Охарактеризуйте представленные выше документы. Система распорядительных документов

1. Охарактеризуйте функции документа: информационная, коммуникативная, историческая, управленческая, правовая, учетная, функция документа как исторического источника.

Функция – это целевое назначение документа, присущее ему. Не существует документов, несущих только одну определнную функцию. Документ, выступая в качестве непременного элемента управленческой деятельности, является одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т.е. наличию различных функций.
Функции документов можно условно разделить на три блока:

информационные функции (информационная, социальная, политическая, коммуникативная);
функции, обеспечивающие процес управления (управленческая, правовая, учетная);
функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Информационная функция определяется потребностью в закреплении информации с целью ее сохранения и передачи во времени и пространстве, т.е. ее материализация. Характерной особенностью информационной функции является то, что она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так ка необходимость фиксации информации – причина появления любого документа. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входят запечатление (фиксация) информации, сохранение информации, ее передача во времени и пространстве. Все это дает возможность использования (доступность) информации.
Выполняя информационную функцию, документы обладают опрделенной информационной емкостью (информационным потенциалом), т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.
Важной функцией документа является социальная , т.е. фиксация информации о процессах, происходящих в обществе (социальной информации). На изучении данной функции документа базируются следующие науки: история, социология, источниковедение. Социально значимым является практически любой документ, т.к. он возникает в силу той или иной общественной потребности. Следует, однако, заметить, что значение документов, выполняющих социальную функцию, может быть различным. Так, распорядительные документы имеют большее значение, чем справка с работы, выданная гражданину. Госстандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, т.к. ориентированы на использование определннх средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достгнутого страной (отраслью). Поэтому документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развите.
Каждый документ может дать представление об определенной отрасли деятельности, характеристику социальных отношений. Надо сказать, что социальность и точность информации возрастает, если единичный документ сравнить с другими группами однотипных документов, относящимися к одной отрасли деятельности, к одному периоду во времени и пространстве.
Социальная функция может проявляться и в характеристике личности в ее социальных аспектах (отражении деятельности, места, роли той или иной личности в определенной соцструктуре).
Социальная информация может содержаться в готовом виде или в форме, позволяющей извлечь ее только в результате анализа.
С данной функцией тесно связана фальсификация документов. Даже в том случа, когда документ является фальсифицированным, содержащаяся в нем информация не перестает быть социальной. В данном случае выясняется только какой общественной потребностью была вызвана эта фальсификация. Это позволяет по-новому взглянуть на характер общества, данного учреждения, группу людей и даже отдельного человека.
Политическая функция. Данная функция тесно связана с социальной. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют политическую функцию.
Коммуникативня функция – функция передачи информации во времени и пространстве. Благодаря этой функции поддерживаются связи между индивидуумом и обществом, различными элементами общественных структур. Здесь можно выделить несколько направлений движения документов:

одностороннее, когда документы ориентированы в одном направлении: сверху вниз, т.е. от законодателя к лю. К данному типу движения относятся такие документы как законы, указы, декреты, постановления. Одностороннее движение может быть направлено и снизу вверх, т.е. от исполнителя.
дхстороннее происходит с помощью документов, тесносвязанных между собой (договора, служебная переписка.
многостороннее, когда обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы).

С появлением компьютерных технологий, сети Интернет, e-mail, которые обусловили увеличение скорости передачи информации и круг ее пользователей, коммуникативные возможности документов возросли.
Управленческая функция. В данной функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса реализации решения. Документы, обладающие данной функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления, т.е. выполняют функцию организации информации. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.
В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Данная функция выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.
Документы, наделенные данной функцией, можно разделить на две группы:

документы, изначально обладающие ею;
документы, приобретающие ее на время.

В первую группу документов включаются документы, которые устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекрщают их действие, а так же документы, влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся праправовые акты представительных и распорядительных органов, т.е. все правовые акты отрганов госвласти (законы, указы, постановления), судебные, прокурорские, нотариальные, арбитражные акты управления, издаваемые оргнаизациями, учреждениями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции, правлиа), а также свидельствующие о правоприменительной практике. Сюдаже входят договорные документы; документы, не обладающие признаками правовых актов, непосредственно вызывающих или прекращающих правоотношения, но имеющих определнный правовой статус (метрические свидетельства, паспорта, дипломы, аттестаты, удостоверения дичности), а также оправдательные финансовые документы (акты, накладные, платежные поручения).
Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления.
Неправовая доукментация используется как основание для принятия правовых актов. Так, плановая документация может быть осноанием для принятия распорядительного документа, которым она утверждается.
На основе документов, наделнных правовой функцией, возникают определнные правоотношения – административные, трудовые.
Учетная функция . С помощью данной функции документа характеризуется количественная сторона информации, содержащейся в документе. Учетная информация, представленная в формализованном цифровом выражении, систематизирует и отражает все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Для документов, выполняющих учетную функцию, разработана определенная структура представления информации. Такие документы имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами.
Существуют следующие виды учета:

статистический;
бухгалтерский;
оперативный.

Они находят свое отражение в статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно- справочных документах.
Следует заметить, что учет необходим нетолькодля выражения количественных характеристик, но и для анализа, контроля, доказательства истины.
Учетные документы можно раздеить на две группы:

первичные;
сводные.

Культурная функция . В данном случае документ выступает как средство закрепления и передачи культурной трациции. Документ может быть представлен как культурный объект, фиксирующий информацию при помощии различных способов: письменности, кино-, фото-, фонозаписи.
Культурную функцию документа наиболее эффективно выполняют крупные комплексы документов, характеризующие определнную область деятельности (технику, науку, живопись).
Одной из важнейших функций, выполняемых документами, является функция документа как исторического источника . Документ становится историческим источником с момента возникновения, а не тогда, когда он передается на хранение в архив. Данную функцию документа изучают такой наукой как: источниковедение. Именно она исследует документ через анализ его формы, содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен.
Т.о., документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрацивается. Происходит вытеснение одних функций другими.
Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничено (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета) вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).

2. Дайте характеристику классификации документов: по способу изготовления, происхождению, содержанию, наименованию, месту составления, подлинности, количеству отраженных вопросов, по срочности, степени гласности, назначению, юридической силе, срокам хранения.

1. Класссификация документов – это распределение документов на классы, разделы по наиболее общим признакам сходства и различия.
По способу фиксации информации (технике воспроизведения) документы делятся на:
письменные (на бумажном носителе), графические, кино-, фото-, фонодокументы, машиночитаемые документы, электронные документы. Сюда же можно отнести технотронные документы (документы, созданные с помощью технических средств) и виртуальные документы.
По содержанию документы подразделяются на организационно- распорядительные, расчетно-финансовые, снабженческие, сбытовые, по личному составу и др.
По наименованию вида документа различают большое количество документов. Это приказы, протоколы, акты, письма, справки и т.д.
По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.
Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят рекомендательный, примерный характер. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. В трафаретных документах постоянная часть текста отпечатана при изготовлении (на компьютере или в типографии), а для переменного текста оставлено место.
По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Рекомендуется составлять простые документы, т.к. их легче разграничивать, формировать в дела, обрабатывать.
По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создающиеся в учреждении в процессе документирования для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние – входящая и исходящая корреспонденция.
По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные.
По происхождению документы бывают служебные и официально-личные. При этом в свою очередь служебные документы делятся на общие и специальные (плановые, учетные, денежно-расчетная документация).
По степени гластности выделяют обычные, секретные документы и документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП).
По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считают документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил. Подлинный – это документ, сведения о месте и времени создания которого, содержащиеся в нем самом соответствуют действительности. Подложными документы считаются документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы подразделяются в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например, истечение срока действия.
По стадиям создания (способам удостоверения) документы подразделяют на подлинники (оригинал) и копии.
Оригинал – это самобытный, оригинальный, первоначальный документ., т.е это документ впервые созданный каким либо индивидуальным или коллективным автором. Оригинал может иметь несколько редакций, вариантов. Оригиналы могут быть в виде чернового, белового документа, машнописного экземпляра. Оригиналы, созданные в нескольких эекземплярах называют умноженными . Иногда в качестве синонима к слову «оригинал» используют «подлинник», хотя «подлинник» имеет несколько другое значение, чем «оригинал». Подлинником считается первый или качественный эекземпляр официального документа. Подлинник – это оригинал, заверенный по установленной форме. Другими словами имеет реквизит «подпись». Чтобы оригинал стал подлинником он должен быть оформлен на бланке, иметь подпись, печать.
Копия – это множество. Различают следующие виды копий:
Выписка – это копия части документа (выписка из приказов, протоколов).
Отпуск службеного письма – копия отсылаемого документа, т.е. письма. Оформляется она под копирку на чистом листе бумаги и остается в организации. При этом он получает юридическую силу.
Кратные копии – копии с копии. Двукратные копии – это когда создают 2 документа: для передачи и собственно документ. Эти документы не одно и тоже по своей характеристике.
Появление нововой техники воспроизведения (размножения) привела к появлению автоматических (факсимильных) копий. Данные копии получают одновременно с подлинником. С данной копией тесно связанно понятие «факсимиле». Факсимиле – автоматически полученная подпись. Это значит, когда воспроизводится весь документ, включая и подпись. Такие копии еще называют факсимильными подлинниками . Здесь подпись признается на правах подлинника и ни в каком заверении не нуждается. Примером факсимильной копии является факс.
Существуют также такие виды копий как фотокопии и световые копии. Их отличительная черта – точное воспроизведение подлинника.

По способу заверения копии подразделятются на:
официально заверенные;
простые заверенные;
нотариально заверенные;
незаверенные.
Официально завернная копия – когда соответствие полиннику подтверждается другим должностным лицом и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).
Простая заверенные копия – когда соответствие подлиннику подвтерждается без соблюдения установленных формальностей (без печати).
Нотариально заверенная копия - когда соответствие подлиннику подтвеждено официальным лицом, нотариусом.
Незаверенная копия – это такие копии, которые не имеют подтверждения о своем соответствии подлиннику.
По юридической силе копии делятся на:
дубликаты;
дипломатические копии.
Дубликат – это копия, которая имеет юридческую силу подлинника. Это не второй экземпляр подлинника, он может имет отклонения от него.
Дипломатическая копия – копия, воспроизводящая документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуацию).
По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы:
постоянного срока хранения;
временного скрока хранения свыше 10 лет;
временного скрока хранения до 10 лет.
По форме документы делятся на:
определенной формы;
произвольной формы.
По определенной форме оформляются официальные документы, а по произвольной форме документы личного происхождения. Формы документы бывают объемными, площадными (чертежи, плакаты), линейными (фильм, свиток), карточными и кодексовыми.
По носителям документы подразделяют на бумажные и документы на специальных носителях.
По приемам записи документы бывают: простыми, стенографическими и шифрованными.
По видам деятельности документы делятся на огранизационные, распорядительные и информационно-справочные.
По степени обязательности различают директвные и информативные. Директивные документы – это документы которые издаются органами власти и выполняют управленческую функцию. К информативным документам относятся документы текущего характера.

3. Дайте понятие «бланк», виды бланков, их назначение, состав реквизитов.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. Использование бланков снижает затраты на изготовление документа, уменьшает количество ошибок при его составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование бланков облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид. Правильно оформленный бланк является визтной карточкой организации.
Требования к разработке, использованию и хранению бланков документов сформулированы в следующих нормативных актах:
СТБ 6.38-2004 «Унифицированные формы документации. Система организационно- распорядительной доукментации. Требования к оформлению документов»;
«Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь»;
Указ Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба республики Беларусь»;
Постановление Совета Министров республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба республики Беларусьи внесении изменений в постановление Кабинета Министров Респубилки Беларусь от 7.08.1995 № 424».
Общие требования к бланкам сформулированы в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавливает единые правила подготовки ОРД, а также бланков, применяемых при их оформлении.
Бланки документов изготавливаются на формате А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Изготовление последних рекомендуется в целях экономии бумаги. Они используются при подготовке небольших по объему документов, например, сопроводительных писем.
Бланк должен иметь поля: левое – 30 мм, правое – 8-10 мм, верхнее и нижнее – 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланк необязательно.
СТБ 6.38-2004 установлены следующие виды бланков ОРД: бланк для писем и общий бланк . Первый бланк используется исключительно для оформления писем независимо от их вида. Поэтому нет необходимости указывать на нем название вида документа. На бланке для писем вместо реквизита «Название вида документа» располагают реквизиты «почтовый адрес отправителя» и «коммерческие и коммуникационные данные», а вместо реквизита «место составления или издания документа» располагают реквизит «ссылка на дату и номер входящего документа». На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (распоряжения, приказы, постановления), а так же организационные (положения, инструкции) и справочно-информационные (акты, протоколы, справки, докладные записки и т.д.). Допускается изготовление на основе общего бланка специальных бланков для конкретного вида документа, например, бланк для приказов, бланк для протоколов. Согласно Примерной инструкции по делопроизводству изготовление специальных бланков по видам докуметов считается целесообразным, если таких документов в организации создается более 200 в год.
При изготовлении бланка для писем используются реквизиты:

почтовый адрес отправителя;
коммуникационные и коммерческие данные;
ограничительные отметки реквизитов «Дата», «Регистрационный индекс», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» и «отметка о контроле».

Могут также наноситься ограничительные отметки для размещения реквизитов «заголовок к тексту» и «адресат». Указание на бланке этих реквизитов и отметок целесообразно в том, случае, если оформление документов в организации осуществляется с помощью пишущей машинки. Использование компьютерной техники делает их нанесение на бланк излишним.
На общем бланке указывают:

Государственный герб Республики Беларусь
эмблема или товарный знак (знак обслуживания) для организаций негосударственной формы собственности;
код организации по ОКОГУ (ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» для органов госвласти и управления) и ОКЮЛ (ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и предприниматели»);
наименование вышестоящей организации;
полное и сокращенное наименование организации;
наименование структурного подразделения;
место составления или издания документа;
ограничительные отметки и линии для реквизитов «код документа по ОКУД», «дата», «регистрационный индекс», «отметка о контроле».

Возможно нанесение на общий бланк ограничительных отметок для реквизитов «Заголовок к тексту», «адресат» или «гриф утверждения». На общем бланке предусмотрено свободное место для реквизита «Название вида документа».
Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при использовании ПК бланк может быть введен в память компьютера и автоматически выводиться при распечатке документа. Однако каким бы способом бланк не изготавливался он должен быть отпечатан на белой бумаге.
Для изготовления бланков учреждений типографским способом необходимо составить макет (чертеж) бланка, который строится на основе констукционной сетки. Чертеж следует выполнять тушью в масштабе 1:1 в строгом соответствии с размерами, указанными в СТБ 6.38-2004, и он должен точно представлять будущий бланк документа. На чертеже должны быть проставлены:

