Согласно ФЗ No323 «Об основах охраны здоровья граждан в РФ», клиника отвечает за хранение медицинской документации. Ниже мы разбираемся в законодательном моменте этого вопроса, а также узнаем, каким образом должен быть организован процесс хранения документов в клинике.
Медицинская документация – правовой аспект
Прежде чем приступить к вопросу хранения медицинской документации, обратимся к приказу Минздрава России от 22 января 2001 No12, где говорится, что медицинскими документами считаются определенные формы, в которые врачи вносят записи о своих действиях в процессе предоставления медицинской помощи.
Виды форм медицинской документации были утверждены еще приказом Минздрава СССР в 1980 году. Приказ утратил свою силу, однако, письмо Минздравсоцразвития России No14-6/242888 допускает использование той части приказа, где говорится о применении форм.
Сегодня действует приказ Минздрава России No834 «Об утверждении унифицированных форм медицинской документации...». Данный приказ внес значительные обновления в формы медицинских документов, но он регулирует не все формы документов. Поэтому, узаконено использование более узконаправленных приказов, регулирующих частные ситуации. К примеру, приказ Минздрава РФ No107н «О порядке использования вспомогательных репродуктивных технологий, противопоказаниях и ограничениях к их применению» распространяет свое действие на медицинские карты пациентов, использующих вспомогательные репродуктивные технологии.
Срок хранения медицинской документации
Следуя ФЗ No125 «Об архивном деле в Российской Федерации», медучреждение должно хранить медицинскую документацию на протяжении определенного времени. Эти сроки определяются следующими правовыми актами:
- приказом Минкультуры РФ No558
- перечнем Главархива СССР от 15 августа 1988 г. Перечень устанавливает срок хранения для медицинских карт амбулаторных пациентов – 5 лет, для медицинских карт пациентов стационара – 25 лет.
- письмом Минздрава No13-2/1538 «О сроках хранения медицинской документации». Здесь говорится, что медицинские карты амбулаторного пациента и пациента стационара должны храниться в течение 25 лет, а медицинская карта маленького пациента – 10. Помимо этого, в письме указывается, что данные сроки должны применяться всеми медучреждениями до момента вступления в силу нового перечня документации.
В настоящее время за клиникой не закреплено обязательство ведения электронной документации, и, поскольку нет нормативных актов о сроке их хранения, то к ним применяются те же сроки, что к бумажным.
Возможно, вам будет интересно:
- Правила учета, хранения и оформления медицинской документации
Как мы уже говорили, в обязанности медицинской организации входит хранение документации. При ведении архива медицинских документов следует руководствоваться постановлениями Правительства No687 «Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» или же No1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработк,е в информационных системах персональных данных».
Для того чтобы установить, какие медицинские документы и сколько будут храниться в архиве, необходимо проанализировать их значимость. С этой целью создается специальная комиссия, куда входят:
- председатель – главврач либо его заместитель
- заведующий архивом и работник архива
- заведующий канцелярией или делопроизводитель.
Уничтожение медицинской документации происходит в двух ситуациях: если закончился срок хранения или если экспертно-проверочная комиссия решила, что в дальнейшем хранении этой документации нет необходимости. Ликвидацией документации также занимается комиссия: создается акт, в который вносится вся информация об уничтожаемых документах. Заполненный акт заверяется всеми членами комиссии.
Вся работа, которая касается вопросов ведения, хранения и уничтожения медицинской документации, регулируется локальными актами клиники.
ВАЖНО!
При ликвидации медучреждения документация пересылается в архив муниципалитета.
В бумажном виде хранение медицинской документации предполагается в архиве медучреждения. Хранение электронной документации происходит в разных условиях по-разному:
- если медучреждение работает в локальной информационной системе, то документация находится на сервере учреждения
- если медучреждение работает с информационной системой по модели SAАS, то документация хранится в центре обработки данных. В основном, архив медучреждения прикреплен к кабинету медицинской статистики, поэтому отвечать за хранение документов должен его руководитель.
В соответствии с действующим законодательством, обязанность ведения и хранения всякой (в т.ч. стоматологической) медицинской карты законом возложена на медицинское учреждение, вне зависимости от его организационно-правовой формы и подчиненности. То есть и государственная, и негосударственная клиники обязаны соблюдать процедуру оформления и ведения данной формы медицинской документации, а также условия ее последующего хранения.
Срок хранения медицинских карт
–
- 5 лет в клинике со дня последнего обращения пациента за стоматологической помощью (с внесением соответствующей записи в карту);
- затем еще не менее 75 лет должна храниться в государственном архиве либо в архиве клиники.
Выдача медицинской карты –
В случае возникновения судебного разбирательства суд может запросить медицинскую карту стоматологического больного у клиники, а клиника, в свою очередь, обязана предоставить ее суду. Если стоматологическая клиника не предоставляет медицинскую карту стоматологического больного, то суд вправе считать, что ее руководство сознательно удерживает у себя и не предоставляет истребованные письменные доказательства.
