Система мотивации на основе KPI – уникальный и удобный вариант для повышения эффективности труда. Если ваша компания стремится к повышению или, как минимум, к сохранению ключевых показателей (объем продаж, количество клиентов), а также к минимизации ошибок со стороны сотрудников, значит, необходимо сделать все, чтобы исключить формальный подход работников к выполнению обязанностей. Для этого нужно найти такой инструмент для мотивации персонала, чтобы результативность работы была напрямую связана с объемом вознаграждения.
Разработка ключевых показателей эффективности (KPI) – сложная, но абсолютно оправданная работа, которая приведет компанию к достижению поставленных целей. Конечно, это произойдет лишь в случае, если расчет будет произведен верно. Важно поставить акценты на тех показателях, которые действительно повлияют на развитие компании, и не растрачивать дополнительные ресурсы впустую.
Мотивация – понятие достаточно простое. Образно говоря, это «локомотив», который тянет человека в том или ином направлении. У каждого из нас может возникнуть определенная реакция на стимул. Стимул не обязательно должен быть внезапным, с коротким сроком действия. Он может быть абсолютно любым, главное, чтобы его наличие вызывало сознательное желание действовать необходимым образом. Предлагая сотруднику вознаграждение за определенный тип поведения, работодатель сможет добиться конкретных результатов. Мотивация бывает разная. Денежную можно считать универсальной. Конечно, существует и немонетарная мотивация. Но она действует лишь как дополнение к основной.
Цели мотивационных систем
В целом, мы уже определили, для чего конкретно нужна мотивация. Рассмотрим пример с KPI. Правильно разработанная система такой мотивации позволит:
- Побудить сотрудников работать на конкретный результат (заведомо заданный).
- Сделать так, чтобы компания функционировала как единый организм и работа всех подразделений была направлена на получение конкретных показателей, в сумме дающих рост эффективности работы организации в целом.
- Поощрить тех сотрудников, которые трудолюбивы и эффективны.
- Сделать оценку эффективности прозрачной – если каждый сотрудник будет осведомлен о том, каким образом высчитывается его премия, это снизит уровень его тревоги за свое будущее и позволит сотруднику замотивировать себя самостоятельно (внутренняя, сознательная мотивация на получение вознаграждения, с целью улучшить уровень жизни, приобрести необходимое и пр.).
В итоге, потратив некоторое время на разработку правильной системы мотивации, вы сможете добиться отличных результатов в короткие сроки.
Этапы разработки мотивационной системы
Условно можно выделить 4 этапа разработки мотивации. Данный процесс не так прост и требует со стороны разработчика больших интеллектуальных усилий и грамотного анализа сложившейся в компании ситуации.
1-й этап. Анализ текущей ситуации.
Как известно, для того чтобы достичь определенного результата, нужно определить, к чему именно мы стремимся. Только в этом случае имеет смысл прогнозировать «счастливое будущее». Итак, на первом этапе необходимо проанализировать текущее положение дел: ситуацию на рынке, положение компании, ее прибыль, объем продаж и другие показатели, которые будут оказывать влияние на успех и эффективность ее функционирования. После анализа необходимо определить ближайшие цели. Желательно их выразить в конкретных показателях. Только в этом случае вы сможете определить, какие показатели должны расти и до какого уровня.
2-й этап. Расчеты.
На втором этапе необходимо учесть все финансы, которые вы планируете потратить на персонал в ближайшем году (можно сделать расчеты на ближайшее полугодие). В эти расходы войдут все предполагаемые выплаты: заработная плата, больничные, отпускные, а также те средства, которые будут удержаны из бюджета компании на обеспечение работоспособности (возможности выполнять свои функции) каждого сотрудника. Для того чтобы в дальнейшем правильно выстроить систему мотивации, необходимо разделить персонал на эффективный и вспомогательный. Эффективным мы назовем тот персонал, от которого зависит прибыль компании; вспомогательный персонал – люди, которые влияют на работу компании, но не имеют прямого отношения к прибыли. Также важно сделать второе деление: на руководящий состав и подчиненных.
3-й этап. Разработка мотивационной системы и ее внедрение.
Система мотивации разрабатывается для каждого отдела/подразделения, в соответствии с целями той или иной ветки в структуре организации. После того как вы разработали пробную систему мотивации, ее необходимо официально внедрить и донести до сведения сотрудников. Изменения должны быть внесены в трудовые договоры и дополнительные соглашения. Важно понимать, что своевременная система модернизации поможет побороть любой кризис. Она спасет компанию от банкротства и позволит прийти к намеченной цели. Все зависит от профессионализма и понимания, что в данный момент компании нужны перемены.
4-й этап. Анализ работы.
