Является одной из унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Форма утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . Несмотря на то, что с 01.01.2013 применение данной формы не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ), она продолжает широко использоваться. И это не случайно, ведь в личной карточке содержится вся необходимая для работодателя информация о своих работниках.
Те сведения, которых в личной карточке нет, могут быть туда добавлены, ведь работодатель может изменить форму и содержание бланка Т-2. Для учета иных данных о работнике работодатель может также наряду с унифицированной формой заводить и иные карточки. Например, личную карточку водителя, форму и образец заполнения которой мы рассматривали в отдельном .
Важно при этом помнить, что при сборе и хранении личных данных работников нужно обеспечивать защиту их персональных данных.
Личная карточка (форма Т-2) состоит из 11 разделов:
| Номер раздела | Наименование раздела | Какие сведения отражаются |
| I | Общие сведения | Ф.И.О. работника, дата и место рождения, знание иностранных языков, образование, стаж работы, состояние в браке, состав семьи, данные о паспорте и месте жительства работника и др. |
| II | Сведения о воинском учете | Категория запаса, воинское звание, категория годности к военной службе и др. |
| III | Прием на работу и переводы на другую работу | Даты и основания приема и перевода работника на другую работу, должность, оклад и др. |
| IV | Аттестация | Даты аттестации, решения комиссий и др. |
| V | Повышение квалификации | Даты начала и окончания обучения, виды повышения квалификации, наименования образовательных учреждений и др. |
| VI | Профессиональная переподготовка | Даты начала и окончания переподготовки, специальность и др. |
| VII | Награды (поощрения), почетные звания | Наименования наград или поощрений, наименование, номер и дата документа, являющегося основанием для награды (поощрения) |
| VIII | Отпуск | Виды отпусков, периоды работы, за которые отпуск предоставляется, его продолжительность, даты начала и окончания, основания для отпуска |
| IX | Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством | Наименование льгот, их основание, номер и дата документа, дающего право на льготу |
| X | Дополнительные сведения | К примеру, о времени отстранения от работы, периодах простоя и др. |
| XI | Основание прекращения трудового договора (увольнения) | Указывается основание увольнения, дата увольнения и реквизиты соответствующего приказа |
Личная карточка — немаловажный документ, который ведется кадровой службой. В нем собрана практически вся информация о самом сотруднике (паспортные данные, сведения об образовании и месте проживания, о семье), а также о его трудовой деятельности в учреждении (от приема на работу до увольнения, включая переводы, предоставление отпуска, повышение квалификации и пр.). Несмотря на такую информативность, довольно часто работодатели не ведут личные карточки, ссылаясь на отсутствие такого требования в Трудовом кодексе. Сегодня вы узнаете, обязательно ли оформлять личные карточки, почему важно их вести и как правильно вносить в них записи.
Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1) утверждены формы документов, применяемых в кадровом делопроизводстве и необходимых работодателю для ведения кадрового учета. К наиболее важным документам относятся личная карточка работника (форма Т-2) и личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма Т-2ГС (МС)). Эти формы практически повторяют друг друга, за исключением нескольких разделов.
Обратите внимание! Для научных работников дополнительно оформляется форма Т-4, которая применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии.
Обязательно ли вести личную карточку? На необходимость ведения данного документа указывает п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», в соответствии с которым с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Да и Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных сил РФ 11.04.2008, говорят о том, что именно по форме Т-2 ведется воинский учет призывников и военнообязанных сотрудников.
Между тем некоторые специалисты считают, что в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» учреждение вправе самостоятельно разработать форму личной карточки, так как обязательность использования унифицированных форм из Постановления N 1 отменена. Но это не так. Статья 9 названного закона говорит о том, что формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ. В настоящее время иная форма личной карточки не установлена, поэтому организации и учреждения, финансируемые из различных уровней бюджета, должны использовать форму Т-2 или Т-2ГС (МС).
Оформление карточки
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации, приведенным в Постановлении N 1, личные карточки заполняются сотрудником кадровой службы на всех работников (постоянных, временных, совместителей) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а) и документов, представленных работником в соответствии со ст. 65 ТК РФ:
— паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
— страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
— документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
— других документов, необходимость предъявления которых предусмотрена федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
Остальные сведения для заполнения карточки при оформлении трудоустройства работник сообщает самостоятельно.
Вопрос о том, в каком виде — бумажном или электронном — вести карточку, также встает перед работодателями, однако Указания не дают на него ответа. Считаем, что заполнение личной карточки в бумажном виде неизбежно, так как с некоторыми записями работник должен быть ознакомлен под подпись.