формат бланка;
размеры полей;
площади каждого реквизита.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части документа, а также реквизитов, наносимых в нижней части бланка.
К чертежу прилагается пояснительная записка, в которой указываются сорт и цвет бумаги, цвет типографской краски, название шрифта, размеры кеглей (для набора реквизитов), перечень реквизитов, исполняемы типографским способом.
При изготовлении бланков следует применять типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля литертурной, обыкновенной и газетной гарнитуры. Допустимо выделять наименование учреждения рисованным шрифтом размером от 6 до 24 кегля. Следует учитывать, что в пределах одного бланка применяемые шрифты не должны значительно различаться по размерам.
При изготовлении бланков типографским способом или с помощью ПК реквизиты всегда оформляются центованным способом.
СТБ 6.38-2004 опредедляет общие требовния, предъявляемые к оформлению бланков документов. В целях упорядочения изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ был издан Указ Президента от 28.06.2000 № 357 (далее Указ Президента).
Указом Президента право помещать изображение Государственного герба на бланках документов предоставлено только государственным органам и иным государственным организациям. В соответствии с Положением о Государственном гербе Республики Беларусь, утвержденном Указом Президента РБ от 7.06.1995 № 213, воспроизведение Государственного герба на бланка документов является обязательным для этих организаций. При этом изображение Государственного Герба РБ должно помещаться государственными органами и другими государственными организациями как на бланках для писем, так и на общих бланках, а также на бланках конкретного вида документа.
Указом Президента утверждены образцы гербовых бланков:
- для всех видов ОРД на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов;
- для писем на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов.
Все гербовые бланки в соответствии с утвержденным образцами оформляются на белорусском и русском языках.
Угловой вариант при этом не допустим. Указ Президента требует обеспечить неукоснительное соблюдение актов законодательства РБ, регламентирующих порядок составления и оформления ОРД.
Указ Президента запрещает руководителям и другим должностным лицам государственных органов и иных государственных организаций изготовление и использование должностных бланков с изображением Государственного герба РБ, т.к. СТБ 6.38-2004 не предусмотрен такой реквизит как «Указание должности лица, издающего документ».
Право помещать изображение Государственного герба РБ на бланках документов иных организаций, кроме названных выше, а также должностных бланках документов руководителей, других должностных лиц государственных органов и иных организаций может быть предоставдено Президентом РБ или в установленном им порядке. В настоящее время порядок не установлен.
Организациям государственной формы собственности, не использующие в качестве реквизита бланка изображение Государственного герба при изготовлении бланка документов руководствуются требованиями 6.38-2004. При этом бланки для писем должны изготавливаться обязательно на двух языках (соответствующее решение было принято Конституционным судом РБ в апреле 2000 г). Общие бланки и специальные бланки для конкретных видов документов допускается изготавливать на одном из государственных языков. Реквизиты всех видов бланков можно располагать как угловым, так и продольным способом. Однако следует помнить, что СТБ 6.38-2004 рекомендует располагать реквизиты бланка, оформленного на двух языках продольным способом.
Во исполнение Указа Президента постановлением Совета Министров от 31.07.2000 № 1172 утверждено Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ .
В соответствии с данным Положением бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РБ должны изготавливать исключительно типографским способом . Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не допускается.
Гербовые бланки подлежат обязетельному учету . С этой целью на бланках проставляются типографским способом или нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на левом нижнем поле лицевой стороны или на оборотной стороне бланка. Наиболее рациональным представляется способ расположения порядовых номеров на обороте, т.к. это позволяет использовать свободное место на лицевой стороне для проставления различных служебных отметок (регистрационного штампа входящих документов, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).
Учет гербовых бланков при их поступлении в организацию ведется раздельно по видам в учетно- регистрационной форме (карточке или журнале) по следующим реквизитам:
наименование гербового бланка (общий, бланка для писем, бланк для конкретного вида документа);
дата поступления, дата, индекс сопроводительного документа, организация-поставщик бланков (указывается дата и номер письма полиграфического предприятия, изготовивлего бланки, его наименование);
количество поступивших экземпляров, серия и номера гербовых бланков, наименование структурного подразделения государственного органа (организации), инициалы, фамилия должностного лица-получателя гербовых бланков, расписка в получении, отметки об уничтожении.
Лицо, персонально ответстсвенное за учет, использование и хранение гербовых бланков документов назначается приказом (распоряжением) руководителя. Оно выдает гербовые бланки непосредственно структурным подразделениям (исполнителям).
Лицо, ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков, ведет еще одну регистрационную форму (журнал или карточку) по выдаче этих ланков непосредственным исполнителям. В ней фиксируется:
наименование вида выданных бланков (общий, бланк для писем, бланк для конкретного вида документа);
получатель бланков (наименование структурного подразделения или исполнителя);
должность, фамилия или инициалы получившего бланки;
количество экземпляров;
дата получения;
расписка в получении;
номера и серии полученных бланков;
отметка об уничтожении.
В организации с небольшим объемом документооборота допускается вести одну регистрационную форму на получение и выдачу гербовых бланков.
Регистрируя исходящие документы, подготовленные на гербовых бланках, в соответствующей регистрационной форме целесообразно ввести графу «Серия и номер бланка».
Уничтожаются бланки с изображением Государственного герба РБ по акту с отметкой в журнале (карточке) .
Для этого приказом руководителя назначается комиссия, которая не реже одного раза в год осуществляет проверку наличия, использования и хранения бланков, о чем делается отметка в учетно-регистрационной форме после последней записи.
Если документ, оформленный на гербовом бланке, предназначен для рассылки, он может тиражироваться средствами оперативной полиграфии. При этом каждая копия рассылаемого документа заверяется печатью. Указатель рассылки хранится в деле вместе с подлинником документа или копией рассылаемого письма.
Бланки документов с изображением Государственного герба РБ должны храниться в организациях и надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

4. Раскройте понятие «реквизит документа». Охарактеризуйте постоянные и переменные реквизиты, обязательные и дополнительные реквизиты, взаимозаменяемые реквизиты.

Реквизит – это обязательный информационный элемент официального документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, составляющих документы, определяется их видом, назначением и др. факторами. Состав реквизитов отдельных видов документов, выдаваемых органами госвласти и госуправления (например, паспорта, трудовой книжки, диплома, свидельства о рождении), установлен в законодательных и нормативных актах.
Как уже ранее говорилось, набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности называется формуляром документа . Формуляром-образцом установлено 32 реквизита. Данный состав ревизитов закреплен в СТБ 6.38-2004.
1 – Государственный Герб РБ;
2 – эмблема организации или товарный знак;
3 – код орг-ции по ОКОГУ или ОКЮЛП;
4 – код док-та по ОКУД;
5 – наим. вышестоящей орг-ции;
6 – наим. орг-ции;
7 – наим. структ. подразделения;
8 – почтовый адрес отправителя;
9 – коммуникационные (телеграфный адрес, номера тел., факса, телетайпа, телекса, е-майл) и коммерческие данные (№ счета, наим. банка);
10 – название вида документа;
11 – дата;
12 – регистрационный индекс;
13 – ссыла на регистрационный индекс и дату входящего док- та;
14 – место составления или издания док-та;
15 – гриф ограничения доступа к док-ту;
16 – адресат;
17 – гриф утверждения;
18 – резолюция;
19 – заголовок к тексту;
20 – отметка о контроле;
21 – текст;
22 – отметка о наличии приложения;
23 – подпись;
24 – гриф приложения;
25 - гриф согласования;
26 – визы;
27 – печать;
28 – фамилия исполнителя и № его тел.;
29 – отметка о заверении копии;
30 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31 – отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
32 – отметка о переносе данных на машинный носитель;
Реквизиты характеризуют документ. Целевое назначение реквизитов неоднозначно. Некоторые реквизиты несут информацию о документе, являясь его обязательными атрибутами (подпись, дата, номер). Некоторые реквизиты характеризуют явления, описанные в документе.
Реквизиты, характеризующие сам документ, место, которое занимает документ в пространстве и времени. Так реквизиты наименование организации, адресат, резолюция, гриф утверждения, коммуникационные и коммерческие данные, почтовый адрес указывают на положение документа в пространстве, его географическое положение, иерархическое положение, указывают путь, который документ уже прошел или который ему предстои пройти.
Положение документа во времени характеризуется такими реквизитами как дата. Он показывает в какой момент создан документ. Датой сопровождаются и другие реквизиты, т.е. они датируются: гриф утверждения, согласования, визы, отметка об исполнеии направлении в дело, резолюция, отметка о поступлении. Дата является одним из основных реквизитов, поскольку она придает документу юридическую силу.
Целевое назначение документа характеризуется такими реквизитами как, вид документа, заголовок к тексту, резолюция, текст, коды по ОКУД и ОКОГУ и ОКЮЛП.
Реквизиты отметка о заверении копии, подпись, гриф утверждения, печать удостоверяют подлинность документа.
Реквизиты могут сообщать о документа и некоторые сведения о документе. Отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный документ или не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть изучен вместе с другими прилагаемыми к нему документами.
Наличие реквизита «текст» свидетельствует о том, что речь идет о совершенно конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации.
Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоянными, переменными и взаимоисключающими (взаимозаменяющими).
К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как:

Государственный Герб РБ (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации или товарный знак (если есть),
наим. орг-ции,
коммуникационные (телеграфный адрес, номера тел., факса, телетайпа, телекса, е-майл) и коммерческие данные (№ счета, наим. банка),
код орг-ции по ОКОГУ и ОКЮЛП,
код док-та по ОКУД.
При изменении данных реквизитов изготавливаются новые бланки.
Т.о. можно сказать, что постоянные реквизиты – это реквизиты, наносимые при изготовлении унифицированной формы документа или бланка.
К переменным отноястся реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств. Например, реквизит «дата» зависит от того, когда создается документ, реквизит «текст» - от того, о чем будет сказано в документе, т.е. содержания вопроса, освещаемого в документе. Другими словами, переменные реквизиты – это реквизиты, наносимые при составлени документа.
Т.о., значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным остаются место их расположения на документе и правила их оформления.
Взаимоисключающие (взаимозаменяемые) реквизиты – это реквизиты, для которых отводится одна и та же площадь на формуляр-образце. Они не встречаются в одном и том же документе. К таким реквизитма отоносятся:
почтовый адрес отправителя и название вида документа;
адресат и гриф утверждения;
ссылка на дату и № входящего документа и место состваления или издания документа.

Реквизиты также можно разделить на обязательные и дополнительные.
Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и они присутствуют всегда на любом виде ОРД. К ним относятся:

наим. орг-ции;
дата;
индекс доку-та;
заголовок к тексту;
текст;
подпись;
печать.

Дополнительные реквизиты могут быть не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, отметка о поступлении, резолюция, фамилия исполнителя и № его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.

5. Охарактеризуйте порядок составления и оформления распорядительных документов, принимаемых на основе коллегиальности и совместных распорядительных документов.

распорядительные документы.



постановления,
приказы,
решения,
указания,
распоряжения.
Правовой акт

В определенных управленческих ситуациях возникает необходимость издания совместного распорядительного документа двух или нескольких организаций. Если эти организации имеют право издавать одинаковый вид распорядитлеьного документа, то совместный документ издается в форме этого вида. Если организации издают различные виды распорядительых документов, то совместный распорядительный документ издается в виде совместного решения.


изучение существа вопроса;




Первая стадия разработки проекта распорядительного документа – это определение круга вопросов, которые предстоит в нем отобразить. Это требует сбора необходимой информации по существу рассматирваемого вопроса. Только после этого можно приступать к составлению проекта распорядительного документа.




Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить дополнения и изменения. Доработанные проекты документов выносятся на утверждение на следующее заседание.

Оформляется распорядительный документ на общем бланке формата А4. Такой вид распорядительного документа, как решение, разрешено изготавливать не на бланке.



- наименование организации;
- название вида документа;
- дата;
- индекс документа;
- место составления или издания документа;
- заголовок;
- текст;
- визы;
- подпись.
Заголовок распорядительного документа начинается с предлога «О» («Об») и формулируется при помощи отглагольного существительного («О назанчении..», «Об увольнении… «О введении…», «О предоставлении…») или существительный, указывающих на то, из-за чего он издается («О мерах…», «об итогах…»).
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо вопроса и в ней указывается причина издания ждокумента, могут быть перечислены какие-либо факты или дана оценка. Начинается данная часть текста со слов: «В целях…», «Во исполнение…».
Зачастую в констатирующей части приводится пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом слуае указывается вид акта, автор, дата и номер документа и полное название. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.
Основную нагрузку несет распорядительная часть , которая всегда излагается в повелительной форме. Начинается распорядительная часть текста с распорядительного слова, которое печатается прописными буквами от нулевого положения табулятора на отдельной строке, чтобы оно выделялось из общего текста. За распорядительным словом печатается двоеточие. Текст распорядительного документа излагается от первого лица ед. ч. (документ, принятый единоначально) или от третьего лица ед. ч. (документ издаваемый коллегиальным органом).
После распорядительного слова с новой строки, от 1-го положения табулятора офомляется текст постановляющей части. Формулировки данной части текста должны быть четкими и ясными. Не допускаются формулировки, имеющие различные толкования. Не следует использовать неконкретные выражения («улучшить», «повысить», «усилить» и.п.).
Как правило, распорядтельная часть текста делится на пункты. Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами, печатается от первого пололжения табулятора и строится по схеме:
исполнитель (должность, ф.и.о., структурное подразделение в дат.падеже) – действие – срок исполнения .
1. Начальнику отдела кадров ОДО «Прамень» Иванову И.И. составить график отпусков сотрудников.
Срок исполнения – 01.02.2007.
Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При этом следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей.
Распорядительный документ может иметь общийдля всех исполнителей (если их несколько) срок. Однако обычно срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности.
В конце текста распорядитлеьного документа может помещаться перечень документов, утративших силу или изменяемых в связи с изданием данного акта. При этом следует применять устойчивый оборот: «Считать утратившим силу... от... № ... ».
Последним пунктом в распорядительных документах обычно указывается лицо, на которое возлагается контроль за их исполнением. Если данное лицо не указывается, то считается, что контроль за исполнением документа осуществляется самим руководителем:
5. Контроль за исполнением приказа возложить на... .
Распорялительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в тексте, однако реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется.
Не следует включать в распорядительный документ пункт: «Приказ довести до сведения...». Подразделения и должностные лица, до сведения которых доводится документ, перечисляются в списке рассылки, прилагаемом к проекту документа.
Это пололжение не действует при необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации. В этом случае пункт: «Приказ довести до сведения всех работников» является обязательным.
Постановление – это правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления. В РБ постановления издаются Советом министров, палатами Национального собрания РБ, министрествами, ведомствами, президиумами судов другими органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями).
Постановления оформляются в соответствии с СТБ 6.38-2004, юридическими основаниями для их издания могут быть законы РБ и др. нормативно-правовые акты или необходимость осуществления собственной исполниетльной или распорядительной деятельности, а также необходимость правового регилирования работы собственного аппарат управления (в том случае, если постановления издаются оп инициативе организации).

В состав реквизитов распоряжения входят:
- реквизиты общего бланка (название вида документа ПАСТАНОВА и ПОСТАНОВЛЕНИЕ).
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- визы;
- дата;
- индекс.
Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть иногда может отсутствовать.
Распорядительная часть начинается распорядительным словом ПОСТАНОВЛЯЕТ: перед которым указывается наименование коллегиального органа.
Распорядительная часть строится по пунктам, в каждом из которых указано поручение, назван исполнитель, указаны сроки. Постановлением могут утверждаться другие документы, как правило, организационные. Отметка о наличии таких приложений должна приводиться в тексте, в том пункте, в котором утверждается документ, сразу же после пункта.
1. Утвердить Положение о порядке аттестации педагогических и руководящих работников государственных образовательноый учреждений (Приложение 1).
Если утверждается один дкоумент, то текст пункта выглядит так:
1. Утвердить прилагаемое Положение о...
На самом прилагаемом документе делается отметка
Приложение 1
к Постановлению
Совета министров
от 00.00.0000 № 00
Подписывается постановление органа законодательной и исполнительной власти руководителем коллегиального органа. Постановления коллегии министерства, руководящего органа общественной организации имют, как правило, две подписи – руковдителя коллегиального органа и ответственного секретаря.
Постановления Совета министров вступают в силу только после их регистрации и официального опубликования.
Дата постановления будет является дата заседания коллегиального органа.
Номером является порядковый номер с начала делопроизводственного года.
Решение – правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями.
Оформляется на общем бланке формата А4.
В состав реквизитов решения входят:
- реквизиты общего бланка (название вида документа РАШЭННЕ и РЕШЕНИЕ).
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- визы;
- дата;
- индекс.
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть иногда может отсутствовать.
Распорядительная часть начинается распорядительным словом РЕШИЛ: (РЕШИЛИ:, РЕШИЛА:), перед которым указывается наименование коллегиального органа.
При необходимости решение визируется руководителем подразделения, готовившего проект решения, юрисконстультом, должностными лицами, ответственными за его исполнение.
Решение подписывается руководителем коллегиального органа и ответственным секретарем.
Номером решения будет порядковый номер с начала делпроизводственного года, а датой – дата заседания коллегиального органа.
Совместные акты органов государственной власти и управления принимаются в виде постановлений. Совместные акты местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов принимаются в виде решений. Совместные распорядительные документы иных организаций, издающих (принимающих) одинаковые виды документов (приказы, постановления и др.) издаются (принимаются) в соответствующем виде. Совместные распорядительные документы организаций, издающих различные виды документов, принимаются в виде решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ.
Решениями также оформляются совеместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более организациями, издающими различные виды распорядительных документов.
Оформляются совместные решения на чистом листе бумаги. В заголовочной части указываются наименования всех организаций, издающих данный документ.
Номер решения порядковый с начала делопроизводственного года, номера организаций отделяются косой чертой: 35/98/40.
Датой совместного документа будет дата заседания.
Текст совместного решения излагается от первого лица мн. числа.
Подписи располагаются на одном уровне, ниже текста под названием организации.

6. Охарактеризуйте порядок составления и оформления распорядительных документов, принимаемых на основе единоначалия (приказов, распоряжений и указаний).

Важнейшую роль в управлении предприятиями и организациями играют распорядительные документы. Они обращены к нижестоящим подчиненным должностным лицам или организациям. Главным назначением распорядительных документов является регулирование деятельности, с помощью которой осуществляется реализация функций м задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.
Совершенствование организационной структуры учреждения, содержания, способов и средств осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов происходит при помощи распорядительных документов. Именно с пмщью их разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.
Распорядительные документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники.
К распорядительным документам относятся:
постановления,
приказы,
решения,
указания,
распоряжения.
Все данные документы являются правовыми актами. Правовой акт – документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.
С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы.