Данный этап, пожалуй, один из самых важных, поскольку он позволяет проанализировать, насколько эффективно работает система. Она должна позволить контролировать не только краткосрочные, но и долгосрочные показатели эффективности функционирования организации, увеличить энтузиазм сотрудников и их личную эффективность (условно говоря, профессионализм и лояльность сотрудников к данной компании должны расти), эффективно управлять бюджетом и не тратить дополнительные время на подсчет выплат.
Три уровня показателей эффективности
Какие показатели эффективности существуют? На что можно опираться при разработке KPI? Начнем с объективных показателей, которые есть у каждой компании или филиала. К ним можно отнести: объем производства, объем продаж, рентабельность и чистую прибыль, которая образуется в связи с функционированием производства или компании.
Как правило, используя эти показатели в мотивационной системе, идет сравнение реальных данных с теми, которые планировались в определенный отчетный период (как правило, он составляет месяц, в некоторых случаях – квартал). Применяют такие показатели в системе мотивации административно-управленческого персонала, который оказывает влияние на ход дел в компании. Этот уровень можно назвать первым (высоким). Именно эти показатели интересны руководству, и они являются итогом работы всей компании. Но стимулировать нужно не только тех, кто курирует деятельность сотрудников, но и сам персонал, который участвует в конкретных вспомогательных операциях и трудится непосредственно на производстве.
Рассмотрим второй уровень показателей эффективности. Это, прежде всего, показатели эффективности производства, от которых уже в итоге зависит общий объем производства. Здесь мы смотрим на работу конкретных цехов, лабораторий, технических служб. В KPI идет оценка объема производства, сроков исполнения работы и ее качества. Второй уровень мотивации также относится и к отделам, которые отвечают за сбыт изготовленной продукции: складской отдел, маркетинговый отдел, отдел продаж. В данном случае будет оцениваться объем продаж и учитываться дебиторская задолженность. В целом, этими двумя уровнями можно было бы ограничиться, если бы не работа вспомогательных отделений, без которых невозможно функционирование всей системы компании.
Третий уровень показателей оценивается в отношении отделов, которые помогают обеспечивать функционирование компании: бухгалтерский и юридический отделы, работа системных администраторов, кадровых служб, отдела безопасности и канцелярии. Мотивация зависит от того, что именно требуется от сотрудников. Как правило, в данном случае принимают во внимание качественное и своевременное исполнение обязанностей и поставленных задач.
Формула расчета
Как известно, оплата труда = фиксированная часть оклада + премиальная часть.
Премиальная часть (KPI) = KPI1 + KPI2 + KPI3.
Эта формула условна. Вес каждого из трех (или другого количества) показателей равен его значимости. Вы можете установить любую зависимость между данными показателями. Возьмем для примера сферу обслуживания.
Предположим, вы являетесь владельцем интернет-магазина и, в частности, разрабатываете систему мотивации для сотрудников контактного центра, которые консультируют клиентов по телефону и помогают оформлять заказ. Какие показатели можно включить в их нефиксированную часть оплаты труда? Зависит от результата, к которому мы идем.
Например, для вас наиболее важно сохранить всех существующих клиентов и желательно найти новых. Если приоритетом будет сохранение, значит, нужно сделать акцент на качественном сервисном и информационном обслуживании клиентов. Из чего оно складывается? Для оператора колл-центра это: отсутствие ошибок при оформлении заказа + вежливое общение с клиентами + корректная консультация в отношении существующего товара (его стоимости, характеристик, акций). Следовательно, все эти показатели могут стать составляющими KPI оператора. Четвертым показателем может стать продажа того или иного товара новому клиенту (чем больше новых клиентов, тем выше премия).
Что будет влиять на премию более существенно? Решать вам. Например, вы можете сделать так, что обоснованная жалоба клиента на невежливое общение аннулирует все остальные показатели. Таким образом, оператор, который продал товар новым клиентам, правильно рассказал о его характеристиках, корректно оформил заказ, но нагрубил клиенту, на что получил негативный отзыв (и как результат, произошла потеря данного клиента), может лишиться всей премии либо ее части. В данном случае нужно найти правильный баланс и выбрать основной вектор для каждого подразделения. Вариантов может быть множество. Главное, своевременно их корректировать и вносить поправки.
1. Что такое KPI?
KPI (Key Performance Indicators) – «ключевые показатели результативности», но чаще переводится как «ключевые показатели эффективности». KPI является одним из инструментов, с помощью которого, можно проанализировать, насколько эффективно работает персонал для достижения целей компании.
Показатели KPI зачастую используют более крупные компании (не там, где владелец, директор, продавец и грузчик — один и тот же человек), а наоборот, когда фирма имеет большое количество работников и филиалов. Применение «кипиай» значительно упрощает контроль эффективности работы всех подразделений компании. Имея ключевые показатели эффективности, мы получаем возможность управлять процессом и вносить в него изменения. Ставить цели перед персоналом и мотивировать к их достижению.