Правила внесения сведений
Если посмотреть на первую и вторую страницы формы, видны поля для проставления кодов. Нужно ли их заполнять? Да, нужно. Для этого надо использовать следующие классификаторы:
— ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 413;
— ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 412;
— ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.09.2003 N 276-ст;
— ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367.
Если эти страницы заполняются в электронной форме (обычно с помощью программных продуктов, например, 1С), то в них уже все классификаторы установлены, поэтому кадровику остается только выбрать из предлагаемых списков необходимое значение.
Примечание. Если с работником заключен трудовой договор о работе по внутреннему совместительству, ему присваивается второй табельный номер и заполняется отдельная личная карточка.
Итак, в шапке формы приводится наименование организации, которое берется из учредительных документов, а также в графах:
— «Дата составления» — указывается дата заполнения личной карточки, которая может отличаться от даты приема сотрудника на работу. Рекомендуем не затягивать с заполнением личной карточки и оформить ее не позднее недельного срока с момента трудоустройства (по аналогии с п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
— «Табельный номер» — присваивается работнику при приеме и не изменяется при переводе или перемещении из одного структурного подразделения в другое;
— «Идентификационный номер налогоплательщика» и «Номер страхового свидетельства государственного страхования» — заполняются на основании документов, представленных работником;
— «Алфавит» — заполняется для систематизации карточек. Для этого проставляется первая буква фамилии работника;
— «Характер работы» — если трудовой договор заключен на определенный срок, указывается «временно», если бессрочно — «постоянно»;
— «Вид работы» — в случае заключения трудового договора о работе по совместительству пишем «совместительство», если нет — «основная»;
— «Пол» — проставляется только первая буква («М» — мужской, «Ж» — женский).
А теперь переходим к разделам личной карточки.
Раздел I «Общие сведения»
Данный раздел предназначен для внесения личных данных сотрудника — паспортных данных, сведений об образовании, гражданстве, о том, состоит ли он в браке.
Но первым делом заполняем графу «Трудовой договор», указывая в ней дату и номер договора, заключенного с работником.
На основании паспортных данных заполняются пункты с первого по четвертый:
А) фамилия, имя и отчество приводятся в именительном падеже полностью;
В) место рождения указывают с учетом общепринятых сокращений («г.» — город, «р-н» — район, «р. п.» — рабочий поселок и т. д.), при этом районы и области записывают в родительном падеже;
Г) в графу «Гражданство» могут быть внесены следующие записи:
— гражданин Российской Федерации (код «1»);
— гражданин Российской Федерации и иностранного государства (код «2»);
— иностранный гражданин (код «3») — с указанием названия государства (например, «иностранный гражданин (Республика Таджикистан)»);
— лицо без гражданства (код «4») — указывается при предъявлении вида на жительства.
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» разд. I формы указывается степень знания языка: «Владею свободно», «Читаю и могу объясниться», «Читаю и перевожу со словарем».
Пункт 6 «Образование» заполняется на основании документов об образовании. Записи могут быть такими: «среднее профессиональное образование (техникум/колледж)», «высшее образование (университет/академия/институт)» и пр. Далее заносятся:
— наименования учебных заведений;
— данные о документе, подтверждающем получение образования;
— год окончания обучения;
— направление или специальность по документу об образовании.
Примечание. Для послевузовского образования предусмотрены отдельные строки.
Если места для внесения всех образовательных организаций не хватает, можно оформить вкладной лист формата А4, на котором и записать все необходимые данные.
Заполняя п. 7 «Профессия», нужно указать профессию без сокращений на основании документа, подтверждающего ее наличие. В нормативных документах не говорится, какую профессию работника (при наличии у него нескольких профессий) следует указывать как основную. Мы считаем, что наиболее логично в качестве основной указать ту профессию, которая представляет наибольший интерес для работодателя и по которой работник принимается на работу. В качестве «другой» рекомендуется указать все профессии, имеющиеся у работника (эта информация может оказаться необходимой при решении вопроса о переводе на другую подходящую работу, например при сокращении штата и в других предусмотренных законом случаях).
В пункте 8 содержатся данные о стаже — общем, непрерывном и дающем право на надбавку за выслугу лет (в карточке Т-2ГС (МС) дополнительно предусмотрена строка для стажа государственной (муниципальной) службы для доплаты к пенсии). В любом случае стаж рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. Порядок подсчета можно позаимствовать в Постановлении Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п, в соответствии с которым подсчет стажа осуществляется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала периодов работы. Разница этих сумм и составляет продолжительность общего стажа. Поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к продолжительности общего трудового стажа по каждому случаю увольнения добавить один день.