В этом случае, на основании статьи 57 ГПК РФ, на клинику налагается денежный штраф в размере 10 МРОТ, что, тем не менее, не освобождает клинику от обязанности предоставления запрашиваемой судом информации. При этом клиника не предоставляет медицинскую карту, только если сможет доказать, что она находится на руках у пациента, или выдана по запросу другого органа, имеющего право на выемку данной документации.
Необходимо учесть, что выдача медицинской карты стоматологического больного пациенту вообще не предусмотрена действующим законодательством. Поэтому, если пациент обращается к клинике с подобным требованием, ему может быть предоставлена либо выписка из медицинской карты, соответствующая объему предъявляемых пациентом требований, либо копия медицинской карты (при необходимости соответствующим образом заверенная).
Вместе с тем, нельзя исключить возникновения ситуаций, при которых пациент изымает свою медицинскую карту по халатности сотрудников клиники или несмотря на их возражения. В этом случае такое обстоятельство в стоматологиях, как правило, фиксируют (врач составляет докладную записку на имя своего непосредственного начальника или руководителя клиники с максимально подробным описанием обстоятельств происшествия, на основании которой руководитель должен в кратчайшие сроки создать комиссию в составе не менее трех человек и составить акт, фиксирующий факт изъятия карты).
Эти документы позволят доказать в суде факт нахождения медицинской карты на руках у пациента либо обоснованность отказа клиники в предоставлении карты как письменного доказательства. Нужно учесть, что медицинская карта стоматологического больного относится к документам, содержащим врачебную тайну, поэтому как выписка, так и копия могут быть предоставлены только самому пациенту либо его законному представителю. Выдача этих документов любым другим лицам может быть только по основаниям, предусмотренным статьей 61 Основ законодательства РФ об охране здоровья граждан.
Подлинник медицинской карты стоматологического больного выдается только по официальному письменному запросу органов дознания и следствия, прокурора и суда в связи с проведением расследования или судебным разбирательством (клиника при этом сохраняет письменный запрос, на основании которого выдана карта).
Отсутствие медицинской карты в стоматологической клинике
Если у стоматологической клиники отсутствует медицинская карта пациента:
- нарушение права пациентов, закрепленные в Основах законодательства РФ об охране здоровья граждан;
- противоречие требованиям приказов Минздрава СССР № 1030 от 04.10.1980 г., и № 1338 от 31.12.1987 г., и разработанных на их основе нормативных актов Минздрава РФ.
Часто задаваемые вопросы:
- Какие акты регламентируют форму медицинской карты?
Основы законодательства РФ об охране здоровья граждан, приказы МЗ СССР № 1030 от 04.10.1980 г. и № 1338 от 31.12.1987. - Кому стоматологическая клиника имеет право выдавать медицинскую карту?
Только представителям органов дознания и следствия, прокурора и суда в связи с проведением расследования или судебным разбирательством по их официальному письменному запросу. - Может ли стоматологическая клиника выдать медицинскую карту пациенту?
Формально да, фактически — нет. - Какой порядок хранения медицинских карт в стоматологических клиниках?
5 лет в клинике, а затем еще не менее 75 лет в государственном архиве (либо в архиве клиники).
Медицинская документация, особенно первичная, играет основополагающую роль в правоотношениях между пациентом и медицинской организацией, поскольку удостоверяет факты и события, отражающие ход диагностики, лечения, и иных мероприятий. Обязанность по хранению медицинской документации в соответствии с пунктом 12 частью 1 статьи 79 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» возложена на медицинскую организацию.
Понятие медицинской документации
Согласно статье 1 Федерального закона от 24.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Федеральный закон от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» термина «медицинская документация» не раскрывает.
В соответствии с приказом Минздрава России от 22.01.2001 № 12 «О введении в действие отраслевого стандарта «термины и определения системы стандартизации в здравоохранении» медицинскими документами являются специальные формы документации, ведущиеся медицинским персоналом, в котором регламентируются действия, связанные с оказанием медицинских услуг.
Виды медицинской документации
В настоящее время единый нормативно - правовой акт, определяющий перечень медицинской документации, не принят.
Основным актом, устанавливающим формы медицинской документации, в настоящее время является Приказ Министерства здравоохранения СССР от 04.10.1980 № 1030, который, однако, утратил силу в 1988 году. На сегодняшний день, данный Приказ может применяться медицинскими организациями в соответствии с рекомендацией Минздравсоцразвития России (письмо от 30.10.2009 № 14-6/242888).
С 9 марта 2015 года начал действовать новый Приказ Минздрава России от 15.12.2014 № 834н «Об утверждении унифицированных форм медицинской документации, используемых в медицинских организациях, оказывающих медицинскую помощь в амбулаторных условиях, и порядков по их заполнению» который обновил множество форм медицинской документации.
Некоторые формы медицинской документации строго регламентированы не только указанным приказом Минздрава России, но и иными нормативными актами. Например, вкладыш в медицинскую карту амбулаторного (стационарного) больного при применении методов ВРТ (утвержден Приказом Минздрава РФ от 30.08.2012 № 107н).