Рассмотрим на примере ключевые показатели эффективности. Вы владелец крупного магазина бытовой техники и в вашем штате имеется 12 менеджеров по продажам. Эффективность работы каждого менеджера за месяц можно оценить по следующим критериям:
- какой % клиентов, с которыми общался менеджер, совершили покупку;
- средний чек клиентов;
- выполнение плана продаж (например, минимальная планка за месяц- 350 000руб., а заработная плата менеджера будет зависеть от того, на сколько % он перевыполнит план);
Если вам, например, нужно распродать блендеры определенной модели, вы можете установить для каждого менеджера план минимум 5 единиц, если больше, то с каждой «лишней» единицы продавец получает 3% от ее стоимости. Таким образом, достигается цель продать определенный товар и мотивировать для этого менеджеров. Как показывает практика, оптимальное количество критериев KPI для одного сотрудника — от 5-ти до 8-ми.
2. Виды и принципы KPI
Виды ключевых показателей эффективности:
- KPI результата – количественные и качественные показатели результата;
- KPI затрат – количество затрат ресурсов;
- KPI функционирования – насколько процесс выполнения соответствует установленному алгоритму;
- KPI производительности – производные показатели, характеризующие соотношение полученного результата и времени, затраченного на его получение;
- KPI эффективности (показатели эффективности) – это производные показатели, которые характеризуют соотношение полученного результата к затратам ресурсов.
Существуют принципы, которых нужно придерживаться при разработке ключевых показателей эффективности. Затраты на измерение показателей эффективности не должны превышать управленческой пользы от использования показателя. Вы ведь не наймете человека, который будет считать количество и продолжительность звонков менеджера, результат не оправдает затрат. Для более точного результата и возможности сравнения, показатели должны быть измеримыми и максимально простыми, понятные каждым подразделением одинаково, во избежание дезинформации. И, самое главное, чтобы KPI были нужными, если по результатам их измерения мы ничего не предпринимаем, то в этом случае они бессмысленны.
3. Плюсы и минусы KPI
К основным достоинствам КПI можно отнести:
- справедливость, прозрачность и сопоставимость результатов (руководство и персонал видят, кто сколько работает и зарабатывает);
- корректирование работы сотрудника по отстающему показателю;
- вовлеченность персонала на достижение целей предприятия;
- контроль качества выполнения обязанностей.
Не смотря на все положительные стороны системы KPI — она не универсальна. Не все показатели в работе персонала можно измерить количественно, и поэтому для каждого бизнеса свои пути оценки эффективности, и чтобы их найти потребуются большие затраты времени, труда и финансов.
4. Как рассчитать KPI. Пример
Единой формулы расчета KPI не существует, поскольку у каждой компании своя специфика и, следовательно, свои «кипиай». Давайте рассмотрим на примере расчет заработной платы менеджера по продажам с учетом его KPI в интернет-магазине «Котелок». Ставка 7 000 руб. +2% от личных продаж (800 000*0.02=16 000 руб.) + премия за выполнение плана по количеству новых клиентов (2 000 руб.) + премия за выполнение плана предприятия (например, план выполнен на 100% — 5 000 руб, на 70% — 3 500 руб.) в нашем случае на 80% — 4 000 руб. Итого в конце месяца менеджер получит зарплату в размере 29 000 руб. Такая система подсчета мотивирует менеджеров продавать уже существующим клиентам и привлекать новых.
5. Что такое KPI в продажах
В сфере продаж основным ключевыми показателями эффективности менеджера по продажам и отдела продаж являются:
1. Объем продаж. Менеджеру устанавливается план на определенный период времени (месяц, квартал, год). Например, за март менеджер должен осуществить продажи на 1 300 000 руб.
2. Количество продаж. Число клиентов, совершивших покупку (количество чеков).
3. Трафик. Количество клиентов, которые узнали о вашем товаре – потенциальные покупатели. Конечно, привлечение трафика это задача маркетологов, но и сам продавец тоже может влиять на поток клиентов, например, с помощью сарафанного радио.
4. Средний чек. Внедряется для того, чтобы стимулировать менеджера продавать дополнительные товары. Например, к печи приобрести термостойкую стеклянную тарелку или формы для выпечки.
Выработать систему KPI можно самостоятельно, но для этого потребуется приложить много усилий и съесть не одну собаку. Большинство крупных компаний все-таки предпочитают доверить построение системы «кипиай» профессионалам с большим опытом в данной сфере. Если вам нужна помощь во внедрении KPI в вашу компанию, обращайтесь, будем рады помочь!