К сведению. Состояние в браке (п. 9) заполняется в соответствии с ОКИН (например, «Никогда не состоял в браке», «Состоит в зарегистрированном браке», «вдовец»), не допуская формулировок типа «холост» или «женат».
В графе «Состав семьи» необходимо указать только ближайших родственников, с которыми работник проживает. Это могут быть мать, отец, брат, муж, дочь и т. п. Для заполнения п. 11 «Паспорт» нужно внести в личную карточку реквизиты документа, удостоверяющего личность. А информацию из штампа о месте регистрации надо внести в п. 12 «Адрес места жительства: по паспорту». Если место фактического проживания отличается от регистрации, со слов работника заполняется «Адрес места жительства: фактический».
Раздел II «Сведения о воинском учете»
Основными документами, на основании которых заполняется данный раздел, являются военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) и удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Если гражданин пребывает в запасе, то:
— пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т. п.);
— в пункте 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);
— пункт 5 «Категория годности к военной службе» заполняется буквами — А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
— в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом) строка «а» — в случае наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний, строка «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
— в пункте 2 «Воинское звание» делается запись «Подлежит призыву»;
— в пункте 5 «Категория годности к военной службе» ставится буква — А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе) — на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
В пункте 8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».
В конце второй страницы формы кадровик и работник, на которого заполнялась карточка, ставят свои подписи, подтверждая правильность внесенных сведений.
Раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу»
Из названия данного раздела уже ясно, какие записи подлежат внесению в него. Первой из них будет запись о приеме работника, сделанная на основании приказа о приеме (форма Т-1 или Т-1а). В дальнейшем сюда будут вноситься записи о всех переводах работника на другую работу. Обратите внимание, что с записями данного раздела сотрудника нужно ознакомить под подпись.
Раздел IV «Аттестация»
Данный раздел заполняется в случае проведения в учреждении аттестации работников. В частности, в нем указываются дата аттестации, решение аттестационной комиссии и реквизиты протокола заседания комиссии (дата и номер). Кроме того, в графе «Основание» делается ссылка на приказ о проведении аттестации или приказ о результатах аттестации.
Обратите внимание! В личной карточке государственного (муниципального) служащего (форма Т-2ГС (МС)) разд. IV предназначен для внесения сведений о присвоении квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания. Записи в него вносятся также на основании документов, подтверждающих получение чина, ранга и звания, с обязательным ознакомлением служащего под подпись. Соответственно нумерация последующих разделов в карточке по форме Т-2ГС (МС) сдвигается.
Раздел V «Повышение квалификации»
Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или представленных работником в течение трудовой деятельности. В этом разделе нужно указать:
— даты начала и окончания обучения;
— вид повышения квалификации;
— наименование учебного заведения и место его нахождения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования и пр.);
— вид документа (свидетельство, удостоверение) и его данные (номер и дату выдачи).
В графе «Основание» можно указать реквизиты приказа о направлении работника на повышение квалификации, а можно ничего не писать (в случае, если работник самостоятельно повысил свою квалификацию).
V. Повышение квалификации
| Дата | Вид повышения квалификации | Наименование образовательного учреждения, место его нахождения | Документ (удостоверение, свидетельство) | Основание | ||||
| Начала обучения | Окончания обучения | |||||||
| Наименование | Серия, номер | Дата | ||||||
| 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | ||
| 10.11.2013 | 20.12.2013 | Краткосрочные | ФГБОУ «Межотраслевой | Удостоверение | VII | 22.12.2013 | Приказ | |
| Курсы | Институт повышения | 123456 | От 01.11.2013 | |||||
| Квалификации и | N 27 | |||||||
| Переподготовки кадров | ||||||||
| ННГАСУ», г. Нижний | ||||||||
| Новгород |
Раздел VI «Профессиональная переподготовка» заполняется аналогично разд. V «Повышение квалификации».
Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания»
Скажем сразу, что в карточке по форме Т-2ГС (МС) данный раздел имеет номер VII и называется «Государственные и ведомственные награды, почетные звания». Однако, как бы ни назывался этот раздел, в нем нужно указать наименование награды или поощрения (грамота, медаль и т. п.), а также реквизиты документа, на основании которого работник поощрен.