В общем и целом, к медицинской документации относится: медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях; медицинская карта стационарного больного; медицинская карта туберкулезного больного; медицинская карта больного венерическим заболеванием; история родов; история развития новорожденного; медицинская карта прерывания беременности; индивидуальная карта беременной и роженицы; карта донора; медицинская карта студента ВУЗа; медицинская карта ребенка; история развития ребенка; медицинская карта стоматологического больного; индивидуальная карта беременной и родильницы; различного рода медицинские справки, выписки из амбулаторной карты, медицинской карты, направления в МСЭ и др.
Вопросы, касающиеся понятия, статуса и вида медицинской документации, форм медицинской документации подробно раскрыты в статье «Медицинская документация: статус и виды».
Порядок хранения медицинской документации
В соответствии с пунктом 12 части 1 статьи 79 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» медицинская организация обязана обеспечивать учет и хранение медицинской документации, в том числе бланков строгой отчетности.
Единый нормативно - правовой акт, определяющий порядок хранения медицинской документации в настоящее время отсутствует.
Нормы о порядке хранения медицинской документации содержаться в отдельных приказах по учетным формам. Интересно отметить, что Порядок заполнения учетной формы № 025/У «Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях», утвержденный Приказом Минздрава России от 15.12.2014 № 834н в отличии от ранее действовавшей Инструкции по заполнению учетной формы № 025/У-04 «Медицинская карта амбулаторного больного», утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 22.11.2004 № 255 содержит гораздо меньше информации о порядке хранения данного документа (например, отсутствует норма о сроке хранения данного документа после смерти больного). При этом порядок заполнения учетной формы № 025/У содержит положение о том, что Карты в регистратуре медицинской организации группируются по участковому принципу, Карты граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг, маркируются литерой «2Л».
Выдача медицинской документации пациенту
При хранении медицинской документации следует учитывать, что в соответствии с положениями части 4 статьи 22 и статьи 13 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ:
- выдача медицинской документации пациенту, которая является учетной, производится по его или законного представителя письменному заявлению, при наличии сведений в них, касающегося его здоровья, предоставляется ему в копиях либо для личного ознакомления, вынос медицинской документации за пределы медицинской организации не допускается;
- в целях соблюдения права пациента на врачебную тайну, медицинская документация выдается иным лицам в предусмотренных законом случаях либо с письменного согласия пациента.
Порядок хранения медицинской документации в архиве
Статьей 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» закреплено право организаций создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Общие требования к хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов определены статьями 17-26 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
В силу части 1 статьи 17 данного Федерального закона на организации возложена обязанность по обеспечению сохранности архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативно - правовыми актами Российской Федерации.
При ликвидации медицинской организации архивные медицинские документы передаются на хранение в муниципальный архив (часть 10 статья 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Установленные сроки хранения медицинской документации
Общие сроки хранения медицинской документации в архиве регламентированы Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения», а также Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главархивом СССР 15.08.1988.
Основным актом, определившим сроки хранения для медицинской документации в медицинской организации, является Приказ от 04.10.1980 № 1030. Однако, как уже было сказано ранее, данный приказ утратил силу и нормативным актом не является.
Сроки хранения медицинской документации также регламентированы отдельными нормативно - правовыми актами в области здравоохранения. Например, протокол паталого - анатомического вскрытия хранится в архиве медицинской организации, в которой проводится патологоанатомическое вскрытие, в течение срока хранения медицинской карты стационарного больного (медицинской карты родов, медицинской карты новорожденного, истории развития ребенка, медицинской карты амбулаторного больного) (форма 013/у) (п. 35 Приказа Минздрава России от 06.06.2013 № 354н).
Кроме того, на некоторые виды медицинской документации таковой срок не установлен (например, медицинская карта наркологического больного), однако, исходя из аналогии, следует, что срок хранения этого медицинского документа составляет 25 лет.
В общем и целом, в настоящее время установлены следующие сроки хранения по медицинской документации:
|
Вид медицинского документа |
Срок хранения |
Нормативно - правовой акт |
|
Медицинские карты амбулаторных больных |
||
|
Медицинские карты стационарных больных |
Перечень типовых документов от 15.08.1988 |
|
|
История родов (форма 096/у) |
Приказ от 04.10.1980 № 1030 |
|
|
Решения врачебных комиссий |
Приказ от 05.05.2012 № 502н |
|
|
Документы (планы, справки, карточки, списки, графики, переписка) о периодических медицинских осмотрах |
Перечень типовых документов от 15.08.1988 |
|
|
Заключительный акт обязательного периодического медицинского осмотра работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными (опасными) условиями труда |
Приказ от 12.04.2011 № 302н |
|
|
Медицинская карта ребенка (форма 026/у) |
Приказ от 04.10.1980 № 1030 |
|
|
Журнал учета приема больных и отказа от госпитализации (форма 001/у) |
Приказ от 04.10.1980 № 1030 |
|
|
Журнал учета беременных, рожениц и родильниц (форма 002/у) |
Приказ от 04.10.1980 № 1030 |
|
|
Журнал записи оперативных вмешательств в стационаре (форма 008/у) |
Постоянно |
Приказ от 04.10.1980 № 1030 |
|
Протокол патологоанатомического вскрытия |
На срок хранения медкарты стационарного (амбулаторного) больного |
Приказ от 06.06.2013 № 354н |
Экспертная комиссия по работе с архивной медицинской документации
Ведомственный акт здравоохранения, устанавливающий правила хранения и уничтожения архивных медицинских документов, до настоящего времени не разработан. В данном случае следует руководствоваться некоторыми положениями Основных правил работы архивов организации от 06.02.2002 и Перечня типовых документов, образующихся деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главархивом СССР 15.08.1988.
В целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав медицинского архива проводится экспертиза ценности документов. Данным вопросом занимается создаваемая в медицинской организации постоянно действующая экспертно - проверочная комиссия (ЭПК). Экспертиза ценности медицинских документов в медицинской организации проводится при составлении номенклатуры дел (это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме), в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив, а также в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения, описи временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
ЭПК занимается уничтожением тех форм медицинских документов, которые содержат значок ЭПК в нормативных документах, регулирующих сроки хранения. Такие нормативные документы были представлены в настоящей статье.
Уничтожение архивной медицинской документации
Медицинские документы уничтожаются по истечению срока хранения, а также на основании экспертизы ценности документов, выявившей документы, не подлежащих хранению. Уничтожение медицинских документов проводит комиссия (ЭПК), созданная на основании приказа руководителя медицинской организации. По результатам уничтожения медицинских документов составляется акт, в котором должны быть указаны уничтожаемые документы, способ их уничтожения, а также состав комиссии.
Ответственность за нарушения правил хранения медицинской документации
Статьей 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 КоАП РФ, в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от 100 - 300 рублей; на должностных лиц - от 300 - 500 рублей.
В соответствии со статьей 13.25 часть 2 КоАП РФ, за неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов, общество с ограниченной ответственностью может быть привлечено к административной ответственности в виде административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 - 5 000 рублей; на юридических лиц - от 200 000 - 300 000 рублей.
Также Уголовным кодексом РФ (часть 1 статьи 325 УК РФ) установлена уголовная ответственность за уничтожение, повреждение официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательных работ на срок до 480 часов, либо исправительных работ на срок до 2 лет, либо принудительных работ на срок до 1 года, либо ареста на срок до 4 месяцев, либо лишения свободы на срок до 1 года.
Подробно расскажем о том, сколько хранится медицинская карта в поликлинике, рассмотрим нормативно-правовую документацию по данному вопросу, а также о том, как организовать работу архива медучреждения, в котором будут храниться карты и иные медицинские документы.
↯ Больше статей в журнале
Главное в статье:
Что относят к медицинским документам
Прежде чем рассмотреть вопрос о том, сколько хранится медицинская карта в поликлинике, необходимо рассмотреть определение медицинской документации, а также нормативную базу, определяющие формы документов медучреждений.
Обязанность хранения медицинской документации для учреждений здравоохранений установлена ФЗ «Об охране здоровья РФ». Определение такой документации приведено в приказе Минздрава РФ № 12 от 22.01.2001 года.
Правила хранения медицинской документацииустарели – последний документ, утверждающий перечень форм был утвержден приказом Минздрава СССР № 1030 от 04.10.1980 года.
В 2015 году множество форм медицинской документации было обновлено с принятием приказа Министерства здравоохранения Российской Федерации № 834н от 15.12.2014 года.
В документе можно найти не только формы, но и порядок их заполнения, и ответы на такие вопросы, как сколько хранятся медицинские карты в архиве, сколько лет хранится амбулаторная карта в поликлинике и т.д.
Некоторые формы меддокументов утверждены отдельными приказами. Например, приказом Минздрава РФ № 107н от 30.08.2012 года утверждена форма вкладыша в карту амбулаторного больного.
В справочной системе главный врач можно ознакомиться с подробными правилами оформления разных медицинских документов, например:
- Какую информацию следует внести в стационарную карту.
- Какие сведения обязательны для амбулаторной карты.
Сроки хранения медицинских документов
Итак, как определить, сколько хранится медицинская карта в поликлинике? Любые документы следует хранить в течение определенного срока, главные правила хранения утверждены в ФЗ «Об архивном деле в РФ».
Кроме того, действуют следующие нормативные акты:
- перечень документации с указанием срока хранения от Главархива СССР от 15.08.1988 года. Сроки хранения амбулаторных карт в архиве приказ устанавливает в 5 лет, для стационарных карт он увеличен до 25 лет.
- приказ Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010 года.
Памятка по заполнению первички
О том, как правильно оформлять различные формы медицинской документации, подробно рассказано в нашей памятке.
Сколько хранится медицинская карта в поликлинике по указанию Минздрава РФ? В письме № 13-2/1538 от 07.12.2015 года приведены сроки, в течение которых медучреждения должны хранить некоторые свои документы. Для интересующих нас документов установлены следующие сроки:
- Срок хранения амбулаторной карты – 25 лет.