Грамотной мотивацией рабочего персонала в нашей стране стали заниматься не так давно. Мотивированный сотрудник способен принести пользы и прибыли гораздо больше. Однако не всегда размер оплаты труда зависел от работы отдельного человека. Существующие ранее производственные нормы выработки и заработная плата сотрудника были тесно связаны, материальное вознаграждение предусматривалось в случае перевыполнения плана. При этом, учитывая пропагандистские движения ударников, нормы выработки постоянно росли, а оплата труда оставалась прежней. Все это привело к дискредитации идеи справедливого вознаграждения. Единая тарифная сетка, введенная для сотрудников бюджетной сферы, также не смогла внедрить элемент мотивации, поскольку все выплаты были гарантированными. В качестве альтернативы могли выступить коммерческие предприятия, но их оценка труда часто была субъективной, основывающейся на отношении собственника к работнику. В следствии этого негосударственные организации стали поднимать вопрос о повышении эффективности труда своих рабочих. Владельцы и топ-менеджеры стали обращать внимание на западные концепции. Самой популярной методикой в России стала KPI система оплаты труда .
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
KPI (Key Performance Indicator) — это показатель достижения успеха в определенной деятельности или в достижении определенных целей. Можно сказать, что KPI — это количественно измеримый индикатор фактически достигнутых результатов.
На русский язык термин наиболее часто переводится как «ключевой показатель эффективности» , что является не вполне корректным: эффективность характеризует соотношение между достигнутым результатом и затраченными ресурсами, а с помощью KPI можно измерять и другие параметры. Более правильным является перевод «Ключевой показатель деятельности» .
KPI и BSC
Бытует заблуждение о том, что KPI имеет прямое отношение к BSC (Balanced Scorecard, Сбалансированная система показателей). Однако разработчики BSC — Нортон и Каплан — не использовали термина KPI, а использовали термин measure — «мера», «измеритель».
Между KPI и BSC присутствует скорее косвенная связь: в BSC есть перспектива «бизнес-процессы» , на которой находятся цели, связанные с бизнес-процессами. Как измерители достижения этих целей часто используются показатели этих бизнес-процессов — KPI.
Наиболее актуально использование понятия KPI в. управлении бизнес-процессами: KPI являются измерителями результативности, эффективности, производительности бизнес-процессов.
Выделяются следующие виды ключевых показателей:
- KPI результата — сколько и какой результат произвели;
- KPI затрат — сколько ресурсов было затрачено;
- KPI функционирования — показатели выполнения бизнес-процессов (позволяет оценить соответствие процесса требуемому алгоритму его выполнения);
- KPI производительности — производные показатели, характеризующие соотношение между полученным результатом и временем, затраченным на его получение;
- KPI эффективности (показатели эффективности) — это производные показатели, характеризующие соотношение полученного результата к затратам ресурсов.
При разработке показателей процесса необходимо придерживаться следующих правил:
- Набор показателей должен содержать минимально необходимое их количество для обеспечения полноценного управления бизнес-процессом;
- Каждый показатель должен быть измерим;
- Стоимость измерения показателя не должна превышать управленческий эффект от использования данного показателя.
Алгоритм разработки показателей бизнес-процесса
Рассмотрим виды ключевых показателей деятельности на примере процесса « Материально-техническое обеспечение» Производственной компании (рис. 1)
Выделять показатели наиболее удобно применительно к Процессу, изображенному в нотации IDEF0, когда на рисунке представлены Входы, Выходы, Управление (правила выполнения процесса) и Механизмы (оборудование, персонал). Ключевые показатели эффективности и показатели производительности, являясь производными, при использовании такой схемы характеризуют процесс в целом.
Рисунок 1. Процесс « Материально-техническое обеспечение»
- Заявки на поставку Товарно-материальных ценностей;
- Товарно-материальные ценности (ТМЦ) — сырье и материалы, которые необходимо предоставить согласно плану закупок или по заявкам на поставку;
- Информация о наличии и стоимости ТМЦ на рынке.
- Оборудование рабочих мест сотрудников отдела снабжения;
- Сотрудники отдела снабжения.
Идентифицировать входы-управления (правила и требования к выполнению процесса)
Например, рассматриваемый процесс может регламентироваться:
- «Инструкцией по приемке и хранению сырья, полуфабрикатов и материалов на складе»;
- «Методикой отбора поставщиков»;
- «Правилами заключения договора поставки сырья и материалов»;
- «Планом закупок».
Зная результат, который должен быть получен, необходимо оценить его количественно — сформировать показатели результата. Они могут быть как простыми, так и рассчитываемыми (по формуле или иным способом).
KPI 1 — количество заявок на ТМЦ (товарно-материальные ценности), выполненных в срок.
KPI 2 — % заявок на ТМЦ, выполненных в срок.
KPI 2 = KPI 1 / Z х 100% ,
Где Z — общее количество поданных заявок на поставку ТМЦ.KPI 3 — % ТМЦ надлежащего качества, поступивших в производство.
