Госкомстата России об оформлении табеля учета рабочего времени перед сдачей его в бухгалтерию для начисления заработной платы. Во избежание каких-либо неприятностей при проведении проверок органами контроля (надзора) рекомендуется издать приказ (распоряжение) о порядке ведения на предприятии (у индивидуального предпринимателя) табеля учета рабочего времени, отражающий специфику данной ситуации. Издание работодателем распорядительного акта представляется нелишним в связи с тем, что табель учета рабочего времени относится к одному из оправдательных документов бухгалтерии.

Табель по форме № Т-12 заполняется от руки. Как и всякий рукописный документ, табель должен содержать четкие записи без помарок, подчисток и непонятных исправлений. В случае обнаружения ошибочной записи работник, ответственный за ведение табеля, должен зачерк­нуть ее тонкой линиейй, выше поставить правильную запись и подтвердить ее своей подписью. После того, как табель полностью оформлен и подписан всеми ответственными лицами, новые исправления в нем со стороны составителя недопустимы, при обнаружении ошибок табель должен быть оформлен и подписан заново.

В ситуации раздельного ведения учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого сотрудника в табеле отведены две строки (графы 4 и 6). Верхняя строка служит для отметки условных обозначений затрат рабочего времени (буквенных или цифровых кодов), а нижняя – для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При заполнении граф 5 и 7 в верхних строках указывается количество отработанных дней, в нижних – количество часов, отработанных каждым сотрудником за учетный период.

Форма № Т-13 применяется для учета рабочего времени в автоматизированном режиме. Для отражения затрат рабочего времени в форме № Т-13 (графа 4) отведены четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16). Верхняя строка в графах 4 и 6 применяется для буквенных или цифровых кодов затрат рабочего времени, нижняя показывает продолжительность отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах).

Бланки табеля по форме № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: наименование структурного подразделения, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия) работника, его табельный номер и т.п., т.е. данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

После того, как табель полностью оформлен и подписан всеми ответственными лицами, новые исправления в нем со стороны составителя недопустимы, при обнаружении ошибок табель должен быть оформлен и подписан заново

При необходимости допускается увеличение количества граф табеля для отражения дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных. В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, в унифицированные формы первичной учетной документации работодатель может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменения, включая код и номер формы, а также наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендательными и могут изменяться по усмотрению организации. При изготовлении бланков на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом объема показателей в знаках, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Все изменения, внесенные в унифицированные формы, должны быть отражены в соответствующем приказе (распоряжении) руководителя организации.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу и пр.).

Затраты рабочего времени учитываются в табеле одним из двух методов:

  • методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, когда соответствующими обозначениями заполняются все графы табеля;
  • методом регистрации только отклонений от установленного режима рабочего времени, т.е. регистрации неявок на работу, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, временная нетрудоспособность, служебная командировка, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в верхних строках графы табеля указываются только коды условных обозначений, а нижние строки остаются пустыми.

Предусмотренные Госкомстатом России условные обозначения отработанного и неотработанного времени, казалось бы, отражают все возможные ситуации, возникающие при ведении табеля. Но это совсем не так

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе табеля формы № Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме № Т-13. Предусмотренные Госкомстатом России условные обозначения отработанного и неотработанного времени, казалось бы, отражают все возможные ситуации, возникающие при ведении табеля. Но это совсем не так. К сожалению, список обозначений не исчерпывает всех возникающих на практике ситуаций, например, среди принятых обозначений нет кода, показывающего, как отметить в табеле время, отработанное женщиной, находящейся в отпуске по уходу за ребенком.

Согласно ч. 3 ст. 256 ТК РФ по заявлению женщины во время отпуска по уходу за ребенком она может работать на условиях неполного рабочего времени или на дому. Получается, что в табеле учета рабочего времени для такого работника необходимо одновременно проставлять и код «ОЖ» (отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет), и код «Я» (продолжительность работы в дневное время). Поскольку никаких указаний, связанных с данной ситуацией, в Постановлении Госкомстата России нет, рекомендуется решить этот вопрос в приказе (распоряжении) работодателя. Приказом может быть предусмотрено, например, введение двойного обозначения «ОЖ / Я». Соответственно в нижней строке должна быть напечатана косая черта, перед которой не будет никаких обозначений, а после будет указано количество отработанных часов («/ 4»).