Отметим, что сведения о премии, предусмотренной системой оплаты труда, в данный раздел не вносятся.
Раздел VIII «Отпуск»
Этот раздел предусмотрен для учета всех отпусков, предоставляемых работнику в течение трудовой деятельности в конкретном учреждении. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
Подчеркнем особенность заполнения данного раздела: на основании приказа вписывается только дата начала отпуска, а дата окончания вносится после того, как работник фактически вернулся из отпуска. Связано это с тем, что в случае отзыва сотрудника из отпуска или его продления дата окончания может оказаться иной, нежели указанная в приказе о предоставлении отпуска.
Не забывайте учитывать здесь и отпуска без оплаты, так как их продолжительность влияет на подсчет стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. 121 ТК РФ).
Раздел IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством»
Внесение сведений в данный раздел позволит сотруднику кадровой службы отслеживать предоставление определенных законодательством льгот и гарантий. Сведения вносятся на основании поданного работником документа — справки об инвалидности и др. В качестве основания льготы рекомендуем указывать федеральный закон или иной нормативный акт, в котором предусмотрена льгота или гарантия.
Раздел X «Дополнительные сведения»
Для полноты учета в необходимых случаях здесь указываются иные сведения о сотруднике, например, о наличии водительского удостоверения, заключения МСЭК об условиях и характере труда.
Раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)»
Это последний раздел карточки, который заполняется только при увольнении сотрудника. В него вносят основание прекращения трудового договора или увольнения, ставят дату увольнения и реквизиты приказы (распоряжения) об этом. Заметим, что запись в этом разделе заверяется подписью не только работника, но и кадровика.
Подведем итог
Как видим, ничего сложного в оформлении личной карточки нет. Если возникла необходимость изменить сведения о работнике (например, фамилию или паспортные данные), нужно одной чертой зачеркнуть прежнюю информацию, а затем (над зачеркнутым или при наличии свободного места рядом) записать новую с указанием даты исправления. Считаем такой порядок оптимальным. Каких-то особых правил, регламентирующих внесение изменений в личную карточку, не установлено.
Поскольку личные карточки должны храниться в организации 75 лет и их ведение довольно часто становится объектом проверки ГИТ, не пренебрегайте требованиями законодательства и оформляйте эти документы: потратьте полчаса вместо дальнейшего разбирательства с ГИТ и судом.
Несмотря на то, что мы в настоящее время пользуемся достижениями научно-технического прогресса и живем в век цифровой информации, традиционные бумажные работы никак не могут искореняться из делопроизводства. Одним из основополагающих документов в организации, определяющим отношение штатного сотрудника к военной службе, а также служащим источником данных об этом лице, является личная карточка, заполненная по определенной установленной форме Т-2.
В задачи, которыми должен заниматься сотрудник, ответственный за решение вопросов учетной деятельности, входит заполнение карточки на основе документально представленной информации, своевременное обновление данных, сверка с данными из военкомата и бережное хранение документов.
Существуют определенные термины, которые ставят в тупик специалиста по ВУР, особенно если он впервые вносит сведения о воинском учете персонала. Поэтому полезным будет поговорить о наполняемости карточки Т-2 поэтапно.
Избежать этого процесса не удастся по действующему законодательству, так как сведения о гражданах, трудящихся на предприятии и состоящих на воинском учете носят стратегический характер. В подтверждение этому необходимо привести тот факт, что личную карточку сотрудника положено хранить после его увольнения еще 75 лет.
Заполнение шапки и внесение общих данных
Формат полей, которые содержит образец карточки, считается доступным для использования, однако конфиденциальность определенной информации требует ее кодировки. В общем случае, заполнять бланк нужно черной или синей ручкой, но до уточнения некоторых сведений или при возможном предстоящем их изменении допускается временная запись простым карандашом.
В специально отведенных полях прописывается полное название организации и ее кодификация по ОКПО и ОКУД, а также указывается табельный номер сотрудника, номер свидетельства ИНН, СНИЛС и характер работы (постоянная или временная). Личные данные берутся из паспорта. Информация о знании языка представлена в одном из трех видов:
- владеет;
- объясняется;
- переводит со словарем.
Узнай: Как производится постановка граждан на воинский учет
Для сведений о полученном образовании предусмотрены резервные поля. Они позволяют вносить изменения, если гражданин получает дополнительную специальность. При наличии нескольких профессий указывается только та, по которой работника приняли в организацию. Необходимо обратить внимание, что при заполнении паспортных данных придется указывать адрес регистрации и фактического проживания. В общем случае эти данные не совпадают.