В условиях коллегиальности совместно обсуждаются наиболее важные и сложные вопросы деятельности организации, отрасли и т.д. Решение, выраженное затем в форме распорядитлеьного документа, также принимается совметсно. На основе коллегиальности действуют Совет министров Республиуи Беларусь, госкомиссии и госкомитеты, коллегии министреств, ведомств, высшие органы управления АО. В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители имют право прнимать единоличные решения только по достаточно узкому кругу вопросов и издавать в пределах своей компеетнции другие виды распорядительных документов. Например, Совет министров РБ издает постановления, а премьер-министр – распоряжение.
В условиях единоначалия право принятия решений по любому вопросу управления принадлежит руководителю организации, что увеличивает опеаритвность управления и персональную ответственность за принятые решения. В условиях единоначалия действуют министерства, органыи испольнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм.
В определенных управленческих ситуациях возникает необходимость издания совместного распорядительного документа двух или нескольких организаций. Если эти организации имеют право издавать одинаковый вид распорядитлеьного документа, то совместный документ издается в форме этого вида. Если организации издают различные виды распорядительых документов, то совместный распорядительный документ издается в виде совместного решения.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать законодательству.
Подоготовка всех видов распорядительных документов производится по схожим правилам. Выделяются следующие этапы данного процесса:
изучение существа вопроса;
подготовка проекта документа, его согласование и подписание. Для распорядительных документов, издаваемых еколлегиальными органами добавляется тсадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.
Процедуру составления и оформления распоярдительных документов в организации желательно описать в инструкции по делопроизводству.
Подготовку проуектов распорядительных документов можно поручить струкутрному подразделению или должностному лицу. Главное условие – компетентность тех, кто готови проект.
Основанием для разработки распорядительного документа может быть издание нормативного акта органами власти или управления, поручение вышестоящего органа или потребности самой организации.
Первая стадия разработки проекта распорядительного документа – это определение круга вопросов, которые предстоит в нем отобразить. Это требует сбора необходимой информации по существу рассматирваемого вопроса. Только после этого можно приступать к составлению проекта распорядительного документа.
Сначала следует сформулировать основные положения документа, а заетм уже уточнить его вспомогательные части, согласовывая их с руководителем и другими компетентными лицами.
Завершающим этапом работы с проектами оаспорядительных документов является их согласование и подписание. Согласовывается проект документа с о всеми заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, должностными лицами, которых данный распорядительный документ касается. Согласование производится путем проставления реквизита «Виза» или «Гриф согласования». Визируется должностным лицом, составлявшим проект документа, указанными в проекте исполнителями, должностным лицом, ответственным за исполнение распорядительного документа в целом, юрисконсультом. Распорядительные документы, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовывается с с финансовыми органами или службами.
Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам.
Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Реквизиты «Виза» и «Гриф согласование» проставляются, как правило, на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное зключение.
Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить дополнения и изменения. Доработанные проекты документов выносятся на утверждение на следующее заседание.
Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписывает руководитель или его заместитель. Постановденимя и решения имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия документа указывается в нем самом.
Оформляется распорядительный документ на общем бланке формата А4. Такой вид распорядительного документа, как решение, разрешено изготавливать не на бланке.
В состав обязательных реквизитов распорядительного документа входят:
- Государственный герб (эмблема или товарный знак);
- наименование вышестоящей организации;
- наименование организации;
- название вида документа;
- дата;
- индекс документа;
и т.д.................

Пожалуй, ни один аспект управления качеством не вызывает столько ненависти и раздражения у сотрудников и руководителей подразделений как управление документацией.

Причины такой неприязни вполне понятны - бумаг много, за ними надо следить, тратить кучу времени на написание, контроль использования и они (бумаги) являются целью в любой проверке работы подразделения и/или сотрудника.

Почему же, несмотря на раздражение своих коллег, специалисты по качеству так яростно борются за эти самые ненавистные бумажки?

Для понимания важности документации начнем с определения - что такое документация?

Да простят меня многомудрые знатоки за простое объяснение:

«документация - это описание того, как мы делаем нашу работу».

Зачем нужна документация?

Документация нужна самим работникам для правильной координации своей работы. Документация - это управленческий инструмент , она нужна руководителям , если они лично не контролируют выполнение работы подчиненными .

Когда нужна документация?

Документация нужна, когда мы хотим координировать нашу работу.

Правило большого пальца - опросите несколько сотрудников, как они делают определенную работу. Если объяснения отличаются - нужно писать инструкцию или регламент, точно описывающий выполнение этой работы.

В каком объеме нужна документация?

Чем проще, тем лучше, при условии, что мы выполняем главную цель создания документа - объяснить читающему, как выполняется работа. То есть цель любого документа - точно и недвусмысленно описать деятельность. Однако простые тексты легче воспринимаются и запоминаются, поэтому любая документация это компромисс между простотой усвоения и достаточным количеством информации для описания работы.

Управление документацией похоже на уход за вещами. У некоторых одежда валяется кучками на полу, у некоторых аккуратно сложена в шкафу на определенных полках. Неряха теряет в личной жизни свое время, а в бизнесе - деньги и время фирмы.

Отсутствие необходимой документации или неправильное её использование приводят к ошибкам и потерям в работе организации.

Существуют различные типы и виды документации, я попробую в простой форме рассказать о них.

Виды документации

Стандарты организации (предприятия) - обычно это большие документы, описывающие важные виды деятельности, крупные процессы. Они являются основой документации системы качества. В идеале, вся собранная в них информация должна полностью описать, как работает организация.

Примеры таких стандартов - стандарт по претензионной работе, стандарт «производство», стандарт по управлению поставками, стандарт по складской деятельности и т.п.

Обратите внимание, что управление качеством сфокусировано на процессах, а не на подразделениях, поэтому стандарт обычно описывает процесс, в котором могут взаимодействовать несколько подразделений.

Регламенты - документы, описывающие конкретный процесс. Обычно они меньшего размера, чем стандарты, и узко сфокусированы на процессе. Исторически сложилось так, что регламент был привязан к производству, поэтому они и называются часто «технологическими регламентами», «банковскими регламентами» и т.п.

Часто происходит путаница и однотипные документы в одних организациях именуются стандартами, в других регламентами. Я не вижу особого смысла в установлении четких критериев, как называть тот или иной документ. Поэтому, для простоты, большой документ (больше процессов) называю стандартом, документ поменьше размером и по своей природе привязанный к производству - регламентом.

Инструкции - обычно это документ меньшего размера, чем стандарт / регламент. Инструкция описывает конкретную операцию (маленький процесс).

Существуют несколько типов инструкций

• должностные , описывающие ответственность, обязанности и права сотрудника
• по эксплуатации оборудования , описывающие как использовать единицу оборудования (прибор)
• рабочие/технологические , описывающие как выполнять конкретную операцию

Почти все предыдущие формы документов описывают процессы. Существуют другие виды документов организации, которые не фокусируются на процессах.

Положения о подразделениях - документы, похожие на должностные инструкции, но описывающие права, обязанности и взаимодействие подразделений. Задача такого документа - четко разъяснить читающему, какие процессы находятся в зоне ответственности подразделения, какими правами подразделение обладает и как взаимодействует с другими подразделениями.

Записи (журналы, отчеты, протоколы, рабочие тетради) - носители информации, документы, в которых хранится информация об различных операциях в организации.

Основное отличие записей от стандартов, инструкций и регламентов - записи описывают конкретные результаты деятельности, в то время как инструкции, регламенты, стандарты описывают, как должна выполняться деятельность.

Внешняя документация - часто организация использует в своей деятельности внешнюю документацию, которая разрабатывается и создается вне организации (справочники, журналы, техническая литература и т.п.). Несмотря на внешнее происхождение, такая документация тоже требует учета, контроля адекватности, правильного использования и хранения.

Все описанные выше документы представляют собой элементы системы документации.

Как и любая другая система, система документации требует инструкцию по применению. Такой документ обычно называется руководство по качеству. В нем коротко описываются основные процессы документации и документы, в которых содержится более подробное описание системы процессов в организации.

Распространенные элементы документа системы качества (из чего состоит документ?)

Название документа, номер редакции и его номер в системе учета документации. Отметка оригинал или копия, номер копии.

Зачем нужно? - Каждый документ должен быть идентифицирован (отличен) от других. Название документа и его нумерация решают эту проблему.

Предисловие / введение - коротко, кем разработан, когда введен в действие, новый документ или замена старого.

Зачем нужно? - Знать, кто разработал, какой другой документ / старая версия была до нынешней версии.

Зачем нужно? - как и в любой книге, мы иногда хотим быстро найти конкретный раздел.

2. Утверждение - подпись ответственного лица, который утвердил документ, дата утверждения.

Зачем нужно? - Кто-то имеет право / обязанность проверить документ и разрешить его к использованию. Этот человек отвечает за все аспекты, связанные с использованием документа

3. Область применения - коротко излагается, что описывает документ и какие подразделения / сотрудников затрагивает.

5. Определения - если мы используем в документе внутренний термин или профессиональное выражение, например «квалификационные испытания, нужно объяснить его в разделе «определения».

6. Обозначения и сокращения - многократно употребляемое в тексте документа и загадочное сокращение КФИ должно быть расшифровано в соответствующем разделе «обозначения и сокращения». В данном случае речь идет снова об квалификационных испытаниях.

7. Общие положения / Введение - здесь коротко описывается структура документа и процессы, которые он описывает.

8. Тело документа - поэтапное описание деятельности, ради которого и создавался документ, поделенное на

• разделы
• страницы
• абзацы

9. Контроль изменений - здесь описывается кто, как и когда может вносить изменения в документ

Зачем нужно? - избежать путаницы. Вы всегда сможете проверить новая ли у Вас версия на руках или старая. Узнать, кто внес изменение и выяснить у него почему. Найти старую версию и проверить, как осуществлялась работа в интересующий Вас период.

10. Хранение документа - здесь описывается как, кто, в каких копиях и сколько времени хранит документ.

Зачем нужно? - Сам по себе документ является бумагой.

Значение он получает только в момент разработки и его использования. Очень важно установить четкий порядок сколько, как и где хранится документ. В этом разделе мы определяем кто и как будет читать документ (тот, кто хранит документ либо читает его сам, либо обеспечивает доступ других сотрудников).

11. Подписи разработчиков документа и подписи согласовывающих сотрудников / руководителей.

Зачем нужно? - Подписи являются доказательством согласования документа. Подписавший дает согласие на данную версию документа и на все действия, которые документ описывает.

12. Приложения - схемы операций, таблицы с данными и т.п.

Зачем нужно? - Визуальное восприятие информации намного нагляднее текста, поэтому я всегда рекомендую чертить простые схемы вместо длиннющих объяснений.

Схемы и таблицы в качестве приложения удобнее менять - не нужно менять и согласовывать заново весь документ, а только приложение.

Их также удобно извлекать - проще распечатать и повесить на стену в офисе приложение из стандарта, на котором есть номер и отметка о том, что это приложение, чем какую - то неизвестную таблицу, распечатанную неизвестно откуда.

13. Лист регистрации изменений - здесь мы отмечаем внесенные изменения и дату их внесения.

Зачем нужно? - Здесь регистрируется тот самый контроль изменений, о котором я говорил в пункте 11.

Несколько важных разъяснений по поводу элементов документа:

Не все изложенные выше элементы документа являются необходимыми в каждом документе. Но чем сложнее документ, тем выше потребность в вышеизложенных элементах.

Некоторые элементы являются обязательными. В любом документе, как минимум, должны присутствовать название документа, утверждение документа, тело документа и согласование.

Выполнение остальных требований может выполняться путем контроля и регистрации в сторонних документах (например, требования к хранению бланков могут описываться в отдельном стандарте по управлению записями).

Этапы жизни документа

Жизнь документа в организации похожа на жизнь живого организма. Он рождается, живет и умирает, уходя в архив и/или утилизацию.

Создание документа (разработка)

Так как документ определяет процесс выполнения работы, то разрабатывать документы могут сотрудники, наделенные правом / обязанностью разработки документации. Обычно документ разрабатывает человек, хорошо знакомый с процессом, который будет описан в документе.

В некоторых компаниях документацию разрабатывают специально назначенные люди. Тем не менее, я бы рекомендовал делить работу по разработке так - тот, кто знает процесс, отвечает за содержание документа, специалист по документации отвечает за форму документа.

Перегибы в делении работы по разработке недопустимы. Неправильно оформленный документ приведет к ошибкам в использовании документа. Неправильно описанный процесс приведет к ошибкам в описываемой в документе работе.

Согласование документа

Очень часто документ затрагивает работу разных сотрудников и подразделений. Отсюда и возникает необходимость согласовать описываемую в документе деятельность с этими людьми. Часто документ вызывает споры и возражения, поэтому необходимо координировать внесение изменений в процессе согласования, проведение встреч и обсуждений. Другими словами, необходимо наличие ответственного за согласование документа, который бегает от начальника к начальнику, сглаживает споры, предлагает компромиссы, улаживает путаницу и т.п.

Утверждение документа

Итак, позади споры и согласования, документ готов. Но в каждой компании, исповедующей принцип единоначалия, за утверждение каждого документа определенного ранга отвечает один руководитель. Поэтому кто-то должен взять на себя ответственность и разрешить документ к использованию.

Регистрация документа в общем перечне документации

Это вовсе не простая формальность! Я уже говорил о том, что документ это координация работы. То есть каждый новый документ является частью целой системы координации работы в организации.

Например - новая инструкция должна быть упомянута в соответствующем стандарте по управлению оборудованием. Она должна быть упомянута в руководстве по качеству в общем перечне инструкций предприятия. Необходимо определить сроки её хранения и ответственных по её использованию. Вся эта важная деятельность начинается с регистрации нового документа в системе.

Распространение документа в организации

Обычно документы создаются для координации работы разных сотрудников и подразделений.

Поэтому необходимо

• определить, кто будет пользоваться документом
• кто будет отвечать за его хранение (есть разница, например, инструкцией пользуются рабочие, за хранение отвечает мастер)
• заменить старую редакцию документа (старую версию, в случае замены)
• удалить устаревшие документы
• распространить копии нового документа установленным сотрудникам (оригинал должен храниться в центре документации с другими оригиналами)

Инструктаж / обучение

Любой документ создается чтобы его читали. Удивительно, но эта банальная мысль отсутствует в деятельности многих организаций. Там документы просто создаются и ложатся на полку, оправдывая насмешливое определение ИСО 9001 - «фабрика бумаги». В других организациях все заканчивается полумерами - «на, почитай на досуге», и документ ложится на пыльную полку после минутного пролистывания.

Только в немногих организациях существует процедура проверки знаний после ознакомления с новым документом - «прочитай и расскажи содержание», которая и гарантирует реальное ознакомление с новым документом.

Внесение изменений

С течением времени меняется организация, меняется работа, меняются и документы.

Очень важно контролировать правильное внесение изменений в документ. Нельзя забывать, что любое изменение может затрагивать работу не только инициатора изменения, но и других сотрудников.

Поэтому важно

• согласовать изменение со всеми заинтересованными сотрудниками
• утвердить изменение у ответственного руководителя после согласования
• заменить устаревшие оригинал и копии на новую редакцию документа (самая распространенная ошибка в управлении документацией)

Периодическая актуализация

Несмотря на жесткий контроль внесения (и не внесения) изменений, - они накапливаются. И время от времени мы должны регулярно (скажем, раз в год) проверять соответствие того, что написано - тому, что в реальности происходит.

В случае обнаружения отличий есть два выхода - делай, как написано или поменяй документ.

Сдача в архив (извлечение из использования)

Приходит момент, когда документ прекращает находиться в использовании и удаляется в архив или в утилизацию.

Несмотря на то, что процесс описания работы в документе уже устарел, плоды этой работы могут существовать, поэтому обычно документы хранятся некоторое время в архиве. Важно не забыть удалить все устаревшие копии, иначе это может привести к путанице и ошибкам.

Среднестатистический руководитель отдела в любой организации имеет дело с большим количеством документов. От него требуется соблюдение правил управления документацией. В большинстве организаций эти правила описываются в пространных документах толщиной в десятки страниц. Трудно ожидать от занятых начальников зазубривания этих правил наизусть.

Опыт работы с большим количеством сотрудников в разных организациях показал мне, что намного эффективнее использовать памятки по контролю документации.

Пример такой памятки:

ПАМЯТКА по управлению документацией в подразделении

1. Составь и утверди перечень документации (Руководство по качеству, Стандарты и регламенты предприятия, положения и инструкции, внешняя документация), используемой в твоем подразделении. Храни его в подразделении.
2. Запроси от службы качества срок хранения для каждого документа (если не получил ответа - храни 3 года).

   Документы должны иметь печать «учтенный экземпляр». Если твой документ не имеет такой печати, обратись в службу качества.

