Многие торговые организации работают «под заказ». Т. е. организация сначала получает несколько заказов от покупателей. Потом находит поставщиков и у них приобретает необходимые товары. Как только товар приходит на склад от поставщика – он сразу отгружается покупателям.
В такой ситуации менеджеры по закупкам должны иметь удобные механизмы для формирования заказов поставщикам и отслеживания сроков поставки.
В программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» менеджер по закупкам может сделать следующее:
- Посмотреть полный список товаров, которыми нужно обеспечить покупателей.
- Автоматически создать заказ поставщику по всем товарам, необходимым покупателям. При этом в заказе поставщику будет четко указано, под какие заказы покупателей сделан заказ поставщику. А в момент поступления на склад товар автоматически зарезервируется для клиента.
- Указать срок поступления товаров по всем заказам поставщикам.
- Проконтролировать сроки поступления товаров, при несоблюдении сроков аннулировать заказ поставщику.
Рассмотрим подробнее каждую из этих возможностей.
Для анализа товаров, которые необходимо закупить для клиентов, можно использовать отчет «Анализ заказов покупателей».
Меню: Отчеты – Продажи – Анализ заказов – Анализ заказов покупателей
Отчет можно сформировать по еще не отгруженным заказам. Для этого установим флаг «Состояние отгрузки по заказу» и отметим значения «Не отгружено» и «Отгружено частично». Таким образом, мы получим отчет по заказам, которые еще не отгружены полностью:
В отчете показываются все неотгруженные заказы. По каждому заказу мы видим необходимые товары, в колонке «Осталось обеспечить» указывается необходимое количество. Если эта колонка не пустая, значит товар отсутствует на складе и не был зарезервирован – его нужно заказать у поставщика.
Создание заказа поставщику
Из отчета «Анализ заказов покупателей» мы выяснили, что для наших клиентов необходимо сделать заказ поставщику. Но нам необязательно запоминать, кому и какого товара не хватает. Прямо из отчета можно сформировать заказ поставщику на все недостающие товары!
Нажмем на кнопку «Заказ поставщику – Сформировать один заказ поставщику»:
Создается новый документ «Заказ поставщику», в который автоматически попали все необходимые для заказа товары:
Для каждого товара в колонке «Заказ» указан заказ покупателя, под который товар заказывается у поставщика. Благодаря этой информации в момент поступления товара на склад он будет зарезервирован для покупателя автоматически.
В заказе нужно выбрать поставщика, договор, заполнить цены покупки. Мы договорились с контрагентом «Мобил» о поставке данного товара 28.12.2011. Укажем предполагаемую дату поступления товара в поле «Поступление»:
По кнопке «ОК» проведем и закроем заказ поставщику.
После оформления заказа поставщику снова сформируем отчет «Анализ заказов покупателей». Теперь колонка «Осталось обеспечить» пуста, т. к. мы заказали все необходимые товары у поставщика. Информация о том, что товар заказан поставщику, отображается в колонке «Размещено в заказах»:
Контроль сроков поставки
Для контроля сроков поставки воспользуемся отчетом «Анализ заказов поставщикам».
Меню: Отчеты – Закупки – Анализ заказов – Анализ заказов поставщикам
Сделаем настройку, чтобы увидеть заказы, по которым нарушен срок поставки. Нажмем кнопку «Настройка».
В открывшейся форме настройки внизу в таблице добавим новый отбор «Заказ.Дата поступления меньше или равна текущей дате». Для этого нажмем кнопку «Добавить», в открывшемся окне выбора поля найдем поле «Заказ», развернем его по плюсу и выберем внутри поле «Дата поступления»:
В основной форме отчета также установим флаг «Состояние поступления» и отметим значения «Не поступило» и «Поступило частично».
Нажмем «Сформировать» и в результате увидим все заказы, которые должны были полностью поступить до текущей даты, но этого не произошло:
В колонке «Осталось закупить» будет указано количество не поступившего вовремя товара.
По результатам анализа менеджер может принять решение аннулировать заказ поставщику. Для этого оформляется документ «Закрытие заказа поставщику». Создать документ можно на основании заказа поставщику или вручную.
Меню: Документы – Закупки – Закрытия заказов поставщикам
Сделаем закрытие заказа на основании. Для этого можно найти нужный заказ поставщику в списке заказов:
Меню: Документы – Закупки – Заказы поставщикам
Или открыть заказ поставщику прямо из отчета.
Чтобы открыть заказ поставщику из отчета, нужно сделать по нему двойной клик мышью и в открывшемся списке действий выбрать пункт «Открыть заказ поставщику»:
В заказе поставщику воспользуемся кнопкой ввода на основании и выберем пункт «Закрытие заказов поставщикам»:
В открывшемся документе «Закрытие заказов поставщикам» уже будет указан закрываемый заказ, контрагент, сумма заказа:
Также можно указать причину закрытия заказа и потом анализировать причины закрытий заказов в отчете:
Меню: Отчеты – Закупки – Анализ заказов – Анализ причин закрытия заказов
По кнопке «ОК» проведем и закроем документ.