KPI 3 = А / В х 100%
Где, А — количество ТМЦ надлежащего качества, поступивших в производство,
В — общее количество ТМЦ, поступивших в производство.На основе входов процесса можно сформировать показатели затрат.
KPI 4 — Затраты на приобретение ТМЦ (затраты на ресурсы).
На основе механизмов процесса можно сформировать дополнительные показатели затрат.
KPI 5 — Затраты на осуществление деятельности (затраты на персонал и оборудование).
Правильность выполнения процесса, помимо показателей затрат на осуществление деятельности, отражают также показатели функционирования.
KPI 6 — Количество срывов сроков подачи проекта бюджета в финансовое управление за год.
Показатели производительности рассчитываются как соотношение полученного результата ко времени.
Показателем производительности KPI 7 может служить среднее количество заявок, обработанных отделом снабжения в день.
KPI 7 = С / r
Где C — Количество обработанных заявок в месяц,
r — Количество рабочих дней в месяце.Расчет ключевых показателей эффективности осуществляется на основе выделенных предварительно KPI результата и KPI затрат. Показатели эффективности, таким образом, выступают интегральными характеристиками деятельности.
Пример:
Показателем эффективности производства предприятия KPI 8 можно считать стоимость выполнения одной заявки. Этот показатель рассчитывается по следующей формуле:KPI 8 = KPI 5 / KPI 1
Где KPI 1 — Количество заявок на ТМЦ, выполненных в срок,
KPI 5 — Затраты на осуществление деятельности.
Идентифицировать процесс и его результат.
Например,
Процесс « Материально-техническое обеспечение» — результат «Годные товарно-материальные ценности».
Идентифицировать входы-ресурсы (ресурсы, перерабатываемые за один цикл процесса) и входы-механизмы (ресурсы, обеспечивающие многократное выполнение процесса — оборудование, персонал).
Например,
Входы-ресурсы Процесса « Материально-техническое обеспечение»:
Входы-механизмы рассматриваемого процесса:
По этому принципу (отношение затрат к полученному результату) можно рассчитать как показатели эффективности производства, так и показатели эффективности проектов или показатели эффективности управления.
Практическое применение KPI
Использование в цикле планирования и контроля
Поскольку KPI являются измерителями результата и затрат, то они могут использоваться при планировании и контроле деятельности как элементы плана.
Показатели, значения которых могут выступать в качестве элементов плана для Отдела материально-технического обеспечения:
- % своевременного выполнения заявок на ТМЦ — 99%;
- % ТМЦ надлежащего качества, поступивших в производство, — 100%.
После осуществления деятельности, измеряются и фиксируются фактические значения показателей. При серьезных отклонениях фактических значений от плановых в худшую сторону необходимо провести анализ деятельности и разработать корректирующие мероприятия.
Преимущества использования системы KPI в. обычной деятельности компании : планирование и анализ деятельности осуществляются на основе тех результатов, которые нужны бизнес-системе. Все показатели не выдуманы абстрактно, а «произошли» от процесса, который закрепляет необходимую системе деятельность. Если же планирование происходит само по себе, в отрыве от реальной деятельности, то зачастую выбор показателей и их целевых значений не способствует достижению основных целей организации, а является произвольным и не всегда обоснованным.
Мотивация персонала
При внедрении KPI становится четкой и прозрачной система мотивации: поскольку фиксируются плановые и фактические значения, то руководителю ясно, за что и как мотивировать сотрудника. Тот, в свою очередь, хорошо понимает, при каких условиях и какое вознаграждение он получит, а за что его ожидает взыскание.
Начальник отдела снабжения:
- Премируется за успешное достижение запланированных показателей эффективности и результативности;
- Депремируется за невыполнение показателей деятельности (срыв сроков сдачи проекта бюджета в финансовое управление);
Таким образом, благодаря системе KPI компания вознаграждает сотрудника за получение нужных ей результатов, а сотрудник заинтересован в получении результатов наравне с компанией.
Вы узнаете:
- Какие плюсы и минусы есть у системы KPI.
- Каким сотрудникам не стоит внедрять KPI.
- Какие KPI установить руководителю.
- Что делать, если сотрудники саботируют внедрение KPI.
- Как пересмотреть систему KPI.
Что такое система KPI
KPI представляет собой особую систему показателей, при использовании которой работодатели могут оценивать эффективность деятельности подчиненных. При этом KPI – ключевые показатели каждого работника – привязывают к общим индикаторам бизнеса (уровню доходности, рентабельности, капитализации).
Материалы для скачивания:
Выделяют разные цели KPI, но главная из них – создать такую ситуацию в компании, в которой сотрудники из различных подразделений могли бы действовать сообща, без противоречий своих деловых поступков друг другу. Деятельность одного специалиста не должна мешать работе другого или замедлять ее. Все сотрудники должны стремиться к единой цели и эффективно трудиться, получая за это бонусы.