3. Определи, кто будет пользоваться документом, где он будет храниться? Помни, что все документы должны находиться в доступности для предназначенных сотрудников и сотрудники должны знать, где хранятся документы.
4. При получении нового или актуализированного документа от службы качества - проверь его. Если возникли какие либо вопросы - обратись немедленно в службу качества. Если принял документ без замечаний - исполняй его. Уничтожь все старые экземпляры.
5. Нельзя менять что-либо в документе самостоятельно. Если что-то не устраивает, организуй изменение через службу качества.
6. Проведи инструктаж сотрудников. Они должны знать, что написано в документе. Проверь, что они знают содержание документа.
7. Любая выдержка из документа (схема, таблица, рисунок, колонка данных) - документ многократного использования должен быть утвержден подписью соответствующего руководителя или на нем должна быть запись о том, что это выписка из соответствующего документа с указанием номера и наименования документа и подписи лица, сделавшего эту выписку.
8. Если документацию хранишь в папках, то папка должна быть подписана. Если в папке хранятся разнородные документы, то в папке должен быть реестр документации.
9. В Приложениях к Памятке приведены следующие формы:

   Приложение А «Форма Перечня документации, используемой в подразделении» с примерами заполнения.
   Если используешь в своей работе или работе отдела внешнюю документацию (ГОСТы, справочники, журналы, учебники и т.п.) - обращайся с ними так же, как и с обычной документацией. Также обеспечь наличие печати, занесения в перечень, регулярно актуализируй.

10. Ежегодно актуализируй (проверяй годность) всей документации в подразделении. Сверь всю документацию с хранящейся в службе качества. Проверь соответствие перечня и документов.
11. При принятии в подразделение нового сотрудника обеспечь его ознакомление с всей необходимой ему документацией под роспись.
12. Если обнаружишь противоречие или расхождение в различных документах - обращайся в службу качества. Если надо действовать немедленно - принимай к исполнению документ с высшей иерархией.

1. руководство по качеству
2. Стандарты и Регламенты
3. положения и инструкции
4. записи

Теоретическая часть

Дайте определение понятия «документ». Охарактеризуйте функции документов

Функция – это целевое назначение документа, присущее ему. Не существует документов, несущих только одну определенную функцию. Документ, выступая в… Функции документов можно условно разделить на три блока: · информационные функции (информационная, социальная, политическая, коммуникативная);

Охарактеризуйте документы по классификационным признакам

1. Классификация документов – это распределение документов на классы, разделы по наиболее общим признакам сходства и различия.

По способу фиксацииинформации (технике воспроизведения) документы делятся на:

письменные (на бумажном носителе), графические, кино-, фото-, фонодокументы, машиночитаемые документы, электронные документы. Сюда же можно отнести технотронные документы (документы, созданные с помощью технических средств) и виртуальные документы.

По наименованию вида документа различают большое количество документов. Это приказы, протоколы, акты, письма, справки и т.д.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят рекомендательный, примерный характер. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. В трафаретных документах постоянная часть текста отпечатана при изготовлении (на компьютере или в типографии), а для переменного текста оставлено место.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Рекомендуется составлять простые документы, т.к. их легче разграничивать, формировать в дела, обрабатывать.

По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создающиеся в учреждении в процессе документирования для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние – входящая и исходящая корреспонденция.

По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные. При этом в свою очередь служебные документы делятся на: общие и специальные (плановые, учетные, денежно-расчетная документация).

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП).

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считают документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил. Подлинный – это документ, сведения о месте и времени создания которого, содержащиеся в нем самом соответствуют действительности. Подложными документы считаются документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы подразделяются в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например, истечение срока действия.

По стадиям создания (способам удостоверения) документы подразделяют на подлинники (оригинал) и копии.

Оригинал – это самобытный, оригинальный, первоначальный документ., т.е это документ впервые созданный каким либо индивидуальным или коллективным автором. Оригинал может иметь несколько редакций, вариантов. Оригиналы могут быть в виде чернового, белового документа, машнописного экземпляра. Оригиналы, созданные в нескольких экземплярах называют умноженными . Иногда в качестве синонима к слову «оригинал» используют «подлинник», хотя «подлинник» имеет несколько другое значение, чем «оригинал». Подлинником считается первый или качественный эекземпляр официального документа. Подлинник – это оригинал, заверенный по установленной форме. Другими словами имеет реквизит «подпись». Чтобы оригинал стал подлинником он должен быть оформлен на бланке, иметь подпись, печать.

Копия – это множество. Различают следующие виды копий:

Выписка – это копия части документа (выписка из приказов, протоколов).

Отпуск служебного письма – копия отсылаемого документа, т.е. письма. Оформляется она под копирку на чистом листе бумаги и остается в организации. При этом он получает юридическую силу.

Кратные копии – копии с копии. Двукратные копии – это когда создают 2 документа: для передачи и собственно документ. Эти документы не одно и тоже по своей характеристике.

Появление новой техники воспроизведения (размножения) привела к появлению автоматических (факсимильных) копий. Данные копии получают одновременно с подлинником. С данной копией тесно связанно понятие «факсимиле». Факсимиле – автоматически полученная подпись. Это значит, когда воспроизводится весь документ, включая и подпись. Такие копии еще называют факсимильными подлинниками . Здесь подпись признается на правах подлинника и ни в каком заверении не нуждается. Примером факсимильной копии является факс.

Существуют также такие виды копий как фотокопии и световые копии. Их отличительная черта – точное воспроизведение подлинника.

По способу заверения копии подразделяются на:

официально заверенные;

простые заверенные;

нотариально заверенные;

незаверенные.

Официально заверенная копия – когда соответствие полиннику подтверждается другим должностным лицом и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).

Простая заверенные копия – когда соответствие подлиннику подвтерждается без соблюдения установленных формальностей (без печати).

Нотариально заверенная копия - когда соответствие подлиннику подтвеждено официальным лицом, нотариусом.

Незаверенная копия – это такие копии, которые не имеют подтверждения о своем соответствии подлиннику.

По юридической силе копии делятся на:

дубликаты;

дипломатические копии.

Дубликат – это копия, которая имеет юридическую силу подлинника. Это не второй экземпляр подлинника, он может иметь отклонения от него.

Дипломатическая копия – копия, воспроизводящая документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуацию).

По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы:

постоянного срока хранения;

временного срока хранения свыше 10 лет;

временного срока хранения до 10 лет.

По форме документы делятся на:

определенной формы;

произвольной формы.

По определенной форме оформляются официальные документы, а по произвольной форме документы личного происхождения. Формы документы бывают объемными, площадными (чертежи, плакаты), линейными (фильм, свиток), карточными и кодексовыми.

По носителям документы подразделяют на бумажные и документы на специальных носителях.

По приемам записи документы бывают: простыми, стенографическими и шифрованными.

По видам деятельности документы делятся на: организационные, распорядительные и информационно-справочные.

По степени обязательности различают директивные и информативные. Директивные документы – это документы, которые издаются органами власти и выполняют управленческую функцию. К информативным документам относятся документы текущего характера.

Дайте определение понятия «УСОРД». Охарактеризуйте состав УСОРД

Стандартизация – это формально-юридическое закрепление результатов унификации в виде обязательных норм. Результаты проведенной унификации документов… Объектом унификации и стандартизации является содержание и форма документа. … Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть: при унификации – отбор реквизитов,…

Дайте определение понятия «реквизит документа». Охарактеризуйте виды реквизитов. Приведите примеры оформления реквизитов

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Реквизит – это элемент оформления официального документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, составляющих документы, определяется их видом, назначением и др. факторами. Состав реквизитов отдельных видов документов, выдаваемых органами госвласти и госуправления (например, паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении), установлен в законодательных и нормативных актах.

Как уже ранее говорилось, набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности называется формуляром документа . Формуляром-образцом установлено 32 реквизита. Данный состав реквизитов закреплен в СТБ 6.38-2004.

1 – Государственный Герб РБ;

2 – эмблема организации или товарный знак;

3 – код орг-ции по ОКОГУ или ОКЮЛП;

4 – код док-та по ОКУД;

5 – наим. вышестоящей орг-ции;

6 – наим. орг-ции;

7 – наим. структ. подразделения;

8 – почтовый адрес отправителя;

9 – коммуникационные (телеграфный адрес, номера тел., факса, телетайпа, телекса, е-майл) и коммерческие данные (№ счета, наим. банка);

10 – название вида документа;

11 – дата;

12 – регистрационный индекс;

14 – место составления или издания док-та;

15 – гриф ограничения доступа к док-ту;

16 – адресат;

17 – гриф утверждения;

18 – резолюция;

19 – заголовок к тексту;

20 – отметка о контроле;

21 – текст;

22 – отметка о наличии приложения;

23 – подпись;

24 – гриф приложения;

25 - гриф согласования;

26 – визы;

27 – печать;

28 – фамилия исполнителя и № его тел.;

29 – отметка о заверении копии;

30 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 – отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 – отметка о переносе данных на машинный носитель;

Реквизиты характеризуют документ. Целевое назначение реквизитов неоднозначно. Некоторые реквизиты несут информацию о документе, являясь его обязательными атрибутами (подпись, дата, номер). Некоторые реквизиты характеризуют явления, описанные в документе.

Реквизиты, характеризующие сам документ, место, которое занимает документ в пространстве и времени. Так реквизиты наименование организации, адресат, резолюция, гриф утверждения, коммуникационные и коммерческие данные, почтовый адрес указывают на положение документа в пространстве, его географическое положение, иерархическое положение, указывают путь, который документ уже прошел или который ему предстоит пройти.

Положение документа во времени характеризуется такими реквизитами как дата. Он показывает в какой момент создан документ. Датой сопровождаются и другие реквизиты, т.е. они датируются: гриф утверждения, согласования, визы, отметка об исполнении направлении в дело, резолюция, отметка о поступлении. Дата является одним из основных реквизитов, поскольку она придает документу юридическую силу.

Целевое назначение документа характеризуется такими реквизитами как, вид документа, заголовок к тексту, резолюция, текст, коды по ОКУД и ОКГУ и ОКЮЛП.

Реквизиты отметка о заверении копии, подпись, гриф утверждения, печать удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут сообщать о документа и некоторые сведения о документе. Отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный документ или не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть изучен вместе с другими прилагаемыми к нему документами.

Наличие реквизита «текст» свидетельствует о том, что речь идет о совершенно конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации.

2. Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоянными, переменными и взаимоисключающими (взаимозаменяющими).

К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как:

Государственный Герб РБ (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации или товарный знак (если есть),

наим. орг-ции,

коммуникационные (телеграфный адрес, номера тел., факса, телетайпа, телекса, е-майл) и коммерческие данные (№ счета, наим. банка),

код орг-ции по ОКГУ и ОКЮЛП,

код док-та по ОКУД.

При изменении данных реквизитов изготавливаются новые бланки.

Т.о. можно сказать, что постоянные реквизиты – это реквизиты, наносимые при изготовлении унифицированной формы документа или бланка.

К переменным относятся реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств. Например, реквизит «дата» зависит от того, когда создается документ, реквизит «текст» - от того, о чем будет сказано в документе, т.е. содержания вопроса, освещаемого в документе. Другими словами, переменные реквизиты – это реквизиты, наносимые при составлении документа.

Т.о., значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным остаются место их расположения на документе и правила их оформления.

Взаимоисключающие (взаимозаменяемые) реквизиты – это реквизиты, для которых отводится одна и та же площадь на формуляр-образце. Они не встречаются в одном и том же документе. К таким реквизитам относятся:

почтовый адрес отправителя и название вида документа;

Реквизиты также можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и они присутствуют всегда на любом виде ОРД. К ним относятся:

наим. орг-ции;

индекс доку-та;

заголовок к тексту;

Дополнительные реквизиты могут быть не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, отметка о поступлении, резолюция, фамилия исполнителя и № его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.

3.Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления реквизитов:

угловой и продольный.

При угловом варианте заголовочная часть бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5. При этом бланковые надписи не должны выходить за пределы 72 мм по горизонтали.

При продольном варианте заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля.

Существуют два способа оформления реквизитов: флаговый и центрованный.

При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизита расположено всегда от левой границы зоны расположения реквизита. Граница левого поля в данном случае выступает в качестве древка, а строки бланковых надписей составляют как бы полотнище флага (отсюда и название способа расположения реквизитов).

При центрованном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов. Они центируются, в результате чего оказываются равноудаленными от условной вертикальной оси, которая делит бланковые надписи на две равные половины.

Продольный вариант расположения реквизитов используется для распорядительных документов, а угловой для организационных. Для бланка для писем используется как продольный так и угловой варианты расположения реквизитов.

При изготовлении бланка наиболее приемлемым является центрованный способ расположения реквизитов, а при подготовке документов не на бланке целесообразнее печатать реквизиты флаговым способом.
5 Дайте определение понятия «бланк». Охарактеризуйте виды бланков, состав реквизитов, назначение. Охарактеризуйте порядок изготовления, использования и учета бланков с изображением Государственного герба Республики Беларусь

Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией, и местом, отведенным для переменной. Использование бланков снижает затраты на изготовление документа, уменьшает количество ошибок при его составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование бланков облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид.

Требования к разработке, использованию и хранению бланков документов сформулированы в следующих нормативных актах:

СТБ 6.38-2004 «Унифицированные формы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

«Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь»;

Указ Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба республики Беларусь»;

Постановление Совета Министров республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7.08.1995 № 424».

Общие требования к бланкам сформулированы в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавливает единые правила подготовки ОРД, а также бланков, применяемых при их оформлении.

Бланки документов изготавливаются на формате А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Изготовление последних рекомендуется в целях экономии бумаги. Они используются при подготовке небольших по объему документов, например, сопроводительных писем.

Бланк должен иметь поля: левое – 30 мм, правое – 8-10 мм, верхнее и нижнее – 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланк необязательно.

СТБ 6.38-2004 установлены следующие виды бланков ОРД: бланк для писем и общий бланк . Первый бланк используется исключительно для оформления писем независимо от их вида. Поэтому нет необходимости указывать на нем название вида документа. На бланке для писем вместо реквизита «Название вида документа» располагают реквизиты «почтовый адрес отправителя» и «коммерческие и коммуникационные данные», а вместо реквизита «место составления или издания документа» располагают реквизит «ссылка на дату и номер входящего документа». На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (распоряжения, приказы, постановления), а так же организационные (положения, инструкции) и справочно-информационные (акты, протоколы, справки, докладные записки и т.д.). Допускается изготовление на основе общего бланка специальных бланков для конкретного вида документа, например, бланк для приказов, бланк для протоколов. Согласно Примерной инструкции по делопроизводству изготовление специальных бланков по видам докуметов считается целесообразным, если таких документов в организации создается более 200 в год.

При изготовлении бланка для писем используются реквизиты:

· почтовый адрес отправителя;

· коммуникационные и коммерческие данные;

· ограничительные отметки реквизитов «Дата», «Регистрационный индекс», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» и «отметка о контроле».

Могут также наноситься ограничительные отметки для размещения реквизитов «заголовок к тексту» и «адресат». Указание на бланке этих реквизитов и отметок целесообразно в том, случае, если оформление документов в организации осуществляется с помощью пишущей машинки. Использование компьютерной техники делает их нанесение на бланк излишним.

На общем бланке указывают:

· Государственный герб Республики Беларусь

· эмблема или товарный знак (знак обслуживания) для организаций негосударственной формы собственности;

· код организации по ОКОГУ (ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» для органов госвласти и управления) и ОКЮЛ (ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и предприниматели»);

· наименование вышестоящей организации;

· полное и сокращенное наименование организации;

· наименование структурного подразделения;

· место составления или издания документа;

· ограничительные отметки и линии для реквизитов «код документа по ОКУД», «дата», «регистрационный индекс», «отметка о контроле».

Возможно нанесение на общий бланк ограничительных отметок для реквизитов «Заголовок к тексту», «адресат» или «гриф утверждения». На общем бланке предусмотрено свободное место для реквизита «Название вида документа».

2. Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при использовании ПК бланк может быть введен в память компьютера и автоматически выводиться при распечатке документа. Однако каким бы способом бланк не изготавливался он должен быть отпечатан на белой бумаге.

Для изготовления бланков учреждений типографским способом необходимо составить макет (чертеж) бланка, который строится на основе конструкционной сетки. Чертеж следует выполнять тушью в масштабе 1:1 в строгом соответствии с размерами, указанными в СТБ 6.38-2004, и он должен точно представлять будущий бланк документа. На чертеже должны быть проставлены:

· формат бланка;

· размеры полей;

· площади каждого реквизита.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части документа, а также реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

К чертежу прилагается пояснительная записка, в которой указываются сорт и цвет бумаги, цвет типографской краски, название шрифта, размеры кеглей (для набора реквизитов), перечень реквизитов, исполняемы типографским способом.