К аналогичным двойным обозначениям приходится прибегать и в ряде других случаев, например:

  • при выполнении работником сверх­урочной работы («Я / С» – продолжительность работы в дневное время и продолжительность сверхурочной работы в этот день);
  • при работе по графику сменности, когда смена начинается в дневное время, а заканчивается в ночное или наоборот («Я / Н», «Н / Я» – соответственно продолжительность работы в дневное и ночное время);
  • когда сотрудник отработал часть рабочего времени, а затем заболел и получил в этот же день листок нетрудоспособности («Я / Б» – продолжительность работы в дневное время и время нетрудоспособности с назначением пособия), и др.

Не всегда правильно заполняется табель учета рабочего времени при направлении работника в служебную командировку, особенно в тех случаях, когда командировка «захватывает» выходные дни, т.е. начинается, продолжается и заканчивается в выходные дни. В сложившейся практике работников, имеющих пятидневную рабочую неделю с двумя выходными, часто направляют в командировку в воскресенье, а возвращаются они в субботу. При этом в табеле в воскресенье и в субботу вместо обозначения «В» (выходной день) должно проставляться обозначение «К» (служебная командировка).

Особенно сложным при ведении табеля является вопрос об учете рабочего времени надомников, а также других категорий сотрудников, часто работающих вне стационарного рабочего места (программисты, журналисты, фотографы, редакторы, верстальщики и др.). Конечно, и их рабочее время должно учитываться в табеле, хотя, совершенно очевидно, что в данном случае указывать привычные «восьмерки» – прием весьма условный. Думается, что для таких работников, несмотря на повременную систему оплаты труда, необходимо устанавливать либо определенные объемы выполняемой работы, либо конкретные задания и сроки их выполнения, что позволит реально проконтролировать затраты рабочего времени. Нелишне напомнить, что названные особенности организации труда отдельных работников, отличающиеся от общих правил, установленных у данного работодателя, должны быть отражены в трудовом договоре.

Для работников-надомников представляется целесообразным вести отдельныйтабель учета рабочего времени методом регистрации отклонений, т.е. указывать в табеле не рабочее время, а выходные, отпуска, периоды нетрудоспособности и т.д.

В небольших организациях ведется сводный табель для всех работников, а в крупных он заполняется в каждом структурном подразделении. Соответственно в заголовочной части табеля указывается либо только наименование организации, либо наименование организации и структурного подразделения.

Типичная ошибка при оформлении табеля – отсутствие кода по ОКПО, который обязательно должен вноситься в табель. Еще одной распространенной ошибкой при заполнении табеля является отсутствие табельного номера работника. Отметим, что табельный номер присваивается каждому работнику и включается в приказ о приеме на работу (унифицированная форма № Т-1). При этом система табельных номеров разрабатывается самой организацией (индивидуальным предпринимателем).

Наиболее грубой ошибкой работодателя следует признать отсутствие в организации (у индивидуального предпринимателя) табеля учета рабочего времени. В такой ситуации работодатель не может документально доказать, что сотрудник действительно работал и законно получил деньги из фонда оплаты труда. Отсутствие оправдательных первичных документов по учету труда и его оплаты – серьезное нарушение правил ведения как кадровой, так и бухгалтерской документации.

Приложение

Образец табеля учета рабочего времени

Валентина Андреева, канд. ист. наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия, Москва

  • Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Вопрос: законодательство обязывает работодателя вести учет рабочего времени - табель. Расскажите, пожалуйста, о практике организации данной работы на крупных предприятиях. Какие службы обычно выполняют эту работу - отдел кадров или отдел труда и заработной платы? И почему? Мы думаем, что отдел кадров, так как они готовят первичные документы и следовательно корректировки к ним. А это является основой для формирования табеля. Спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Статья 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником.