Есть мнение, что KPI напрямую связаны с BSC (Balanced Scorecard – Сбалансированной системой показателей), но это не так. Создатели BSC не применяли термин KPI. Они использовали понятие «меры», «измерителя», или measure.
KPI и BSC косвенно связаны между собой. BSC наделена перспективой бизнес-процессов, где присутствуют связанные с ними цели. Чтобы измерить, насколько эти цели достигнуты, специалисты пользуются показателями бизнес-процессов KPI.
Материалы для скачивания:
Итак, что такое KPI простыми словами? Это определенные индикаторы, благодаря которым становится намного проще понять, какие действия стоит выполнять для повышения эффективности. При этом эффективность представляет собой не только количество манипуляций, проведенных за определенный временной промежуток, но и пользу, которую предприятие получило от работы отдельно взятого специалиста.
KPI компании являются общими. Однако в подразделениях их делят на небольшие, именуемые персональными. Их не может быть много. Достаточно 3-5 четко обозначенных и понятных показателей. Основное требование – возможность просто и быстро измерить их.
Вот некоторые примеры KPI. Возможные KPI для менеджера по продажам следующие: «Объем продаж не ниже…», «Число новых клиентов не меньше…», «Сумма среднего контракта по клиенту равна примерно…», «Степень владения английским не ниже…».
Другой пример KPI. Вы являетесь собственником крупной точки по продаже бытовой техники. На вас работает 12 менеджеров. То, насколько эффективно работает каждый из них в течение месяца, оценивается на основании следующих показателей:
- сколько людей, с которыми беседовал менеджер, купили технику (в процентах);
- сумма среднего чека;
- насколько выполнен план по продажам (к примеру, сумма минимальной планки ежемесячно составляет 350 тыс. рублей; на заработную плату менеджера будет влиять уровень перевыполнения плана в процентах).
К примеру, вам нужно продать миксеры определенной марки и производителя. В этом случае разумной станет установка плана для каждого менеджера с минимальным количеством миксеров равным 5. Если менеджер продает техники больше запланированного количества, то получает 3 % стоимости с каждого «лишнего» миксера. Для специалистов это отличная мотивация, KPI такого типа позволяет успешно реализовывать продукцию. Опыт показывает, что оптимальное количество критериев KPI для одного специалиста составляет от 5 до 8.
3 интересных факта о KPI
- Системой Key Performance Indicators на Западе пользуются свыше 40 лет. В странах СНГ и России ее применяют примерно 15 лет.
- В ряде государств (Корее, Сингапуре, Гонконге, Японии, Малайзии, Германии и США) система Key Performance Indicators является национальной идеей. KPI там не просто концепция, а основа работы всех компаний.
- Президент РФ Владимир Путин предложил создать систему Key Performance Indicators, чтобы оценивать, как работают чиновники.
Как избежать ошибок при внедрении KPI
Редакция журнала «Генеральный Директор» рассмотрела 6 популярных ошибок в системе KPI и дала совет, как их избежать.
С чего начинается разработка KPI
Создавать KPI следует «сверху вниз», начиная с масштабных целей компании до задач, стоящих перед отдельным работником. Чтобы полноценно решать задачи, необходимо, чтобы к подготовке системы KPI был привлечен весь персонал. Речь идет о сотрудниках, работающих в планово-экономическом, финансовом, о специалистах по управлению организацией трудовой деятельности, коллективе отделов кадров, сбыта, технологического отдела.
Для начала организации необходимо выяснить, какой KPI в приоритете. Для этого на предприятии уточняют и проверяют цели стратегического и оперативного характера. Формулировка цели в идеале должна быть такой, чтобы в ней не было четкого обозначения финансовой составляющей как главного показателя. Лучше, если финансовый показатель будет вытекать из основной задачи. При таком подходе фирма сможет уверенно чувствовать себя и в кризисный период.
Требуется связь цели с рыночной средой, изменениями на рынке. К примеру, компания может поставить перед собой цель стать одной из ТОП-3 на рынке своей продукции или занять лидерские позиции на определенной территории. После того как сформулирована главная цель, выделяются подцели.
После постановки целей следует проанализировать, насколько эффективно сейчас работает фирма и как она решает актуальные задачи. В это же время необходимо определить, как будет рассчитываться заработная плата сотрудников.
При создании KPI на предприятии важно составить бюджет расходов на персонал. В данном случае он делится по видам выплат. Кроме того, требуется учесть индексацию зарплаты и карьерный рост специалистов.
На заключительной стадии разработки создают положения, готовят карты KPI, прописывают, по какой методике рассчитывать каждый ключевой показатель, и согласовывают систему с руководством всех самостоятельных единиц в компании.