Внесение сведений о ВУ
Постепенно подошли к интересующей нас теме. Основанием для внесения сведений в личную карточку служит военный билет или приписное удостоверение . Процедура заполнения некоторых полей зависит от званий военнообязанных и видов воинского учета.
Внесение сведений об офицерах запаса
Первый пункт в анкете не заполняется, а сразу вносится воинское звание. Данные берутся из военного билета. При последовательном присвоении званий писать нужно последнее по дате. Наименование профиля указано в п.7 в военном билете. Для большинства офицеров это командный профиль, однако может встречаться медицинский, педагогический, юридический и т.д.
Военно-учетная специальность гражданина закодирована шестизначным числом. В графу ВУС вносится код из военного билета. Отсутствие специальности тоже имеет обозначение. Иногда указывается и группа учета. Для российской армии — это аббревиатура «РА».
Пункт №5, указывающий на категорию годности должен содержать литеру, соответствующую категории, которая была присвоена по результатам заседания военной комиссии. Если в документе отсутствует категория, то в карточку заносится литера «А».
Следующая запись производится в случае наличия мобилизационного предписания. Это документ, выданный военкоматом для сверки данных. Он подразумевает явку без повестки во время объявления мобилизации. В анкету выставляется номер команды, взятый из предписания. При постановке лица на спецучет в соответствующее поле вносится номер удостоверения об отсрочке. Данные о ВУ часто меняются, поэтому рекомендуется писать их простым карандашом.
Узнай: Когда снимают с воинского учета по возрасту, как это делается
О рядовых
Категория запаса – это показатель, который определяет прохождение воинской службы. Если гражданин служил в ВС не меньше года, то в запасе он состоит в 1 категории. Лица, не служившие, имеют 2 категорию. Пункты, заполнение которых не вызывает трудностей или производится по аналогии с процедурой внесения сведений об офицерах, рассмотренной ранее, пропустим и выделим лишь те, что имеют особенности. Напротив графы «профиль» без сокращений должно быть написано: «солдаты» или «матросы».
Все остальные поля оформляются по данным военного билета без каких-либо дополнений. Необходимо отметить, что такой способ ведения личной карточки характерен не только для рядовых, но и для матросов, прапорщиков, мичманов и сержантов.
О призывниках
Личные корточки на граждан, которые должны быть призваны в состав ВС, заполняются на общих основаниях. Призывником считается гражданин, верхний возрастной порог которого не достиг 27 лет. Трудоустройство этой категории граждан часто встречается, если была получена отсрочка от армии.
Первое поле, отвечающее за категорию запаса, по понятным причинам не заполняется. Если сотрудник намеревается работать в организации продолжительное время, то запись можно делать ручкой, так как после достижения им возраста 27 лет он получит военный билет и будет считаться военнообязанным в запасе с категорией 2.
Вместо воинского звания следует написать «Подлежит призыву». Часто случается такое, что после службы гражданин возвращается на предыдущее место работы. Чтобы не производить лишних исправлений, поля с изменяющейся информацией, не позволяющие вносить дополнения, следует заполнить карандашом. После изъятия карточки из картотеки обязательно все записи дублировать ручкой.
Еще одной отличительной особенностью заполнения личной карточки для призывника является то, что пункт №7 не заполняется.
Кадровики, оформляя нового сотрудника, ведут документацию, предусмотренную законодательством. Среди бумаг, не всегда обязательных для ведения, но получивших широкое практическое применение, – личная карточка сотрудника по форме Т-2. Рассмотрим инструкцию по заполнению карточки. Также можно скачать необходимый бланк и образец формы Т-2.
Претендент прошел собеседование, его взяли на работу, издан приказ о принятии, и теперь ему необходимо пройти процедуру трудоустройства. Для этого ему нужно подать установленный пакет документов, содержащих множество разнородных сведений.
Чтобы систематизировать эту информацию для дальнейшего учета, данные заносят на специально разработанные карточки. Таким образом, сведения обо всех работниках предприятия формируют удобную для полного учета картотеку.
Госкомстат Российской Федерации разработал и утвердил в постановлении от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» форму для заполнения личной карточки, названную Т-2.
На таком бланке удобно отражать все значимые сведения о сотруднике. Если предприятие считает нужным, оно может на ее основе разработать свой регистр учета данных о персонале.