При изготовлении бланков следует применять типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля литературной, обыкновенной и газетной гарнитуры. Допустимо выделять наименование учреждения рисованным шрифтом размером от 6 до 24 кегля. Следует учитывать, что в пределах одного бланка применяемые шрифты не должны значительно различаться по размерам.

При изготовлении бланков типографским способом или с помощью ПК реквизиты всегда оформляются центрованным способом.

3. СТБ 6.38-2004 определяет общие требования, предъявляемые к оформлению бланков документов. В целях упорядочения изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ был издан Указ Президента от 28.06.2000 № 357 (далее Указ Президента).

Указом Президента право помещать изображение Государственного герба на бланках документов предоставлено только государственным органам и иным государственным организациям. В соответствии с Положением о Государственном гербе Республики Беларусь, утвержденном Указом Президента РБ от 7.06.1995 № 213, воспроизведение Государственного герба на бланка документов является обязательным для этих организаций. При этом изображение Государственного Герба РБ должно помещаться государственными органами и другими государственными организациями как на бланках для писем, так и на общих бланках, а также на бланках конкретного вида документа.

Указом Президента утверждены образцы гербовых бланков:

Для всех видов ОРД на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов;

Для писем на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов.

Все гербовые бланки в соответствии с утвержденным образцами оформляются на белорусском и русском языках.

Указ Президента запрещает руководителям и другим должностным лицам государственных органов и иных государственных организаций изготовление и… Право помещать изображение Государственного герба РБ на бланках документов… Организациям государственной формы собственности,не использующие в качестве реквизита бланка изображение…

Дайте определение понятия «служебное письмо». Назовите виды писем, охарактеризуйте особенности составления и оформления видов служебных писем

Применяются деловые письма для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в процессе деятельности организации, поэтому содержание… Официальные письма готовятся на специальных бланках, имеющих соответствующиее… На бланке для писем наносятся следующие постоянные реквизиты и ограничительные линии:

Дайте определение понятия «справка». Охарактеризуйте особенности составления и оформления справок личного и служебного характера

В ДОУ различаются внутренние справки служебного характера, отражающие вопросы основной деятельности организации (штатной численности, о выполнении… Служебная справка – официальный документ, содержащий сведения об основной… Личная справка – официальный документ, подтверждающий сведения биографического и/или служебного характера и выдаваемый…

Личные справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие организации, также относятся к внешним. Они готовятся на общем бланке, при их составлении используются в основном те же реквизиты, что и при составлении служебных справок. Особенностью личных справок является то, что они в обязательном порядке должны заверяться печатью организации.

Справки личного характера обычно удостоверяют какой-либо юридический факт: место работы, учебы, проживания, занимаемую должность, заработную плату, наличие иждивенцев.

Справка личного характера содержит следующие реквизиты:

· наименование организации,

· Название вида документа (СПРАВКА),

· индекс;

· место составления;

· адресат;

· подпись (подписи)

· печать.

Так как текст личных справок, как правило, не превышает 15 строк, заголовки к ним не составляются.

Текст личной справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т.п.

Например:

________________________________________________________________ является студентом (-кой)

Курса дневного (заочного) отделения _______________________ факультета Белорусского государственного университета.

Личные справки часто подписываются двумя должностными лицами. В частности, справки, финансового характера (например, о размере заработной платы) подписываются руководителем и главным бухгалтером. Их подписи располагают одну под другой в порядке соответствия занимаемой должности и заверяют гербовой печатью. Оттиск печати должен захватывать последние буквы должность и часть личной подписи.

	печать

Директор института подпись В.В. Федоров

Главный бухгалтер подпись М.И. Ткач

Личная справка о месте работы, трудовом стаже может быть подписана руководителем организации и начальником отдела кадров.

Личные справки могут высылаться заявителю по почте или выдаваться на руки. Наименование организации, в которую представляется справка, указывается в реквизите «Адресат», заканчивать текст лично справки этой информацией не рекомендуется.

Регистрируются личные справки на тех же основаниях, что и внешние справки служебного характера.

Дайте определение понятия «докладная записка». Раскройте особенности составления и оформления внутренних и внешних докладных записок

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные(внесение предложений, изложение просьбы, фактов,… В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние. … Внутренние докладные запискиадресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4…

Указание организации или структурного подразделения, являющихся автором документа, обязательно.

Госгерб РБ

Эмблема (товарный знак) Общество с обграниченной ответственностью «Контик» ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА … Для составления внутренних докладных записок бланки не используются, как правило, они составляются на чистом листе…

Дайте определение понятия «акт». Охарактеризуйте формуляр акта и особенности составления и оформления акта

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом), хотя в… Акты составляются по самым разным поводам, отсюда и большое количество их… Прежде всего члены комиссии должны собрать всю информацию по рассматриваемому вопросу и изучить ее. Естественно,…

Дайте определение понятия «протокол». Назовите виды протоколов. Раскройте особенности составления и оформления протоколов

Протокол часто относят к справочно-информационным документам, так как в нем фиксируется информация справочного характера., необходимая в первую… Еще одной особенностью протокола является то, что он используется для… Протоколы, в которых фиксируются решения по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников заседания,…

Классификация протоколов

Полные протоколы содержат выступления всех участников работы коллегиального органа, они дают возможность судить не только о характере самого заседания, но и о деятельности всей организации целом. Краткие и сокращенные протоколы составляются при наличии стенограммы, звукозаписи. Расшифровки стенограмм, подписанные председателем и секретарем заседания (коллегиального органа), прилагаются к протоколу. Кратко рекомендуется протоколировать также оперативные совещания.

Стремясь к сокращению документооборота, в том числе за счет уменьшения физического объема документов, в некоторых организациях вовсе отказываются от составления полных протоколов, заменяя их протоколами краткой и сокращенной формы. Это влечет за собой ряд негативных тенденций:

Исчезает документальная гласность;

Обедняется информация, необходимая для принятия управленческих решений;

Исчезает один из источников, без которого трудно судить о правильности принятого конкретного решения или определить, как в нем отражено коллективное мнение, как оно повлияло на конечный результат. Поэтому при выборе формы протокола необходимо учитывать значимость протоколируемого мероприятия, юридические последствия принимаемых решений, а также другие факторы, оказывающие влияние на процессы документообразования.

Основным нормативным актом, регулирующим вопросы составления и оформления протокола является Примерная инструкция по делопроизводству. Кроме нее следует руководствоваться СТБ 6.38-2004 и УСОРД.

При составлении протокола необходимо обеспечить его юридическую полноценность. Она определяется наличием всех необходимых реквизитов, правильностью их оформления и строгой достоверностью изложенной в протоколе информации.

Реквизитами протокола являются:

Ø Наименование органа (организации);

Ø Название вида документа (ПРОТОКОЛ);

Ø Регистрационный индекс;

Ø Место составления;

Ø Заголовок;

Ø Подпись.

Дополнительным реквизитом для некоторых видов протоколов является гриф утверждения(утверждению подлежат решения по вопросам за пределы компетенции участников заседания, коллегиального органа).

Оформляют протоколы на общих бланках формата А4. На общий бланк наносятся следующие постоянные реквизиты:

Ø Государственный герб РБ (эмблема организации или знак обслуживания);

Ø Наименование вышестоящей организации (если она имеется);

Ø Ограничительные лини для реквизитов «Дата» и «Индекс документа»;

Ø Место издания или составления документа.

Датой протокола является дата заседания коллегиального органа

Регистрационным индексом протоколабудет является порядковый номер в пределах делопроизводственного года.

Протоколы регистрируются отдельно по видам, т.е. отдельно регистрируются протоколы заседаний экспертной комиссии, аттестационной комиссии, протоколы совещаний у руководителя организации и т.д. Протоколы совместного заседания имеют составной индекс (1/25).

Заголовком к тексту протокола является название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один.

Текст протокола делится на вводную и основную части.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.

Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.

Например:

Присутствовали – 17 человек (список прилагается).

Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество приглашенных более 10 человек.

В протоколах дополнительно может указываться количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения.

В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.

Например:

О ходе подготовки государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону.

Информация начальника отдела обеспечения сохранности документов О.А.Ледовской.

При вынесении на заседание двух и более вопросов, они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.

В разделе «СЛУШАЛИ» указывается фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка.

Например:

Иванова О.Л. – Текст выступления прилагается.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них.

В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые решения по вопросу.

В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» – принятые решения.

В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания.

В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.

Решение коллегиального органа в протоколах любых форм приводится полностью. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами, если их несколько. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений.

Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.

Порядок подготовки и оформления протоколов коллегиальных органов определяется положениями об этих органах или регламентами их работы.

Протокол краткой формы строится по схеме: «СЛУШАЛИ-РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» и не включает текстов выступлений. При возникновении разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

В протоколе сокращенной формы указываются только принятые решения по вопросам повестки дня. Сама повестка дня не указывается.

Кроме текстов выступлений, сообщений, докладов, протокол может иметь и иные приложения. В обязательном порядке к протоколу прилагается документ, утверждаемый коллегиальным органом. Об этом в тексте делается соответствующая отметка.

Одобрить прилагаемый проект Примерной инструкции пот делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органа управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь и направить его на согласование в облисполкомы.

Подписывается протокол двумя лицами: председателем и секретарем коллегиального органа. Указываются не должности, а обязанности, исполняемые данными лицам в коллегиальном органе.

Датой протокола будет являться дата заседания, ход которого отражен в протоколе.

В ряде случаев в организациях, действующих на принципах единоначалия, протоколы подлежат утверждению руководителем организации. В наиболее важных случаях принятые решения оформляются приказами.

Охарактеризуйте особенности составления и оформления распорядительных документов издаваемых на основе единоначалия

Совершенствование организационной структуры учреждения, содержания, способов и средств осуществления основной деятельности, обеспечение организации… Распорядительные документы содержат юридически властные предписания субъектов… К распорядительным документам относятся:

Раскройте состав группы организационных документов. Охарактеризуйте формуляр и особенности составления и оформления организационных документов

К данной группе документов относятся: ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ; СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ;

Дайте определение понятия «копия». Назовите виды копий. Охарактеризуйте особенности изготовления и заверения дубликата, факсимильной копии, официально заверенной копии, не заверенной копии, кратной и двукратной копий

Копия документа – это документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

Копия, снятая с документа, должна воспроизводит все реквизиты этого документа (за исключением виз); ее следует оформлять на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста бланка подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.

Характерной особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводится полностью). Поэтому копия документа в большинстве случаев подлежит заверению.

Соответствие копии документа подлиннику оформляется с помощью реквизита «Отметка о заверении копии» ниже реквизита «Подпись» и состоит из следующих элементов: слова «Верно», которое пишется от 0-го положения табулятора с прописной буквы, наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи, даты.

Организация может заверять копии только тех документов, которые создаются в самой организации. Снятие копий с документов допускается с разрешения этих организаций. В виде исключения разрешается изготавливать копии (выписки) документов, выданные другими организациями, при решении вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.).

Копии документов, остающиеся в организации, могут заверяться печатью, на которой воспроизводится название делопроизводственной службы («Общий отдел», «Канцелярия» и др.) или надпись «Для документов». Эта печать проставляется на месте, отведенном для личной подписи, отметка о заверении копии при этом не оформляется. Например:

печать

Директор предприятия В.Н.Хомуцкий

Один из наиболее распространенных видов копий – это копии, которые получают автоматически при печатании документа на пишущей машинке (2-й, 3-й и т.д. машинописные экземпляры) или при распечатке с помощью принтера. Они называются умноженными экземплярами . 1-й экз. (обычно отпечатанный на бланке) после его удостоверения становится подлинником , а остальные – копиями . Эти копии могут заверяться либо с помощью реквизита «Отметка о заверении копии» либо простой печатью, на которой воспроизводится название делопроизводственной службы («Общий отдел», «канцелярия» и др.) или надпись «для документов». Эта печать проставляется на копии документа на месте, отведенном для личной подписи.

Развитие документации привело к дифференциации понятия «копия», в связи с чем оформление различных видов копий имеет свои особенности.

Автоматические (факсимильные) копии определяются как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путем его воспроизводят целиком, включая изображение подписи (факсимиле). Как правило, факсимильные подлинники не нуждаются ни в каком дополнительном удостоверении. К ним относятся документы, получаемые с использованием ксерокса и факса.

Особым видом автоматических (факсимильных) копий являются фото- и светокопии , отличительная черта которых – точное воспроизведение оригинала.

В некоторых случаях факсимильные копии требуют специального заверения, включая приложение печати (как правило, это копии личных документов – свидетельств о рождении, дипломов и т.д.). Слово «копия» на факсимильных копиях не указывается. Следует помнить также, что согласно Положению о порядке изготовления и использования бланков, документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, при тиражировании средствами оперативной полиграфии документов, изготовленных на гербовом бланке с целью рассылки каждая копия должна заверяться печатью.

Свободная копия документа может быть изготовлена рукописным или машинописным способом. Она может полностью воспроизводить текст документа, но абсолютно точно воспроизводить внешние признаки документа. Свободная копия заверяется по всем правилам заверения копии.

С развитием техники передачи документов на расстоянии связано появление двукратных оригиналов и копий документов. Так, при телеграфной и телефонной связи создается два документа – предъявленный для передачи по телеграфу или телефону и полученный посредством этих средств связи. Эти документы характеризуются по-разному. Передаваемая телеграмма имеет личную подпись, заверяется печатью, т.е. ее можно охарактеризовать как подлинник, а получаемую адресатом – умноженным экземпляром.

Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии : «копия с копии», «копия с копии копии» и т.п.

Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверяются.

Нотариальные копии : соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом – нотариусом.

Официально заверенные копии: их соотвествие оригиналу подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).

Простые заверенные копии (в том числе заверенные частными лицами) – удостоверенные без соблюдения необходимых формальностей (нет печати).

Незаверенные копии – не имеющие подтверждения в том или ином виде о своем соответствии подлиннику.

Особый вид копий – дубликат . Дубликат – повторный экз. подлинника официального документа, созданный взамен утраченного или поврежденного и имеющий юридическую силу.

Это копии, имеющие юридическую силу подлинника. Дубликат не характеризуются как второй экз. подлинника, т.к. это повторение документа, т.е. он обладает наиболее характерными признаками копии. Расценивать дубликат как умноженный оригинал неверно, поскольку дубликат иногда имеет отклонения от оригинала (например, дубликат паспорта может быть выдан другим отделением милиции и подписан другим лицом).

Таким образом, в зависимости от предъявляемых требований копия приобретает юридическую силу при соответствующем заверении (в одном случае для придания юридической силы копии достаточно официального заверения, в другом – нотариального и т.д.).

Еще один вид копий – дипломатические копии . Название этого вида копий происходит от слова «дипломатика», обозначающего специальную историческую дисциплину, изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, особенности пунктуации и т.д.).

Принятие в 2000 году Закона Республики Беларусь «об электронном документе» утвердило появление нового вида копий – копии электронного документа.

Копии электронного документа (ЭД) создаются путем удостоверения в установленном порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе (формой внешнего представления ЭД является его воспроизведение на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в виде, доступном для визуального обозрения, и форме, понятной для восприятия человека). Копии ЭД на бумажном носителе должны содержать соответствующее указание на то, что они являются копиями соответствующего ЭД.

Удостоверение формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе может осуществляться:

ü Нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;

ü Индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющим лицензию на осуществление такой деятельности.

15 Дайте определение понятий «выписка», «отпуск». Охарактеризуйте порядок их составления и заверения

Выписка из официального документа – копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке. Широко распространена практика подготовки выписок из приказов по личному составу для включения в личное дело работника.

Выписки оформляются на общем бланке, что позволяет сэкономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа. В выписках из протоколов, приказов, распоряжений, оформляемых на общем бланке, слово «выписка» включается в название вида документа («ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА»).

Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть. Например, если текст приказа состоит из 4-х пунктов, то в текст выписки могут быть включены 1, 2 или 3 пункта. Нумерация этих пунктов сохраняется такой же, как она была в подлиннике при этом констатирующая часть в выписке воспроизводится, как правило, полностью.

Соответствие выписки оригиналу подтверждается путем оформления реквизита «отметка о заверении копии».

«Отметка о заверении копии» ниже реквизита «Подпись» и состоит из следующих элементов: слова «Верно», которое пишется от 0-го положения табулятора с прописной буквы, наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи, даты.

Начальник отдела кадров подпись А.Н.Петров

Указывать слово «Копия» («Копия верна») в заверительной отметке не следует, т.к. само слово «Верно» заключает в себе смысловую нагрузку, указывающую на копийность документа.

При пересылке копии документа в другие организации или передаче на руки частному лицу заверительную отметку заверяют гербовой печатью (в негосударственных организациях – печатью организации). Оттиск печати проставляется так, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, заверяющего копию, и его личной подписи.