- Срок хранения амбулаторной карты в поликлинике на ребенка (форма 026/у) – 10 лет.
Также ведомство установило, что пользоваться данными сроками следует до принятия нового документа с перечнями и сроками хранения медицинской документации.
По аналогии с этими правилами, к электронным документам применяются такие же сроки хранения.
Таблица: Сколько лет хранить медицинские документы
О том, сколько хранятся амбулаторные карты в архиве, а также иная медицинская документация, подробно можно узнать из таблицы ниже.
| Форма | № формы | Срок хранения |
| Журнал учета приема пациентов и отказов в госпитализации | 001/у | 5 лет |
| Журнал учета приема беременных, рожениц, и родильниц | 002/у | 5 лет |
| Медицинская карта стационарного больного | 003/у | 25 лет |
| Медицинская карта прерывания беременности | 003-1/у | 5 лет |
| Листок ежедневного учета движения пациентов и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении | 007/у-02 | 1 год |
| Листок ежедневного учета движения больных и коечного фонда дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому | 007дс/у-02 | 1 год |
| Журнал записи оперативных вмешательств в стационаре | 008/у | 5 лет |
| Сводная ведомость учета движения больных и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении | 016/у-02 | 1 год |
| Статистическая карта выбывшего из стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении, дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому | 066/у-02 | 10 лет |
| История родов | 096/у | 25 лет |
| История развития новорожденного | 097/у | 25 лет |
| Журнал отделения (палаты) новорожденных | 102/у | 5 лет |
| История развития ребенка | 112/у | 25 лет |
| Обменная карта родильного дома, родильного отделения больницы. Сведения женской консультации о беременной | 113/у | 5 лет |
| Журнал записи вызовов скорой медицинской помощи | 109/у | 3 года |
| Карта вызова скорой медицинской помощи | 110/у | 1 год |
| Сопроводительный лист станции (отделения) скорой медицинской помощи и талон к нему | 114/у | 1 год |
| Дневник работы станции скорой медицинской помощи | 115/у | 3 года |
| Индивидуальная карта беременной и родильницы | 111/у | 5 лет |
| Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях | 025/у | 25 лет |
| Талон пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях | 025-1/у | 1 год |
| Медицинская карта ребенка | 026/у | 10 лет |
| Контрольная карта диспансерного наблюдения | 030/у | 5 лет |
| Паспорт врачебного участка граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг | 030-13/у | 5 лет |
| Журнал записи родовспоможения на дому | 032/у | 5 лет |
| Медицинская карта стоматологического пациента | 043/у | 25 лет |
| Медицинская карта ортодонтического пациента | 043-1/у | 25 лет |
| Журнал записи амбулаторных операций | 069/у | 5 лет |
| Журнал регистрации и выдачи медицинских справок (формы № 086/у и № 086-1/у) | 086-2/у | 3 года |
Как вести архив
Мы рассмотрели, сколько хранится медицинская карта в поликлинике. Не менее важным является вопрос о том, как именно необходимо хранить медицинские документы в архиве.
В первую очередь, важно обеспечить все необходимые меры для сохранения и защиты персональных данных пациентов, которые предусмотрены постановлением Правительства РФ № 687 от 15.09.2008 года.
Особенности обработки персональных данных распространяются как на бумажный, так и на электронный архив медучреждения.
Отдельно следует соблюдать требования к хранению персональных данных на электронных носителях.
Независимо от того, сколько хранятся медицинские карты и иная документация в архиве, можно выделить ряд важных положений.
- Перед определением перечня документов, которые в течение определенного срока хранятся в архиве, следует провести экспертизу ценности документов. Занимается этой работой экспертная комиссия медучреждения.
- В качестве председателя этой комиссии может выступать главный врач медучреждения или один из его заместителей. Также работой по оценке занимается руководитель архива и его сотрудники, делопроизводители, заведующий канцелярией, сотрудник кабинета статистики.
- Далее важно определить, какие медицинские документы пора уничтожать. Можно выделить два случая для этого:
- комиссия медучреждения признала нецелесообразность дальнейшего хранения тех или иных документов;
- срок хранения медицинских карт в поликлинике истек.
- Для уничтожения медицинских документов комиссия медучреждения составляет акт, в котором приводится перечень уничтожаемых документов, дата их уничтожения и другие данные.
- В медучреждении должен действовать приказ, который определит не только то, сколько лет хранятся медицинские карты в архиве, но и установит порядок их дальнейшего уничтожения по истечении этих сроков. Соответствующий приказ должен определить состав комиссии и ее полномочия.
Если срок хранения медицинской карты амбулаторного больного еще не истек, но само медучреждение проходит процедуру ликвидации, документы уничтожать нельзя. Они передаются с соответствующим актом в архив муниципального образования, в котором находится медучреждение.
ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ОЗНАКОМЛЕНИЯ И ВЫДАЧИ АМБУЛАТОРНЫХ КАРТ (МЕДИЦИНСКОЙ КАРТЫ АМБУЛАТОРНОГО БОЛЬНОГО) И ИНОЙ МЕДИЦИНСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, СОДЕРЖАЩЕЙ ДАННЫЕ О СОСТОЯНИИ ЗДОРОВЬЯ ПАЦИЕНТОВ (ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ).
На основании Федерального закона Российской Федерации от 21.11.2011. № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в российской Федерации»: ст. № 4 — «Основные принципы охраны здоровья», ст. № 13 — «Соблюдение врачебной тайны» ст.№ 22 — «Информация о состоянии здоровья» ст.№ 54 — «Права несовершеннолетних в сфере охраны здоровья», Письма МЗСР РФ N 734/МЗ-14 от 4 апреля 2005 г. «О порядке хранения амбулаторной карты», Приказ Минздравсоцразвития РФ от 22.11.2004 № 255 «О Порядке оказания первичной медико-санитарной помощи гражданам, имеющим право на получение набора социальных услуг», Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» (с изменениями и дополнениями).
I ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. «Карта амбулаторного пациента» является медицинским документом лечебного учреждения и содержит информацию, которая составляет врачебную тайну (ст. 4 «Основные принципы охраны здоровья», ст.13 «Соблюдение врачебной тайны» Федерального закона российской Федерации от 21.11.2011. № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в российской Федерации»).
2. «Карта амбулаторного пациента» хранится в регистратуре: в поликлиниках по участкам и в пределах участков по улицам, домам, квартирам и алфавиту.
Карты граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг, маркируются литерой «Л» хранятся в лечебном учреждении (регистратуре, архиве).
Согласно ст.22 «Информация о состоянии здоровья», ст.13 «Соблюдение врачебной тайны» Основ законодательства РФ.
3. «Карта амбулаторного пациента» предоставляется лично пациенту или его законному представителю (при наличии установленных законом документов, подтверждающих его законное представительство) и может предоставляться без согласия гражданина только по основаниям, предусмотренными законодательств РФ, третьим лицам в установленном законодательством порядке (ст. 13 «Соблюдение врачебной тайны»). Пациент лично, либо его законный представитель (ст.54 «Права несовершеннолетних в сфере охраны здоровья») имеют право через лечащего врача знакомиться с медицинской документацией, отражающей состояние здоровья пациента.
4. Факт выдачи «Карты амбулаторного пациента» регистрируется медицинским регистратором поликлиники в специальном журнале установленной формы на основании личного заявления пациента (законного представителя) с разрешения руководителя лечебного учреждения, его заместителя или председателя врачебной комиссии.
II.ПОРЯДОК ОЗНАКОМЛЕНИЯ И ВЫДАЧИ АМБУЛАТОРНОЙ КАРТЫ
1. Пациент или его законный представитель (при наличии установленных законом документов, подтверждающих его законное представительство) имеют право обратиться к своему лечащему участковому педиатру или врачу его заменяющему, либо к лечащему врачу-специалисту в часы его работы для ознакомления с амбулаторной картой (медицинской картой амбулаторного больного) и иной медицинской документацией, содержащей данные о состоянии здоровья пациента (персональные данные).
2. Выдача амбулаторной карты на руки пациенту (законному представителю) возможна в исключительных случаях при его направлении лечащим врачом поликлиники на консультацию в другую Медицинскую организацию или на лечение по решению Врачебной Комиссии, после письменного заявления гражданина (законного представителя) с полным указанием ФИО, адреса, паспорта, телефонов и с указанием обязательства возврат, т.е.срока возврата медицинской карты.
3. Лечащий врач фиксирует Факт выдачи карты в регистратуре в соответствующем журнале с указанием причины выдачи и сроков возврата документации.
4. Пациент имеет право обратиться к председателю Врачебной Комиссии, либо к главному врачу или его заместителю по амбулаторно-поликлинической службе с письменным заявлением для предоставления в течение 7 рабочих дней копии медицинской документации или выписки из амбулаторной карты для обследования и лечения по имеющемуся заболеванию в другой медицинской организации.
5. Хранение амбулаторной карты вне медицинского учреждения, в котором она была оформлена, недопустимо.
Порядок получения выписки из медицинской карты амбулаторного больного:
Для беспрепятственного получения информации о состоянии здоровья ребенка в форме выписки из медицинской карты («Истории развития ребенка») необходимо:
1. Заблаговременно обратиться в регистратуру или к администратору поликлиники по месту жительства. При себе иметь документы, подтверждающие законное представительство ребенка (свидетельство о рождении пациента, паспорт представителя (или документ, заменяющий паспорт гражданина РФ), при необходимости — доверенность).
2. Сообщить сотруднику поликлиники о цели получения медицинской документации.
3.
Заявка будет зафиксирована в журнале. В течение 7 рабочих дней после
обращения будет выдана выписка.
4. Выписка выдается однократно и хранится у законного представителя.