Внимание! Личная карточка сотрудника применяется для работников, занимающих любые должности, как штатных, так и работающих по совместительству. Личные карточки удобно располагать в алфавитном порядке или распределять по структурным подразделениям.
Можно ли обойтись без личной карточки
Вышеупомянутое Постановление в п.2 регламентирует обязательное ведение личной карточки на каждого наемного работника во всех организациях. Так что на предприятиях нельзя вести личное дело сотрудника, не оформляя личные карточки.
Что касается индивидуальных предпринимателей, для них ведение учета на личных карточках не обязательно, но они вправе также пользоваться формой Т-2.
Допустимо ли ведение личной карточки в электронной форме
Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму.
Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:
- премирования;
- дисциплинарного взыскания;
- ухода в отпуск;
- внутреннего перевода;
- увольнения.
Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.
Она должна находиться:
- на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
- на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);
- на 4 странице – фиксация информации об увольнении.
Внимание! Вести личные карточки исключительно посредством компьютера нельзя. Однако, для удобства пользования можно дублировать определенный массив данных из формы Т-2, не требующих личного визирования.
На основании каких документов заполняется личная карточка
Исходными для заполнения данного регистра являются документы из пакета, подаваемого при трудоустройстве. Некоторые бумаги с нужными для Т-2 сведениями могут оформляться непосредственно в организации.
Заполняющему личную карточку потребуются такие документы сотрудника:
- – главный документ, отражаемый в карточке; он же является основанием для оформ
- удостоверение личности работника (паспорт);
- СНИЛС;
- ИНН – не обязателен к предъявлению при приеме на работу (если трудоустройство первое, то ИНН оформит работодатель);
- свидетельство о полученном образовании (диплом, аттестат);
- военный билет;
- анкета, содержащая данные о семейном положении, если сотрудник заполнял ее при оформлении (при отсутствии анкеты – копии свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.);
- трудовая книжка при устройстве на основное место работы;
- справка о стаже с основного места работы – при трудоустройстве по совместительству.
К сведению! Если понадобится дополнительная информация, она может быть внесена в личную карточку со слов сотрудника.
Бланк и образец личной карточки на 2019 год
Скачать бесплатно в формате Word.
Личная карточка работника (форма Т-2): образец заполнения 2019 года
Обязанность по заведению, внесению записей и хранению личных карточек возлагается на специально уполномоченного ответственного работника кадрового или юридического отдела.
Бланки Т-2 в организациях являются документами строгой отчетности и подлежат сохранению в течение 75 лет. При хранении их отделяют от личных дел.
Бланк содержит 11 разделов, расположенных на 4 страницах. Две первые страницы должны заполняться непосредственно при трудоустройстве. Остальные листы подлежат заполнению в процессе работы.
Важные нюансы оформления личной карточки
Чтобы не допустить ошибок в оформлении и ведении личной карточки, следует придерживаться следующих правил, утвержденных соответствующими нормативными актами.
- Заполнять форму можно от руки (синей или черной пастой) либо печатать посредством компьютера.
- 2 раздел личной карточки должен быть заполнен исключительно от руки.
- Помарки, исправления и неразборчивый почерк не допускаются.
- Сверку военных комиссариатов с документами воинского учета отмечают простым карандашом.
- Карточку удобнее вести на картоне, а не на простой бумаге, во избежание быстрого изнашивания.
Правила и образец заполнения бланка Т-2
Прежде чем перейти к внесению информации в основные разделы, необходимо заполнить шапку бланка. В нее надо вписать полное название организации и ее .
Затем заполняется табличка:
- дата заведения личной карточки (пишется цифрами в формате «день – месяц – год»);
- табельный номер работника (не более 6 символов) – присваивается каждому новому сотруднику и не изменяется при внутренних перемещениях;
- номер ИНН;
- номер СНИЛС;
- в графе «Алфавит» нужно проставить начальную букву фамилии работника (это нужно для более удобного размещения в общей картотеке);
- постоянный или временный характер работы;
- основная работа или по совместительству;
- пол работника (буквой «М» или «Ж»).
Общие сведения
Первый раздел начинается с номера и даты заключения – эти цифры проставляются в предназначенных для них окошках в правом верхнем углу документа.
Графа 1. ФИО работника пишется без сокращений, как в паспорте.
Графа 2. Дата рождения записывается словами, а сбоку приводится цифрами.
Графа 3. Место рождения указывается, как в паспорте, в окошке приводится код по справочнику ОКАТО. Запись не должна быть длиннее 100 знаков. Слова «район», «область», «поселок», «станция» можно сокращать, «село» и «станица» сокращению не подлежат.