В свою очередь руководитель организации вправе определить, какое именно структурное подразделение или конкретный сотрудник будет заниматься заполнением форм учета рабочего времени. Эту обязанность следует закрепить в приказе (распоряжении) или ином локальном акте (например, в Положении о структурном подразделении) и включить в должностные инструкции либо трудовые договоры сотрудников, которые непосредственно будут вести учет рабочего времени и заполнять табели.

Таким образом, обязанности по заполнению табеля учета рабочего времени могут быть возложены как на сотрудников кадровой службы или бухгалтерии, так и на сотрудников других подразделений.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Кто должен вести табель учета рабочего времени сотрудников

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

С уважением и пожеланием комфортной работы, Алла Хрипушина,

эксперт Системы Кадры


Самые важные изменения этой весны!


  • В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».

  • Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году

  • Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

  • Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

  • Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

2.5. Табель учета рабочего времени

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для оформления данных такого учета Госкомстатом России разработаны унифицированные формы № Т-12 (код по ОКУД 0301007) и № Т-13 (код по ОКУД 0301008). Данные унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда применяются юридическими лицами всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений. К сожалению, эти формы предназначены для учета использования рабочего времени на предприятиях, применяющих только повременную систему оплаты труда. При сдельной оплате труда предприятия самостоятельно разрабатывают формы первичных документов по учету выработки.

Табель учета использования рабочего времени применяется:

Для получения данных об отработанном работниками организации времени;

Для учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;

Для контроля соблюдения работниками установленного режима рабочего времени;

Для регистрации прогулов;

Для расчета заработной платы;

Для составления статистической отчетности по труду.

Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на то лицом, часто – работником кадровой службы. Обязанность вести табель может быть прописана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, налагаемую органами Федеральной инспекции труда.

После составления табель подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в расчетный отдел бухгалтерии, где хранится один год (п. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом России 06.10.2000).

Если зарплата начисляется два раза в месяц, на предприятии необходимо составлять два табеля за месяц: один – для учета отработанного времени в первой половине месяца, а другой – во второй. Если табель составляется один раз в месяц, у бухгалтерии может возникнуть проблема с переплаченным авансом за первую половину месяца, если в это время кто-то из работников отсутствовал на работе. Никакой ответственности при этом организация не понесет.

Если же заработная плата выплачивается один раз в месяц, то в случае жалобы работников в Федеральную инспекцию труда на нарушение требований ст.136 ТК РФ виновное должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 500 до 5000 руб. за нарушение законодательства о труде и об охране труда (ст. 5.27 КоАП РФ).

На небольшом предприятии табель может вестись по организации в целом, в более крупных – по структурным подразделениям. В заголовке обязательно указание наименования предприятия и структурного подразделения, на которое заполняется табель, код по ОКПО. Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров (приказ о приеме на работу, трудовой договор).

Форма № Т-12 заполняется вручную чернилами или шариковой ручкой, четким, ясным почерком, без помарок, подчисток, замазываний корректором. Допущенные ошибки исправляются только по установленным правилам (с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных). Исправления подтверждаются подписью сотрудника, заполнившего форму, а также согласовываются и подписываются всеми лицами, ответственными за содержание документа.

Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки этого табеля могут иметь частично заполненные реквизиты , относящиеся к условно-постоянной информации в справочниках программы:

Структурное подразделение, цех (отдел), бригада;

Фамилия, имя, отчество;

Профессия (должность);

Табельный номер и т. д.

Форма табеля может изменяться в соответствии с принятой технологией обработки данных. В соответствии с Постановлением Госкомстата России № 1 при необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных. Дополнительные графы рекомендуется вводить в табель тем организациям, чьи работники трудятся во вредных условиях. Работники, перечисленные в списке производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, получают дополнительный отпуск без оговорок.