5. При повторном обращении нужно предоставить саму выписку, чтобы можно было далее дополнить ее необходимыми данными в хронологическом порядке.
6. Сотрудник поликлиники, при выдаче документа, вновь удостоверяется в
праве на законное представительство ребенка
7. В журнале делается соответствующая пометка о факте выдачи выписки.
13.01.2016 , Раздел сайта: Приказы, законы, постановления # стоматология
Теги: #Письмо, #МинЗдрав РФ
МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
N 13-2/1538 от 7 декабря 2015 г.
О СРОКАХ ХРАНЕНИЯ МЕДИЦИНСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Департамент мониторинга, анализа и стратегического развития здравоохранения в ответ на поступающие обращения из субъектов Российской Федерации по вопросу определения сроков хранения медицинской документации сообщает.
До утверждения актуального перечня документов (со сроками хранения), образующихся в процессе деятельности медицинских организаций, всем типам медицинских организаций системы здравоохранения, оказывающим медицинскую помощь в амбулаторных и стационарных условиях, следует руководствоваться сроками хранения для наиболее часто используемых видов медицинской документации, согласно приложению.
Директор Департамента
Е.П.КАКОРИНА
Приложение
ПЕРЕЧЕНЬ ОСНОВНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ СО СРОКАМИ ИХ ХРАНЕНИЯ
| N п/п | Наименование формы | N формы | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| 1. | Журнал учета приема пациентов и отказов в госпитализации | N 001/у | 5 лет |
| 2. | Журнал учета приема беременных, рожениц, и родильниц | N 002/у | 5 лет |
| 3. | Медицинская карта стационарного больного | N 003/у | 25 лет |
| 4. | Медицинская карта прерывания беременности | N 003-1/у | 5 лет |
| 5. | Листок ежедневного учета движения пациентов и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении | N 007/у-02 | 1 год |
| 6. | Листок ежедневного учета движения больных и коечного фонда дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому | N 007дс/у-02 | 1 год |
| 7. | Журнал записи оперативных вмешательств в стационаре | N 008/у | 5 лет |
| 8. | Сводная ведомость учета движения больных и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении | N 016/у-02 | 1 год |
| 9. | Статистическая карта выбывшего из стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении, дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому | N 066/у-02 | 10 лет |
| 10. | История родов | N 096/у | 25 лет |
| 11. | История развития новорожденного | N 097/у | 25 лет |
| 12. | Журнал отделения (палаты) новорожденных | N 102/у | 5 лет |
| 13. | История развития ребенка | N 112/у | 25 лет |
| 14. | Обменная карта родильного дома, родильного отделения больницы.
Сведения женской консультации о беременной |
N 113/у | 5 лет |
| 15. | Журнал записи вызовов скорой медицинской помощи | N 109/у | 3 года |
| 16. | Карта вызова скорой медицинской помощи | N 110/у | 1 год |
| 17. | Сопроводительный лист станции (отделения) скорой медицинской помощи и талон к нему | N 114/у | 1 год |
| 18. | Дневник работы станции скорой медицинской помощи | N 115/у | 3 года |
| 19. | Индивидуальная карта беременной и родильницы | N 111/у | 5 лет |
| 20. | Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях | N 025/у | 25 лет |
| 21. | Талон пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях | N 025-1/у | 1 год |
| 22. | Медицинская карта ребенка | N 026/у | 10 лет |
| 23. | Контрольная карта диспансерного наблюдения | N 030/у | 5 лет |
| 24. | Паспорт врачебного участка граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг | N 030-13/у | 5 лет |
| 25. | Журнал записи родовспоможения на дому | N 032/у | 5 лет |
| 26. | Медицинская карта стоматологического пациента | N 043/у | 25 лет |
| 27. | Медицинская карта ортодонтического пациента | N 043-1/у | 25 лет |
| 28. | Журнал записи амбулаторных операций | N 069/у | 5 лет |
| 29. | Журнал регистрации и выдачи медицинских справок (формы N 086/у и N 086-1/у) | N 086-2/у | 3 года |
Просмотрено 8455 Нравится 67 Мне нравится
Дискуссионный Клуб Русского Медицинского Сервера > Форумы врачебных консультаций > Медицинское право > Срок хранения амбулаторной карты
Просмотр полной версии: Срок хранения амбулаторной карты
Здравствуйте.
Скажите пожалуйста есть ли законодательные нормы, определяющие срок хранения амбулаторных карт в медицинских учреждениях?
Моя ситуация такова — в 2003 году поставили на учет в областном кардиологическом диспансере, который я периодически посещал по 2006 год. В текущем 2009 году я вновь обратился в диспансер и попросил карту на прием, но в регистратуре ответили, что амбулаторные карты хранятся не более одного года и поэтому мне заведут новую карту.
Поэтому возникает вопрос — на основании чего медучреждения должны принимать такие решения о сроках хранения — на основе федерального или местного законодательства или же на основе своих внутренних распорядков? Спасибо за внимание и за ответы.
Согласно Письму Минздравсоцразвития РФ от 04.04.2005 N 734/МЗ-14, срок хранения амбулаторных карт 25 лет.