Графа 4. Гражданство (не сокращать) и код по ОКИН:
- для граждан РФ – 1;
- двойное – 2;
- иной страны – 3;
- без гражданства – 4.
Графа 5. Информация об уровне владения иностранным языком: нужно обозначить язык словами и цифрой кода и достаточность его освоения по принятой иерархии:
- «читаю и перевожу со словарем» – цифра 1 в окошке кода;
- «читаю и могу объясниться» – код 2;
- «свободно владею» – цифра 3.
Графа 6. Чтобы оставить сведения о полученном образовании, надо записать все оконченные учебные заведения, указать полученную квалификацию с кодом по ОКСО и реквизиты полученных дипломов.
Графа 7. Сюда заносится название профессии, на которую трудоустраивается работник в данной организации (формулировка по штатному расписанию), и ее код по ОКПДТР. Можно указать дополнительную профессию, если она может оказаться важной.
Личная карточка работника - это документ унифицированной формы № Т-2, который заполняется на основании всех категорий.
Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Правила заполнения личной карточки работника Т-2
Заполнение личной карточки производит работник кадровой службы. Работник, на которого заполнялась личная карточка, подтверждает подлинность изложенных в карточке сведений подписью в конце раздела II, на второй странице личной карточки.
Для заполнения личной карточки Т-2 необходимы следующие документы работника:
- заключенный с работником трудовой договор;
- приказ о приеме на работу;
- паспорт (или иной документ удостоверения личности);
- трудовая книжка;
- военный билет;
- документ об образовании, квалификации или наличии специальных званий;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.
Остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником. В некоторых случаях, в зависимости от специфики работы, работодатель может запросить от лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные действующим законодательством РФ.
Правила заполнения формы № Т-2
1) Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах.
2) Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
3) Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
4) В столбце «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.
5) Характер работы указывается: «постоянно», «временно».
6) Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.
7) Пол обозначается буквой «М» или «Ж».
8) Фамилия, имя, отчество записываются полностью.
9) Дата рождения
устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например: «10 ноября 1975 г.». При указании места рождения нужно учитывать следующее:
– длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
– районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город – гор., деревня – дер., край – кр., округ – окр., область – обл., поселок – пос., район – рн., станция – ст.; слова аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.
10) Код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления 0К 019-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО).
11) Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении 0К 018-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН). Гражданство РФ обозначается кодом 1, двойное гражданство указывается кодом 2, иностранное гражданство обозначается кодом 3, отсутствие гражданства обозначается кодом 4.
12) Языки
, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом:
читаю и перевожу со словарем – код 1;
читаю и могу объясняться – код 2;
владею свободно – код 3.
При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй – степень его знания.
13) Образование
записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию, утвержденному постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО).
Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:
- начальное (общее) образование – код 02;
- основное среднее образование – код 03;
- среднее (полное) общее образование – код 07;
- начальное профессиональное образование – код 10;
- среднее профессиональное образование – код 11;
- неполное высшее образование – код 15;
- высшее образование – код 18;
- послевузовское образование – код 19.
Как правильно записывать сведения о неоконченном образовании?
|
Запись об образовании работника, если оно не окончено |
Вид образования по классификации |
|
Окончивший пять-шесть классов средней школы Обучающийся в высшем учебном заведении, но не окончивший его Обучающийся в среднем специальном учебном заведении (техникуме, колледже), но не окончивший его Окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей, гимназию Окончивший профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение |
Начальное образование Неполное среднее образование Основное общее или среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование имелось на момент поступления в высшее учебное заведение) Неполное высшее образование Среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование (в зависимости оттого, какое имелось образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение) Среднее (полное) общее образование Начальное профессиональное образование |
При внесении записи о наименовании учебного заведения разрешаются сокращения слов, не искажающие смысл наименования.
В случае когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать «им.»; если за этим идет слово «профессора», «академика» или другое, то следует писать «им. профессора», «им. академика» и т. д.
Ордена в названиях учебных заведений не указываются. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома или иного документа об образовании.
Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения.
14) Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:
для окончивших высшее учебное заведение – «бакалавр», «магистр», «специалист». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» – специальность;
для окончивших среднее учебное заведение – «техник», «товаровед», «бухгалтер», «менеджер» и др.
15) Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.
16) Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.
17) Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН.