Иные же, не поименованные в Списке работники, выполняющие в отдельные периоды времени работу в производствах и цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, предусмотренных в Списке, имеют право на дополнительный отпуск, рассчитываемый пропорционально отработанному времени, на тех же основаниях, что и работники, названные в Списке.

В счет времени, проработанного во вредных условиях труда, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, предусмотренного для работников данного производства, цеха, профессии или должности.

Для целей предоставления дополнительного отпуска работникам, не поименованным в Списке, факт выполнения ими в отдельные периоды времени работ во вредных условиях труда должен быть документально подтвержден. Но вопрос о том, каким образом это следует делать, законодательство не регулирует. Для учета времени работы во вредных условиях труда как раз подойдут дополнительные графы табеля.

Все вносимые в табель изменения должны быть оформлены на предприятии приказом. Удаление отдельных реквизитов из табеля, как и из других унифицированных форм, не допускается.

Первый раздел формы № Т-12 (графы 1–6 № Т-13) называется «Учет рабочего времени» и представляет собой таблицу, где по горизонтали проставляются дни текущего месяца, а по вертикали приводится список фамилий сотрудников. Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (№ Т-12 – графы 4-17; № Т-13 – графа 4) отведено две строки:

В первой проставляются условные обозначений видов затрат рабочего времени, полный перечень которых приводится на титульном листе формы № Т-12;

Во второй – отражаются данные о количестве отработанных часов по каждому виду затрат рабочего времени.

Таким образом, эти данные позволяют контролировать количество отработанного каждым сотрудником времени, все случаи опозданий и неявок с указанием их причины, а также часы простоя и сверхурочной работы.

Статья 91 ТК РФ под рабочим временем подразумевает время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени. Рабочее время устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора.

Учет рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу . Но Постановление Госкомстата России № 1 допускает регистрацию в табеле учета рабочего времени только отклонений (неявок, опозданий сверхурочных часов и т. п.) от графика работы. При отсутствии отклонений в табель заносятся лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца.

Любой день расчетного месяца для каждого работника может быть рабочим, выходным (согласно календарю, особому графику или распоряжению Правительства РФ), праздничным, днем отпуска, болезни и т. д.

Отдельно учитываются следующие виды отработанного времени:

Часы работы (дневные, вечерние);

Ночные часы работы;

Сверхурочные часы работы;

Часы работы в выходные, праздничные дни;

Часы, проведенные в служебной командировке.

Количество отработанных работником часов определяется на основании данных о времени прихода работника на место работы и его ухода. Из этого времени иногда вычитают периоды фактического отсутствия сотрудника на рабочем месте без уважительной причины. Ночным временем считается время с 22 часов до 6 часов (ст. 96 ТК РФ).

К сверхурочной работе (ст. 99 ТК РФ) относится работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени, ежедневной работы (смены), а также работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Данные о ней вносятся в табель на основании списков лиц, выполнявших эти работы, которые составляет и подписывает начальник структурного подразделения, принявший решение о производственной необходимости сверхурочных работ. Руководитель сверхурочных работ делает в этих списках отметки о количестве часов, фактически проработанных каждым сотрудником сверх нормы.

Таким же образом оформляется учет часов работы в выходные и праздничные дни.

При работе в выходной день независимо от того, как впоследствии она будет компенсироваться работнику, в первой строке соответствующей графы табеля указывается «РП», а во второй – количество фактически отработанных в этот день часов.

Работа в выходной день оплачивается в двойном размере в соответствии со ст. 153 ТК РФ. Основаниями для этого будут табель учета рабочего времени и письменное распоряжение работодателя об оплате. Если работник изъявил желание за работу в выходной день получить другой день отдыха, то в соответствии со ст.153 ТК РФ он может быть ему предоставлен, о чем также должно быть указано в письменном распоряжении работодателя. В тот день, когда отдых предоставлен, в табеле ставится «В». В этом случае работа в выходной день оплачивается в одинарном размере в том месяце, когда работник работал в выходной день, а другой день отдыха оплате не подлежит независимо от того, в каком месяце он будет предоставлен.