После закрытия заказа поставщику программа уже не будет ожидать по нему никаких поступлений или оплат. Заказ поставщику теперь не будет показываться в отчетах:
Кроме того, если еще раз сформировать отчет «Анализ заказов покупателей», мы увидим, что товар снова появился в колонке «Осталось обеспечить»:
Теперь менеджеру по закупкам следует сформировать новый заказ поставщику на недостающие товары и ожидать поставку данного товара в срок.
Знаете ли вы, что в 1С можно быстро создавать заказы поставщикам, исходя из текущих потребностей интернет-магазина?
Процесс обеспечения заказов в конфигурации «1С: Управление торговлей 11» поддерживается стандартной обработкой «Формирование заказов по потребностям».
Но!
У такой обработки есть один минус, который сводит на нет многие плюсы: все ее возможности тесно переплетены и пользователь обязан указывать все необходимые параметры обеспечения потребностей. А таких параметров очень много, что затрудняет работу пользователя.
Обработка слишком сложна для восприятия. И менеджеры интернет-магазинов создают заказы поставщикам вручную.
Из наших клиентов лишь единицы подтвердили, что они в какой-то степени используют возможности стандартной обработки, но и то – в очень ограниченном объеме.
Мы разработали интуитивно понятный механизм автоматического создания заказов поставщикам. Это решение в виде внешней обработки «Создание заказов поставщику». В нем участие пользователя в цикле обеспечения заказа сведено к минимуму.
Можно за 3-4 клика мыши сформировать заказы поставщикам по всем поступившим заказам от покупателей за день.
Приведем пример, как используется такая внешняя обработка в интернет-магазине товаров для животных ЮНИЗОО.
Особенности: у магазина много заказов покупателей и широкий выбор поставщиков, поэтому требуется отправлять заказы на товар разным поставщикам в разное время суток, в том числе и по нескольку раз в день, что отнимало у менеджеров уйму времени.
Этапы автоматизации и доработки
1. В механизм проведения заказа покупателя добавляем автоматическое разделение товаров по варианту обеспечения (со склада/под заказ).
Здесь обработка автоматически, в зависимости от свободного остатка на складе, определяет количество товара, которое необходимо заказать поставщику по конкретному заказу покупателя.
Те же товары, которые имеются на складе организации, проставляются в резерв под конкретный заказ покупателя (обособленный резерв).
Рисунок 1. Разделение по вариантам обеспечения
2. Для каждого товара в магазине указываем список всех поставщиков и основного контрагента. Устанавливаем соответствие между наименованиями товаров у клиента и у конкретного поставщика для автоматической подстановки значений в заказы поставщикам. Первичный ввод информации был выполнен программно на основе предоставленных прайс-листов поставщиков.
Рисунок 2. Список номенклатурных позиций поставщиков
Для актуальности информации о наличии товара у поставщика для каждой номенклатуры был задан реквизит «Наличие у поставщика». И сейчас менеджеры интернет-магазина автоматически загружают информацию по прайс-листам поставщиков один раз в день, тратя на это всего лишь 5 минут.
Рисунок 3. Номенклатура поставщика
В итоге в системе поддерживается актуальная информация о наличии товара на складе конкретного поставщика в конкретный день.
3. Для массового формирования заказов поставщикам была разработана внешняя обработка. На первом шаге отбираем товары для заказа и указываем дату доставки (период). По кнопке «Заполнить» все заказы покупателей за нужные даты попадают в таблицу. Переключая варианты отображения заказов («Только необеспеченные / Все заказы) и фильтр по менеджеру − можно настроить интерфейс обработки индивидуально под каждого менеджера.
Рисунок 4. Шаг 1. Отбор товаров для заказа
В табличной части обработки выводится необходимая информация: наименование и количество заказанного товара в разрезе заказов покупателей, статус обеспечения каждой позиции (см. табл. ниже) и т.д.
После нажатия «Проставить галки и количество» происходит автоматический расчет необходимого количества товара к заказу по каждой строке, с учетом наличия товара на складе и уже сформированных заказов поставщикам (поле «Количество» редактируется вручную при необходимости).
Рисунок 5. Шаг 1. Расчет требуемого к заказу количества
Обратите внимание: поля со статусом «Не обеспечен» на рисунке 6 соответствуют позициям, отмеченным галочкой на рисунке 5
Рисунок 6. Шаг 1. Автоматический отбор товаров к заказу
4. Табличная часть второго шага обработки – Выбор поставщиков – формируется на основе информации, указанной на первом шаге. Пользователь видит информацию о всех необеспеченных позициях, по которым требуется сформировать заказ поставщикам.