В письме речь о ф.025/у-04.
«Antananarivo» — перевод на русский
Это форма карты для ЛПУ оказывающих первичную медико-санитарную помощь. Областной кардиологический диспансер её (первичную медико-санитарную помощь) не оказывает. Т.о. — письмо его карт не касается.
11.11.2009, 11:28
Истории болезни хранятся 25 лет, амбулаторные карты — 5 лет.
МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР ПРИКАЗ 4 октября 1980 г. N 1030 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ МЕДИЦИНСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ УЧРЕЖДЕНИЙ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
ПЕРЕЧЕНЬ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ МЕДИЦИНСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ УЧРЕЖДЕНИЙ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
Форма N 025/у утратила силу в связи с изданием Приказа Минздрава СССР от 31.12.1987 N 1338, которым утверждена форма N 025/у-87. В приказе 1338 указаний на срок хранения нет — только изменение формы.
приказ МЗиСР №255 от 22 ноября 2004 г.ввел изменения только в паспортную часть, и касается исключительно граждан, "имеющих право на получение набора социальных услуг", т.е. льготников. Если гражданин льготником не является, что эта форма (N 025/у-04 "Медицинская карта амбулаторного больного") не для него, как и срок её хранения (всё те же 25 лет).
37. Медицинская карта амбулаторного больного Формат — А5 Вид документа — тетрадь в обложке, 24 стр. Срок хранения — 25 лет.
Форма N 025/у утратила силу в связи с изданием Приказа Минздрава СССР от 31.12.1987 N 1338, которым утверждена форма N 025/у-87.
Срок хранения данной формы — 5 лет, см. здесь ([Ссылки могут видеть только зарегистрированные и активированные пользователи]).
В любом случае, через три года мед.карта должна быть в регистратуре или архиве.
Истории болезни хранятся 25 лет, амбулаторные карты — 5 лет.А амбулаторные карты травмпункта? Сегодня пришел запрос из суда. Требуют сведения от 2005 года.
Приказ один — 1030. Редакции разные. Одно очевидно — сегодня областной кардиодиспансер не является подведомственным учреждением здравоохранения ни одной из упомянутых в 1030-м "союзных республик". Т.о. — он может как бы отмененому приказу как бы и не подчиняться. Хотя указание на 25-летний срок хранения ф.025/у-04 в 255-м приказе косвенно подтверждает необходимость (и правильность) соблюдения именно 25-летнего срока хранения.
Приказ 1030 давно уже отменили.
Какой порядок хранения и выдачи амбулаторных карт пациентам?
вт., 08.04.2014
В соответствии с «Инструкцией по заполнению учетной формы N 025/У-04 «Медицинская карта амбулаторного больного», утвержденной Приказом Минздравсоцразвития РФ от 22.11.2004 г. N 255, медицинская карта амбулаторного больного является основным первичным медицинским документом больного, лечащегося амбулаторно или на дому, и заполняется на всех больных при первом обращении за медицинской помощью в данное лечебное учреждение. Медицинские карты, истории развития ребенка хранятся в регистратуре: в поликлиниках — по участкам и в пределах участков по улицам, домам, квартирам; в центральных районных больницах и сельских амбулаториях — по населенным пунктам и алфавиту.
В соответствии со статьей 22 Федерального закона Российской Федерации от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», каждый имеет право получить в доступной для него форме имеющуюся в медицинской организации информацию о состоянии своего здоровья, в том числе сведения о результатах медицинского обследования, наличии заболевания, об установленном диагнозе и о прогнозе развития заболевания, методах оказания медицинской помощи, связанном с ними риске, возможных видах медицинского вмешательства, его последствиях и результатах оказания медицинской помощи.
Информация о состоянии здоровья предоставляется пациенту лично лечащим врачом или другими медицинскими работниками, принимающими непосредственное участие в медицинском обследовании и лечении. Пациент либо его законный представитель имеет право непосредственно знакомиться с медицинской документацией, отражающей состояние его здоровья, и получать на основании такой документации консультации у других специалистов. При необходимости гражданин имеет право написать заявление и получить копии документации.
Письменное обращение, поступившее рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г.
Доставка синих ромашек в Москве (Antananarivo)
N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
В случае если возникают осложнения с наличием карты, следует обращаться к ответственным, которые контролируют данный процесс в ежедневном режиме – главному врачу, заместителю главного врача, заведующей отделением, администратору регистратуры или старшей медицинской сестре.
С целью исключения потери амбулаторных карт пациентов в учреждениях здравоохранения, во всех поликлиниках введено штрих-кодирование. Нововведение позволит отслеживать их движение и экономить время пациента и врача. Логистика документов в городских поликлиниках уже выстроена, ситуация постоянно контролируется руководством учреждений.
В настоящее время также ведется большая работа по внедрению электронной амбулаторной карты вместо бумажного аналога. Внедрение электронного документа позволит врачу оперативно получать и передавать медицинскую информацию о конкретном пациенте по единой сети.