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Время, проведенное сотрудником в служебной командировке , учитывается на основании оформленного надлежащим образом командировочного удостоверения, в котором проставляются отметки о времени прибытия и выбытия работника в каждый пункт назначения, заверенные подписями и печатями принимающих сторон. Эти отметки позволяют определить время нахождения работника в командировке. При этом днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета или другого транспортного средства из места, где находится постоянная работа командированного лица, а днем приезда – день прибытия транспорта в это место. Точное время подтверждается наличием билетов на указанные транспортные средства.

В те дни, когда работник находился в командировке (включая и выходной день), в первой строке табеля необходимо поставить «К» – буквенный код служебной командировки, а вторая строка не заполняется. В соответствии со ст.167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка.

Учет времени, проведенного сотрудниками в отпуске, осуществляется на основании приказов о предоставлении отпуска. При этом в табеле отдельно учитываются следующие виды отпусков:

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск;

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный законодательством, нормативными актами, коллективным договором;

Отпуск в связи с обучением с сохранением заработной платы, повышением квалификации с отрывом от производства и др.;

Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы;

Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы;

Отпуск по беременности и родам;

Частично оплачиваемый отпуск, предоставляемый по уходу за ребенком;

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по уходу за ребенком;

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению администрации;

Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством.

Если сотрудник уходит в отпуск, то в табеле учета рабочего времени необходимо указывать праздничные дни, т. к. нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не включаются в ежегодный отпуск и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ). Выходные дни в этот период не отмечаются, т. к. они входят в понятие «календарные дни отпуска».

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.). Эти документы работники обязаны предоставить табельщику или уполномоченному лицу до окончания расчетного периода.

Например, если работник по телефону сообщил о болезни, при заполнении табеля до появления работника на работе в табеле проставляется буквенный код «НН» – неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств). После предоставления больничного листка этот буквенный код исправляется на код «Б» – временная нетрудоспособность (болезнь).

Отступления и нарушения установленного режима рабочего времени могут быть следующие:

Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т» – временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством) и отпуска по уходу за больными и по карантину, оформленные листками нетрудоспособности;

Неоплачиваемая нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину, оформленные справками лечебных учреждений и т. д.);

Часы сокращения работы рабочим и служащим против установленной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством;

Простои не по вине работника;

Невыходы на работу с сохранением заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством (выполнение государственных или общественных обязанностей, ликвидация чрезвычайных ситуаций, устранение последствий стихийных бедствий);

Прогулы (неявки на работу без уважительной причины в течение всего рабочего дня или отсутствие на работе без уважительной причины более 3-х часов (непрерывно или суммарно) в течение всего рабочего дня, административный арест за административные правонарушения, пребывание в медицинском вытрезвителе, забастовки, признанные незаконными, и другие неявки по неуважительным причинам);

Неотработанные часы в связи с работой в режиме неполного рабочего времени по инициативе администрации;

Выходные дни (для еженедельного отдыха) и праздничные дни;

Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом);

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств).

Итоговые данные по учету использования рабочего времени за месяц указываются в графах 8-17 раздела 1 формы № Т-12, а затем используются для расчета и начисления заработной платы. После заполнения раздела 1 формы № Т-12 (№ Т-13), документ подписывается ответственным за его ведение лицом, руководителем структурного подразделения и передается в бухгалтерию для начисления заработной платы. Этот раздел может выступать как самостоятельный документ при раздельном учете использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Раздел 2 формы № Т-12 «Расчет с персоналом по оплате труда» предназначен для расчета заработной платы и заполняется работниками бухгалтерии. Он представляет собой таблицу, в которой приводятся табельные номера работников, данные об установленных работникам окладах (тарифных ставках), данные о количестве отработанных дней (часов) по каждому работнику в разрезе всех видов произведенных им работ, а также рассчитываются начисляемые по ним суммы заработной платы. В форме № Т-13 отсутствуют графы для отражения рассчитанных сумм начисляемой заработной платы.