Сведения о состоянии в браке:
- никогда не состоял (а) в браке – код 1;
- состоит в зарегистрированном браке – код 2;
- состоит в незарегистрированном браке – код 3;
- вдовец (вдова) – код 4;
- разведен (а) – код 5.
18) В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются: отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.
19) Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом.
Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения. Необходимо заполнять обе графы: и адрес места жительства по паспорту, и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки Т-2, являются:
- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета), удостоверение военнослужащего запаса для граждан, пребывающих в запасе;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
В случае если работник является офицером запаса, информация для данного раздела берется из военного билета:
Пункт 1. «Категория запаса» – на офицеров запаса отметки в данном пункте не делаются.
Пункт 3.
«Состав (профиль)» – записывается полное название состава (без сокращений) в соответствии с пунктом 7 «Наименование профиля» третьей страницы военного билета.
Пункт 4.
«Полное кодовое обозначение ВУС» – записывается полное кодовое обозначение военно-учетной специальности, в соответствии с пунктом Б «ВУС №» третьей страницы военного билета.
Пункт 5
. «Категория годности к военной службе» – заполняется исходя из записи пункта 15 «Сведения о медицинских освидетельствованиях» страниц 10-13 военного билета. Категории имеют следующие буквенные обозначения: А – годные к военной службе, Б – годные к военной службе с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные к военной службе, Г – временно не годные к военной службе. Если в военном билете не указана категория годности, тогда в 5 пункте 2 раздела личной карточки ставится категория А.
Пункт 7.
«Состоит на воинском учете»: (все данные в пункте оформляются простым карандашом) строка А заполняется, если имеется мобилизационное предписание или штамп о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний (в карточке работника указываются данные из пункта 16 страницы 14-21 военного билета); строка Б заполняется, если работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время (в карточку заносятся серия и номер удостоверения об отсрочке, номер перечня должностей и профессий, а также дата оформления отсрочки военным комиссариатом).
В случае если сотрудник подлежит призыву на военную службу, пункты 1, 3, 4 и 7 раздела 2 не заполняются.
Пункт 2.
«Воинское звание» – делается отметка «подлежит призыву».
Пункт 5
. «Категория годности к военной службе» – делается запись на основании данных из «приписного свидетельства» гражданина (на 1 странице в разделе 1 «Общие сведения» после слова «признан») в виде буквы соответствующей категории (А, Б, В или Г).
Пункт 8
заполняется, если работник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к воинской службе по состоянию здоровья. В этом случае в графе пишется «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
При заполнении
раздела IV
«Аттестация» личной карточки заполняются все столбцы и графы. В них указываются:
дата прохождения аттестации;
- решение комиссии, например: «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации» и т. д.;
- ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.
Графа «Основание» может быть незаполненной. Как вариант, в ней может быть указан и/или приказ об утверждении результатов аттестации.
Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых работником.
В разделе V «Повышение квалификации» указываются:
– даты начала и окончания обучения;
– вид повышения квалификации;
– наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);
– вид документа (свидетельство, удостоверение);
– графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.
Аналогичным образом в раздел VI вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием, специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка. При заполнении раздела VII «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.
В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются .
При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска. Дата окончания отпуска вносится после возвращения работника из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе «Дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.
В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, поскольку согласно ст. 121 ТК РФ в него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.
В разделе IX «Социальные льготы» следует указывать перечень льгот и их оснований, предоставляемых работнику федеральными законами, подзаконными актами и локальными нормативными актами организации (трудовым договором, коллективным договором, отраслевыми соглашениями).
В разделе «Дополнительные сведения» для полноты учета в необходимых случаях указываются:
– сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует проставлять даты –поступления и окончания образовательного учреждения);
– сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;
– заключение экспертной комиссии об условиях и характере труда.
После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в раздел IX «основания увольнения», где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер .
При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.
Порядок внесения изменений сведений о работнике
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разделы «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете», то и подписью самого работника.
Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку.При изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами.
Далее все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров. Полная замена личной карточки нежелательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю информацию о данном сотруднике. Что касается изменения паспортных данных и состояния в браке, то может применяться та же схема – с зачеркиванием.
Правила кодирования
При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
- Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
- При отсутствии записей или при отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой.
- При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например: «14 февраля 2006 г.».
- Даты кодируются арабскими цифрами в следующем порядке: число-месяц-год; например: «03.10.1998».
- В организациях и на предприятиях, не планирующих введение АСУ кадровой деятельностью, допускается не проводить кодирование реквизитов.