В качестве поставщика автоматически выбирается основной поставщик по данной позиции. При отсутствии товара у основного поставщика, система предлагает выбор из тех поставщиков, которые поставляют данный товар, и он имеется у них в наличии.
Рисунок 7. Шаг 2. Выбор поставщиков
Для любой позиции выбор поставщика можно скорректировать вручную. Завершаем шаг, нажимая кнопки «Сформировать заказы».
5. Заказы поставщикам формируются на основе информации, выбранной на втором шаге. Для каждого поставщика все товары собираются в отдельный заказ. Теперь их осталось только переслать поставщикам.
Такой механизм позволил сократить трудозатраты менеджеров по закупкам в 4 раза по сравнению с ручным созданием заказов поставщикам.
Если вы хотите увидеть, как автоматизировать создание заказов поставщикам в 1С – закажите бесплатную демонстрацию.
На поступление товаров или услуг в 1С 8.3 необходимо создавать соответствующий документ. В данной пошаговой инструкции мы рассмотрим подробную пошаговую инструкцию, как это сделать и какими данными заполнять. Так же рассмотрим на примере создаваемые программой 1С проводки.
В меню «Покупки» выберите пункт «Поступление (акты, накладные)». Перед вами откроется форма списка данного документа.
Из появившейся формы списка можно создать несколько различных видов документов. Рассмотрим их вкратце.
- Товары (накладная). Вам будет доступна для прихода только табличная часть для добавления товаров.
- Услуги (акт). Аналог предыдущего, но только для услуг.
- Основные средства. Данный документ формирует проводки поступлению и по , не требующих монтажа. Дополнительно принимать к учету не нужно.
- Товары, услуги, комиссия. Совмещение товаров, услуг и ведение комиссионной торговли.
- Материалы в переработку. Тут название говорит само за себя.
- Оборудование. – оборудования. Принятие к учету формируется отдельно.
- Объекты строительства. Поступление ОС – объектов строительства.
- Услуги лизинга. Для начисления очередного лизингового платежа, при учете имущества на балансе лизингополучателя.
Рассмотрим первые два вида операций, т.к. они самые популярные.
Как поставить товар на приход
При создании нового документа выберите вид операции «Товары (накладная)».
В шапке укажите контрагента, договор и подразделение, куда будут оприходованы товары. Так же дополнительно можно настроить НДС (включается в стоимость и способ начисления), грузополучателя, грузоотправителя и .
Счет учета в данном случае 41.01 – товары на складах. Его тоже можно изменить. Далее откорректируйте при необходимости ставку НДС.
Внизу формы укажите номер и дату счета-фактуры, после чего нажмите на кнопку «Зарегистрировать». Документ сразу же создастся автоматически и отобразится ссылка на него.
Как мы видим, документ сделал две проводки: по самому поступлению и по НДС (счет 10.03).
Смотрите также видео по оприходованию товара в 1С Бухгалтерия:
Поступление услуг
На этот раз при создании документа выберите вид операции «Услуги (акт)». Подробно рассматривать заполнение данного документа мы не будем в связи с тем, что тут все схоже с предыдущим способом. Только здесь добавляются номенклатурные позиции с видом «Услуга».
Нашу услугу по стрижке газона мы отнесли на 26 счет и указали статью затрат «Прочие затраты».
В том случае, когда вам необходимо сразу отразить поступление и товаров и услуг, воспользуйтесь видом операции «Товары, услуги, комиссия».
Документооборот закупок можно вести как с оформлением заказов поставщикам, так и без них, регистрируя лишь фактические поступления товаров на склады предприятия. Заказ поставщику может быть оформлен как в рамках долгосрочного торгового соглашения с поставщиком, так и независимо. Если заказ поставщику создается в рамках соглашения, условия закупок, определенные в соглашении, копируются в заказ и могут быть при необходимости уточнены.
Оформление происходит в журнале «Заказы поставщикам», который находится в разделе меню «Закупки».
Возле названия, в верхней части, имеется значок в виде звездочки, нажатием на него можно занести данный журнал в группу «Избранное» для быстрого доступа.
Звездочка располагается в меню программы, в левой верхней части экрана. Обратите внимание, что панель «Меню» находится сверху, а все открытые вкладки снизу.
В журнале, для удобства, имеются несколько видов сортировок документов: по текущему состоянию, по сроку выполнения, по приоритету и по менеджеру. Есть поиск, который представлен клавишей «Найти».
Необходимый документ можно найти по номеру, сумме, поставщику и т.д. Также, через соответствующие кнопки, можно создать на основании другой документ, сформировать отчет и вывести на печать.