Начисление основной (за отработанное время) и дополнительной (за непроработанное время) заработной платы производится с учетом норм рабочего времени, установленных законодательством РФ. Заметим, что система дополнительной оплаты и стимулирования труда, в том числе размеры повышенной оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу, другие виды работ, устанавливается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации. Однако, при этом условия оплаты труда, определенные трудовым договором, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами организации, не могут быть ухудшены по сравнению с установленными ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами.

Четвертая страница формы № Т-12 содержит данные и показатели, необходимые для составления статистической отчетности по труду. При ее заполнении следует руководствоваться «Инструкцией по заполнению организациями сведений о численности работников и использовании рабочего времени в формах федерального государственного статистического наблюдения», утвержденной постановлением Госкомстата России от 7 декабря 1998 г. № 121.

При составлении табеля необходимо заполнять все реквизиты , предусмотренные унифицированной формой, если в нем остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты. Окончательно оформленный табель подписывается ответственным лицом и руководителем структурного подразделения.

Табель учета рабочего времени является основанием для начисления работникам заработной платы. При его отсутствии организация не имеет документального доказательства того факта, что работники действительно работали (а не болели, не были в отпуске, не прогуляли и т. п.).

Если в связи с неоднократными неисполнениями работником без уважительных причин трудовых обязанностей работодатель решает уволить работника (п. 5 ст. 81 ТК РФ), если работник к тому же имеет и дисциплинарное взыскание, то опоздание на работу при наличии дисциплинарного взыскания является законной причиной для такого увольнения. Но зачастую оказывается, что в день опоздания в табеле указано полное количество отработанных часов в рабочий день без какого-либо уменьшения на время опоздания. А объяснительных и докладных записок, приказов и записей в трудовую книжку увольняемого оказывается недостаточно, т. к. именно табель применяется для контроля соблюдения работниками установленного режима рабочего времени и для записи отработанного количества часов. Раз опоздание в табеле не отмечено, доказать его очень проблематично.


| |

Каждому работодателю необходимо фиксировать количество часов, отработанных сотрудниками. При этом организационно-правовая форма предприятия не имеет значения. Требуемый к заполнению документ назван табелем учета рабочего времени.

Для этих целей Федеральная служба государственной статистики разработала и утвердила несколько разных бланков:

  1. Форма 0504421. Применима на бюджетных предприятиях. Иное название бумаги – табель учета использования рабочего времени (ТУРВ).
  2. Форма № Т-12.
  3. Форма № Т-13

Документы стали применяться на основании соответствующего Постановления № 1 от 5/01/2004. Скачивайте бланки формы № Т-12 и формы № Т-13 в формате Word и Excel в этой статье.

Наличие табеля позволяет бухгалтерии и отделу кадров организации:

  • Учитывать часы, которые провел на рабочем месте каждый из наемных трудящихся.
  • Держать под контролем соблюдение рабочего распорядка (явки/отсутствие, опоздание).

Указанные сведения помогают в расчете заработной платы по каждому работнику и составлении статистики. Располагая табельной информацией, сотрудник кадрового отдела сможет обосновать наложенные на трудящегося санкции (например, за опоздание). А бухгалтер – разъяснить, насколько правомерны выплаты компенсаций и иных пособий.

Согласно ст. 62 ТК РФ, трудящийся вправе запросить у работодателя выписку со своими данными из табеля.

Обратите внимание: с января 2013 г. унифицированные формы документа не являются обязательными. Хотя их формат прост и удобен в использовании. При этом с работодателей не снимается обязанность о ведении данного учета. Об этом гласит Трудовой Кодекс (часть 4 статья 91). Руководители вправе контролировать время работы сотрудников любым удобным способом.

Контролирующий орган

Установленные формы первичных бумаг учета имеют указания по использованию:

  • Формированием и ведением документации следует заниматься только уполномоченному лицу.
  • На подпись бумага предоставляется руководству подразделения и сотруднику отдела кадров.
  • Затем табель учета рабочего времени в excel передается работнику отдела бухгалтерии.