Положение о KPI должно включать в себя информацию о целях и задачах, которые преследует система:
- Улучшение результатов и повышение эффективности деятельности специалистов. Разработка и внедрение мотивации сотрудников.
- Повышение доходности компании. Разработка целей и показателей результативности для каждой должности в отделах и подразделениях фирмы.
- Создание информационной базы, которая позволит принимать верные решения по управлению. Обеспечение оперативного сбора информации и контроля над функционированием системы.
Ключевые показатели эффективности и их виды
Ключевые KPI бывают:
- запаздывающими, отражающими итоги работы по завершении срока. Речь идет о финансовых KPI, свидетельствующих о потенциале компании. Однако такие коэффициенты не могут показать, насколько эффективно работают подразделения и организация в целом;
- оперативными (опережающими), которые позволяют управлять положением дел в течение отчетного периода для достижения поставленных целей по его завершении. Оперативные показатели эффективности помогают понять, как сейчас обстоят дела на предприятии, и, вместе с этим, демонстрируют финансовые результаты в дальнейшем. На основе оперативных KPI также можно судить, насколько качественно протекают процессы, хороша ли выпускаемая продукция, насколько ей довольны клиенты (потребители).
Основные условия – показатели должны способствовать реализации промежуточных и конечных целей и все индикаторы можно быстро и просто посчитать. Коэффициенты бывают различными – качественными (в виде рейтинга или баллов) и количественными (в виде времени, денег, объема продукции, количества людей и т.д.).
Примеры KPI
KPI для работника технической поддержки. Специалист такого профиля должен консультировать тех, кто является реальным покупателем, и помогать возможным клиентам. Набор KPI в данном случае небольшой. Работу сотрудника оценивают на основании того, насколько качественно он проводит консультации, в каком количестве, удовлетворены ли клиенты обслуживанием.
Ключевые показатели эффективности для менеджера по продажам. Количество новых покупателей не должно быть ниже определенной отметки, объем продаж не меньше установленного предела, размер среднего договора по клиенту в обозначенных границах, владение английским языком на том или ином уровне.
Система KPI состоит из ряда показателей, но универсальными являются:
- Процессные, свидетельствующие о том, какой результат принес процесс, как обрабатываются запросы от потребителей, как создаются и выводятся новые продукты в рыночную среду.
- Клиентские: насколько удовлетворены клиенты, как ведется взаимодействие с рынками сбыта, сколько покупателей удалось привлечь.
- Финансовые позволяют судить о внешнеэкономическом положении предприятия. Здесь речь идет об уровне доходности, товарообороте, рыночной стоимости продукции, финансовом потоке.
- Критерии развития показывают, насколько динамично развивается компания. Это степень производительности специалистов, уровень текучести персонала, затраты на каждого из работников, мотивация сотрудников.
- Показатели внешней среды: как колеблется цена, каков уровень конкуренции, какая ценовая политика на рынке. Эти индикаторы непременно должны быть учтены при создании KPI.
Как рассчитать KPI
Этап 1. Выбор трех ключевых показателей эффективной деятельности специалиста:
- число пользователей, которых удалось привлечь на сайт;
- число повторных заказов от действующих потребителей;
- количество рекомендаций и положительных отзывов, появившихся после приобретения товара или заказа услуги на сайте и в соцсетях торговой организации.
Этап 2. Определение веса каждого показателя. Вес в общей сумме равен 1. При этом наибольшая доля принадлежит приоритетному индикатору. В результате:
- количеству новых клиентов отводится 0,5;
- числу повторных заказов – 0,25;
- отзывам – 0,25.
Этап 3. Анализ статистических данных за прошедшие шесть месяцев по каждому KPI и разработка плана:
Этап 4. Расчет KPI. Пример представлен в данной таблице:
Формула расчета KPI: Индекс KPI = Вес KPI * Факт / Цель
При этом целью является запланированный показатель маркетолога. Факт – это реальный результат.
Становится ясно, что специалист достиг поставленных целей не до конца. Однако на основании общего показателя 113,7 % можно с уверенностью сказать, что реальный результат достаточно хорош.
Этап 5. Расчет заработной платы.
В общей сложности маркетологу причитается 800$, 560$ из которых – фиксированная часть, а 240$ – переменная. Полный оклад специалисту выплачивают за индекс, равный 1 (или 100 %). Таким образом, показатель 113,7 % свидетельствует о перевыполнении плана, а значит, маркетологу выдают заработную плату с дополнительным бонусом.
Результат:
560$ + 240$ + 32,88$ = 832,88$.
Если индекс KPI меньше 99 %, сумму премиальных снижают.