Копии документов, остающиеся в организации, могут заверяться печатью, на которой воспроизводится название делопроизводственной службы («Общий отдел»,«Канцелярия» и др.) или надпись «Для документов». Эта печать проставляется на месте, отведенном для личной подписи, отметка о заверении копии при этом не оформляется. Например:

Директор предприятия В.Н.Хомуцкий

При пересылке копии документа в другие организации или передаче на руки частному лицу заверительную подпись заверяют гербовой печатью (в негосударственных организациях – печатью организации). Оттиск печати проставляется так, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, заверяющего копию, и его личной подписи.

Отпуск – это копия исходящего документа, которая остается в деле организации-автора. На копиях исходящих документов реквизиты бланка не воcпроизводится, проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка.

В заверительной отметке, проставляемой на отпусках исходящих документов дату заверения, должность и расшифровку подписи сотрудника, заверившего копию, можно не указывать.

ПодписьА. Н. Евсеенко

Охарактеризуйте функции СДОУ: контрольные, организационные, методические

Дайте определение понятия «документооборот». Охарактеризуйте принципы документооборота

Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в… Документооборот является составной частью ДОУ. Его целью является –… Для рациональной организации документооборота должны учитываться принципы:

Технологическая схема приема и первичной обработки поступающей корреспонденции

Дайте определение понятия «регистрация». Охарактеризуйте системы и формы регистрации, их достоинства и недостатки

Из определения следует, что основная цель регистрации – придать документу юридическую силу, поскольку пока документ окончательно не оформлен (дата и… В зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок… Каждый документ регистрируется только один раз (принцип однократности);

Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

Недостатки:

Журнальная форма регистрации не может обеспечить проведение эффективного контроля исполнения документов и создание быстродействующей справочной системы по документам,

не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации.

Данная форма регистрации практически обеспечивает только учет документов и ее рационально применять в тех случаях, когда регистрируются небольшие объемы документов, такие, как документы об образовании, пропуска, трудовые книжки.

Использование в организациях с небольшим объемом документооборота

Достоинства

20 Дайте определение понятия «регистрация». Раскройте цели и принципы регистрации. Охарактеризуйте особенности регистрации входящих и исходящих… Регистрация документов – запись учетных данных о документе в регистрационной… Из определения следует, что основная цель регистрации – придать документу юридическую силу, поскольку пока документ…

Опишите порядок исполнения документов

Документы рассматриваются, как правило, в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются руководителю по мере поступления. … Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции. Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является…

Директор

Депртамента

По архивам и делопроизводству

Министерства юстиции РБ

Подпись В.И.Адамушко

Документ может быть согласован также посредством письма или коллегиальным органом. В этом случае реквизит «Гриф согласования» оформляют по следующей схеме

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Профкома

00.00.0000 № 00

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министрества

здравоохранения Республики Беларусь

00.00.0000 № 00-00/000

Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля. При наличии двух грифов согласования их располагают на одном уровне. Несколько грифов согласования размещают на документе двумя вериткальными рядами

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Директор Директор

Национального архива Национального исторического

Республики Беларусь архива Беларуси

Подпись В.Д.Селеменев подпись А.К.Голубович

00.00.0000 00.00.0000

Лист согласования прилагается

Лист оформляется следующим образом

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

(Название документа) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО... ...

Дайте определение понятия «контроль исполнения документов». Назовите подразделения и лица, осуществляющие контроль исполнения. Охарактеризуйте виды контроля

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное исполнение документов

Целью срокового контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, получение информации, которая может оценить качество работы структурных подразделений, их руководителей и конкретных исполнителей.

Задачи срокового контроля:

Повседневная проверка сроков исполнения;

Наблюдение за качеством подготовки документов;

Наблюдение за своевременным получением информации от подведомственных организаций и исполнителей;

Фиксация фактов исполнения и неисполнения документов;

Периодический учет и отчетность по результатам контрольной работы;

Анализ исполняемости документов.

Опишите технику контрольных операций

Система контроля исполнения включает: учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до… контроль за сроками исполнения;

Дайте определение понятия «Номенклатура дел». Охарактеризуйте назначение, виды и принципы построения номенклатуры дел

Движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в… Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой… Дело – совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в…

Виды НД.

· Типовые; · Примерные; · Индивидуальные (конкретные).

Принципы построения НД

Пример схемы НД, построенной по структурному принципу: 1. канцелярия; 2. отдел экономического прогнозирования;

Опишите правила составления заголовков дел и их систематизации внутри разделов номенклатуры дел

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу документов дела, быть кратким, доступным для вос­приятия, четким и конкретным.

Заголовок включает:

название рода дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, докладные записки, акты, справки и т.д.);

Пример: Приказы министра... Отчет комитета...

указание адресата или корреспондента документа;

Пример: Переписка с Сонетом Министров Республики Беларусь...

Пример: Отчет комитета о финансово-хозяйственной деятельности... географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела ;

Пример: Отчеты средних школ Борисовского, Березинского, Вилейского, Воложинского и Дзержинского районов Минской области об учебно-воспитательной работе...

указание хронологических рамок документов дела, датировку действий или событий, отраженных в документах, но выходящих за пределы делопроизводственного года ;

Пример: Перспективный план работы фабрики на 1996-2010 гг. указание на копийность документов дела.

В заголовках нельзя использовать неконкретные формулировки (типа "разная переписка", "отчеты по вагонам", "натуроплата" и пр.), определения, в которых вид документа заменен неким действием ("исследование", "рассмотрение" и т.д.).

В заголовках термин "дело" используется при заведении личных, судебных, арбитражных дел, а также при объединении различных документов, связанных последовательностью решения какого-либо вопроса.

Пример: Дело о рассмотрении жалобы Иванова ИИ. ...

Термин "документы" используется:

при группировке в дело документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства (в конце подобного заголовка указывается не более трех основных разновидностей документов данного дела);

Пример: Документы о проведении Республиканской спартакиады школьников (положение, протоколы, отчеты и др.); в делах, содержащих приложения к основному документу или группе документов.

Пример: Документы к протоколам №№... заседаний Ученого совета (доклады, информации, справки и др.).

В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими разнородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) указанных корреспондентов, как правило, не перечисляются.

Пример: Переписка о поставке продукции на экспорт.

В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими однородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) корреспондентов указываются обобщенно. Пример: Переписка с банками по вопросам финансирования и кредитования...

Переписка с гражданами о выплате пенсий и пособий.

Систематизация заголовков в разделах номенклатуры дел обусловлена степенью их значимости и взаимосвязи. Заголовки систематизируются в следующем порядке: законы Республики Беларусь, постановления Национального собрания Республики Беларусь, указы, декреты, распоряжения Президента Республики Беларусь, распоряжения Администрации Президента Республики Беларусь, постановления и распоряжения Совета Министров Республики Беларусь, уставы (положения об организации), протоколы, приказы, штатные расписания, планы (годовые и текущие), отчеты (годовые, квартальные, месячные), информации, справки, сведения, акты, переписка. Порядок систематизации прочих категорий дел определяется составителем номенклатуры в соответствии с их значимостью.

Систематизация заголовков в разделах номенклатуры дел обусловлена степенью их значимости и взаимосвязи. Заголовки систематизируются в следующем порядке:

законы Республики Беларусь,

постановления Национального собрания Республики Беларусь,

указы, декреты, распоряжения Президента Республики Беларусь,

распоряжения Администрации Президента Республики Беларусь,

постановления и распоряжения Совета Министров Республики Беларусь,

приказы, распоряжения вышестоящих организаций,

организационные документы (уставы, положения об организации и СП, штатные расписания, должностные инструкции, правила),

распорядительные документы организации (приказы),

планы (годовые и текущие), отчеты (годовые, квартальные, месячные),

информации, справки, сведения, акты,

переписка.

Порядок систематизации прочих категорий дел определяется составителем номенклатуры в соответствии с их значимостью.

Систематизация однородных дел осуществляется по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Опишите порядок составления, согласования и оформления номенклатуры дел структурного подразделения

НД структурного подразделения составляется на бланке структурного подразделения, заголовком данной НД является год, на который она составляется.

Заголовком данной НД будет являться год, на который она составляется.

НД структурного подразделения составляется на основе организационных документов (положения об организации, структурном подразделении, должностных инструкций работникам данного структурного подразделения).

НД структурных подразделений составляется лицом, ответственным за документацию с привлечением ведущих специалистов, знающих функции, задачи и документацию эти подразделений, визируется зав. архивом, согласовывается ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем структурного подразделения с указанием даты подписания.

Текст строится в виде таблицы, перед которой приводится название с указанием индекса этого отдела:

В графе 1 указываются индексы дел, состоящие из номера структурного подразделения и номера дела по порядку.

В графе 2 указывается наименования разделов и подразделов и все заголовки дел постоянного и временного хранения, заводимых в организации в календарном году, включая дела с грифом ограничения доступа к документам, незаконченные делопроизводством дела (переходящие), справочные картотеки к документам. В НД не включаются печатные издания, алфавиты, указатели и др. вспомогательные документы.

Систематизация заголовков в разделах НД обусловлена степенью их значимости и взаимосвязи. Заголовки систематизируются в следующем порядке:

Законы РБ;

Постановления Нац. собрания РБ;

Указы, декреты, распоряжения Президента РБ;

Распоряжения Администрации Президента РБ;

Постановления и распоряжения СМ РБ;

Организационные документы организации (положения, уставы);

Распорядительные документы вышестоящей организации;

Распорядительные документы руководителя организации;

Протоколы,

Информации;

Сведения и др.

Графа 3 заполняется в конце календарного года. В ней указывается кол-во дел (томов, частей).

В графе 4 указываются срок хранения и номер ст. по Перечню документов с указанием сроков хранения.

В графе 5 указываются различные отметки СДОУ – о передаче дел в другие организации, утрате дел, переходящих делах, включение дел в акт об уничтожении.

НД СП составляется в 4-м квартале текущего года на следующий год. Во вновь созданных организациях – в любое время.

В конце делопроизводственного года к НД СП составляется итоговая запись с указанием кол-ва категорий дел.

Итоговую запись подписывает руководитель СП.

При передаче итоговых сведений В СДОУ подписывает также итоговую запись лицо, передавшие эти сведения в СДОУ.

После оформления НД структурного подразделения передается в службу ДОУ для составления и оформления НД организации.

Служба ДОУ контролирует работу по разработке НД структурных подразделений и оказывает методическую помощь составителям.

НД структурных подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив.

Опишите порядок составления, согласования, оформления и утверждения номенклатуры дел организации

Во вновь созданном учреждении НД составляется в любое время года, а затем к началу делопроизводственного года (к 1 января). Точно также… НД согласовывается с государственным архивом 1 раз в 5 лет или после… Прежде, чем составить НД, необходимо тщательно изучить состав, содержание и кол-во документов, циркулирующих в…

Дайте определение понятия «формирование дел». Охарактеризуйте особенности формирования отдельных категорий документов в дела

Формирование дел – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство… Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов «В дело №». При этом проверяется правильность…

Дайте определение понятия «оформление дел». Охарактеризуйте полное и частичное оформление дел. Назовите категории документов, подлежащие полному и частичному оформлению

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного (делопроизводственного) года. Оформление включает комплекс работ по технической обработке дел и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи архива и под контролем службы ДОУ и архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление заверительной надписи;

составление внутренней описи документов дела (в необходимых

случаях);

оформление реквизитов обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы дел хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация дел не проводится, не составляются внутренние описи и заверительные надписи.

Документы, включенные в дело постоянного хранения, подшиваются в четыре прокола в твердую обложку (при объеме дела до 50 листов) или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (чертежи, рукописи и т.п.), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).

При наличии в деле невостребованных личных документов (трудовых книжек, паспортов и т.п.) они вкладываются в конверт, который подшивается в это дело или подклеивается с обратной стороны обложки дела.

В конце каждого дела подшиваются бланки форм или чистые листы для заверительной надписи, а в начале дела (в необходимых случаях) - бланки форм для внутренней описи документов дела.

Все листы в деле, кроме заверительной надписи и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Если дело имеет несколько томов, то листы каждого тома нумеруются самостоятельно.

Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если документы подклеены одним краем, то каждый из них нумеруется отдельно.

Имеющиеся в деле конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело.

При наличии большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, а старая зачеркивается, но сохраняется в деле. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов.

Пример. 15а, 15б и т.п.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись на листе-заверителе дела, который помещается в конце дела (в книге – на оборотной стороне последнего чистого листа).

Заверительная надпись заполняется по установленной форме. В листе-заверителе дела по личному составу допускается исключение из указанной формы граф 1-2, если дело не имеет конверта с вложениями. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа заверителя или чистого листа формата А4 (для дел по личному составу, не имеющих конвертов с вложениями, допускается формат А5), то они подклеиваются или подшиваются в конце дела.

В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела; количество листов внутренней описи (при ее наличии); наличие литерных листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями и документами (исключение - личные дела); номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов; фиксируются результаты проверок нумерации и физического состояния дела.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровкой подписи и обозначением даты составления.

В делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские

свидетельства и патентные изобретения и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в организации или специальными инструкциями и положениями.

Во внутренней описи указываются порядковые номера документов в деле, индексы (при наличии), даты, заголовки документов, а также номера листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Данные листы имеют отдельную нумерацию и их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и обозначением даты составления описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по установленной форме.

Обязательными реквизитами обложки являются:

наименование вышестоящей организации, организации и структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре дел;

заголовок дела;

дата дела или крайние даты документов, входящих в дело;

количество листов в деле;

срок хранения дела; архивный шифр дела.

При оформлении обложки дел наименование вышестоящей организации, организации и структурного подразделения указывается полностью в именительном падеже. Если организация или вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного наименования.

Пример. Министерство юстиции Республики Беларусь (Минюст).

Если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, на обложке указывается последнее название, а старое заключается в скобки.

Индексы и заголовки дел на обложках указываются в соответствии с номенклатурой дел организации. В заголовки дел с распорядительными документами, протоколами вносятся их номера.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

Пример. Приказы №№ 1-30 директора института по основной деятельности. Копии.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Если в деле имеются документы - приложения за более ранний период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается помета: "Имеются документы за... год(ы)".

Даты планов, отчетов, штатных расписаний, дел, содержащих один документ, отражаются в заголовках дел.

На обложке дел, содержащих ряд разновременных документов (приказы, протоколы, справки, информации, переписка и т.д.), указываются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления, утверждения) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело.

В делах постоянного и временного хранения дата обозначается на обложке арабскими цифрами.

Пример. 21.09.1997.

Если число или месяц выражаются однозначными числами, то перед ними следует ставить нули.

Пример. 01.05.1997.

Количество листов в деле выносится на обложку на основании заверительной надписи дела.

Срок хранения переносится на обложку дела из НД организации после уточнения его по соответствующему перечню документов. На делах постоянного хранения помещается надпись: "Хранить постоянно", а на делах временного хранения - "Хранить... лет".

При внесении дела в опись на обложке проставляется архивный шифр дела, включающий номер фонда (Ф.), номер описи (Оп.) и номер дела (Д.).

Пример. Ф.4. Оп.1. Д.320.

Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается предварительное заполнение формы обложки на пишущей машинке или компьютере с последующей наклейкой ее на обложку дела.

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

Дела организаций подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводится работниками структурных… В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление… Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела…

Дайте определение понятия «опись дел». Назовите виды описей. Опишите порядок составления, оформления, согласования и утверждения описи дел структурного подразделения.

Опись дел – это информационно-поисковый справочник, содержащий систематизированный перечень ед. хранения и предназначенный для их учета, закрепления систематизации, раскрытия состава и содержания. Опись служит также целям оперативного поиска дел в организации.

Описи дел составляются отдельно на:

Дела постоянного хранения;

Дела по личному составу;

Дела временного (свыше 10 лет хранения);

Дела состоящие из документов, заводимых только в данной организации (научные отчеты по темам, техническую и технологическую документацию).

Самостоятельные описи могут составляться и на некоторые виды ОРД (приказы, постановления, протоколы).

Дела профкома включаются отдельным разделом в НД организации и через год после завершения их делопроизводством также передаются в архв по отдельной описи, подготовленной профкомом. Дела профкома в архиве организации включаются отдельным разделом в годовой раздел сводной описи дел пост. хранения.

В СП описи дел составляются ежегодно по установленной форме под методическим руководством архива. Указанные описи представляются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве. Например, годовой раздел описи, включающий дела, законченные делопроизводством в 2008 году, должен быть представлен в архив не позднее 31 декабря 2010 г.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел СП несут руководители этих подразделений.

Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации. Производится просмотр дел, при котором проверяется:

соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

правильность оформления и группировки документов, включенных в

качество подшивки или переплета;

нумерация листов дела;

наличие внутренней описи дела в случаях, оговоренных в нормативно-правовых актах, и правильность ее оформления;

наличие заверительной надписи и правильность ее оформления.

Все обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в СП.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, СП принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиски оказались безрезультатными, то на искомые дела составляется справка о причинах их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив.

При составлении описи дел СП необходимо соблюдать следующие требования:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе НД;

графы описи (порядковый номер, индекс, заголовок, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела) заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;

при внесении в годовой раздел описи подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

Пример. Переписка с фирмой "Спектр" о поставке оборудования.

То же с фирмой "Технология".

Графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим СП организации, наличии копий и т.п.

В конце описи на отдельном листе составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается руководителем службы ДОУ организации, ЭК СП (при ее наличии) и утверждается руководителем СП подразделения организации.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух, а при наличии ЭК - в трех экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу ЭК.

После передачи дел в архив описи дел СП хранятся в архиве постоянно или до передачи дел в госархив в деле фонда. Экземпляры, не включенные в дело фонда, хранятся в структурных подразделениях.

Описи, подготовленные СП организации, служат для подготовки сводной описи дел организации, которую составляет зав. архивом. В организациях, где нет должности зав. архивом, составление годовых разделов описей дел осуществляет канцелярия (секретарь) или лицо, назначенного приказом руководителя ответственным за архив.

описательная статья описи дел СП включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела (указывается в описях дел, срок хранения которых свыше 10 лет, в том числе в описях дел по ЛС);

примечание.

Основными требования при составлении описи дел являются:

наличие полного комплекта включенных в опись документов (дел), образовавшихся в деятельности СП;

правильность описания дел;

соблюдение при составлении описи дел принципов систематизации дел;

составление описи в установленные сроки;

правильность оформления описи.

Перед внесением заголовков дел в опись проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись, количеству заведенных дел по НД СП. При просмотре дела проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов дела; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дел; правильность нумерации листов в деле; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и правильность ее составления; наличие и правильность заверительной надписи дела; оформление обложки дела. Нарушения установленных правил формирования и оформления дел в СП должны быть устранены.

В опись включается весь комплекс дел на определенный вид документов, образовавшихся в процессе деятельности СП, то есть не только дела, заведенные в соответствии с НД, но и дела, поступившие из других СП или организаций и не предусмотренные НД. В описи включаются незавершенные делопроизводством (переходящие) дела, о чем в графе «Примечание» последующих разделов описей до их закрытия делаяется отметка: «Документы по данному году см. также в разделе за __________ год №________».

В описи дел пост. хранения могут включаться дела временного срока хранения, имеющие отметку ЭПК, например: «5 лет ЭПК»; «10 лет ЭПК». Как правило, это дела, вопрос об отнесении которых к постоянному или временному сроку хранения не был решен при проведении ЭЦ в СП.

Отдельные дела, необходимые работникам СП в работе на протяжении длительного периода времени и оставленные на хранение в СП, подлежат обязательному включению в годовые разделы описи дел. После их описания в архиве в годовом разделе сводной описи дел архивом организации оформляется акт передачи этих дел во временное пользование СП, хранящему их.

Если обнаружено, что в СП отсутствуют дела, числящиеся по НД, принимаются меры по их розыску. Найденные дела затем включаются в опись. На дела, не обнаруженные в процессе розыска, факт уничтожения которых установлен, в СП составляется справка о причинах отсутствия этих дел. Справка подписывается руководителем СП и передается вместе с описью этого СП в архив организации.

При составлении описи дел СП соблюдаются следующие правила.

Аннотация документов или повторные указания заголовков дел (отсылочные заголовки) порядковых номеров не имеют.

Нумерация дел в описи производится в валовом порядке. Ошибочное повторение номеров дел устраняется путем проставления буквенных обозначений к повторному номеру дела (литерные номера). Для удобства заполнения первой графы описи целесообразно, чтобы количество дел, внесенных в нее, не превышало четырехзначного числа. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером.

Во вторую графу описи выносятся индексы дел по НД (01-04, 02-08, 03-05).

В том случае, если дело сформировано из нескольких дел, указываются индексы этих дел. При этом следует учитывать, что при внесении в опись в опись дел по ЛС уволенных работников их индексами (графа 2 описи) будут являться порядковые номера, присвоенные им по книге учета личных дел.

В третьей графе описи указывается заголовок дела, аннотации документов, обозначение годового раздела описи (если опись СП составляется по хронологическому принципу, то есть за 2-3 года одновременно).

Заголовок дела, включаемого в опись, должен полностью совпадать с заголовком на обложке дела.

При последовательном внесении в опись дел с однородным содержанием и однотипными заголовками полностью выносятся только заголовок первого дела. Последующие заголовки обозначаются словами «То же» с вынесением в заголовок всех различий (дата, номера документов, количество листов в деле, буквы алфавита) и номера тома (части) дела. Номер тома (части) дела обозначается арабскими цифрами.

Следует иметь в виду, что на каждом новом листе описи заголовок дела вновь воспроизводится полностью. Систематизация дел в описи определяется видом документов, включаемых в нее. При составлении описи дел СП систематизация дел устанавливается архивом организации. Расположение наименований дел в третьей графе описи дел постоянного срока хранения аналогично расположению их в НД СП. Вначале указываются дела с организационными документами, затем дела с распорядительными документами вышестоящей организации и дела с распорядительными документами руководителя данной организации. После этих дел помещаются протоколы, планы, отчеты, договоры, докладные записки, переписка.

В описи дел по ЛС, составляемой кадровой службой, дела составляются также в определенной последовательности, что облегчает их поиск. Все дела располагаются по делам их составления. Если в деле сформированы документы за несколько лет, то дело относится к тому году, в котором оно начато. Личные дела, личные карточки уволенных работников относятся к тому году, в котором они были закончены, т.е. к году увольнения.

Примерная схема расположения дел в описи по ЛС:

Приказы по ЛС (прием, перемещение, увольнение);

Личные карточки работников;

Личные дела уволенных работников №

Список (штатно-списочный состав) работников;

Невостребованные трудовые книжки и другие личные документы работников.

В годовом разделе описи дел по ЛС личные дела и личные карточки, невостребованные личные документы систематизируются по алфавиту.

В организациях, где за год образуется небольшое количество дел по ЛС, могут составляться не годовые разделы описи кадровой службы, а разделы описи по ЛС, включающие дела за 2-3 года

На отдельные категории дел по ЛС (личные дела уволенных работников, личные карточки уволенных работников) допускается составлять отдельные описи дел (приложение 5.) Даты документов и кол-во листов в деле полностью переносятся с обложки дела и указываются, соответственно, в четвертой и пятой графах описи.

В описи дел пост. срока хранения графа «Примечание» заполняется с целью пояснения заголовка к делу, при изменении учетных сведений («выбыло», «передано»), при обозначении исковых данных аннотаций на документы или дела («См. д. №», «Утв. Приказом № ___от ______») и в др. случаях.

Кроме того, в данной графе делаются необходимые отметки о физическом состоянии дела или отдельных документов в нем, о передаче дел СП, о наличии копий.

В описях дел временного (свыше 10 лет срока) и по ЛС в графу: переносятся срок хранения и номер ст. По перечню, указанные в НД. В этих описях графа «Примечание» числится по номером 7.

При заполнении графы 6 (Срок хранения и ст. По перечню) используются два перечня типовых документов с указание сроков хранения. Это Перечень типовых документов органов госвласти и управления, учреждений, организаций и предприятий РБ по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению госимуществом, приватизации, внешенэкономическим связям с указанием срока хранения и Перечень типовых документов органов госвласти и управления, организаций РБ по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, соцзащите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения.

При определении сроков хранения документов руководствуются и так называемыми ведомственными перечнями. В ведомственных перечнях дан более полный список видов документов применительно к деятельности организаций тех или иных отраслевых систем.

После завершения составления описи дел СП она соотвествующим образом оформляется.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись. В итоговой записи цифрами и прописью указываются кол-во дел, внесенных в опись, первый и последний номер каждого дела по описи, а также литерные и пропущенные номера (если они имеются в деле).

Вслед за итоговой записью указываются должность и фамилия составлителя описи, проставляется его подпись и дата.

В данную опись внесено 10 (десять) дел с № 1 по № 10, в том числе и литерные номера: 8 а

пропущенные: 4

Зав. канцелярией подпись В.В.Андреева

Затем опись СП согласовывается с руководителем СДОУ. Если, помимо экспертной комиссии организации, есть экспертная комиссия, созданная непосредственно в СП, опись согласовывается с экспертной комиссией этого СП. Утверждается опись дел руководителем СП. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу описи.

Кол-во составляемых экз. описи зависит от наличия экспертной комиссии в СП. Если такая имеется, то опись составляется в 3-х экз. 1-й – хранится в СП, 2-й – вместе с делами передается в архив организации, 3-й – прилагается к протоколам заседания экспертной комиссии, на которм опись дела былв рассмотрена.

При отсутствии экспертной комиссии в СП опись составляется в 2-х экз.:

1-й – передается вместе с делами в архив,

2-й – остается в качестве контрольного в СП.

На обложках дел, внесенных в опись дел СП по согласованию с архивом организации, производится временная шифровка дел. При шифровке дел их номера по описи проставляюстся в нижнем левом и правом верхнем углу обложки дела мягким черным карандашом. Эти шифры являются временными, так как после включения дел в годовые разделы сводной описи дел организцаии на них проставляются номера по этой сводной описи дел (архивный шифр дела).

Описи дел СП подразделений хранятся до согласования годового раздела сводной описи дел организации пост, врем. (свыше 10 лет) и по ЛС с ЭПК, ЭМК госархива. Этот порядок установлен для госорганизаций, передающих документы на хранение в госархивы, и для негосударственных организаций, заключающих договор с госархивами.

Описям СП присваиваются номера по реестру описей, который вдется в архиве организации. Номер описи дел СП состоит из цифрового обозначения СП по НД и указания года составления описи: 01-2001; 02-2001; 03-2001.

Следует обратить внимание на особенности присвоения номеров описям дел временного (свыше 10 лет) хранения и по ЛС: в номера добавляется начальная буква наименования категории документов, включаемых в опись. Так, к описи дел временного (свыше 10 лет) добавляется буквенное обозначение «В», а к описи дел по ЛС – буквенное обозначение «л/с»: 02-л/с-2005, 01В-2005.

Передача дел СП в архив организации осуществляется по описи в соответствии с графиком, утвержденным руководителем организации.

Описи, подготовленные СП, служат основой для подготовки годового раздела сводных описей дел пост., временного хранения и по ЛС, которую составляет архив организации (лицо, ответственное за архив).

Приложение

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

И по личному составу структурного подразделения

Общественной организации) организации

Наименование организации Наименование структурного подразделения (общественной организации) Опись №… № п/п Индекс дела (тома, части) Название …

Дайте определение понятия «экспертиза ценности документов». Охарактеризуйте ее назначение. Опишите критерии, принципы и порядок проведения экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов - это определение ценности документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся:

роль и место организации в системе государственного (негосударственного) управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы, объединения), значимость выполняемых ею функций;

время и место образования документов.

К критериям содержания относятся:

значимость события (явления, предмета), отраженного в документе;

целевое назначение, вид и разновидность документа.

К критериям внешних особенностей документа относятся:

юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей); наличие резолюций, помет; особенности передачи текста;

особенности материальной основы документа и его физического состояния.

Организация экспертизы ценности документов

Состав документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и сроки хранения документов определяются типовым и ведомственными (отраслевыми)… Типовой перечень (перечень типовых документов) включает документы,… Ведомственные перечни включают документы, отражающие специфические функции организаций, присущие определенной…

Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор… постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив; временного (до 10 лет включительно) хранения для дальнейшего хранения в структурных подразделениях;

Проведение экспертизы ценности документов в архиве

Поступившие в архив документы временного (свыше 10 лет) хранения по мере истечения сроков их практического использования выделяются к уничтожению.… Экспертиза ценности проводится постоянно по мере поступления дел от… При экспертизе ценности документов в архиве осуществляется комплексный анализ состава документов организации, начиная…

Охарактеризуйте назначение СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформления документов». Опишите разделы СТБ 6.38-2004

Результатом унификации и стандартизации является стандарт, в котором закреплены нормы и требования, предъявляемые к объекту унификации и стандартизации. В случае унификации и стандартизации управленческой документации основным стандартом в РБ является СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ. Система ОРД. Требования к оформлению документов» , в котором и закреплены требования к оформлению ОРД.

Наряду с другими нормативными документами СТБ 6.38-2004 входит в состав УСОРД.

После распада СССР возникла необходимость создания собственных стандартов в области ДОУ, которые устанавливали требования к составлению, оформлению управленческой документации. Первым стандартом, устанавливающим требования к оформлению управленческой документации в РБ являлся СТБ 6.38-95. Данный стандарт был введен в действие 01.07.1996. В 1998 году в него были внесены изменения, касающиеся оформления почтового адреса.

СТБ 6.38-95 устанавливал состав реквизитов (32), правила их оформления. В данном СТБ были также приведены в качестве приложения бланк для писем, общий бланк и формуляр-образец.

В связи с развитием информационных технологий, появлением новых средств создания и тиражирования документов, появлением организаций новых форм собственности и новых общегосударственных классификаторов был принят СТБ 6.38-2004, который был введен в действие постановлением Госстандарта РБ № 64 от 21.12.2004.

Стандарт основан на следущих нормативных актах:

ОКРБ 004-2001 Органы государственной власти и управления.

ОКРБ 018-2003 Юридические лица и индивидуальные предприниматели.

ОКРБ 010-95 Унифицированные документы.

ТКП 1.5-2004 Система технического нормирования и стандартизации РБ. Правила построения, изложения, оформления и содержания технических кодексов установившейся практики и госстандартов.

ГОСТ 3489.2-71 Шрифты типографские. Гарнитура Журнальная рубленая (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость.

ГОСТ 3489.6-71 Шрифты типографские. Гарнитура Плакатная (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость.

ГОСТ 3489.10-71 Шрифты типографские. Гарнитура Обыкновенная (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость.

ГОСТ 3489.33-71 Шрифты типографские. Гарнитура Литературная (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость.

СТБ 6.38-2004 устанавливает область применения. Данный стандарт распространяется на УСОРД и все документы, входящие в нее. (п. 1)

СТБ 6.38-2004 устанавливает состав реквизитов и требования к оформлению реквизитов документов (пп. 3, 5), а также требования к бланкам и текстам документов (п. 4).

В составе реквизитов СТБ 6.38-2004 по сравнению с СТБ 6.38-95 есть некоторые отличия. Так, в связи с появлением новых классификаторов ОКРБ 004-2001, ОКРБ 018-2003 вместо реквизита «код организации по ОКПО» был введен реквизит «код организации по ОКОГУ и ОКЮЛП» (в зависимости от формы собственности). Также в связи более широким применением ПК вместо пишущих машин был исключен реквизит «Предупредительный знак». Вместо него был введен реквизит «Гриф приложения», которого в СТБ 6.38-95 не было.

СТБ устанавливает 2 вида бланка (общий и для писем).

Для оформления бланков используются формат А4 и А5 (для небольших по объему документов).

СТБ устанавливает также размеры полей:

Верхнее и нижнее – 20 мм;

Левое – 30 мм;

Правое – не менее 8 мм.

СТБ устанавливает также способы расположения и варианты оформления реквизитов и размеры шрифтов при изготовлении бланков типографским способом.

В связи с распространением информационных технологий в области изготовления документов СТБ устанавливает также требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств (п. 6). Так, текст на бланке формата А4 на ПК оформляется через1,5 интервал, а на бланке А5 – через 1 или точно 14 пт. Текст печатается гранитурой Times New Roman, размер шрифта – не менее 13 пт.

Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через интервал точно 14 пт.

В СТБ также установлены стандартные положения табулятора (отступы на ПК) в мм.

0 –граница левого поля;

1 – 12,5 мм на ПК;

В качестве приложения к СТБ приведен формуляр образец, на котором указаны размеры и площади расположения реквизитов, общий бланк (форма общего бланка с продольным расположением реквизитов на 2 языках, форма бланка с угловым расположением реквизитов на одном языке, общий бланк с продольным расположением реквизитов на одном языке), бланк для писем с продольным расположением реквизитов на двух языках.

Т.о. исходя из всего вышесказанного можно определить, что СТБ 6.38-2004 как итог унификации и стандартизации в РБ в области ОРД, является основным нормативным документом при составлении и оформлении документов, т.к. устанавливает состав реквизитов, порядок их оформления, формы бланков, порядок их применения, и формуляр-образец для всех ОРД с учетом применения информационных технологий.