Конкретная должность, представителю которой положено заполнение ТУРВ, правилами не предусмотрена. Руководителем может быть назначен любой сотрудник.

После выбора ответственного лица подготавливается приказ или вмененная обязанность фиксируется в трудовом соглашении выбранного работника. В противном случае сотрудник имеет право не заниматься табелированием.

Если организация имеет внушительный штат, ответственное лицо выбирают в каждом отделе. Ведение ТУРВ происходит следующим образом:

  • В течение расчетного месяца назначенный работник фиксирует информацию по своему подразделению.
  • Далее руководитель отдела сверяет все данные и общее оформление. При отсутствии ошибок подписывает табель и передает его кадровому работнику.
  • Работники отдела кадров проводят сверку данных, фиксируют нужные для своей деятельности параметры. После бумага заверяется подписью и перенаправляется в бухгалтерию.

Маленькие организации соблюдают упрощенную цепочку. В них вести табель полагается кадровому отделу.

Различие между бланками

Форма Т-13 применима в организациях, которые располагают специальным турникетом. Так называется система, которая автоматически фиксирует время прихода сотрудников на работу – с её помощью можно отследить чью-либо неявку.

Универсальным документом считается форма № Т-12. Ее структура отличается от формы № Т-13 наличием дополнительного Раздела 2. Эта колонка используется для фиксации материальных расчетов с трудящимися по выполненной ими работе. Если расчеты с сотрудниками вносятся в отдельный бланк, то указанный раздел не заполняется. Скачать табель можно здесь:

Внесение данных

Чтобы избежать ошибок, необходимо тщательно разобраться, как заполнить табель учета рабочего времени. Уполномоченное лицо может воспользоваться одним из двух вариантов:

  • Сплошное заполнение. Для этого способа характерно ежедневное внесение информации по каждому работнику (пришел/не пришел).
  • Заполнение по отклонениям. В этом варианте фиксируются только опоздавшие или не явившиеся на работу сотрудники.

Как пример, можно рассмотреть форму Т-13 с использованием метода сплошного внесения. Правила заполнения табеля учета рабочего времени выглядят следующим образом:

  1. В правом верхнем углу следует указать наименование фирмы и конкретизировать подразделение.
  2. Уточнить в базах Росстата код по общей классификации (ОКПО), и внести его в соответствующее поле.
  3. Обозначить порядковый номер документа и дату его подготовки. Используется крайний день отчетного периода (месяца).
  4. Конкретизировать даты отчетного периода. Бумага сдается за месяц.
  5. Указать ФИО трудящихся и занимаемые ими должности. Для каждого работника выделяется отдельная строка с присвоением порядкового номера.
  6. Отметить присутствие сотрудника на рабочем месте или причину его невыхода (командировочная поездка, отпуск, выходной и пр.) Для внесения данных используются определенные сокращения. Здесь же проставляется количество отработанных часов.
  7. Подвести итоги по часам и рабочим дням за расчетный период. В столбец 5 сведения вносят за каждые 15 дней, в столбец 6 – за весь месяц.
  8. Внести данные для начисления дохода. Обозначенный код вида оплаты труда в табеле позволяет конкретизировать характер полагающихся работнику средств. Например, коды отпускных – 2012, а основного ежемесячного дохода – 2000. Здесь же нужно указать бухгалтерский счет, с которого происходит списание. Графа 9 предназначена для фиксации часов (дней), потраченных на каждый из видов оплаты рабочей деятельности.
  9. В колонки с 10 по 12 вносят информацию о причинах неявки и времени отсутствия.
  10. Заверение бумаги осуществляется несколькими лицами. Необходимы подписи не только ответственного работника, но руководителя подразделения и кадровика.

Пример заполнения формы № Т-12:

Присвоенный сотруднику табельный номер обязательно фиксируется во всех локальных документах компании. После увольнения работника его номер остается свободным еще некоторое время (обычно несколько лет).