Подобная таблица позволяет увидеть проблемы в работе маркетолога, сложности, с которыми он не справляется. Вероятно, недостаточно хорошие результаты деятельности могут быть вызваны неверной стратегией увеличения уровня лояльности заказчиков. Вместе с тем, не исключено, что изначально сам план составлен неграмотно. В любом случае, ситуацию нужно контролировать. Если в дальнейшем дела не улучшатся, пересмотрите требования к показателям эффективности.
Если вы будете придерживаться такой политики, то узнаете, что представляют собой KPI в процессе производства, продаж и т.д. Вы лучше поймете, каким должен быть расчет показателей и непосредственно процесс их внедрения.
Расчет может видоизменяться с учетом запланированных результатов, дополняться новыми значениями: показателем количества решенных и нерешенных задач, системой штрафов за плохие показатели по основным пунктам в плане.
Так, за выполнение плана менее 70 % сотрудник может вообще не получать премию.
Существует и следующая схема расчета премиальной части оклада для специалиста, выполнившего план по продажам:
Внедрение KPI в компании
За процесс внедрения созданной в компании системы KPI могут отвечать как сотрудники, так и сторонние консультанты. Вместе с тем, следует принимать во внимание, какая специфика у предприятия, как в нем протекают бизнес-процессы, какие цели и задачи фирма ставит перед собой. Необходимо, чтобы рядовой персонал осознавал, как изменится система формирования заработной платы. Донесите до сотрудников, что основным показателем станет уровень их эффективности. При введении системы KPI специалистов следует обучать. Персонал должен понимать, что изменения полезны, главным образом, для них. Внедрение системы подразумевает разработку специальной документации: трудовых договоров, штатного расписания, коллективного договора и других бумаг, связанных с оплатой деятельности сотрудников.
Перед тем как ввести систему KPI, протестируйте ее посредством пилотного проекта. Возьмите 1-2 отдела и отработайте в пилотном режиме в них новые процессы и формирование оплаты труда. В соотношение фиксированной и премиальной составляющих оплаты можно вносить коррективы в реальном времени, учитывая целевые индикаторы для конкретных групп персонала.
Когда новый порядок в компании протестирован и полностью откорректирован, можно вводить его в остальные отделы. Помните, что систему KPI лучше не внедрять без тестирования. В рамках пилотного проекта удастся четко понять, какие трудности система вызывает у персонала, узнать о возможных недостатках и быстро их устранить. Все специалисты предприятия должны работать на достижение общей цели. В противном случае у сотрудников лишь появится дискомфорт, и все действия и стремления окажутся напрасными.
В процессе введения KPI в компании позаботьтесь о том, чтобы показатели можно было скорректировать, если возникнет такая необходимость. Благодаря постоянному контролю индикаторов появится возможность вовремя подстраиваться под изменения в рыночной среде и редактировать рабочую стратегию. Помимо этого, каждый год следует улучшать модель формирования премий, то есть оптимизировать ее. В рамках оптимизации оцениваемые индикаторы меняются на другие, более актуальные для тех или иных сотрудников и отделов.
Какие KPI установить для руководителя
KPI персонала и руководства должны быть связаны с главными задачами предприятия. Нужно точно знать, чего вы хотите достичь по истечении определенного срока. Вы можете стремиться опередить конкурирующие компании и стать лидером в своей отрасли. Еще вариант – руководитель фирмы хочет продать бизнес по выгодной цене. KPI для первого случая – увеличение базы клиентов и объемов реализации, для второго – повышение капитала фирмы и достижение максимальной стоимости продажи.
Главную цель в обязательном порядке необходимо записать и формализовать, после чего разбить на подцели. Когда специалисты успешно выполняют подцели, они приближаются к решению основной задачи предприятия.
Если речь идет о крупной организации или холдинге, обязателен KPI директора для каждого подразделения и филиала. Если собственник большого предприятия планирует сравнивать показатели эффективности Генеральных Директоров, территориально удаленных друг от друга, требуется разработка единой системы оценки. При этом необходимо помнить, что тех KPI, которых легко достичь в крупных регионах, не всегда бывает просто добиться в малых. В связи с этим система может быть сформулирована примерно одинаково, но цифры индикаторов должны быть различны для руководителей в разных регионах.
При подготовке KPI старайтесь устанавливать показатели в оптимальном количестве, чтобы сотрудник мог без проблем отслеживать эффективность работы. Лучше, если будет пять KPI. При установке большего количества индикаторов директор может невнимательно отнестись к главным и сосредоточиться на незначительных.
Когда создается система KPI для руководства, оптимальным является сочетание общих и личных показателей. Общими индикаторами называют результаты деятельности отдела в подчинении специалиста. На основе общих показателей становится ясно, как работает команда, насколько руководитель заинтересован в решении поставленных задач. Личными индикаторами называют индивидуально достигнутые цели и итоги деятельности.
Если система KPI создана качественно, коэффициенты показывают, как работает каждый из руководителей, и эта информация полезна для фирмы.