Практическая часть

Составьте и оформите письмо-запрос

Просим разместить в газете «Минский курьер» информацию о поступивших в колледж…

Составьте и оформите письмо-ответ

Главный редактор Подпись Н.А.Крот Вилкова 256 09 45

Составьте и оформите письмо-напоминание

Напоминаем Вам, что 13.01.2008 был заключен договор № 512 о поставке офисной мебели, срок исполнения которого истекает 19.04.2008. Убедительно просим исполнить обязательства до предусмотренного срока или мы… Зам. генерального директора

Составьте и оформите гарантийное письмо

Просим организовать фуршет от имени министра иностранных дел – заместителя премьер-министра Республики Беларусь – 29 августа в 18.30 на 55… Оплату гарантируем. Первый заместитель

Составьте и оформите письмо-извещение

Генеральный директор Подпись А.П.Сторыгин

Составьте и оформите письмо-приглашение

О проведении семинара Приглашаем Вас на семинар, посвященный изменениям, внесенным в Инструкцию о… Для участия в семинаре необходимо перечислить 80 000 руб. (включая НДС) за каждого участника на наш расчетный счет до…

Составьте и оформите распоряжение

Об обеспечении выполнения плана вязального цеха в IV квартале 2008 года

Составьте и оформите инициативный приказ по основной деятельности

Открытое акционерное общество “Гранит” (ОАО “Гранит”) ПРИКАЗ … О создании экспертной комиссии и проведении экспертизы ценности

Составьте и оформите приказ по основной деятельности во исполнение

О переносе рабочего дня 8 мая на субботу 26 мая 2008 года

Составьте и оформите справку личного характера

Заработная плата Тернова А.С. в 2008 году составила: август – 256000 руб., сентябрь – 260000 руб., октябрь – 300000 руб. Директор инстута Подпись В.Н.Митин печать Главный бухгалтер Подпись Т.А.Довгань

Составьте и оформите справку служебного характера

О закупке средств вычислительной техники за период с 01.01.2007 по 01.01.2008

Составьте и оформите внутреннюю докладную записку

безопасности Отдел техники безопасности неоднократно информировал Вас о несоблюдении… Прощу срочно принять меры по обеспечению безопасности ведения работ на строительном участке.

Составьте и оформите сопроводительное письмо

ГЕРБ Міністэрства эканомікі Рэспублікі Беларусь Министерство экономики Республики Беларусь … Во исполнение поручения Совета министров Республики Беларусь от 9 января 2008… Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Составьте и оформите указание

О рассмотрении предложения германской фирмы «Фос+Гош» об организации совместного

Составьте и оформите акт

О списании имущества Основание: приказ генерального директора ООО «Трикотаж» от 19.06.2008 № 29 «О проведении инвентаризации имущества»

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным для Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

1. Успешный американский бизнесмен М. Смолл, исходя из собственного опыта, сформулировал пять правил достижения предпринимательской цели (идеи). Возможно, они помогут и вам:
   • Примите решение: «Я могу делать деньги». В наше время а нашей стране человек может стать богатым.
   • Для того чтобы зарабатывать деньги, вы должны думать об этом постоянно - во время еды, прогулки и даже ночью, когда спите.
   • Существует много областей деятельности, в которых вы можете добиться успеха. Ищите, и вы найдете их.
   • Вы будете ошибаться. Но не падайте духом. Учитесь на своих и чужих ошибках. Начинайте с того момента, где вы споткнулись. Идите вперед!

1. Когда вы остановитесь на какой-либо идее, постоянно продумывайте ее, развивайте и не оставляйте до тех пор, пока не достигнете цели.
2. К приведенным советам стоит добавить и еще один: не забывайте о правовых нормах регулирования предпринимательской деятельности, следите за изменениями в законодательстве. Это действительно немаловажно для успешного развития вашего бизнеса: ошибка в правовых вопросах предпринимательской деятельности может вам обойтись слишком дорого.

Документы

Статья 14.1. Осуществление предпринимательской деятельности без государственной регистрации или без специального разрешения (лицензии)

1. Осуществление предпринимательской деятельности без государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя или без государственной регистрации в качестве юридического лица - влечет наложение административного штрафа в размере от пяти до двадцати минимальных размеров оплаты труда. <...>

Статья 171. Незаконное предпринимательство

1. Осуществление предпринимательской деятельности без регистрации или с нарушением правил регистрации, а равно представление в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, документов, содержащих заведомо ложные сведения, либо осуществление предпринимательской деятельности без специального разрешения (лицензии) в случаях, когда такое разрешение (лицензия) обязательно, или с нарушением лицензионных требований и условий, если это деяние причинило крупный ущерб гражданам, организациям или государству либо сопряжено с извлечением дохода в крупном размере*, - наказывается штрафом в размере от трехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда... либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов... либо лишением свободы на срок до трех лет.

* Доходом в крупном размере признается доход, сумма которого превышает двести минимальных размеров оплаты труда.

Вопросы и задания к документу

1. Охарактеризуйте представленные документы.
2. Почему за одно и то же правонарушение (осуществление предпринимательской деятельности без регистрации) наступают различные правовые последствия?
3. Приведите пример, который соответствовал бы статье 14.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
4. Приведите пример, который соответствовал бы статье 171 Уголовного кодекса РФ.

Вопросы для самопроверки

1. Дайте определение предпринимательских правоотношений. Какие законы регулируют предпринимательские правоотношения?
2. Что мешает развитию производственного предпринимательства?
3. Какие принципы лежат в основе предпринимательского права? Прокомментируйте их.
4. Что подразумевается под обоснованием предпринимательской идеи? Попробуйте привести конкретный пример.
5. Чем отличается Устав от Учредительного договора?
6. Что такое лицензия? Какова цель лицензирования?
7. Что влечет за собой осуществление предпринимательской деятельности без государственной регистрации?

Задания

1. Заполните сравнительную таблицу организационно-правовых форм предпринимательской деятельности.
2. Подумайте, какое свое дело вы смогли бы открыть. Опираясь на материал параграфа, выберите организационно-правовую форму для осуществления предпринимательской деятельности. Обоснуйте свой выбор.
3. Составьте памятку «Для начинающего предпринимателя». Укажите, какие документы необходимо собрать, где пройти регистрацию для того, чтобы открыть свое дело.
4. Николай Р. и Петр С. решили заняться предпринимательством - создать свое охранное агентство. Молодые люди заключили Учредительный договор между гражданами Николаем Р. и Петром С. о создании товарищества на вере, в регистрации которого... им было отказано. Чего не учли будущие предприниматели?
5. Современный американский экономист П. Друкер написал: «То, что фирма думает о своей продукции, не самое главное, особенно для будущего бизнеса или для его успеха. Что потребитель думает о своей покупке, в чем видит ее ценность - вот что имеет решающее значение, определяет сущность бизнеса, его направленность и шансы на успех». Прокомментируйте высказывание ученого.

Мысли мудрых

«Предприниматель - это человек, использующий любую возможность с максимальной выгодой».

П. Друкер, современный американский ученый

В систему распорядительных документов входят не только приказы. Чем крупнее и старше организация, тем чаще она использует и другие виды распорядительной документации: постановления, решения, распоряжения, указания. Охарактеризуем все эти виды документов, а также рассмотрим на примерах особенности оформления и хранения каждого их них.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

В отличие, например, от информационно-справочных документов, каждый из которых имеет собственные цели и задачи, все распорядительные документы издаются с единой целью: довести до исполнителей волю руководства.

Различие между ними только в «ранге» самого распорядительного документа: каждый из них стоит на собственной ступеньке иерархической лестницы, причем какое-либо перемещение по этой иерархии совершенно исключено (рис. 1).

Определимся с целевым назначением каждого из этих документов. Источник всех определений - «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации» (ВНИИДАД, М., 2014).

■ Постановление

Авторами большей части постановлений являются государственные органы Российской Федерации либо ее субъектов. Значительное количество этих документов принимают также коллегиальные органы управления организацией.

Постановление является высшим по значимости распорядительным документом, а значит, и издается оно высшим по значимости коллегиальным органом управления в особо важных случаях.

Так, постановлением можно оформить решение собрания акционеров о реорганизации акционерного общества, о его ликвидации или об изменении организационной структуры (Пример 1).

■ Решение

Второй вариант нас не интересует, так как к общему делопроизводству организации не относится.

Исполнительным и совещательным коллегиальным органам организации в большинстве случаев для документирования своих управленческих действий вполне хватает решений (Пример 2).

■ Приказ

Приказ, несомненно, является наиболее распространенным из всех распорядительных документов. Даже в самой маленькой организации есть необходимый минимум приказов (в отличие от других видов распорядительной документации).

Приказы издаются генеральным директором и только им: в определении документа фигурирует слово «единолично».

Право на подписание приказов может быть передано генеральным директором заместителю или другим топ-менеджерам, но важно учитывать следующие моменты:

Передача этого права обязательно оформляется письменно (издается, опять же, приказ или оформляется доверенность);

При передаче строго оговаривается срок действия полномочий и то, какие виды приказов может подписывать каждый конкретный топ-менеджер.

Самый распространенный вариант: заместитель наделяется такими правами на период отсутствия генерального директора. Как только руководитель возвращается из командировки или из отпуска, действие полномочий завершается.

Различают следующие виды приказов:

По основной деятельности;

По административно-хозяйственной деятельности (АХД);

По личному составу.

Последними занимается отдел кадров, и рассматривать мы их не будем. Приказы по основной и по административно-хозяйственной деятельности имеют разные сроки хранения: «постоянно» и 5 лет соответственно.

Круг тем, относящихся к административно-хозяйственной деятельности, очерчен в единственном источнике - Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее - Перечень 2010). На основании этих сведений можно сделать вывод, что к приказам по АХД относятся приказы, касающиеся:

Соблюдения правил внутреннего распорядка деятельности;

Эксплуатации зданий и помещений;

Транспортного обслуживания, внутренней связи;

Обеспечения безопасности организации.

Приводить пример приказа мы не будем: в каждой организации их достаточное количество.

■ Распоряжение

Распоряжение, хоть и считается «младшим братом» приказа, близким по целевому назначению к указанию, в нормативных и методических документах по делопроизводству всегда следует в скобках именно за приказом: например, в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, далее - Методические рекомендации для ФОИВ; Приложение 15) или в Перечне 2010 (ст. 19).

Руководитель организации может издать распоряжение наряду с приказом, а может также наделить бессрочным правом издавать распоряжения топ-менеджеров по направлениям. При этом каждое распоряжение будет действовать в границах направления: дирекции, департамента, управления (Пример 3).

■ Указание

Указание - документ, создаваемый в последнее время исключительно на уровне топ-менеджеров. Так же, как и распоряжение, указание может быть издано руководителем структурного подразделения, с той разницей, что для этого не требуется специального разрешения генерального директора.

Граница между указанием и распоряжением стирается все сильнее, и постепенно они становятся распорядительными документами одного порядка (Пример 4).

КОЛЛЕГИАЛЬНЫЕ ОРГАНЫ

Коллегиальные органы в организации - это группы лиц, которые либо управляют организацией, либо выполняют в ней какие-то задачи.

Любой постоянно действующий коллегиальный орган строго организован: имеется документ о его создании, положение о коллегиальном органе, а также собственный аппарат управления, состоящий из председателя и секретаря.

В своей деятельности коллегиальный орган обычно руководствуется составленным и утвержденным планом. Заседания коллегиального органа строго протоколируются.

Коллегиальные органы делятся на органы управления, исполнительные и совещательные органы.

■ Коллегиальные органы управления , как следует из названия, управляют организацией на высшем уровне: собрание акционеров, собрание учредителей общества и т.п.

Если в организации действует коллегиальный орган управления, то генеральный директор подчиняется ему, отчитывается перед ним и по решению этого органа может быть заменен.

Коллегиальный орган управления может влиять на деятельность организации на самом глобальном уровне, вплоть до принятия решений о реорганизации и ликвидации.

■ Исполнительные коллегиальные органы осуществляют непосредственное руководство организацией. Это может быть, например, совет директоров, в который входят все топ-менеджеры.

В уставе организации прописывается, что генеральный директор (единоличный исполнительный орган) не имеет права принимать решения без согласия коллегиального исполнительного органа.

■ Совещательные коллегиальные органы действуют при руководителе организации. Это всевозможные комиссии и коллегии. Как-то влиять на управление организацией они не могут, зато могут предлагать, объяснять, рекомендовать что-либо генеральному директору в рамках своей компетенции.

Яркий пример из области делопроизводства - экспертная комиссия, постоянно действующая в организации. В правилах по архивному делу о ней прямо говорится, что это «совещательный орган при руководителе организации» (пункт 4.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях; утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Распорядительные документы, которые могут издавать коллегиальные органы - постановления и решения.

Например, хорошо знакомые секретарям и делопроизводителям Основные правила работы архивов организаций одобрены решением от 06.02.2002 совещательного органа - Коллегии Росархива. В акционерных обществах действуют советы или собрания акционеров.

ПОРЯДОК РАБОТЫ С РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Порядок работы с распорядительным документом зависит от того, как документ создается: в условиях коллегиальности или единоначалия.

Коллегиальные органы, прежде чем принять какое-то решение, должны его обсудить на заседании.

■ Порядок работы над постановлением и решением включает:

1. Обсуждение вопроса на заседании коллегиального органа.

2. Оформление протокола заседания коллегиального органа.

3. Издание распорядительного документа.

Как видим, непосредственно подготовка постановления и решения занимает минимум времени. Ключевой момент здесь - обсуждение вопроса. Принятое решение фиксируется в протоколе, а затем на основании протокола готовится распорядительный документ.

■ Порядок работы над приказом, распоряжением, указанием

В условиях единоначалия никаких предварительных действий не требуется: генеральный директор принимает решение издать распорядительный документ и дает задание секретарю подготовить проект, после чего подписывает его.

Возможно, проект пройдет перед этим процедуру согласования с компетентными должностными лицами организации.

Все вышеизложенное - какие распорядительные документы кем издаются - можно представить в виде блок-схемы (рис. 2).

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

■ Реквизиты распорядительных документов , как и всей организационно-распорядительной документации, оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Как можно увидеть в примерах 1-4, обязательными реквизитами распорядительных документов являются:

Наименование организации;

Наименование вида документа;

Регистрационный номер документа;

Дата документа;

Место издания документа;

Заголовок к тексту;

Подпись;

Отметка об исполнителе - для приказов, распоряжений и указаний.

Факультативными (необязательными) реквизитами можно считать:

Эмблему организации (логотип) (размещается, если в организации принято брендировать все документы, включая внутренние);

Отметку о приложении (если оно имеется);

Визы согласования (если они необходимы).

Никаких отступлений от правил оформления реквизитов, изложенных в ГОСТ Р 6.30-2003 и методических рекомендациях5 к нему, распорядительные документы не требуют.

■ Общие правила оформления текстов распорядительных документов можно почерпнуть в Методических рекомендациях для ФОИВ и многих ведомственных инструкциях по делопроизводству.

Общие правила оформления текстов распорядительных документов представлены в таблице.

Особенности оформления реквизитов распорядительных документов, в том числе текста, в коммерческих организациях должны быть описаны в их локальной инструкции по делопроизводству. Именно в ней регламентируются шрифты и межстрочные интервалы, порядок набора слов «постановляю» или «приказываю» (вразрядку или прописными буквами) и их расположение (по центру строки или от левого края текстового поля).

Методические рекомендации для ФОИВ не являются для негосударственных организаций нормативным документом. Это, впрочем, не запрещает взять их за основу для составления собственной инструкции: вся нужная информация содержится в Приложениях 14 и 15 к этому документу.

ХРАНЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Хранение распорядительных документов осуществляется на общих основаниях. Они формируются в дела согласно видам и подвидам: при этом не просто хранятся по отдельности постановления, приказы и указания, но приказы по личному составу в обязательном порядке хранятся отдельно от приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности.

Сроки хранения устанавливаются по Перечню 2010 (раздел 1 «Организация системы управления»):

Постановления: постоянно (п. «б»-«д» ст. 18);

Решения: постоянно (п. «б»-«д» ст. 18);

Приказы по основной деятельности: постоянно (п. «а» ст. 19);

Приказы по административно-хозяйственным вопросам: 5 лет (п. «в» ст. 19);

Распоряжения: аналогично приказам;

Указания: Перечень 2010 не содержит такого документа, следовательно, срок хранения для указаний устанавливается экспертной комиссией организации.

Не будем забывать: срок хранения «постоянно» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, не может быть менее 10 лет.

Что касается постановлений, решений, а также приказов и распоряжений по основной деятельности таких организаций, то при их ликвидации перечисленные документы могут быть приняты на хранение в госархив, если пройдут экспертизу ценности и будут признаны достойными этого. Распорядительные документы в номенклатуре дел организации выглядят следующим образом (Пример 5).